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GUÍA DE MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE LA
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
VALESKA MASSY SÁNCHEZ
PROFESIONAL EN RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Dirección de Gestión Corporativa Calle 11 No. 8 - 49 Of. 401
PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co
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TABLA DE CONTENIDO
ALCANCE ................................................................................................................................... 3
OBJETIVO................................................................................................................................... 3
NORMATIVIDAD ........................................................................................................................ 3
1. REQUISITOS ...................................................................................................................... 4
2. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL DE
ESTANTERÍA.............................................................................................................................. 5
3. LIMPIEZA............................................................................................................................ 6
4. ELIMINACIÓN DE GANCHOS METÁLICOS DE COCEDORA .................................... 7
5. FOLIACIÓN......................................................................................................................... 7
6. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS
LEGAJADORES ......................................................................................................................... 7
7. AGRUPACIÓN DE FOLIOS .............................................................................................. 7
8. EXTRACCIÓN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ...................... 7
9. PASAR FOLIOS ................................................................................................................. 8
10. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS .................................................................. 8
12. USO DE CINTAS............................................................................................................ 9
Se debe evitar usar cintas para unir rasgaduras en los documentos. En este caso se
debe pedir la ayuda de personal de conservación de gestión documental. .......................... 9
13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL ....................................................... 9
14. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACIÓN.................................................. 11
15. GLOSARIO ..................................................................................................................... 11
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS....................................................................................... 14
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ALCANCE
El protocolo está dirigido a todas las personas que deben manipular
documentos a partir de roles relacionados con: la producción, el trámite,
archivo, limpieza, conservación, saneamiento, transporte, reproducción y
consulta, entre otros.
OBJETIVO
Busca establecer parámetros que generen hábitos para que la
manipulación de los documentos se haga de tal manera que se minimicen
los deterioros ocasionados durante su producción, trámite, archivo y
consulta. Para garantizar la conservación de su integridad física durante el
tiempo requerido por sus valores primarios y secundarios, teniendo en
cuenta los diferentes tipos de soportes, técnicas y formato.
NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD: LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS.
CAPITULO VII: Salida de Documentos.
ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen
criterios de conservación y organización de documentos.
ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos
mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que
presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de
retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades
públicas.
ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los
servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación
de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
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1. REQUISITOS
1.1 La manipulación de la documentación es una acción que debe ajustarse a
los lineamientos de conservación dados por un conservador y un archivista.
1.2 Durante el procesamiento técnico se debe planear las tareas y los
cronogramas para periodos cortos de tiempo, con el fin de disminuir situaciones
de riesgo sobre documentación, por fuera de sus lugares de almacenamiento.
1.3 Se debe evitar siempre comer, beber o fumar cuando se esté manipulando
documentos, durante cualquier procedimiento: consulta en puestos de trabajo,
procesamiento técnico, limpieza, saneamiento, embalaje, traslado, depósito,
recepción, digitalización, etc.
1.4 El personal debe contar con la dotación, insumos de seguridad industrial,
las unidades de almacenamiento, amoblamiento y sistemas de transporte de
documentos requeridos para la adecuada manipulación de los mismos durante los
procedimientos.
1.5 El espacio de trabajo para el desarrollo del procesamiento técnico o
consulta de los documentos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal
manera que permitan la manipulación holgada de la documentación acorde con el
formato, igualmente debe contar con mobiliario auxiliar para almacenamiento de
unidades en proceso.
1.6 Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten
deterioros de tipo físico causados por abrasión 1 , preferiblemente metálicas
inoxidables o de fórmica (estas últimas forradas con papel periódico no impreso u
otro material que pueda reemplazarlo). Estos materiales permiten fácil limpieza y
desinfección.
1 Abrasión (abration): Daño causado por acción de la fricción o frotado en la superficie del papel por
un material duro, áspero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo el
resultado de una limpieza. La abrasión de una superficie puede ser desde áreas mate, fibras
levantadas hasta áreas rasguñadas. (Book and Paper Group, 1992)
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1.7 Se debe usar bata u overol debidamente apuntado, cofia, guantes de algodón
y tapabocas durante los procedimientos que exijan una manipulación continúa de
los documentos.
1.8 Cuando la documentación a manipular presente contaminación biológica, y
exceso de polvo es requisito además, el uso de guantes de nitrilo desechables,
gafas plásticas, máscara con filtro para material particulado.
1.9 Lavarse las manos antes y después de manipular la documentación.
Resulta una medida preventiva para la salud del usuario.
2. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL
DE ESTANTERÍA
2.1 Las cajas X300 deben estar ubicadas en la estantería de acuerdo a su
formato dejando la parte frontal visible hacia la parte externa de la estantería. Las
carpetas deben ser ubicadas en las cajas de forma vertical, con el lomo hacia
abajo.
2.2 Para retirar o reubicar la documentación en bandejas o entrepaños
situados fuera del alcance (quinto nivel en adelante, aproximadamente), se debe
hacer uso de escalerillas de dos o más peldaños.
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2.3 La documentación o las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, AZ,
libros), una vez retiradas de la estantería, deben ser colocadas sobre mesas,
estanterías auxiliares, o sobre estibas a 10cm de altura, nunca directamente
sobre el suelo.
2.4 Las unidades de almacenamiento deben ser cogidas con las dos manos en
el momento de retirarlas o reubicarlas en la estantería.
2.5 Las unidades encuadernadas deben retirarse de la estantería, agarrando la
parte central del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste.
3. LIMPIEZA
La limpieza superficial o la retirada de polvo sin abrasionar las unidades de
almacenamiento, se debe hacer en seco, usando aspiradora con filtro de agua. El
cepillo, de cerdas suaves, se debe usar desplazándolo en un mismo sentido.
Luego se puede completar la tarea con bayetillas blancas secas.
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4. ELIMINACIÓN DE GANCHOS METÁLICOS DE COSEDORA
Para eliminar los ganchos, se debe usar un quita ganchos, con el cual, se levantan
las puntas del gancho, por la parte posterior del documento, dejándolas en ángulo
recto. Luego, por la parte anterior, con el mismo instrumento, se agarra el gancho
y se jala suavemente hacia afuera.
5. FOLIACIÓN
Se debe enumerar con lapicero de tinta negra estable, en la parte superior
derecha del folio u hoja. No se debe foliar el reverso de la hoja.
6. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS
LEGAJADORES
Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía la regleta de
una perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada
para perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato 2 .
7. AGRUPACIÓN DE FOLIOS
7.1 Para la agrupación de los folios se deben usar ganchos plásticos
legajadores de polietileno. Con el fin de evitar las manchas y deterioros producidos
por la oxidación, cuando se usan ganchos metálicos.
7.2 Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el realmacenamiento o
traspaso de folios perforados, de una carpeta a otra. Independientemente de que
los folios queden agrupados de forma desigual.
8. EXTRACCIÓN DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
Para sacar folios de un expediente agrupado con ganchos, se debe procurar
extraerlos suavemente con ambas manos, en pequeños grupos, con el gancho
abierto en ángulo recto, evitando jalar el folio.
2 Para el caso de hoja oficio, por ejemplo, las medidas aproximadas son 13.5 cm. desde el borde
superior de la hoja hacia el centro, la ubicación de un primer agujero, y 13.3 cm desde el borde
inferior hacia el centro, la ubicación del segundo agujero.
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9. PASAR FOLIOS
9.1 Los folios se deben pasar tomándolos desde la parte superior o central del
cuerpo del folio, sosteniéndolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar sus
bordes.
9.2 Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de
sustancias, recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando se
requiera, se puede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o borrador de
lápiz.
10. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS
10.1 Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en la
parte frontal de la caja en el caso de X300.
10.2 La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda de
manera que se pueda consultar el rótulo de la carpeta sin necesidad de sacarla
totalmente.
10.3 La rotulación de cajas y carpetas debe hacerse con rótulos adhesivos
blancos preimpresos, preferiblemente mediante impresoras laser.
10.3 Cuando la rotulación se hace a mano se debe usar marcador de tinta negra
estable.
11. CONSULTA
11.1 Durante la consulta no se debe apoyar los codos y manos o elementos
ajenos sobre el documento.
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11.2 Manipular la documentación siempre con ambas manos, libres de cualquier
elemento corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas.
11.3 Si la unidad contiene material anexo como planos, mapas o documentos que
sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerla sobre una
superficie horizontal y desplegar el documento anexo sobre ésta.
11.4 Una vez consultados los documentos que están doblados, se deben volver a
doblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, que
expongan la documentación a deterioros físico-mecánicos como rasgaduras,
roturas o pérdida de soporte.
11.5 Evitar abrir varios documentos al tiempo.
11.6 Materiales como acetatos, fotografías, negativos, material fílmico y material
digital deben ser manipulados con guantes de algodón color blanco.
12. USO DE CINTAS
Se debe evitar usar cintas para unir rasgaduras y fragmentos en el soporte de los
documentos. En este caso se debe pedir la ayuda de personal de conservación de
gestión documental para dar las correspondientes indicaciones de uso de
materiales de conservación y métodos de intervención en este tipo de deterioros.
13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL
13.1 Para el caso del trámite de correspondencia, es indispensable transportar la
documentación en sobres o valijas de material impermeable, con cierre
hermético y de formato mayor al de una hoja oficio.
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13.2 Cuando el número de expedientes así lo requiera la documentación debe
ser transportada en canastillas de plástico, y estas ubicadas en carro
transportador de documentos 3 .
13.3 Para trasportar planos en un carro transportador, se debe usar como soporte
una superficie flexible, que sirva como auxiliar de manipulación y traslado 4 .
3 Este carro debe brindar una operación cómoda y funcional al cargue y descargue de la
documentación textual, igualmente su tamaño debe garantizar la perfecta circulación por los
pasillos, puertas y ascensores de carga.
4 Esta superficie puede ser fabricada en lámina de poliestireno o policarbonato, máximo de 2 mm,
según recomendación del Archivo de Bogotá.
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14. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACIÓN
14.1 Para la impresión y fotocopiado de documentos utilizar papel bond blanco de
75gm/mt 2 aprox., con reserva alcalina y tintas negras.
14.2 Se debe evitar hacer fotocopia o digitalización frecuente de los documentos,
pues el calor reseca el papel y deteriora las tintas.
15. GLOSARIO
Conservación preventiva de documentos: es el grupo de acciones indirectas de
conservación que se ocupan de prevenir, frenar y controlar el deterioro de los
bienes documentales. Estas acciones son el monitoreo y control del
medioambiente, manipulación de los documentos, almacenamiento, control de
plagas, preparación ante desastres y reprografía.
Sistema Integrado de Conservación: conjunto de estrategias de conservación
preventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanencia
de los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del
Distrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento.
Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales
directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la
humedad, la luz, la temperatura y polución.
Saneamiento: aplicación de sustancias activas, aplicadas mediante diferentes
métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o
ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del
deterioro de la documentación y de enfermedades a servidores públicos.
Biodeterioro: deterioro de la documentación causado por hongos y bacterias.
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Administración de archivos: son operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y series
documentales de un nivel de archivo a otro.
Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para
el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los
depósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo.
Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para
acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material
documental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y
conservar el producto (impermeabilidad e higiene).
Contenedores: recipiente de carga para el transporte aéreo, marítimo o terrestre.
Las dimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su
manipulación. Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar
objetos voluminosos o pesados.
Unidades de Almacenamiento: Las unidades de almacenamiento las
denominaremos:
- De Instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para
archivo.
- Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una
caja de archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.
- Específicas: Carpetas para almacenamiento de folios.
- De agrupación: Ganchos legajadores.
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Especificaciones técnicas de las Unidades de Almacenamiento Generales,
Específicas y de agrupación:
Cajas X200: Caja para archivo, elaborada en cartón tipo Krafft corrugado de doble
pared de calibre de 790 gr; espesor de 4.1 milímetros aprox. Su construcción
debe ser mixta, es decir que debe ir ensamblado y adherido en una de sus partes,
con grafado intermitente para permitir el dobles del cartón a 180° y con grafado
sencillo para permitir el dobles del cartón a 90°. La caja debe ir con tapa frontal
de ala lateral. La tapa debe ir impresa a una tinta, en color negro llevando el logo
de la entidad y un recuadro para el número de la caja únicamente. Las medidas
de la caja son: 41cms de largo, 21cms de ancho y 27cms de alto.
Cajas X300: Caja para Archivo, elaborada en cartón tipo krafft de doble pared
(prensado), de medidas aproximadas de 26.5cm de alto X 41cm de largo X 31 de
ancho.
Carpetas: Juego de carátulas y contra carátulas tamaño oficio, elaboradas en
cartón de 600 gramos con refuerzo en yute; (debe tener refuerzo para gancho por
dentro). Debe tener impresión a una cara y una tinta color negro con logo de la
entidad.
Ganchos Legajadores: Ganchos plásticos de polipropileno compuestos por 2
piezas, una de filamento largo, la otra como pisador.
Bogotá, mayo de 2009
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
PAEZ, Fabio Enrique. Guía para la conservación preventiva en archivos. Archivo
General de la Nación, Bogotá, 1997.
VILLALBA LUZ STELLA, Lineamientos en salud ocupacional. Área de
Conservación y Restauración, Archivo de Bogotá, 2008.
LOAIZA MYRIAM. Protocolo de manipulación de documentos Textuales, gráficos y
cartográficos en procesos técnicos. Área de Conservación, Restauración y
Reprografía. Archivo de Bogotá, Julio de 2007.
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