Código HDE-01 v.03 Caracterización del Proceso Direccionamiento ...

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Caracterización del Proceso Direccionamiento Estratégico
Código HDE-01 v.03
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OBJETIVO DEL PROCESO
Definir las políticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Universidad de Pamplona hacia el cumplimiento de
los objetivos estratégicos.
Inicia Definir los objetivos y metas estratégicas de la Universidad
ALCANCE
Termina Mejora Continua
Todos los procesos
RESPONSABLE
LIDER DEL PROCESO
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR
Demanda social, análisis
de tendencias globales,
Definir los objetivos y metas
educativas, políticas
Honorable
estratégicos de la
sociales, culturales,
Consejo Superior
Universidad de Pamplona
Proyecto educativo
Entorno
económicas y
UP
Comunidad
institucional PEI
ambientales
Universitaria
aprobado
Ministerio de
Educación Nacional
(MEN
Departamento
Nacional de
Planeacion (DNP)
Gestión Académica
Consejo de
Educación Superior
(CESU)
Resultado de la
evaluación de la eficacia
del plan de mejora
Lineamientos para el
sistema de educación
superior nacional
Metodología para la
elaboración y
presentación de
proyectos de inversión
Informes de auto
evaluación de
programas académicos
Lineamientos e informes
del sistema de
educación superior
P
Construcción del Plan de
Desarrollo y plan de
inversiones
Misión y Visión
Política, Objetivos
Plan de Desarrollo
Aprobado y el plan de
inversiones
Todos los
procesos
Sistema de
Universidades
Estatales (SUE)
Cronograma de
actividades a desarrollar
Informes de evaluación
de pares
Información para la

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revisión por la dirección
Manual de calidad
Administración del
SGC
FAC-23 “Planificación,
control y Seguimiento al
Sistema de Gestión de la
Calidad”
EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR
Gestión de
Interacción Social
Gestión Académica
Gestión de la
Investigación
Comercialización,
Diagnóstico y
Diseño de
Propuestas para la
Elaboración de
Aplicativos
Informáticos,
Implementación de
Redes de Datos y
Elaboración de
Contenidos
Virtuales
Todos los procesos
Formulación inscripción
de planes y proyectos
Institucionales
Planes operativos
Ejecución presupuestal
de la vigencia anterior
H
administración de planes y
proyectos Institucionales
Socialización y divulgación
Análisis, Clasificación y
aprobación de los planes
operativos
Seguimiento a los planes
Líder de
Direccionamiento
Estratégico
(Director de
Planeación)
Plan de Acción Anual
Actas de Socialización
y Capacitación.
Consolidado de planes
operativos
Gestión de
Interacción Social
Gestión
Académica
Gestión de la
Investigación
Comercialización,
Diagnóstico y
Diseño de
Propuestas para la
Elaboración de
Aplicativos
Informáticos,
Implementación de
Redes de Datos y
Elaboración de
Contenidos
Virtuales
Todos los
procesos

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operativos
Análisis y aprobación del
presupuesto anual
Ejecución del plan
operativo
Líder de Gestión
Presupuestal y de
Pagos
Resultados del estado
de ejecución de los
planes
Proyecto de
Presupuesto anual
Gestión documental
Gestión del Talento
Humano
Adquisición de
Bienes y Servicios
Infraestructura y
Logística
Directrices de la
documentación
Personal docente y
administrativo asignado
Personal capacitado
Materiales, insumos y
personal por contrato
Recursos físico y
tecnológicos adecuados
y asignados
Estudio de creación,
modificación o eliminación
de documentos y su
respectiva revisión y
aprobación
Actualización de la tabla de
retención, archivo de
documentos según
parámetros establecidos
Consejo Superior
Líder de
Direccionamiento
Estratégico
(Director de
Planeación)
Presupuesto anual
aprobado
Solicitud para inclusión
o eliminación de
documentos en las
Tablas de Retención
Plan operativo
ejecutado
Gestión
Documental
Direccionamiento
Estratégico
Administración del
SGC
Lineamientos para la
elaboración, seguimiento
y control de la
documentación y
registros del SGC..
Grupo de
mejoramiento
Documentos
aprobados para
validación
Administración del
SGC
EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR
Grupo de Riesgos actualizados y
Control Interno
Mejoramiento controlados Control Interno
Plan de Auditorias
Internas
V
Análisis de informes de
Auditorias

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Administración del
SGC
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
Instrumentos de
seguimiento y medición
del proceso
Seguimiento y control de los
riesgos Identificados y
valorados
Definición de acciones para
eliminar no conformidades
detectadas
Medición de Indicadores y
evaluación de las metas.
Plan de mejoramiento
elaborado
Direccionamiento
Estratégico
Administración del
SGC
Elaboración de los planes
de mejoramiento
EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR
Direccionamiento
Estratégico
Administración del
SGC
Control Interno
Asignación de recursos
para la ejecución del
plan de mejoramiento
Informe de seguimiento
y medición de los
procesos
A
Toma de acciones
correctivas
Toma de acciones
preventivas
Grupo de
Mejoramiento
Resultado de la
evaluación de la
eficacia del plan de
mejora
Direccionamiento
Estratégico
Administración del
SGC
Control Interno
CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Controles en las
entradas
Controles en las
actividades
Planes operativos
administración de
planes y proyectos
Institucionales
Entrega de plan por
parte de todas los
procesos
Revisión del contenido
del plan
Estado de avance y
presupuestal del
proyecto
Líder de
Direccionamiento
Estratégico (Director de
Planeación)
tres veces al año
dos veces al año
FDE-02 “Informe de
Avance de Ejecución
de los Planes
Operativos”
Informe de avance de
la gestion institucional

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Controles a las
salidas
Análisis, Clasificación y
aprobación de los
planes operativos
Resultados del estado
de ejecución de los
planes
Presupuesto anual
aprobado
Seguimiento a los
planes operativos
Porcentajes de avance
de la ejecución de los
planes
Estado de la ejecución
presupuestal
Gestión Presupuestal y
de Pagos
según cronograma
establecido
Informe de avance de
la gestion institucional
Presupuesto actual
TALENTO HUMANO
Consejo Superior
Consejo Académico
Concejo de Gobierno
Rectoría
Dirección Administrativa
Planeación
Auxiliares administrativos
RECURSOS
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
Oficina dotada
Sala de Juntas
Archivadores con su respectivo control y
seguridad
Papelería
Tintas
CD’s
Tablero acrílico con expógrafos
TECNOLOGICOS
Hardware y Software
Video Beam
Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet,
same time, etc )

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REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
NTCGP 1000:2004 Gestión de
la Calidad en el Sector Público
NTC ISO 9001:2000 Sistema de
Gestión de la Calidad
Requisitos
4-5-6-8
Acuerdo 027 Del 25 de Abril de 2000.Por el cual se actualiza
Acuerdo 042 del 17 de Junio de 1999, Estatuto General de la
Universidad de Pamplona.
Normatividad de la educación superior:
Ley 30 de 1992
Ley 1084 del 4 de Agosto de 2006
Decreto 2566 del 10 de Septiembre de 2003
Decreto 1001 del 3 de Abril de 2006
DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
PDE-01 “Direccionamiento Estratégico”
PDE-02 “Gestiòn por Planesy Resultados”
PDE-03 “Trámite Educación Formal y No Formal”
IDE-01 “Diligenciamiento Plan Operativo”
IDE-02 “Estrategia de Comunicación”

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REGISTROS
INDICADORES
RIESGOS
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
FDE-01 “Elaboración de Planes Operativos”
FDE-02 “Informe de Avance de Ejecución de los Planes Operativos”
FDE-03 “Informe de Avance de Plantación Institucional”
FDE-04 “Evaluación de Gestión por Dependencia”
FDE-06 “Medición de la Comunicación Interna”
FDE-07 “ Despliegue de Objetivos en indicadores”
FDE-08 “Cuadro de Mando Indicadores”
FDE-09 “Ficha Técnica de Viabilidad”
FDE-10
FDE-11 “Viabilidad”
FDE-12 “Factibilidad”
FDE-13 “Acta de Cierre”
FDE-14 “Cuenta de Cobro”
FDE-15 “Descuento Estampilla Hospital Erasmo Meoz”
HDE-11 “Directrices de la Universidad de Pamplona”
HDE-12 “Matriz de Comunicación Interna”
HDE-02 CP= (Número de socializaciones realizadas / Número de socializaciones planificadas)*100
HDE-03 CEPO= (Número de planes corregidos / Total de planes operativos entregados)*100
HDE-04 PCAR= (Número de actividades ejecutadas / Número de actividades programadas)*100
HDE-05 MCI = (Total de clientes satisfechos / Total de clientes encuestados) * 100
HDE-06 OAI= (promedio(suma( de todos los indicadores de su % de aporte del objetivo que mide))
HDE-07 ACI= promedio(suma( de todos los indicadores de su % de aporte del objetivo que mide))
HDE-08 MCI= promedio(suma( de todos los indicadores de su % de aporte del objetivo que mide))
HDE-09 CCP= promedio(suma( de todos los indicadores de su % de aporte del objetivo que mide))
HDE-10 IFF= promedio(suma( de todos los indicadores de su % de aporte del objetivo que mide))
Ver Mapa de Riesgos
Mejora de la Cultura Institucional
Construccion de una Cultura de Planeacion