Grupo de Pensiones - Sena
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Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
1-2024<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia <strong>de</strong><br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
94 HISTORIA PENSIONAL X X 1 19 X<br />
Capítulo I <strong>Pensiones</strong> <strong>de</strong> Jubilación<br />
Solicitud pensión<br />
X<br />
Fotocopia cédula ciudadanía<br />
X<br />
Certificaciones laborales<br />
X<br />
Declaración Juramentada<br />
X<br />
Registro Civil <strong>de</strong> Nacimiento<br />
X<br />
Certificado <strong>de</strong> <strong>de</strong>vengados<br />
X<br />
Consulta cuota Parte Pensional y Soportes<br />
Respuesta a Solicitud <strong>de</strong> Cuota Parte<br />
Cuota Parte Pensional Interna y soportes<br />
Resolución <strong>de</strong> pensión<br />
X<br />
Notificación <strong>de</strong> la resolución<br />
X<br />
Recurso <strong>de</strong> reposición<br />
X<br />
Constancia <strong>de</strong> Ejecutoria X X<br />
Reporte <strong>de</strong> Nómina<br />
X<br />
Solicitud <strong>de</strong> revocatoria directa<br />
X<br />
Resolución mediante la cual se resuelve el<br />
X<br />
recurso o la solicitud <strong>de</strong> revocatoria directa<br />
Diligencia <strong>de</strong> notificación<br />
X<br />
Sentencia Judicial<br />
X<br />
Aceptación renuncia<br />
X<br />
Certificado <strong>de</strong> ingresos y retenciones<br />
X<br />
Registro <strong>de</strong> <strong>de</strong>función<br />
X<br />
Reliquidaciones<br />
Solicitud <strong>de</strong> Re liquidación<br />
Resolución <strong>de</strong> reliquidación y Soportes<br />
Capítulo II <strong>Pensiones</strong> complemento<br />
Notificación <strong>de</strong> compartibilidad pensional<br />
X<br />
Resolución ISS<br />
X<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Documento <strong>de</strong> trámite, se elimina cumplido le<br />
tiempo <strong>de</strong> retención.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología <strong>de</strong> Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
<strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> 1<br />
SECRETARÍA GENERAL – <strong>Grupo</strong> Administración <strong>de</strong> Documentos versión 2012<br />
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora <strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> - Aprobada Comité Nacional Administración <strong>de</strong> Documentos - Acta 02 <strong>de</strong>l 31/10/2012
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia <strong>de</strong><br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Acumulado anual <strong>de</strong> nóminas <strong>de</strong>l<br />
pensionado<br />
Comprobante contable por auxiliar <strong>de</strong>l<br />
retroactivo pensional<br />
Certificación Bancaria<br />
Resolución <strong>de</strong> complemento (SENA – ISS<br />
y/o Col –<strong>Pensiones</strong>)<br />
Acta <strong>de</strong> notificación<br />
Constancia <strong>de</strong> Ejecutoria<br />
Recurso <strong>de</strong> reposición<br />
Solicitud <strong>de</strong> revocatoria<br />
Resolución mediante la cual se resuelve el<br />
recurso o la solicitud<br />
Acta <strong>de</strong> Notificación<br />
Reporte <strong>de</strong> nómina<br />
Sentencia judicial<br />
Cobro coactivo<br />
Acuerdo <strong>de</strong> pago<br />
Cobro ejecutivo<br />
Capítulo III <strong>Pensiones</strong> <strong>de</strong> sobrevivientes<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Solicitud <strong>de</strong> sustitución pensional<br />
Registro Civil Defunción<br />
Registro Civil <strong>de</strong> nacimiento<br />
Registro Civil <strong>de</strong> Matrimonio<br />
Declaraciones extrajuicio<br />
Publicación periódico<br />
Resolución <strong>de</strong> Sustitución<br />
Recurso <strong>de</strong> reposición<br />
Solicitud revocatoria directa<br />
Resolución mediante la cual se resuelve<br />
recurso o la solicitud<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología <strong>de</strong> Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
<strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> 2<br />
SECRETARÍA GENERAL – <strong>Grupo</strong> Administración <strong>de</strong> Documentos versión 2012<br />
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora <strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> - Aprobada Comité Nacional Administración <strong>de</strong> Documentos - Acta 02 <strong>de</strong>l 31/10/2012
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia <strong>de</strong><br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Notificación <strong>de</strong> la resolución<br />
Sentencia judicial<br />
Constancia recibo carné <strong>de</strong><br />
i<strong>de</strong>ntificación<br />
Certificado <strong>de</strong> ingresos y retenciones<br />
Acumulado anual <strong>de</strong> nóminas <strong>de</strong>l<br />
funcionario<br />
47 CUOTAS PARTES PENSIONALES EXTERNAS X 1 19 X<br />
Fotocopia cédula ciudadanía<br />
Certificaciones laborales<br />
Registro Civil <strong>de</strong> Nacimiento<br />
Certificado <strong>de</strong> <strong>de</strong>vengados<br />
Proyecto <strong>de</strong> resolución<br />
Consulta Cuota parte pensional<br />
Respuesta Cuota parte pensional<br />
(aceptación, objeción y reiteraciones)<br />
Resolución <strong>de</strong> pensión entidad externa<br />
Notificación <strong>de</strong> la resolución<br />
24 BONOS PENSIONALES X 1 19 X<br />
Consulta<br />
Resolución que reconoce y or<strong>de</strong>na<br />
pagar el bono<br />
Objeción <strong>de</strong>l reconocimiento<br />
104 INFORMES<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Como soporte financiero <strong>de</strong> pensión, se<br />
conserva totalmente como evi<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong>l proceso<br />
a<strong>de</strong>lantado.<br />
Se conserva permanentemente en el expediente<br />
pensional porque soporta <strong>de</strong>rechos<br />
fundamentales para el titular<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología <strong>de</strong> Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
<strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> 3<br />
SECRETARÍA GENERAL – <strong>Grupo</strong> Administración <strong>de</strong> Documentos versión 2012<br />
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora <strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> - Aprobada Comité Nacional Administración <strong>de</strong> Documentos - Acta 02 <strong>de</strong>l 31/10/2012
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia <strong>de</strong><br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
08 Informes <strong>de</strong> Gestión<br />
Informes<br />
x 1 4<br />
X<br />
X<br />
Soporta únicamente la gestión anual <strong>de</strong> la<br />
Entidad. Esta Información está consolidada en<br />
la Dirección <strong>de</strong> Planeación, por tanto se elimina<br />
una vez culminado el tiempo <strong>de</strong> retención.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología <strong>de</strong> Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
SECRETARIA GENERAL<br />
<strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> 4<br />
SECRETARÍA GENERAL – <strong>Grupo</strong> Administración <strong>de</strong> Documentos versión 2012<br />
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora <strong>Grupo</strong> <strong>de</strong> <strong>Pensiones</strong> - Aprobada Comité Nacional Administración <strong>de</strong> Documentos - Acta 02 <strong>de</strong>l 31/10/2012
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