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INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL
PARA LAS
FUERZAS ARMADAS MEXICANAS
Herramientas de
Apoyo
Guía para la elaboración de Manuales de
Procedimientos

1. INTRODUCCIÓN.
CONTENIDO
Guía para la
elaborac¡ón de
Manuales de
Procedim¡entos
II, OBJETIVO DE LA GUíA.
III. SUJETOS RESPONSABLES.
IV. ALCANCE
V. CONTENIDO DE LA GU|A.
A. ELABOMCIÓN DE "MANUALES DE PROCEDIMIENTOS".
a. Concepto.
b. Diseño del Manual de Procedimientos.
c. Elementos que integran un Manual de Procedimientos.
l. Portada del Manualde Procedimientos.
2. indice del Manualde Procedimientos.
3. Introducción del Manual de Procedimientos.
4. Objetivo del Manualde Procedimientos.
B. ELABORACIÓN DE "PROCEDIMIENTOS''.
a. Concepto.
b. Diseño del Procedimiento.
c. Elementos que integran un Procedimiento.
l. Hoja de Validación y Firmas.
2. Desarrollo del Procedimiento.
3. Descripción de actividades.
4. Diagrama de flujo.
C. ACTUALIZACIÓN DE "PROCEDIMIENTOS'.
a. Creación.
b. Actualización.
c. Abrogación
VI. DETERMINACIÓN DE TIEMPOS EN LOS PROCEDIMIENTOS.
VII- LLENADO DE FORMATOS.
VIII. GLOSARIO.

TNTRODUCCtON.
Los Manuales de Procedimientos, como instrumentos administrativos apoyan el
quehacer institucional, están considerados como elementos fundamentales para la
coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, y facilitan la
adecuada relación entre las dist¡ntas Unidades Administrativas de la Entidad.
Guia para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
El Manual de Procedimientos es, por tanto, un instrumento de apoyo
adm¡nistrat¡vo, que agrupa procedrmientos precisos con un objetivo común, que
describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada
uno de los procedimientos que lo integran, señalado generalmente quién, qué
cuándo, dónde, cómo y por qué o para qué han de realizarse.
Procedim¡ento puede ser un concepto claro y conocido, pero para unificar, se
entenderá por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial de actividades
relacionadas, que prec¡san de manera sistemática como realizar una función o un
aspecto de ella.
La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de
una Dirección, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se
agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de
Procedimientos.
Con fundamento en lo dispuesto en el articulo 61, fracción ll y lll de la Ley Federal
de las Entidades Paraestatales, articulo 15 de su Reglamento; y al Acuerdo que
establece las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la
Administración Pública Federal. Dublicado en el Diario Oficial de la Federación el
27 de septiembre del 2006 y a la Guía para la Elaboración del Informe Anual del
Estado que Guarda el Control Interno Institucional, al numeral 14 de la primera
norma de la Encuesta de Control Interno Institucional aplicada a esta Entidad,
emitidas por la SecretarÍa de la Función Pública en abril de 2007, se deberán
determinar los tiemoos en los orocedimientos del Instituto.
Por lo anterior, la determinación a los t¡empos en los procedimientos se elaborará
de conformidad a la metodologia que para el efecto determine la Dirección de
Tecnolog ias de lnformación, Planeación y Comunicación Soc¡al la cual está
incluida en la presente Gufa.
OBJETIVO DE LA GUíA.
Proporcionar a las Unidades Administrativas del Instituto de Seguridad Social para
las Fuezas Armadas Mex¡canas una herramienta ágil y de fácil aplicación que
facilite la elaboracrón de los procedimientos y la determinac¡ón de los tiempos a los
mismos.
llil1.
SUJETOS RESPONSABLES.
Las Unidades Administrativas del Instituto serán responsables de promover ante la
Subdirecc¡ón de Comunicación Social y Desarrollo Organizacional, la actualización,
validación, vigencia, registro y las modificaciones o adecuaciones de sus
procedimientos y manuales correspond ientes.

La responsab¡lidad de elaborar los procedimientos será del Jefe de Departamento
correspond¡ente, con la supervisión del Subdirector y la autorización del Director de
Area.
La Subdirección de Comunicación Social y Desarrollo Organizacional, verificará y
asesorará para que los procedim¡entos se elaboren de conformidad a la presente
"Guía" a fin de que las Unidades Administrativas respectivas los sometan para
aprobación del Comité de Mejora Regulatoria lnterna (COMERI).
Guía para la
elaborac¡ón de
Manuales de
Procedimientos
Asimismo las Unidades Administrativas del Instituto deberán tener un juego en
original de sus procedimientos y sus manuales para su resguardo y control, desde su
origen hasta su baja, en tanto que la Subdirección de Comunicación Social y
Desarrollo Organizacional, conservará otro juego en original para su consulta.
IV. ALCANCE
La guía debe utilizarse por las Unidades Administrativas del Instituto, a fin de
homogeneizar y estandarizar los Manuales de Procedimientos de la Entidad.
V. CONTENIDO DE LA GU|A.
A. ELABORACIÓN DE "MANUALES DE PROCEDIMIENTOS'"
a. Concepto.
El "Manual de Procedimientos" es la herramienta técnico-administrativa
que permite, a quienes laboran en el Instituto, el conocimiento a detalle de
cada uno de los procedimientos que llevan a cabo las Unidades
Adminiskativas.
Es por ello un medio de consulta e instrumento de apoyo para el
conocimiento de las funciones que se desempeñan en forma ordenada y
sistemática de las actividades necesarias para la ejecución del trabajo.
b. Elementos que integran un Manual de Procedimientos.
Los formatos de los elementos que integran un Manual de Procedimientos
serán elaborados y proporc¡onados a las Unidades Adminrstrativas por la
Subdirección de Comunicación Social y Desarrollo Organizacional.
1. Portada del Manualde Procedimientos.
Se refiere a la pr¡mera página del Manual que es la identificación de
este documento y que deberá contener:
Logotipo de la entidad:
ISSFAM
Nombre de la entidad:
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LAS FUERZAS
ARMADAS MEXICANAS.

Nombre del documento:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,
Nombre de la Dirección responsable de su
elaboración o actualización permanente.
Fecha de imolantac¡ón o en su caso de actualización.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
2. indice del Manualde Procedimientos.
En este apartado se deberán enlistar el total de los procedimientos
que contiene el Manual por Unidad Administrativa, en el orden de
conformidad con la estructura orgánica del Instituto.
3. lntroducción del Manual de Procedimientos.
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre su contenido,
utilidad, fines y propósitos que se pretende cumplir a través de é..
Deberá inclu¡r información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo
hará las revisiones y actualizaciones.
Es recomendable que al formular la introducción, se empleé un
vocabulario senc¡llo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo,
que comprenda totalmente los rubros mencionados en el párrafo
anterior.
4. Objetivo del Manualde Procedimientos.
En éste apartado se deberá expresar el propósito que se pretende
alcanzar con la aplicación del Manual.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y
en párrafos breves, además, la primera parte de su contenido deberá
expresar OUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE
B. ELABORACIÓN DE ..PROCEDIMIENTOS'"
Concepto.
Entendemos por Procedimiento la sucesión cronológica o
secuencial de actividades relacionadas, que precisan de manera
sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella.
b.
Diseño del procedimiento.
Se utilizarán los formatos diseñados y difundidos por la
Subdirección de Comunicación Social y Desarrollo Organizacional,
mismos que están contenidos en la presente Guía en el rubro
"Llenado de Formatos".
Para la elaboración de la hoja de validación y firmas, desarrollo de
procedimiento, asi como de la descripción de actividades de los

procedimientos, se utilizará el paquete Word, letra arial a 12 puntos
en mayúsculas y minúsculas, en hoja vertical tamaño carta.
Para el diagrama de flujo se usará el paquete de Power Point, con
letra mayúscula y minúscula, hoja horizontal en tres columnas y la
simbología con base a las recomendaciones de su uso y aplicación.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
Cada hoja que conforme el procedimiento, para identificación,
deberá llevar un encabezado superior derecho. el cual tendrá la
siguiente composición:
1.
2.
3.
4.
Autorizado por el Comité de Mejora Regulator¡a Interna
(coMERr)
El número de ses¡ón (Ordinaria o extraordinaria) en la cual se
aprobó
Fecha de autorización y
Numero de Paginas que lo conforman (Todo en letra arial a g
ountos)
APROBADO POR EL COMERI
EÑ SESIÓN ORD. NO.
GINA O DE
c. Elementos que integran un procedimiento.
1. Hoja de Validación y Firmas.
Al ¡nicio de cada procedimiento se adicionará una hoja donde se
especifi€rá nombre del procedimiento, número de fojas que lo
integran en su totalidad, unidad responsable y el tiempo del
procedimiento.
Mediante este formato se da plena evidencia sobre la validez y
vigencia del Procedimiento por las autoridades respectivas,
integrando el registro de Ia fecha de aprobación y la de entrada en
vtgenc|a,
Dicho formato documenta las modificac¡ones hechas al procedimiento
(historial) de las fechas de actualización autorizadas por el Órgano
colegiado correspond¡ente.
En esta hoja se incluyen las firmas de:
-Elaboró. el Jefe de Departamento;
-Supervisó: el Subdirector y;
-Autorizó: el Director.
Anexo "A" Formato Hoja de Validación y Firmas

2. Desarrollo del Procedimiento.
Se entenderá como Desarrollo del procedimiento a la primera parte
del mismo, constituido por seis rubros los cuales se describen a
continuación:
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
i. Nombre del Procedimiento.
El nombre del procedimiento, deberá dar la idea clara de su
conten¡do.
¡i. Objetivo del Procedimiento.
El objetivo del procedimiento será el fin que se pretende alcanzar
y que propiamente se refiere a su función.
Pa¡a la redacción del objetivo, debe responderse a la pregunta
¿Qué tiene que lograr el procedimiento, redactándose de
manera breve y bajo los siguientes criterios
Ejemplo:
ill
Marco jurídico
Se establecerá en forma clara y breve el ordenamiento jurídico o
adm¡n¡strativo que fundamente cada procedimiento.
Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos juridicosadministrativos
que establecen sus atribuciones, así como
aquellas que regulan su funcionam¡ento en forma descendente,
como se muestra a continuación:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Leyes
Cód¡gos
Reglamentos
Decretos,
Convenios
Acuerdos
Circulares y/u Oficios, memorandos
Documentos Normativos- Administratrvos (manuales, guias o
catálogos, etc.)

Otras disDosiciones (se anotarán los documentos que por su
naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).
Todos los procedimientos deberán señalar:
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Proced¡mientos
Constitucrón Polltica de los Estados Unidos Mexicanos
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo,
Ley Federal de Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Transparencta y Acceso a la lnformaciÓn Pública
Gubernamental.
Ley del Instituto de Seguridad Social para las Fuerzas Armadas
Mexicanas.
Estatuto Orgánico del ISSFAM Y,
Manual de Organización del ISSFAM.
tv.
Normas de operación.
La norma es una guia básica para la acción; determina los
límites generales dentro de los cuales se realizan las actividades
Se deberá describir en forma explícita las politicas, criterios o
lineamientos, así como la referencia a normas de índole
operativo que se deben considerar al aplicar el procedimiento'
además de las legales y reglamentarias.
Las politicas, son principios generales de acc¡Ón que sirven, para
formular, interpretar o suplir las normas concretas.
Las Normas de Operación deberán definir claramente y prevenir
todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que
pueden presentarse al operar el proced¡miento; es decir, definir
expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para
actuar ante €sos que no se presentan habitualmente, o no
previstos en el procedimiento para que el personal realtce las
actividades sin necesidad de consultar constantemente a n¡veles
su0enores.
v.
Relación de Formatos.
En esta oarte se deberán enlistar los documentos o formatos
utilizados expresamente para operar el procedim¡ento, por
ejemplo: Solicitud de trámite de SE.Vl.Ml., Solicitud de Crédito
Hipotecario, Hoja de traba¡o, Solicitud de AfiliaciÓn, etc.
v¡. Glosario de términos.
En este aoartado se deberán lncluir los términos simples o
compuestos que requieren ser definidos para su mayor
comprensión, los que hacen referencia a la especialidad y
aquellos utilizados en el procedimiento que no siempre tienen la
misma acepción o no son ampliamente conocidos por todos los
emoleados.

Anexo "B" Formato Desarrollo del Procedimiento
3. Descrrpción de Actividades.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Proced¡m¡entos
Es una narración cronológica secuencial de cada una de las
actividades que hay que realizar dentro del procedim¡ento, explicando
qué se recibe, quién lo recibe, para qué es recibido y cuándo se hace.
Antes de iniciar la descripción de actividades es necesario tener
definidos con clar¡dad lo que se pretende obtener (es decir el
propósito del procedimiento).
Es importante observar que la descripción de actividades deberá
reflejar la realidad operativa en la que se desarrolla el procedimiento.
El formato de descripción de actividades estará integrado por 4
columnas identificadas de la siguiente manera:
Primera columna: Responsable.
Segunda columna: Número de Actividad.
Tercera columna: Descrioción de actividades.
Cuarta columna: Forma o documento.
empro:
RESPONSABLE
Subd¡r. de Trámite
de Seguros
I
NUM DESCRIPCION DE
ACT. AGTIVIDADES
1 Recibe del Beneficiario
solicitud oara el trámite de
Seguro de Vida Militar
(SE.VI.Ml.) anexando la
docu mentación
correspondiente, que lo
acred¡te como beneficiario
para su análisis y posterior
dictaminación. Turna
Primera columna (responsable)
FORMA O
DOCUMENTO
Solicitud de
SE.VI.Ml. y
documentación
Deberá colocar al responsable que interviene en el
procedimiento para realizar la actividad que se describe, por
ejemplo:
Jefe de Deoartamento de ....
Departamento de..-.
A excepción de aquellos procedimientos en los cuales sea
necesario mencionar a otros, como responsables por cumplir con
una función específica, ejemplo: cajera, gestor, abogado,
contratista, residente de obra, también cuando existan secc¡ones
o mesas, siempre y cuando su actividad sea determinante y no
solo sea la de recibir, entregar o registrar documentación.

En el retroceso de un documento, por firmas o revisiones, no se
registrarán todos los responsables, turnándose automáticamente
al que continuará el trámite del documento.
Cuando el Director General firme los documentos, este lo deberá
remitir al Director de Area para continuar como se indica en el
párrafo anterior. Lo anterior es aplicable únicamente para el uso
de la presente guia.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
ll
Segunda columna (No. de actividad)
Aquí se enumerarán progresivamente las actividades del
orocedimiento.
No se le designa numeración a las notas y ni a las preguntas que
se generan por una decisiÓn.
El Sl y NO deberán ir en mayúsculas y con negritas.
Se enumeran las respuestas que surjan del Sl y NO.
ltl
Tercera columna (descripción de actividades)
Se debe redactar en forma sencilla, clara y concisa, qué y cómo
se realiza cada una de las actividades.
La redacción de actividades se iniciará con un verbo conjugado
en tercera persona en singular, en tiempo presente del indicativo,
ejemplo: recibe, analiza, elabora, etc.
Deberá tener el orden y la secuencia que guarda cada una de las
actividades que se real¡zan.
Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y
cuando sea comprensible su redacción, sin dejar de mencionar
los documentos que se reciben al inicio de una act¡v¡dad, por
ejem plo:
-Recibe información, analiza, elabora y envía, etc.
-Recibe oficio, rubrica y turna.
-Recibe memorándum, firma y turna.
En la actividad del Jefe de departamento, se incluye lo
correspondiente al Subdirector, Director de Área y Director
General en el caso de que sólo se trate de revis¡ón de
documentación, rúbrica o firma.

14. T. 3e, 44.
RESPONSABLE NUM DESCRIPCION DE FORMA/DOC.
ACT. ACTIVIDADES
DeDto. de Trámite 17 Elabora oficio dirigido a la Oficio solicitud
del SEVIMI
secretaria encargada
(Secretaría de la Defensa
Nacional o Secretaría de
Marina) solicitando cop¡a de
la última designación de
beneficiarios u hoja de
trabajo del militar a fin de
continuar el trámite y turna,
Jefe de Depto. 18 Recibe oficio de solicitud,
revisa, rubrica y turna para
rúbrica del Subdirector y
firma del Director de
Prestac¡ones.
Oficio solicitud
GuÍa para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
Cuando se generen o utilicen documentos o formatos se deberá hacer mención de
este en la cuarta columna, ejemPlo:
Teluera Golumna
DESCRIPCION DE
ACTIVIDADES
Requisita formato del Seguro
Colectivo de Retiro (SECORE)
Guarta Columna
FORMA/DOC.
Formato SECORE
Cuando se genere un nuevo documento que tenga el m¡smo nombre se hará
referencia a éste. para diferenciarlo del primero, con el asunto que trate, ejemplo:
Tercem Columna
DESCRIPGION DE
ACTIVIDADES
Elabora oficio de vacaciones v of¡c¡o del
oarte
Cuarta Columna
FORMA/DOC.
Oficio de vacaciones
Oficio del parte.
Cuando en la descripción de activ¡dades Se origine, elabore o requisite un formato se
deberá colocar con su nombre genérico la primera vez y posteriormente sÓlo por sus
siglas, ejemplo:
Tercera Columna
DESCRIPCION DE
ACTIVIDADES
Anexa a la documentactón el
Certificado de Úftimo Pago
(c.u.P).
Cuarta Golumna
FORMA/DOC.
Documentación, C.U.P
En forma de nota se deberán detallar las direcciones o departamentos a los que son
dirigidos los documentos que se generen, lo anterior se describirá al recibir el
documento ya firmado, Ejemplo:

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Recibe oficio firmado remite a las áreas
involucradas y archiva acuse en carpeta
corresoondiente
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
Original: D¡rección de Finanzas
Gopia para conocimiento: Dirección General,
Subdir. General y Coord. De Asesores.
Deberá indicarse cuando los documentos se archivan temporal o definitivamente en el
trayecto del procedimiento.
En las notas deberá tomar en cuenta que las líneas paralelas se tracen hasta tocar
las líneas verticales de las columnas, no se enumeran y sÓlo se utilizarán cuando sea
necesario hacer alguna aclaración o ¡ndicar algo que no es posible mencionar como
actividad. oara identificar las notas las líneas horizontales se marcaran con 1112
puntos (grosor de líneas), de la siguiente manera:
Terminada la audiencia elTribunal
Dictará sentencia en un término de
10 días.
Cuando en una actividad se genere una decisión se describirá en forma de pregunta
haciendo alusión al trámite que se está llevando a cabo, la pregunta que se formule
por una decisión no se enumera, ejemplo:
¿Son correctos los documentos
¿Procede la solicitud, etc.
Las actividades que se generan de esa decisión se enumeran.
El Sl y NO se colocará en mayúsculas sin enumerarse
En una decis¡ón deberá representarse primero la alternativa más corta por ejemplo,
aquella que implique la conexión con el fin del procedimiento o bien el retroceso a
actividades anteriores.
Cuando en la descripción de alguna actividad se mencione el sistema H P-9000 se
deberá nombrar como "sistema de información institucional" por ejemplo:
NO se deben incluir dos procedimientos en uno, ni conectar con otros procedimientos.
Cuando en un mismo procedimiento existan varios fines, se anotará la leyenda
"CONECTA CON EL FIN DE PROCEDIMIENTO", en negritas y con mayÚsculas.
La explicación de un término técnico no debe hacerse en la descripción de
actividades, sino en el "Glosario de Términos" del propio procedimiento.

El término del procedimiento se indicará con la leyenda "FlN DEL
PROCEDIMIENTO", en mayúsculas y negritas alineado hacia la izquierda.
lv Cuarta columna.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedim¡entos
En esta columna se indlcan los documentos que se generan o se
utilizan.
Cuando se genere un nuevo documento y que tenga el mismo
nombre se hará referencia a este en esta cuarta columna para
diferenciarlo del primero con la leyenda del asunto que trate,
ejem plo:
Tercora Columna
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Elabora oficio de vacaciones y oficio del parte
Guarta Columna
FORMA/DOC.
Oficio de vacaciones y oficio
del oarte
Todos los documentos se siguen registrando en todas las
actividades en tanto no se mencione que se archivan temporal o
definitivamente Es sólo en esta columna en la cual el tamaño de
letra se puede reducir, para visualizar el total de documentos de
manera estética.
No se registra en esta parte el número de tantos o copias de un
documento, sólo su acuse, sin olvidar que en el diagrama de flujo
sí se representarán los tantos de los originales y copias
Únicamente se hará mención de documentos que se emitan o
reciban físicamente. omitiendo los CD's. discos 31/2 o correos
electrónicos.
Anexo "G" Formato Descripción de Actividades
4. Diagrama de Flujo
El diagrama de Flujo es una representación gráfica y consecutiva de
las actividades contenidas en un procedimiento, muestra la secuenc¡a
para desarrollar un trabajo determinado desde su inicio hasta la
obtención de un oroducto o servicio.
Se utilizará el diseño elaborado por la Subdirección de Comunicactón
Social y Desarrollo Organizacional, en Power Point, en hoja vert¡cal
dividida en 3 columnas en forma horizontal, utilizando letra ar¡al en
mayúsculas y minúsculas que podrá ser reducida de modo que la
descripción se ajuste al recuadro.
En el rectángulo (que simboliza la actividad) la redacciÓn de esta
deberá quedar tal y como está en la descripción de actividades,
unificando el tamaño de letra durante todo el diagrama.

En los casos donde se haga mención del archivo temporal o definitivo
de los documentos se eliminará esta Dalabra de la redacción oor ser
representada por el símbolo correspondiente.
Para desarrollar el diagrama de flujo se utilizará la s¡mbología
presentada en esta guía.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
Se deberá comenzar siempre en la primera columna de izquierda a
derecha, de arriba hacia abajo y centrando todo por columna.
Los responsables deberán ser colocados de acuerdo al orden en el
cual aparecen en la descripción de actividades.
El tamaño de los símbolos de las actividades deberán conservar
siempre las mismas medidas (2.5 x 5.5). (Ver formato de simbología)
De inicio a fin del procedimiento, los documentos deberán
permanecer de lado izquierdo, al fondo del símbolo de actividad y
más de dos documentos se enviarán al fondo v en forma
descendente.
Existen dos tipos de conectores (representado en la simbología por
un circulo y un pentágono:
-El conector en forma de pentágono que indica la secuenc¡a de
páginas, para su identificación se utilizara letra arial en mayúscula
tamaño de fuente 10,
-El conector en forma de círculo utilizado para enlazar una actividad
con otra el cual utilizara números arábigos.
-El numerador de actividad se colocara en la parte superior derecha
del símbolo de actividad (rectángulo), tamaño de fuente arial 8.
Cuando en la descripción se indique el archivo de documentos
(temporal o definitivo), este habrá de diagramarse de acuerdo a la
simbologta presentada.
Se deberá representar todos los documentos generados en la
descripción, inclu¡das las copias y tantos del original, los nombres de
los documentos deberán estar centrados en el primer documento y en
los siguientes se deberá cuidar que esté a la vista, como a
continuación se muestra.

Más de dos
documentos hacia
abajo y por detrás del
Del mismo documento
más de dos originales con
cop¡as.
Del Mismo Documento
con más de una copia.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
ESTE NUII, I'I9ICARA EL
DOCUMEIIÍO ORIGINAL
EATE
'iUM.
INDICARA LO6
TA¡TOS D¡L ¡IOCUMENfO.
Anexo "D" Formato Diagrama de Flujo
c.
ACTUAL¡ZACIÓN DE ..PROCEDIMIENTOS'"
Para la actualización de los procedimientos se utilizarán los siguientes
conceotos:
a. Creación
La creación de un Drocedimiento se lleva a cabo cuando el
Departamento correspondiente implemente una nueva función, la cual
tendrá que documentarse mediante un nuevo procedimiento ó cuando
existan 2 o más procedimientos los cuales puedan unificarse creando
uno nuevo.
b.
Actualización.
La actualización de un orocedimiento se definirá cuando se aumenten o
supriman activ¡dades o se mod¡fiquen las normas de operación a fin de
mejorarlo, por lo cual deberá someterse al COMERI para su aprobación.
En la actualización ouede definirse otro nombre.
Abrogación.
La Abrogación de un procedimiento se definirá cuando este no resulte
funcional para el Departamento, cuando las actividades en él descritas
resulten obsoletas o cuando se unifiouen 2 o más orocedimientos.
Metodología.
El Jefe de Departamento creará, actualizará ylo abrogará los
procedimientos respectivos de conformidad con la presente "Guía"
conciliado con el Subdirector de área.
Se remitirá mediante oficio a la Subdirección de Comunicación Social v
Desarrollo Organizacional para su revisión.

La Dirección de Tecnologias de Información, Planeación y Comunicación
Social i Subdirección de Comunicación Social y Desarrollo Organizacional,
recibirá lo solicitado y remitirá al Jefe de Departamento las sugerencias
corresoondientes.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Proced¡mientos
El Jefe de Departamento adecuará las observaciones al procedimiento y
sólo hasta obtener el visto bueno de la Dirección de Tecnologías de
Información, Planeación y Comunicac¡ón Social i Subdirección de
Comunicación Social y Desarrollo Organizacional, podrá remitirlo mediante
of¡cio a la Unidad Admin¡strativa solicitando su inteqración al COMERI
para su aprobac¡ón.
Para que la Dirección de Tecnologías de Información, Planeac¡ón y
Comun¡cación Social / Subdirección de Comunicación Social y Desarrollo
Organizacional, de visto bueno a los procedimientos verificará que estén
completos como sigue:
Hoja de validación y firmas
Desarrollo del procedimiento
Descripción de actividades
Diagrama de flujo
Cuadro analítico para determ¡nar tiempos en los proced¡mientos
En caso de abrogación la Unidad Administrativa responsable justificará
ante el COMERI esta situación.
Una vez aprobados por el COMERI deberán ser remitidos a la Dirección
de Tecnologias de Informac¡ón, Planeación y Comunicación Social /
Subdirección de Comunicación Social y Desarrollo Organizacional,. en
forma impresa en un término no mayor a 10 días después de la sesión,
con el formato de "Hoja de Validación y F¡rmas requisitada, para sustituirlo
en el "Manual de Procedimientos" correspondiente a cada Dirección, y por
medio electrónico a la Subdirecc¡ón de Planeación v Evaluación
Institucional, para ser colocados en la página de Intranet.
. En el caso de cambio de Jefe de Deoto/Subdiri Director se deberán
modificar las firmas, sin necesidad de que los procedimientos tengan que
ser sometidos a aprobación del COMERI, remitiendo mediante oficio (sólo
el formato "Hoja de validac¡ón y firmas") a la Dirección de Tecnologías de
Información, Planeación y Comunicación Social / Subdirección de
Comunicación Social y Desarrollo Organizacional, para la sustitución de
éstas.
VI. DETERMINACIÓN DE TIEMPOS EN LOS PROCEDIMIENTOS.
La metodología para la determinación de tiempos consiste en el llenado de un
"cuadro analítico", con información básica de los procedimientos, en el cual se
desglosan todas sus actividades midiendo el tiempo que se invierte para la
realizac¡ón de cada una de ellas.
CUADRO ANAL|TICO DE PROCEDIMIENTOS ANEXO ..A''

La presente herramienta nos permitirá determinar los elementos generales que
conforman los procedimientos ¡ntegrados en cada Unidad Administrativa, constitu¡da
por 4 componentes:
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Proced¡mientos
l. Nombre del Procedimiento. se colocará el nombre tal como aoarece en el
Manual de Procedimientos.
2. Objetivo, Se describirá el objetivo del procedimiento que establece el manual de
procedimientos respectivo.
3. Actividades del Procedimiento: conformado por 4 rubros:
3.1 Número de Actividad.- La cual se anotará de manera progresiva y
secuencial, de acuerdo con el orden en que cada una de las actividades que
conforman el procedimiento se vayan desarrollando.
3.2 Descripción de la Actividad.- En el formato de descripción de actividades
de los procedimientos ppueden incluirse dos o tres actlvidades en una sola, por
ejemplo: Recibe información, analiza, elabora y envía, etc., sin embargo, para
efecto de establecer tiempos se desglosarán todas las actividades, colocando
una en cada fila para que cada actividad cuente con el tiempo específico.
3.3 Tiempo establecido, de acuerdo a las actividades precisadas será
identificado el tiempo en minutos que cada una de ésias contempla hasta
totalizar el procedimiento.
3.4 Tipo de Actividad, clasif¡cada para tal caso como sigue:
OPERACIÓN. "O"- Refiriéndose a ooner en acción o en marcha la
actividad que se ejecuta en el procedimiento; identificada también como
una actividad sustantiva relacionada directamente con el cumplimiento del
objetivo del procedimiento.
TRASLADO "T".- Cuando dentro de la operac¡ón se genere
documentación o bien se atienda a usuarios mismos que requieran de un
traslado.
VERIFICACIÓN "V".- Al llevar a cabo actividades sustantivas dentro de
un procedimiento o al generar documentación, las cuales tengan que ser
verificadas.
ARCHIVO "A"- Cuando la documentación generada dentro del
proced¡m¡ento se archive de forma temporal o permanente.
DEMORA "D"- Las actividades que se generan dentro del
procedimiento, en ocasiones muestran tiempos de demora lo cual deberá
ser representado en el procedim¡ento. Contemplando, las esperas de los
usuarios o bien la remisión y espera de los documentos para firma.
Total: En este rubro se totalizará el tiempo del procedimiento y el tipo de
actividad (número de act¡v¡dades de operación, traslado, ver¡ficación,

archivo y demora).El tiempo del procedimiento se anotará en la hoja de
validación v firmas.
Anexo "D" Formato Cuadro analít¡co para la
determinación de procedimientos.
Guía para la
elaboración de
Manuales de
Procedimientos
VII. LLENADO DE FORMATOS
A continuación se presenta como ejemplo la ¡ntegración de un procedimiento
considerando los siguientes formatos:
Hoja de Validación y firmas
Desarrollo del orocedimiento
Descripción de act¡v¡dades
Diagrama de flujo
Cuadro analítico para la determinación de tiempos en los procedimientos
Se adiciona un documento de apoyo para el diagrama de flujo. Anexo "E".
V¡II. GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ACTIVIDADi Incorporación de operaciones propias de una persona.
ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: Acciones afines, sucesivas y
necesarias ejecutadas por un grupo de personas correlacionadas para obtener un
producto f¡nal.
DESCRIPCIÓru OC ACTIVIDADES DE UN PROCEDIMIENTO: CS IA
narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que hay que
realizar dentro de un procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde y cuándo
se nacen.
DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCEDIMIENTO: Es la representación
gráfica de las actividades contenidas en un procedimiento.
FORMATO: Documento que sirve de registro para evidenciar un acto realizado y
reflejar elementos de mayor detalle. Contiene una serie de características formales
a fin de que exista uniformidad en el manejo de la información requerida.
OBJETIVOS: Es lo que los indiv¡duos esperan realizar o la organización espera
oue realice en un determinado periodo.
POLíTICAS: Establecen la interpretación de las ideas fundamentales de los
dirigentes para que sirvan de guia o de norma a las acciones que deben emprender
los involucrados para obtener los resultados deseados.
PROCEDIMIENTO: Forma esoecífica de desarrollar una función. Define quién.
en qué orden y qué actividad redactadas o diagramadas se realiza. Su operación,
constante y uniforme se activa al ingresar un insumo (elemento de entrada) que lo
impulsa a operar para obtener un producto (elemento de salida).

Elaboró
Jefa del Depto. de Desarrollo
Subdir. de
Desarrol
Guía para la
elaborac¡ón de
Manuales de
Procedimientos
pe. Corral Espinosa
LAE. Lizbeth M
Mazariegos
ElGral. Bgda. D
!_nf. Plan. y Com. Soc.
(851761e)
a Trejo.