Manejo del Expediente Electrónico para el Administrador.

Manejo del Expediente Electrónico
para el Administrador.
Programa de Estímulos a la Calidad del Desempeño
del Personal de Salud 2013

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Esta es la pantalla de inicio para
todos los usuarios del sistema, en
ella puede encontrar todos los
documentos normativos y
operativos del programa.

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G E N E R A L I D A D E S
•Presentación
•Objetivos
•Metas
•Glosario de Términos
•Guía para el Evaluador
•Guía de Recursos Humanos
•Guía para el Participante
El apartado de GENERALIDADES
proporciona información básica del
programa, es importante que
revise las Guías que se colocaron
en este apartado.

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Estos documentos son la guía para
la operación del Programa,
revíselos para que conozca las
condiciones y requisitos de
participación y las actividades que
le corresponden en el proceso.
D O C U M E N T O S
N O R M A T I V O S
•Convocatoria 2013
•Bases 2013
•Reglamento 2013
•Catálogo de Códigos
Participantes por
Institución
•Norma Hacendaria
•Catálogo de Claves para
Conformación de Folio
•Calendario de
Actividades 2013

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Aquí encuentra
todas las
cédulas y
formatos del
Programa,
están
ordenados por
el tipo de
expediente en
que se
integran.

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En ese apartado
se encuentra el
formato de
presentación de
inconformidades,
aunque es válido
hacerlo en
escrito libre.
También hay una
presentación que
orienta en el
trámite.

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Esta sección
contiene las
preguntas mas
frecuentes
sobre el
programa y su
respuesta
organizadas por
tema.

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Aquí puede
ubicar los datos
de los
integrantes del
Comité
Nacional, así
como los
Presidentes y
Secretarios
Técnicos de los
Comités
Estatales y
Comisiones
Locales.

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En este apartado
se encuentran los
catálogos y
formatos para
evaluar al personal
por institución y
disciplina.
Son los
documentos en
que se basa la
evaluación de su
desempeño,
puede
consultarlos,
guardarlos o
imprimirlos

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De acuerdo con el
calendario del
Programa, aquí
podrá ver por
entidad,
dependencia y
disciplina, el
número de folio y
adscripción de
quienes continúan
en evaluación.

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En esta sección los
participantes
deben realizar su
inscripción al
Programa, cuenta
con un instructivo
para el proceso.
En todo momento
pueden imprimir
su Acuse de
Inscripción y su
clave de Acceso al
Expediente.

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Cuando seleccionan
su disciplina les
aparecerá esta
encuesta que les
orienta sobre su
cumplimiento de
requisitos de
participación.
Su resultado no
afecta su posibilidad
de inscribirse ya que
tiene fines de
orientación.

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En esta pantalla hacen
su registro, debe llenar
todas las casillas para
que pueda quedar
registrado.
Los datos en cuadro
obscuro son clasificados
como datos personales y
sólo usted podrán
modificarlos los
participantes.
En su registro no deben
usar signos ortográficos
ni la letra Ñ.

Su RFC
debe
aparecer
igual que
en su talón
de pago
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Debe estar completa su
clave.
Su código, jornada y
sueldo deben coincidir
con su talón de pago

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La impresión de esta
pantalla no es
comprobante de
inscripción, debe
finalizar el proceso
completo.
Al terminar de
registrar los dato
debe presionar
GUARDAR o no
finalizará el proceso

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Este mensaje
debe aparecerle
al guardar su
registro, es MUY
IMPORTANTE
que guarde su
FOLIO Y
PASSWORD,
aparecerá
también al
imprimir su
Acuse de
Registro

El folio está compuesto de la siguiente
manera:
6 ‐ HG ‐ 1 ‐ 1
Número de
corresponde a
la disciplina
Dos letras
de la
Entidad
Federativa
Número
de la
Disciplina
El password se integra sólo con letras mayúsculas, no contiene
ni la letra “O” ni el número 0
Su login y password son datos CONFIDENCIALES ya que con ellos se puede
modificar el contenido del expediente que son de su responsabilidad,
no debe proporcionarlo a la comisión de su unidad.
Numero
consecutivo
de
inscripción
Su número de folio corresponde al
Login que requiere para ingresar a su
expediente.

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En cualquier
etapa del
proceso el
participante
puedes imprimir
el Acuse de
Inscripción, para
ello debe
seleccionar esta
opción.

Cada vez que realice la impresión del Acuse el sistema le dará estas hojas:
Esta hoja debe firmarla al calce y entregarla
en la comisión de su unidad en la primera
etapa del Programa
Esta hoja es para uso exclusivo del
participante y no deberá solicitarse
que la entregue.
Login y password

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Para ingresar a los registros de su unidad
debe hacerlo aqui

Para ingresar al sistema debe:
Recuerde
escribir los
respetando
mayúsculas y
minúsculas
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Presiona este
botón para
que abra el
sistema
1. Escribir el Login
2. Escribir su password

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Esta es la
pantalla del
administrador,
varía de la
anterior en el
menú de la
parte superior

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En la primera etapa
aquí encontrará los
formatos para la
elaboración de las
Actas de Instalación
con los instructivos
correspondientes.
En la segunda etapa se
colocarán los formatos
para las carpetas
ejecutivas.
RECUERDE, esos documentos debe
enviarlos escaneados con firmas
completas en los tiempos establecidos en
el programa. NO REQUIERE ENVIAR LA
INFORMACIÓN POR PAQUETERÍA.

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Aquí encontrará los
listados de participantes
que corresponden a su
área.

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Los indicadores que
aparecen en esta
sección
corresponden a lo
señalado en el
Reglamento y se
calculan
automáticamente
en el mes de
diciembre.

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El administrador
principal en la
entidad y
dependencia en esta
sección asignará las
claves a las
comisiones de sus
unidades.
También aparece
aquí el calendario
de actividades.

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Para acceder a
los listados de
participantes
debes
seleccionar de
este listado una
disciplina

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El listado general de aparecerá de esta manera:

En la parte izquierda del listado aparecen los link para las cédulas que deben
llenarse en línea.
Ninguna de estas cédulas se puede imprimir ni deben aparecer en el
expediente físico.
Son responsabilidad
del área de Calidad.
Es
responsabilidad
de Recursos
Humanos
Son responsabilidad del
Comité
En todas las cédulas los datos generales del participante aparecerán conforme
a lo que haya llenado en su cédula de inscripción.

La Cédula PECD‐12 aparecerá en esta forma, el área de Calidad podrá capturar en el periodo
señalado para ello, la información de la segunda etapa y de seguimiento.
En el expediente físico sólo debe incorporarse la evidencia que lo sustente.
Este botón nos permite abrir la cédula PECD‐12B
sin regresar a la hoja de registro.

La cédula PECD‐12B se llena en el mismo periodo que la anterior por el área de Calidad, cuenta con
espacio para registrar lo conducente en la etapa de seguimiento.
El sustento aparecerá en el expediente físico. Recuerde que es válido que el mismo proyecto se desarrolle
por mas de una persona, siempre y cuando el tema y contenido del mismo lo justifique
Puedes regresar a la cédula
PECD‐12
Puedes pasar a la cédula de
asistencia y permanencia
PECD‐2

El llenado de la cédula de Asistencia y Permanencia es responsabilidad del área de recursos
humanos, por ser quienes tienen bajo su resguardo la información que en ella se plasma, se
tienen establecidos dos periodos para ello en el calendario; algunos de los puntos que
deben cuidar en su elaboración se detallan en las siguientes imágenes.

El RFC y la jornada contratada deben
coincidir con lo que aparece en su talón
de pago.
Solo participan los códigos
autorizados para ello, debe
verificarse que corresponda
con el código del trabajador.
En caso de que el trabajador goce de
esta prestación , debe cumplir con lo
establecido para ello en cuanto a
permanencia en la localidad.
Debe anotarse el total de días
ANUALES laborales que
corresponden al turno y jornada
del trabajador. Sólo podrá
capturarse en la primera etapa de
llenado programada para este
formato, debe corresponder a lo
que señale la misma área en el
formato PECD‐RH
Su horario debe coincidir con su
jornada y turno, deben verificar que
cumpla con lo establecido en el
normativa del Programa sobre
disminución de jornadas (alimentos y
guardería).
Verificar que la
plaza sea federal
Este dato lo calcula
el sistema con base
al número de días
laborales, no puede
modificarse.

Se deben registrar las incidencias de cada periodo, contabilizándolas acuerdo a lo señalado en la
normativa del Programa, lo capturado sólo podrá corregirse en el periodo en que esté abierto el
sistema para manejo de este formato.
Este dato lo determina el
Comité y se debe capturar.
Estos datos se suman
automáticamente.
1 de Enero a
30 de Junio
1 de julio o a
15 de
Diciembre
1 de Enero a
30 de Junio
1 de julio o a
15 de
Diciembre

Es importante verificar que se
realicen las sumatorias y se
guarde todo lo que se capture.
Este dato lo determina el
Comité y se debe capturar.
1 de Enero a
30 de Junio
1 de Enero a
30 de Junio
1 de julio o a
15 de
Diciembre
1 de julio o a
15 de
Diciembre
Este dato se calcula automáticamente sobre el total de días laborales anuales.
Se registra en forma
automática el día en que
se elabora.
Este cálculo lo realiza el sistema de acuerdo a la
jornada contratada y horas de incidencias.
Debe anotarse el nombre de quien hace la captura.
1 de Enero a 30 de Junio
1 de julio o a 15 de
Diciembre
Estas sumatorias
son automáticas

La cédula de
Evaluación del
Desempeño tiene
dos columnas, la
primera que se
llena en evaluación
y otorga
calificación para la
puntuación y la
segunda que se
para registrar lo
correspondiente al
seguimiento.
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Una vez que registre la evidencia, podrá
seleccionar en estos campos si cumple o
no con lo solicitado.
Al finalizar cada módulo, el
sistema realiza la sumatoria de
la calificación del mismo, es
importante que verifique haber
seleccionado correctamente
estas opciones.
En cada módulo de la cédula tiene espacio
para registrar la evidencia de cada criterio.
Recuerde que el registro debe ser completo y
permitir identificar la evidencia que sustente
la calificación que se otorgue. Revise en el
Reglamento lo que se señala al respecto. Si
no hay registro de evidencia no puede otorgar
calificación.

En este criterio debe tener cuidado al seleccionar la
puntuación a otorgar.
Se han documentado quejas de superiores, compañeros y/o pacientes
por la prestación de sus servicios. 0 3
Si selecciona SI, señalaría que el participante ha tenido quejas por la
prestación de sus servicios por lo que la calificación que corresponde
es “0”
Si selecciona NO, señalaría que el participante NO ha tenido quejas
por la prestación de sus servicios por lo que la calificación que
corresponde es “3”

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Para realizar el seguimiento de los participantes,
capturar la puntuación de las cédulas de opinión,
validar documentos, validar participación o registrar
motivo de baja, debe ingresar en el link de esta
columna.

El link de CAMBIOS, le abrirá esta página en donde deberá realizar diversas
actividades durante todo el proceso de evaluación, el participante podrá ver en todo
momento su contenido y modificar únicamente los datos personales que se le
señalan en una diapositiva posterior.

En esta parte aparecen los datos de identificación de los participantes, dado que entre ellos se
encuentra información que la legislación vigente considera Datos Personales, se ha determinado
que éstos sólo los pueda modificar el participante, por lo que en su pantalla aparecerán en
campos de color gris.
Es muy importante que se verifique que los datos señalados corresponden a los documentos
integrados al expediente. Si algún dato personal es erróneo, debe solicitar al participante que
realice la corrección.

En el periodo establecido para ello, debe validar en esta sección, los documentos que
coloque el participante en el expediente electrónico, para verlos sólo debe presionar el
botón que corresponda.
Esta es la simbología que se aplica, recuerde
que es su responsabilidad la validación
oportuna de los documentos y ninguno de
ellos debe integrarse al expediente físico

Esta sección concentra el resultado de la evaluación:
En la PRIMERA ETAPA, debe señalar aquí si el
participante reúne los requisitos de participación,
si no hace esta validación el participante quedará
fuera del proceso (Seleccionar SI o NO)
Estos datos los obtiene el
sistema de las cédulas
integradas en el expediente
y no se pueden modificar.
Verifique siempre que se
realice la sumatoria de
puntuaciones.
Si no reúne los requisitos, debe seleccionar aquí
el motivo de no validación.
Si el participante
incurre en algún
motivo de baja en
segunda o tercera
etapa, debe
registrarlo aquí.
Estos datos debe
capturarlos de acuerdo a
los resultados obtenidos
en las encuestas.

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En esta parte de la hoja
puede realizar la búsqueda
de uno o más registros, con
base en las columnas que
integran el registro (nombre,
adscripción, calificación,
categoría, etc.
Es esta opción puede
seleccionar el número de
registros que quiere que
aparezcan en la página
que está consultando.

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En la parte inferior del listado encontrará el cuadro que concentra el número de participantes con
calificación suficiente para ser acreedor del estímulo. En las Entidades Federativas el reporte es del total
global.
Con estos datos puede verificar si está otorgando más estímulos de los autorizados, en cuyo caso tendrá
que hacer los ajustes correspondientes.
En la validación del Comité Nacional se verifica que esta información corresponda con su Acta Final.

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Esta aplicación le permite cambiar a los
siguientes registros, su distribución será
acorde al número de registros que haya
configurado en la parte superior.

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Puede solicitar el orden de los listados por
cualquiera de estos criterios, por definición
se ordenan alfabéticamente
“1” equivale
a registro
validado, “0”
no validado
Aparece “0” cuando no
hay motivo de baja.

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En esta sección,
los comités
estatales y las
comisiones locales
pueden encontrar
la opcion para
cambiar
contraseñas a las
comisiones
evaluadores y
auxiliares que
establezcan.

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También
tendrán este
calendario,
en caso de
que por
algún motivo
se modifique
alguna fecha,
apareceré
automáticam
ente en este
documento.

La coordinación de las actividades que debe realizar y la información adicional que
requiera debe solicitarla a su Comité Estatal o Comisión Local de la que dependa.
Durante todo el proceso se realizarán auditorías al expediente electrónico de los
participantes, si se encuentran irregularidades en su integración se harán del conocimiento
de las autoridades de las que dependa para su corrección.
Le recuerdo que este programa es auditable y su operación inadecuada puede ser
motivo de sanción.
Si desea tener comunicación con el Secretariado Técnico del Comité Nacional puede
enviar un correo presionando el link Cont@cto , de hacerlo, no olvide proporcionar su
entidad, dependencia , unidad y si lo desea su nombre.