EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO - Gestiopolis

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Inadecuado sistema de archivo en relación con la guarda, custodia yoportuna localización de los documentos que soportan las operacionesfinancieras, presupuestarias y administrativas correspondientes a laejecución de los desarrollos habitacionales durante el ejercicio 2008.(1) (Condición).Sobre el particular, el Capítulo II “Del control interno”, Artículo 23,literal a, de las Normas Generales de Control Interno prevé que:“…Los documentos deben contener información completa yexacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otrossistemas de archivo que faciliten su oportuna localización yconservarse durante el tiempo estipulado legalmente…”.(2) (Criterio).La situación antes expuesta obedeció a la carencia de lineamientos encuanto a la ubicación y oportuna localización y oportuna localización delos soportes que respaldan las distintas operaciones, así como a laausencia de segregación de funciones correspondientes al sistema dearchivo, toda vez que la responsabilidad de la guarda custodia de losexpedientes que soportan dichas erogaciones no está asignada a ningúnfuncionario.(3) (Causa).En ese sentido, se debe precisar que tales hechos aumentan los riesgosde pérdidas y extravíos, e impiden la estimación de la eficiencia yeconomía de las operaciones realizadas, con miras a garantizar la óptimautilización de los recursos.(4) (Efecto).
CAPÍTULO IVCONSIDERACIONES FINALES:ConclusionesConstituyen un juicio crítico que surge del análisis global de loshallazgos detectados en la actuación y de la incidencia de éstos sobre laorganización, programa o proyecto evaluado, deben estar directamenterelacionadas con el objetivo general de la actuación practicada.RecomendacionesDeben estar orientadas al señalamiento de una serie de accionesdirigidas al ente o dependencia auditada, a fin de que ésta erradique las causasde las desviaciones detectadas y sus efectos sobre la Administración. Cada unade ellas estará en correspondencia con las observaciones formuladas en elcuerpo del informe; igualmente estarán dirigidas a las dependencias donde sehaya evidenciado la situación, a fin de garantizar la aplicación de losmencionados correctivos.Finalmente, toda actuación fiscal debe ser divulgada a las entidadesobjeto del examen, así como a las demás autoridades a quienes legalmente lescompeta la posibilidad de aplicar medidas correctivas, tal como lo señala elartículo 63 de la Ley Orgánica de la contraloría General de la República y delSistema Nacional de Control Fiscal.
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