TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - Sena

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaCod.Regional+1010SERIECÓDIGOSUB-SERIE104 INFORMESSERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M D03 Informes a Organismos de Control X X 1 9 X X XInformesAnexos al InformeRequerimientosRespuestas a RequerimientosX06 Informes de Comisión X X 1 4 XSolicitud o autorización de desplazamiento X XSolicitud de CDPXOrden de Viaje X XInforme de Comisión X X08 Informes de GestiónDe la DependenciaInforme X XAnexos al Informe X XInforme RegionalXXX1 4SEPROCEDIMIENTOConservar en soporte electrónico, comoevidencia del cumplimiento de las funcionespropias de la dependencia porque genera valorsecundario. El soporte papel se elimina y sedebe dejar constancia en Acta de Eliminación,según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de2002 expedido por el Archivo General de LaNación.Documento de trámite, cumplido el tiempo deretención se debe eliminar. El original delinforme de comisión queda anexo a lalegalización de la orden de viaje.Soporta únicamente la gestión anual de laEntidad. Esta Información está consolidada enla Dirección de Planeación, por tanto se eliminauna vez culminado el tiempo de retención.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 1SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTOSolicitudes de información a DependenciasXInforme de DependenciasXInforme Consolidado Regional X X102 INDICADORES 1 4 X01 Indicadores de GestiónInformes040 CONTRATOS X 0 20 X XXDocumento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.Cumplido el tiempo de retención se hace unaselección cualitativa, de aquellos contratos cuyacuantía y objeto incidieron en el cumplimiento dela misión de la entidad y generan valorsecundario como fuente histórica de consultaCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONAL02 Contratos Prestación de ServiciosPersonalesEtapa PreparatoriaSolicitud de Contratación X XSolicitud de Disponibilidad Documental X XCertificación de Disponibilidad Presupuestal X XEtapa PrecontractualAnexo 1. Certificación Relaciones Laborales XAnexo 2. Estudio Previo de conveniencia y XOportunidadAnexo 3. Autorización del Director General XAnexo 4. Certificado de capacidad e idoneidad XPublicación Página Web SenaXOferta de ServiciosXHoja de Vida con Soportes X XFormato Único de Hoja de VidaXDESPACHO DIRECTOR 2SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESDeclaración Juramentada de Bienes y RentasFotocopia de la CédulaCertificado de Antecedentes DisciplinariosCertificado de la ContraloríaFotocopia libreta MilitarRégimen Único Tributario (RUT)Afiliación EPS y PensionesCertificación Cuenta BancariaÁREA DE COBRO COACTIVO034 COBRO COACTIVO01 Cobro Coactivo Cuota Parte PensionalTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DXXXXXXXXTitulo Ejecutivo X 2 3 X XCuenta de cobro X XConsulta previa de la Cuota Parte Pensional X XRespuesta a la consulta de la cuota parte X XRequerimiento de pago X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XAcuerdo de PagoXMandamiento de pago X XComunicaciones de embargo y secuestro X XEscrito de excepciones X XResolución que resuelve excepciones X XSEPROCEDIMIENTOSurtidos los tramites y cumplidos los tiemposde retención se pueden eliminar, no generanvalor secundarioCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 3SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTOResolución que resuelve recurso dereposiciónConstancias de notificación (personal, porcorreo, por web o por diarioDemás documentos propios de la ejecucióncoactiva02 Cobro Coactivo Doble Mesada PensionalTitulo EjecutivoXXXX X XConstancia de notificación X XConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XAcuerdo de PagoXAcuerdo de PagoXMandamiento de pago X XComunicaciones de embargo y secuestro X XEscrito de excepciones X XResolución que resuelve excepciones X XResolución que resuelve recurso deXXreposiciónConstancias de notificación (personal, porXXcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecucióncoactivaX X XXXSurtidos los tramites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundarioCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 4SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTO03 Cobro Coactivo Ejecución de SancionesDisciplinariasTitulo EjecutivoConstancia de notificaciónConstancia de EjecutoriaRequerimiento de pagoCuenta de cobroRequerimiento persuasivoSolicitudes de investigación de bienesAcuerdos de PagoSolicitud de Acuerdo de PagoMandamiento de pagoComunicaciones de embargo y secuestroEscrito de excepcionesResolución que resuelve excepcionesResolución que resuelve recurso dereposiciónConstancias de notificación (personal, porcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecucióncoactivaAcuerdo de Pago04 Cobro Coactivo Excedentes del ServicioMédico AsistencialTitulo EjecutivoConstancia de notificaciónXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSurtidos los tramites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundario.Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundarioCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 5SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTOConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X xSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XAcuerdos de PagoXMandamiento de pagoXComunicaciones de embargo y secuestroXEscrito de excepcionesXResolución que resuelve excepciones XResolución que resuelve recurso dereposiciónXConstancias de notificación (personal, porcorreo, por web o por diario)XDemás documentos propios de la ejecucióncoactivaX05 Cobro Coactivo Multas impuestas por elMinisterio de TrabajoTitulo EjecutivoXConstancia de notificaciónXConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XSurtidos los tramites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundarioCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 6SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTOAcuerdos de PagoXMandamiento de pagoXComunicaciones de embargo y secuestro X XEscrito de excepciones X XResolución que resuelve excepciones X XResolución que resuelve recurso deXXreposiciónConstancias de notificación (personal, porXXcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecucióncoactivaXGarantía del acuerdo de pagoXConstancias de pagoXSolicitudes de Paz y SalvoX06 Cobro Coactivo Obligaciones Contractuales.Titulo EjecutivoXConstancia de notificaciónXConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XAcuerdos de PagoXMandamiento de pagoXComunicaciones de embargo y secuestro X XEscrito de excepciones X XSurtidos los tramites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundarioCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 7SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTOResolución que resuelve excepciones X XResolución que resuelve recurso deXXreposiciónConstancias de notificación (personal, porXXcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecuciónXcoactiva07 Cobro Coactivo Reintegros por IndemnizaciónTitulo EjecutivoConstancia de notificaciónXConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XAcuerdo de PagoXMandamiento de pagoXComunicaciones de embargo y secuestro X XEscrito de excepciones X XResolución que resuelve excepciones X XResolución que resuelve recurso deXXreposiciónConstancias de notificación (personal, porXXcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecucióncoactivaXXSurtidos los trámites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundario.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 8SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTO08 Cobro Coactivo Aportes ParafiscalesTitulo Ejecutivo)Constancia de notificaciónXConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XAcuerdo de PagoXMandamiento de pago X XComunicaciones de embargo y secuestro X XEscrito de excepciones X XResolución que resuelve excepciones X XResolución que resuelve recurso dereposiciónConstancias de notificación (personal, porcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecucióncoactiva09 Cobro Coactivo Aportes al FICTitulo EjecutivoConstancia de notificaciónXConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XXXXXXXXXSurtidos los trámites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundario.Surtidos los trámites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundario.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 9SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTOCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XMandamiento de pagoXComunicaciones de embargo y secuestro X XEscrito de excepciones X XResolución que resuelve excepciones X XResolución que resuelve recurso dereposiciónConstancias de notificación (personal, porcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecucióncoactiva10 Cobro Coactivo De Multas PorIncumplimiento en Cuotas de AprendizajeTitulo EjecutivoConstancia de notificaciónXConstancia de EjecutoriaXRequerimiento de pago X XCuenta de cobro X XRequerimiento persuasivo X XSolicitudes de investigación de bienes X XSolicitud de Acuerdo de Pago X XAcuerdo de PagoXMandamiento de pago X XComunicaciones de embargo y secuestro X XXXXXXXSurtidos los trámites y cumplidos los tiempos deretención se pueden eliminar, no generan valorsecundario.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 10SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalEscrito de excepciones X XResolución que resuelve excepciones X XResolución que resuelve recurso deXXreposiciónConstancias de notificación (personal, porXXcorreo, por web o por diario)Demás documentos propios de la ejecuciónXcoactiva104 INFORMES08Informe de GestiónInformes de Gestión de cada regionalAnexos al InformeControl y seguimiento a los informesRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DX 1 4 XXXXSEPROCEDIMIENTOSoporta únicamente la gestión anual de laEntidad. Esta Información está consolidada enla Dirección de Planeación, por tanto se eliminauna vez culminado el tiempo de retención.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalDIRECCIÓN REGIONALDESPACHO DIRECTOR 11SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.Vo. Bo. Luz Esperanza Rebolledo – Coordinadora de Cobro Coactivo – Regional Distrito capital