tabla grupo administración educativa - Sena
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Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Dependencia<br />
Código<br />
Regional<br />
+1060<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
PROCESO: ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
12 ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL X X X 1 0 X<br />
01<br />
02<br />
Acciones de formación Profesional de Curso<br />
Complementarios<br />
Listado de Aprendices Participantes en una<br />
Acción de Formación<br />
Emisión de Juicios Definitivos<br />
Acciones de Formación Profesional de<br />
Cursos Titulados<br />
Listado de aspirantes seleccionados<br />
Aprendices participantes en una acción de<br />
formación<br />
Acta de ingreso con soportes<br />
o ficha de caracterización<br />
o ficha de matricula<br />
o Fotocopia documentos de identidad,<br />
o diploma de bachiller<br />
Planillas de Evaluación (Emisión de juicios<br />
evaluativos parcial)<br />
Evaluaciones definitivas Emisión de juicios<br />
definitivos<br />
Novedades<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Las Acciones de formación se registran en el<br />
aplicativo Sofia Plus, los soportes se<br />
conservan en medio electrónicos. Si la<br />
documentación se encuentra en soporte<br />
físico se pueden eliminar porque no soportan<br />
valores secundarios, terminado el valor<br />
administrativo carece de los demás valores.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL<br />
Grupo Administración Educativa 1<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del<br />
31/10/2012.<br />
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
032 CERTIFICACIONES<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
01 Certificaciones de Alumnos X 5 0 X<br />
Certificaciones de Estudio<br />
Actas y/o Constancias<br />
X<br />
043 CONVOCATORIAS .<br />
X<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Se conserva totalmente porque soporta<br />
valores secundarios<br />
01 Convocatorias de Apoyos de Sostenimiento X X 5 0 X Se elimina cumplido el tiempo de retención<br />
Convocatoria<br />
X<br />
Listado de Inscritos X X<br />
Selección de Aspirantes X X<br />
Adjudicación de Apoyos de Sostenimiento X X<br />
104 INFORMES<br />
08 Informes de gestión X 1 4 X<br />
Informes<br />
X<br />
Anexos al Informe<br />
X<br />
Informe de Unidades de Información Técnica y<br />
Bibliotecas<br />
Estadísticas sobre prestación del servicio<br />
X<br />
Consultas<br />
X<br />
Préstamos<br />
X<br />
Catalogo estructurado<br />
X<br />
Programas de formación X X<br />
Oferta Educativa<br />
X<br />
Soporta únicamente la gestión anual de la<br />
Entidad. Esta Información está consolidada<br />
en la Dirección de Planeación, por tanto se<br />
elimina una vez culminado el tiempo de<br />
retención.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL<br />
Grupo Administración Educativa 2<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del<br />
31/10/2012.<br />
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
105 INGRESO Y SELECCIÓN DE APRENDICES X 1 0 X<br />
01 Oferta Complementaria<br />
Solicitud<br />
X<br />
Respuesta a la solicitud<br />
X<br />
Listado Aspirantes Presentados por<br />
X<br />
Empresa<br />
02 Oferta Titulada<br />
Oferta Educativa Trimestral X X<br />
Programación Charlas Informativas para la X<br />
X<br />
Oferta Educativa<br />
Listado Cursos indicados en un Rango de X<br />
X<br />
Fechas por Centro y Tipo de Curso o Salida<br />
Listado de Aspirantes Citados para<br />
X<br />
aplicación de Pruebas en Línea<br />
Prueba Fase dos X X<br />
Programa Taller de Selección y Entrevista X X<br />
Registro de Asistentes a taller<br />
X<br />
Puntaje Obtenido en el Proceso de<br />
Selección<br />
X<br />
X<br />
Entrevista<br />
X<br />
153 OFERTA EDUCATIVA X 5 0 X<br />
Consolidado de Oferta Educativa<br />
Publicación Servicios y Oferta Educativa<br />
170 PROGRAMAS X X 1 9 X X X<br />
11 Programas de Formación<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL<br />
Grupo Administración Educativa 3<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del<br />
31/10/2012.<br />
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa<br />
X<br />
X<br />
Documento informativo, se elimina cumplido<br />
el tiempo de retención<br />
Documentos de trámite, evidencian el<br />
cumplimiento de funciones de la<br />
dependencia. Se elimina cumplido el<br />
tiempo de retención<br />
Cumplido el tiempo de retención se conserva<br />
totalmente.
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Catalogo Estructurado X X<br />
Programas de Formación X X<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
104 INFORMES X 1 4 x<br />
08 Informes de Gestión<br />
Informes de seguimiento<br />
X<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Soporta únicamente la gestión anual de la<br />
Entidad. Esta Información está consolidada<br />
en la Dirección de Planeación, por tanto se<br />
elimina una vez culminado el tiempo de<br />
retención.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL<br />
Grupo Administración Educativa 4<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del<br />
31/10/2012.<br />
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Dependencia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia de<br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL<br />
Grupo Administración Educativa 5<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del<br />
31/10/2012.<br />
Vo. Bo: Jairo Enrrique Rizo Mejía - Coordinador Grupo Administración Educativa
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