trd - despacho dirección jurídica - Sena

Dirección General
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dependencia
SERIE
CÓDIGO
SUB-
SERIE
SERIES DOCUMENTALES
Tradición
Documental
Retención
(años)
Disposición
Final
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo
Tecnologia de
CT
Conservación
Electró Gestión Central
Original Copia
nico
SF SE M D
S
E
PROCEDIMIENTO
1-0010 102 INDICADORES
01 Indicadores de Gestión X
Informes
X
1 4 X
040 CONTRATOS X X 0 20 X X
02 Contratos prestación Servicios Personales de
apoyo a la gestión
Etapa Preparatoria
Solicitud de Contratación X X
Solicitud de Disponibilidad Documental X X
Certificación de Disponibilidad Presupuestal X X
Etapa Precontractual
Anexo 1. Certificación Relaciones Laborales X
Anexo 2. Estudio Previo de conveniencia y X
Oportunidad
Anexo 3. Autorización del Director General X
Anexo 4. Certificado de capacidad e idoneidad X
Publicación Página Web Sena
X
Oferta de Servicios
X
Hoja de Vida con Soportes X X
Formato Único de Hoja de Vida
X
Declaración Juramentada de Bienes y Rentas X
Fotocopia de la Cédula
X
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
X
Certificado de la Contraloría
X
Documento de control. Se elimina cumplido el
tiempo de retención porque terminado su valor
administrativo, no soporta valores secundarios.
Cumplido el tiempo de retención se hace una
selección cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misión de la entidad y generan valor
secundario como fuente histórica de consulta
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental
DIRECCION JURÍDICA
DESPACHO 1
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2012
Vo. Bo. Yulied Mercedes Ospina Pinzón, Asesora Dirección Jurídica - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del /31/10/2012

Dirección General
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dependencia
SERIE
CÓDIGO
SUB-
SERIE
SERIES DOCUMENTALES
Tradición
Documental
Retención
(años)
Disposición
Final
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo
Tecnologia de
CT
Conservación
Electró Gestión Central
Original Copia
nico
SF SE M D
S
E
PROCEDIMIENTO
Fotocopia libreta Militar
Régimen Único Tributario (RUT)
Afiliación EPS y Pensiones
Certificación Cuenta Bancaria
104 INFORMES
X
X
X
X
03 Informe a Organismos de Control X X 1 9 X X
Informes
X
Requerimientos
X
Respuesta a requerimientos
X
08 Informe de Gestión
X 1 4 X
Informes X X
Conservar en soporte electrónico, como evidencia
del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque genera valor secundario. El
soporte papel se elimina y se debe dejar constancia
en Acta de Eliminación, según lo establecido en el
Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo
General de La Nación.
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental
DIRECCION JURÍDICA
DESPACHO 2
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2012
Vo. Bo. Yulied Mercedes Ospina Pinzón, Asesora Dirección Jurídica - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del /31/10/2012