grupo de convenios y contratos derivados - Sena
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Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
1-0015 041 CONVENIOS<br />
04<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Convenios <strong>de</strong> Cooperación Nacional E<br />
Internacional<br />
ETAPA PREPARATORIA<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia <strong>de</strong><br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología <strong>de</strong> Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
DIRECCION DIRECCIÓN JURIDICA<br />
Acta <strong>de</strong> Aprobación <strong>de</strong> los Proyectos<br />
Anexo 2 Estudio <strong>de</strong> Conveniencia y<br />
Oportunidad.<br />
Certificado <strong>de</strong> Disponibilidad Presupuestal<br />
Concepto Técnico sobre Viabilidad<br />
Solicitud Disponibilidad Presupuestal<br />
Documentos <strong>de</strong> Intención<br />
Ficha Técnica <strong>de</strong>l Proyecto<br />
Plan Operativo<br />
Proyecto Convenio Marco<br />
ETAPA PRECONTRACTUAL<br />
CONVOCATORIA<br />
Proyecto (Plan Operativo/ Términos <strong>de</strong><br />
Referencia).<br />
Representación Legal<br />
Certificado Cámara <strong>de</strong> Comercio<br />
Fotocopia Cédula <strong>de</strong> Ciudadanía<br />
Fotocopia RUT y NIT<br />
Certificado Revisor Fiscal<br />
Certificación <strong>de</strong> Aportes<br />
Paz y Salvo <strong>de</strong> la Contraloría<br />
X X 0 20 X X X X<br />
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Una vez terminado el tiempo <strong>de</strong> retención se<br />
hace una selección por muestreo cualitativo y<br />
representativo con la misión <strong>de</strong> la entidad. y se<br />
digitaliza<br />
– Grupo Integrado <strong>de</strong> Convenios y Contratos Derivados 1<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración <strong>de</strong> Documentos Versión 2012<br />
Vo. Bo. Rodolfo Martínez Pérez, Coordinador Grupo Integrado <strong>de</strong> Convenios y Contratos Derivados - Aprobada Comité Nacional Administración <strong>de</strong> Documentos - Acta 02 <strong>de</strong>l 31/10/2012.
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia <strong>de</strong><br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Acta <strong>de</strong> Viabilidad Técnica <strong>de</strong>l Proyecto<br />
(Comisión Nacional <strong>de</strong> Proyectos)<br />
Aprobación <strong>de</strong> Proyectos (Consejo Directivo<br />
Nacional)<br />
CONVENIOS INTERNACIONALES<br />
Proyecto (Plan Operativo / Términos <strong>de</strong><br />
Referencia).<br />
Aceptación <strong>de</strong>l ente Internacional<br />
Representación Legal<br />
ETAPA CONTRACTUAL<br />
Minuta Convenio<br />
Certificado <strong>de</strong> Registro Presupuestal<br />
Póliza Aprobada<br />
Recibo <strong>de</strong> Publicación Diario Único <strong>de</strong><br />
Contratación.<br />
Designación Coordinador o Interventor<br />
Pago <strong>de</strong> Anticipo<br />
Actas <strong>de</strong> Comité<br />
Acta <strong>de</strong> Inicio<br />
Avales <strong>de</strong> Interventoría<br />
Anticipo<br />
Desembolsos<br />
Informe Conveniente<br />
Conceptos <strong>de</strong> Interventoria, supervisión o<br />
Coordinación.<br />
Transferencia <strong>de</strong> Rendimientos Financieros<br />
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CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología <strong>de</strong> Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
DIRECCION DIRECCIÓN JURIDICA<br />
– Grupo Integrado <strong>de</strong> Convenios y Contratos Derivados 2<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración <strong>de</strong> Documentos Versión 2012<br />
Vo. Bo. Rodolfo Martínez Pérez, Coordinador Grupo Integrado <strong>de</strong> Convenios y Contratos Derivados - Aprobada Comité Nacional Administración <strong>de</strong> Documentos - Acta 02 <strong>de</strong>l 31/10/2012.
Dirección General<br />
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />
Depen<strong>de</strong>ncia<br />
SERIE<br />
CÓDIGO<br />
SUB-<br />
SERIE<br />
SERIES DOCUMENTALES<br />
MODIFICACIONES ADICIONES O<br />
PRORROGAS.<br />
Modificación Convenio y Soportes (otro si)<br />
Modificaciones y Soportes<br />
Adición con Soportes<br />
Modificación / Suspensión / Prorroga y<br />
Soportes.<br />
Suspensión <strong>de</strong> Convenios con Soportes<br />
Prorroga Convenio y Soportes<br />
Prorroga y Soportes<br />
ETAPA POSCONTRACTUAL<br />
(LIQUIDACION)<br />
Aval para Liquidación<br />
Estudio Financiero<br />
Reintegros<br />
Resolución <strong>de</strong> Liquidación<br />
Acta <strong>de</strong> Liquidación y Soportes<br />
104 INFORMES<br />
08<br />
Tradición<br />
Documental<br />
Retención<br />
(años)<br />
Disposición<br />
Final<br />
Soporte Físico Soporte Archivo Archivo<br />
Tecnologia <strong>de</strong><br />
CT<br />
Conservación<br />
Electró Gestión Central<br />
Original Copia<br />
nico<br />
SF SE M D<br />
X<br />
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X<br />
Informes <strong>de</strong> Gestión X 1 4 x<br />
Informes<br />
X<br />
S<br />
E<br />
PROCEDIMIENTO<br />
Soporta únicamente la gestión anual <strong>de</strong> la<br />
Entidad. Esta Información está consolidada en<br />
la Dirección <strong>de</strong> Planeación, por tanto se elimina<br />
una vez culminado el tiempo <strong>de</strong> retención.<br />
CONVENCIONES<br />
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS<br />
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla<br />
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología <strong>de</strong> Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental<br />
DIRECCION DIRECCIÓN JURIDICA<br />
– Grupo Integrado <strong>de</strong> Convenios y Contratos Derivados 3<br />
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración <strong>de</strong> Documentos Versión 2012<br />
Vo. Bo. Rodolfo Martínez Pérez, Coordinador Grupo Integrado <strong>de</strong> Convenios y Contratos Derivados - Aprobada Comité Nacional Administración <strong>de</strong> Documentos - Acta 02 <strong>de</strong>l 31/10/2012.
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