grupo administracion de documentos - Sena

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTO1-2022 001 ACTAS05 Actas Comité Administración de Documentos XConvocatoriasActasXAnexosX16 Actas disposición Final de Documentos XActas de EliminaciónAnexosActas de MicrofilmaciónActas Iniciales y Finales de MicrofilmaciónActas AclaratoriasPlanillas de Revelado y Control de CalidadXXXXXXX 1 9 X X XX 1 9 X X X036 COMPROBANTES X X 1 1 X01 Comprobantes de entrega de Comunicacionesy Otros envíos PostalesPlanillas por Dependencia, Regionales ymedio ExternoSolicitudes de envíos especiales, Reclamacionesy PerdidasReclamosRespuestas46 CONSECUTIVOXXXLa serie documental se conserva en su totalidadporque soporta decisiones administrativasLa serie documental se conserva en su totalidadporque soporta decisiones administrativasSe elimina porque no genera valoressecundarios. Solamente soporta la gestiónCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalSECRETARIA GENERALGrupo de Administración de Documentos 1SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versiòn 2012Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M D03 Índices Consecutivos de Acuerdos X 1 9 XÍndice s04 Índices Consecutivos de CircularesXX 1 9 XÍndice de CircularesX05 Índices Consecutivo ComunicacionesProducida X 1 9 XÍndicesXÍndice Diario de CorrespondenciaXproducida06 Índice Consecutivo Comunicacionesrecibidas X 1 9 XÍndice Diario de CorrespondenciaRecibida07 Índices Consecutivos ContratosÍndices de consecutivo de Contrato08 Índices Consecutivos de ConveniosÍndices de consecutivo de Convenios09 Índices Consecutivos ResolucionesÍndice de ResolucionesXX 1 9 XXX 1 9 XXX 1 9 XXSEPROCEDIMIENTODocumento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.Documento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.Documento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.Documento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.Documento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.Documento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.Documento de control. Se elimina cumplido eltiempo de retención porque terminado su valoradministrativo, no soporta valores secundarios.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalSECRETARIA GENERALGrupo de Administración de Documentos 3SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versiòn 2012Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTO40 CONTRATOS X X 1 19 X X X41 CONVENIOS X X 1 19 X X106 INVENTARIOS DOCUMENTALES X X 1 99 X XInventarios X X171 PROYECTOSCumplido el tiempo de retención se hace unaselección cualitativa, de aquellos contratos cuyacuantía y objeto incidieron en el cumplimiento dela misión de la entidad y generan valorsecundario como fuente histórica de consultaUna vez terminado el tiempo de retención sehace una selección por muestreo cualitativo yrepresentativo con la misión de la entidad y sedigitaliza.Se conserva totalmente. Son de permanenteactualización03Proyectos para la Gestión de lasDependenciasX 1 9 X XProyectos X XInformes de Actividades X XAyudas memoriaX189 REGISTROS02 Registros del servicio de Información yconsultaX 1 0 XFormato de ConsultaXFormatos de PréstamoXSolicitud de PréstamoXCobro de Documentos PrestadosSolicitudes y RespuestasXSeleccionar cualitativamente aquellos proyectosque por sus características incidieronnotablemente en el cumplimiento de la misión dela entidad. Cumplido el tiempo de retencióneliminar con Acta de Eliminación los Proyectosque no tuvieron ninguna incidencia.Documento de trámite. Cumplido el tiempo deretención se puede eliminar.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalSECRETARIA GENERALGrupo de Administración de Documentos 4SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versiòn 2012Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M D211 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL X X 1 9 X XTablas por Dependencia212 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES X X 1 9 X XFormato de Inventario de TransferenciasPrimariasFormato de Inventarios Documentales porDependencia104 INFORMESXXX08 Informes de Gestión X 1 4 XInformesAnexos a InformesInformes Estadísticos sobre comunicacionespendientes de trámiteInformesAnexos a InformesInformes Estadísticos sobre documentacióntramitadaInformesAnexos a InformesInformes Estadísticos sobre costos de correoInformesAnexos a InformesXXXXXXXXXXSEPROCEDIMIENTOHerramienta archivística de permanenteactualización,Conservar totalmente, como evidencia delcumplimiento del programa de gestióndocumental y de la aplicación de la Tabla deRetención Documental.Soporta únicamente la gestión anual de laEntidad. Esta Información está consolidada enla Dirección de Planeación, por tanto se eliminauna vez culminado el tiempo de retención.CONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalSECRETARIA GENERALGrupo de Administración de Documentos 5SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versiòn 2012Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

Dirección GeneralTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDependenciaSERIECÓDIGOSUB-SERIESERIES DOCUMENTALESTradiciónDocumentalRetención(años)DisposiciónFinalSoporte Físico Soporte Archivo ArchivoTecnologia deCTConservaciónElectró Gestión CentralOriginal CopianicoSF SE M DSEPROCEDIMIENTOInformes Estadísticos sobre TransferenciasdocumentalesInformesAnexos a InformesXXCONVENCIONESTRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOSSoporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrillaSoporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo DocumentalSECRETARIA GENERALGrupo de Administración de Documentos 6SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versiòn 2012Vo. Bo. Nohra Patricia Vela Otálora, Coordinadora Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012