Manual de referencia para el Usuario WEBMAIL (https://webmail ...

Manual de referencia para el Usuario
WEBMAIL
(https://webmail.cilma.net)
Àrea de Comunicacions i Internet
13/11/07
Versión 0.5
Este documento contiene en alguna de sus partes
traducciones del documento original de Zimbra
y de la contribución de Danilo Lacaste (dalacost@gmail.com)

Índice
1- Entrando por primera vez 3
1.1 Cambiar la contraseña al entrar por primera vez 4
1.2 Dentro del correo 5
1.3 Cambiar la contraseña 6
1.4 Recomendaciones para la nueva contraseña 6
1.5 Cerrar sesión 6
1.6 ¿Perdió su contraseña? 6
2- Utilizando el cliente de correo 7
2.1 Características de la interfaz y accesos directos. 8
2.2 Configurar las vistas de los mensajes 9
3- Creando Filtros 10
3.1 Condiciones en los filtros. 10
3.2 Acciones en los filtros 11
3.3 Cuando se aplican los filtros 11
3.4 Orden de aplicación de los filtros 11
3.5 Filtros activos e inactivos 11
3.6 Filtrando mensajes 11
3.7 Condiciones y acciones soportadas en los filtros 12
4- Utilizando etiquetas y carpetas para organizar el correo 15
4.1 Utilizando etiquetas para clasificar mensajes y contactos 15
4.2 Crear nuevas etiquetas 15
4.3 Borrar etiquetas 16
4.4 Utilizando Carpetas 17
4.5 Renombrar Carpetas 17
4.6 Borrar Carpetas 17
4.7 Suscripción a una sindicalización RSS 17
5- Utilizando el Calendario 18
5.1 Crear calendarios 19
5.2 Crear un calendario normal 19
5.3 Crear calendario sincronizado con calendarios externos 20
5.4 Observar y actualizar múltiples calendarios 20
5.5 Compartir calendarios 21
5.6 Corregir o eliminar permisos 22
5.7 Aceptar calendarios compartidos 22
5.8 Borrar calendarios 23
5.9 Imprimir calendarios 23
6- Administrando los Contactos 24
6.1 Ver información de los contactos 25
6.2 Agregar nuevos contactos 26
6.3 Agregar contactos desde un mensaje de correo 27
6.4 Compartir la libreta de direcciones 27
6.5 Corregir o eliminar permisos 28
6.6 Importar libreta de direcciones o contactos 29
6.7 Exportar libreta de direcciones o contactos 29
6.8 Imprimir libreta de direcciones o contactos 29
Pág.
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1- Entrando por primera vez
La primera vez que ingresemos al webmail se nos requerirá que cambiemos la contraseña (ésta debe ser
una palabra de al menos 6 caracteres y de máximo 64).
Para acceder al sitio web del webmail debemos escribir la dirección https://webmail.cilma.net a
través de nuestro navegador favorito (Internet Explorer, FireFox, Ópera,…).
Una vez hayamos entrado al sitio visualizaremos una interfaz similar a la de la Figura 1, donde se
nos solicitará el nombre de usuario y contraseña para poder entrar al servicio. En la sección
“Usuario” ingresaremos el nombre de usuario que coincidirá con nuestra dirección de correo (por
ejemplo wiki@pampol.cilma.net) y en la sección “Contraseña” ingresamos la Contraseña de correo.
Si deseamos que el nombre de usuario sea recordado en el equipo, seleccionaremos la opción
“Recordar usuario en esta máquina”.
Finalmente presionaremos el botón “Entrar” para entrar al correo.
Figura 1. Ingresando nombre de usuario y contraseña.
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1.1 Cambiar la clave al entrar por primera vez
Si es la primera vez que entramos al correo, el sistema nos pedirá que cambiemos la contraseña, tal y
como aparece en el ejemplo de la Figura 2.
1.2 Dentro del correo
Figura 2. Cambiando la contraseña al entrar por primera vez.
Una vez hayamos ingresado el nombre de usuario y contraseña correctamente accederemos a una
interfaz similar a la de la Figura 3.
Figura 3. Bandeja de entrada de correo.
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1.3 Cambiar la contraseña
Podemos cambiar la contraseña en cualquier momento. Para ello deberemos:
1. Acceder a la sección “Opciones” del menú superior de la pantalla.
2. Desde la sección “General” hacer clic sobre el botón “Cambiar”.
3. Se nos mostrará un dialogo para realizar el cambio. Ingresamos la contraseña actual y la nueva.
4. Hacemos clic sobre el botón “Aceptar” para cambiar la contraseña. Si ésta fue cambiada
correctamente aparecerá el mensaje “Su contraseña ha sido cambiada” en la parte inferior izquierda
de la pantalla.
Figura 4- Cambiar la contraseña de correo.
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1.4 Recomendaciones en relación a la nueva contraseña
La nueva contraseña debe ser un conjunto de caracteres (números, letras y símbolos) de al menos 6
caracteres y de máximo 64 caracteres.
Se ha de utilizar símbolos y números de modo que sea más difícil que otros deduzcan nuestra
contraseña y/o logren mirarla mientras la escribimos.
La contraseña es intransferible.
Se ha de utilizar una contraseña que sea fácil de recordar pero que a la vez sea extremadamente
difícil que otros logren descifrarla.
1.5 Cerrar sesión
Para cerrar sesión debemos hacer clic sobre el enlace “Cerrar Sesión” en la parte superior derecha de la
pantalla.
1.6 ¿Perdió su contraseña?
En caso de pérdida de la contraseña de correo debemos contactar con el administrador para que la
cambie por otra.
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2- Utilizando el cliente de correo
Como podemos observar, el cliente de correo cuenta con varias áreas.
Figura 5- Áreas del cliente de correo.
1. Barra de Búsqueda. Se usa para acceder a las características de búsqueda del cliente de correo
(buscar correos, contactos, etc.)
2. Nombre de usuario e indicador de espacio. Esta área muestra nuestro el usuario y el espacio
utilizado actualmente.
3. Menú de aplicaciones. Permite acceder a distintas características: correo electrónico, libreta de
direcciones o lista de contactos, calendario y opciones.
4. Panel. Muestra las etiquetas y carpetas personales y de sistema.
5. Panel de contenido. El contenido de este panel dependerá de la característica seleccionada o de las
opciones seleccionadas en el menú de aplicaciones.
6. Cuadro de mensajes. Aquí se muestra la hora del sistema y algunos mensajes de información.
Cuando se reciba un nuevo correo se notificará con un mensaje en este cuadro.
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7. Mini Calendario. Versión reducida del calendario. Muestra en negrita los días en los que hay
programado un acto.
8. Paginado. Muestra la paginación de contenidos (por defecto 25 resultados por página).
2.1 Características de la interfaz y accesos directos.
El cliente de correo incluye muchas características que facilitan la navegación.
Menús de flecha
Algunos botones tienen un icono pequeño de flecha hacia abajo al lado de ellos. Al
hacer clic en el botón realiza una acción, y un clic en el icono de la flecha muestra
opciones adicionales del menú.
Arrastrar y soltar
Arrastrar y dejar mensajes y conversaciones en distintas carpetas.
Menús de botón derecho
Aparece al hacer clic en el botón derecho del ratón sobre correos, carpetas
conversaciones, etc.
Bordes re-ajustables.
Las ventanas que se mantienen en el panel de contenido, como por ejemplo las conversaciones, correos,
etc., pueden aumentar o disminuir en tamaño según el usuario desee. Para ello se debe hacer clic sobre
el borde y moverlo hasta la posición deseada.
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Mensajes de ayuda
Cuando el puntero del ratón pase por objetos como botones de comando, direcciones de correo,
conversaciones o cabeceras de mensajes, se mostrará un pequeño texto que muestra información a
cerca del objeto.
Páginas
Permite mantener ordenados los mensajes con una cierta cantidad por página.
2.2 Configurar las vistas de los mensajes
El Webmail nos ofrece dos tipos de vistas para los mensajes: vista tradicional y vista basada en
conversaciones. Por defecto el correo está configurado para ordenar los mensajes por conversaciones.
Esto puede ser modificado en “Opciones”, seleccionando la pestaña “Correo”.
La vista tradicional lista primero los mensajes más recientes. Los mensajes no leídos serán marcados
con negrita, la información que se mostrará en cada línea incluye bandera, remitente, archivos adjuntos,
tema, carpeta, ubicación, tamaño y fecha/hora de la recepción.
Figura 6. Vista tradicional.
La vista de conversaciones muestra los mensajes agrupados por temas. El número de mensajes que
tiene una conversación es indicado entre paréntesis después del tema. Una conversación es creada
cuando un correo tiene respuesta. Los mensajes no leídos son indicados en negrita.
Figura 7. Vista por conversaciones.
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3- Creando Filtros o reglas de mensaje
Los filtros de correo son definidos desde “Opciones” en la pestaña “Filtros de correo”. Permiten
establecer reglas y correspondencias que serán aplicadas a los correos entrantes. Cuando un correo
entrante coincida con algún filtro, la regla asociada a este filtro será aplicada. Por ejemplo, podemos
crear un filtro que capture todos los mensajes que tienen como remitente a nuestro supervisor y
establecer como regla que sean movidos a la carpeta “Desde mi supervisor” de forma automática. Un
filtro puede estar compuesto por una o más condiciones y establecer una o más acciones. En el ejemplo
de la figura 8 se muestra un filtro que mueve a la carpeta ‘Mi Carpeta1’ todos los mensajes que lleguen
de la dirección carpeta1@dominio.com.
Figura 8. Filtro de mensaje.
3.1 Condiciones en los filtros.
Un filtro puede contener condiciones específicas. Por ejemplo si nuestro supervisor envía correos desde
más de una dirección (nombre1@dominio1.com, y nombre2@dominio2.com) podemos crear un filtro
llamado “Supervisor” con estas dos condiciones, uno para cada correo.
Ejemplos de condiciones que se pueden utilizar:
Especificación de dirección de envío, llegada o respuesta u otra dirección que esté en la cabecera
del correo.
Presencia o ausencia de un archivo adjunto.
Palabras o frases que estén en el tema o el contenido del correo.
Todas las condiciones las podemos especificar para el caso que no existan, por ejemplo cuando no
exista una palabra dentro de un correo.
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Cualquiera vs. Todas
Las condiciones dentro de una regla de filtro pueden ser agrupadas usando “cualquier condición” o
“todas las condiciones”. La primera opción indica que mientras se cumpla cualquiera de las
condiciones las acciones serán aplicadas. En cambio, la segunda implica que se deben cumplir todas
las condiciones para que las acciones se ejecuten.
3.2 Acciones en los filtros
Un filtro puede tener asociada una o más acciones:
Dejar el mensaje en la bandeja de entrada (sin acciones).
Archivar/Mover el mensaje a otra carpeta especifica.
Marcar el mensaje con una etiqueta.
Descartar. Esta acción elimina el mensaje silenciosamente. No es igual que la acción de la
eliminación en el menú. Al suprimir un artículo se mueve a la carpeta de la basura. La acción del
descarte evita que el mensaje alcance siempre el correo.
Detener futuras evaluaciones. Esta acción evita que el mensaje tenga una cantidad mayor de filtros,
esto se hace para evitar los casos en exista un filtro que elimine el filtro aplicado anteriormente.
3.3 Cuándo se aplican los filtros
Cada mensaje entrante se prueba contra los filtros. Cuando el correo está entregado y las acciones del
filtro están aplicadas a los mensajes se detiene el proceso hasta que llegue o salga un nuevo correo.
3.4 Orden de aplicación de los filtros
Los filtros son aplicados en el orden en que están listados en las opciones, en la pestaña de filtros. Se
puede cambiar este orden. Dentro de cada filtro, las condiciones son testeadas en el correo, si el
mensaje cumple con las condiciones, ya sea todas o una (dependiendo de la configuración), las
acciones serán ejecutadas; el orden de las condiciones no importa. Las acciones serán aplicadas en el
orden que están configuradas en el filtro.
3.5 Filtros activos e inactivos
Todos los filtros actuales están listados en “Opciones” pestaña de “Filtros de correo”. Cada filtro tiene
una marca que permite activarlos o desactivarlos.
3.6 Filtrar mensajes
Para crear o editar un nuevo filtro:
1. Accedemos a la sección “Opciones” del menú superior.
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2. Seleccionamos la pestaña “Filtros de correo” y presionamos el botón “Nuevo Filtro”.
3. Al agregar un nuevo filtro se mostrará un diálogo.
4. En el nombre del filtro ingresamos el nombre que tendrá esta regla.
5. En el área de condiciones seleccionamos el grupo de preferencias deseadas:
“Cualesquier condición”. Si cualquiera de las condiciones impuesta es cumplida se aplicarán las
acciones deseadas para este filtro, sin importar si las otras condiciones no fueron cumplidas.
Seleccionamos las condiciones.
Seleccionamos un método de comparación. Las opciones que se muestren aquí dependerán de
las condiciones que seleccionadas previamente.
Ingresamos una palabra o frase a comparar.
Para ingresar más condiciones se debe presionar el icono +.
6. Desde el área de acciones seleccionamos una acción de la lista. Si deseamos agregar más acciones
presionaremos el botón +.
7. Presionamos “Aceptar” para agregar el filtro.
8. Verificamos que el filtro esté activo mirando el cuadro de verificación del filtro.
Los filtros serán aplicados automáticamente a los correos que entren desde ese momento.
Para crear filtros que marquen correos que vengan desde un remitente específico debemos seleccionar
la opción correspondiente (Desde:) en el la sección de condiciones al momento de crear o editar nuestro
filtro.
3.7 Condiciones y acciones soportadas en los filtros
Condiciones:
Desde: Para especificar el nombre del remitente del mensaje. Coincidirá con los correos que tengan
el remitente indicado.
Para: Similar a ‘Desde’ pero filtrará los correos que contengan el destino especificado.
Copia: Similar a ‘Desde’ pero filtrará los correos que contengan en la etiqueta CC los parámetros
indicados.
Asunto: Filtrará los correos que coincidan con la frase indicada en el asunto.
Nombre de cabecera: Cuando se selecciona esta opción un campo de entrada de texto adicional
aparece ante el operador de la comparación (“es” o”contiene” el texto). Esta opción permite que
especifiquemos cualquier cabecera del correo. Podemos especificar no sólo los campos estándares
“Desde:” o “Para:” sino también “Fecha:”, “Contestar-A”, u otros campos de encargo que se
puedan incluir en la cabecera del mensaje. Podemos usar esta opción para filtrar los mensajes de
salida que contengan cabeceras mal formadas, considerando que contienen la información que
normalmente se considera estándar en un mensaje de correo, Por ejemplo el correo electrónico no
deseado (por lo general omite automáticamente la información tal como el remitente o Contestar
A:.). Se utiliza en de la derecha del operador para especificar las cabeceras a probar.
Tamaño: Esta opción es usada para seleccionar los mensajes que son muy largos o cortos. Con esto
podemos por ejemplo crear un filtro que descarte los correos que sean demasiado grandes. Los
archivos adjuntos están incluidos en el tamaño del mensaje.
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Fecha: Esta opción filtra los mensajes que fueron enviados antes o después de una fecha específica.
Cuerpo/Contenido: Esta opción filtra los mensajes que contengan una cierta frase o texto en el
contenido del correo. Esta opción no puede verificar el contenido del archivo adjunto.
Adjunto: Filtrar correos que tienen o no archivos adjuntos.
Dirección existente: Esta opción verificará si una dirección existe entre tus destinatarios del
mensaje.
Operadores de Comparación:
Es/no es: Especifica si coincide en forma exacta. Por ejemplo si se especifica como asunto
“banana” sólo coincidirán los correos que tengan como asunto “banana” y no “bananas” o “quiero
una banana”.
Contiene/No contiene: Especifica si la línea del asunto contiene o no contiene una frase
especificada.
Exacta/No exacta: Permite establecer casos para coincidencias exactas, por ejemplo si especifica
“Banana*” como el asunto del correo, se marcarán todos los correos que comiencen con “Banana”,
por ejemplo “Bananas” o “Bananas lindas”, pero no “Quiero Bananas”. El * representa un
comodín que puede ser reemplazado por cualquier conjunto de caracteres.
Existe/No existe: Permite establecer si la etiqueta está o no presente en el mensaje. Es usada con las
cabeceras del mensaje y los archivos adjuntos.
Debajo/No debajo, encima/no encima: usado para la comparación del los tamaños.
Antes/No antes, Después/No después. Usado para la comparación en la fecha de los mensajes.
En/No en: Usado para comparar si existen los remitentes entre los contactos.
Acciones:
Dejar mensajes en la Entrada: Guarda los mensajes nuevos en la bandeja de entrada, esta acción
viene por defecto y no es necesario configurar un filtro para ella.
Archivar en una carpeta: Mueve el nuevo mensaje a la carpeta especificada.
Descartar: Borra los mensajes que sean marcados con esta acción, no se almacena en ninguna
carpeta, ni siquiera en la basura.
Detener evaluación: Esta acción previene que otras acciones sean aplicadas al mensaje actual.
Marcar: Marcar el mensaje como leído o con una bandera.
Etiquetar. Se pueden marcar los mensajes con una etiqueta específica.
Acciones Múltiples
Un filtro puede especificar múltiples acciones. La combinación de estas son interpretadas de la
siguiente forma:
Descartar: Si esta combinada con otras acciones, el correo no es descartado y se aplican las otras
acciones.
Detener la evaluación: Las acciones especificadas después de ésta son ignoradas.
Archivar en una carpeta: Si un mensaje tiene múltiples acciones de “archivar en una carpeta”
resultará se almacenará una copia del mensaje en cada carpeta indicada.
Etiqueta/Marca: Estas acciones se aplican al mensaje vuelto de la acción anterior más cercana. En
el caso de “Archivar en”, esto podría dar lugar a algunas copias del mensaje almacenado sin una
etiqueta, y a otras almacenadas con una etiqueta.
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Dejar mensajes en la Entrada: Se pueden especificar múltiples acciones como ésta, pero sólo
quedará una sola copia en la bandeja de entrada.
Importante:
En el caso que una carpeta especificada no exista, el mensaje se dejará en Entrada.
Los filtros no son sensibles a mayúsculas o minúsculas.
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4 - Usando etiquetas y carpetas para organizar el correo
4.1 Usando etiquetas para clasificar mensajes y contactos
Las etiquetas son nuestro sistema de clasificación personal para los mensajes del correo y contactos.
Por ejemplo, puede ser que tengamos una etiqueta para la prioridad alta y otra para la prioridad media.
Los mensajes del correo se marcan con etiqueta que pueden estar en diversas carpetas, y las etiquetas
proporcionan una manera de mostrar todos los mensajes con cierta etiqueta, dondequiera que estén.
Podemos crear tantas etiquetas como deseemos
Podemos aplicar etiquetas múltiples al mismo mensaje y contactos del correo.
4.2 Crear nuevas etiquetas
Podemos crear nuevas etiquetas de cualquiera de estas formas:
Haciendo clic sobre el botón “Etiqueta” que está en la barra de herramientas del correo.
Figura 9. Creando etiquetas desde la barra de herramientas de correo.
En cualquier parte haciendo clic sobre la flecha asociada al botón “Nuevo”.
Figura 10. Creando etiquetas desde el botón Nuevo.
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier conversación, seleccionar “Etiqueta de
Conversión” y luego “Nueva etiqueta”.
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Figura 11. Creando etiquetas con el botón derecho.
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el área de etiquetas y seleccionando “Nueva
etiqueta”.
Figura 12. Creando etiquetas con el botón derecho (zona Etiquetas).
Para los nombre de etiquetas se puede usar cualquier carácter, excepto (:) dos puntos, (/) línea diagonal,
(“) comillas dobles. La nueva etiqueta puede ser usada sobre los correos y/o contactos.
4.3 Borrar etiquetas
Una etiqueta puede ser borrada directamente desde el panel de etiquetas, seleccionando la etiqueta
con el botón derecho del ratón y luego “Borrar”.
Se puede quitar una etiqueta a un elemento haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el
elemento, seleccionando etiqueta de conversación y luego “Borrar etiqueta”. Este proceso no
borrará el elemento.
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4.4 Usando carpetas
Las carpetas pueden ser usadas para almacenar los mensajes de una forma más ordenada. Podemos
mover los mensajes de una carpeta a otra arrastrando y soltando el mensaje dentro de la carpeta o
presionando el botón derecho del ratón sobre el mensaje y seleccionando la opción mover.
Existen dos tipos de carpetas:
Carpetas del sistema. Son carpetas que no se pueden mover, renombrar o borrar; Estas carpetas son:
Entrada, Enviados, Borradores, Basura y Papelera.
Carpetas creadas por el usuario. Podemos crear carpetas para organizar el correo, las carpetas que
usted crea serán mostradas justo debajo de las carpetas del sistema.
4.5 Renombrar carpetas
Podemos cambiarle el nombre a las carpetas haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la
carpeta que deseamos y seleccionar la opción Renombrar Carpeta. Recuerde que el nuevo nombre
puede tener cualquier carácter excepto (:) dos puntos, (/) barra diagonal y (“) comillas.
4.6 Borrar carpetas
Podemos borrar las carpetas que hemos creado, pero no las carpetas del sistema. Cuando se borrar una
carpeta todo su contenido es movido a la carpeta Papelera. Si deseamos confirmar el borrado tenemos
que borrarlos desde la carpeta basura. Para borrar una carpeta presionar el botón derecho del ratón
sobre la carpeta que deseamos borrar y seleccionamos “Borrar” desde el menú que se despliegue.
Advertencia: La papelera se vacía cada cierto tiempo por lo que lo elementos que caigan aquí no
permanecerán por siempre.
4.7 Suscribir a una sindicalización RSS
Podemos suscribirnos a sitios Web que ofrezcan sindicalización RSS, por ejemplo la mayoría de los
sitios de noticias permiten que los usuarios obtengan sus noticias desde fuentes RSS, lo que permite
que podamos leer el contenido de las noticias desde un cliente RSS.
1. Abrimos un dialogo para crear una nueva carpeta.
2. Indicamos el nombre de la carpeta y marcamos la opción “Suscribirse a recurso RSS’.
3. Introducimos la URL del sitio Web.
4. Pulsamos sobre el botón “Aceptar”.
Al abrir la carpeta tendremos acceso a los datos. Para poner al día el contenido hay que hacer clic con
el botón derecho y seleccionar la opción “Recargar”.
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5 - Utilizando el calendario
El calendario permite programar y seguir nuestras citas, reuniones y acontecimientos. Incluye, entre
otras, las siguientes características:
Crear diversos calendarios personalizados.
Crear citas y programas reuniones.
Manejar eventos de todo un día.
Permite un “Agregar Rápido” para crear rápidamente una cita.
Indica nuestros tiempos libres y ocupados.
Ver los tiempos libres y ocupados de otras personas, para facilitar las reuniones en grupo.
Ver el calendario de varias formas, por día, semana, mes.
Aceptar invitaciones a reuniones o citas con solo un clic.
Acceso de otras personas a observar nuestro calendario.
Permitir o denegar el acceso a otras personas a nuestro calendario.
Imprimir tu calendario.
Nota importante:
Es posible que en el mini calendario que aparece en la parte izquierda inferior de la página el primer
día de la semana sea el domingo. Para cambiarlo nos dirigiremos a “Opciones” pestaña “Calendario” y
seleccionaremos “Lunes” en el desplegable “Primer día de la semana:”.
Para abrir el calendario hemos de acceder a la opción “Calendario” del menú superior de la pantalla.
Para cambiar el tipo de vista hay que pulsar sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas
del calendario como se muestra en la Figura 13.a. Si queremos cambiar el tipo de vista por defecto cada
vez que se abra el calendario hemos de dirigirnos a “Opciones” pestaña “Calendario” y seleccionar la
vista adecuada en el desplegable de “Vista de calendario inicial:” y pulsar sobre el botón “Guardar”.
El calendario ofrece 5 tipos de vista diferentes:
Figura 13.a Cambiar la vista de calendario.
Día. Muestra los eventos de un solo día. Este tipo de vista mostrará una barra de tiempo marcando
si estamos libres u ocupados, siempre y cuando lo hayamos indicado en el desplegable “Mostrar
como:” de los detalles de la cita.
Semana Laboral. Muestra los eventos de la semana laboral (usualmente de lunes a viernes). Es el
tipo de vista por defecto.
Semana. Similar a ‘Semana Laboral’ pero incluyendo los 7 días de la semana.
Mes. Formato calendario mensual.
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Agenda. Este tipo es una vista por día especial. Cada cuadro representa un espacio de tiempo en el
cual puede o no existir una actividad y estará marcado con el color del calendario asociado. Cada
columna representa un calendario. El blanco significa que no hay actividad horaria en aquel
momento en los calendarios seleccionados. Si uno o más calendarios tienen actividades
programadas al mismo tiempo, el color en las columnas llegará a ser más profundo. Cuando el color
es de color rojo oscuro, la mayoría de los calendarios tienen actividad durante ese tiempo. Si
dejamos el punto del ratón sobre la columna. En la Figura 13.b se muestra un ejemplo.
Figura 13.b Tipo de vista Agenda.
5.1 Crear calendarios
Podemos crear calendarios adicionales. Los calendarios pueden cumplir diferentes tipos de funciones;
por ejemplo podemos tener un calendario de la organización, otro del departamento y el personal.
5.2 Crear un calendario normal
1. Clic derecho sobre la lista de calendarios o clic sobre el botón “Nuevo” del la barra de
herramientas, tal como se muestra en la Figura 14.
Figura 14. Crear un nuevo calendario.
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2. En la ventana que aparecerá, se ha de indicar el nombre del calendario y el color con el que se
marcarán las actividades.
Figura 15. Indicar nombre y color del calendario.
3. Pulsar “Aceptar”. El calendario se mostrará en la lista de calendarios de la columna izquierda.
5.3 Crear un calendario sincronizado con calendarios externos
1. Hacemos clic derecho sobre la lista de calendarios o clic sobre el botón “Nuevo” en la barra de
herramientas.
2. En el momento que se muestre el diálogo, marcamos la opción “Sincronizar citas desde el
calendario remoto”. Hay que indicar la dirección del calendario que está compartido.
3. Presionamos “Aceptar”. El calendario se mostrará en la lista de calendarios de la columna
izquierda.
5.4 Observar y actualizar múltiples calendarios
Podemos ver las actividades de varios calendarios al mismo tiempo marcando o desmarcando los
calendarios desde la lista de calendarios de la columna izquierda. En el ejemplo de la Figura 16.a se
muestra una situación con 3 calendarios que se solapan (vista “Semana Laboral”).
Para seleccionar el calendario a actualizar deberemos
escoger el nombre del calendario en el desplegable
“Calendario:” del diálogo de nueva cita, tal y como se
muestra en la Figura 16.b.
Figura 16.b. Indicar el calendario a actualizar.
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Figura 16.a. Observar varios calendarios.
5.5 Compartir calendarios
Podemos compartir nuestros calendarios de alguna de las siguientes formas:
Usuarios o Grupos Internos: Se puede seleccionar los siguientes permisos:
o Visor: Permite que el calendario se pueda observar pero no modificar.
o Controlador: Permites que el calendario se pueda leer y modificar.
o Ninguno: es una opción para inhabilitar temporalmente el acceso al calendario compartido
de un donante sin revocar los privilegios de la parte. Los usuarios permitidos todavía tienen
el calendario en su lista de calendarios pero no puede ver o manejar actividades en el
calendario compartido del donante.
Invitados Externos: Creamos una contraseña para tener acceso al calendario compartido. Los
invitados deben introducir esta contraseña para ver el calendario. No pueden realizar cambios al
calendario.
Publico: Cualquiera que conozca la dirección del calendario compartido podrá tener acceso a este,
pero no podrá modificarlo.
Comparte tu calendario
1. Clic derecho sobre el calendario que deseamos compartir.
2. Seleccionamos la opción “Compartir calendario”.
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3. Aparecerá una ventana en la cual existen tres formas de compartir el calendario:
Usuarios internos o grupos:
1. Marcamos la opción ‘Usuarios internos o grupos’.
2. Podemos seleccionar correos que aparecen mientras escribimos o escribir direcciones
complemente nuevas.
3. Indicamos los permisos de acceso.
4. Seleccionamos el tipo de mensaje que deseamos enviar para invitar al usuario a compartir
nuestro calendario. Varias opciones:
Mensaje estándar: se enviará un mensaje a las direcciones de correo.
Agregar una nota al mensaje Standard: podemos agregar un mensaje extra que será
adjuntado al mensaje de notificación.
5. Clic en el botón “Aceptar”.
Invitados externos
1. Al seleccionar la opción Invitados externos, podemos ingresar una o más direcciones de
correo.
2. Introducimos la contraseña para poder ver el calendario.
3. En el área de mensaje podemos agregar cualquier texto; la dirección del calendario y la
contraseña serán incluidas en forma automática.
Mensaje estándar: se enviará un mensaje a las direcciones de correo.
Agregar una nota al mensaje Standard: podemos agregar un mensaje extra que será
adjuntado al mensaje de notificación.
4. Clic en el botón “Aceptar”.
Público: si seleccionamos esta opción cualquiera podrá ver nuestro calendario, no se requerirá
contraseña.
5.6 Corregir o eliminar permisos
Podemos eliminar los permisos de compartir sobre un calendario en cualquier momento. Para ello
realizaremos las siguientes acciones:
1. Clic derecho sobre un calendario compartido.
2. Clic sobre la opción “Editar Propiedades”.
3. Clic sobre revocar, editar o añadir compartido.
4. Seleccionar si deseamos enviar un mensaje indicando el cambio.
5. Clic sobre “Aceptar”.
5.7 Aceptar calendarios compartidos
Cuando un usuario nos permita entrar a mirar y/o modificar algún calendario, el sistema nos enviará un
correo invitándonos a participar de este calendario. Solo tenemos seguir las instrucciones del correo.
1. Pulsar sobre el botón “Aceptar compartir”, tal y como aparece en la Figura 17.
2. Aparecerá un diálogo en el cual podemos cambiar el nombre y color del calendario. También es
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posible cambiar el nombre y color, una vez creado, pulsando el botón derecho del ratón sobre el
calendario y seleccionar “Editar propiedades”.
3. Pulsamos sobre el botón “Aceptar”.
De esta forma el calendario aparecerá en nuestra lista de calendarios.
Figura 17. Aceptar un calendario compartido.
5.8 Borrar Calendarios
Para borrar calendarios de la lista hay que hacer clic derecho sobre el calendario a borrar y seleccionar
la opción “Borrar”.
Cuidado, este paso es irreversible.
5.9 Imprimir calendarios
Podemos imprimir el calendario directamente desde la barra de herramientas en el botón “Impresora”.
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6- Administrando los contactos
Existen dos tipos de libreta de direcciones:
Libreta de direcciones personales. Lista de contactos administrados por nosotros.
Libreta de direcciones globales. También llamados las páginas corporativas y son direcciones que
están disponibles para todos los usuarios dentro de una organización, esto puede tener ventajas,
especialmente al momento en que se requiere comunicarse con todo un departamento. No se
pueden modificar direcciones dentro de estas listas, pero puedes importarlas a tu libro de
direcciones personales una vez que la dirección aparece en algún correo que envías o recibes.
La libreta de direcciones permite almacenar los detalles de los contactos. Por defecto para agregar un
contacto sólo se necesita un nombre y una dirección de correo.
Podemos crear varias libretas de direcciones de correo y compartirlas.
Se permite que un contacto tenga varias direcciones, teléfonos, etc. de forma que se pueda mantener
de mejor forma la mayor cantidad de datos sobre los contactos a la hora de requerir de ellos.
Cuando enviamos un correo a una nueva dirección que no está registrada en nuestra libreta de
direcciones, ésta queda automáticamente almacenada. Se puede inhabilitar esta característica en
“Opciones” pestaña “Libreta de direcciones”, finalmente marcar o desmarcar la opción “Activar auto
añadido de contactos”.
El administrador del sistema puede potencialmente exigir un límite máximo de contactos por cada
libreta de direcciones, cuando se llegue a ese límite, no es posible agregar más contactos. Sin embargo
podemos borrar contactos y liberar cupos para los nuevos.
Cuando escribamos un nuevo correo y comenzamos a introducir las primeras letras de la dirección de
destino, el sistema buscará automáticamente todas las opciones que comiencen con esos caracteres y
listará todos los correos posibles. De esta forma podremos seleccionarlos de forma mucho más rápida.
En la imagen se puede observar un ejemplo.
Figura 18. Seleccionando un destinatario.
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6.1 Ver información de los contactos
Podemos ver la información de los contactos de una lista en forma de lista ordenadas alfabéticamente o
en forma tarjetas detalladas. Para cambiar la forma de la vista hemos de clic sobre la flecha en botón
“Ver” y seleccionando el tipo de vista deseado.
Figura 19.a. Tipo de vista “Lista de Contactos”.
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Figura 19.b. Tipo de vista “Tarjetas Detalladas”.
6.2 Agregar nuevos contactos
1- Podemos agregar contactos directamente desde la barra de herramientas desde cualquier parte,
haciendo clic sobre la flecha del botón “Nuevo”, y seleccionando la opción “Contacto”.
Figura 20.a. Agregar nuevo contacto.
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2-Completamos los datos del contacto e indicamos la forma en que será recordado el contacto, en la
opción “Guardar como”.
Figura 20.b. Agregar nuevo contacto.
3- Seleccionamos a que libro de direcciones será añadido el contacto (campo “Libreta de direcciones”).
4-Pulsamos el botón “Guardar” en la barra de herramientas.
6.3 Agregar contactos desde un mensaje de correo
Cuando nos llega un mensaje de alguna persona que no está en nuestro libro de contactos tenemos la
opción de agregarlo haciendo clic derecho directamente sobre el nombre del usuario que nos envió el
correo y seleccionando la opción “Añadir a contactos”.
Figura 21. Agregar nuevo contacto desde un mensaje.
6.4 Compartir libreta de direcciones
Usuarios Internos o Grupo: se puede seleccionar los siguientes permisos:
o Visor: permitimos que la libreta de direcciones se pueda observar pero no modificar
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o Controlador: permitimos que la libreta de direcciones se pueda leer y modificar.
o Ninguno: es una opción para inhabilitar temporalmente el acceso a la libreta de direcciones
compartido de un donante sin revocar los privilegios de la parte. Los usuarios permitidos
todavía tienen la libreta de direcciones en su lista de direcciones pero no puede ver o
manejar actividades en la libreta de direcciones compartido del donante.
Invitados Externo: Podemos crea una contraseña para tener acceso a la libreta de direcciones
compartido. Los invitados deben incorporar esta contraseña para poder verlo. No pueden realizar
cambios.
Publico: Cualquiera que conozca la dirección del calendario compartido podrá tener acceso a éste,
pero no podrá modificarlo.
Opciones:
Usuarios internos o grupos:
1. Marque la opción “Usuarios internos o grupos”.
2. puede seleccionar correos que aparecen mientras escribe o escribir direcciones
complemente nuevas.
3. Indique los permisos de acceso.
4. Seleccione el tipo de mensaje que desee enviar, tiene las siguientes opciones:
5. mensajes estándar: se les enviará un mensaje a las direcciones de correo, notificándolos.
6. Agregar una nota al mensajes Standard: puede agregar un mensaje extra que será adjuntado
al mensaje de notificación
7. Clic en el botón “Aceptar”.
Invitados externos
1. Al seleccionar la opción Invitados externos, podemos ingresar una o más direcciones de
correo.
2. Ingresamos una contraseña para poder ver el calendario.
3. En el área de mensaje podemos agregar cualquier texto, la dirección del calendario y la
clave será incluidas en forma automática.
mensajes estándar: se les enviará un mensaje a las direcciones de correo,
notificándolos.
Agregar una nota al mensaje Standard: puede agregar un mensaje extra que será
adjuntado al mensaje de notificación.
4. Clic en el botón “Aceptar”.
Publico: si selecciona esta opción, cualquiera podrá ver su calendario, no se requerirá clave.
6.5 Corregir o eliminar permisos
Podemos quitar los permisos en cualquier momento.
1. Clic derecho sobre el libro de direcciones compartido.
2. Clic sobre la opción “Editar Propiedades”.
3. Clic sobre revocar, editar o añadir compartido.
4. Seleccionar si desea enviar un mensaje indicando el cambio.
5. Clic sobre “Aceptar”.
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6.6 Importar libreta de direcciones o contactos
Podemos importar una libreta de direcciones o un conjunto de contactos desde un archivo (.csv), que
es un archivo de texto que contiene los campos separados por comas.
1. Ir a “Opciones” pestaña “Libreta de direcciones”.
2. Indicamos el archivo desde donde se extraerán los contactos.
3. Pulsamos el botón “Importar”.
La importación de contacto puede dudar algunos minutos dependiendo del tamaño del archivo (.csv).
Una vez terminado el proceso, se mostrará las lista de contactos ordenados en forma alfabética.
6.7 Exportar libreta de direcciones o contactos
Podemos exportar a un archivo en formato (.csv) todos nuestros contactos para compartirlos con otras
aplicaciones de gestión de correo (Outlook, Evolution, thunderbird, etc..)
1. Ir a “Opciones” pestaña “Libreta de direcciones”.
2. Pulamos el botón “Exportar”.
3. Seleccionamos la libreta de direcciones que se exportará.
4. Los contactos se guardarán automáticamente en un archivo, el cual podrá ser descargado al instante.
5. Guardamos el archivo en el ordenador.
6.8 Imprimir libreta de direcciones o contactos
Podemos imprimir una lista completa de direcciones o simplemente imprimir la información de uno de
los contactos. Para ello se debe seleccionar la libreta de direcciones que se desea imprimir y luego
seleccionar el icono de impresora.
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