Nombre del Procedimiento: Recepción y Guarda de Bienes en el ...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ALMACENES
ELABORACIÓN:
01 05 03
PAG: 2255
DE:
Nombre del Procedimiento: Recepción y Guarda de Bienes en el Almacén
Objetivo:
Políticas y/o Normas
De Operación:
Proteger y conservar en buen estado los bienes que ingresan al
almacén
El almacén contendrá con un plano de distribución de bienes,
para aprovechar mejor los espacios, el cual será modificado
de acuerdo con las necesidades.
El almacén distribuirá los espacios físicos en forma
adecuada para facilitar la guarda y custodia de los bienes,
dividiéndolos en secciones, estantes, anaqueles, casilleros,
etc. de acuerdo al tipo de material y a su movimiento.
Los movimientos de los bienes se determinan por la
frecuencia de solicitud, será considerado de mayor
movimiento poca o no solicitud son bienes de lento y/o nulo
movimiento.
Material que se encuentra 60 días naturales en existencia de
almacén son denominados bienes de lento y si su
permanencia es de 90 días naturales son bienes de nulo
movimiento
El almacén contará con los señalamientos adecuados en el
interior y áreas de carga y descarga, así como el acceso
restringido a toda persona ajena a este.
El almacén contará con equipo de seguridad acorde a los
bienes que manejan.
El personal del almacén se apegará a las normas
establecidas por la comisión mixta de seguridad e higiene.
El proveedor presentará en el almacén correspondiente los
bienes y documentos fuente de compromiso, contrato de
adquisición y factura.
La revisión de los bienes se realizará con apoyo del área
solicitante cuando los artículos sean de características
especificas.

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01 05 03
PAG: 2256
DE:
Nombre del Procedimiento: Recepción y Guarda de Bienes en el Almacén
El horario establecidos para la recepción y entrega de
bienes en los almacenes, será de las 09:00 a las 14:00
horas.
Los proveedores entregarán sus facturas correctamente
desglosadas con costo del bien, el descuento si lo
hubiere y el 15% del IVA, por que de lo contrario no se
recibirán para revisión y tramite.
El contrato de adquisición, deberá especificar si el plazo
de entrega comprende días calendario o solo días
hábiles
El contrato de adquisición deberá contener los siguientes
requisitos y presentarse en original y 4 copias por ambos
lados
• Nombre de la empresa a la que se le finca el contrato
• No. de contrato de adquisición
• No. de requisición
• A que área o almacén se entregarán los bienes
• No. de partida presupuestal
• Precio unitario
• Importe total del contrato, descuento y 15% del I.V.A.
• Firmas autorizadas de donde emana el contrato
• Plazo o fecha de entrega.
Las facturas entregadas en los almacenes deberán ser
sometidas para su revisión en original y cuatro copias deberán
contener lo siguiente:
• No. de registro federal de contribuyentes
• Nombre de la casa comercial
• No. de factura
• No. de contrato de adquisición
• Partida presupuestal que debe afectar
• Nombre del área o almacén que recibe el bien
• Justificación del programa al que están destinados los
Bienes

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01 05 03
PAG: 2257
DE:
Nombre del Procedimiento: Recepción y Guarda de Bienes en el Almacén
Políticas y/o Normas
De Operación:
• Descripción de bienes y cantidad, partidas
presupuestales y precio unitario.
• Modelo, marca y numero de serie del bien.
• Descuento y 15% de I.V.A.
• Importe total (protección con letra)
• Sello y firma de la casa comercial
• Sello del área o almacén, nombre, cargo y firma de la
persona que recibe el bien.

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01 05 03
PAG: 2258
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Nombre del Procedimiento: Recepción y Guarda de Bienes en el Almacén
Unidad Administrativa No Descripción de la Actividad Tiempo
Jefatura de la Unidad
Departamental de Almacenes
1 Envía al jefe de almacén copia del
contrato de adquisición para que
programe su recepción
1 día
Almacén (área de recepción) 2 Recibe copia del contrato de
adquisición y verifica fecha de
recepción para programarla.
1 día
3 Recibe del proveedor factura y contrato
de adquisición en original y cuatro
copias, para su revisión.
4 Coteja factura contra contrato de
adquisición para determinar si en
ambos documentos se registran los
mismos datos revisa y determina.
4.1 No cotejan regresa los documentos al
proveedor, notificando las correcciones
a realizar.
4.2 Si cotejan ambos documentos se
reciben y se procede a verificar los
bienes.
5 Recibe del proveedor los bienes
revisando que cubran las
especificaciones descritas en la factura
y contrato de adquisición.
5.1 No cubren los bienes con las
especificaciones, regresa al proveedor
informando el porque, para que cambie
los bienes.
5.2 Si cubren los bienes con las
especificaciones.

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01 05 03
PAG: 2259
DE:
Nombre del Procedimiento: Recepción y Guarda de Bienes en el Almacén
Unidad Administrativa No Descripción de la Actividad Tiempo
6 Recibe bienes y sella de recibido,
firmando documentación en original y
cuatro copias
7 Procede a la guarda atendiendo el
plano de distribución de bienes de
acuerdo al tipo de material y a su
movimiento.
Fin del procedimiento.

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01 05 03
PAG: 2260
DE:
Nombre del Procedimiento: Recepción y Guarda de Bienes en el Almacén
UNIDAD
DEPARTAMENTAL DE
ALMACENES
JEFE DE ALMACEN
INICIO
2
ENVIA COPIA DEL
CONTRATO DE
ADQUISICION PARA QUE
PROGRAMES SU
RECEPCION
RECIBE COPIA DEL
CONTRATO DE ADQ. Y
VERIFICA FECHA DE
RECEP. P/
PROGRAMARLA
RECIBE DEL
PROVEEDOR LOS
BIENES REVISANDO
QUE CUBRAN LAS
ESPECIFI-CACIONES
CONTRATO DE ADQ.
CONTRATO DE ADQ.
1
RECIBE COPIA DEL
PROVEEDOR
DOCUMENTACION EN
ORIGINAL Y 4 COPIAS
O
CUBREN LOS
BIENES CON
LAS
ESPECIFICACIO
NES
SI
RECIBE BIENES Y SELLA
DE RECIBIDO LOS
DOCTOS. ORIGINAL Y 4
COPIAS
PROCEDE A LA GUARDA
MEDIANTE LA
UBICACIÓN DE
ACUERDO A LA
ROTACION
CONTRATO DE ADQ.
NO
FACTURA
FIN
COTEJA FACTURA
CONTRA CONTRATO DE
ADQUISICION
REGRESA AL
PROVEEDOR
INFORMANDO EL
PORQUE Y P/QUE
CAMBIE LOS BIENES
O
CONTRATO DE ADQ.
FACTURA
2
COTEJAN
AMBOS
DOCTOS.
SI
NO
REGRESAN LOS
DOCTOS. AL
PROVEEDOR
INDICANDO
CORRECCIONES
1