Contraloría Departamental de Caldas - Auditoría General de la ...

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GERENCIA SECCIONAL VII
MEMORANDO DE PLANEACION
AUDITORIA REGULAR
VIGENCIA 2011
CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS
ARMENIA, JULIO 2012

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dr. JAIME RAUL ARDILA BARRERA
Auditor General de la República
Dr. REYNALDO RIOS PÉREZ
Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal
Dr. GERMAN BARCO LOPEZ
Gerente Seccional VII
CARLOS ALBERTO LOAIZA TORO
Coordinador
DIANA MARÍA GÓMEZ GAVIRIA
TATIANA URIBE LONDOÑO
MARTHA LILIANA LONDOÑO ROJAS
CARLOS ALBERTO LOAIZA TORO
Grupo Auditor
Memorando de Planeación
Auditoría Regular, Contraloría General de Caldas
Vigencia 2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. JUSTIFICACIÓN DEL EJERCICIO DE AUDITORIA ......................................... 4
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA .......................................................................... 5
3. OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 6
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN .......................................................................... 6
5. RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORÍA ........................................... 9
6. REQUERIMIENTOS DE RECURSO HUMANO, FISICOS Y FINANCIEROS .. 12
7. TIEMPOS DE LA AUDITORIA ESTABLECIDOS ............................................ 14
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Auditoría Regular, Contraloría General de Caldas
Vigencia 2011
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1. JUSTIFICACIÓN DEL EJERCICIO DE AUDITORIA
La Auditoría General de la República (AGR), en cumplimiento de lo ordenado en el
artículo 274 de la Constitución Política, el Decreto Ley 272 de 2000 y las
sentencias C-499 de 1998 y 1339 de 2000 de la H. Corte Constitucional y en
cumplimiento del Plan General de Auditorias PGA 2012, programó Auditoría
Regular a la Contraloría General de Caldas, con el fin de examinar la gestión
fiscal en la vigencia 2011.
El ejercicio incluirá la evaluación de proceso auditor, proceso financiero, dictamen
a los estados financieros, participación ciudadana, procesos de responsabilidad
fiscal, sancionatorios y coactivos, cumplimiento y calidad de las responsabilidades
macro, y los temas: vigencias futuras, emergencia invernal, fiducias, patrimonio
cultural, salud – educación, pasivos pensionales y obligaciones de la ley 1474 de
2011.
Igualmente, la verificación del cumplimiento de los planes, objetivos y metas
propuestas ordenada por la Constitución y la ley, entre otros aspectos, conforme a
los procedimientos, sistemas, principios y normas de general aceptación,
siguiendo los lineamientos del Manual del Proceso Auditor V.3.0 y la política
definida en el Plan General de Auditorias 2012.
La evaluación de la Contraloría, se efectuará con base en el resultado de los
procesos auditados y los temas relacionados.
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2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
Se efectuará Auditoria Regular, con el fin de examinar la gestión fiscal realizada
durante la vigencia 2011, aplicando los sistemas de control financiero, de legalidad
y de gestión y resultados; consistente en la evaluación de operaciones, registros,
documentos y procedimientos con base en una muestra representativa, a fin de
obtener conclusiones sobre el universo del proceso auditor, proceso financiero,
participación ciudadana, procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y
coactivos, cumplimiento y calidad de las responsabilidades macro, y los temas:
vigencias futuras, emergencia invernal, fiducias, patrimonio cultural, salud–
educación, pasivos pensionales y obligaciones de la ley 1474 de 2011.
Se efectuará seguimiento al avance del Plan de Mejoramiento suscrito como
consecuencia del último proceso auditor realizado por la Gerencia Seccional.
Se realizará un dictamen integral que constará de la opinión sobre la
razonabilidad de los estados contables, el pronunciamiento de la cuenta rendida
y un concepto respecto de los resultados obtenidos por la entidad vigilada a
través de su gestión fiscal.
Lo anterior, en cumplimiento de los lineamientos contemplados en el Plan General
de Auditorias 2012, para ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría
General de Caldas, conforme a los procedimientos, sistemas y principios
establecidos legalmente, con base en la metodología denominada Manual del
Proceso Auditor V 3.0.
Para la preparación de la auditoría se construyeron los mapas de riesgos, con
base en los ejercicios de auditoria anteriores, el plan de mejoramiento suscrito y el
informe de revisión de la cuenta, con el propósito de determinar los procesos que
presentan mayor vulnerabilidad al riesgo y se incluyeron los procesos y temas
contemplados en el PGA 2012.
Se verificará el trámite realizado a las denuncias ciudadanas identificadas con los
números 2012001058 y 2012000767 en el SIA-ATC, las cuales fueron trasladas
por la Gerencia Seccional a la Contraloría por competencia, para su trámite.
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3. OBJETIVO GENERAL
Aplicar los sistemas de control fiscal, para verificar los procesos administrativos y
misionales desarrollados por la Contraloría, con el propósito de efectuar el
pronunciamiento sobre el grado de cumplimiento de la gestión y los resultados,
durante la vigencia 2011.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Los estudios de las vigencias 2005 a 2007 y 2007 a 2008, se dieron a conocer a
los Contralores y la ciudadanía en general; las observaciones y recomendaciones
recibidas, al igual, que los resultados comparativos obtenidos, permitieron
observar el grado de mejoramiento de estos entes de control, forjando con ello un
cambio en los parámetros, variables y lineamientos de evaluación de los procesos
misionales y administrativos de las Contralorías.
La evaluación se encuentra enmarcada en los procesos y temas que se exponen
a continuación.
Procesos
Temas
Proceso Auditor
Proceso Financiero
Participación Ciudadana
Procesos de responsabilidad fiscal
Procesos Sancionatorios y Coactivos
Vigencias futuras
Emergencia Invernal
Fiducias
Patrimonio cultural
Salud y Educación
Pasivos pensionales
Obligaciones de la ley 1474 de 2011.
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Proceso Auditor
Dentro de la evaluación del proceso auditor de la Contraloría se evaluarán los
siguientes aspectos:
Control Fiscal Macro
Se evaluará la calidad en el cumplimiento de las funciones constitucionales y
legales de la Contraloría en sus funciones macro-fiscales.
Control Fiscal Micro
Se verificará la existencia de una metodología para la realización de auditorías en
temas de política pública de alto impacto y realizar seguimiento a los estudios de
evaluación relevantes de impacto (Auditorias especiales a Planes de Desarrollo,
Concesiones, Medio Ambiente, Objetivos del Milenio).
Control al Control a la Contratación - CCC
Determinar si cuenta con una metodología técnica que permita evaluar la
contratación de sus entes vigilados y su aplicación.
Planeación, Programación y Ejecución del PGA
Se verificará que la Contraloría cuente y aplique guías metodológicas y
procedimentales que garanticen un efectivo desarrollo del control fiscal.
Contratación
Se verificará el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación pública,
orientada al cumplimiento de los cometidos y fines del Estado, fundamentada en el
cumplimiento de transparencia, economía, responsabilidad.
Proceso Financiero
Se verificará la razonabilidad y coherencia de la información contable y financiera
y el cumplimiento de la normatividad emitida por la Contaduría General de la
Nación a diciembre 31 de 2011 y emitir el dictamen de los estados financieros.
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Responsabilidad Fiscal e Indagaciones Preliminares
Se evaluará el trámite y los resultados de los procesos de Responsabilidad Fiscal
y las indagaciones preliminares, se haya efectuado acorde con la normatividad.
Participación Ciudadana
Se evaluará la gestión y resultados de la Contraloría frente a las acciones
adelantadas con relación a la oportunidad en la atención de los requerimientos
de participación ciudadana y la pertinencia en las respuestas, así como la
elaboración y cumplimiento del Plan de Promoción y Divulgación de la
Participación Ciudadana.
Vigencias Futuras
Se verificará si la Contraloría realizó actuaciones en cuanto a la verificación de los
lineamientos establecidos en la Circular Externa No. 011 de 2010, de la AGR en el
control de los recursos de las vigencias futuras de los sujetos de control.
Emergencia Invernal
Se evaluará el cumplimiento de lo establecido en la Circular Conjunta AGR-CGR
No. 18 de 2011 en la vigilancia y control fiscal de los recursos transferidos por la
Nación al Departamento de Caldas destinados a la atención de emergencia por la
ola invernal.
Fiducias
Se evaluará el cumplimiento de establecido en la Circular Conjunta AGR-CGR No.
18 de 2011 en la vigilancia y control fiscal de los recursos transferidos por la
Nación a la Contraloría de Caldas destinados a la atención de emergencia por la
ola invernal.
Patrimonio Cultural
Se evaluará si la Contraloría le está dando cumplimiento a lo establecido en la
Circular Externa 007 de 2011, en el control de los recursos destinados al fomento
y desarrollo de la cultura.
Salud y Educación
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Se verificará el control fiscal realizado por la Contraloría a las entidades que
manejan recursos del Sistema General de Participaciones.
Pasivos Pensionales
Se verificará que la Contraloría haya realizado seguimiento al control, registro,
recaudo, administración y transferencia de los recursos destinados para atender
las obligaciones de los pasivos pensionales de los sujetos de control (Ley 549 de
1999).
Obligaciones de la LEY 1474 DEL 2011
Se verificará el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la ley 1474 del
2011.
Plan de Mejoramiento
Efectuar seguimiento y verificar la eficacia de las acciones correctivas propuestas
por la Contraloría en el plan de mejoramiento suscrito, producto del proceso
auditor vigencia 2010.
Seguimiento Denuncias Ciudadanas
Efectuar seguimiento a los trámites realizados por la Contraloría en atención a las
denuncias ciudadanas radicadas bajo los números 2012001058 y 2012000767
en el SIA-ATC, las cuales fueron trasladas por la Gerencia Seccional VII, para su
trámite.
Proceso Auditor
5. RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORÍA
Conceptuar sobre el porcentaje de cobertura y cumplimiento de PGA 2011
en términos de cantidad de sujetos vigilados y presupuesto real auditado, la
gestión y oportunidad en el traslado de los hallazgos y la efectividad de los
planes de mejoramiento.
Conceptuar sobre la efectividad e impacto obtenidos en la aplicación de
las líneas de auditoría especiales, de política pública y el control a la
contratación.
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Opinar sobre la pertinencia y contundencia de los Beneficios del control
fiscal.
Conceptuar el grado de difusión de los resultados obtenidos y los
pronunciamientos emitidos sobre los ejercicios de control fiscal realizados.
Contratación
Conceptuar sobre la gestión y los resultados de la contratación
desarrollada durante la vigencia 2011 y determinar si cumplió con los fines
propuestos en el plan estratégico.
Proceso Contable y Tesorería
Dictaminar los Estados Financieros de la vigencia 2011.
Responsabilidad Fiscal
Conceptuar sobre la gestión y los resultados de los procesos de
responsabilidad fiscal adelantados durante la vigencia 2011.
Administrativos Sancionatorios
Conceptuar sobre la gestión y los resultados de los procesos
administrativos sancionatorios adelantados durante la vigencia 2011.
Jurisdicción Coactiva
Conceptuar sobre la efectividad y avance de los cobros coactivos
adelantados durante la vigencia 2011.
Participación Ciudadana
Conceptuar sobre la gestión de la entidad relativa atención oportuna de la
participación ciudadana y la ejecución del plan de divulgación y estímulos a
la ciudadanía, en la vigencia 2011.
Plan de Mejoramiento
Conceptuar sobre el nivel de cumplimiento del plan de mejoramiento, por
parte de la Contraloría
Vigencias Futuras
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Determinar si la Contraloría realizó actuaciones en cuanto a la verificación
de los lineamientos establecidos en la Circular Externa No. 011 de 2010, de
la AGR en el control de los recursos de las vigencias futuras de los sujetos
de control.
Emergencia Invernal
Conceptuar sobre el cumplimiento de establecido en la Circular Conjunta
AGR-CGR No. 18 de 2011 en la vigilancia y control fiscal de los recursos
transferidos por la Nación al Departamento de Caldas destinados a la
atención de emergencia por la ola invernal.
Fiducias
Conceptuar sobre el cumplimiento de establecido en la Circular Conjunta
AGR-CGR No. 18 de 2011 en la vigilancia y control fiscal de los recursos
transferidos por la Nación al Departamento de Caldas destinados a la
atención de emergencia por la ola invernal.
Patrimonio Cultural
Conceptuar sobre cumplimiento de la Contraloría frente a lo establecido en
la Circular Externa 007 de 2011, en el control de los recursos destinados al
fomento y desarrollo de la cultura.
Salud y Educación
Conceptuar sobre el control realizado por la Contraloría a las entidades que
manejan recursos del Sistema General de Participaciones
Pasivos Pensionales
Conceptuar sobre el seguimiento al control realizado por la Contraloría al
registro, recaudo, administración y transferencia de los recursos destinados
para atender las obligaciones de los pasivos pensionales de los sujetos de
control (Ley 549 de 1999).
Obligaciones de la LEY 1474 DEL 2011
Conceptuar sobre el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la ley 1474
del 2011.
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6. REQUERIMIENTOS DE RECURSO HUMANO, FISICOS Y
FINANCIEROS
Para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos y resultados esperados con la
práctica de la presente auditoria a la Contraloría General de Caldas se asignaron
cuatro (4) funcionarios de la Gerencia Seccional VII-Armenia, incluido el
Coordinador del Grupo Auditor.
6.1. Reparto de Temas
Para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos y resultados esperados con la
práctica de la presente auditoria, se asignarán los siguientes temas:
Proceso
Proceso Financiero
o Proceso Contable
o Tesorería
o Dictamen a los Estados Financieros
Proceso Presupuestal.
Control al Control de la Contratación
Contratación
Nomina Paralela
Efectividad en procesos de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva
o Responsabilidad Fiscal
o Administrativo Sancionatorio
o Jurisdicción Coactiva
Respeto, Promoción y Atención Oportuna de la
Participación Ciudadana
o Promoción y Divulgación
o Atención Ciudadana
o Otros aportes de la PC al Control Fiscal
Temas a Evaluar:
o Vigencias futuras
o Emergencia Invernal
Responsable
Tatiana Uribe Londoño
Carlos Alberto Loaiza Toro
Martha Liliana Londoño
Rojas
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Proceso
o Seguimiento al plan de mejoramiento
Fiducias
Actuaciones, Gestión y resultados en temas de impacto.
Beneficios del Control Fiscal cuantificable.
Plan General de Auditoria.
Calidad de los Análisis Económicos, Fiscales y de
Ambiente
o Registro de la deuda
o Situación de las finanzas públicas
o Auditoría al balance general
o Estado de los recursos naturales
o Evaluación macro fiscal de mediano plazo.
o Salud educación
o Pasivo pensional
o Seguimiento al plan de mejoramiento
Evaluación del Formato - 24. Matriz Criterios de
Evaluación.
Recomendaciones.
Seguimiento Denuncias ciudadanas: 2012001058 y
2012000767
Responsable
Diana María Gómez Gaviria
Grupo Auditor
Martha Liliana Londoño
Rojas
La Coordinación del ejercicio auditor estará a cargo del funcionario Carlos Alberto
Loaiza Toro.
6.2 RECURSOS FÍSICOS
Los recursos físicos como papelería, elementos de oficina y cuatro (4)
computadores portátiles son proporcionados por la Auditoria General de la
República, el trabajo de campo se realizará en las instalaciones de la Contraloría
General de Caldas, para lo cual se solicitará, la disposición de un espacio físico
para el grupo auditor y la toda la documentación relacionada con sus actividades
administrativas y misionales.
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6.3 RECURSOS FINANCIEROS
El desplazamiento de los funcionarios asignados genera costos para la Auditoría
General de la República para los funcionarios que se relacionan a continuacion:
FUNCIONARIOS VIÁTICOS GASTOS DE VIAJE
Cantidad Grado Cantidad
1 Gerente Seccional VII 2.005.632 130.000
1 Asesora Grado 02 2.705.598 130.000
1 Profesional Grado 04 2.005.632 130.000
2 Profesionales Universitario G02 3.302.388 260.000
7. TIEMPOS DE LA AUDITORIA ESTABLECIDOS
El cronograma establecido en el Plan General de Auditoria 2012, para la
ejecución de la presente auditoria es el siguiente.
Elaboración Memorando de Planeación: Del 9 al 13 de julio de 2012.
Instalación de la Auditoria: 23 de julio de 2012.
Trabajo de Campo: Del 23 al 3 de agosto de 2012.
Elaboración Informe Preliminar: Del 6 al 13 de agosto de 2012.
Comunicación Informe Preliminar: 13 de agosto de 2012
Derecho a la Contradicción: Del 14 al 22 de agosto de 2012
Ajuste comunicación Informe Definitivo: Del 23 a 24 de agosto de 2012.
Mesas de Trabajo: Durante el tiempo previsto para la realización del ejercicio
auditor se efectuarán las mesas de trabajo durante las siguientes etapas:
Aprobación memorando de Planeación.
Avance proceso auditor
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Validación Informe Preliminar.
Audiencia de Contradicción.
Validación Informe Definitivo.
Clasificación y Traslado de Hallazgos.
Revisión y Aprobación del Plan de Mejoramiento.
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