Cuadro de mando - avepa

Cuadro de mandoAlejandro BañaresEl CUADRO DE MANDO es una herramienta de control empresarial que permite establecer ymonitorizar la marcha y evolución de la empresa, así como los objetivos de la misma, de formageneral y en sus diferentes áreas. En él se recogen una serie coherente de indicadores queproporcionan una visión comprensible de cada área (tienda, quirófano, consultas, etc…). Estosindicadores, dependerán fundamentalmente del plan estratégico y de los objetivos a alcanzar.Para ello se debe contar con datos, muchos datos, que posteriormente hay que desglosar yanalizar. Es importante tener en cuenta que toda empresa tiene DATOS, lo comprometido estransformar éstos en INFORMACIÓN y lo verdaderamente útil es presentar dichainformación de forma veraz, fiable y puntual, en un CUADRO DE MANDO.Conducir y tomar decisiones en una empresa con datos de cierre contable, por ejemplo, escomo “conducir en una autopista mirando el retrovisor”. Conducir y tomar decisiones en unaempresa con datos actuales, semanales o incluso diarios proporciona una gran seguridad. Siconseguimos, además que esos datos se cotejen en base a una estrategia establecida, el avancees significativo. La utilidad de un Cuadro de Mando estriba en que proporciona una informaciónactual, sobre la marcha. Nos ayuda a conducir “mirando la carretera….”1. El primer paso, por tanto, es trabajar la información. De este modo, debemos plantearnos: ¿Qué información nos interesa? ¿Qué información nos puede interesar mas adelante? ¿Cómo puedo simplificar mis procesos de recogida, tratamiento y presentación de lainformación que dispongo en mi empresa?Debemos diseñar un sistema de recogida, tratamiento y presentación de datos, fiable,ágil, rápido y sencillo. Habitualmente en nuestros centros, aquellos datos que surgen comoconsecuencia de nuestro trabajo con los clientes, como la facturación, morosidad, número devisitas por cliente, etc… quedan registrados en nuestros programas de gestión sobre lamarcha, solo es necesario extraerlos y presentarlos. Sin embargo, no ocurre lo mismo condatos que surgen como consecuencia del funcionamiento de la propia empresa como, porejemplo, mercancía recibida, registro de albaranes, movimientos de la cuenta bancaria, gastosfinancieros, deuda con proveedores, etc... No siempre se introducen sobre la marcha, y esesencial contar con todos los datos para que la información sea útil y contrastable. Debe haberuna o varias personas encargadas de que esta información se registre al instante.2. El siguiente paso es presentar esa información de manera simple y práctica. En la mayoría delos casos lo más práctico es utilizar el sistema Excel, que se alimenta de la informaciónorganizada y la presenta de forma práctica. Hay programas de gestión que presentan lainformación automáticamente, pero utilizar herramientas externas al programa, como porejemplo el Excell, nos permite ajustar la información a nuestras necesidades, comprobarla,asegurarnos de su veracidad y adaptarla y/o modificarla según nuestra propia estrategiaempresarial, sin depender de terceros.

Quizás lo mas comprometido a la hora de presentar y ordenar datos sea el caso de losgastos. Estos deben ordenarse en base a criterios propios de gestión: Gastos fijos y variables,gastos de funcionamiento, gastos de gestión, gastos de quirófano, gastos de hospitalización,etc… Lo mas sensato en este caso, es partir de la premisa de que el cálculo siempre seráaproximado, difícilmente exacto, pero nos permitirá determinar desviaciones y tendencias. A lolargo de la exposición se detallará cómo lo hacemos en nuestro centro…En general, en función de la información que manejamos, se habla de que existen dos tipos deCuadro de Mando• El Cuadro de Mando Operativo (CMO), es una herramienta de control enfocada alseguimiento de variables operativas. En nuestro caso son variables operativas: facturación porfamilias, gastos por familias, numero de visitas, venta cruzada, rentabilidad del quirófano, etc…Son datos fundamentalmente financieros, que se obtienen a partir del funcionamiento diario dela clínica• El Cuadro de Mando Integral (CMI) Va un paso mas allá y se alimenta no solamente de datosoperativos sino de datos externos (ej: encuestas con clientes y empleados).oooRepresenta y da una imagen clara de la estrategia de la empresa asi como de su grado deejecución.Utilizan tanto indicadores financieros como no financieros,Los objetivos estratégicos se organizan en cuatro áreas o perspectivas: financiera, cliente,interna y aprendizaje/crecimiento.1. La perspectiva financiera:• ¿Qué indicadores tienen que ir bien para que los esfuerzos de la empresa realmentese transformen en valor?: Facturación global, facturación por familias, beneficios antesy después de impuestos, etc…2. La perspectiva del cliente.• ¿Cómo nos ven nuestros clientes?. Retención y satisfacción del cliente,• ¿Cómo son nuestros clientes?, perfil de cliente, nivel económico, etc….Información obtenida a base de encuestas, estudio de la competencia, etc…3. La perspectiva interna.• ¿en qué procesos internos debemos ser excelentes? Tiempos de espera para seratendidos, entrega de resultados analíticos, etc…4. La perspectiva de aprendizaje y crecimiento.• ¿Qué hacemos y debemos hacer para innovar y mejorar?: Formación, gestión deequipos, inversión tecnológica, etc…En definitiva un Cuadro de Mando es una herramienta de gestión muy útil en cualquierclínica, que nos permite valorar sobre la marcha la evolución financiera y operativa de la empresa,esencial a la hora de toma de decisiones objetiva (inversiones, cambios de estrategia, incremento

o disminución de personal, etc…). El cuello de botella mas importante es la administración yordenación de la información. Es, por tanto, esencial encontrar un protocolo práctico y sencillo deintroducción y presentación de datos. A partir de ahí, solo queda sentarse a analizar…A lo largo de la exposición expondremos, paso a paso, cómo hemos desarrollado estaherramienta en nuestro centro.Anexo1. Ejemplo Cuadro de Mando (Facturación y Gastos)2.009 2.008Acc. MES % MES N-1 VAR € VAR % OBJETIVO DESV.CUENTA DE RESULTADOTOTAL VENTAS 47.932 100,0 46.714 1.218 2,5% 48.000,00 -0,14%UNIDAD DE EXPLOTACIÓN0 VARIOS 1.810 3,8% 1.615 195 12,1%1 PIENSOS 10.150 21,2% 12.287 -2.137 -17,4%2 PELUQUERÍA 3.973 8,3% 3.507 466 13,3%3 HOSPITALIZACIÓN 3.600 7,5% 880 2.720 309,0%4 MEDICAMENTOS 7.823 16,3% 8.243 -420 -5,1%5 SERVICIOS MÉDICOS 6.420 13,4% 6.363 58 0,9%6 VACUNACIÓN E INMUNIZACIÓN 3.750 7,8% 3.801 -51 -1,3%7 CIRUGÍA 5.550 11,6% 5.480 71 1,3%8 PRUEBAS DE LABORATORIO 3.289 6,9% 2.943 346 11,7%9 RAYOS X / ECOGRAFÍAS 1.567 3,3% 1.596 -29 -1,8%OTROS INGRESOS 0TOTAL GASTOS 30.053 62,7% 38.334 -8.281 -21,6% 32.000,00 -6,09%0 VARIOS 1.351 2,8% 3.078 -1.728 -56,1%1 PIENSOS 5.400 11,3% 6.890 -1.490 -21,6%2 PELUQUERÍA 1.828 3,8% 1.250 578 46,2%3 HOSPITALIZACIÓN 2.514 5,2% 2.589 -74 -2,9%4 MEDICAMENTOS 6.466 13,5% 7.695 -1.229 -16,0%5 SERVICIOS MÉDICOS 2.514 5,2% 3.625 -1.111 -30,6%6 VACUNACIÓN E INMUNIZACIÓN 2.340 4,9% 2.586 -246 -9,5%7 CIRUGÍA 2.740 5,7% 3.515 -775 -22,1%8 PRUEBAS DE LABORATORIO 2.505 5,2% 4.445 -1.940 -43,6%9 RAYOS X / ECOGRAFÍAS 2.394 5,0% 2.659 -265 -10,0%OTROS GASTOS 0TOTAL RESULTADO EXPLOT. 17.879 37,3% 8.380 9.499 113,4% 16.000,00 11,74%0 VARIOS 459 1,0% -1.463 1.923 -131,4%1 PIENSOS 4.750 9,9% 5.397 -647 -12,0%2 PELUQUERÍA 2.145 4,5% 2.257 -111 -4,9%3 HOSPITALIZACIÓN 1.086 2,3% -1.709 2.794 -163,5%4 MEDICAMENTOS 1.356 2,8% 547 809 147,9%5 SERVICIOS MÉDICOS 3.906 8,1% 2.738 1.168 42,7%6 VACUNACIÓN E INMUNIZACIÓN 1.410 2,9% 1.215 195 16,0%7 CIRUGÍA 2.810 5,9% 1.964 846 43,1%8 PRUEBAS DE LABORATORIO 784 1,6% -1.502 2.285 -152,2%9 RAYOS X / ECOGRAFÍAS -827 -1,7% -1.064 237 -22,3%OTROS BENEFICIOS 0 0 0

GASTOS GENERALESTOTAL GASTOS GENERALES 7.657 16,0% 3.687 3.970 107,7% 6.500,00 17,80%Gastos oficina 681 1,4% 636 45 7,0%Gastos mantenimiento 818 1,7% 1.072 -253 -23,6%Gastos servicios exteriores 1.500 3,1% 847 653 77,0%Gastos financieros 1.798 3,8% 1.132 666 58,8%Gastos fiscales 2.860 6,0% 0 2.860GASTOS GLOBAL 37.710 78,7% 42.020 -4.311 -10,3% 38.500,00 -2,05%RESULTADO GLOBAL 10.222 21,3% 4.693 5.529 117,8% 9.500,00 7,60%Anexo 2. Ejemplo Cuadro de Mando (tesorería, deudas y varios)TESORERIA y CREDITOTESORERIA 14.103Caja 1.075Cuenta Banco A 5.682Cuenta Banco B 2.025Cuenta Póliza 5.320COBRO DE DEUDAS del 1 al 7 del 8 al 15 del 16 al 23 del 24 al 31Deuda periodo anterior 7.521,00 89% 7.521,00 8.254,34 8.084,09 7.877,79Deuda periodo actual 5.581,96 11% 2.372,08 705,58 1.631,41 872,89Total Deuda 13.102,96 100% 9.893,08 0,00 8.959,92 9.715,50 8.750,68Total Deuda cobrada 5.886,39 12% 1.638,74 875,83 1.837,71 1.534,11Saldo Deuda 7.216,57 88% 8.254,34 0,00 8.084,09 7.877,79 7.216,57Reducción de Deuda 304,43 1% -733,34 170,25 206,30 661,22INDICADORES VARIOS€ Ventas 47.931,83 € Ventas / Cliente 48,6 €Nº de Clientes 987 Nº Visitas / Cliente 1,53Nº de Visitas 1.510,00 € Ventas / Visita 31,7 €Nº de Actuaciones 2.847,00 Nº Actuaciones / Visita 1,89Orotavet Clínica VeterinariaTenerife