examen - Sena

1
Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos
Delegada para El Sector Social
Despacho
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
DICIEMBRE 31 DE 2008
1. Nombre de la entidad SERVICIO NACIONAL DE
APRENDIZAJE - SENA
2. Instancias directivas que realizaron el examen de los Planes de
Mejoramiento
Comité Nacional de Control Interno
Subcomités de Control Interno de Regionales,
Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales,
Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo y Oficina de
Control Interno
3. Fechas en las que l as instancias directivas realizaron el examen
de los Planes de Mejoramiento
Acta No. 3 Noviembre 24 del 2008
4. Breve descripción de las principales acciones de mejoramiento
examinadas en las reuniones de las instancias directivas.
4.1.Acciones de mejoramiento en materia de gestión
v La Oficina de Control Interno, proporciona asesoría al nivel central y
regional en la evaluación sobre el cumplimiento al Plan de
Mejoramiento.
v Sobre el avance del Plan de Mejoramiento, por parte de las regionales
y áreas de la Dirección General a diciembre 31 de 2008, de
conformidad con lo establecido en la Resolución No. 002619 de
Diciembre 11 de 2006, se adelantó el examen sobre el cumplimiento
de las acciones previstas por parte de las Instancias Directivas; cuyos
resultados reflejan los logros obtenidos para subsanar los hallazgos y
las acciones tomadas para que el mejoramiento de los procesos de la
Entidad sea permanente. A continuación presentamos el análisis de

2
algunas acciones que permitirán el mejoramiento continuo en los
procesos:
4.2 Acciones de Mejoramiento en Materia de Control Interno
v Operatividad de los Subcomités de Control Interno en todas las
Regionales:
1. Examen y avance sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento:
Externos CGR y/o Internos OCI. Revisión de ejecución de los
plazos previstos para el desarrollo de cada acción.
2. Seguimiento, Evaluación y Sensibilización a la implementación
integrada de MECI CALIDAD cuyo plazo venció el 8 de diciembre
de 2008; de conformidad con el decreto 2913 del 31 de julio del 2007
del Departamento Administrativo de la Función Pública.
3. Seguimiento a la ejecución presupuestal de los rubros: Adquisición de
Materiales de Formación, Contratación de Instructores, Mantenimiento
de: Equipos y Maquinaria, Edificios, Vehículos, etc.
4. Seguimiento y verificación a las bajas de bienes.
5. Verificación a la realización periódica de los arqueos de cajas
menores.
6. Seguimiento a la realización de las conciliaciones bancarias y de
inventarios
7. Seguimiento a la oportuna legalización de los anticipos por viáticos y
gastos de viaje, según lo dispuesto en la resolución No 574 de 1995,
la cual determina que una vez finalizada una comisión de servicios, se
tiene la obligación de legalizarla dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la fecha de terminación de la misma.
8. Seguimiento a los saldos presentados en las Cuentas por Pagar,
sobre todo aquellos que correspondan a reservas de la vigencia 2007.

3
4.3. Acciones de Mejoramiento en Materia de Contratación
v Actualización del Manual de Contratación ajustado a la Ley 1150 DE
2007 y su Decreto reglamentario de 2008.
v De acuerdo con el art. 21 de la Ley 1150 de 2007, se redefinió para
las entidades estatales un nuevo esquema de control de las
delegaciones y desconcentraciones en materia de contratación. Por lo
anterior el SENA reestructuró el esquema de control a las
delegaciones y expidió la Resolución No. 03069 de 2008, mediante la
cual se compilan los mecanismos de control y vigilancia de la actividad
precontractual, contractual y poscontractual y de la celebración,
ejecución y liquidación de convenios. En esta norma se establecen
responsabilidades, formatos, listas de chequeo, dependencias
responsables de adelantar la tarea de control a la contratación y
delegaciones.
v La dependencia responsable del monitoreo y seguimiento a la
contratación producto de las delegaciones, en las Áreas de la
Dirección General y las Regionales es la Oficina de Control Interno de
Gestión y en cabeza de los Directores Regionales el control a la
contratación de los Centros de Formación. Producto de esta nueva
responsabilidad, a 31 de diciembre de 2008, se efectuó seguimiento y
control a 34 convenios y a 15 contratos de las Direcciones de
Formación Profesional, Dirección de Promoción y Relaciones
Corporativas y Grupo de convenios.
v
EL propósito para el año 2009, es seguir aplicando este esquema de
control en todas las Áreas de la Dirección General y hacer
seguimiento a la responsabilidad de los Directores Regionales.
4.4. Acciones de Mejoramiento en Materia Contable y
Financiera.
v Se han fortalecido las acciones de seguimiento y control sobre el
proceso de conciliación de saldos entre almacén y contabilidad en las
diferentes regionales y centros de formación; labor que se desarrolla
permanentemente por parte del Grupo de Bienes y logística de la
Dirección General y que al 30 de noviembre de 2008 permite contar

4
con 538 bodegas con saldos conciliados que representa el 95.39%,
quedando el 4.61% correspondiente a 26 bodegas con saldos
pendientes de conciliar.
v Se siguen adelantando los procesos de bajas en las diferentes
regionales del SENA; en este año especialmente se dieron
lineamientos relacionados con la realización de bajas de
computadores obsoletos.
v En la segunda mitad del año las regionales nuevas iniciaron el
proceso de actualización de información correspondiente a almacén
en el aplicativo Administración 2000, lo que ha permitido que al cierre
de 2008 los inventarios de las diferentes bodegas de las siete
regionales nuevas (Arauca, Vichada, Vaupés, Amazonas, Putumayo,
Guainía, Guaviare) sean administrados a través de dicho aplicativo.
v Continuar con la toma física de inventarios a nivel nacional, con el
apoyo del Grupo de Bienes, Servicios y Logística especialmente en
aquellas regionales cuyo porcentaje de avance en esta labor es
mínimo, que permitirá cumplir en un 100x100% con esta labor a más
tardar el 30/06/2009.
v Durante el año 2008 la Dirección Administrativa y Financiera impartió
las directrices para realizar la actualización de las conciliaciones
bancarias y el registro de partidas conciliatorias, acciones que se han
venido ejecutado por parte de las diferentes Direcciones regionales y
Centros de Formación de la Entidad.
v La Oficina de Control Interno ha realizado permanentemente visitas a
diferentes regionales y centros de formación de la entidad, a fin de
hacer seguimiento y evaluación a los procesos contables efectuados
en ellos, cuyos resultados se reflejan en el informe de Evaluación del
Sistema de Control Interno contable.
4.5 Acciones de Mejoramiento Otro
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo
v El liderazgo en la elaboración del Plan Estratégico Institucional 2007
2010 SENA: Conocimiento para todos los colombianos, la
formulación, actualización y seguimiento de indicadores estratégicos
en los diferentes niveles institucionales (estratégico, táctico y
operativo), la estructuración e implementación del aplicativo para la

5
elaboración y aprobación del Plan Operativo Anual POA para cada
dependencia.
v Adicionalmente, brindar insumos para identificar los principales
elementos de pertinencia de la respuesta institucional con visión
prospectiva, el afianzamiento del trabajo por redes de centros por
tecnologías y la celeridad, validez y oportunidad en la entrega de
información a los diferentes grupos de interés, como resultado del
trabajo que se viene desarrollando sobre gestión de la información:
· Evaluación y calificación de los Directores de Área, Directores
Regionales y Subdirectores de Centro por medio del Cuadro de
Mando Integral.
· Elaboración y divulgación de los Informes mensuales de gestión en
forma oportuna.
· Liderazgo en la planeación e implementación del Modelo Estándar de
Control Interno.
· Gestión, alistamiento y desarrollo de la Audiencia Pública de
rendición de cuentas -Identificación de riesgos institucionales
asociados a los procesos.
v Las estrategias implementadas para optimizar la gestión de la
información institucional, nos han permitido unificar criterios frente a
las metas y reportes (internos /externos) y facilita el seguimiento a los
retos y compromisos de la entidad.
· Actualización de los procesos y procedimientos en el marco de la
cadena de valor institucional, en el que se retoma la prioridad de la
gestión de la formación profesional bajo el enfoque por competencias
y el aprendizaje por proyectos, y se determina la articulación lógica de
cada uno de los demás procesos a dicho proceso medular; con el fin
de contribuir a garantizar la pertinencia y calidad de la formación
profesional que el SENA lidera.
· Se promueve la identificación y transferencia de buenas prácticas de
gestión entre centros de formación profesional que contribuyan a la
eficiencia institucional y al cumplimiento de las políticas de la
institución.

6
v En la actualidad el SENA ha formulado y viene implementando los
Planes de Gestión Ambiental en todos los Centros de Formación
Profesional, los cuales han sido elaborados con el apoyo de
instructores y aprendices, y están siendo actualizados en forma
permanente; adicionalmente han venido desarrollando acciones
encaminadas a la protección del medio ambiente, contando con el
apoyo y la asesoría de diferentes entidades del sector público y privado,
dentro de las que se encuentran el Ministerio de Agricultura y la
Universidad Nacional de Colombia. Se ha fortalecido la formación en
producción agrícola ecológica y producción agropecuaria ecológica
Dirección de Empleo y Trabajo
v Como mecanismo de transparencia, todos los aspirantes a instructor
SENA deben postularse a través del Aplicativo del Servicio Público de
Empleo y los seleccionados deben ser extraídos de esa inscripción.
v A través del Proyecto del Observatorio Laboral y Ocupacional
colombiano, permanente se hace monitoreo al mercado laboral, con el
fin de identificar las ocupaciones emergentes y dinámicas del
mercado, para que sean tomadas como referente para la
implementación de acciones de aprendizaje.
Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos
Maria Ignacia Valencia de Arango
Jefe Oficina de Control Interno