Guía para la organización de clubes nuevos - Rotary International
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Organización <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong><br />
<strong>Guía</strong> <strong>para</strong> gobernadores <strong>de</strong> distrito y representantes especiales
conservación<br />
<strong>de</strong>sarrollo y crecimiento <strong>de</strong>l cuadro social<br />
<strong>organización</strong> <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong><br />
captación
Índice<br />
1 Introducción ....................................................................................................................1<br />
2 Función y responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito..............................................3<br />
3 Funciones y responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l representante especial...........................................9<br />
4 Presentación <strong>de</strong> los Pormu<strong>la</strong>rios reg<strong>la</strong>mentarios <strong>de</strong> RI ...............................................19<br />
Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong>l nuevo club rotario .................................................................21<br />
Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong>l club padrino <strong>de</strong> un nuevo club rotario ..............................................................23<br />
Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> .........................................................................25<br />
5 Ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva ...........................................................29<br />
Fecha y hora ............................................................................................................................29<br />
Pa<strong>la</strong>bras <strong>de</strong>l gobernador ..........................................................................................................29<br />
Pre<strong>para</strong>ción <strong>de</strong> <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva ...............................................30<br />
6 Preguntas frecuentes ....................................................................................................33<br />
Anexos<br />
1: Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong><br />
un nuevo club rotario ........................................................................................................37<br />
2: Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> c<strong>la</strong>sificaciones ...................................................................................39<br />
3: Glosario <strong>de</strong> términos rotarios .............................................................................................41<br />
4: Programas <strong>de</strong> reuniones semanales que se recomiendan al organizar <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> ..........45<br />
5: Lista <strong>de</strong> verificación <strong>para</strong> <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva ..........................49<br />
6: Mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> comunicado <strong>de</strong> prensa .....................................................................................51<br />
7. Suplemento sobre <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> ciber<strong>clubes</strong> rotarios ..................................................53
1 Introducción<br />
Consulte <strong>la</strong> lista <strong>de</strong><br />
representantes <strong>de</strong><br />
Apoyo a Clubes y<br />
Distritos (ACD) en<br />
www.rotary.org<br />
/es/cds.<br />
La <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club rotario nuevo requiere <strong>de</strong>dicación y trabajo intenso, pero <strong>para</strong><br />
muchos rotarios ésta ha sido una <strong>de</strong> sus experiencias más gratificadoras.<br />
Hay diversas razones que conllevan a <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> nuevo club rotario. Pue<strong>de</strong> que en<br />
cierta comunidad se cuente con socios en perspectiva calificados interesados en ser parte <strong>de</strong>l<br />
movimiento rotario, pero quizás prefieren un horario <strong>de</strong> reuniones más conveniente o reunirse<br />
en línea a través <strong>de</strong> un ciberclub rotario. También podría ser que el club rotario <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad<br />
no pue<strong>de</strong> aceptar más socios <strong>de</strong>bido a limitaciones <strong>de</strong> espacio en el local habitual <strong>de</strong> reunión.<br />
Incluso podría surgir <strong>la</strong> necesidad <strong>de</strong> organizar un nuevo club rotario cuyas reuniones se celebren<br />
en un idioma que no sea el predominante en el distrito. Este tipo <strong>de</strong> situaciones, entre otras,<br />
sugerirían <strong>la</strong> necesidad <strong>de</strong> establecer un nuevo club rotario.<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito facilita el establecimiento <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong> en su jurisdicción. Los<br />
rotarios interesados en organizar un club nuevo <strong>de</strong>ben comunicarse con el gobernador <strong>de</strong><br />
distrito. Por su parte, el representante <strong>de</strong>l Departamento <strong>de</strong> Apoyo <strong>de</strong> Clubes y Distritos <strong>de</strong><br />
<strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> correspondiente a su área podrá asistir al gobernador <strong>de</strong> distrito y otros<br />
interesados en organizar un nuevo club rotario.<br />
La presente guía contiene información <strong>para</strong> los gobernadores y representantes especiales<br />
sobre el proceso que <strong>de</strong>be observarse así como los formu<strong>la</strong>rios que <strong>de</strong>ben remitirse a RI <strong>para</strong><br />
<strong>la</strong> formación <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong>. Para su conveniencia, los formu<strong>la</strong>rios en línea están en<br />
formato PDF y todos los campos pue<strong>de</strong>n ser cumplimentados electrónicamente, con<br />
excepción <strong>de</strong>l espacio provisto <strong>para</strong> <strong>la</strong>s firmas requeridas. Las copias impresas <strong>de</strong>ben<br />
ser firmadas y remitidas por correo postal a RI.<br />
Debido a que en el mundo <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>la</strong>s circunstancias varían según <strong>la</strong>s condiciones locales, los<br />
pasos <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club que se recomiendan en <strong>la</strong> presente guía son un referente<br />
<strong>para</strong> garantizar que se satisfagan los requisitos mínimos establecidos por RI. Es posible que se<br />
<strong>de</strong>ban tomar medidas adicionales, <strong>de</strong> conformidad con <strong>la</strong> tradición rotaria local o los requisitos<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong>s leyes en <strong>de</strong>terminadas jurisdicciones. Le recomendamos observar los pasos prescritos<br />
<strong>para</strong> el establecimiento <strong>de</strong> un nuevo club, incluidos <strong>la</strong> lista <strong>de</strong> verificación y los recursos que se<br />
sugieren, a fin <strong>de</strong> llevar a buen término <strong>la</strong> fundación <strong>de</strong> un club rotario.<br />
Tras un proyecto piloto <strong>de</strong> seis años, el Consejo <strong>de</strong> Legis<strong>la</strong>ción <strong>de</strong> 2010 reconoció oficialmente<br />
a los ciber<strong>clubes</strong> rotarios como miembros <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>. Aunque <strong>la</strong> mayoría <strong>de</strong> <strong>la</strong>s<br />
pautas <strong>de</strong>scritas en <strong>la</strong> presente guía rigen tanto <strong>para</strong> los <strong>clubes</strong> rotarios tradicionales como <strong>para</strong><br />
los ciber<strong>clubes</strong> rotarios, hay ciertas consi<strong>de</strong>raciones que <strong>de</strong>ben tenerse en cuenta al organizar<br />
estos últimos. Para mayores <strong>de</strong>talles sobre los ciber<strong>clubes</strong>, consulte el anexo 7. Salvo que se<br />
indique lo contrario, toda referencia a los <strong>clubes</strong> se aplica también a los ciber<strong>clubes</strong> rotarios.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
1
2 Funciones y responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l<br />
gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
El cronograma <strong>de</strong><br />
p<strong>la</strong>nificación <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
página 37 lo ayudará<br />
a e<strong>la</strong>borar un p<strong>la</strong>n<br />
<strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong> un nuevo club.<br />
La <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club rotario nuevo es una empresa que requiere <strong>la</strong> supervisión minuciosa<br />
<strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito y <strong>la</strong> cooperación <strong>de</strong> muchas personas.<br />
La <strong>organización</strong> <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> es responsabilidad <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito (Reg<strong>la</strong>mento<br />
<strong>de</strong> RI, sección 15.090.), bajo <strong>la</strong> supervisión general <strong>de</strong> <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI. Al gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
le compete establecer un Comité Distrital <strong>de</strong> Extensión a fin <strong>de</strong> <strong>de</strong>sarrol<strong>la</strong>r e implementar<br />
un p<strong>la</strong>n <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong>, y cumplir <strong>la</strong>s funciones <strong>de</strong> representante<br />
especial o nombrar a <strong>la</strong> persona que ocupará dicho cargo, <strong>para</strong> coordinar <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> extensión en los <strong>clubes</strong> <strong>de</strong> reciente formación. El gobernador también <strong>de</strong>terminará <strong>la</strong><br />
<strong>de</strong>legación <strong>de</strong> funciones y autoridad, transmitirá al representante especial sus i<strong>de</strong>as sobre <strong>la</strong><br />
co<strong>la</strong>boración <strong>de</strong>l club padrino y <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> los socios fundadores, y hará partícipe a otros<br />
rotarios, a fin <strong>de</strong> garantizar el éxito <strong>de</strong> todo club.<br />
En el presente capítulo se <strong>de</strong>stacan <strong>la</strong>s principales responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito,<br />
y en el anexo 7 figura información complementaria sobre los ciber<strong>clubes</strong> rotarios. Como<br />
gobernador <strong>de</strong> distrito, <strong>de</strong>berá mantener al representante especial al tanto <strong>de</strong>l papel que usted<br />
<strong>de</strong>sempeñará en el proceso. Los gobernadores abordan este proceso <strong>de</strong> distintas maneras,<br />
algunos tienen una participación directa mientras que otros <strong>de</strong>legan <strong>la</strong> mayor parte <strong>de</strong> <strong>la</strong>s<br />
responsabilida<strong>de</strong>s. Puesto que cada situación es diferente, <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong><br />
es el resultado <strong>de</strong> diversas circunstancias, <strong>la</strong>s cuales <strong>de</strong>ben ser consi<strong>de</strong>radas. Debido a que el<br />
representante especial continúa <strong>de</strong>sempeñando funciones durante el año posterior a <strong>la</strong> fecha<br />
en que se entregó <strong>la</strong> carta constitutiva al nuevo club, se recomienda consultar también con el<br />
gobernador electo e incluso con el gobernador propuesto. La lista <strong>de</strong> control que se incluye en<br />
esta publicación le servirá como punto <strong>de</strong> partida a medida que usted e<strong>la</strong>bora su propia estrategia<br />
<strong>para</strong> participar plenamente en el proceso <strong>de</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un nuevo club en el distrito.<br />
La hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club nuevo rotario (anexo 1) le ayudará a usted<br />
y al representante especial a fijar sus metas preliminares.<br />
DesIgnaR a Los IntegRantes DeL ComIté DIstRItaL De extensIón<br />
Bajo <strong>la</strong> dirección <strong>de</strong>l gobernador, el Comité Distrital <strong>de</strong> Extensión <strong>de</strong>berá trazar e implementar<br />
un p<strong>la</strong>n <strong>para</strong> organizar <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong> rotarios <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l distrito. Es responsabilidad <strong>de</strong>l Comité:<br />
• I<strong>de</strong>ntificar comunida<strong>de</strong>s don<strong>de</strong> no funcionen <strong>clubes</strong> rotarios que reúnan <strong>la</strong>s condiciones<br />
aptas <strong>para</strong> <strong>la</strong> formación <strong>de</strong> un nuevo club.<br />
• Localizar comunida<strong>de</strong>s en <strong>la</strong>s que podrían establecerse <strong>clubes</strong> rotarios adicionales, sin<br />
que esto afecte negativamente a los <strong>clubes</strong> que ya funcionan en <strong>la</strong> localidad.<br />
• Co<strong>la</strong>borar en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> y el establecimiento <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong>.<br />
Como requisito mínimo que se recomienda, los integrantes <strong>de</strong>l Comité Distrital <strong>de</strong> Extensión<br />
<strong>de</strong>ben ser socios activos (no honorarios) <strong>de</strong> un club <strong>de</strong>l distrito y estar al día en el cumplimiento<br />
<strong>de</strong> sus obligaciones <strong>para</strong> con dicho club [Sección 17.030.3., <strong>Rotary</strong> Co<strong>de</strong> of Policies]. Se<br />
dará preferencia a ex gobernadores y otros rotarios que se hubieran <strong>de</strong>dicado, con éxito, a <strong>la</strong><br />
<strong>organización</strong> <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong>.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
3
Proporcione el<br />
Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong> un nuevo<br />
club rotario (página<br />
21) a <strong>la</strong> persona que<br />
se encargará <strong>de</strong> llevar<br />
a cabo <strong>la</strong> encuesta.<br />
El éxito <strong>de</strong> un nuevo<br />
club <strong>de</strong>pen<strong>de</strong> en<br />
gran medida <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
<strong>de</strong>dicación <strong>de</strong>l representante<br />
especial. En<br />
algunas circunstancias,<br />
el gobernador<br />
<strong>de</strong> distrito cumple el<br />
papel <strong>de</strong> representante<br />
especial.<br />
Pasos a seguir:<br />
4 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
❑ Determinar a quién y cuándo <strong>de</strong>signará a los miembros <strong>de</strong>l Comité Distrital <strong>de</strong> Extensión.<br />
❑ Notificar a los integrantes <strong>de</strong>l comité <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s que les competen y <strong>la</strong>s expectativas<br />
establecidas.<br />
❑ Supervisar <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l comité.<br />
❑ Determinar el medio <strong>de</strong> comunicación que usará <strong>para</strong> mantenerse en contacto con el comité.<br />
ReaLIzaR eL estuDIo PaRa La oRganIzaCIón De un nuevo CLub RotaRIo<br />
Si el Comité Distrital <strong>de</strong> Extensión consi<strong>de</strong>ra factible el establecimiento <strong>de</strong> un club rotario en<br />
una localidad, el gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>de</strong>berá cumplimentar el Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong> un nuevo club rotario (página 21).<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Designar al rotario que realizará el estudio <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad en perspectiva, quien <strong>de</strong>berá<br />
estar familiarizado con <strong>la</strong> zona a fin <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminar si <strong>la</strong> localidad es apta <strong>para</strong> albergar<br />
un nuevo club.<br />
❑ Iniciar <strong>la</strong> búsqueda <strong>de</strong>l club padrino (<strong>de</strong> no contarse con uno).<br />
❑ Determinar, en co<strong>la</strong>boración con <strong>la</strong> persona que realiza el estudio, si <strong>la</strong> localidad en perspectiva<br />
cuenta con el número idóneo <strong>de</strong> profesionales y personas <strong>de</strong> negocios cualificadas<br />
<strong>para</strong> albergar a un club adicional <strong>de</strong> por lo menos 25 socios activos, <strong>de</strong> conformidad con<br />
el sistema <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>.<br />
DesIgnaR aL RePResentante esPeCIaL y CLub PaDRIno<br />
El representante especial será quien se encargará <strong>de</strong> captar y orientar a los socios fundadores.<br />
Puesto que el éxito <strong>de</strong>l nuevo club <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>rá en gran medida <strong>de</strong>l representante especial,<br />
seleccione a esta persona con sumo <strong>de</strong>tenimiento.<br />
Ya que también trabajará en estrecha co<strong>la</strong>boración con el club padrino, o <strong>clubes</strong> padrinos, sería<br />
preferible que fuera socio <strong>de</strong> tal club. Deberá <strong>de</strong>signar tanto al representante especial como<br />
al club padrino antes <strong>de</strong> remitir a RI el Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong>l nuevo club rotario.<br />
Debido a distancias geográficas, en algunas regiones <strong>de</strong>l mundo al representante especial le es<br />
imposible reunirse regu<strong>la</strong>rmente con el club padrino y cumplir un papel más directo, en estos<br />
casos se podría consi<strong>de</strong>rar al instructor distrital como un importante recurso.<br />
Aunque técnicamente no es obligatorio contar con un club padrino, es algo que se recomienda<br />
<strong>de</strong>cididamente ya que ayudará al nuevo club a establecer un sólido cuadro social <strong>de</strong>dicado al<br />
servicio y compañerismo. Los <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> pue<strong>de</strong>n contar con más <strong>de</strong> un club padrino, uno<br />
<strong>de</strong> los cuales <strong>de</strong>berá funcionar en <strong>la</strong>s proximida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l nuevo club. El club padrino <strong>de</strong>berá:<br />
• Estar al día en sus obligaciones financieras <strong>para</strong> con RI.<br />
• Tener 20 socios activos, como mínimo.<br />
• Haber <strong>de</strong>sarrol<strong>la</strong>do un programa equilibrado en el marco <strong>de</strong>l servicio rotario.<br />
Es responsabilidad el club padrino:<br />
• Asistir al representante especial en <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación y <strong>organización</strong> <strong>de</strong> los trámites administrativos<br />
<strong>de</strong>l nuevo club.<br />
• Co<strong>la</strong>borar en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> los programas iniciales y los primeros proyectos <strong>de</strong>l nuevo<br />
club.<br />
• Orientar al nuevo club en su integración como miembro <strong>de</strong> RI.
Suministre copias <strong>de</strong>l<br />
Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong>l club<br />
padrino <strong>de</strong> un nuevo<br />
club rotario (página<br />
23) al posible club<br />
o <strong>clubes</strong> padrinos.<br />
Informe a los funcionarios<br />
<strong>de</strong>l club<br />
padrino sobre <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s<br />
que<br />
<strong>de</strong>berán asumir y el<br />
p<strong>la</strong>zo <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l cual<br />
<strong>de</strong>berán comunicar<br />
su <strong>de</strong>cisión.<br />
Para consultar el<br />
Informe sobre <strong>la</strong>s<br />
ten<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong><br />
<strong>clubes</strong> y otros<br />
estudios <strong>de</strong> RI, visitar<br />
www.rotary.org/es<br />
/membershipresources.<br />
• Presentar informes al gobernador, cuando éste lo solicite, durante el primer año <strong>de</strong> funcionamiento<br />
<strong>de</strong>l nuevo club.<br />
• Servir como mentor <strong>de</strong>l nuevo club durante dos años, por lo menos, <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> su<br />
admisión en RI.<br />
Según estudios realizados por RI, los <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>de</strong>ben contar con un sólido sistema <strong>de</strong> apoyo<br />
durante los dos primeros años <strong>de</strong> funcionamiento. Se ha <strong>de</strong>mostrado que el mayor número <strong>de</strong><br />
bajas, en términos <strong>de</strong> socios y <strong>clubes</strong>, se da durante el segundo año <strong>de</strong> funcionamiento. Los<br />
<strong>clubes</strong> que cuentan con el apoyo incondicional <strong>de</strong>l club padrino en su segundo año, tendrán<br />
mayores posibilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> convertirse en <strong>clubes</strong> autosuficientes y eficaces.<br />
Consi<strong>de</strong>re <strong>la</strong>s ventajas <strong>de</strong> contar con varios <strong>clubes</strong> padrinos:<br />
• El nuevo club no sólo tendrá un sistema <strong>de</strong> apoyo más sólido sino también estará expuesto<br />
a <strong>la</strong>s distintas prácticas <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> padrinos y a una gama más amplia <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as.<br />
• La responsabilidad <strong>de</strong> ayudar al nuevo club no recae únicamente en un club o unos cuantos<br />
rotarios.<br />
• Ofrece una red <strong>de</strong> contactos más gran<strong>de</strong> <strong>para</strong> captar a los socios fundadores.<br />
• Se comparten los costos.<br />
• Ser club padrino podría darle nuevo ímpetu al cuadro social.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Designar al representante especial y procurarle un ejemp<strong>la</strong>r <strong>de</strong> esta publicación.<br />
❑ Determinar <strong>la</strong>s funciones y responsabilida<strong>de</strong>s que <strong>de</strong>legará al representante especial<br />
(ver capítulo 3).<br />
❑ Establecer un p<strong>la</strong>n <strong>para</strong> comunicarse regu<strong>la</strong>rmente con el representante especial.<br />
❑ Dar a conocer sus expectativas al representante especial.<br />
❑ Consi<strong>de</strong>rar <strong>la</strong> posibilidad <strong>de</strong> contar con <strong>la</strong> ayuda <strong>de</strong>l instructor distrital en <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
y formación <strong>de</strong>l nuevo club.<br />
❑ Analizar el cronograma preliminar <strong>de</strong> p<strong>la</strong>nificación (ver anexo 1) con el representante<br />
especial.<br />
❑ Determinar <strong>la</strong>s funciones que usted y el representante especial cumplirán al trabajar con<br />
los socios fundadores.<br />
❑ Buscar uno o varios <strong>clubes</strong> padrinos en perspectiva. Consi<strong>de</strong>rar <strong>la</strong>s ventajas <strong>de</strong> contar<br />
con varios <strong>clubes</strong> padrinos.<br />
❑ Informar al club padrino (o <strong>clubes</strong> padrinos) acerca <strong>de</strong> <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s que <strong>de</strong>berán<br />
asumir, o <strong>de</strong>legar <strong>la</strong> tarea al representante especial. (Más información en el capítulo 3).<br />
❑ Remitir el Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong>l club padrino <strong>de</strong> un nuevo club rotario al presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club<br />
padrino.<br />
❑ Verificar que el club padrino haya realizado una votación oficial a fin <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminar si el<br />
cuadro social en su totalidad está <strong>de</strong> acuerdo en apoyar al nuevo club.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
5
Dirija toda pregunta<br />
respecto a los formu<strong>la</strong>rios<br />
al representante<br />
<strong>de</strong> ACD.<br />
6 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
envIaR eL estuDIo PaRa La oRganIzaCIón DeL nuevo CLub RotaRIo<br />
y eL FoRmuLaRIo DeL CLub PaDRIno De un nuevo CLub RotaRIo a su<br />
RePResentante De aCD<br />
Ambos documentos <strong>de</strong>ben cumplimentarse <strong>de</strong>bidamente, con <strong>la</strong>s firmas requeridas, antes<br />
<strong>de</strong> ser remitidos a RI. (Si <strong>de</strong>sea cumplimentar los formu<strong>la</strong>rios electrónicamente, <strong>de</strong>scargue <strong>la</strong><br />
versión en línea en www.rotary.org/downloadlibrary). Ingrese <strong>la</strong> información en los formu<strong>la</strong>rios,<br />
imprímalos, obtenga <strong>la</strong>s firmas necesarias y remítalos a RI por correo postal.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Determinar junto con el representante especial <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s específicas <strong>de</strong>l club<br />
padrino.<br />
❑ Asegurarse <strong>de</strong> que se haya informado al club padrino acerca <strong>de</strong> <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s<br />
específicas que asumirá antes <strong>de</strong> comprometerse a participar en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un<br />
nuevo club.<br />
❑ Si optase por no contar con un club padrino, explicar en <strong>de</strong>talle <strong>la</strong> razón.<br />
❑ Obtener todas <strong>la</strong>s firmas requeridas, y revisar los formu<strong>la</strong>rios antes <strong>de</strong> remitirlos.<br />
❑ Dirigir al representante <strong>de</strong> ACD cualquier duda antes <strong>de</strong> remitir los formu<strong>la</strong>rios.<br />
CaPtaCIón De Los soCIos FunDaDoRes<br />
En <strong>la</strong> etapa inicial <strong>de</strong>l nuevo club rotario, éste está conformado por los socios fundadores, a<br />
quienes se confiere <strong>la</strong> calidad <strong>de</strong> socio antes <strong>de</strong> que se apruebe <strong>la</strong> admisión <strong>de</strong>l club a RI. La<br />
mitad <strong>de</strong> los socios fundadores <strong>de</strong>ben proce<strong>de</strong>r <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad local. Como gobernador <strong>de</strong><br />
distrito, usted <strong>de</strong>cidirá el nivel <strong>de</strong> co<strong>la</strong>boración que tendrá con los socios fundadores <strong>de</strong>l club.<br />
Deberá contar con un p<strong>la</strong>n <strong>de</strong> comunicaciones a fin <strong>de</strong> que usted, el representante especial, el<br />
club padrino y los socios fundadores contribuyan plenamente al éxito <strong>de</strong>l nuevo club. Consi<strong>de</strong>re,<br />
a<strong>de</strong>más, el papel que cumplirán los asistentes <strong>de</strong> gobernador.<br />
Deberá comunicar a los socios fundadores <strong>de</strong>l club, ya sea personalmente o mediante el representante<br />
especial, <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s generales que asumirán, entre <strong>la</strong>s que se encuentran<br />
<strong>la</strong>s siguientes:<br />
• I<strong>de</strong>ntificar a los socios fundadores.<br />
• Asegurarse <strong>de</strong> que exista diversidad en cuanto a <strong>la</strong>s c<strong>la</strong>sificaciones <strong>de</strong> los socios.<br />
• Elegir el nombre <strong>de</strong>l club.<br />
• Adoptar los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
• Fijar el horario y lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión.<br />
• Adoptar el reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong>l club y <strong>la</strong> estructura <strong>de</strong> los comités.<br />
• Seleccionar a los integrantes <strong>de</strong> <strong>la</strong> directiva y los funcionarios <strong>de</strong>l club.<br />
• Fijar <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> ingreso y <strong>la</strong> cuota anual que los socios <strong>de</strong>berán abonar.<br />
Para más información sobre <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> los representantes especiales, véase el<br />
capítulo 3.
La Solicitud <strong>de</strong><br />
admisión en <strong>Rotary</strong><br />
<strong>International</strong> figura<br />
en <strong>la</strong> página 25.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Determinar el papel que asumirá el gobernador <strong>de</strong> distrito en <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> socios<br />
fundadores. Determinar su nivel <strong>de</strong> participación: ¿tendrá una participación activa o<br />
<strong>de</strong>legará <strong>la</strong> mayoría <strong>de</strong> <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s en el representante especial, club padrino<br />
o al grupo <strong>de</strong> socios fundadores que organiza el club?<br />
❑ E<strong>la</strong>borar un p<strong>la</strong>n <strong>de</strong> acción a fin <strong>de</strong> co<strong>la</strong>borar o capacitar al representante especial y al<br />
club padrino en <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> socios fundadores.<br />
❑ Fomentar un cuadro social diverso en cuanto a c<strong>la</strong>sificaciones.<br />
❑ Establecer un programa <strong>de</strong> orientación e instrucción a<strong>de</strong>cuado <strong>para</strong> los futuros socios y<br />
socios fundadores.<br />
ConFeRIR La ConDICIón De CLub RotaRIo PRovIsIonaL<br />
El gobernador otorga al grupo organizador <strong>la</strong> <strong>de</strong>signación <strong>de</strong> “club provisional” una vez que<br />
el grupo comience a reunirse semanalmente y haya elegido a los funcionarios <strong>de</strong> club que se<br />
suscribirán los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios. Tal <strong>de</strong>signación permite al club provisional<br />
entregar <strong>la</strong> cre<strong>de</strong>ncial <strong>de</strong> compensación <strong>de</strong> ausencia a los rotarios visitantes.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Cerciorarse <strong>de</strong> que el representante especial y los socios fundadores sean conscientes y<br />
estén <strong>de</strong>bidamente capacitados en cuanto al papel que cumplirán en <strong>la</strong> educación rotaria<br />
<strong>de</strong> los <strong>nuevos</strong> socios.<br />
❑ E<strong>la</strong>borar un p<strong>la</strong>n <strong>de</strong> comunicación <strong>para</strong> garantizar el mantenimiento <strong>de</strong> comunicaciones<br />
periódicas entre el gobernador <strong>de</strong> distrito, representante especial y el club padrino, a fin<br />
<strong>de</strong> mantenerse al tanto <strong>de</strong> <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s y participación en <strong>la</strong> instrucción <strong>de</strong> los socios<br />
fundadores y en perspectiva.<br />
❑ Ac<strong>la</strong>rar cualquier duda que el club provisional tuviera en cuanto al reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong>l club.<br />
examInaR La soLICItuD De aDmIsIón en RotaRy InteRnatIonaL<br />
y PResentaRLa ante La DIReCtIva De RI<br />
La Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> se presentará a RI una vez que el club provisional<br />
cuente con 25 socios fundadores activos y un grupo <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones diversas. La nómina <strong>de</strong><br />
socios presentada como parte <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión tendrá carácter <strong>de</strong> nómina <strong>de</strong>finitiva<br />
<strong>de</strong> los socios fundadores <strong>de</strong>l nuevo club. Hasta que <strong>la</strong> Directiva no emita su <strong>de</strong>cisión sobre <strong>la</strong><br />
solicitud, no se podrá admitir a socios adicionales en el club.<br />
Puesto que <strong>la</strong> nómina <strong>de</strong> socios fundadores es un elemento esencial <strong>de</strong> <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión<br />
en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>, se verifica <strong>la</strong> exactitud <strong>de</strong> tales nóminas. Con su firma, el gobernador <strong>de</strong><br />
distrito constata que ha verificado toda <strong>la</strong> información contenida en <strong>la</strong> solicitud y garantiza que <strong>la</strong>s<br />
personas cuyos nombres figuran en <strong>la</strong> nómina han recibido notificación <strong>de</strong> su inclusión en dicha lista.<br />
Los datos incluidos en <strong>la</strong> nómina <strong>de</strong> socios <strong>de</strong>ben ser exactos, ya que <strong>de</strong> lo contrario, acarrearía<br />
serias consecuencias.<br />
“En el caso <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> cuyas listas <strong>de</strong> socios son incorrectas, el secretario general<br />
tomará <strong>la</strong>s siguientes medidas:<br />
a. retendrá <strong>la</strong> carta constitutiva <strong>de</strong>l nuevo club,<br />
b. notificará al gobernador que <strong>la</strong> carta constitutiva no se entregará hasta que todos los<br />
nombres <strong>de</strong> <strong>la</strong> lista hayan sido verificados y que todas <strong>la</strong>s solicitu<strong>de</strong>s <strong>de</strong> admisión <strong>de</strong><br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
7
8 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
<strong>clubes</strong> que provengan <strong>de</strong> dicho distrito durante el año rotario en curso serán sometidas<br />
a revisión,<br />
c. notificará al gobernador que ha sido <strong>de</strong>c<strong>la</strong>rado no apto <strong>para</strong> ser elegido <strong>para</strong> cualquier<br />
cargo en RI, durante los tres años posteriores a <strong>la</strong> conclusión <strong>de</strong> su gobernación”.<br />
(Sección 18.050.15. <strong>de</strong>l <strong>Rotary</strong> Co<strong>de</strong> of Policies)<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Verificar todos los datos incluidos en <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>.<br />
❑ Cerciorarse <strong>de</strong> que <strong>la</strong> solicitud esté <strong>de</strong>bidamente cumplimentada y sea legible.<br />
❑ Analizar <strong>la</strong> hoja <strong>de</strong> trabajo sobre c<strong>la</strong>sificaciones pre<strong>para</strong>da por el representante especial<br />
a fin <strong>de</strong> constatar <strong>de</strong> que se cuenta con un cuadro social equilibrado en lo que respecta<br />
a c<strong>la</strong>sificaciones.<br />
❑ Remitir <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> admisión correspondiente junto con <strong>la</strong> solicitud.<br />
❑ Contactar con el representante <strong>de</strong> ACD <strong>de</strong> tener dudas.<br />
❑ Remitir <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> al representante <strong>de</strong> ACD <strong>para</strong><br />
que sea aprobada por <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI.<br />
entRegaR La CaRta ConstItutIva aL nuevo CLub RotaRIo<br />
La carta constitutiva <strong>de</strong>l nuevo club, firmada por el presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong> RI, porta el sello oficial <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
<strong>organización</strong> y se envía al gobernador <strong>de</strong> distrito, por lo general, en el transcurso <strong>de</strong> <strong>la</strong>s cuatro<br />
semanas siguientes a <strong>la</strong> admisión <strong>de</strong>l club. El gobernador también firma <strong>la</strong> carta constitutiva.<br />
Después <strong>de</strong> recibir <strong>la</strong> notificación <strong>de</strong> aprobación <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión y confirmar que<br />
el club funciona eficazmente, el gobernador <strong>de</strong> distrito, en co<strong>la</strong>boración con el representante<br />
especial y los funcionarios <strong>de</strong>l nuevo club, <strong>de</strong>berá fijar <strong>la</strong> fecha y <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong><br />
entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia <strong>de</strong>berá fijarse <strong>la</strong><br />
fecha <strong>de</strong> <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva antes <strong>de</strong> recibirse <strong>la</strong> notificación <strong>de</strong> <strong>la</strong> aprobación<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión, puesto que podrían surgir <strong>de</strong>moras inesperadas en <strong>la</strong> tramitación<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud.<br />
Para más información sobre cómo organizar <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva,<br />
consulte el capítulo 6.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Calcu<strong>la</strong>r el tiempo que le tomarán al representante especial y los funcionarios <strong>de</strong>l nuevo<br />
club organizar <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva.<br />
❑ Mantener al representante especial informado acerca <strong>de</strong> cualquier aspecto que <strong>de</strong>sea<br />
incorporar en <strong>la</strong> ceremonia, a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> los indicados en el capítulo 6.<br />
❑ Pre<strong>para</strong>r con el representante especial el comunicado <strong>de</strong> prensa que se emitirá a los<br />
medios <strong>de</strong> difusión <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad.<br />
Se exhorta al gobernador a mantenerse en contacto con el nuevo club <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> su fundación<br />
y a apoyar el crecimiento continuo <strong>de</strong>l mismo. El gobernador saliente <strong>de</strong>berá entregar<br />
al gobernador electo una lista <strong>de</strong> los representantes especiales que se encuentran trabajando<br />
activamente en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong>.
3 Funciones y responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l<br />
representante especial<br />
Convoque <strong>la</strong> reunión<br />
<strong>de</strong> p<strong>la</strong>nificación<br />
<strong>de</strong>spués <strong>de</strong> aprobado<br />
el Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong><br />
<strong>organización</strong> <strong>de</strong>l club<br />
rotario, pero antes <strong>de</strong><br />
que se dé inicio a <strong>la</strong><br />
<strong>organización</strong> propiamente<br />
dicha.<br />
Consulte <strong>la</strong> Hoja <strong>de</strong><br />
preguntas frecuentes<br />
(página 33) antes <strong>de</strong><br />
asistir a <strong>la</strong> reunión <strong>de</strong><br />
p<strong>la</strong>nificación.<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito nombrará a un rotario bien informado que sea socio <strong>de</strong> un club cercano,<br />
<strong>de</strong> preferencia el club padrino, quien se <strong>de</strong>sempeñará en calidad <strong>de</strong> representante especial<br />
<strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club nuevo y estará facultado <strong>para</strong> representar al gobernador en<br />
los trámites re<strong>la</strong>cionados con <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong>l nuevo club. El gobernador fijará los <strong>de</strong>beres<br />
concretos y <strong>la</strong> autoridad que le conferirá al representante según sea lo apropiado en el distrito.<br />
Como parte <strong>de</strong> sus funciones, es probable que el representante especial lleve a cabo, entre<br />
otras, <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s que se <strong>de</strong>scriben más abajo. Deberá mantener una estrecha comunicación<br />
con el gobernador <strong>de</strong> distrito en cuanto a <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l cargo. Vale mencionar que<br />
<strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s presentadas en este capítulo no necesariamente ocurren en el or<strong>de</strong>n provisto.<br />
A fin <strong>de</strong> <strong>de</strong>sempeñar eficazmente su papel <strong>de</strong> represente especial, le recomendamos comunicarse<br />
asiduamente con el gobernador <strong>de</strong> distrito y su representante <strong>de</strong> Apoyo a Clubes y Distritos<br />
(ACD) <strong>de</strong> RI y consultar el presente manual al igual que el Manual <strong>de</strong> Procedimiento (035-ES).<br />
ConvoCaR una ReunIón Con eL CLub PaDRIno y eL gRuPo oRganIzaDoR<br />
El propósito <strong>de</strong> tal reunión será fomentar el acercamiento entre los socios <strong>de</strong>l club padrino y<br />
los socios fundadores que participan en el proceso <strong>de</strong> <strong>organización</strong>. El representante especial<br />
facilitará el encuentro entre ambos grupos y los orientará en el establecimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong>s pautas<br />
<strong>de</strong> trabajo que <strong>de</strong>berán observar en los años próximos.<br />
A <strong>la</strong> reunión <strong>de</strong>berá invitarse a los posibles socios fundadores cualificados, al gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
y al presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club padrino, quien podría exten<strong>de</strong>r <strong>la</strong> invitación a otros rotarios <strong>de</strong> su club.<br />
Aproveche esta reunión <strong>para</strong> que los asistentes intercambien i<strong>de</strong>as, fijen metas y se conozcan<br />
mejor. Determinen cómo podrían captar posibles socios fundadores utilizando como punto <strong>de</strong><br />
partida los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
Programa que se sugiere <strong>para</strong> <strong>la</strong> reunión:<br />
• Repasar <strong>la</strong>s disposiciones <strong>de</strong> los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios sobre el cuadro<br />
social.<br />
• P<strong>la</strong>near activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> captación <strong>de</strong> socios.<br />
Consi<strong>de</strong>rar los siguientes recursos como fuentes <strong>de</strong> posibles socios:<br />
- Empresas y organizaciones importantes <strong>de</strong>l área y <strong>la</strong>s personas empleadas o afiliadas<br />
a éstas que poseen <strong>la</strong>s cualida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> afiliación.<br />
- Rotarios que actualmente son socios <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> vecinos, <strong>para</strong> quienes <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> reunión<br />
<strong>de</strong>l club nuevo podría ser más conveniente.<br />
- Ex rotarios que resi<strong>de</strong>n en el área.<br />
- Ex becarios <strong>de</strong> La Fundación Rotaria o ex participantes en programas <strong>de</strong> RI (solicite<br />
una lista <strong>de</strong> ex becarios que resi<strong>de</strong>n en el área a alumni@rotary.org).<br />
- Rotaractianos y ex rotaractianos<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
9
Anime al grupo organizador<br />
a adquirir los<br />
siguientes recursos<br />
educativos <strong>para</strong> usarlos<br />
en <strong>la</strong>s sesiones<br />
<strong>de</strong> información <strong>para</strong><br />
socios en perspectiva.<br />
- Juego <strong>de</strong> materiales<br />
informativos<br />
<strong>para</strong> socios en<br />
perspectiva<br />
(423-ES) o los<br />
componentes<br />
individuales:<br />
Bienvenido a<br />
<strong>Rotary</strong> (265-MU),<br />
Información básica<br />
sobre <strong>Rotary</strong><br />
(595-ES), Esto es<br />
<strong>Rotary</strong> (001-ES),<br />
¿Qué es <strong>Rotary</strong>?<br />
(419-ES), El Desafío<br />
<strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> por 200<br />
millones <strong>de</strong> dó<strong>la</strong>res<br />
– Folleto (986-ES),<br />
y La Fundación<br />
Rotaria – Tarjeta<br />
informativa<br />
(159-ES)<br />
- Juego <strong>de</strong> vi<strong>de</strong>os<br />
sobre el cuadro<br />
social (427-MU)<br />
- Esto es <strong>Rotary</strong><br />
(DVD, 449-ES)<br />
- El Desafío <strong>de</strong><br />
<strong>Rotary</strong> por 200<br />
millones <strong>de</strong> dó<strong>la</strong>res<br />
(DVD, 985-ES)<br />
- <strong>Rotary</strong> y <strong>la</strong> comunidadinternacional:<br />
Integrando <strong>la</strong><br />
comunidad local<br />
en el mundo<br />
(DVD, 266-MU)<br />
10 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
- Ejecutivos jubi<strong>la</strong>dos que resi<strong>de</strong>n en el área.<br />
- <strong>Guía</strong>s o directorios comerciales o guías <strong>de</strong> teléfono locales.<br />
- Directorios <strong>de</strong> otras asociaciones o grupos profesionales <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad.<br />
- Egresados <strong>de</strong> institutos y universida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> formación empresarial.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Pedir al gobernador <strong>de</strong> distrito que <strong>de</strong>linee <strong>de</strong>tal<strong>la</strong>damente sus expectativas en cuanto<br />
a usted y el papel que jugará en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong>l nuevo club.<br />
❑ Analizar el papel <strong>de</strong> mentor <strong>de</strong>l club padrino con los socios <strong>de</strong>l club en formación, a fin<br />
<strong>de</strong> que éstos expresen lo que esperan recibir <strong>de</strong>l club padrino.<br />
❑ Determinar <strong>la</strong> frecuencia <strong>de</strong> <strong>la</strong>s comunicaciones entre el club padrino y el club en formación.<br />
Fomentar una sólida re<strong>la</strong>ción <strong>de</strong> trabajo entre ambos <strong>clubes</strong>.<br />
❑ Establecer un p<strong>la</strong>n <strong>de</strong> comunicación <strong>para</strong> todas <strong>la</strong>s personas que participan en el proceso<br />
<strong>de</strong> <strong>organización</strong>. ¿Cómo se comunicará con los socios fundadores <strong>de</strong>l grupo organizador<br />
y el club padrino? ¿Cómo se comunicarán el club padrino y el grupo organizador? ¿Qué<br />
medios <strong>de</strong> comunicación prefieren <strong>la</strong>s partes involucradas?<br />
❑ Delinear <strong>la</strong> manera en que se repartirán <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s entre el representante<br />
especial y el club padrino o grupo organizador en lo que respecta a <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> los<br />
socios fundadores.<br />
❑ Delinear un proceso y cronograma <strong>para</strong> cumplimentar los documentos requeridos <strong>para</strong><br />
<strong>la</strong> admisión <strong>de</strong>l nuevo club.<br />
❑ Animar al grupo organizador a distribuir materiales <strong>de</strong> RI entre los posibles socios y <strong>de</strong>cidir<br />
quién será el responsable <strong>de</strong> obtener dichos materiales. Consultar el Catálogo <strong>de</strong> RI en<br />
línea en shop.rotary.org <strong>para</strong> enterarse <strong>de</strong> <strong>la</strong>s últimas noveda<strong>de</strong>s.<br />
❑ Cerciorarse <strong>de</strong> que toda pregunta o duda que tenga el grupo organizador sobre <strong>Rotary</strong><br />
o el proceso <strong>de</strong> <strong>organización</strong> sea contestada o ac<strong>la</strong>rada oportunamente.<br />
❑ Proporcionar al grupo organizador un ejemp<strong>la</strong>r <strong>de</strong>l Manual <strong>de</strong> Procedimiento (035-ES).<br />
InFoRmaR aL CLub PaDRIno sobRe Las ResPonsabILIDaDes<br />
que Le CoRResPonDen<br />
El éxito <strong>de</strong> un club nuevo <strong>de</strong>pen<strong>de</strong> <strong>de</strong> una buena <strong>organización</strong> y <strong>de</strong> su funcionamiento durante<br />
los primeros años. El club padrino juego un importante papel en el éxito <strong>de</strong>l nuevo club. En<br />
calidad <strong>de</strong> representante especial, <strong>de</strong>berá cerciorarse <strong>de</strong> que el club padrino sea realmente<br />
un mentor <strong>para</strong> el nuevo club. Puesto que <strong>para</strong> muchos <strong>clubes</strong> será <strong>la</strong> primera que sirvan en<br />
calidad <strong>de</strong> club padrino, una <strong>de</strong> <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s principales <strong>de</strong>l representante especial es<br />
informar <strong>de</strong>tal<strong>la</strong>damente al club acerca <strong>de</strong> sus responsabilida<strong>de</strong>s y lo que se espera <strong>de</strong> sus socios.<br />
El club padrino servirá <strong>de</strong> mentor al nuevo club tanto antes como <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> su fundación.<br />
Junto con el club padrino, p<strong>la</strong>nifique y organice los procesos administrativos <strong>de</strong>l nuevo club, y<br />
analicen ejemplos específicos <strong>de</strong> cómo el club padrino orientará al nuevo club en sus programas<br />
y proyectos iniciales.
Recomien<strong>de</strong> al club<br />
padrino que utilice<br />
los recursos <strong>de</strong> RI en<br />
<strong>la</strong> <strong>la</strong>bor que realiza<br />
con el club en<br />
formación.<br />
La publicación<br />
Orientación <strong>de</strong> socios<br />
<strong>nuevos</strong>: <strong>Guía</strong> <strong>para</strong> los<br />
<strong>clubes</strong> (414-ES) es un<br />
valioso recurso <strong>para</strong><br />
el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> programas<br />
<strong>de</strong> instrucción<br />
<strong>para</strong> socios <strong>nuevos</strong> y<br />
en perspectiva.<br />
Recomien<strong>de</strong> a los<br />
socios <strong>de</strong> ambos <strong>clubes</strong><br />
que consulten <strong>la</strong>s<br />
publicaciones <strong>Guía</strong><br />
<strong>para</strong> el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l<br />
cuadro social (417-ES)<br />
y Recursos <strong>para</strong> <strong>la</strong><br />
evaluación <strong>de</strong>l club<br />
<strong>para</strong> sus activida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> captación <strong>de</strong> socios,<br />
<strong>la</strong>s cuales pue<strong>de</strong>n <strong>de</strong>scargarse<br />
<strong>de</strong><br />
www.rotary.org/es<br />
/membershipresources.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Cerciorarse <strong>de</strong> que el grupo organizador ya haya iniciado conversaciones sobre el proceso<br />
administrativo <strong>de</strong> un club rotario.<br />
❑ Fundamentar el papel que el club padrino cumplirá en <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> socios en perspectiva.<br />
❑ E<strong>la</strong>borar un programa formal <strong>de</strong> orientación <strong>para</strong> posibles socios, en co<strong>la</strong>boración con<br />
los miembros fundadores.<br />
❑ Determinar <strong>la</strong> fecha aproximada en que el club nuevo celebrará su primera reunión e<br />
informar al respecto al gobernador <strong>de</strong> distrito.<br />
❑ P<strong>la</strong>nificar, en co<strong>la</strong>boración con el grupo organizador, el gobernador <strong>de</strong> distrito y el club<br />
padrino, <strong>la</strong>s primeras ocho o diez reuniones <strong>de</strong>l club.<br />
❑ Verificar si los dirigentes <strong>de</strong>l club padrino están dispuestos y pre<strong>para</strong>dos <strong>para</strong> servir <strong>de</strong><br />
mentores.<br />
CaPtaCIón De Los soCIos FunDaDoRes en PeRsPeCtIva<br />
Animar a los socios fundadores a participar activamente en <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> los <strong>nuevos</strong> socios,<br />
realzando así su papel <strong>de</strong> arquitectos <strong>de</strong>l club. Mantener a los socios fundadores informados<br />
sobre <strong>Rotary</strong>, <strong>de</strong> manera que, llegado el momento, sean ellos quienes promuevan el club <strong>de</strong><br />
manera proactiva entre posibles socios. Motivar a los socios <strong>de</strong>l club padrino <strong>para</strong> que fomenten<br />
entre los socios fundadores en perspectiva <strong>la</strong>s ventajas que ofrece <strong>la</strong> afiliación a un club rotario<br />
e invitarlos a participar en sus proyectos <strong>de</strong> servicio y eventos especiales.<br />
Deberá, a<strong>de</strong>más, <strong>de</strong>stacar <strong>la</strong> importancia <strong>de</strong> contar con un cuadro social diverso. La comprensión<br />
internacional y <strong>la</strong> buena voluntad comienzan con <strong>la</strong> aplicación <strong>de</strong> los mismos principios <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l<br />
ámbito <strong>de</strong>l club. Analizar si <strong>la</strong> nómina <strong>de</strong> socios en perspectiva refleja <strong>la</strong> diversidad <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad<br />
en términos <strong>de</strong> grupos étnicos, edad y religión. ¿Refleja <strong>la</strong> composición <strong>de</strong>l cuadro social en cuanto<br />
a sexo el colectivo profesional <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad? Si no fuera el caso, exprese sus inquietu<strong>de</strong>s a los<br />
socios fundadores <strong>de</strong>l club o, <strong>de</strong> lo contrario, felicítelos por un trabajo bien hecho.<br />
Deberá asegurar también que el club cuenta con un cuadro social equilibrado en lo que respecta<br />
a c<strong>la</strong>sificaciones. Será su responsabilidad, a<strong>de</strong>más, remitir <strong>la</strong> Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> c<strong>la</strong>sificaciones<br />
(anexo 2) al gobernador <strong>de</strong> distrito. El objetivo <strong>de</strong> todo club rotario es ser una muestra representativa<br />
<strong>de</strong> los sectores profesionales y empresariales <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad. El principio <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones<br />
es uno <strong>de</strong> los conceptos fundamentales <strong>de</strong> RI. Por lo tanto, es responsabilidad <strong>de</strong>l representante<br />
especial <strong>de</strong>scribir el concepto al grupo organizador, informarle sobre <strong>la</strong> normativa oficial <strong>de</strong> RI y<br />
fomentar el establecimiento <strong>de</strong> un club con un cuadro social diverso.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Establecer un cronograma <strong>de</strong> <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s que <strong>de</strong>ben realizarse <strong>para</strong> obtener <strong>la</strong> condición<br />
<strong>de</strong> club provisional.<br />
❑ Determinar junto con los socios fundadores el mensaje que <strong>de</strong>berán <strong>de</strong>stacar sobre el<br />
nuevo club ante posibles socios. ¿Qué es lo que atraerá a posibles socios al nuevo club?<br />
¿Qué lo diferencia <strong>de</strong> los otros <strong>clubes</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad?<br />
❑ Discutir <strong>la</strong> importancia <strong>de</strong> contar con un cuadro social diverso con los socios fundadores y<br />
el club padrino, el cual <strong>de</strong>berá promover constantemente este concepto como un recurso<br />
esencial <strong>para</strong> <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> socios.<br />
❑ Proporcionar al grupo organizador varias copias <strong>de</strong> <strong>la</strong> normativa sobre diversidad y c<strong>la</strong>sificación<br />
que figura en el Manual <strong>de</strong> Procedimiento (035-ES) los Estatutos <strong>de</strong> RI, y los<br />
Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
11
Véase <strong>la</strong> Hoja <strong>de</strong><br />
trabajo <strong>para</strong><br />
establecer <strong>la</strong>s<br />
c<strong>la</strong>sificaciones <strong>de</strong>l<br />
nuevo club (anexo 2).<br />
La Solicitud <strong>de</strong><br />
admisión en <strong>Rotary</strong><br />
<strong>International</strong> figura<br />
en <strong>la</strong> página 25.<br />
El Glosario <strong>de</strong> términos<br />
rotarios (anexo 3)<br />
ayudará a los socios<br />
fundadores a familiarizarse<br />
con estos<br />
<strong>nuevos</strong> conceptos y<br />
terminología <strong>de</strong> uso<br />
común en <strong>Rotary</strong>.<br />
12 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
❑ Cumplimentar, junto con los socios fundadores, <strong>la</strong> encuesta sobre c<strong>la</strong>sificaciones, el<br />
estudio <strong>de</strong> diversidad, y el estudio <strong>de</strong> 25 minutos sobre el cuadro social disponibles en<br />
línea como parte <strong>de</strong> los Recursos <strong>para</strong> <strong>la</strong> evaluación <strong>de</strong>l club. Dar participación al club<br />
padrino en tales activida<strong>de</strong>s.<br />
❑ Determinar <strong>la</strong> fecha aproximada en que el club nuevo celebrará su primera reunión.<br />
Co<strong>la</strong>borar junto con los socios <strong>de</strong>l club padrino y los socios fundadores en <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong>s primeras reuniones <strong>de</strong>l nuevo club.<br />
❑ Cumplimentar <strong>la</strong> Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> c<strong>la</strong>sificaciones y presentar<strong>la</strong> a consi<strong>de</strong>ración <strong>de</strong>l<br />
gobernador.<br />
asIstIR a Los soCIos FunDaDoRes Con Las FunCIones aDmInIstRatIvas<br />
Mientras más información y orientación reciban los socios fundadores acerca <strong>de</strong> <strong>la</strong> administración<br />
<strong>de</strong>l club, aun antes <strong>de</strong> recibir <strong>la</strong> carta constitutiva, mayor será <strong>la</strong> posibilidad <strong>de</strong> que el<br />
club funcione eficazmente una vez admitido en <strong>la</strong> <strong>organización</strong>. Debido a <strong>la</strong> importancia que<br />
revisten los puntos que aparecen a continuación en negritas, el representante especial <strong>de</strong>berá<br />
cerciorarse <strong>de</strong> que los socios fundadores los comprendan cabalmente y que sepan a quién<br />
recurrir en caso <strong>de</strong> tener dudas o preguntas.<br />
Exsisten ciertas consi<strong>de</strong>raciones que el representante especial <strong>de</strong>berá tomar en cuenta a <strong>la</strong> hora<br />
<strong>de</strong> organizar ciber<strong>clubes</strong>. Consulte los <strong>de</strong>talles en el anexo 7.<br />
Localidad y nombre <strong>de</strong>l club<br />
Todo club rotario funciona <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> <strong>de</strong>terminada localidad, es <strong>de</strong>cir, el área en que el club<br />
prestará servicio. Una localidad está conformada por una o más comunida<strong>de</strong>s. La localidad<br />
<strong>de</strong>l club rotario <strong>de</strong>berá figurar inscrita en <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> y en<br />
los estatutos <strong>de</strong>l club.<br />
El nombre <strong>de</strong>berá i<strong>de</strong>ntificar al club, su localidad y <strong>la</strong> comunidad a <strong>la</strong> que sirve. El nombre<br />
<strong>de</strong>berá ser fácil <strong>de</strong> ubicar en un mapa <strong>de</strong>l área. El formato oficial <strong>de</strong>l nombre <strong>de</strong> un club<br />
rotario es “Club Rotario <strong>de</strong> nombre <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad, estado/provincia/<strong>de</strong>partamento, país”.<br />
Cuando ya existan uno o más <strong>clubes</strong> <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> una comunidad dada, los <strong>clubes</strong> adicionales<br />
utilizarán el nombre <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad en combinación con otra <strong>de</strong>signación específica, a fin <strong>de</strong><br />
distinguirlos <strong>de</strong> los <strong>de</strong>más <strong>clubes</strong>. El formato tradicional <strong>para</strong> los <strong>clubes</strong> adicionales es “Club<br />
Rotario <strong>de</strong> nombre <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad – Norte/Este/Sur/Oeste/Metropolitano, estado/provincia/<br />
<strong>de</strong>partamento, país”. No se recomienda incluir en el nombre <strong>de</strong>l club <strong>la</strong> <strong>de</strong>signación <strong>de</strong> una<br />
comida (<strong>de</strong>sayuno, almuerzo, cena), puesto que podría dar <strong>la</strong> impresión <strong>de</strong> que los socios <strong>de</strong>l<br />
club sólo se reúnen <strong>para</strong> comer. El secretario general <strong>de</strong>terminará si el nombre seleccionado<br />
es apropiado sobre <strong>la</strong> base <strong>de</strong> <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>.<br />
En el capítulo 6 aparecen ejemplos <strong>de</strong> nombres <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> rotarios apropiados. Si tuviera alguna<br />
duda al respecto, contacte con su representante <strong>de</strong> ACD.<br />
Horario y lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión semanal<br />
El lugar y <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> reunión <strong>de</strong>l nuevo club rotario <strong>de</strong>berán consi<strong>de</strong>rarse <strong>de</strong>tenidamente,<br />
teniendo en cuenta los siguientes elementos: edad <strong>de</strong> los socios fundadores, responsabilida<strong>de</strong>s<br />
profesionales y personales, lugar <strong>de</strong> resi<strong>de</strong>ncia y <strong>de</strong> trabajo, y distancia que <strong>de</strong>berán recorrer<br />
<strong>para</strong> asistir a <strong>la</strong>s reuniones <strong>de</strong>l club. Por ejemplo, si <strong>la</strong> mayoría <strong>de</strong> los socios tiene hijos pequeños<br />
y prefiere no asistir a reuniones nocturnas, <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión <strong>de</strong>berá fijarse antes <strong>de</strong> <strong>la</strong>s<br />
17.00. Los socios que resi<strong>de</strong>n en áreas suburbanas pero trabajan en el centro podrían elegir el<br />
lugar en base a <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> reunión. A fin <strong>de</strong> minimizar gastos <strong>para</strong> los socios <strong>de</strong>l club, consi<strong>de</strong>re<br />
<strong>la</strong> posibilidad <strong>de</strong> celebrar <strong>la</strong>s reuniones a <strong>la</strong> hora <strong>de</strong>l <strong>de</strong>sayuno o sin servicio <strong>de</strong> comidas.
Véanse los mo<strong>de</strong>los<br />
que se ofrecen en <strong>la</strong><br />
página 45 <strong>para</strong> programar<br />
el or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l<br />
día <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones<br />
iniciales <strong>de</strong>l club.<br />
Suministar al club<br />
provisional un<br />
ejemp<strong>la</strong>r <strong>de</strong> Juego<br />
<strong>de</strong> materiales <strong>para</strong><br />
funcionarios <strong>de</strong>l club<br />
(225-ES). Disponible<br />
en shop.rotary.org o<br />
<strong>de</strong>scargar los módulos<br />
individuales <strong>de</strong><br />
www.rotary.org.<br />
Para <strong>de</strong>scargar el<br />
Cómo ser un club<br />
dinámico: P<strong>la</strong>n <strong>de</strong><br />
li<strong>de</strong>razgo (245-ES)<br />
visite www.rotary.org<br />
/downloadlibrary,<br />
o shop.rotary.org<br />
<strong>para</strong> obtener un ejemp<strong>la</strong>r<br />
impreso <strong>para</strong> los<br />
funcionarios e integrantes<br />
<strong>de</strong> los comités<br />
<strong>de</strong>l nuevo club.<br />
Celebración <strong>de</strong> reuniones semanales<br />
Durante <strong>la</strong>s primeras reuniones semanales <strong>de</strong>l nuevo club, se <strong>de</strong>berán abordar varios asuntos,<br />
entre ellos, los requisitos <strong>de</strong> afiliación, el propósito y contenido <strong>de</strong> los documentos estatutarios,<br />
y <strong>la</strong> elección <strong>de</strong> los funcionarios <strong>de</strong>l club. En el anexo 4 se incluye un mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> programa.<br />
elección <strong>de</strong> funcionarios provisionales y <strong>la</strong> primera asamblea <strong>de</strong>l Club<br />
La elección <strong>de</strong> funcionarios con habilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo es un elemento c<strong>la</strong>ve <strong>para</strong> el éxito <strong>de</strong>l<br />
nuevo club. Los funcionarios y directores <strong>de</strong>berán ser elegidos por su visión <strong>de</strong> futuro, cualida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo y competencia administrativa, teniéndose en cuenta, a<strong>de</strong>más, su disponibilidad<br />
<strong>para</strong> llevar a cabo <strong>la</strong>s tareas re<strong>la</strong>cionadas con el club. El representante especial y el club padrino<br />
<strong>de</strong>berán orientar al nuevo club en <strong>la</strong> elección <strong>de</strong> sus funcionarios.<br />
La nueva junta directiva se reunirá inmediatamente <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> <strong>la</strong> elección <strong>de</strong> sus integrantes,<br />
a saber: presi<strong>de</strong>nte, presi<strong>de</strong>nte electo (generalmente <strong>la</strong> misma persona ocupará ambos cargos<br />
si el club recibe su carta constitutiva durante el segundo semestre <strong>de</strong>l año rotario, entre enero<br />
y junio), vicepresi<strong>de</strong>nte (se podrá elegir a más <strong>de</strong> un vicepresi<strong>de</strong>nte), secretario, tesorero y<br />
macero. Presidirá esta reunión el representante especial.<br />
Tras <strong>la</strong> elección <strong>de</strong> <strong>la</strong> directiva y el nombramiento <strong>de</strong> los integrantes <strong>de</strong> los comités, el presi<strong>de</strong>nte<br />
convocará <strong>la</strong> primera Asamblea <strong>de</strong>l Club. La asamblea funciona es en sí una sesión<br />
<strong>de</strong> p<strong>la</strong>nificación, durante <strong>la</strong> cual los presi<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> los comités analizan <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s<br />
correspondientes a sus comités. Es una excelente oportunidad <strong>para</strong> que los dirigentes <strong>de</strong>l club<br />
tracen sus p<strong>la</strong>nes, a fin <strong>de</strong> integrarlos en el programa general <strong>de</strong>l club.<br />
estructura <strong>de</strong> los comités <strong>de</strong>l club<br />
La directiva <strong>de</strong>l nuevo club e<strong>la</strong>borará un p<strong>la</strong>n <strong>para</strong> los comités que sea coherente con sus metas<br />
y objetivos. En los artículos 9 y 10 <strong>de</strong>l Reg<strong>la</strong>mento que se recomienda a los <strong>clubes</strong> rotarios se<br />
<strong>de</strong>scriben <strong>la</strong> estructura y los <strong>de</strong>beres <strong>de</strong> los cinco comités que se recomiendan (Administración,<br />
Re<strong>la</strong>ciones Públicas, Cuadro Social, Proyectos <strong>de</strong> Servicio y La Fundación Rotaria). Cada año se<br />
establecerán comités adicionales según sea necesario.<br />
Las responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> cada comité se <strong>de</strong>linearán en el reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong>l club. Los comités<br />
se reunirán inmediatamente <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> su formación, a fin <strong>de</strong> que sus integrantes puedan<br />
analizar sus <strong>de</strong>beres y p<strong>la</strong>near sus activida<strong>de</strong>s. Tan pronto se <strong>de</strong>terminen los proyectos iniciales,<br />
cada comité informará a <strong>la</strong> directiva <strong>de</strong>l club sobre sus p<strong>la</strong>nes. Ningún comité podrá tomar<br />
<strong>de</strong>cisiones sin antes presentar un informe a <strong>la</strong> directiva y obtener su aprobación, salvo que se<br />
cuente con <strong>la</strong> expresa autorización <strong>de</strong> este cuerpo. Los presi<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> los comités serán responsables<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> celebración <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones y <strong>de</strong> informar a <strong>la</strong> directiva sobre <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> sus respectivos comités.<br />
En su calidad <strong>de</strong> representante especial, aliente a los presi<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> los comités <strong>de</strong>l club padrino<br />
a que se reúnan con sus homólogos <strong>de</strong>l club nuevo. Motive, asimismo, a los miembros <strong>de</strong> los<br />
comités <strong>de</strong>l club en formación a asistir a <strong>la</strong>s reuniones <strong>de</strong> los comités <strong>de</strong>l club padrino.<br />
Publicación Cómo ser un club dinámico: P<strong>la</strong>n <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo<br />
Se exhorta a los <strong>clubes</strong> a utilizar <strong>la</strong> guía Cómo ser un club dinámico: P<strong>la</strong>n <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo <strong>para</strong><br />
implementar algunas <strong>de</strong> <strong>la</strong>s mejores prácticas recomendadas <strong>para</strong> aumentar <strong>la</strong> eficacia <strong>de</strong>l club,<br />
<strong>la</strong> participación <strong>de</strong> los socios y promover <strong>la</strong> imagen <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> en <strong>la</strong> comunidad. Se recomienda<br />
que los socios revisen estas prácticas anualmente <strong>para</strong> asegurarse <strong>de</strong> que siguen cumpliendo<br />
<strong>la</strong>s metas y reflejando <strong>la</strong> i<strong>de</strong>ntidad <strong>de</strong>l club. El representante especial podría recurrir a los dirigentes<br />
distritales, especialmente a los asistentes <strong>de</strong>l gobernador <strong>para</strong> ayudar a los dirigentes<br />
<strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> a implementar y revisar <strong>la</strong>s prácticas <strong>de</strong>l p<strong>la</strong>n a lo <strong>la</strong>rgo <strong>de</strong>l año.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
13
Los <strong>clubes</strong> <strong>de</strong> EE.UU.,<br />
Samoa Americana,<br />
Guam, Marianas <strong>de</strong>l<br />
Norte, Puerto Rico<br />
y <strong>la</strong>s Is<strong>la</strong>s Vírgenes<br />
<strong>de</strong> EE.UU. <strong>de</strong>berán<br />
solicitar a <strong>la</strong> Dirección<br />
Nacional <strong>de</strong> Rentas<br />
Públicas (Internal<br />
Revenue Service –<br />
IRS) el employer<br />
i<strong>de</strong>ntification number<br />
(EIN). Para ello, utilizarán<br />
el Formu<strong>la</strong>rio<br />
SS-4 <strong>de</strong>l IRS (<strong>para</strong> <strong>la</strong>s<br />
instrucciones correspondientes,<br />
ingresar<br />
en www.irs.gov/forms<br />
pubs). Tras recibir el<br />
EIN, el club notificará<br />
al representante <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong> Apoyo a Clubes<br />
y Distritos, a fin <strong>de</strong><br />
que dicho número se<br />
incluya en los registros<br />
permanentes<br />
<strong>de</strong>l club en <strong>la</strong> Se<strong>de</strong><br />
Mundial <strong>de</strong> RI.<br />
Pasos a seguir:<br />
14 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
❑ Confirmar que haya consenso entre los socios fundadores <strong>de</strong>l club en cuanto al horario<br />
y lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión semanal.<br />
❑ Supervisar <strong>la</strong> adopción <strong>de</strong> los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios y el reg<strong>la</strong>mento<br />
correspondiente.<br />
❑ Exhortar a los socios fundadores que logren alcanzar un mínimo <strong>de</strong> 25 socios <strong>para</strong> cierta<br />
fecha.<br />
❑ Fomentar el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> un cuadro social diverso que sea representativo <strong>de</strong> <strong>la</strong> composición<br />
profesional <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad.<br />
❑ Supervisar <strong>la</strong> programación <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones semanales y <strong>la</strong> e<strong>la</strong>boración <strong>de</strong>l or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día,<br />
en co<strong>la</strong>boración con el club patrocinador y los socios fundadores <strong>de</strong>l nuevo club (véase<br />
mo<strong>de</strong>los <strong>de</strong> programas en el anexo 4).<br />
❑ Supervisar <strong>la</strong> elección <strong>de</strong> los funcionarios y <strong>la</strong> junta directiva <strong>de</strong>l club provisional.<br />
❑ Cerciorarse <strong>de</strong> que el tesorero interino cobre <strong>la</strong>s cuotas pertinentes a los socios en perspectiva.<br />
❑ Presidir <strong>la</strong> primera reunión <strong>de</strong> <strong>la</strong> junta directiva y verificar que se cuente con los comités<br />
necesarios.<br />
❑ Explicar el objetivo <strong>de</strong> <strong>la</strong> asamblea <strong>de</strong>l club a los socios fundadores y ayudarlos en <strong>la</strong><br />
realización <strong>de</strong> <strong>la</strong> primera asamblea.<br />
❑ Orientar a los socios fundadores, en coordinación con el club padrino, en <strong>la</strong> celebración<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones <strong>de</strong> los comités.<br />
❑ Invitar a los miembros <strong>de</strong> los comités <strong>de</strong>l nuevo club a asistir a una reunión <strong>de</strong> los comités <strong>de</strong>l<br />
club padrino, a fin <strong>de</strong> que comprendan mejor el funcionamiento <strong>de</strong> un comité con experiencia.<br />
❑ Exhortar al nuevo club a aprovechar <strong>la</strong> flexibilidad con <strong>la</strong> que cuenta <strong>para</strong> su gestión<br />
administrativa y a consi<strong>de</strong>rar <strong>la</strong>s mejores prácticas incluidas en Cómo ser un club<br />
dinámico: P<strong>la</strong>n <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo.<br />
❑ Co<strong>la</strong>borar con el grupo organizador <strong>para</strong> que complete y remita al gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
<strong>la</strong> “Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>”, acompañado <strong>de</strong> <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> admisión<br />
<strong>de</strong>l club.<br />
❑ Asegurase <strong>de</strong> que el grupo organizador cump<strong>la</strong> con todas <strong>la</strong>s regu<strong>la</strong>ciones gubernamentales<br />
vigentes en <strong>la</strong> localidad.<br />
CoLaboRaCIón Con eL CLub PRovIsIonaL<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito otorgará al club <strong>la</strong> <strong>de</strong>signación <strong>de</strong> “club provisional”, una vez que esté<br />
listo <strong>para</strong> reunirse semanalmente y haya elegido a sus funcionarios, <strong>de</strong>signación que mantendrá<br />
hasta que reciba su carta constitutiva. Tal <strong>de</strong>signación permite al club provisional entregar <strong>la</strong><br />
cre<strong>de</strong>ncial <strong>de</strong> compensación <strong>de</strong> ausencia a los rotarios visitantes.<br />
El club padrino <strong>de</strong>berá continuar en calidad <strong>de</strong> mentor <strong>de</strong>l club provisional durante esta importante<br />
etapa <strong>de</strong> <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l nuevo club. Como representante especial <strong>de</strong>berá constatar que<br />
el club padrino continúe en tal capacidad y comunicarse periódicamente con éste, si no fuera<br />
su propio club. Deberá también mantener una buena comunicación con el club provisional,<br />
y cerciorarse <strong>de</strong> que está recibiendo <strong>la</strong> orientación y asesoría necesarias. En este período <strong>de</strong><br />
tiempo, el club podría recibir mentoría en <strong>la</strong>s siguientes áreas:<br />
• Creación <strong>de</strong>l sitio Web <strong>de</strong>l club<br />
• E<strong>la</strong>boración <strong>de</strong> un p<strong>la</strong>n <strong>de</strong> comunicación, incluido el boletín <strong>de</strong>l club. Anime al redactor<br />
<strong>de</strong>l boletín <strong>de</strong>l club padrino a que se reúna con el futuro redactor <strong>de</strong>l club provisional
La publicación<br />
Re<strong>la</strong>ciones públicas<br />
eficaces: <strong>Guía</strong> <strong>para</strong><br />
los <strong>clubes</strong> rotarios<br />
(257-ES) es un excelente<br />
recurso <strong>para</strong> los<br />
<strong>clubes</strong> provisionales<br />
puesto que contiene<br />
sugerencias <strong>para</strong> promover<br />
sus activida<strong>de</strong>s<br />
en <strong>la</strong> comunidad.<br />
Comunida<strong>de</strong>s en<br />
acción/Recursos <strong>para</strong><br />
evaluar <strong>la</strong>s necesida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad<br />
(605-ES) contiene<br />
sugerencias <strong>para</strong> el<br />
<strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> proyecto<br />
<strong>de</strong> servicio eficaces.<br />
Los <strong>clubes</strong> que participan<br />
en proyectos<br />
<strong>de</strong> servicio diversos<br />
y bien organizados<br />
atraen a un número<br />
mayor <strong>de</strong> socios. El<br />
representante especial<br />
y el club padrino<br />
<strong>de</strong>ben informar al<br />
club provisional sobre<br />
los recursos <strong>de</strong> RI que<br />
tiene a su disposición.<br />
Véase el Manual <strong>de</strong><br />
i<strong>de</strong>ntidad visual<br />
(547-ES) <strong>para</strong> <strong>la</strong><br />
normativa acerca<br />
<strong>de</strong>l uso <strong>de</strong>l emblema<br />
<strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>.<br />
<strong>para</strong> intercambiar i<strong>de</strong>as sobre <strong>la</strong> producción <strong>de</strong>l boletín, temas y recursos disponibles en<br />
el distrito y RI. Se recomienda <strong>la</strong> publicación <strong>de</strong> boletines electrónicos por ser económicos<br />
y fáciles <strong>de</strong> distribuir.<br />
• Desarrollo <strong>de</strong>l cuadro social y educación <strong>de</strong> los socios en perspectiva. No <strong>de</strong>je <strong>de</strong> recurrir<br />
al instructor distrital en caso necesitara su participación en algún aspecto <strong>de</strong> capacitación.<br />
• I<strong>de</strong>as <strong>para</strong> los programas <strong>de</strong> <strong>la</strong>s primeras ocho reuniones semanales, por lo menos.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Instar a los socios <strong>de</strong>l club provisional a <strong>de</strong>sarrol<strong>la</strong>r un sitio web <strong>para</strong> dar mayor visibilidad<br />
al club en <strong>la</strong> comunidad y atraer a socios fundadores.<br />
❑ Destacar <strong>la</strong> importancia <strong>de</strong> contar con un cuadro social diverso en lo que respecta a<br />
c<strong>la</strong>sificaciones. Contar con socios con experiencia en diversos campos profesionales es<br />
una ventaja <strong>para</strong> establecer un club sólido y eficaz.<br />
❑ Si el club no contase con suficientes socios <strong>para</strong> cumplir con los requisitos <strong>para</strong> obtener<br />
<strong>la</strong> carta constitutiva, sugerir <strong>la</strong> celebración <strong>de</strong> un programa <strong>de</strong> educación <strong>para</strong> socios<br />
en perspectiva en una noche <strong>de</strong> un día hábil. Ayudar a promover el evento y pedir a los<br />
socios <strong>de</strong>l club padrino y grupo organizador que inviten a <strong>la</strong> reunión a miembros <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
comunidad. Para el efecto, véase <strong>la</strong> publicación Orientación <strong>de</strong> socios <strong>nuevos</strong>: <strong>Guía</strong> <strong>para</strong><br />
los <strong>clubes</strong> (414-ES).<br />
❑ Consultar con el gobernador <strong>de</strong> distrito sobre el progreso <strong>de</strong> <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión<br />
en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> a fin <strong>de</strong> actualizar y modificar el cronograma propuesto, <strong>de</strong> ser<br />
necesario. Asistir al club provisional en <strong>la</strong> pre<strong>para</strong>ción <strong>de</strong> <strong>la</strong> documentación necesaria,<br />
a fin <strong>de</strong> que <strong>la</strong> remitan al gobernador <strong>de</strong> distrito tan pronto como éste lista. Constatar<br />
que el club cobre <strong>la</strong>s cuotas <strong>de</strong> ingreso a los <strong>nuevos</strong> socios.<br />
❑ Informar al gobernador <strong>de</strong> distrito acerca <strong>de</strong>l progreso <strong>de</strong>l nuevo club.<br />
PRePaRaCIón De La CeRemonIa De entRega De La CaRta ConstItutIva<br />
Tras <strong>la</strong> aprobación <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> ingreso por parte <strong>de</strong> <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI, el club se convierte<br />
en club miembro <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>, y se notifica al gobernador <strong>de</strong> distrito. El representante<br />
especial <strong>de</strong>berá iniciar, en consulta con el gobernador <strong>de</strong> distrito, los pre<strong>para</strong>tivos <strong>para</strong><br />
<strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva tan pronto como se remita <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong><br />
admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>. Sin embargo, no <strong>de</strong>berá fijarse <strong>la</strong> fecha <strong>para</strong> <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong> carta constitutiva hasta que el gobernador haya sido notificado sobre <strong>la</strong> aprobación <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
solicitud <strong>de</strong> admisión.<br />
Los funcionarios <strong>de</strong>l nuevo club, asistidos por el representante especial, trazan los p<strong>la</strong>nes y<br />
organizan el evento. Para mayor información, véase el capítulo 5. En los anexos 4 y 5 figuran<br />
una lista <strong>de</strong> verificatión <strong>para</strong> <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva y un mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong><br />
comunicado <strong>de</strong> prensa, los cuales pue<strong>de</strong>n adaptarse según sea necesario.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Después <strong>de</strong> recibir <strong>la</strong> notificación <strong>de</strong> aprobación <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión, fijar en<br />
co<strong>la</strong>boración con el nuevo club, el club padrino y el gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>la</strong> fecha <strong>para</strong><br />
<strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva. Esperar un mínimo <strong>de</strong> cuatro semanas<br />
<strong>de</strong>spués <strong>de</strong> remitir <strong>la</strong> documentación a RI <strong>para</strong> el trámite <strong>de</strong> <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión<br />
en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>. No fijar <strong>la</strong> fecha <strong>para</strong> <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega hasta recibir <strong>la</strong><br />
notificación <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud fue aprobada.<br />
❑ Preguntar a los funcionarios <strong>de</strong>l nuevo club sobre el tipo <strong>de</strong> apoyo o ayuda que <strong>de</strong>sean<br />
recibir <strong>para</strong> p<strong>la</strong>nificar <strong>la</strong> ceremonia.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
15
Utilice <strong>la</strong> lista <strong>de</strong><br />
verificación <strong>para</strong> <strong>la</strong><br />
ceremonia <strong>de</strong> entrega<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva<br />
(página 49)<br />
y el comunicado <strong>de</strong><br />
prensa (página 51),<br />
a medida que ayuda<br />
a los funcionarios<br />
<strong>de</strong>l nuevo club en los<br />
pre<strong>para</strong>tivos y promoción<br />
<strong>de</strong>l evento.<br />
Distribuya ejemp<strong>la</strong>res<br />
<strong>de</strong> Cómo proponer<br />
<strong>nuevos</strong> socios en<br />
<strong>Rotary</strong> (254-ES) en el<br />
transcurso <strong>de</strong> una <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong> primeras reuniones<br />
<strong>de</strong>l nuevo club.<br />
Destaque <strong>la</strong> importancia<br />
<strong>de</strong> continuar <strong>la</strong><br />
búsqueda <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong><br />
socios.<br />
Distribuya ejemp<strong>la</strong>res<br />
<strong>de</strong> La Fundación<br />
Rotaria <strong>de</strong> RI – <strong>Guía</strong><br />
<strong>de</strong> consulta rápida<br />
(219-ES) en una reunión<br />
<strong>de</strong>l club, a fin <strong>de</strong><br />
que los socios estén<br />
bien informados<br />
acerca <strong>de</strong> <strong>la</strong>s oportunida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> participación<br />
que ofrece La<br />
Fundación Rotaria.<br />
Los ejemp<strong>la</strong>res gratuitos<br />
pue<strong>de</strong>n pedirse<br />
a shop.rotary.org.<br />
16 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
❑ Solicitar a los socios <strong>de</strong>l club padrino que ayu<strong>de</strong>n al nuevo club en los pre<strong>para</strong>tivos <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong> ceremonia.<br />
❑ Contactar con los medios periodísticos locales y emitir un comunicado <strong>de</strong> prensa a fin<br />
<strong>de</strong> informar al público sobre <strong>la</strong> fundación <strong>de</strong>l nuevo club. En el anexo 6 se ofrece un<br />
mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> comunicado <strong>de</strong> prensa.<br />
❑ Informar al gobernador <strong>de</strong> distrito sobre el avance <strong>de</strong> los pre<strong>para</strong>tivos.<br />
aPoyo a Los CLubes <strong>nuevos</strong><br />
La responsabilidad <strong>de</strong>l representante especial continúa vigente hasta que el presi<strong>de</strong>nte, el<br />
secretario y los presi<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> los principales comités comprendan cabalmente <strong>la</strong>s funciones y<br />
responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> sus cargos. Una vez recibida <strong>la</strong> carta constitutiva, el representante especial<br />
<strong>de</strong>berá observar <strong>de</strong> cerca el progreso <strong>de</strong>l nuevo año durante el primer año <strong>de</strong> su fundación;<br />
asimismo, se insta al gobernador electo a reasignar al representante especial a fin <strong>de</strong> que<br />
cump<strong>la</strong> tal cometido.<br />
Aunque se espera que el club padrino continúe apoyando al nuevo club un año <strong>de</strong>spués <strong>de</strong><br />
haber recibido <strong>la</strong> carta constitutiva, se recomienda que siga como mentor durante los primeros<br />
años <strong>de</strong> su formación. El representante especial, igualmente, <strong>de</strong>berá continuar su re<strong>la</strong>ción con<br />
el nuevo club y el club padrino por espacio <strong>de</strong> varios años.<br />
A fin <strong>de</strong> asegurar el buen <strong>de</strong>sempeño <strong>de</strong>l nuevo club, el representante especial y/o el club<br />
padrino <strong>de</strong>berá:<br />
• Ayudar a los <strong>nuevos</strong> rotarios a que estén <strong>de</strong>bidamente informados sobre <strong>Rotary</strong> mediante<br />
<strong>la</strong> asistencia a <strong>la</strong>s reuniones semanales.<br />
• Motivar a los otros <strong>clubes</strong> <strong>de</strong>l distrito y miembros <strong>de</strong> los comités distritales a que participen<br />
en <strong>la</strong> formación <strong>de</strong> los <strong>nuevos</strong> socios.<br />
• Instar a los socios <strong>de</strong>l nuevo club a asistir a <strong>la</strong> Conferencia <strong>de</strong> Distrito y <strong>la</strong> Convención <strong>de</strong> RI.<br />
• Asesorar al club sobre <strong>la</strong> asistencia <strong>de</strong> los socios a los seminarios distritales <strong>de</strong> capacitación.<br />
• Estar disponible <strong>para</strong> asesorar al club cuando éste comience a p<strong>la</strong>nificar el primer proyecto<br />
<strong>de</strong> servicio.<br />
• Instruir a los rotarios sobre La Fundación Rotaria.<br />
• Co<strong>la</strong>borar con el club nuevo en <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación <strong>de</strong> sus programas durante el primer año.<br />
• P<strong>la</strong>nificar activida<strong>de</strong>s conjuntas <strong>de</strong> recaudación <strong>de</strong> fondos con el club padrino y el nuevo club.<br />
• Animar a los socios <strong>de</strong>l club padrino a que asistan a <strong>la</strong>s reuniones semanales <strong>de</strong>l club nuevo.<br />
• Motivar a los socios <strong>de</strong>l nuevo club a compensar ausencias en <strong>clubes</strong> vecinos (use el<br />
localizador <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> en www.rotary.org <strong>para</strong> el horario <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones).<br />
Al transcurrir seis meses, verifique <strong>la</strong> situación <strong>de</strong>l club con respecto a los puntos enumerados<br />
a continuación y ofrezca a los socios <strong>la</strong> asesoría correspondiente:<br />
• ¿Son <strong>la</strong>s reuniones semanales dinámicas y están bien p<strong>la</strong>neadas?<br />
• ¿Están cumpliendo los comités su <strong>la</strong>bor en <strong>la</strong>s áreas <strong>de</strong> aumento <strong>de</strong>l número <strong>de</strong> socios,<br />
servicio en <strong>la</strong> comunidad, La Fundación Rotaria y <strong>la</strong> formación <strong>de</strong> los dirigentes <strong>de</strong>l club?<br />
• ¿Celebra <strong>la</strong> directiva <strong>de</strong>l club reuniones mensuales?
Recomien<strong>de</strong> a los<br />
socios <strong>de</strong>l nuevo<br />
club que realicen <strong>la</strong><br />
actividad <strong>de</strong>scrita en<br />
<strong>la</strong> <strong>Guía</strong> <strong>para</strong> <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación<br />
estratégica<br />
(<strong>la</strong> cual pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>scargarse<br />
<strong>de</strong>l sitio Web <strong>de</strong><br />
RI) <strong>para</strong> establecer el<br />
p<strong>la</strong>n <strong>de</strong> trabajo y <strong>la</strong><br />
visión <strong>de</strong>l club.<br />
Gestione <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s<br />
administrativas<br />
<strong>de</strong>l club, incluido el<br />
pago <strong>de</strong>l SAR, a<br />
traés <strong>de</strong>l portal<br />
Ingreso/Rotarios <strong>de</strong><br />
www.rotary.org/es.<br />
El formu<strong>la</strong>rio<br />
Confirmación <strong>de</strong><br />
afiliación y <strong>de</strong> cumplimiento<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong>s obligaciones<br />
financieras<br />
está disponible en<br />
www.rotary.org/es<br />
/membershipresources.<br />
PRImeR InFoRme semestRaL y Cuotas<br />
Los funcionarios <strong>de</strong>l club padrino <strong>de</strong>berán orientar al presi<strong>de</strong>nte y al secretario <strong>de</strong>l nuevo club<br />
rotario sobre el procedimiento que <strong>de</strong>ben seguir <strong>para</strong> el envío <strong>de</strong>l primer informe semestral (SAR)<br />
y <strong>la</strong>s cuotas pertinentes. Cerciórese <strong>de</strong> que estén al tanto <strong>de</strong> <strong>la</strong> normativa en materia <strong>de</strong> pago <strong>de</strong><br />
cuotas, ya que los <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>de</strong>ben abonar a RI <strong>la</strong>s cuotas correspondientes al período semestral<br />
subsiguiente al semestre que fueron admitidos en <strong>la</strong> <strong>organización</strong>, con <strong>la</strong> salvedad <strong>de</strong> que<br />
❑ Los <strong>clubes</strong> admitidos entre el 16 <strong>de</strong> mayo y el 30 <strong>de</strong> junio están exonerados <strong>de</strong> <strong>la</strong> presentación<br />
<strong>de</strong>l SAR y el pago <strong>de</strong> cuotas correspondientes al 1 <strong>de</strong> julio<br />
❑ Los <strong>clubes</strong> admitidos entre el 16 <strong>de</strong> noviembre y el 31 <strong>de</strong> diciembre están exonerados <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong> presentación <strong>de</strong>l SAR y el pago <strong>de</strong> cuotas correspondientes al 1 <strong>de</strong> enero<br />
Deberá asesorarse también a los funcionarios <strong>de</strong>l nuevo club sobre el cumplimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong>s leyes<br />
impositivas locales y nacionales.<br />
Cumplimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong>s obligaciones financieras pendientes<br />
Asesore al nuevo club respecto al procedimiento que utiliza RI <strong>para</strong> cobrar <strong>la</strong>s obligaciones<br />
financieras vencidas <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong>. Explique que a los <strong>clubes</strong> con obligaciones financieras pendientes<br />
que excedan <strong>de</strong> 250 dó<strong>la</strong>res, recibirán una notificación por parte <strong>de</strong> <strong>la</strong> Secretaría <strong>de</strong> RI<br />
transcurridos 90 días (tres meses) a partir <strong>de</strong>l vencimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong> fecha <strong>de</strong> pago. Si <strong>la</strong> cuenta no<br />
ha sido saldada, se <strong>de</strong>cretará el cese <strong>de</strong> <strong>la</strong> condición <strong>de</strong> miembro <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> con obligaciones<br />
financieras insolutas que excedan <strong>de</strong> 250 dó<strong>la</strong>res, transcurridos 180 días (seis meses) a partir<br />
<strong>de</strong>l vencimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong> fecha <strong>de</strong> pago. Para más información sobre los procedimientos <strong>para</strong> <strong>la</strong><br />
restitución <strong>de</strong> <strong>la</strong> condición <strong>de</strong> miembro y re<strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club cesado, véase los artículos<br />
9.020.2. a 9.020.8. <strong>de</strong>l <strong>Rotary</strong> Co<strong>de</strong> of Policies.<br />
mantenimiento <strong>de</strong> registros completos<br />
El secretario <strong>de</strong>l club padrino podrá ayudar a su homólogo <strong>de</strong>l club nuevo en <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong> un sistema permanente <strong>de</strong> registros, a fin <strong>de</strong> que éste conserve en sus archivos toda <strong>la</strong><br />
documentación requerida <strong>de</strong>s<strong>de</strong> los primeros días <strong>de</strong> su funcionamiento. Toda información<br />
re<strong>la</strong>cionada con <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong>l club y <strong>la</strong> nómina <strong>de</strong> los socios fundadores son documentos<br />
que revisten gran valor histórico. Es necesario cerciorarse <strong>de</strong> que el nuevo secretario reciba un<br />
ejemp<strong>la</strong>r <strong>de</strong>l reg<strong>la</strong>mento y <strong>de</strong> los estatutos <strong>de</strong>l club (<strong>de</strong>bidamente cumplimentados los artículos<br />
2 y 3). Estos documentos <strong>de</strong>berán conservarse como registros permanentes <strong>de</strong>l club. Ayu<strong>de</strong> al<br />
secretario a establecer un sistema sencillo <strong>para</strong> registrar <strong>la</strong> asistencia a <strong>la</strong>s reuniones <strong>de</strong>l club<br />
y recopi<strong>la</strong>r anécdotas interesantes que <strong>de</strong>berían formar parte <strong>de</strong>l historial <strong>de</strong>l club. Asegúrese<br />
<strong>de</strong> que el club cuente con un ejemp<strong>la</strong>r <strong>de</strong>l Manual <strong>de</strong> Procedimiento (035-ES).<br />
Todo cambio y bajas en el cuadro social <strong>de</strong>be registrarse minuciosamente y notificarse a RI a través<br />
<strong>de</strong>l portal Ingreso/Rotarios en www.rotary.org/es/memberaccess. (Aunque se prefiere el uso <strong>de</strong>l portal<br />
Ingreso/Rotarios, los cambios pue<strong>de</strong>n reportarse también mediante el Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong> datos <strong>de</strong>l socio,<br />
disponible en el sitio Web <strong>de</strong> RI, y está incluido en el Manual <strong>de</strong>l secretario <strong>de</strong>l club, que forma parte<br />
<strong>de</strong>l Juego <strong>de</strong> materiales <strong>para</strong> funcionarios <strong>de</strong>l club.) Estos datos también <strong>de</strong>berán notificarse a los<br />
funcionarios distritales. Un socio <strong>de</strong>l club padrino <strong>de</strong>berá ayudar al secretario a pre<strong>para</strong>r el informe<br />
<strong>de</strong> asistencia mensual y remitirlo al gobernador <strong>de</strong> distrito antes <strong>de</strong>l día 15 <strong>de</strong>l mes siguiente.<br />
El secretario <strong>de</strong>l club <strong>de</strong>berá obtener el formu<strong>la</strong>rio (Confirmación <strong>de</strong> afiliación y <strong>de</strong> cumplimiento<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong>s obligaciones financieras, disponible en www.rotary.org) <strong>de</strong>l club rotario al que hubieran<br />
pertenecido los <strong>nuevos</strong> socios en perspectiva. Deberá notificar a <strong>la</strong> directiva <strong>de</strong>l club si en el<br />
formu<strong>la</strong>rio se indica un historial <strong>de</strong> pago no satisfactorio.<br />
Recursos <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong><br />
RI cuenta con toda una gama <strong>de</strong> publicaciones, vi<strong>de</strong>os y recursos en línea. El secretario <strong>de</strong>l<br />
club recibirá un juego <strong>de</strong> materiales impresos tras <strong>la</strong> admisión <strong>de</strong>l club como miembro <strong>de</strong> RI.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
17
Recomien<strong>de</strong> al club<br />
que consulte los<br />
recursos que se ofrecen<br />
en el Catálogo<br />
<strong>de</strong> RI (019-ES), el<br />
cual también está<br />
disponible en línea a<br />
través <strong>de</strong>l sitio Web<br />
<strong>de</strong> RI: shop.rotary.org<br />
al igual que otras<br />
publicaciones <strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>scarga gratuita en<br />
www.rotary.org<br />
/downloadlibrary.<br />
RI cuenta con una<br />
serie <strong>de</strong> DVD <strong>de</strong> suma<br />
utilidad <strong>para</strong> informar<br />
a los socios <strong>nuevos</strong><br />
acerca <strong>de</strong> <strong>la</strong> <strong>la</strong>bor que<br />
realizan los rotarios<br />
en todo el mundo.<br />
El Juego <strong>de</strong> Vi<strong>de</strong>os<br />
sobre el cuadro social<br />
(427-MU), el Desafío<br />
<strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> por 200<br />
millones <strong>de</strong> dó<strong>la</strong>res<br />
(DVD, 985-MU),<br />
<strong>Rotary</strong> y <strong>la</strong> comunidad<br />
internacional:<br />
Integrando <strong>la</strong> comunidad<br />
en el mundo<br />
(DVD, 266-MU), Esto<br />
es <strong>Rotary</strong> (449-ES), y<br />
RVM: The Rotarian: <strong>la</strong><br />
revista en vi<strong>de</strong>o son<br />
materiales audiovisuales<br />
que inspirarán <strong>la</strong><br />
participación <strong>de</strong> los<br />
<strong>nuevos</strong> rotarios en<br />
proyectos <strong>de</strong> servicio<br />
en <strong>la</strong> comunidad e<br />
internacionales.<br />
18 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
Informe al club que estos materiales <strong>de</strong>berán utilizarlos <strong>la</strong> directiva <strong>de</strong>l club en <strong>la</strong> ejecución <strong>de</strong><br />
sus <strong>de</strong>beres, los socios <strong>de</strong>l club <strong>para</strong> continuar su formación rotaria, y el Comité <strong>de</strong> Desarrollo<br />
<strong>de</strong>l Cuadro Social y los rotarios como recursos educativos <strong>para</strong> los socios en perspectiva.<br />
Se recomienda al Comité <strong>de</strong> Desarrollo <strong>de</strong>l Cuadro Social <strong>de</strong>l nuevo club usar <strong>la</strong> <strong>Guía</strong> <strong>para</strong> el<br />
<strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l cuadro social (417-ES) y el suplemento en línea Recursos <strong>para</strong> <strong>la</strong> evaluación <strong>de</strong>l<br />
club. Las evaluaciones periódicas son esenciales <strong>para</strong> el buen funcionamiento <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong><br />
rotarios, especialmente aquellos <strong>de</strong> reciente formación. Las publicaciones Orientación <strong>de</strong> socios<br />
<strong>nuevos</strong>: <strong>Guía</strong> <strong>para</strong> los <strong>clubes</strong> (414-ES) y Cómo proponer <strong>nuevos</strong> socios en <strong>Rotary</strong> (254-ES) son<br />
dos valiosos recursos <strong>para</strong> el Comité <strong>de</strong> Desarrollo <strong>de</strong>l Cuadro Social. La <strong>Guía</strong> <strong>para</strong> <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación<br />
estratégica, publicación disponible sólo en línea, es <strong>de</strong> utilidad a los <strong>clubes</strong> <strong>para</strong> trazar un<br />
p<strong>la</strong>n a <strong>la</strong>rgo p<strong>la</strong>zo que les sirva <strong>de</strong> marco <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> establecer sus metas. Es una actividad<br />
que <strong>de</strong>berían realizar los <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> dadas <strong>la</strong>s ventajas que ofrece.<br />
Comunida<strong>de</strong>s en acción/Recursos <strong>para</strong> evaluar <strong>la</strong>s necesida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad (605-ES) es otro<br />
recurso <strong>de</strong> utilidad <strong>para</strong> los <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> puesto que <strong>la</strong> implementación <strong>de</strong> proyectos <strong>de</strong> servicio<br />
eficaces es vital <strong>para</strong> el éxito <strong>de</strong>l club. Los <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong> <strong>de</strong>ben estar bien informados acerca <strong>de</strong> los<br />
programas y servicios que ofrece La Fundación Rotaria. La Fundación Rotaria <strong>de</strong> RI – <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> consulta<br />
rápida (219-ES), es una reseña general <strong>de</strong> <strong>la</strong>s oportunida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> participación en La Fundación Rotaria.<br />
Información básica sobre <strong>Rotary</strong> en línea (www.rotary.org/es/rotarybasics) es un módulo <strong>de</strong> aprendizaje<br />
virtual que ofrece a los rotarios y socios en perspectiva una visión general <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>.<br />
Pasos a seguir:<br />
❑ Informar al presi<strong>de</strong>nte y secretario <strong>de</strong>l club sobre <strong>la</strong>s ventajas <strong>de</strong> usar el portal Ingreso/Rotarios.<br />
Repasar con ambos funcionarios el módulo <strong>de</strong> aprendizaje en línea sobre Ingreso/Rotarios.<br />
❑ Delegar <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> capacitación en el presi<strong>de</strong>nte, secretario y tesorero <strong>de</strong>l<br />
club padrino, los cuales <strong>de</strong>ben reunirse con sus homólogos <strong>de</strong>l nuevo club <strong>para</strong> analizar<br />
sus funciones administrativas.<br />
❑ Cerciorarse <strong>de</strong> que el nuevo club esté <strong>de</strong>bidamente capacitado sobre <strong>la</strong> presentación <strong>de</strong><br />
los informes semestrales, y acerca <strong>de</strong>l cumplimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong>s normas impositivas locales y<br />
nacionales.<br />
❑ Mantenerse en contacto con el club por lo menos una vez al mes durante el primer año<br />
<strong>para</strong> brindarle <strong>la</strong> orientación necesaria.<br />
❑ Contactar con el club padrino por lo menos una vez al mes durante el primer año <strong>para</strong><br />
cerciorarse <strong>de</strong> que continúa brindado apoyo al nuevo club. Solicitar al club padrino que<br />
co<strong>la</strong>bore con el nuevo club en <strong>la</strong>s áreas en que requieran asistencia.<br />
❑ Preguntar al nuevo club si requiere ayuda o apoyo en <strong>la</strong> realización <strong>de</strong> sus proyectos.<br />
❑ Sugerir al nuevo club el uso <strong>de</strong> los Recursos <strong>para</strong> <strong>la</strong> evaluación <strong>de</strong>l club, en especial el<br />
Cuestionario <strong>de</strong> satisfacción <strong>de</strong> los socios. La realización <strong>de</strong> tales encuestas durante los<br />
primeros años <strong>de</strong>l club es <strong>de</strong> utilidad <strong>para</strong> <strong>de</strong>terminar que es lo que los socios esperan<br />
realmente <strong>de</strong> su afiliación al club.<br />
❑ Realizar una lluvia <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as con el nuevo club <strong>para</strong> <strong>la</strong> celebración <strong>de</strong> programas interesantes<br />
y dinámicos.<br />
❑ Averiguar si el club tiene dudas o problemas en cuanto al cobro <strong>de</strong> <strong>la</strong>s cuotas u otras<br />
funciones administrativas.<br />
❑ Hacer un seguimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong>s activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> captación y conservación <strong>de</strong> socios <strong>de</strong>l club,<br />
y brindar <strong>la</strong> asesoría necesaria.<br />
❑ Informar periódicamente al gobernador <strong>de</strong> distrito y asistente <strong>de</strong> gobernador acerca <strong>de</strong>l<br />
progreso <strong>de</strong>l nuevo club.
4 Presentación <strong>de</strong> los formu<strong>la</strong>rios<br />
reg<strong>la</strong>mentarios <strong>de</strong> RI<br />
Es imprescindible <strong>la</strong> presentación <strong>de</strong> los siguientes documentos <strong>para</strong> solicitar <strong>la</strong> admisión en<br />
<strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>:<br />
• Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un nuevo club rotario<br />
• Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong>l club padrino <strong>de</strong> un nuevo club rotario (si correspon<strong>de</strong>)<br />
• Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong><br />
Todos los formu<strong>la</strong>rios pue<strong>de</strong>n <strong>de</strong>scargarse en formato PDF en www.rotary.org/downloadlibrary.<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>de</strong>berá revisar cuidadosamente todos los documentos a fin <strong>de</strong> verificar<br />
<strong>la</strong> exactitud <strong>de</strong> <strong>la</strong> información incluida y aprobar cada uno <strong>de</strong> ellos. Tras firmar los formu<strong>la</strong>rios,<br />
remítalos al representante <strong>de</strong> <strong>la</strong> División <strong>de</strong> Apoyo a Clubes y Distritos (ACD) a cargo <strong>de</strong> su<br />
área. Consérvese una copia <strong>para</strong> los archivos <strong>de</strong>l club.<br />
Tenga presente que todos los datos <strong>de</strong> contacto exigidos en los formu<strong>la</strong>rios se mantendrán en<br />
<strong>la</strong> base <strong>de</strong> datos <strong>de</strong> RI y sólo se utilizarán <strong>para</strong> comunicarse con los rotarios. Se recomienda<br />
enfáticamente que los rotarios incluyan su dirección <strong>de</strong> correo electrónico.<br />
El anexo 3 contiene <strong>la</strong>s <strong>de</strong>finiciones <strong>de</strong> muchos <strong>de</strong> los términos utilizados en los formu<strong>la</strong>rios.<br />
Asegúrese <strong>de</strong> explicar a los funcionarios <strong>de</strong>l club nuevo y <strong>de</strong>l club padrino <strong>la</strong> terminología<br />
rotaria a fin <strong>de</strong> facilitar <strong>la</strong> pre<strong>para</strong>ción los formu<strong>la</strong>rios. Si tiene alguna pregunta, comuníquese<br />
con su representante <strong>de</strong> ACD. También podrá encontrar respuestas a muchas <strong>de</strong> <strong>la</strong>s preguntas<br />
más frecuentes en el capítulo 6.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
19
"<br />
estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un<br />
nuevo club rotario<br />
CLubes mIembRos De RI<br />
Debe ser completado por el rotario a cargo <strong>de</strong>l estudio (<strong>de</strong>signado por el gobernador <strong>de</strong> distrito) y<br />
enviado al gobernador <strong>para</strong> su aprobación y firma<br />
Nombre propuesto <strong>para</strong> el nuevo club:<br />
Distrito:<br />
Localidad:<br />
Estado/provincia/<strong>de</strong>partamento:<br />
País:<br />
Describa los diversos aspectos <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad en lo re<strong>la</strong>tivo a <strong>la</strong>s categorías que figuran a continuación.<br />
INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA PERTINENTE (como número <strong>de</strong> habitantes o principales industrias e instituciones):<br />
NÚMERO DE CLUBES ROTARIOS EN LA MISMA LOCALIDAD (<strong>de</strong> no funcionar ninguno, anote el más cercano):<br />
PERSONAS QUE PODRÍAN CONSTITUIR LA BASE DEL NUEVO CLUB Y SUS RESPECTIVAS OCUPACIONES<br />
(Deberá limitarse el número <strong>de</strong> personas con <strong>la</strong> misma c<strong>la</strong>sificación en <strong>la</strong> lista <strong>de</strong> socios fundadores. Para obtener más información,<br />
consulte el artículo 5.2(b) <strong>de</strong> los Estatutos <strong>de</strong> RI).<br />
ROTARIOS/EX ROTARIOS QUE FIGURARÁN COMO SOCIOS FUNDADORES (nombres y <strong>clubes</strong>):<br />
evaluación <strong>de</strong> <strong>la</strong> persona que realiza el estudio: Certifico que he visitado esta localidad y que me<br />
parece a<strong>de</strong>cuada <strong>para</strong> <strong>la</strong> formación <strong>de</strong> un nuevo club rotario.<br />
Nombre Fecha<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
21
22<br />
estuDIo PaRa La oRganIzaCIón De un nuevo CLub RotaRIo, PÁgIna 2<br />
A ser cumplimentada por el gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
Club padrino<br />
Club(es) rotario(s) padrino(s):<br />
❑ El nuevo club no tendrá club padrino.<br />
Representante especial<br />
Tratamiento (Sr., Sra., Srta., Dr., Lic., Prof., etc.): Apellido:<br />
Nombres:<br />
Socio/a <strong>de</strong>l Club Rotario <strong>de</strong><br />
Correo electrónico:<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
(Suministre el nombre oficial <strong>de</strong>l club, incluido el país)<br />
Dirección postal (si es un apartado postal, suministre una dirección alternativa <strong>para</strong> envíos por mensajería):<br />
Decisión <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
Código postal:<br />
La localidad ❑ es ❑ no es apta <strong>para</strong> el funcionamiento <strong>de</strong> un club rotario.<br />
Firma <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito Fecha<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito enviará el original al representante <strong>de</strong> <strong>la</strong> División <strong>de</strong> Apoyo a Clubes y Distritos.<br />
Conserve una copia <strong>para</strong> los archivos <strong>de</strong>l club.<br />
"
"<br />
Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong>l club padrino<br />
<strong>de</strong> un nuevo club rotario<br />
CLubes mIembRos De RI<br />
Nombre <strong>de</strong>l club padrino: Club Rotario <strong>de</strong><br />
Número <strong>de</strong>l club padrino:<br />
Los socios votaron el a favor <strong>de</strong> apadrinar un nuevo club rotario,<br />
fecha<br />
el cual posiblemente se l<strong>la</strong>mará Club Rotario <strong>de</strong><br />
(localidad, estado/provincia/<strong>de</strong>partamento, país, región geográfica)<br />
❑ Nuestro club acepta servir en calidad <strong>de</strong> club padrino. Brindaremos asistencia en <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong>l nuevo club y en <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva, y co<strong>la</strong>boraremos estrechamente<br />
con el nuevo club durante al menos un año.<br />
❑ Nuestro club cuente a <strong>la</strong> fecha con socios activos.<br />
(Todo club padrino <strong>de</strong>be contar con un mínimo <strong>de</strong> 20 socios.)<br />
Firma <strong>de</strong>l presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club padrino Fecha<br />
Firma <strong>de</strong>l secretario <strong>de</strong>l club padrino Fecha<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
23
"<br />
Solicitud <strong>de</strong> admisión en<br />
<strong>Rotary</strong> <strong>International</strong><br />
CLUBES MIEMBROS DE RI<br />
Toda <strong>la</strong> información solicitad en este formu<strong>la</strong>rio es obligatoria. Los formu<strong>la</strong>rios incompletos <strong>de</strong>morarán<br />
<strong>la</strong> tramitación.<br />
Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios<br />
Esta sección se correspon<strong>de</strong> con los artículos <strong>de</strong> los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
Artículo 2: Nombre<br />
Esta entidad se <strong>de</strong>nominará (marque uno)<br />
❑ Club rotario<br />
❑ Ciberclub rotario<br />
(nombre, localidad, estado/provincia/prefectura/<strong>de</strong>partamento, país/área geográfica)<br />
El nombre <strong>de</strong>l club <strong>de</strong>be ser fácilmente i<strong>de</strong>ntificable en un mapa, a fin <strong>de</strong> que quienes no conozcan <strong>la</strong><br />
región puedan <strong>de</strong>terminar rápidamente <strong>la</strong> ubicación aproximada <strong>de</strong>l club.<br />
Artículo 3: Localidad <strong>de</strong>l club<br />
La localidad <strong>de</strong>l club es y <strong>la</strong>s áreas colindantes.<br />
(nombre <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad)<br />
Según <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI, <strong>la</strong> localidad es mundial cuando se trata <strong>de</strong> un ciberclub.<br />
Véase en <strong>la</strong>s páginas 34 y 35 ejemplos <strong>de</strong> nombres <strong>de</strong> club apropiados y <strong>de</strong> localida<strong>de</strong>s.<br />
Artículo 10, Sección 4: Nombres <strong>de</strong> los funcionarios<br />
Presi<strong>de</strong>nte<br />
Secretario<br />
Presi<strong>de</strong>nte electo<br />
Tesorero<br />
Vicepresi<strong>de</strong>nte(s)<br />
Macero<br />
Artículo 14: Revistas <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> (marque una opción)<br />
❑ Todos los socios se suscriben a The Rotarian.<br />
❑ Todos o algunos <strong>de</strong> nuestros socios se suscriben a <strong>la</strong> siguiente revista regional aprobada oficialmente<br />
por RI: , y todos están suscritos a ésta o a<br />
The Rotarian. (Asegúrese <strong>de</strong> que todos los socios fundadores indiquen <strong>la</strong> revista <strong>de</strong> su elección en <strong>la</strong> lista <strong>de</strong> socios fundadores)<br />
❑ El club se ubica en un país exento <strong>de</strong> suscribirse a <strong>la</strong> revista por <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI.<br />
Organización <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> nuevOs<br />
25
26<br />
SOLICITUD DE ADMISIÓN EN ROTARY INTERNATIONAL, PÁGINA 2<br />
Reunión semanal<br />
Día <strong>de</strong> <strong>la</strong> semana Hora (Para ciber<strong>clubes</strong>: incluya <strong>la</strong> hora <strong>de</strong><br />
publicación en el sitio web <strong>de</strong> los materiales <strong>para</strong><br />
<strong>la</strong> reunión semanal)<br />
Lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión<br />
Dirección<br />
Dirección Código postal<br />
URL <strong>de</strong>l sitio web <strong>para</strong> reuniones en línea (solo <strong>para</strong> ciber<strong>clubes</strong>)<br />
Cuota <strong>de</strong> admisión en RI<br />
Número <strong>de</strong> socios fundadores x 15US$ =<br />
Moneda en que se efectuó el pago <strong>de</strong> <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> admisión e importe:<br />
La cuota <strong>de</strong> admisión se pagará por medio <strong>de</strong>:<br />
❑ Cheque* ❑ Giro postal ❑ Agente <strong>de</strong> finanzas<br />
❑ Depósito efectuado en una cuenta bancaria <strong>de</strong> RI fuera <strong>de</strong> EE.UU.<br />
❑ Otro:<br />
*Los <strong>clubes</strong> <strong>de</strong> fuera <strong>de</strong> EE.UU. que paguen con cheque <strong>de</strong>berán girarlo a través <strong>de</strong> un banco <strong>de</strong> EE.UU.<br />
(Sírvase adjuntar el cheque o comprobante <strong>de</strong>l pago.)<br />
Información <strong>para</strong> contactar con el nuevo club<br />
Si el club tiene una dirección postal preferida, como un apartado postal, sírvase indicar a continuación<br />
dicha información:<br />
Teléfono (incluya prefijo <strong>de</strong> país y código <strong>de</strong> ciudad):<br />
Fax (incluya prefijo <strong>de</strong> país/código <strong>de</strong> ciudad):<br />
Correo electrónico:<br />
Sitio web:<br />
❑ Nuestro club prefiere recibir el SAR por correo electrónico.<br />
Organización <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> nuevOs<br />
"
"<br />
soLICItuD De aDmIsIón en RotaRy InteRnatIonaL, PÁgIna 3<br />
Certificación<br />
Sírvanse leer <strong>de</strong>tenidamente los puntos indicados a continuación. Si firma certifica que este nuevo club<br />
cumple los requisitos establecidos en los documentos estatutarios <strong>de</strong> RI.<br />
El Club rotario provisional <strong>de</strong><br />
(nombre, localidad,estado/provincia/prefectura/<strong>de</strong>partamento, país/área geográfica)<br />
por medio <strong>de</strong> <strong>la</strong> presente solicita <strong>la</strong> admisión en RI y confirma que<br />
1. Acatará los Estatutos y el Reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong> RI.<br />
2. Ha adoptado los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios por RI como los estatutos <strong>de</strong>l club y<br />
acatará sus disposiciones.<br />
3. Sus reg<strong>la</strong>mentos siempre estarán en consonancia con los documentos estatutarios <strong>de</strong> RI, incluidos<br />
los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
4. No formará parte ni adquirirá obligaciones como miembro <strong>de</strong> ninguna otra <strong>organización</strong> que no<br />
sea RI.<br />
5. Cumplirá sus obligaciones como club miembro <strong>de</strong> RI y se someterá a <strong>la</strong> jurisdicción <strong>de</strong> esta <strong>organización</strong>.<br />
Las firmas <strong>de</strong>l presi<strong>de</strong>nte y <strong>de</strong>l secretario <strong>de</strong> este club provisional sirven como constancia <strong>de</strong> que este<br />
club se ha organizado <strong>de</strong> acuerdo con los documentos estatutarios y normas <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>,<br />
y que <strong>la</strong> información incluida en esta solicitud es verídica y correcta.<br />
Firma <strong>de</strong>l presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club Fecha<br />
Firma <strong>de</strong>l secretario <strong>de</strong>l club Fecha<br />
Como gobernador <strong>de</strong>l distrito, certifico que esta solicitud reúne los requisitos establecidos en los documentos<br />
estatutarios <strong>de</strong> RI y en <strong>la</strong>s normas <strong>de</strong> <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI, y por <strong>la</strong> presente respaldo <strong>la</strong> solicitud<br />
<strong>de</strong> admisión en <strong>la</strong> <strong>organización</strong>.<br />
❑ Todos los socios <strong>de</strong>l club rotario provisional han participado en un programa informativo y <strong>de</strong> orientación<br />
a<strong>de</strong>cuado, bajo <strong>la</strong> guía <strong>de</strong> los dirigentes distritales y <strong>de</strong> los socios <strong>de</strong>l club rotario padrino.<br />
❑ El club ha establecido una cuota <strong>de</strong> admisión y cuotas per cápita a<strong>de</strong>cuadas que le permitan cubrir<br />
sus obligaciones financieras.<br />
❑ El club cuenta con un cuadro social equilibrado conforme a <strong>la</strong>s pautas establecidas en el Artículo 5,<br />
Sección 2 <strong>de</strong> los Estatutos <strong>de</strong> RI, el cual, en parte, dispone que: “Todo club rotario <strong>de</strong>berá contar con<br />
un cuadro social equilibrado en el cual no predomine ninguna actividad empresarial o profesional.<br />
Los <strong>clubes</strong> no podrán elegir a una persona <strong>para</strong> afiliarse en <strong>la</strong> categoría <strong>de</strong> socio activo si tuviera<br />
ya cinco o más socios que ocu<strong>para</strong>n <strong>la</strong> misma c<strong>la</strong>sificación, a menos que el club tuviera más <strong>de</strong> 50<br />
socios, en cuyo caso el club podría aceptar <strong>la</strong> afiliación, siempre que los socios con dicha c<strong>la</strong>sificación<br />
no sumen más <strong>de</strong>l 10% <strong>de</strong>l número total <strong>de</strong> socios activos <strong>de</strong>l club”.<br />
❑ Todo socio vigente o ex rotario que se afilia al nuevo club ha presentado constancia escrita <strong>de</strong> su<br />
club actual o anterior atestando que no tiene <strong>de</strong>udas pendientes.<br />
❑ (Solo <strong>para</strong> ciber<strong>clubes</strong> rotarios) El número total <strong>de</strong> ciber<strong>clubes</strong>, incluido éste, en el distrito no exce<strong>de</strong><br />
<strong>de</strong> dos.<br />
Firma <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito Fecha<br />
Lista <strong>de</strong> socios fundadores<br />
Se adjunta una lista <strong>de</strong> socios fundadores <strong>de</strong> acuerdo con <strong>la</strong>s disposiciones <strong>de</strong> <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
27
28<br />
LISTA DE SOCIOS FUNDADORES<br />
Saque copias <strong>de</strong> esta página y llene los datos <strong>de</strong> cada socio (mínimo: 25 socios fundadores).<br />
Sírvase escribir a máquina o con letra <strong>de</strong> imprenta.<br />
Tratamiento (Sr., Sra., Srta., Dr., Lic., Prof., etc.): Apellido:<br />
Nombres:<br />
Sexo: ❑ Masculino ❑ Femenino<br />
Idioma <strong>de</strong> preferencia:<br />
Rotario/Ex rotario: ❑ No ❑ Sí<br />
Si <strong>la</strong> respuesta es afirmativa, indique el número <strong>de</strong> i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> socio:<br />
Nombre <strong>de</strong>l club actual/anterior:<br />
Empresa actual/anterior:<br />
Cargo:<br />
Teléfono (incluya prefijo <strong>de</strong> país y código <strong>de</strong> ciudad) Fax (incluya prefijo <strong>de</strong> país y código <strong>de</strong> ciudad)<br />
Particu<strong>la</strong>r: Particu<strong>la</strong>r:<br />
Oficina: Oficina:<br />
Móvil:<br />
Correo electrónico:<br />
Dirección postal* (marque una):<br />
❑ Particu<strong>la</strong>r ❑ Oficina ❑ Otra<br />
* Si esta dirección es un apartado postal, suministre una dirección alternativa <strong>para</strong> envíos por mensajería.<br />
Dirección alternativa: (sólo si <strong>la</strong> dirección postal es un apartado postal)<br />
❑ Particu<strong>la</strong>r ❑ Oficina ❑ Otra<br />
Revista: ❑ The Rotarian ❑ Revista regional <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong><br />
Organización <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> nuevOs<br />
"
5 Ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta<br />
constitutiva<br />
La ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva es <strong>la</strong> ocasión en <strong>la</strong> que se da al nuevo club <strong>la</strong><br />
bienvenida oficial como miembro <strong>de</strong> RI y <strong>de</strong>berá ser un momento memorable en <strong>la</strong> historia <strong>de</strong>l<br />
club rotario. La reunión <strong>de</strong>bería incluir un discurso inspirador sobre <strong>Rotary</strong> y <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
carta constitutiva por parte <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito.<br />
La carta constitutiva <strong>de</strong>l nuevo club, firmada por el presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong> RI, lleva el sello oficial <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
<strong>organización</strong> y se envía al gobernador <strong>de</strong> distrito, por reg<strong>la</strong> general, en el transcurso <strong>de</strong> <strong>la</strong>s<br />
cuatro semanas siguientes a <strong>la</strong> admisión <strong>de</strong>l club. El gobernador también firma <strong>la</strong> carta constitutiva<br />
y hace entrega <strong>de</strong> ésta al nuevo club. La carta constitutiva <strong>de</strong>berá conservarse con sumo<br />
cuidado y, si fuera posible, <strong>de</strong>berá ser enmarcada y exhibida en un lugar visible en <strong>la</strong>s oficinas<br />
<strong>de</strong>l club, <strong>la</strong> se<strong>de</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones o <strong>la</strong> oficina <strong>de</strong>l secretario.<br />
FeCHa y HoRa<br />
La fecha <strong>de</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> oficial <strong>de</strong>l club, <strong>la</strong> cual marca su ingreso como miembro <strong>de</strong> RI, es<br />
<strong>la</strong> fecha en que el club es admitido por <strong>la</strong> Junta Directiva <strong>de</strong> RI; no <strong>la</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta<br />
constitutiva. El nuevo club no <strong>de</strong>berá esperar hasta <strong>la</strong> presentación formal <strong>de</strong> su carta constitutiva<br />
<strong>para</strong> iniciar sus activida<strong>de</strong>s; más bien, el club <strong>de</strong>berá comenzar a funcionar tan pronto sea<br />
admitido por <strong>la</strong> Directiva como miembro <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>. Sin embargo, bajo ninguna<br />
circunstancia <strong>de</strong>berá fijarse <strong>la</strong> fecha <strong>de</strong> <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva antes <strong>de</strong> recibirse<br />
<strong>la</strong> notificación <strong>de</strong> <strong>la</strong> aprobación <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión, puesto que podrían presentarse<br />
<strong>de</strong>moras inesperadas en <strong>la</strong> tramitación <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud.<br />
Después <strong>de</strong> recibir <strong>la</strong> notificación <strong>de</strong> aprobación <strong>de</strong> <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión y confirmar que<br />
el club funciona eficazmente, el gobernador <strong>de</strong> distrito, en co<strong>la</strong>boración con el representante<br />
especial y los funcionarios <strong>de</strong>l nuevo club, <strong>de</strong>berá fijar <strong>la</strong> fecha y <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong><br />
entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva. Al seleccionar <strong>la</strong> fecha, se <strong>de</strong>berá <strong>de</strong>jar suficiente tiempo<br />
<strong>para</strong> <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación minuciosa <strong>de</strong>l programa, y calcu<strong>la</strong>r el tiempo que se <strong>de</strong>berá <strong>de</strong>dicar a <strong>la</strong>s<br />
activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> hospitalidad y publicitar entre todos los <strong>clubes</strong> <strong>de</strong>l distrito este importante acto.<br />
Evite <strong>la</strong> superposición <strong>de</strong> fechas con otros eventos distritales, a fin <strong>de</strong> facilitar <strong>la</strong> asistencia <strong>de</strong><br />
los socios <strong>de</strong> otros <strong>clubes</strong> al acto <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva.<br />
PaLabRas DeL gobeRnaDoR<br />
En el acto <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva, normalmente el gobernador <strong>de</strong> distrito pronuncia<br />
unas pa<strong>la</strong>bras aludiendo a los siguientes temas:<br />
• La importancia <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>para</strong> todos los rotarios y los miembros <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad<br />
• Reseña <strong>de</strong>l compromiso contraído por el nuevo club al ingresar en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong><br />
• Los beneficios <strong>de</strong>l compañerismo rotario en el distrito y en todo el mundo<br />
• El efecto <strong>de</strong> los programas <strong>de</strong> La Fundación Rotaria en todo el mundo<br />
• El compromiso contraído por <strong>Rotary</strong> <strong>para</strong> <strong>la</strong> erradicación <strong>de</strong> <strong>la</strong> polio<br />
• La importancia <strong>de</strong>l <strong>de</strong>sarrollo constante <strong>de</strong>l cuadro social<br />
Al concluir el discurso <strong>de</strong> apertura, el gobernador proce<strong>de</strong>rá a <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
29
30 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
PRePaRaCIón De La CeRemonIa De entRega De La CaRta ConstItutIva<br />
Los funcionarios <strong>de</strong>l nuevo club, asistidos por el representante especial, trazan los p<strong>la</strong>nes y<br />
organizan el evento, consi<strong>de</strong>rando los aspectos que figuran más abajo. Para facilitar <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión, consulte <strong>la</strong> lista <strong>de</strong> verificación <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión <strong>de</strong> presentación <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta<br />
constitutiva en el anexo 5.<br />
Lugar<br />
Tras fijar <strong>la</strong> fecha <strong>de</strong>l acto, se <strong>de</strong>berá seleccionar el lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión, <strong>la</strong> cual <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>rá <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong>s insta<strong>la</strong>ciones disponibles en <strong>la</strong> localidad y el número previsto <strong>de</strong> participantes. Será el club<br />
quien <strong>de</strong>cida cómo se celebrará <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva, incluido el local <strong>para</strong> el<br />
evento y, en el caso <strong>de</strong> los ciber<strong>clubes</strong>, si <strong>la</strong> reunión se llevará a cabo en persona o en línea.<br />
Cálculo <strong>de</strong> gastos<br />
El precio <strong>de</strong> <strong>la</strong>s entradas <strong>de</strong>berá ser razonable y, a <strong>la</strong> vez, suficiente <strong>para</strong> cubrir todos los gastos<br />
re<strong>la</strong>cionados con <strong>la</strong> realización <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión. El nuevo club <strong>de</strong>be tener un papel importante<br />
en <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación, y como tal, <strong>la</strong> última pa<strong>la</strong>bra en lo referente al grado <strong>de</strong> formalidad o <strong>la</strong><br />
esca<strong>la</strong> <strong>de</strong>l evento.<br />
Al pre<strong>para</strong>r el presupuesto, tome en cuenta el número previsto <strong>de</strong> asistentes y el costo <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
comida, así como los <strong>de</strong>más costos por concepto <strong>de</strong> materiales impresos (por ejemplo, programas,<br />
invitaciones, entradas, tarjetas <strong>para</strong> indicar los asientos asignados a los participantes,<br />
material publicitario) y otros gastos (pequeños obsequios y recuerdos; <strong>de</strong>coraciones, accesorios<br />
<strong>para</strong> <strong>la</strong> realización <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión; asistencia <strong>de</strong> invitados especiales).<br />
Invitaciones a los <strong>clubes</strong> <strong>de</strong>l distrito<br />
Se enviarán <strong>la</strong>s invitaciones con suficiente anticipación <strong>para</strong> que los <strong>clubes</strong> tengan <strong>la</strong> oportunidad<br />
<strong>de</strong> anunciar el evento en dos reuniones semanales, por lo menos. La invitación <strong>de</strong>berá<br />
indicar <strong>la</strong> fecha, <strong>la</strong> hora, el precio <strong>de</strong> entrada y el lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión, así como el nombre<br />
<strong>de</strong>l orador (o los oradores), el nombre <strong>de</strong> <strong>la</strong> persona con quien contactar <strong>para</strong> respon<strong>de</strong>r a <strong>la</strong><br />
invitación y el p<strong>la</strong>zo <strong>para</strong> reservar lugar. Se sugiere que los rotarios efectúen por a<strong>de</strong><strong>la</strong>ntado el<br />
pago correspondiente a <strong>la</strong>s reservas.<br />
Publicidad<br />
Envíe comunicados <strong>de</strong> prensa a los medios <strong>de</strong> difusión locales con miras a concienciar a <strong>la</strong><br />
comunidad e interesar al público sobre el nuevo club rotario. En el Anexo 6 se incluye un<br />
mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> comunicado <strong>de</strong> prensa.<br />
A fin <strong>de</strong> generar interés entre los medios informativos, envíe entradas <strong>de</strong> cortesía a los directores<br />
o jefes <strong>de</strong> sa<strong>la</strong> <strong>de</strong> redacción <strong>de</strong> los periódicos y <strong>de</strong> <strong>la</strong>s estaciones <strong>de</strong> radio y televisión <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong> localidad.<br />
Invitados <strong>de</strong> honor<br />
A fin <strong>de</strong> presentar el nuevo club a <strong>la</strong> comunidad en <strong>la</strong> que prestará servicio, se <strong>de</strong>berán cursar<br />
<strong>la</strong>s invitaciones a los dignatarios locales y a todos los funcionarios en ejercicio y ex funcionarios<br />
<strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> que resi<strong>de</strong>n en el distrito o en los distritos vecinos. El nuevo club <strong>de</strong>berá<br />
<strong>de</strong>cidir si alguno <strong>de</strong> los invitados <strong>de</strong> honor <strong>de</strong>bería recibir entradas <strong>de</strong> cortesía a <strong>la</strong> ceremonia.<br />
Comité <strong>de</strong> bienvenida<br />
El club padrino a menudo sirve como comité <strong>de</strong> bienvenida, saludando personalmente a los<br />
invitados a su llegada.
Inscripciones<br />
Se <strong>de</strong>berán tomar <strong>la</strong>s medidas pertinentes <strong>para</strong> disponer <strong>de</strong> suficiente lugar <strong>para</strong> el área <strong>de</strong><br />
inscripciones. Con el fin <strong>de</strong> facilitar <strong>la</strong>s presentaciones, <strong>de</strong>berán pre<strong>para</strong>rse distintivos con el<br />
nombre <strong>de</strong> todos los concurrentes.<br />
Asientos<br />
Prepare con ante<strong>la</strong>ción <strong>la</strong> disposición <strong>de</strong> los asientos. Generalmente, el gobernador <strong>de</strong> distrito,<br />
el representante especial, el presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club padrino, el presi<strong>de</strong>nte y el secretario <strong>de</strong>l nuevo<br />
club, y los invitados <strong>de</strong> honor, acompañados <strong>de</strong> sus respectivos cónyuges, toman asiento en<br />
un lugar prominente <strong>de</strong>l local. Consulte el protocolo rotario en el Manual <strong>de</strong> Procedimiento.<br />
Programa<br />
El programa en su totalidad <strong>de</strong>berá apuntar a promover el compañerismo y motivar a los socios<br />
<strong>de</strong>l club nuevo.<br />
Se <strong>de</strong>berá dar suma consi<strong>de</strong>ración a <strong>la</strong> selección <strong>de</strong>l rotario que pronunciará el discurso principal.<br />
Elija a un rotario que se <strong>de</strong>staque por pronunciar discursos inspiradores.<br />
Tradicionalmente, el representante especial <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito o el presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club<br />
padrino abre <strong>la</strong> sesión y presi<strong>de</strong> en calidad <strong>de</strong> maestro <strong>de</strong> ceremonias, habiéndose cerciorado<br />
previamente <strong>de</strong> que todos los participantes en el programa sepan cuándo les correspon<strong>de</strong><br />
intervenir y <strong>de</strong> cuánto tiempo disponen.<br />
En el anexo 5 se incluye un programa sugerido.<br />
Programa conmemorativo<br />
Como recuerdo <strong>de</strong> <strong>la</strong> presentación <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva y con carácter <strong>de</strong> documento <strong>de</strong><br />
interés histórico, podría distribuirse un programa conmemorativo, el cual no <strong>de</strong>be ser costoso<br />
ni rebuscado. Los programas <strong>de</strong> este tipo suelen incluir:<br />
• Nombre <strong>de</strong>l nuevo club rotario<br />
• Fecha, hora y lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> ceremonia <strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva<br />
• Programa, incluidos los nombres <strong>de</strong> los oradores<br />
• Descripción <strong>de</strong> los actos <strong>de</strong> entretenimiento y nombres <strong>de</strong> los participantes<br />
• Nombres <strong>de</strong> los funcionarios y socios fundadores<br />
• Nombre <strong>de</strong>l club padrino (o los <strong>clubes</strong> padrinos) y <strong>de</strong>l representante especial<br />
Obsequios al nuevo club<br />
Tanto el club padrino como los otros <strong>clubes</strong>, frecuentemente hacen entrega <strong>de</strong> obsequios al<br />
nuevo club rotario (por ejemplo, un podio, una ban<strong>de</strong>ra con el emblema <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>, insignias<br />
<strong>de</strong> so<strong>la</strong>pa con el emblema <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>, o <strong>la</strong> campana y el martillo ceremonial). El club padrino<br />
podría también sufragar el costo <strong>de</strong> <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> admisión <strong>de</strong>l nuevo club. Correspon<strong>de</strong> al<br />
gobernador <strong>de</strong> distrito o al representante especial hacer los arreglos <strong>para</strong> <strong>la</strong> entrega <strong>de</strong> tales<br />
obsequios y notificar previamente al maestro <strong>de</strong> ceremonias los nombres <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> que<br />
harán tales presentaciones.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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6 Preguntas frecuentes<br />
La lista siguiente contiene respuestas a <strong>la</strong>s posibles preguntas <strong>de</strong> los socios fundadores y <strong>de</strong> los<br />
<strong>clubes</strong> padrino sobre <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club nuevo.<br />
¿es necesario el Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un nuevo club rotario?<br />
Sí, <strong>la</strong> Junta Directiva <strong>de</strong> RI requiere que se efectúe uno antes <strong>de</strong> iniciar <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> socios.<br />
¿Debe el club nuevo contar con un club padrino?<br />
No, pero <strong>la</strong> Junta Directiva <strong>de</strong> RI recomienda enfáticamente que se cuente con un club padrino<br />
porque ello pue<strong>de</strong> reducir <strong>de</strong> manera significativa el índice <strong>de</strong> bajas <strong>de</strong> los <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong><br />
al ayudarlos a establecer su cuadro social, sugerir proyectos <strong>de</strong> servicio relevantes y ofrecer<br />
oportunida<strong>de</strong>s <strong>para</strong> fomentar el compañerismo. Un nuevo club pue<strong>de</strong> tener uno o más <strong>clubes</strong><br />
padrino, pero al menos uno <strong>de</strong> éstos <strong>de</strong>berá estar situado cerca <strong>de</strong>l nuevo club.<br />
¿Debe pertenecer el representante especial al club padrino?<br />
No. En muchos casos, el club <strong>de</strong>l representante especial funciona como club padrino, sin<br />
embargo, esto no es un requisito. El gobernador pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>signar a cualquier rotario <strong>para</strong> <strong>de</strong>sempeñarse<br />
como representante especial.<br />
¿Debe haber un número mínimo o máximo <strong>de</strong> socios fundadores?<br />
El mínimo es <strong>de</strong> 25 socios; no hay un número máximo.<br />
¿Cuáles son <strong>la</strong>s condiciones <strong>de</strong> afiliación?<br />
Los posibles socios cualificados son:<br />
❑ En <strong>la</strong> actualidad propietarios <strong>de</strong> una empresa o ejercen cargos profesionales, ejecutivos<br />
o gerenciales, o se han jubi<strong>la</strong>do tras <strong>de</strong>sempeñar tales activida<strong>de</strong>s.<br />
❑ Dirigentes cívicos que han <strong>de</strong>mostrado su <strong>de</strong>dicación al servicio mediante su participación<br />
personal en asuntos <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad.<br />
❑ Ex becarios <strong>de</strong> La Fundación Rotaria, según lo <strong>de</strong>fine <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI.<br />
Asimismo, <strong>de</strong>ben:<br />
❑ Ser capaces <strong>de</strong> cumplir los requisitos <strong>de</strong> asistencia a <strong>la</strong> reunión semanal y participar en<br />
los proyectos <strong>de</strong> ayuda a <strong>la</strong> comunidad <strong>de</strong>l club.<br />
❑ Residir o trabajar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l área <strong>de</strong>l club.<br />
❑ Ocupar una c<strong>la</strong>sificación no excesivamente representada en el club (con excepción <strong>de</strong><br />
los ex becarios <strong>de</strong> La Fundación Rotaria).<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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34 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
¿se han establecido restricciones respecto a <strong>la</strong>s c<strong>la</strong>sificaciones?<br />
Sí. El club pue<strong>de</strong> tener hasta 5 socios activos o el 10% <strong>de</strong> socios activos (cifra que sea <strong>la</strong> mayor)<br />
en cada una <strong>de</strong> <strong>la</strong>s c<strong>la</strong>sificaciones. Por ejemplo, una lista <strong>de</strong> 20 socios fundadores podrá tener<br />
un límite <strong>de</strong> 5 socios con <strong>la</strong> c<strong>la</strong>sificación <strong>de</strong> “educación” o “finanzas”. Por otra parte, en una<br />
lista <strong>de</strong> 60 socios fundadores podrá haber hasta 6 socios (10%) bajo <strong>la</strong> misma c<strong>la</strong>sificación.<br />
Revise <strong>la</strong> hoja <strong>de</strong> trabajo sobre c<strong>la</strong>sificaciones pre<strong>para</strong>da por el representante especial <strong>para</strong><br />
asegurarse <strong>de</strong> que el club cuente con una lista <strong>de</strong> socios fundadores equilibrada y diversa que<br />
abarque lí<strong>de</strong>res empresariales, profesionales y cívicos.<br />
RI no mantiene una lista <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones, puesto que cada comunidad tiene profesiones<br />
o empresas particu<strong>la</strong>res a esa área geográfica. Para crear c<strong>la</strong>sificaciones apropiadas <strong>para</strong> los<br />
posibles <strong>nuevos</strong> socios, consulte <strong>la</strong> guía telefónica local, cámara <strong>de</strong> comercio u otro directorio<br />
empresarial.<br />
¿Cómo puedo ubicar a mi Representante <strong>de</strong> <strong>la</strong> División <strong>de</strong> apoyo a Clubes y<br />
Distritos?<br />
Pue<strong>de</strong> ubicar al representante <strong>de</strong> ACD <strong>para</strong> su área en www.rotary.org/es/aboutus/contactus<br />
/cdsandfinancialreps.<br />
¿qué ejemplos <strong>de</strong> nombres <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> rotarios pue<strong>de</strong>n darme?<br />
varias comunida<strong>de</strong>s<br />
Tres comunida<strong>de</strong>s Belford-Roxo-Lote 15<br />
Club que presta servicios en parte Alpheretta/Norte <strong>de</strong>l condado <strong>de</strong> Fulton<br />
<strong>de</strong> un condado<br />
Club que abarca todo el condado e Condado <strong>de</strong> Colón (Colonia Nueva)<br />
incluye el nombre <strong>de</strong>l lugar <strong>de</strong> reunión<br />
Clubes adicionales <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> <strong>la</strong> misma comunidad<br />
Vecindario urbano Chania (Creta), Grecia<br />
Año en que se organizó el club Piatra Neamt 2005<br />
Inclusión <strong>de</strong>l apodo <strong>de</strong> <strong>la</strong> ciudad Arequipa (La Ciudad B<strong>la</strong>nca)<br />
Lugar conocido <strong>de</strong> <strong>la</strong> ciudad Buenos Aires-P<strong>la</strong>za <strong>de</strong> Mayo<br />
Nombre <strong>de</strong> una persona José Gervasio Artigas<br />
Club que funciona en un área costera Tampa Bay (Tampa)*<br />
Horario <strong>de</strong> reunión <strong>de</strong>l club<br />
Mañana Santiago-Amanecer; Santa Fe-Madrugador<br />
Mediodía Sedona-Mediodía; Victoria (Mediodía)<br />
Noche Vargas-Atar<strong>de</strong>cer; San Francisco (Crepúsculo)<br />
Consulte <strong>la</strong>s directrices sobre el nombre <strong>de</strong> los ciber<strong>clubes</strong> en el anexo 7.<br />
Si el nombre <strong>de</strong>l club es el mismo que el nombre <strong>de</strong> un club que hubiera sido dado <strong>de</strong> baja, se<br />
<strong>de</strong>be proporcionar una explicación <strong>de</strong>tal<strong>la</strong>da.
¿Pue<strong>de</strong> una persona que es socio <strong>de</strong> un club rotario ya establecido figurar como socio<br />
fundador <strong>de</strong> un nuevo club rotario?<br />
Sí. El socio <strong>de</strong>berá comunicar al club su propósito <strong>de</strong> afiliarse al nuevo club, a fin <strong>de</strong> que sea<br />
dado <strong>de</strong> baja a partir <strong>de</strong> <strong>la</strong> fecha en que <strong>Rotary</strong> admite oficialmente al nuevo club. Tras <strong>la</strong> baja,<br />
el socio <strong>de</strong>berá obtener <strong>de</strong>l club anterior el formu<strong>la</strong>rio Confirmación <strong>de</strong> afiliación y <strong>de</strong> cumplimiento<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong>s obligaciones financieras, el cual <strong>de</strong>berá llevar <strong>la</strong> firma <strong>de</strong>l secretario y <strong>de</strong>l presi<strong>de</strong>nte<br />
<strong>de</strong>l club, y presentarse al presi<strong>de</strong>nte o secretario <strong>de</strong>l nuevo club. Un rotario no pue<strong>de</strong> ser<br />
simultáneamente socio <strong>de</strong> dos <strong>clubes</strong> rotarios, a menos que en uno <strong>de</strong> ellos sea socio honorario.<br />
¿se pue<strong>de</strong>n imponer <strong>para</strong> siempre el lugar o <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones al nuevo club?<br />
No. Una vez admitido el nuevo club en RI, goza <strong>de</strong> los mismos <strong>de</strong>rechos que el resto <strong>de</strong> los<br />
<strong>clubes</strong> rotarios y pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>cidir por si mismo el día, hora y lugar <strong>de</strong> sus reuniones.<br />
¿Deben cumplirse ciertos requisitos en re<strong>la</strong>ción con <strong>la</strong> <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad?<br />
Sí, se requiere una <strong>de</strong>scripción por escrito. Véase <strong>la</strong> página 12 <strong>para</strong> más información al respecto.<br />
¿qué pue<strong>de</strong> hacer el nuevo club <strong>para</strong> evitar problemas con <strong>la</strong> solicitud?<br />
Cuando se cuente con una lista parcial <strong>de</strong> socios fundadores, <strong>de</strong>berá enviarse ésta al representante<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> División <strong>de</strong> Apoyo a Clubes y Distritos <strong>para</strong> que <strong>la</strong> analice y formule comentarios<br />
al respecto. L<strong>la</strong>me a su representante <strong>de</strong> ACD siempre que tenga una duda. Pue<strong>de</strong> encontrar<br />
a su representante <strong>de</strong> <strong>la</strong> ACD en www.rotary.org/es/aboutus/contactus/cdsandfinancialreps.<br />
¿es sólo cuestión <strong>de</strong> formalidad que <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI apruebe <strong>la</strong> admisión <strong>de</strong> un<br />
nuevo club en <strong>Rotary</strong>?<br />
No. La documentación que acompaña <strong>la</strong> solicitud se examina <strong>de</strong>tenidamente a fin <strong>de</strong> garantizar<br />
que cump<strong>la</strong>n con los documentos estatutarios y normas establecidas por <strong>la</strong> Directiva. Ha habido<br />
casos en los que los <strong>clubes</strong> provisionales nunca se convirtieron en <strong>clubes</strong> rotarios porque <strong>la</strong><br />
Directiva <strong>de</strong> RI no aprobó sus solicitu<strong>de</strong>s.<br />
¿La firma <strong>de</strong>l gobernador constituye toda su participación en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un<br />
nuevo club?<br />
No. El gobernador <strong>de</strong>be aprobar primero el Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong>l club rotario y<br />
<strong>de</strong>spués nombrar al representante especial. A<strong>de</strong>más, <strong>de</strong>be confirmar que examinó y aprobó<br />
<strong>la</strong> solicitud. Dependiendo <strong>de</strong> <strong>la</strong>s circunstancias <strong>de</strong> <strong>la</strong> formación <strong>de</strong> cada club, es posible que<br />
gobernador esté muy involucrado personalmente en el proceso o que éste ceda <strong>la</strong> mayor parte<br />
<strong>de</strong> su responsabilidad al representante especial.<br />
¿Pue<strong>de</strong> cualquier rotario organizar un club nuevo?<br />
No. Los rotarios interesados en formar un nuevo club <strong>de</strong>ben trabajar en estrecha co<strong>la</strong>boración<br />
con el gobernador <strong>de</strong> distrito y el representante especial <strong>de</strong>signado a tal efecto.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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36 ORgAnIzIng new Clubs<br />
¿Cómo se organiza un nuevo club en un país o región geográfica sin presencia rotaria?<br />
La Junta Directiva <strong>de</strong> RI ha <strong>de</strong>cidido que los rotarios interesados en organizar un club rotario en<br />
un país no rotario, <strong>de</strong>berá contactar con el Comité <strong>de</strong> Extensión <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> correspondiente. La<br />
Directiva <strong>de</strong> RI ha asignado a esos comités regionales <strong>la</strong> <strong>la</strong>bor <strong>de</strong> facilitar <strong>la</strong> presencia <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong><br />
en esas áreas y apoyar a los <strong>clubes</strong> rotarios que <strong>de</strong>seen llevar a cabo proyectos <strong>de</strong> servicio en<br />
el<strong>la</strong>s. Al trabajar bajo <strong>la</strong> orientación <strong>de</strong> un comité <strong>de</strong> extensión, <strong>Rotary</strong> podrá presentar una<br />
imagen coherente y coordinada al comunicarse con los gobiernos locales y regionales. Si le<br />
interesa organizar un club rotario en un país o región geográfica no perteneciente a <strong>Rotary</strong>,<br />
comuníquese con el presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l Comité <strong>de</strong> Extensión <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> o el representante <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
División <strong>de</strong> Apoyo a Clubes y Distritos que atien<strong>de</strong> su área.
anexo 1:<br />
Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>de</strong>l gobernador<br />
<strong>de</strong> distrito <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong> un club nuevo<br />
acción Fecha prevista Fecha <strong>de</strong> realización<br />
Se nombra al representante<br />
especial<br />
Se recibe el Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong>l<br />
club padrino <strong>de</strong> un nuevo club<br />
rotario<br />
Se rellena, firma y envía a RI el<br />
Estudio <strong>para</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong>l nuevo club rotario (junto con<br />
el Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong>l club padrino <strong>de</strong> un<br />
nuevo club rotario)<br />
Se captan los posibles socios<br />
fundadores<br />
Se verifica <strong>la</strong> Hoja <strong>de</strong> trabajo<br />
<strong>para</strong> c<strong>la</strong>sificaciones<br />
Se <strong>de</strong>ci<strong>de</strong> el nombre <strong>de</strong>l club,<br />
así como el lugar y <strong>la</strong> hora <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong>s reuniones<br />
Se establecen <strong>la</strong>s cuotas per<br />
cápita, <strong>la</strong>s reuniones semanales<br />
y <strong>la</strong> elección <strong>de</strong> los funcionarios<br />
<strong>de</strong>l club<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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38<br />
acción Fecha prevista Fecha <strong>de</strong> realización<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
otorga al club <strong>la</strong> <strong>de</strong>signación<br />
<strong>de</strong> club provisional<br />
Los socios fundadores adoptan<br />
los Estatutos prescritos a los<br />
<strong>clubes</strong> rotarios, el reg<strong>la</strong>mento<br />
<strong>de</strong>l club y <strong>la</strong> estructura <strong>de</strong> los<br />
comités<br />
La Solicitud <strong>de</strong> admisión<br />
en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> es<br />
enviada <strong>para</strong> su aprobación al<br />
gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito envía<br />
<strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión en<br />
<strong>Rotary</strong> <strong>International</strong><br />
La directiva <strong>de</strong> RI admite al<br />
nuevo club<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito recibe<br />
el aviso <strong>de</strong> aprobación <strong>de</strong> RI<br />
Se <strong>de</strong>ci<strong>de</strong> <strong>la</strong> fecha <strong>para</strong> <strong>la</strong><br />
entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva<br />
Se hace entrega <strong>la</strong> carta<br />
constitutiva al nuevo club<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs
anexo 2:<br />
Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> c<strong>la</strong>sificaciones<br />
Esta hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>de</strong>berá ser rellenada por el representante especial y verificada por el gobernador<br />
<strong>de</strong> distrito. este documento quedará archivado en los registros <strong>de</strong>l club y <strong>de</strong>l distrito, pero no<br />
se envía a RI.<br />
nombre <strong>de</strong>l socio C<strong>la</strong>sificación<br />
1.<br />
2.<br />
3.<br />
4.<br />
5.<br />
6.<br />
7.<br />
8.<br />
9.<br />
10.<br />
11.<br />
12.<br />
13.<br />
14.<br />
15.<br />
16.<br />
17.<br />
18.<br />
19.<br />
20.<br />
21.<br />
22.<br />
23.<br />
24.<br />
25.<br />
verificación <strong>de</strong> <strong>la</strong> diversificación <strong>de</strong> <strong>la</strong>s c<strong>la</strong>sificaciones<br />
❑ Certifico que <strong>la</strong>s c<strong>la</strong>sificaciones <strong>de</strong> los socios fundadores <strong>de</strong> este club están diversificadas<br />
y cumplen <strong>la</strong>s disposiciones <strong>de</strong>l Artículo 8 <strong>de</strong> los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
Representante especial Fecha<br />
❑ Verificado por el<br />
Gobernador <strong>de</strong> distrito Fecha<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
39
anexo 3:<br />
glosario <strong>de</strong> términos rotarios<br />
asamblea <strong>de</strong> Club<br />
Reunión <strong>de</strong> todos los socios <strong>de</strong>l club, incluidos sus funcionarios, directores<br />
y presi<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> comités, <strong>la</strong> cual se celebra a fin <strong>de</strong> analizar el programa y<br />
activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l club, o insta<strong>la</strong>r socios <strong>nuevos</strong>.<br />
Ciberclub<br />
Club que funciona como cualquier otro club rotario con <strong>la</strong> diferencia <strong>de</strong> que sus<br />
reuniones se realizan en línea. Por <strong>de</strong>cisión <strong>de</strong>l Consejo <strong>de</strong> Legis<strong>la</strong>ción <strong>de</strong> 2010,<br />
los ciber<strong>clubes</strong> rotarios se consi<strong>de</strong>ran miembros <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> a partir<br />
<strong>de</strong>l 1 <strong>de</strong> julio <strong>de</strong> 2010.<br />
C<strong>la</strong>sificación<br />
Negocio o servicio profesional concreto y distintivo que se ofrece a <strong>la</strong> comunidad.<br />
Cada club <strong>de</strong>termina <strong>la</strong>s c<strong>la</strong>sificaciones que existen en su comunidad, y a cada<br />
socio activo se le asigna una c<strong>la</strong>sificación que se corresponda con su negocio o<br />
actividad profesional principal o con <strong>la</strong> <strong>de</strong> su firma, compañía o institución.<br />
Club padrino<br />
Club rotario que asume <strong>la</strong> responsabilidad <strong>de</strong> co<strong>la</strong>borar en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong><br />
un nuevo club y <strong>de</strong> orientarlo durante sus primeros pasos como club miembro<br />
<strong>de</strong> RI. El club padrino sirve <strong>de</strong> mentor tanto antes como <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> <strong>la</strong> fundación<br />
<strong>de</strong>l nuevo club. El club <strong>de</strong>l representante especial a menudo asume el papel <strong>de</strong><br />
club padrino <strong>de</strong>l nuevo club, pero no es imprescindible que así sea. Si otro club<br />
fuera seleccionado <strong>para</strong> apadrinar al nuevo club, el gobernador informará al<br />
representante especial al respecto. El nuevo club pue<strong>de</strong>, asimismo, tener varios<br />
<strong>clubes</strong> padrinos.<br />
Club provisional<br />
Condición otorgada por el gobernador <strong>de</strong> distrito a un grupo <strong>de</strong> socios fundadores<br />
una vez que el club se reúna semanalmente y haya elegido a los funcionarios<br />
<strong>de</strong>l club que se adhieran a los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios. Dicha<br />
<strong>de</strong>signación permite al club provisional entregar <strong>la</strong> cre<strong>de</strong>ncial <strong>de</strong> compensación<br />
<strong>de</strong> ausencia a los rotarios visitantes.<br />
Coordinador <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong><br />
Rotario que sirve como recurso a <strong>clubes</strong> y distritos en todo lo re<strong>la</strong>cionado con los<br />
programas <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>. Los 41 coordinadores son nombrados por el<br />
presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong> RI <strong>para</strong> cubrir distintas áreas geográficas. Pue<strong>de</strong> encontrar una lista<br />
actualizada en www.rotary.org.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
41
42<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
Coordinador regional <strong>de</strong> La Fundación Rotaria (CRFR)<br />
Rotario nombrado por el presi<strong>de</strong>nte y el presi<strong>de</strong>nte electo <strong>de</strong> RI, previa consulta<br />
con los miembros <strong>de</strong>l Consejo <strong>de</strong> Fiduciarios <strong>de</strong> La Fundación Rotaria. Hay 41<br />
coordinadores regionales <strong>de</strong> La Fundación Rotaria sirviendo como recursos <strong>de</strong><br />
La Fundación en regiones geográficas específicas. Pue<strong>de</strong> encontrar una lista<br />
actualizada en www.rotaty.org.<br />
Cuota <strong>de</strong> admisión<br />
Los <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong> pagan a RI una cuota <strong>de</strong> admisión <strong>de</strong> 15 US$ por socio<br />
fundador. La cuota <strong>de</strong> admisión cubre el costo incurrido por RI <strong>para</strong> fundar y<br />
aten<strong>de</strong>r al nuevo club.<br />
Cuotas per cápita<br />
Cuotas <strong>de</strong> afiliación que cada club paga semestralmente a RI (el 1 <strong>de</strong> julio y el<br />
1 <strong>de</strong> enero) por cada uno <strong>de</strong> los socios activos <strong>de</strong>l club.<br />
Cuotas y otros pagos<br />
La cuota <strong>de</strong> admisión <strong>de</strong>l club y <strong>la</strong>s cuotas per cápita anuales que todos los socios<br />
activos pagan al club. Las cuotas per cápita son establecidas por el club.<br />
Diversidad<br />
RI reconoce el valor <strong>de</strong> <strong>la</strong> diversidad en cada club. <strong>Rotary</strong> exhorta a los <strong>clubes</strong><br />
a consi<strong>de</strong>rar a <strong>la</strong>s personas <strong>de</strong> su comunidad que cump<strong>la</strong>n los requisitos <strong>de</strong><br />
afiliación conforme a <strong>la</strong>s reg<strong>la</strong>s vigentes, y a que intenten incluir en el club a<br />
una variedad apropiada <strong>de</strong> personas. Los <strong>clubes</strong> representativos <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad<br />
profesional y empresarial poseen <strong>la</strong> c<strong>la</strong>ve <strong>de</strong> su propio futuro.<br />
Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios<br />
Son <strong>la</strong>s disposiciones que <strong>de</strong>ben ser adoptadas por todos los <strong>clubes</strong>. Dichas<br />
disposiciones están en consonancia con los Estatutos y el Reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong> RI y sólo<br />
pue<strong>de</strong>n ser enmendadas por el Consejo <strong>de</strong> Legis<strong>la</strong>ción. Todo club rotario nuevo<br />
es admitido como miembro <strong>de</strong> RI tras adoptar los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong><br />
rotarios. (Reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong> RI, sección 2.030.)<br />
estudio <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones<br />
Estudio anual llevado a cabo por un club rotario en el que se com<strong>para</strong>n <strong>la</strong>s<br />
c<strong>la</strong>sificaciones <strong>de</strong> los socios con <strong>la</strong> composición <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad. Su propósito<br />
es asegurar <strong>la</strong> diversificación profesional <strong>de</strong>l club se revisa periódicamente. Este<br />
estudio se encuentra en Recursos <strong>para</strong> <strong>la</strong> evaluación <strong>de</strong>l club, el cual pue<strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>scargarse <strong>de</strong>l sitio Web <strong>de</strong> RI.<br />
Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong> datos <strong>de</strong> socios<br />
Alternativa a <strong>la</strong> actualización automática <strong>de</strong>l cuadro social mediante Ingreso/<br />
Rotarios. Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong> RI que el secretario <strong>de</strong>l club utiliza <strong>para</strong> informar al<br />
secretario general sobre <strong>nuevos</strong> socios, baja <strong>de</strong> socios y cambios <strong>de</strong> dirección<br />
o c<strong>la</strong>sificación. Pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>scargarse <strong>de</strong> www.rotary.org. También se incluye en el<br />
Manual <strong>de</strong>l secretario <strong>de</strong>l club, el cual forma parte <strong>de</strong>l Juego <strong>de</strong> materiales <strong>para</strong><br />
funcionarios <strong>de</strong>l club.
Funcionarios fundadores<br />
Presi<strong>de</strong>nte, presi<strong>de</strong>nte electo, vicepresi<strong>de</strong>nte(s) (podrá haber más <strong>de</strong> uno), secretario,<br />
tesorero y macero. (artículo 10.4 <strong>de</strong> los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.)<br />
Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>para</strong> el establecimiento <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones<br />
Documento en que se <strong>de</strong>tal<strong>la</strong>n <strong>la</strong>s c<strong>la</strong>sificaciones <strong>de</strong> los socios <strong>de</strong>l nuevo club el<br />
cual <strong>de</strong>be ser rellenado por el representante especial <strong>de</strong> gobernador y verificado<br />
por el gobernador. El distrito y el club conservarán esta información en sus<br />
registros. Consulte <strong>la</strong> hoja <strong>de</strong> trabajo sobre c<strong>la</strong>sificaciones <strong>de</strong>l nuevo club en el<br />
anexo 2.<br />
Informe semestral<br />
Informe que todos los <strong>clubes</strong> envían a RI el 1 <strong>de</strong> julio y el 1 <strong>de</strong> enero en el que<br />
se certifica a <strong>la</strong> Junta Directiva <strong>de</strong> RI el número <strong>de</strong> socios en dichas fechas. El<br />
presi<strong>de</strong>nte, secretario o tesorero <strong>de</strong>l club pue<strong>de</strong>n completar el informe en línea<br />
(a través <strong>de</strong> Ingreso/Rotarios) o enviarlo al secretario general en formu<strong>la</strong>rios que<br />
proporciona RI. Las cuotas per cápita <strong>de</strong>l club a RI se basan en esos informes.<br />
Ingreso/Rotarios<br />
Sección <strong>de</strong> www.rotary.org/es con acceso exclusivo <strong>para</strong> rotarios a través <strong>de</strong><br />
contraseña que les permite contribuir a La Fundación Rotaria, administrar sus<br />
suscripciones a boletines electrónicos, inscribirse en reuniones y acce<strong>de</strong>r a los<br />
beneficios <strong>para</strong> socios. Los funcionarios <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> y distritos tienen acceso a<br />
informes y registros adicionales. Por ejemplo, los presi<strong>de</strong>ntes y secretarios <strong>de</strong><br />
club pue<strong>de</strong>n actualizar el cuadro social <strong>de</strong>l club, consultar e imprimir el informe<br />
semestral y pagar <strong>la</strong>s cuotas per cápita. La sección Ingreso/Rotarios es el método<br />
<strong>de</strong> actualización <strong>de</strong> datos preferido por RI.<br />
Junta directiva <strong>de</strong>l club<br />
Es el organismo constituido conforme al reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong>l club que rige el<br />
funcionamiento <strong>de</strong>l mismo. El presi<strong>de</strong>nte, el presi<strong>de</strong>nte electo y el vicepresi<strong>de</strong>nte<br />
siempre forman parte <strong>de</strong> <strong>la</strong> directiva <strong>de</strong>l club. A opción <strong>de</strong>l club, también podrán<br />
prestar servicio como miembros <strong>de</strong> <strong>la</strong> directiva el tesorero, el secretario y el<br />
macero. (artículo 10.4 <strong>de</strong> los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.)<br />
Lista <strong>de</strong> socios fundadores<br />
Lista con todos los socios fundadores activos que se envía como parte <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>. Todas <strong>la</strong>s solicitu<strong>de</strong>s <strong>de</strong> admisión<br />
<strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong> exigen que se envíe información <strong>de</strong>tal<strong>la</strong>da sobre todos los<br />
socios fundadores activos. Sólo se requiere información sobre los socios activos<br />
(<strong>la</strong> lista <strong>de</strong> socios honorarios es pre<strong>para</strong>da y mantenida por el club). Los datos <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong>s listas <strong>de</strong> socios fundadores están sujetos a verificación por parte <strong>de</strong> RI. Si <strong>la</strong><br />
lista <strong>de</strong> socios fundadores es inexacta, RI notificará al gobernador <strong>de</strong> distrito. La<br />
aprobación por parte <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>de</strong> una lista incorrecta da lugar<br />
a complicaciones.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
43
44 ORgAnIzIng new Clubs<br />
Manual <strong>de</strong> Procedimiento<br />
Publicación creada <strong>para</strong> ayudar a los dirigentes <strong>de</strong>l club y <strong>de</strong> distrito a enten<strong>de</strong>r el<br />
funcionamiento <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>, así como <strong>la</strong>s normas y procedimientos más relevantes<br />
<strong>para</strong> sus servicios. El manual se publica cada tres años <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión <strong>de</strong>l<br />
Consejo <strong>de</strong> Legis<strong>la</strong>ción. También contiene los documentos estatutarios <strong>de</strong> RI.<br />
Reg<strong>la</strong>mento que se recomienda a los <strong>clubes</strong> rotarios<br />
Disposiciones que rigen un club rotario. El Reg<strong>la</strong>mento que se recomienda a los<br />
<strong>clubes</strong> rotarios es proporcionado por <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI, pero los <strong>clubes</strong> pue<strong>de</strong>n<br />
modificarlo a fin <strong>de</strong> que se cump<strong>la</strong>n los requisitos establecidos por el propio<br />
club, siempre que los cambios efectuados no contravengan los documentos<br />
estatutarios. Se pue<strong>de</strong> obtener el Reg<strong>la</strong>mento que se recomienda a los <strong>clubes</strong><br />
rotarios en www.rotary.org/es o a través <strong>de</strong> los representantes <strong>de</strong> <strong>la</strong> División <strong>de</strong><br />
Apoyo a Clubes y Distritos.<br />
Representante especial<br />
Rotario nombrado por el gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>para</strong> que lo represente en los<br />
trámites re<strong>la</strong>cionados con <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un nuevo club. <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong><br />
requiere que se proporcionen los datos <strong>de</strong> contacto <strong>de</strong>l representante especial<br />
por si surgieran preguntas o problemas re<strong>la</strong>cionados con <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión<br />
<strong>de</strong>l club nuevo.<br />
<strong>Rotary</strong> Co<strong>de</strong> of Policies<br />
Documento que contiene todas <strong>la</strong>s normas generales y permanentes <strong>de</strong> <strong>la</strong> Junta<br />
Directiva <strong>de</strong> RI y suplementa los documentos estatutarios <strong>de</strong> RI. La versión más<br />
reciente está disponible en www.rotary.org (efectúe una búsqueda con <strong>la</strong>s<br />
pa<strong>la</strong>bras: <strong>Rotary</strong> Co<strong>de</strong> of Policies).<br />
socio fundador<br />
Socio fundador <strong>de</strong> un club rotario elegido como socio antes <strong>de</strong> que el club sea<br />
admitido como miembro <strong>de</strong> RI.
anexo 4:<br />
Programas <strong>de</strong> reuniones semanales<br />
que se recomiendan al organizar<br />
<strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong><br />
Tradicionalmente, el representante especial trabaja en coordinación con el presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club nuevo al<br />
organizar y presidir estas reuniones. Utilice los programas sugeridos que aparecen a continuación como<br />
guía cuando p<strong>la</strong>nifique <strong>la</strong>s primeras reuniones semanales con los socios organizadores.<br />
oRDen DeL DÍa que se sugIeRe PaRa eL PRImeR mes De ReunIones<br />
• Los asistentes <strong>de</strong>berán presentarse a los <strong>de</strong>más y hacer referencia a su negocio o profesión. Se<br />
hará notar <strong>la</strong> presencia <strong>de</strong> los ex rotarios y <strong>de</strong> <strong>la</strong>s otras personas interesadas en ingresar en el club.<br />
• Explicar los distintos tipos <strong>de</strong> servicio en que los rotarios tienen <strong>la</strong> oportunidad <strong>de</strong> participar.<br />
• Explicar en términos generales La Fundación Rotaria y sus programas. Distribuir ejemp<strong>la</strong>res <strong>de</strong><br />
La Fundación Rotaria <strong>de</strong> RI – <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> consulta rápida (219-ES). Solicite ejemp<strong>la</strong>res gratuitos en<br />
shop.rotary.org.<br />
• Explicar <strong>la</strong>s cinco Avenidas <strong>de</strong> Servicio, los cuatro elementos <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> eficaces y otros principios<br />
rectores que distinguen a los socios <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
• Entregar a todos los asistentes un ejemp<strong>la</strong>r <strong>de</strong> Esto es <strong>Rotary</strong> (001-ES) y <strong>de</strong> Información básica<br />
sobre <strong>Rotary</strong> (595-ES). Exhortar a los participantes a visitar <strong>la</strong> presentación interactiva Información<br />
básica sobre <strong>Rotary</strong> en línea (www.rotary.org/es/rotarybasics), <strong>para</strong> apren<strong>de</strong>r más sobre <strong>Rotary</strong>.<br />
• Invitar al gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>para</strong> que hable sobre <strong>la</strong>s funciones <strong>de</strong>l distrito y <strong>de</strong>l gobernador<br />
<strong>de</strong> distrito.<br />
• Explicar los requisitos <strong>de</strong> asistencia al 50% <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones e indicar a los presentes dón<strong>de</strong> pue<strong>de</strong>n<br />
compensar <strong>la</strong>s ausencias <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l área local o a través <strong>de</strong> un ciberclub (encontrará más<br />
información en www.rotary.org/es).<br />
• Explicar <strong>la</strong> importancia <strong>de</strong> tener un cuadro social equilibrado y <strong>la</strong> necesidad <strong>de</strong> atraer <strong>nuevos</strong> socios.<br />
• Enfatizar los requisitos <strong>para</strong> ser socio:<br />
Los posibles socios cualificados son:<br />
❑ En <strong>la</strong> actualidad propietarios <strong>de</strong> una empresa o ejercen cargos profesionales, ejecutivos o<br />
gerenciales, o se han jubi<strong>la</strong>do tras <strong>de</strong>sempeñar tales activida<strong>de</strong>s.<br />
❑ Dirigentes cívicos que han <strong>de</strong>mostrado su <strong>de</strong>dicación al servicio mediante su participación<br />
personal en asuntos <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad.<br />
❑ Ex becarios <strong>de</strong> La Fundación Rotaria, según lo <strong>de</strong>fine <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI.<br />
Asimismo, <strong>de</strong>ben:<br />
❑ Ser capaces <strong>de</strong> cumplir los requisitos <strong>de</strong> asistencia a <strong>la</strong> reunión semanal y participar en los<br />
proyectos <strong>de</strong> ayuda a <strong>la</strong> comunidad <strong>de</strong>l club.<br />
❑ Residir o trabajar <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong>l área <strong>de</strong>l club.<br />
❑ Ocupar una c<strong>la</strong>sificación no excesivamente representada en el club (con excepción <strong>de</strong> los ex<br />
becarios <strong>de</strong> La Fundación Rotaria).<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
45
• Explicar <strong>la</strong>s obligaciones en materia <strong>de</strong> finanzas <strong>para</strong> con el club, el distrito y RI.<br />
• Solicitar el pago pendiente por concepto <strong>de</strong> <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> ingreso <strong>de</strong> los socios <strong>de</strong>l nuevo club<br />
(15 US$) a quienes todavía no hayan remitido los fondos.<br />
• Mostrar partes <strong>de</strong>l Juego <strong>de</strong> vi<strong>de</strong>os sobre el cuadro social (427-MU) o Esto es <strong>Rotary</strong> (449-MU).<br />
• Anunciar y explicar el calendario <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones subsiguientes.<br />
oRDen DeL DÍa que se sugIeRe PaRa eL segunDo mes De ReunIones<br />
• Confirmar el día, hora y lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones semanales.<br />
• Organizar una discusión sobre <strong>la</strong>s metas y objetivos <strong>de</strong>l club, incluyendo los tipos <strong>de</strong> servicio en<br />
<strong>la</strong> comunidad o servicio internacional en que están interesados en participar los posibles socios.<br />
Consi<strong>de</strong>rar <strong>la</strong> posibilidad <strong>de</strong> programa una sesión <strong>para</strong> que el club complete <strong>la</strong> <strong>Guía</strong> <strong>para</strong> <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación<br />
estratégica. Esta actividad pue<strong>de</strong> <strong>de</strong>scargarse <strong>de</strong>l sitio Web <strong>de</strong> RI y su objetivo es ayudar<br />
a los <strong>clubes</strong> a trazar un p<strong>la</strong>n a <strong>la</strong>rgo p<strong>la</strong>zo.<br />
• Explicar en términos generales <strong>la</strong> participación <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> en los esfuerzos <strong>de</strong> erradicación <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
polio. Proporcionar una actualización sobre el progreso realizado en el Desafío <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> por 200<br />
millones <strong>de</strong> dó<strong>la</strong>res. Distribuir insignias End Polio Now (Pongamos fin a <strong>la</strong> polio) (988) a los socios<br />
(disponibles en shop.rotary.org).<br />
• Revisar el principio <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones y consi<strong>de</strong>rar <strong>la</strong> posibilidad <strong>de</strong> completar el estudio <strong>de</strong> c<strong>la</strong>sificaciones<br />
incluido en Recursos <strong>para</strong> <strong>la</strong> evaluación <strong>de</strong>l club (disponible en el sitio web <strong>de</strong> RI). Esta<br />
actividad está diseñada <strong>para</strong> que participe todo el club y en el<strong>la</strong> se exhorta a los socios a reclutar<br />
a profesionales <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad que todavía no estén representadas en el club.<br />
• Si el nuevo club tiene el mínimo requerido <strong>de</strong> 25 socios fundadores, anunciar que en <strong>la</strong> próxima<br />
reunión se adoptarán los estatutos y el reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong>l club, y se elegirán los funcionarios y <strong>la</strong><br />
directiva <strong>de</strong>l club. Todos los socios <strong>de</strong>berán asistir a <strong>la</strong> reunión pre<strong>para</strong>dos <strong>para</strong> emitir sus votos.<br />
oRDen DeL DÍa que se sugIeRe PaRa eL teRCeR mes De ReunIones<br />
Tan pronto como 25 o más personas calificadas hayan convenido en ser los socios fundadores y hayan<br />
pagado <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> admisión en RI, el club provisional <strong>de</strong>berá elegir a sus funcionarios, adoptar los<br />
Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios y su reg<strong>la</strong>mento interno, cobrar <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> ingreso que corresponda<br />
a cada socio fundador y completar el formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong> Solicitud <strong>de</strong> ingreso en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>.<br />
Es posible que el club no esté listo aún listo; prepare <strong>la</strong> reunión como corresponda.<br />
• Invitar a un dinámico ex becario como orador.<br />
• Definir <strong>la</strong> localidad <strong>de</strong>l club y seleccionar un nombre que implique que el club está vincu<strong>la</strong>do con<br />
el área. (Tenga presente que el club no tiene <strong>de</strong>recho a ostentar oficialmente el nombre seleccionado<br />
hasta que lo apruebe <strong>la</strong> Junta Directiva <strong>de</strong> RI. No imprima artículos con el nombre <strong>de</strong> éste<br />
hasta que usted haya recibido aprobación <strong>de</strong> RI.)<br />
• Adoptar los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
• Seleccionar <strong>la</strong> semana y el mes en que se celebrará <strong>la</strong> reunión anual <strong>de</strong> los funcionarios <strong>de</strong>l club,<br />
<strong>la</strong> cual <strong>de</strong>berá tener lugar entre el 1 <strong>de</strong> julio y el 31 <strong>de</strong> diciembre.<br />
• Seleccionar <strong>la</strong> semana y el día en que se celebrarán <strong>la</strong>s reuniones mensuales <strong>de</strong> <strong>la</strong> directiva.<br />
46 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs
• Determinar <strong>la</strong> cuota <strong>de</strong> ingreso y <strong>la</strong> cuota anual que <strong>de</strong>berán pagar los socios. El importe <strong>de</strong>berá<br />
cubrir <strong>la</strong>s cuotas que imponen RI y el distrito. Las cuotas paga<strong>de</strong>ras a RI figuran en el formu<strong>la</strong>rio<br />
<strong>de</strong> solicitud <strong>de</strong> ingreso.<br />
• Diseñar una estructura <strong>de</strong> los comités que apoye <strong>la</strong>s metas y objetivos <strong>de</strong>l club. Tenga presente<br />
los comités indicados en <strong>la</strong> guía Cómo ser un club dinámico: P<strong>la</strong>n <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo.<br />
• Adoptar un reg<strong>la</strong>mento <strong>para</strong> el club que esté en consonancia con los Estatutos <strong>de</strong> RI, el Reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong><br />
RI y los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios (los cuales pue<strong>de</strong>n <strong>de</strong>scargarse <strong>de</strong> www.rotary.org/es).<br />
• Elegir a los funcionarios.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
47
anexo 5:<br />
Lista <strong>de</strong> verificación <strong>para</strong> <strong>la</strong> ceremonia<br />
<strong>de</strong> entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva<br />
❑ Fecha fijada y confirmada<br />
❑ Lugar <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión – seleccionado y confirmado<br />
❑ Presupuesto aprobado por <strong>la</strong> directiva<br />
• Precio por entrada, multiplicado por el número previsto <strong>de</strong> asistentes<br />
• Gastos previstos<br />
• Ingresos previstos<br />
❑ Clubes rotarios invitados (se <strong>de</strong>berá mantener un registro <strong>de</strong>tal<strong>la</strong>do <strong>de</strong> aquellos que acepten)<br />
❑ Socios <strong>de</strong>l club padrino invitados (se <strong>de</strong>berá mantener un registro <strong>de</strong>tal<strong>la</strong>do <strong>de</strong> aquellos que acepten)<br />
❑ Representante especial invitado<br />
❑ Gobernador <strong>de</strong> distrito invitado<br />
❑ Actos <strong>de</strong>l programa p<strong>la</strong>neados<br />
• Recepción/hora <strong>de</strong> compañerismo<br />
• Se abre <strong>la</strong> sesión<br />
• Bienvenida<br />
• Cena<br />
• Presentación <strong>de</strong> los invitados <strong>de</strong> <strong>la</strong> mesa <strong>de</strong> honor<br />
• Presentación <strong>de</strong> los rotarios visitantes, con mención <strong>de</strong> su correspondiente club<br />
• Discurso sobre <strong>Rotary</strong><br />
• Entrega <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva<br />
• Aceptación <strong>de</strong> <strong>la</strong> carta constitutiva y discurso a cargo <strong>de</strong>l presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club nuevo<br />
• Colocación <strong>de</strong> <strong>la</strong> insignia <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> en <strong>la</strong> so<strong>la</strong>pa <strong>de</strong> los socios fundadores<br />
• Presentación <strong>de</strong> los socios <strong>de</strong>l club nuevo y sus cónyuges<br />
• Entrega <strong>de</strong> obsequios por parte <strong>de</strong> otros <strong>clubes</strong><br />
• Expresión <strong>de</strong> agra<strong>de</strong>cimiento a cargo <strong>de</strong>l gobernador o el representante especial<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
49
❑ Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día correspondiente a <strong>la</strong> ceremonia – entregado a todos los participantes, con indicación<br />
<strong>de</strong>l tiempo asignado a cada elemento <strong>de</strong>l programa<br />
❑ Programa conmemorativo<br />
• Diseño<br />
• Impresión<br />
• Copia enviada, con <strong>la</strong> <strong>de</strong>bida anticipación, a todo participante<br />
❑ Publicidad<br />
• Comunicados <strong>de</strong> prensa <strong>para</strong> todos los periódicos y estaciones <strong>de</strong> radio y televisión<br />
• Entradas o pases <strong>de</strong> cortesía <strong>para</strong> los medios <strong>de</strong> difusión<br />
❑ Invitaciones especiales <strong>para</strong>:<br />
• Dignatarios <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad<br />
• Funcionarios y ex funcionarios <strong>de</strong> RI <strong>de</strong>l distrito<br />
• El gobernador <strong>de</strong> distrito electo y el gobernador <strong>de</strong> distrito propuesto<br />
• Representantes <strong>de</strong> otros <strong>clubes</strong> <strong>de</strong> servicio<br />
❑ Aspectos logísticos<br />
• Selección <strong>de</strong>l menú y servicio <strong>de</strong> <strong>la</strong> comida o cena<br />
• Inscripciones<br />
• Comité <strong>de</strong> bienvenida<br />
• Centros <strong>de</strong> mesa, <strong>de</strong>coraciones<br />
• Asignación <strong>de</strong> asientos<br />
• Impresos, publicaciones <strong>de</strong> RI<br />
• Atenciones a los invitados especiales<br />
• Sistema <strong>de</strong> sonido<br />
• Guardarropa<br />
• Recepción <strong>de</strong> <strong>la</strong>s personas que llegan tar<strong>de</strong><br />
• Iluminación<br />
• Venti<strong>la</strong>ción<br />
• Estacionamiento<br />
• Accesorios <strong>para</strong> el programa<br />
• Distintivos <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong><br />
otros <strong>de</strong>talles<br />
50 ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs
anexo 6:<br />
mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> comunicado <strong>de</strong> prensa<br />
Adapte este comunicado <strong>de</strong> prensa a <strong>la</strong>s circunstancias propias <strong>de</strong> <strong>la</strong> localidad <strong>de</strong> su club rotario, siguiendo<br />
<strong>la</strong>s instrucciones entre paréntesis. Póngale un título que <strong>de</strong>spierte el interés <strong>de</strong> personas no rotarias,<br />
como por ejemplo: “Los resi<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> <strong>la</strong> comunidad se unen <strong>para</strong> mejorar [nombre <strong>de</strong> su ciudad]”.<br />
Incluya información <strong>de</strong> su distrito. El comunicado no <strong>de</strong>be exce<strong>de</strong>r <strong>de</strong> una página. Para sugerencias<br />
adicionales sobre cómo redactar y utilizar los comunicados <strong>de</strong> prensa, visite www.rotary.org/es/pages<br />
/ri<strong>de</strong>fault.aspx y haga clic en Cuadro social, Administración <strong>de</strong>l club rotario y Re<strong>la</strong>ciones públicas.<br />
One <strong>Rotary</strong> Center | 1560 Sherman Avenue | Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.<br />
Persona <strong>de</strong> contacto: [nombre] [dirección <strong>de</strong> correo electrónico] [números <strong>de</strong> teléfono y <strong>de</strong> fax]<br />
www.rotary.org/es.<br />
ComunICaDo De PRensa<br />
[Titu<strong>la</strong>r]<br />
[CIUDAD, FECHA] — <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>, <strong>la</strong> primera <strong>organización</strong> <strong>de</strong> servicio humanitario <strong>de</strong>l mundo,<br />
llega a [Ciudad]. El [fecha] los socios <strong>de</strong>l área recibieron <strong>la</strong> carta constitutiva <strong>de</strong>l nuevo club, el cual forma<br />
ahora parte <strong>de</strong> <strong>la</strong> asociación mundial <strong>de</strong> aproximadamente 33.000 <strong>clubes</strong> rotarios que funcionan en<br />
más <strong>de</strong> 200 países y regiones geográficas.<br />
El Club Rotario <strong>de</strong> [nombre <strong>de</strong>l club] tiene p<strong>la</strong>neado implementar [<strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> <strong>la</strong>s iniciativas y activida<strong>de</strong>s<br />
previstas durante el primer año] El Club Rotario <strong>de</strong> [Ciudad] se integra a <strong>la</strong> red global <strong>de</strong> voluntarios<br />
<strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>de</strong>dicados a mejorar sus comunida<strong>de</strong>s y fomentar <strong>la</strong> buena voluntad internacional a<br />
través <strong>de</strong> <strong>la</strong>s obras <strong>de</strong>l club, programas <strong>de</strong> becas, intercambios culturales y subvenciones humanitarias.<br />
[Incluya en este espacio una cita <strong>de</strong> un lí<strong>de</strong>r rotario <strong>de</strong>l área, por ejemplo: “<strong>Rotary</strong> fue fundada en<br />
Chicago hace más <strong>de</strong> 100 años y ahora su influencia se hace sentir en todo el mundo. Los logros <strong>de</strong><br />
<strong>Rotary</strong> pasarán a <strong>la</strong> historia por <strong>la</strong> inspiradora gesta <strong>de</strong> hombres y mujeres <strong>de</strong> todas <strong>la</strong>s razas, credos y<br />
nacionalida<strong>de</strong>s, que han efectuado extraordinarias contribuciones a <strong>la</strong> causa <strong>de</strong> <strong>la</strong> paz".]<br />
La Fundación Rotaria es el brazo fi<strong>la</strong>ntrópico <strong>de</strong> <strong>la</strong> asociación que recibe y distribuye fondos <strong>para</strong><br />
cubrir los esfuerzos <strong>de</strong> servicio humanitario <strong>de</strong> los <strong>clubes</strong> y los programas <strong>de</strong> intercambio diseñados<br />
<strong>para</strong> mejorar <strong>la</strong> buena voluntad y <strong>la</strong> comprensión internacional. Todos los años, <strong>la</strong> Fundación otorga<br />
millones <strong>de</strong> dó<strong>la</strong>res a los proyectos llevados a cabo por <strong>clubes</strong> y distritos que trabajan tanto a nivel local<br />
como mediante alianzas internacionales. La Fundación Rotaria también patrocina el programa <strong>de</strong> becas<br />
internacionales privado <strong>de</strong> mayor magnitud <strong>de</strong>l mundo.<br />
Durante más <strong>de</strong> 20 años, <strong>Rotary</strong> ha li<strong>de</strong>rado el sector privado en <strong>la</strong> campaña <strong>para</strong> <strong>la</strong> erradicación <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
polio en el mundo. El Desafío <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> por 200 millones <strong>de</strong> dó<strong>la</strong>res es <strong>la</strong> respuesta <strong>de</strong> La Fundación<br />
Rotaria a <strong>la</strong> subvención-<strong>de</strong>safío <strong>de</strong> 355 millones <strong>de</strong> dó<strong>la</strong>res otorgada por La Fundación Bill y Melinda<br />
Gates <strong>para</strong> <strong>la</strong> campaña <strong>de</strong> erradicación <strong>de</strong> <strong>la</strong> polio. Estas subvenciones ratifican <strong>la</strong> eficacia <strong>de</strong> <strong>la</strong> metodología<br />
<strong>de</strong>l programa PolioPlus <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>.<br />
Para información sobre cómo afiliarse al nuevo club rotario o <strong>para</strong> encontrar maneras <strong>de</strong> co<strong>la</strong>borar<br />
con <strong>Rotary</strong> en su comunidad, comuníquese con [nombre e información <strong>de</strong> contacto <strong>de</strong>l presi<strong>de</strong>nte o<br />
el secretario <strong>de</strong>l club].<br />
Fundada en Chicago en 1905, <strong>Rotary</strong> es una asociación internacional <strong>de</strong> dirigentes empresariales, profesionales<br />
y cívicos que proporcionan servicio humanitario y contribuyen a promover <strong>la</strong> buena voluntad<br />
y <strong>la</strong> paz en el mundo. Para mayor información sobre <strong>Rotary</strong>, consulte www.rotary.org/es.<br />
# # #<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
51
52<br />
Los <strong>clubes</strong> <strong>de</strong>ben añadir al comunicado <strong>de</strong> prensa que aparece anteriormente:<br />
• Una cita <strong>de</strong>l presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l nuevo club rotario sobre los p<strong>la</strong>nes <strong>para</strong> el primer año.<br />
• Información breve sobre los proyectos locales e internacionales <strong>de</strong>l club.<br />
• Una fotografía <strong>de</strong>l nuevo club participando en una actividad <strong>de</strong> servicio, incluidos los nombres <strong>de</strong><br />
<strong>la</strong>s personas que aparecen en <strong>la</strong> fotografía y una <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> <strong>la</strong> actividad.<br />
• Información sobre el lugar y <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión, así como información <strong>de</strong> contacto <strong>de</strong>l club.<br />
Los ciber<strong>clubes</strong> <strong>de</strong>ben incluir el en<strong>la</strong>ce al sitio web <strong>de</strong>l club y <strong>de</strong>scribir brevemente <strong>la</strong> función que cumplen.<br />
Para el efecto, usar recursos como el anexo 7 y el impreso Ciber<strong>clubes</strong> rotarios: <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> consulta<br />
rápida.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs
anexo 7:<br />
suplemento sobre <strong>la</strong> <strong>organización</strong><br />
<strong>de</strong> ciber<strong>clubes</strong> rotarios<br />
Tras un proyecto piloto <strong>de</strong> seis años, el Consejo <strong>de</strong> Legis<strong>la</strong>ción <strong>de</strong> 2010 aprobó un proyecto <strong>de</strong> enmienda<br />
mediante el cual se reconocen oficialmente a los ciber<strong>clubes</strong> rotarios como miembros <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong><br />
<strong>International</strong>.<br />
La mayor parte <strong>de</strong> <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s y directrices respecto a <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un club rotario,<br />
tal como se <strong>de</strong>tal<strong>la</strong> en <strong>la</strong> publicación Organización <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong> (808-ES), rigen también <strong>para</strong> los<br />
ciber<strong>clubes</strong>; no obstante, se recomienda a los gobernadores <strong>de</strong> distrito y representantes tener en cuenta<br />
<strong>la</strong>s condiciones específicas que figuran en el presente suplemento.<br />
Se sugiere a los gobernadores <strong>de</strong> distrito y representantes especiales consultar este suplemento y el<br />
impreso Ciber<strong>clubes</strong> rotarios: guía <strong>de</strong> consulta rápida (disponible en www.rotary.org/es) como punto<br />
<strong>de</strong> partida, puesto que los ayudará a compren<strong>de</strong>r mejor el papel que cumplen en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong><br />
ciber<strong>clubes</strong>. Sírvase dirigir toda consulta o comentario a su representante <strong>de</strong> Apoyo a los Clubes y<br />
Distritos (los datos <strong>de</strong> contacto figuran en www.rotary.org/es/cds).<br />
FunCIones y ResPonsabILIDaDes DeL gobeRnaDoR De DIstRIto<br />
La responsabilidad <strong>de</strong> organizar <strong>nuevos</strong> ciber<strong>clubes</strong> recae absolutamente en el gobernador <strong>de</strong> distrito.<br />
(Reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong> RI 15.090.). El gobernador estará a cargo <strong>de</strong> un grupo <strong>de</strong> rotarios que posean <strong>la</strong>s<br />
competencias y los conocimientos tecnológicos necesarios <strong>para</strong> organizar un ciberclub.<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito verificará, durante <strong>la</strong>s etapas preliminares, que no funcionen más <strong>de</strong> dos<br />
ciber<strong>clubes</strong> rotarios en el distrito. (Reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong> RI 2.010.1., 15.010.) Para el efecto, el gobernador<br />
verificará el nombre <strong>de</strong>l club a través <strong>de</strong> Ingreso/Rotarios y en co<strong>la</strong>boración con sus antecesores y<br />
sucesores mantendrá una re<strong>la</strong>ción <strong>de</strong> los ciber<strong>clubes</strong> que funcionan en el distrito.<br />
Comprensión <strong>de</strong> los requisitos <strong>para</strong> los ciber<strong>clubes</strong><br />
A fin <strong>de</strong> <strong>de</strong>legar acertadamente <strong>la</strong>s responsabilida<strong>de</strong>s en el representante especial, el gobernador <strong>de</strong>be<br />
compren<strong>de</strong>r con cabalidad los requisitos <strong>para</strong> los ciber<strong>clubes</strong>, tal como se <strong>de</strong>scriben en Ciber<strong>clubes</strong><br />
rotarios: <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> consulta rápida. Se insta al gobernador a examinar y revisar los requisitos junto con<br />
el representante especial, el Comité Distrital <strong>de</strong> Extensión, el club padrino y los socios fundadores en<br />
<strong>la</strong> etapa <strong>de</strong> p<strong>la</strong>nificación, <strong>para</strong> garantizar <strong>la</strong> propia interpretación <strong>de</strong> los requisitos por parte <strong>de</strong> todo el<br />
grupo organizador.<br />
nombramiento <strong>de</strong>l Comité Distrital <strong>de</strong> extensión<br />
Es responsabilidad <strong>de</strong>l gobernador <strong>de</strong>signar a los integrantes <strong>de</strong>l Comité Distrital <strong>de</strong> Extensión a cargo<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong> rotarios, incluidos los ciber<strong>clubes</strong>, y supervisar <strong>la</strong> e<strong>la</strong>boración <strong>de</strong>l<br />
estudio respectivo. Como parte <strong>de</strong> sus responsabilida<strong>de</strong>s generales con respecto a los ciber<strong>clubes</strong>, los<br />
integrantes <strong>de</strong>l comité <strong>de</strong>berán también estar familiarizados con los requisitos tecnológicos y otras<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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54<br />
consi<strong>de</strong>raciones que se <strong>de</strong>scriben en Ciber<strong>clubes</strong> rotarios: <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> consulta rápida. Éste es el momento<br />
propicio <strong>para</strong> que el gobernador trate los siguientes puntos con el comité:<br />
• ¿Sería bien acogido en el distrito un ciberclub rotario?<br />
• ¿Hay suficiente interés <strong>para</strong> apoyar un club dinámico y activo?<br />
• ¿Qué efecto tendrá <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong> un ciberclub en los <strong>clubes</strong> actuales?<br />
• ¿Qué tipo <strong>de</strong> ciberclub rotario <strong>de</strong>sea organizar el distrito? ¿Se reunirá el club exclusivamente en<br />
línea o en algunas ocasiones celebrará reuniones presenciales? De ser así, ¿dón<strong>de</strong> y cuándo?<br />
Designación <strong>de</strong>l representante especial<br />
El representante especial será quien se encargará <strong>de</strong> captar y orientar a los socios fundadores, por<br />
lo tanto, es esencial que esta persona comprenda cabalmente los elementos fundamentales <strong>de</strong> los<br />
ciber<strong>clubes</strong> y pueda explicar con c<strong>la</strong>ridad los requisitos técnicos y otras consi<strong>de</strong>raciones al club padrino<br />
y a los futuros socios. Sería preferible que el representante especial fuera socio <strong>de</strong>l club padrino <strong>de</strong>l<br />
nuevo ciberclub.<br />
Para alcanzar el éxito, los ciber<strong>clubes</strong> <strong>de</strong>ben contar con un sólido sistema <strong>de</strong> apoyo en el distrito, al igual<br />
que todos los <strong>de</strong>más <strong>clubes</strong> rotarios, especialmente durante el período <strong>de</strong> formación.<br />
Captación <strong>de</strong> socios<br />
El proceso <strong>de</strong> captación <strong>de</strong> socios <strong>para</strong> los ciber<strong>clubes</strong> difiere consi<strong>de</strong>rablemente <strong>de</strong>l establecido <strong>para</strong> los<br />
<strong>clubes</strong> rotarios tradicionales. El gobernador y el representante especial <strong>de</strong>berán co<strong>la</strong>borar conjuntamente<br />
en <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> los socios. (Para más <strong>de</strong>talles consulte el párrafo “Captación <strong>de</strong> socios”, en <strong>la</strong> sección<br />
Funciones y responsabilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l representante especial).<br />
Una vez captado los socios, el ciberclub podrá iniciar sus reuniones en línea. A fin <strong>de</strong> conferir <strong>la</strong> condición<br />
<strong>de</strong> club rotario provisional, como se <strong>de</strong>scribe en <strong>la</strong> guía Organización <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong>, el gobernador<br />
<strong>de</strong>berá asistir a reuniones presenciales y en línea <strong>de</strong>l club <strong>para</strong> estar al tanto <strong>de</strong>l progreso <strong>de</strong>l club.<br />
El gobernador y el representante especial <strong>de</strong>berán, a<strong>de</strong>más, verificar que el nombre, el reg<strong>la</strong>mento,<br />
<strong>la</strong> estructura <strong>de</strong> comités y <strong>la</strong> lista <strong>de</strong> socios fundadores <strong>de</strong>l ciberclub rotario cump<strong>la</strong>n <strong>la</strong>s condiciones<br />
establecidas en <strong>la</strong> guía Organización <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong>.<br />
Cómo cambiar <strong>la</strong> condición <strong>de</strong> club rotario a ciberclub rotario<br />
Si un club rotario vigente está interesado en funcionar como un ciberclub rotario, el gobernador <strong>de</strong><br />
distrito <strong>de</strong>berá cerciorarse <strong>de</strong> que el ciberclub cump<strong>la</strong> con todos los requisitos, incluida <strong>la</strong> norma <strong>de</strong><br />
dos <strong>clubes</strong> como máximo por distrito. De ser aprobado, el club solo tendrá que cambiar <strong>de</strong> nombre<br />
y localidad (ver más abajo). Los formu<strong>la</strong>rios <strong>para</strong> solicitar a <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI <strong>la</strong> autorización <strong>de</strong> tales<br />
cambios pue<strong>de</strong>n <strong>de</strong>scargarse <strong>de</strong> www.rotary.org/es.<br />
Según los documentos estatutarios <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>, todo cambio en el nombre o <strong>la</strong> localidad <strong>de</strong>l club <strong>de</strong>be<br />
contar con <strong>la</strong> autorización <strong>de</strong> <strong>la</strong> Junta Directiva <strong>de</strong> RI. Para más <strong>de</strong>talles, véase <strong>la</strong> sección 2, artículo 19<br />
<strong>de</strong> los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs
FunCIones y ResPonsabILIDaDes DeL RePResentante esPeCIaL<br />
El gobernador <strong>de</strong>berá nombrar a un representante especial con conocimientos en los requisitos tecnológicos<br />
que se <strong>de</strong>scriben en Ciber<strong>clubes</strong> rotarios: <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> consulta rápida. Mientras que el gobernador <strong>de</strong> distrito<br />
supervisa el proceso general <strong>de</strong> <strong>organización</strong>, el representante especial se concentra más en los <strong>de</strong>talles,<br />
en particu<strong>la</strong>r <strong>la</strong> captación <strong>de</strong> socios y <strong>la</strong>s operaciones cotidianas <strong>de</strong>l club.<br />
Captación <strong>de</strong> socios<br />
Durante <strong>la</strong> etapa <strong>de</strong> captación <strong>de</strong> socios, el representante especial y el gobernador <strong>de</strong> distrito trabajan en<br />
estrecha co<strong>la</strong>boración <strong>para</strong> i<strong>de</strong>ntificar a socios con sólidos conocimientos en comunicaciones electrónicas<br />
y con experiencia en <strong>la</strong> creación y mantenimiento <strong>de</strong> un sitio web interactivo <strong>para</strong> el club.<br />
experiencia en <strong>Rotary</strong> Al igual que los <strong>clubes</strong> rotarios tradicionales, los ciber<strong>clubes</strong> pue<strong>de</strong>n establecer<br />
una sólida base si atraen a socios con experiencia en <strong>Rotary</strong>. Según resultados <strong>de</strong>l proyecto piloto, los<br />
ciber<strong>clubes</strong> exitosos generalmente cuentan en sus fi<strong>la</strong>s con un amplio porcentaje <strong>de</strong> ex socios y socios<br />
vigentes, entre los que se encuentran:<br />
• Rotarios que hayan ejercido <strong>la</strong> función <strong>de</strong> webmaster o contribuido con el sitio web <strong>de</strong>l club<br />
rotario.<br />
• Rotarios que han compensado ausencias en el sitio <strong>de</strong> un ciberclub.<br />
Entre otros posibles socios se cuentan los siguientes:<br />
• Profesionales que han expresado interés en <strong>Rotary</strong> pero <strong>de</strong>ben viajar con frecuencia.<br />
• Profesionales jóvenes que se i<strong>de</strong>ntifican con los principios <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> pero que no están en condiciones<br />
<strong>de</strong> asistir a reuniones semanales.<br />
Conocimientos técnicos El representante especial <strong>de</strong>berá también cerciorarse <strong>de</strong> que por lo menos un<br />
socio o más puedan gestionar todos los aspectos <strong>de</strong>l sitio web <strong>de</strong>l ciberclub, como <strong>la</strong> creación y/o mantenimiento<br />
<strong>de</strong> un sitio con <strong>la</strong>s funciones necesarias <strong>para</strong> proteger los datos <strong>de</strong> los socios y realizar transacciones<br />
financieras en línea. Para más <strong>de</strong>talles, remítase a Ciber<strong>clubes</strong> rotarios: <strong>Guía</strong> <strong>de</strong> consulta rápida.<br />
evaluación <strong>de</strong> los posibles socios<br />
Es posible que el representante especial no tenga oportunidad <strong>de</strong> entrevistar personalmente a todos<br />
los socios en perspectiva <strong>para</strong> <strong>de</strong>terminar si satisfacen los requisitos <strong>de</strong> afiliación. En este caso, <strong>de</strong>berá<br />
recurrir a otros medios <strong>para</strong> evaluar <strong>la</strong>s cualida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> los posibles socios junto con el gobernador <strong>de</strong><br />
distrito.<br />
En caso <strong>de</strong> no po<strong>de</strong>r realizar reuniones personales con los socios en perspectiva, éstos podrían ser<br />
entrevistados a través <strong>de</strong> vi<strong>de</strong>oconferencias vía Google o Skype. En <strong>la</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión firmada<br />
<strong>de</strong>be figurar constancia <strong>de</strong>l domicilio postal <strong>de</strong>l socio en perspectiva. Los <strong>clubes</strong> <strong>de</strong>ben actuar con suma<br />
caute<strong>la</strong> durante el proceso <strong>de</strong> selección <strong>para</strong> evitar <strong>la</strong> afiliación <strong>de</strong> personas con intenciones fraudulentas.<br />
A pesar <strong>de</strong> que un ciberclub pertenece a un distrito específico, su localidad pue<strong>de</strong> ser local, regional,<br />
nacional o mundial. A medida que el club crece, los socios representarán un área geográfica más vasta.<br />
Por <strong>de</strong>cisión <strong>de</strong> <strong>la</strong> Directiva, los socios <strong>de</strong>ben provenir exclusivamente <strong>de</strong> cualquier país don<strong>de</strong> <strong>Rotary</strong><br />
funciona en <strong>la</strong> actualidad.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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56<br />
Aunque RI no cuenta con una normativa <strong>para</strong> investigar los antece<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> los socios <strong>de</strong> un ciberclub, <strong>la</strong><br />
Directiva adoptó ciertas prácticas durante <strong>la</strong> fase piloto previa a <strong>la</strong> admisión <strong>de</strong> los ciber<strong>clubes</strong> en <strong>Rotary</strong><br />
<strong>International</strong>. Si se trataba <strong>de</strong> un socio perspectiva que había sido rotario, el ciberclub solicitaba al club<br />
anterior que mediante votación en una <strong>de</strong> sus reuniones ordinarias certificaran que el candidato era un<br />
rotario al día en sus obligaciones en el momento <strong>de</strong> darse baja <strong>de</strong>l club. Si el socio en perspectiva no había<br />
sido rotario, el ciberclub solicitaba a dos rotarios locales, cuyos nombres fueron dados por el candidato,<br />
que constataran que se trataba <strong>de</strong> una persona moral y ética.<br />
Se recomienda a los <strong>clubes</strong> el uso <strong>de</strong>l formu<strong>la</strong>rio Confirmación <strong>de</strong> afiliación y <strong>de</strong> cumplimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong>s<br />
obligaciones financieras disponible en www.rotary.org/es. Para más <strong>de</strong>talles consulte los Estatutos<br />
prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios.<br />
asesoramiento <strong>de</strong> los socios fundadores sobre <strong>la</strong>s funciones administrativas<br />
Es responsabilidad <strong>de</strong>l representante especial asesorar a los socios sobre <strong>la</strong>s funciones administrativas<br />
<strong>de</strong>l ciberclub, por ejemplo cómo establecer <strong>la</strong> localidad y el nombre <strong>de</strong>l club, local y hora <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión.<br />
Deberá, a<strong>de</strong>más, cerciorarse <strong>de</strong> que el club cumple con los requisitos técnicos establecidos, como<br />
contar con un sitio web activa que incluya secciones protegidas con contraseña y socios que sepan<br />
cómo ingresar y usar el sitio.<br />
nombre y uRL <strong>de</strong>l ciberclub rotario Por recomendación <strong>de</strong> RI, el nombre <strong>de</strong>l distrito anfitrión <strong>de</strong>bería<br />
estar incluido en el URL <strong>de</strong>l sitio web <strong>de</strong>l ciberclub, por ejemplo:<br />
Ciberclub rotario <strong>de</strong>l Distrito 4450, Perú<br />
www.rotaryeclub4450.org<br />
El representante especial <strong>de</strong>berá cerciorarse <strong>de</strong> que el nombre y <strong>la</strong> localidad <strong>de</strong>l ciberclub encajen con<br />
el formato recomendado en <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> (que aparece en <strong>la</strong> guía<br />
Organización <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong>):<br />
Nombre <strong>de</strong>l club: Ciberclub Rotario <strong>de</strong><br />
Localidad <strong>de</strong>l club: La localidad <strong>de</strong> este ciberclub es (mundial) y se encuentra en <strong>la</strong> Worldwi<strong>de</strong> Web<br />
en www.<br />
Horario <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones semanales Los socios <strong>de</strong>l club pue<strong>de</strong>n reunirse a cualquier hora <strong>de</strong>l día; no<br />
obstante, según <strong>la</strong> <strong>de</strong>finición <strong>de</strong> <strong>la</strong> Directiva <strong>de</strong> RI: el momento en que se publican en vivo los materiales<br />
<strong>para</strong> <strong>la</strong> reunión semanal en el sitio web <strong>de</strong>l ciberclub rotario se consi<strong>de</strong>rará como <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> reunión <strong>de</strong>l<br />
ciberclub. En consulta con los socios fundadores, <strong>de</strong>termine <strong>la</strong> hora <strong>de</strong> publicación <strong>de</strong> los materiales,<br />
información que <strong>de</strong>be incluirse en <strong>la</strong> Solicitud <strong>de</strong> admisión en <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>.<br />
Idioma Como reg<strong>la</strong> general, el idioma principal <strong>de</strong> un ciberclub rotario será aquel que el club use<br />
<strong>para</strong> sus funciones administrativas y <strong>la</strong> publicación <strong>de</strong> material en el sitio web, aunque este dato no es<br />
necesario en los documentos <strong>de</strong> solicitud <strong>de</strong> admisión.<br />
moneda Los ciber<strong>clubes</strong> rotarios <strong>de</strong>ben tener un sistema que les permita efectuar con seguridad<br />
transacciones financieras en línea. PayPal es una <strong>de</strong> <strong>la</strong>s empresas que ofrecen servicios <strong>de</strong> este tipo. El<br />
ciberclub utilizará <strong>la</strong> moneda nacional <strong>de</strong>l distrito anfitrión, aún cuando sus fi<strong>la</strong>s estén conformadas<br />
por socios <strong>de</strong> otros países. Se recomienda consultar con un abogado o asesor en asuntos impositivos<br />
sobre <strong>la</strong>s leyes nacionales o locales <strong>de</strong>l país don<strong>de</strong> se ubica el distrito.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs
elecciones y <strong>la</strong> primera asamblea <strong>de</strong>l club Por recomendación <strong>de</strong> RI, el representante especial y<br />
el ciberclub <strong>de</strong>berán asegurarse <strong>de</strong> que <strong>la</strong> directiva esté constituida en su mayoría por rotarios y ex<br />
rotarios. Los funcionarios <strong>de</strong>l club <strong>de</strong>ben contar con los conocimientos necesarios sobre <strong>la</strong> Internet y <strong>la</strong><br />
experiencia requerida en sitios web <strong>para</strong> organizar un ciberclub rotario eficaz. Se sugiere el establecimiento<br />
<strong>de</strong> comités a cargo <strong>de</strong> los aspectos técnicos <strong>de</strong>l sitio web.<br />
El representante especial <strong>de</strong>berá <strong>de</strong>terminar, junto con el gobernador <strong>de</strong> distrito y los socios fundadores,<br />
a quién correspon<strong>de</strong>rán los <strong>de</strong>rechos administrativos <strong>de</strong>l sitio <strong>de</strong>l club. Por ejemplo, ¿serán el secretario<br />
y el presi<strong>de</strong>nte <strong>de</strong>l club quienes gestionen los datos <strong>de</strong>l club? ¿Quién se encargará <strong>de</strong> abrir y contestar<br />
los correos electrónicos que se reciban en <strong>la</strong> cuenta que figura en el sitio web? ¿Tiene el tesorero <strong>de</strong>l<br />
club experiencia en el trámite <strong>de</strong> transacciones financieras en línea?<br />
estructura <strong>de</strong> los comités <strong>de</strong>l club Como representante especial aliente a los comités <strong>de</strong>l club padrino<br />
a reunirse con sus homólogos <strong>de</strong>l ciberclub tanto en persona como en línea <strong>para</strong> comprobar <strong>la</strong> participación<br />
y <strong>la</strong> estructura <strong>de</strong>l ciberclub. Deberá recomendar, a<strong>de</strong>más, que <strong>la</strong>s reuniones <strong>de</strong>l comité se<br />
realicen en secciones <strong>de</strong>l sitio web protegidas con contraseña. Cerciórese también <strong>de</strong> que <strong>la</strong> estructura<br />
<strong>de</strong> los comités <strong>de</strong>l ciberclub se incluya en el reg<strong>la</strong>mento y estatutos <strong>de</strong>l club y, <strong>de</strong> ser necesario, ayu<strong>de</strong><br />
a los socios a adaptar tales documentos.<br />
P<strong>la</strong>n <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo <strong>para</strong> los <strong>clubes</strong> El representante especial y el gobernador <strong>de</strong> distrito <strong>de</strong>ben garantizar<br />
<strong>de</strong> que el ciberclub adapte a<strong>de</strong>cuadamente <strong>la</strong>s mejores prácticas incluidas en <strong>la</strong> guía Cómo ser un<br />
club dinámico: P<strong>la</strong>n <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo y <strong>la</strong>s adapte a una comunidad virtual. En otras pa<strong>la</strong>bras, ¿cómo aprovechará<br />
el ciberclub el foro en línea <strong>para</strong> brindar capacitación <strong>para</strong> <strong>la</strong> continuidad <strong>de</strong>l li<strong>de</strong>razgo? ¿Cómo<br />
establecerían los dirigentes <strong>de</strong>l club p<strong>la</strong>nes <strong>de</strong> sucesión <strong>para</strong> aspectos administrativos particu<strong>la</strong>res <strong>de</strong> un<br />
ciberclub, como capacitación <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> socios en el uso o mantenimiento <strong>de</strong>l sitio?<br />
Co<strong>la</strong>boración con el club provisional<br />
El gobernador <strong>de</strong> distrito otorgará al club <strong>la</strong> <strong>de</strong>signación “ciberclub provisional” una vez que haya<br />
cumplido con todos los requisitos mencionados en este documento y <strong>la</strong> guía Organización <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong><br />
<strong>clubes</strong>. De esta manera, los socios <strong>de</strong> otros <strong>clubes</strong> rotarios podrán compensar ausencias en el sitio web<br />
<strong>de</strong>l ciberclub. Se sugiere a los socios <strong>de</strong>l ciberclub rotario pre<strong>para</strong>r contenido y programas a<strong>de</strong>cuados<br />
<strong>para</strong> los rotarios visitantes.<br />
Como parte <strong>de</strong> su p<strong>la</strong>n <strong>de</strong> comunicación, el club <strong>de</strong>berá e<strong>la</strong>borar un comunicado <strong>de</strong> prensa sobre su<br />
formación. Consulte el mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> comunicado <strong>de</strong> prensa que figura en Organización <strong>de</strong> <strong>nuevos</strong> <strong>clubes</strong>.<br />
apoyo a los ciber<strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong><br />
El representante especial <strong>de</strong>sempeña un papel activo en <strong>la</strong>s primeras etapas <strong>de</strong> formación <strong>de</strong>l ciberclub,<br />
hasta que todos los funcionarios <strong>de</strong>l club comprendan cabalmente <strong>la</strong>s funciones y responsabilida<strong>de</strong>s<br />
<strong>de</strong> sus cargos y pueda funcionar por cuenta propia. En el curso <strong>de</strong> <strong>la</strong>s conversaciones, podrían tratarse<br />
los siguientes temas:<br />
• ¿De qué manera recibirán los socios <strong>nuevos</strong> <strong>la</strong> instrucción y capacitación necesarias sobre <strong>la</strong>s<br />
normas y tradiciones rotarias?<br />
• ¿Cómo obtendrán información los socios sobre La Fundación Rotaria?<br />
• ¿De qué manera va a interactuar y co<strong>la</strong>borar el ciberclub con otros <strong>clubes</strong> rotarios proyectos <strong>de</strong><br />
servicio y activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> recaudación <strong>de</strong> fondos?<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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58<br />
Al igual que los <strong>clubes</strong> rotarios tradicionales, los socios <strong>de</strong> los ciber<strong>clubes</strong> pue<strong>de</strong>n participar físicamente<br />
en los Seminarios <strong>de</strong> Capacitación <strong>para</strong> Presi<strong>de</strong>ntes Electos <strong>de</strong> Club (PETS) y <strong>la</strong>s Asambleas <strong>de</strong> Distrito.<br />
Por recomendación <strong>de</strong> RI, el representante especial <strong>de</strong>be cerciorarse <strong>de</strong> que el los socios <strong>de</strong>l ciberclub<br />
participen activamente en <strong>Rotary</strong>.<br />
Proyectos <strong>de</strong> servicio El principio Dar <strong>de</strong> Sí antes <strong>de</strong> Pensar en Sí es <strong>la</strong> base <strong>de</strong> todos los <strong>clubes</strong><br />
rotarios, incluidos los ciber<strong>clubes</strong>. Los socios son responsables <strong>de</strong> organizar sus propios proyectos <strong>de</strong><br />
servicios o <strong>de</strong> realizarlos en conjunción con otros <strong>clubes</strong> rotarios. Como representante especial <strong>de</strong>berá<br />
<strong>de</strong>terminar con los socios <strong>de</strong>l ciberclub <strong>la</strong> mejor manera <strong>de</strong> aplicar sus <strong>de</strong>strezas, talentos e intereses a<br />
sus proyectos <strong>de</strong> servicio en <strong>la</strong> comunidad. Preguntas que <strong>de</strong>be consi<strong>de</strong>rar:<br />
• ¿Se realizarán los proyectos <strong>de</strong> servicio en el distrito anfitrión o a nivel internacional?<br />
• ¿Cómo aprovecharán los socios el sitio web <strong>para</strong> organizar y p<strong>la</strong>nificar sus proyectos <strong>de</strong> servicio?<br />
• ¿En qué tipo <strong>de</strong> proyectos <strong>de</strong> servicio pue<strong>de</strong>n participar físicamente los socios <strong>de</strong>l ciberclub?<br />
Ejemplos <strong>de</strong> proyectos:<br />
Un ciberclub y un club rotario se reúnen en línea <strong>para</strong> organizar un proyecto <strong>de</strong> limpieza en un<br />
parque. La mayoría <strong>de</strong> los socios <strong>de</strong>l ciberclub se congregan luego en el parque <strong>para</strong> llevar a cabo<br />
el proyecto. Los socios que resi<strong>de</strong>n en distintas comunida<strong>de</strong>s participan en un proyecto simi<strong>la</strong>r<br />
con un club rotario local.<br />
En celebración <strong>de</strong>l aniversario <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong>, todos los socios <strong>de</strong> un ciberclub se comprometen a<br />
participar en un proyecto <strong>de</strong> servicio con un club <strong>de</strong> su localidad, <strong>para</strong> luego tratarlo como tema<br />
<strong>de</strong> discusión en <strong>la</strong> reunión semanal en línea <strong>de</strong>l club.<br />
Programas <strong>para</strong> <strong>la</strong> juventud En vista <strong>de</strong> que los ciber<strong>clubes</strong> no prestan servicio en una comunidad<br />
en particu<strong>la</strong>r y sus socios provienen <strong>de</strong> varios países y áreas geográficas, el gobernador <strong>de</strong> distrito y el<br />
representante especial <strong>de</strong>berán estar al tanto <strong>de</strong> <strong>la</strong>s pautas que rigen <strong>la</strong> participación <strong>de</strong> los ciber<strong>clubes</strong><br />
en los programas <strong>para</strong> <strong>la</strong>s Nuevas Generaciones (Interact, Rotaract, RYLA, Intercambio <strong>de</strong> Jóvenes). Por<br />
recomendación <strong>de</strong> RI, <strong>de</strong>berá trabajar con el gobernador <strong>de</strong> distrito y los socios fundadores <strong>de</strong>l ciberclub<br />
a fin <strong>de</strong> que el club cump<strong>la</strong> <strong>la</strong>s siguientes condiciones:<br />
• Deberán observarse todas <strong>la</strong>s normas y pautas <strong>de</strong> protección a los jóvenes.<br />
• Toda actividad en línea en <strong>la</strong> que participen menores <strong>de</strong> edad <strong>de</strong>berá tener un propósito específico,<br />
<strong>de</strong>be ser protegida con contraseña, estar disponible a un número limitado <strong>de</strong> personas<br />
seleccionadas y ser supervisada muy <strong>de</strong> cerca.<br />
• Los patrocinadores <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> Interact y Rotaract <strong>de</strong>berán brindar el apoyo necesario a fin <strong>de</strong> estos<br />
<strong>clubes</strong> funcionen <strong>de</strong> manera sostenible.<br />
• En el caso <strong>de</strong> RYLA, el Comité Distrital <strong>de</strong> RYLA <strong>de</strong>cidirá el nivel y <strong>la</strong> índole <strong>de</strong> <strong>la</strong> participación <strong>de</strong><br />
los socios <strong>de</strong>l ciberclub.<br />
• Las activida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> Intercambio <strong>de</strong> Jóvenes se realizarán <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> los límites territoriales <strong>de</strong>l distrito,<br />
el Comité Distrital <strong>de</strong> Intercambio <strong>de</strong> Jóvenes <strong>de</strong>cidirá el nivel y <strong>la</strong> índole <strong>de</strong> <strong>la</strong> participación<br />
<strong>de</strong> los socios <strong>de</strong>l ciberclub.<br />
RI insta a los ciber<strong>clubes</strong> a co<strong>la</strong>borar con los <strong>clubes</strong> rotarios <strong>de</strong> su distrito. Tal co<strong>la</strong>boración conjunta,<br />
permitirá a los ciber<strong>clubes</strong> captar personas calificadas, realizar <strong>la</strong>s evaluaciones y entrevistas necesarias,<br />
y reunirse físicamente <strong>para</strong> mantenerse en contacto y brindar li<strong>de</strong>razgo y mentoría a los jóvenes.<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs
Formu<strong>la</strong>rio <strong>de</strong> evaluación<br />
<strong>de</strong> esta publicación<br />
RI procura suministrar recursos eficaces a los rotarios y a los <strong>clubes</strong> y distritos. Sus comentarios nos<br />
ayudarán a mejorar <strong>la</strong>s ediciones futuras <strong>de</strong> esta guía. Muchas gracias.<br />
1. ¿Qué papel <strong>de</strong>sempeña en <strong>la</strong> <strong>organización</strong> <strong>de</strong>l nuevo club?<br />
2. ¿Cómo utilizaron <strong>la</strong> guía el gobernador <strong>de</strong> distrito y el representante especial?<br />
3. ¿Qué aspectos le resultaron más útiles?<br />
4. ¿Qué aspectos le resultaron menos útiles?<br />
5. ¿Qué información añadiría a <strong>la</strong> guía?<br />
6. Comentarios o sugerencias adicionales:<br />
Datos <strong>de</strong> contacto (optativo)<br />
Fecha:<br />
Nombre:<br />
Club rotario: Distrito:<br />
Dirección:<br />
Ciudad, estado/provincia, código postal:<br />
País:<br />
Correo electrónico: Teléfono:<br />
Remitir a:<br />
Membership <strong>de</strong>velopment division (Md100)<br />
<strong>Rotary</strong> <strong>International</strong><br />
One <strong>Rotary</strong> Center<br />
1560 Sherman Avenue<br />
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.<br />
Fax: +1 847 866 9446<br />
Correo electrónico: membership<strong>de</strong>velopment@rotary.org<br />
ORgAnIzACIón <strong>de</strong> Clubes nuevOs<br />
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¡Dé <strong>la</strong> bienvenida al club<br />
a los socios <strong>nuevos</strong>!<br />
Orientación <strong>de</strong> socios <strong>nuevos</strong><br />
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rotarios a los socios <strong>nuevos</strong><br />
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shop.rotary.org | Tel.: +1 847 866 4600 | Fax: +1 847 866 3276 | shop.rotary@rotary.org<br />
La presente es <strong>la</strong> edición <strong>de</strong> 2011 <strong>de</strong>l documento Organización <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> <strong>nuevos</strong>: <strong>Guía</strong> <strong>para</strong> gobernadores<br />
<strong>de</strong> distrito y representantes especiales (808-ES). Se basa en los Estatutos prescritos a los <strong>clubes</strong> rotarios, el<br />
Reg<strong>la</strong>mento que se recomienda a los <strong>clubes</strong> rotarios, los Estatutos <strong>de</strong> <strong>Rotary</strong> <strong>International</strong>, el Reg<strong>la</strong>mento <strong>de</strong><br />
<strong>Rotary</strong> <strong>International</strong> y el <strong>Rotary</strong> Co<strong>de</strong> of Policies. Todo cambio que el Consejo <strong>de</strong> Legis<strong>la</strong>ción <strong>de</strong> 2013 o <strong>la</strong> Directiva<br />
<strong>de</strong> RI efectúen a dichos documentos invalida <strong>la</strong> normativa estipu<strong>la</strong>da en esta publicación.
Cómo ser un club dinámico: P<strong>la</strong>n <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo<br />
<strong>Guía</strong> <strong>para</strong> <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación estratégica<br />
<strong>Guía</strong> <strong>para</strong> <strong>la</strong> p<strong>la</strong>nificación <strong>de</strong> <strong>clubes</strong> rotarios eficaces<br />
Estas guías fueron creadas <strong>para</strong> utilizarse <strong>de</strong> forma conjunta.<br />
Descárgue<strong>la</strong>s <strong>de</strong> www.rotary.org/es.<br />
808-ES–(211)