Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos ... - Sena

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Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos
Delegada para El Sector Social
Despacho
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
JUNIO 30 DEL 2010
1. Nombre de la entidad SERVICIO NACIONAL DE
APRENDIZAJE - SENA
2. Instancias directivas que realizaron el examen de los Planes de
Mejoramiento
Subcomités de Control Interno de Regionales, Directores de Área, Jefes de
Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de
Grupo y Oficina de Control Interno
3. Fechas en las que las instancias directivas realizaron el examen de
los Planes de Mejoramiento
JUNIO 30 del 2010
4. Breve descripción de las principales acciones de mejoramiento
examinadas en las reuniones de las instancias directivas.
4.1. Acciones de mejoramiento en materia de gestión
La Oficina de Control Interno, proporciona asesoría al nivel Central y
Regional en la evaluación sobre el cumplimiento al Plan de
Mejoramiento.
En el Plan de Mejoramiento consolidado existen hallazgos de varias
Regionales incorporados de una vigencia a otra tal como se puede
observar en lo señalado en el informe de la Auditoria; por lo tanto la
Entidad solicita a la CGR autorización para el retiro en virtud de las
comunicaciones emitidas por las Gerencias Departamentales de ese Ente
de Control.
Sobre el avance del Plan de Mejoramiento Institucional a JUNIO 30 del
2010 (incorpora las Regionales y Áreas de la Dirección General), se
adelantó el Examen por parte de las Instancias Directivas de acuerdo a lo
establecido en la Resolución No. 002619 de Diciembre 11 de 2006, con el
propósito de verificar el cumplimiento de las acciones previstas, cuyos
resultados reflejan los logros obtenidos para subsanar los hallazgos y las
acciones tomadas para que el mejoramiento de los procesos de la
Entidad sea continuo.
A continuación presentamos el análisis de algunas acciones que
permitirán el mejoramiento continuo en los procesos:
4.2 Acciones de Mejoramiento en Materia de Control Interno
Operatividad de los Subcomités de Control Interno en todas las
Regionales que incluyen los siguientes aspectos:

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1. Análisis de Avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento:
Externos – CGR, producto de las auditorías realizadas por la Contraloría
General de la República y envío con corte trimestral (marzo, junio,
Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los primeros
cinco días del mes siguiente.
2. Análisis de avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento
suscrito como producto de las visitas adelantadas por la Oficina de
Control Interno de Gestión OCI; revisión de cumplimiento de los plazos
previstos para el desarrollo de cada acción. Envío con corte trimestral
(marzo, junio, Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los
primeros cinco días del mes siguiente.
3. Seguimiento a los procesos para garantizar la sostenibilidad del Sistema
de Control Interno en la Entidad y la armonización de los sistemas
MECI/SGC, estableciendo puntos de control para el desarrollo de los
procesos, mejorando las prácticas de autocontrol, autogestión y
autoevaluación.
4. Seguimiento a la actualización y puesta al día de las conciliaciones
bancarias, de cartera y de saldos de almacén, frente a los saldos
contables.
5. Autoevaluación mensual a la ejecución de los indicadores de gestión con
corte al 30 de junio del presente año; cuyo resultado de avance debe ser
mínimo el 70% de la meta anual para los programas de técnico y
tecnólogo, incluido el tema de programas de anticipación. Lo anterior de
conformidad al correo que les envió el Director General el 14 de abril del
año en curso.
6. Control y Seguimiento las circulares No.
‣ 3-2010-000024 del 03-02-2010.- Control de Advertencia-verificación
de las condiciones-documentos, antecedentes, aportes al Sistema de
Seguridad Social y demás requisitos que se exijan a los proponentes y
contratistas del Sena, expedida por la OFICINA DE CONTROL
INTERNO
‣ 3-2010-00043 del 22-02-2010- Presentación de Proyectos de
Tecnología a COINFO expedida por el Jefe de Sistemas.
‣ 3-2010-000049 DEL 25-02-2010- Lineamientos tramite Vigencias
expiradas 2010- Dirección Administrativa y financiera.
‣ 3-2010-000058 del 05-03-2010- Rol del Responsable de Contrato de
Aprendizaje en los Centros de Formación, expedida por la Dirección
de Promoción y Relaciones Corporativas
‣ 3-2010-000062 del 10-03-2010- Proceso de Embargos, expedida por
el Director Administrativo y financiero.
‣ 3-2010-000075 del 24-03-2010- Jóvenes Rurales Emprendedoreslineamientos
sobre el manejo del presupuesto e inventarios.
La Oficina de Control Interno dentro del Plan de Auditoria vigencia 2009
hizo un seguimiento a los siguientes procesos:
o
Inteligencia Organizacional, Ejecución de la Formación Profesional,
Administración Educativa, Convenios y Alianzas y Gestión Administrativa,
o Programas Especiales: Estrategia Plan 250.000 nuevos cupos, Jóvenes
Rurales Emprendedores y Cumplimiento Resolución 0642 del 2004
o Informes de Gestión con corte a Octubre 31 del 2009 a 19 indicadores de
Gestión de Regionales y Centro de Formación.

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o Los resultados y las observaciones comunes encontradas en la ejecución
de las anteriores Auditorías, fueron remitidas a los Directores de Área,
Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales y
Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de
Apoyo Administrativo mediante Circular No. 3-2010-000061 del 09-03-
2010, con el fin de que las mismas sean tenidas en cuenta para el
desarrollo de las actividades y sirvan como insumo para el Autocontrol,
así como el control predictivo y preventivo
4.3. Acciones de Mejoramiento en Materia de Contratación
Oficina de Control Interno:
De acuerdo con el art. 21 de la Ley 1150 de 2007, se redefinió para las
entidades estatales un nuevo esquema de control de las delegaciones y
desconcentraciones en materia de contratación. Por lo anterior el SENA
reestructuró el esquema de control a las delegaciones y expidió la
Resolución No. 03069 de 2008, mediante la cual se compilan los
mecanismos de control y vigilancia de la actividad precontractual,
contractual y poscontractual y de la celebración, ejecución y liquidación de
convenios. En esta norma se establecen responsabilidades, formatos,
listas de chequeo, dependencias responsables de adelantar la tarea de
control a la contratación y delegaciones.
Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno efectúa seguimiento
al cumplimiento de la misma de conformidad con la responsabilidad
asignada a la misma.
La Oficina de Control Interno, mediante Circular No. 3-2010-000024 del
03-02-2010 remitida a Directores Regionales, Subdirectores de Centro de
Formación Profesional y Coordinadores de Apoyo Administrativo, genera
un Control de Advertencia-Verificación de las condiciones, documentos,
antecedentes, aportes al Sistema de Seguridad Social y demás requisitos
que se exijan a los proponentes y Contratistas del SENA.
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo:
Estudios previos sobre los requerimientos y perfiles para la contratación
con la definición de los productos entregables de acuerdo a las
necesidades del área.
Seguimiento permanente sobre la ejecución de los contratos y convenios
bajo la responsabilidad de la Dirección.
Directrices oportunas sobre la contratación, de acuerdo a los ajustes de la
legislación
4.4. Acciones de Mejoramiento en Materia Contable y Financiera.
Informes oportunos sobre la ejecución presupuestal, con el fin de poder
hacer seguimiento y tomar correctivos a tiempo
Evaluación y seguimiento sobre la ejecución presupuestal por programas,
proyectos y rubros presupuestales.
Se dieron nuevos lineamientos en cuanto a la Certificación para pagos,
según la circular No- 3-2009-000259 de Octubre 10 del 2009

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Control de advertencia, sobre Verificación procedimiento en caso de
pérdida y/o deterioro de bienes y recursos de la entidad, Circular No. 3-
2009-00213 de Septiembre 02 del 2009
Según Circular No. 3-2010-000062 del 10-03-2010, emitida por la
Dirección Administrativa y Financiera se definió el procedimiento a seguir
para informar sobre los embargos que afectan los recursos de la Entidad
Según Circular No. 3-2010-000049 del 25-02-2010, emitida por la
Dirección Administrativa y Financiera se dieron lineamientos para el
trámite de las cuenta de Vigencias Expiradas 2010 que quedaron
pendientes de pago, las correspondientes a vigencias anteriores al año
2008 y de las obligaciones que contaron con apropiación y quedaron
pendientes de pago de la vigencia 2009
Circular Jurídica No. 07 del 2010 radicado No. 3-2010-000130 del
14/05/2010, que aclara la aplicación la Resolución No. 1449 del 7 de
Mayo del 2010, por la cual se adopta el procedimiento para la movilidad
de maquinaria, equipos y/o aulas móviles entre los Centros de Formación
Profesional Integral del SENA
4.5 Acciones de Mejoramiento – Otro
Según Circular No. 2010-00048 del 24-02-2010, emitida por la Secretaría
General, se expiden los instrumentos para la Formalización del acuerdo
de Gestión para la Evaluación de los Gerentes Públicos del SENA,
dirigida a Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación
Profesional, en virtud de lo reglamentado en la Resolución No. 00780 del
22-02-2010 “ Por la cual se adopta el Sistema de Evaluación de Acuerdo
de Gestión de Gerentes Públicos del SENA”
Según Circular No. 3-2010-000058 del 05-03-210, emitida por la Dirección
de Promoción y Relaciones Corporativas, se estable el Rol del
responsable de Contrato de Aprendizaje en los Centros de Formación,
dirigida Director Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de
Formación Profesional, Coordinadores de Relaciones Corporativas e
Internacionales, responsables de Contratos de Aprendizajes y Asesores
Corporativos Integrales.
Según Circular No-2010-000043 del 22-02-2010, emitida por la Oficina de
Sistemas, se dan lineamientos a Coordinadores de Área, Jefes de Oficina,
Subdirectores de Centros y Directores Regionales para la presentación de
Proyectos de Tecnología a COINFO.
Según Circular No. 3-2010-000035 del 11-02-2010, emitida por la
Secretaría General, se recomienda aplicar los principios del Proyecto
Oficina sin Papel.
Según Circular Jurídica No. 04 del 2010 –radicado No. 3-2010-000117 de
06/05/10, se envía para su aplicación la Resolución No 1415 del 4 de
Mayo del 2010 mediante la cual se delega en los Directores Regionales y
Subdirectores de Centro con funciones de Directores Regionales la
facultad para adelantar la totalidad de los trámites para la suscripción de
los convenios de asociación que se requieran suscribir con las cajas de
compensación familiar
Según Circular No.3-2010-000134 del 20-05-2010, el Jefe de la Oficina de
Sistemas, envía el procedimiento para la creación y eliminación de
cuentas de correo electrónico institucional

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Según Directriz Disciplinaria No. 002-2010 Radicada con el No. 3-2010-
000143 del 28-05-2010 el Jefe de la Oficina de Control Interno
Disciplinario, presenta varias precisiones para la SUPERVISION E
INTERVENTORIA DE CONVENIOS Y CONTRATOS
La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, imparte
instrucciones para la formulación, actualización y seguimiento de
indicadores estratégicos en los diferentes niveles institucionales
(estratégico, táctico y operativo) y la elaboración de los Planes
Tecnológicos por Centro. Así mismo brindar insumos para identificar los
principales elementos de pertinencia de la respuesta institucional con
visión prospectiva, el afianzamiento del trabajo por redes de centros por
tecnologías y la celeridad, validez y oportunidad en la entrega de
información a los diferentes grupos de interés, como resultado del trabajo
que se viene desarrollando sobre gestión de la información.
Elaboración y divulgación de los Informes de gestión mensuales en forma
oportuna.
Liderazgo en la planeación e implementación del Modelo Estándar de
Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad basado en la
NTCGP 1000:2004
Implementar estrategias para optimizar la gestión de la información
institucional, lo cual ha permitido unificar criterios frente a las metas y
reportes (internos /externos) y facilita el seguimiento a los retos y
compromisos de la entidad.
Actualizar los procesos y procedimientos en el marco de la cadena de valor
institucional, en el que se retoma la prioridad de la gestión de la formación
profesional bajo el enfoque por competencias y el aprendizaje por
proyectos, y se determina la articulación lógica con el proceso medular;
con el fin de contribuir a garantizar la pertinencia y calidad de la formación
profesional que el SENA lidera.
Promover la identificación y transferencia de buenas prácticas de gestión
entre centros de formación profesional que contribuyan a la eficiencia
institucional y al cumplimiento de las políticas.
Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos
Maria Ignacia Valencia de Arango
Jefe Oficina de Control Interno