Proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otros ...

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANODIRECTORIODr. Alejandro Serrano SierraDirector GeneralDr. José N. Reynes ManzurDirector MédicoDra. Rosaura Rosas VargasDirectora de enseñanzaDr. Francisco Javier Espinoza RosalesDirector de InvestigaciónM en A Eugenio Alvírez OrozcoDirector de AdministraciónDr. Juan Pablo Villa BarragánDirector de PlaneaciónELABOROQFB. Virginia Chávez OrtegaPROFESOR TITULARMSP Juan Pablo Villa BarragánTUTORESLic. en Economía Federico Calderón ColínLic. en Psicología Auxilio Montiel SalinasFIRMASMSP Juan Pablo Villa BarragánPROFESOR TITULARLic. María Auxilio Montiel SalinasTUTORLic. Federico Ramiro Calderón ColínTUTOR3

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOÍndicePág.1 Introducción 52 Antecedentes 63 Justificación 74 Marco ideológico 124.1 Misión 124.2 Visión 125 Objetivo general 125.1 Objetivos específicos 125.2 Propósito 126 Análisis de involucrados 137 Análisis del problema central 148 Análisis de Soluciones 159 Diseño organizacional 169.1 Diagrama PEPSU 169.2 Diagrama de flujo 179.3 Organigrama 189.4 Funciograma 1810 Matriz de Marco Lógico 2011 Análisis Estratégico FODA 2212 Estrategias 2413 Cronograma 2614 Bibliografía 284

1. IntroducciónINSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOEl proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otros insumos para la salud enel sub-almacén de quirófano ha sido realizado a través de un modelo de planeaciónestratégica tomando como referencia la misión y visión de la subdirección de recursosmateriales, detectando las oportunidades y amenazas externas así como las fortalezas ydebilidades convirtiendo las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.El análisis estratégico esta sustentado en la alineación de los objetivos de Plan Nacional deDesarrollo (PND) 2007-2012, el Programa Nacional de Salud (PNS) 2007–2012, elPrograma de Medicina de Alta Especialidad 2007-2012 y el Programa de Trabajo para laDirección General 2011-2016 del Instituto Nacional de Pediatría.Lo anterior para lograra el máximo aprovechamiento de los recursos y contar con unabasto oportuno de insumos para salud.Una vez realizado el análisis externo e interno se procedió a establecer el objetivo delproyecto que permita lograr la misión.Posteriormente se diseñaron las estrategias a partir de la Metodología de Marco Lógico, lacual permite planear, organizar y presentar de forma simplificada la información deldiseño del proyecto. Se utilizan en conjunto dos métodos; el análisis de involucrados, en elcual se identifican a todos los involucrados con el propósito de aprovechar y potenciar elapoyo con intereses coincidentes y complementarios al proyecto, disminuir la oposiciónde involucrados con intereses opuestos y conseguir el apoyo de los indiferentes y laconstrucción del “Árbol del Problema” para identificar correctamente el problema que seva a abordar, sus causas y sus efectos así como el “Árbol de Objetivos” para definiracciones que permitan atacar las causas del problema y finalmente se construye la Matrizde Indicadores de Resultados (MIR), definiendo el objetivo, estableciendo indicadores ymetas, determinando fuentes de información y describiendo los riesgos asociados alproyecto, las actividades que lleven la generación de bienes y servicios alineados con elpropósito y el fin.El documento incluye el PEPSU, organigrama, funciograma y flujograma que describe lasactividades en el manejo de insumos.5

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO2. AntecedentesEl Sub-almacén del quirófano ha funcionado como un espacio físico (bodega) destinado alalmacenamiento y distribución de los insumos para la salud, sin cumplir con lanormatividad; en el traslado, resguardo. No están definidos máximos y mínimos. En laentrega que garantice la integridad de los medicamentos y demás insumos para la saludasí como la optimización de estos.Se han tenido pérdidas significativas de material caducado por la programación basada enregistros históricos así como solicitudes por temor al desabasto. Existen cambios en lademanda, en las claves de insumos, los datos estadísticos poco confiables y existeninsumos con lento o nulo movimiento por exceso de reservas en las áreas.En enero del presente año se realizo un diagnostico situacional en este sub-almacén y seobservaron los siguientes problemas:Priorización de problemas identificadosCriterios paraasignación deNo.ProblemasprioridadTotalCosto Que pone en riesgo Frecuenciaalto la operación1 Deficiente manejo de almacén 5 5 5 152 Sistema informático deficiente y registrosdesorganizados 3 3 3 93 Exceso de insumos en los anaqueles 3 3 3 94 Refrigerador y congelador inadecuados pararesguardo de medicamentos 3 3 3 95 Material de curación de lento y nulomovimiento, medicamentos y dispositivosmédicos caducados. 3 3 2 8Escala del 1-5 1=Mínimo problemaDe los problemas anteriores se escogió el deficiente manejo de almacén por llegar arepercutir en la salud de los pacientes que entran a cirugía y no tienen los insumoscompletos para su procedimiento.6

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOEn el servicio de cirugía el número anual de actividades permite organizar adecuadamentelas solicitudes de insumos para cirugías y diferentes procedimientos, en el cuadro sepuede observar un comparativo con años anteriores en el consumo:Actividades en el área quirúrgicaÁrea Procedimiento 2009 2010 2011 Var.% 2010-2011Procedimientos enQuirófano centralProcedimientos fuera deQuirófano CentralCentro Integral de Manejode DolorIntervenciones quirúrgicas 5,183 5,289 5,235 -1.0Endoscopias 887 982 913 -7.0Analgesia Postoperatoria 112 95 -15.2Subtotal procedimientos 6,070 6,383 6,243 -2.2Tomografía Computada 1,467 1,437 1,469 2.2Resonancia Magnética 864 913 762 -16.5Sala de Hemodinamia 309 280 352 25.7Fuente: Agenda Estadística 2011. Instituto Nacional de Pediatría. Dirección de PlaneaciónSedación 2,491 2,591 2,521 -2.7A través de estos datos se percibe que los procedimientos son más o menos constantes,por lo que podemos determinar el aumento de algunos de acuerdo a las cirugías.3. JustificaciónEl manejo de los medicamentos es un componente importante de los tratamientospaliativos, sintomáticos, preventivos y de curación de enfermedades y trastornos. Elmanejo de los medicamentos abarca los procesos que emplea el establecimiento paraadministrar farmacoterapia a sus pacientes así como los principios de diseño,implementación y mejora efectivos del proceso para seleccionar, adquirir, almacenar,prescribir, transcribir, distribuir, dispensar, preparar, administrar, documentar, y controlarlas terapias con medicamentos. Los procesos de manejo de los medicamentos para laseguridad del paciente son universales.1Uno de los aspectos más importantes en el manejo de los medicamentos y otros insumospara la salud en las farmacias es la recepción ya que aquí empieza nuestra responsabilidadpara mantener la calidad de los insumos, que cumplan con las condiciones físicas y deconservación adecuadas según su naturaleza y lo descrito en su etiqueta.Las condiciones de almacenamiento deben mantenerse permanentemente hasta elmomento que va a ser utilizado, las condiciones de conservación están directamente7

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOrelacionadas con la seguridad de la persona que las utiliza, ya que muchas de lasalteraciones de calidad del medicamento no son observables a simple vista y representanun grave riesgo para la salud, hasta llegar a ocasionar hasta la muerte.Controlar la existencia de medicamentos y otros insumos para la salud en las farmacias oalmacenes es otro aspecto en la contribución fundamental para garantizar la calidad delservicio que se ofrece, si el registro de entradas y salidas es confiable, constituye la basepara realizar el pedido de insumos, así como el listado de faltantes. Otra parte del controlde existencias involucra la revisión periódica de los medicamentos para detectar aquellosque se encuentren caducados o deteriorados.2Por lo tanto para garantizar que los medicamentos mantengan la calidad, seguridad yeficacia se requieren de: instalaciones; condiciones de conservación; inventarios con fechade caducidad adecuada; manejo apropiado de residuos peligrosos (medicamentoscaducados).3Convergencias con el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012Este proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otros insumos para la saluden el sub-almacén de quirófano esta alineado con las estrategias del Plan Nacional deDesarrollo (PND) 2007–2012, el Programa Nacional de Salud (PNS) 2007–2012, elPrograma de Medicina de Alta Especialidad y el Programa de Trabajo para la DirecciónGeneral 2011-2016 del Instituto Nacional de Pediatría.En los siguientes cuadros se describen las convergencias de los objetivos y estrategias delos programas mencionados.Objetivo PNDBrindar servicios de saludeficientes, con calidad, calidezy seguridad para el pacienteEstrategia PNDImplantar un sistema integral y sectorial de calidad de laatención médica con énfasis en el abasto oportuno demedicamentos11 Estándares para la Certificación de Hospitales 2011, Consejo de Salubridad General2 Guía de aprendizaje del taller: manejo y dispensación de medicamentos en farmacias. México, Febrero20043 Hacia una política farmacéutica integral para México. Primera Edición, México 2005, Secretaría de Salud.8

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOEl proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otros insumos para la salud enel sub-almacén de quirófano esta alineado con las estrategias del Programa Nacional deSalud (PNS) 2007–2012.Convergencias con el Programa Nacional de Salud 2007-2012FunciónSustantivaRectoríaefectiva en elsectorFinanciamientoequitativosostenibleGeneración derecursossuficientes yoportunosEstrategias del PNSSituar la calidad enlaagendapermanente delSistema Nacional deSaludGarantizar recursosfinancierossuficientes parallevar a cabo lasacciones deprotección contrariesgos sanitarios ypromoción de lasaludPromover lainversión ensistemas,tecnologías de lainformación ycomunicaciones quemejoren la eficacia yla integración delsectorLíneas de acciónImplantar El Sistema integral de la calidad en Salud(SICALIDAD) en el Sistema Nacional de Salud.Acciones:Restructurar y fortalecer el proceso de certificación decalidad, favorecer el uso racional de los medicamentos.Diseñar e instrumentar una Política Nacional deMedicamentos que promuevan el desarrollo de modelospara el suministro eficiente y oportuno demedicamentos e insumos para la salud.Acciones:Difundir las innovaciones metodológicas recomendadaspor la Secretaria de Salud para mejorar el proceso deplaneación, compra, distribución de medicamentos einsumos para la salud para optimizar el gasto enmedicamentos en las instituciones públicas de salud.Fortalecer las fuentes de financiamiento de los procesosde autorización, registro y verificación asociados a laprotección contra riesgos sanitarios.Impulsar el uso de las tecnologías de la información y lascomunicaciones para promover la eficiencia y latransparencia en los procesos administrativos delSistema nacional de salud.Acciones: Implantar un sistema automatizado deadquisición de bienes y servicios.Acciones: Promover el uso de herramientas informáticaspara el registro y control de medicamentos e insumospara la salud.9

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOEl proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otros insumos para la salud enel sub-almacén de quirófano esta alineado con el Programa de Medicina de AltaEspecialidad 2007–2012Convergencias con el Programa de Medicina de Alta Especialidad 2007-2012Objetivo Estrategia Línea de acciónImplantarmodelosinnovadores que faciliten lamejora de los procesos deprescripción y dispensación demedicamentos en las unidadesde alta especialidadDiseñar un modelointegral de gestiónhospitalaria con criterioshomogéneos para apoyarla toma de decisiones delos hospitales queotorgan servicios d altaespecialidadEstablecer un mecanismo quefavorezca el intercambio demedicamentos entre unidadesde alta especialidad.Programa de adquisicionesconsolidadas en medicamentos yotros insumos para la salud.Proyecto de abasto demedicamentosEl proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otros insumos para la salud enel sub-almacén de quirófano esta alineado con el Programa de Trabajo Instituto Nacional dePediatría 2011-2016Convergencias con el Programa de Trabajo Instituto Nacional de Pediatría 2011-2016Función Perspectiva 2011-2016Rectoría efectiva en el sector Consolidación del Sistema de Gestión de la Calidad.Sistema de mejora continua y unificación, certificación delaboratorios de investigación, áreas administrativas y enseñanza.Sistema de uso de medicamentos.Financiamiento equitativo Modelos de gestión de recursos humanos, materiales ysosteniblefinancieros.Automatización de procesos técnicos y administrativos.Generación de recursossuficientes y oportunosAutomatización de los servicios de vigilancia y controlesadministrativos, inventarios, pagos y cobros, apego a lanormatividad.Este es un proyecto en un nivel de acción táctico, y abarca todo el sistema de gestión decalidad, plantea la reingeniería física, organizativa y funcional del sub-almacén dequirófano lo que facilitara su regulación y control, tiene cuatro dimensiones; enfoquesistémico, enfoque a niveles de complejidad, proceso operativo y enfoque en el sistemade salud.10

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOFigura: representación esquemática de las funciones de un sistema sanitarioFunciones del SistemaRECTORIAESTRUCTURAPROCESOTÁCTICORESULTADONiveles de acciónEnfoque SistémicoFuente: Modificado del programa de la Dirección GeneralEste proyecto tiene las tres funciones sustantivas del sistema Nacional de saludEncuadre de la metodología del Proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otrosinsumos para la salud en el Sub-almacén de quirófano 2012FunciónRectoríaMovimiento derecursosEspecializaciónPerspectivaEstablece los lineamientos para la solicitud de insumos, generanormatividad.Alinear los procesos de manera ordenada para optimizar recursos yevitar perdidas.Monitorización y evaluación de los procesos para su mejora continua.Fuente: Diseño de la autoraDe acuerdo con el Manual de la Función Pública el objetivo de los almacenes es; controlary resguardar los materiales y bienes, cuidando que los procesos de suministro ydistribución se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, a fin de que los materiales ybienes lleguen oportuna y confiablemente al usuario. 411

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO4. Marco ideológicoSubdirección de Recursos Materiales4.1 MisiónEl abasto de todos los bienes muebles e insumos necesarios, así como de su resguardo ycontrol de existencias en los Almacenes, con la finalidad de continuar con las actividadesde Atención Médica, Enseñanza e Investigación.4.2 VisiónSer un área con una capacidad de respuesta inmediata en la provisión de bienes mueblese insumos necesarios, controlando las existencias en los Almacenes, y adquiriendo bienesy productos de la mejor calidad y precio, asegurando las mejores condiciones para elInstituto, en beneficio de la población Infantil que acude en demanda de Atención Medica.5ObservaciónDe acuerdo a la explicación del instructor la misión debe señalar claramente la escanciadel deber ser de la organización: qué hace; a quién; cómo; y para qué, por lo que la misiónanterior no responde todas las preguntas anteriores y se elaboro la siguiente propuesta.Misión (Propuesta)La misión de la subdirección de Recursos Materiales es tener el abasto de insumos para lasalud y bienes muebles, en tiempo y forma por medio de los diferentes procedimientos decompras en base a las necesidades reportadas por las áreas usuarias a los almacenes delinstituto para brindar un servicio oportuno y eficaz.5. Objetivo generalEl objetivo del proyecto del sub-almacén de quirófano es la reingeniería de losprocedimientos generales para tener un control y abasto de insumos para brindar unservicio oportuno y eficaz.5.1 Objetivos específicos1. Rediseñar lineamientos para la solicitud de insumos para el sub-almacén del quirófano.2. Reacondicionar el área física así como revisar manuales de procedimientos.3. Capacitar al personal sobre normatividad y manejo de insumos.4. Implementar un sistema informático de registro y control de inventario.5. Programación estratégica de insumos.5.2 PropósitoControl de los insumos para la atención quirúrgica a través de la reingeniería de los procesos delsub-almacén de quirófano12

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO26. Análisis de involucradosPersonal que tiene interés en el proyecto, tiene oposición, son proveedores o usuariosALTOOPOSICIÓN CENTRO APOYOMEDIO Personal delsub-almacénde quirófanoBAJO Almacén deFarmacia Líder delproyecto Sindicato Dirección deadministración Unidad de farmaciaHospitalaria Coordinador delQuirófano Comité de FarmacéuticaTerapéutica Sistemas Enfermeras del quirófano Médicos Servicios externos delquirófano4 Manual de la Función Pública, Diario oficial 16 de julio del 20105 Manual de Organización de la Subdirección de Recursos Materiales13

ProblemaEfectosCausa y origen de los problemascentralINSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO7. Análisis del problema centralDIAGRAMA DE PROBLEMASDesabasto de insumos para la saludSelección inadecuadade insumosAdquisicionesinadecuadasRegistro yalmacenamientoinadecuadoDeficiencia en el manejo de insumos para la saludNo hay documentosde soporte normativoSin programación deinsumos por faltade registro demovimiento yconsumosNo hay unprograma decapacitacióncontinuaSistemainformáticodeficiente paracaptura yregistrosNo hay funcionesdefinidasSin un sistema deposición fija de losinsumosPersonal nocalificadoRegistrosinoperantesDeficienteorganización del áreafísicaSin un sistema deposición fija de losinsumosDesconocimientode laNormatividadFaltan controlespara trasparenciade operaciones14

Efectos positivosSoluciónCausas positivasINSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO8. Análisis de solucionesDIAGRAMA DE SOLUCIONESControl de los insumos para la atención quirúrgica a través de la reingeniería delos procesos del sub-almacénSelección adecuada deinsumosAdquisicionesadecuadasRegistro yalmacenamientoadecuadoEficiencia en el manejo de insumos para la saludDocumentos desoporte normativoProgramaciónestratégica deinsumosCapacitación denormatividadSistemainformáticoeficiente paracaptura yregistrosFuncionesdefinidasSistema de posiciónfija de los insumosPersonalcalificadoRegistrosoperantesPrograma decapacitacióncontinuaEficiente organizacióndel área físicaTrasparencia deoperacionesPrograma decapacitacióncontinuaControles paratrasparencia deregistros15

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO9.3 Organigrama del proyecto de eficiencia en el manejo de medicamentos y otrosinsumos para la salud del sub-almacén de quirófanoTienen que mantenerse relaciones cordiales entre los usuarios de las diferentesespecialidades del área del quirófano y el personal que proporciona el servicio en estesub-almacén para que exista una retroalimentación de necesidades para la mejoracontinua.Este organigrama esta diseñado para la coordinación en la elaboración de vales, registróen hojas de consumo así como la programación de insumos no usuales en losprocedimientos quirúrgicos.Líder del proyectoCoordinador deQuirófanoEncargado de subalmacéndeQuirófanoDepartamento deTecnologías de laInformaciónJefe delDepartamento deanestesiologíaAuxiliar de subalmacéndeQuirófanoSistemas deinformaciónSupervisora deEnfermeras deQuirófanoJefa de Enfermerasde Quirófano yperfusionistaEnfermeraQuirúrgicaCamillero/Mensajero deQuirófano9.4 FunciogramaLíder del proyectoGestionar que se autorice el proyecto y los recursos para su ejecución.Gestionar el proyecto de remodelaciónGestionar las plazas que se requieranGestionar la revisión de manuales18

Gestionar.la solicitud de insumosCoordinar el proyecto.Establecer actividades.Verificar que se lleven a cabo los manuales.Elaborar reportes de avances y desviaciones.Coordinador de Quirófano.INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOEntregar programación de cirugías programas y no programadas.Verificar con los cirujanos con anticipación que los insumos requeridos para las cirugíasprogramadas estén disponibles.Supervisar que se ejecuten los acuerdos que se requieren para realizar las actividadesadecuadas para el manejo eficiente de insumos, para todo el personal que lo solicite.Jefe del Departamento de Anestesiología.Supervisar el uso y solicitud adecuados de medicamentos.Supervisora de Enfermeras de QuirófanoSupervisión del profesional de enfermería en la elaboración correcta de la solicitud delos insumos.Jefa de Enfermeras de QuirófanoVerificar que los insumos solicitados sean registrados en los vales de solicitud.Verificar que los insumos solicitados sean utilizados en el procedimiento quirúrgico.Verificar que los insumos utilizados sean registrados en la hoja de consumo.Enfermera QuirúrgicaSolicitar con un mínimo de 10 a 15 minutos antes del procedimiento quirúrgico.Elaborar vale de salida de Almacén de insumos para el procedimiento quirúrgico.Registrar los insumos en vale de solicitud.Registrar en la hoja de consumo todo lo que se utilizó durante la cirugíaDevolución completa de insumos no utilizados durante el procedimiento quirúrgicoCamillero/mensajero de quirófano19

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOSolicitar insumos con vale elaborado.Enfermera perfusionistaSolicitar con un mínimo de 10 a 15 minutos antes del procedimiento quirúrgico.Elaborar vale de salida de Almacén de insumos para el procedimiento quirúrgicoRegistrar los insumos en vale de solicitud.Registrar en la hoja de consumo todo lo que se utilizó durante la cirugíaEncargado de sub-almacén de quirófanoVerificar que se realicen las actividades como lo indica el manual de procedimientosVerificar que se realicen los roles como sean establecidosAuxiliar de sub-almacén de quirófanoRealizar las actividades como lo indica el manual de procedimientosDepartamento de tecnologías de la informaciónAtender la solicitud de necesidades que se requieran con el Sistema de Código de BarrasSistemas de informaciónAtender la solicitud de necesidades que se requieran con el Sistema de Código de BarrasFin(impacto)Resultado 110. Matriz de Marco Lógico (Matriz de resultados)ResumenNarrativoControl de losinsumos para laatención quirúrgica através de lareingeniería de losprocesos del subalmacénSelección adecuadade insumosIndicadores100% AbastoCero caducidadMuestreo insumosque representan el80% del gasto deMedios deVerificaciónVales surtidosen sutotalidadReporte debaja deinsumos porhabercaducadoAuditoría deCalidadSupuestosRegistroadecuadoCumplimiento decriterios deselección20

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOResumenNarrativoIndicadoreslos insumosMedios deVerificaciónSupuestosResultado 2Resultado 3AdquisiciónadecuadaRegistroalmacenamientoadecuadoyQue cumpla con el95% de lasespecificaciones95% de losproductos con estecontrolReporte deservicio noconforme (nocumple con lacalidad)Cédula deverificaciónCumplimiento decriterios deadquisición.Se cuenta conáreareorganizada,sistema ypersonalcapacitadoPropósitoEficiencia en elmanejoSelección maestralde productos del80%Insumosentregados/Insumos recibidos x100Material de altomovimiento/Total recibidosMuestreoquincenalInventariomensualMuestreosemanalQue se tenga enexistenciainsumos elalmacén defarmacia.Componentes(productos yservicios)ActividadesDocumentación desoporte normativoProgramaciónestratégica deinsumosCapacitación denormatividadSistemainformáticoeficiente paracaptura y registroFunciones definidasManualesrealizadosInsumosprogramados/Insumos UtilizadosGenteprogramada/gentecapacitadaPorcentaje demovimientos en elsistemaPorcentaje depersonal confunciones definidasISBNProgramapublicadoListas deasistentesEvaluación delregistroinformáticoFunciogramasautorizadosSe apruebe elproyecto y secuenta conpresupuestoparacapacitación,sistema yremodelación yequipamientoSe autoricen losmanuales ylineamientos de21

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOResumenNarrativoSistema de posiciónfija de insumosPersonal calificadoControlestrasparenciaregistroparadeIndicadoresInsumos conposición fijadefinidaPersonal evaluadosatisfactoriamenteRegistros validadoscontra valesMedios deVerificaciónLineamientosde posicionesde insumosEvaluacionesdel personalReporte devalidación(confronta) demovimientosy existenciasSupuestosposicionesinsumos,programacapacitacióndeeldeLas autoridadesautorizan elprograma devalidacionesperiódicasAunque el sistema de código de barras es un sistema automatizado se espera que los movimientosde entradas y salidas sean registradas con exactitud e inmediatamente, a pesar de esto se tienenriesgos y se requiere que se establezcan controles para evaluar los registros, detectardesviaciones u omisiones así como parte importante, la calidad de los insumos y del servicioproporcionado, por lo que los siguientes indicadores medir el cumplimiento de los objetivos.11. ANÁLISIS ESTRATÉGICO: FODAEn el diagnostico situacional del sub-almacén se determinaron las fortalezas, debilidades,oportunidades y amenazas.Medio internoFORTALEZASF1F2Personal con experiencia en el movimiento del áreaÁrea acondicionada en generalDEBILIDADESD1D2D3D4Cumple parcialmente con la normatividadPersonal no capacitadoDesabasto por perdida de insumos para la atenciónFalta de sistema informático eficiente para captura y registro22

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOMedio externoOPORTUNIDADESO1O2O3O4O5O6O7El programa permitirá justificar el proyecto de inversión en el INPEstándares de certificación como guía de la operaciónOportunidad de seguimiento de eventos adverso de medicamentosManual de Organización y procedimientos sin autorizarExiste el Comité de Farmacia y TerapéuticaUnidad de farmacia Hospitalaria para asesoríaExiste el Manual de la Función PublicaAMENAZASA1 Sanciones por COFEPRIS (Comisión Federal para la Protección contra RiesgosSanitarios)A2 Sanciones por el OIC (Órgano Interno de Control)A3 Pérdida de recursos del Seguro PopularA4 Incumplimiento de los Estándares del Consejo de Salubridad GeneralPor medio del análisis FODA se obtuvieron estrategias generales para convertir lasdebilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidadesTabla de estrategiasMedio internoMedio externoLista de fortalezasF1 Personal con experienciaen el movimiento del área.F2 Área acondicionada engeneral.Lista de debilidades.D1 Cumple parcialmente conla normatividad.D2 Personal no capacitado.D3 Desabasto por pérdida deinsumos para la atención.D4 Falta de sistemainformático eficiente paracaptura y registró paraeliminar sesgos.23

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOLista de oportunidadesO1 El programa permitirájustificar el proyecto deinversiónO2 Estándares decertificación como guía de laoperaciónO4 Oportunidad deseguimiento de eventosadversos de medicamentos.O5 Manual deprocedimientos06 Existe el Comité deFarmacia y Terapéutica.07 Existe el Manual de laFunción PublicaLista de amenazasA1 Sanciones por COFEPRIS(Comisión Federal para laProtección contra RiesgosSanitarios).A2 Sanciones por el OIC(Órgano Interno de Control)A3 Perdida de recursos delSeguro Popular.A4 Incumplimiento de losEstándares del Consejo deSalubridad GeneralFO1. Elaborar y capacitar enel uso del manual deprocedimientos.2. Contar con personalcalificado en el manejode insumosFA1. Generación denormatividad a fin deevitar sanciones pormedio del manual deprocedimientos.DO1. Implementación de unsistema informático parafortalecer la captura yregistro de insumos.DA1. Programación estratégicade insumos yoptimización de recursoscon la implementación delprograma2. Control de insumos12. Estrategias del proyecto de eficiencia en al manejo de medicamentos y otrosinsumos para la salud en el sub-almacén de quirófanoLas estrategias y líneas de acción que a continuación se describen se establecieron en baseal análisis estratégico.Estrategia 1: Rediseño en el proceso del área física y funcionalLíneas de acción Organización de insumos por clasificación de grupo, movimiento y costo. Optimización de espacios Acomodo de insumos por el sistema de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) Establecer funciones24

Estrategia 2: Regulación InternaLínea de acción Elaboración de manual de organización Elaboración de manual de procedimientos Difusión de manualesEstrategia 3: Programación estratégica de insumosLínea de acción Selección y adquisición Determinación de máximos y mínimosEstrategia 4: CapacitaciónLínea de acción Capacitación sobre el Manual de Organización Capacitación sobre el procedimientos Capacitación de normatividad vigente Capacitación continua de necesidades del servicioINSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOEstrategia 5: Equipamiento y automatizaciónLínea de acción Implementación del sistema de código de barras Realizar proyecto de inversión para el equipamiento del sub-almacén del quirófano Programa de mantenimiento preventivo y de restitución25

INSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOINSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROS13. Cronograma 2013Estrategias y líneas de acción Duración Inicio Fin Responsable1.1.1EstrategiaRediseño en el proceso del área físicaLíneas de acciónOrganización de insumos por clasificación de grupo, movimiento ycosto.Permanente FebreroDiciembre1.2 Optimización de espacios Permanente Febrero Diciembre1.3Acomodo de insumos por el sistema de Primeras Entradas PrimerasSalidas (PEPS)Permanente FebreroDiciembre1.4 Establecer funciones Permanente Febrero Diciembre2.2.12.22.3EstrategiaRegulación InternaLíneas de acciónElaboración de manual de organización4 semanas 1 enero 30 eneroElaboración de manual de procedimientos 4 semanas 1 enero 30 eneroDifusión de manuales Permanente Febrero DiciembrePersonalasignadoPersonalasignadoPersonalasignadoLíder delproyectoLíder delProyectoLíder delProyectoLíder delproyecto3. EstrategiaProgramación estratégica3.1Líneas de acciónSelección y adquisición Permanente Febrero Diciembre Encargado26

INSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANOINSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSEstrategias y líneas de acción Duración Inicio Fin Responsable4. EstrategiaCapacitación4.1 Líneas de acción8 semanas Febrero Marzo Líder delCapacitación sobre manual de Organizaciónproyecto4.2 Capacitación sobre manual de procedimientos 8 semanas Febrero Marzo Líder delproyecto4.2 Capacitación de normatividad vigenteLíder delPermanente Febrero Diciembreproyecto4.3 Capacitación continua de necesidades del servicioPermanente Febrero DiciembreLíder del5. EstrategiaEquipamiento y automatización5.1 Líneas de acciónImplementación del sistema de código de barras5.2 Realizar proyecto de inversión para el equipamiento del sub-almacéndel quirófano5.3 Programa de mantenimiento preventivo y de restituciónPermanenteproyecto27

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO14. Bibliografía1. Comisión permanente de la Farmacopea de los Estados Unidos mexicanos 2010,Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministros demedicamentos y demás insumos para la salud, cuarta edición, Secretaria de Salud.2. Comisión para la Certificación de Establecimientos de Atención Medica, Estándarespara la Certificación de Hospitales, Versión 2011.3. Diario oficial, Manual de la función pública, 16 de julio del 2010.4. Programa de Trabajo Para la Dirección General, Instituto Nacional de Pediatría 2011-2016.5. MSP. Juan Pablo Villa Barragán, Planeación y Gerencia Estratégica en Salud. MéxicoD.F 2009.6. MSP. Juan Pablo Villa Barragán, Guía para la elaboración de proyectos estratégicos enServicios de Salud, Enero 2011.7. Servicios Corporativos en Capacitación y Consultoría, Manual del participante:Administración de Almacenes e Inventarios.8. Documento telemático, Instituto Latinoamericano y del Caribe de PlaneaciónEconomía y Social, Metodología del Marco Lógico, Santiago de Chile 41 págs.http://www.ilpes.org9. Documento telemático, Presidencia de la República, México, Plan Nacional deDesarrollo 2007-2012 http://pnd.calderon.presidencia.gob.mx/igualdad-deoportunidades/salud.html10. Documento telemático, Modelo Nacional de Farmacia Hospitalaria, Secretaria deSalud 2009.http://salud.chiapas.gob.mx/doc/biblioteca_virtual/manuales_modelos/SS_Modelo_Nacional_Farmacia_Hospitalaria-2008_09_VPCF_Protec.pdf11. Documento telemático, Secretaria de Salud, Programa Nacional de Salud 2007-2012,185 págs.http://www.conadic.salud.gob.mx/pdfs/programas/pns_version_completa.pdf12. Documento telemático, Programa de Acción Específico 2007-2012 Medicina de AltaEspecialidad, 83págs. http://www.ccinshae.salud.gob.mx/descargas/PAEMAE.pdf28

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍAPROYECTO DE EFICIENCIA EN EL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y OTROSINSUMOS PARA LA SALUD EN EL SUB-ALMACÉN DE QUIRÓFANO13. Documento telemático, Secretaria de Salud México, Programa de Acción Especifico2007-2012, Sistema Integral de Calidad en Salud SICALIDAD, 104 págs.http://www.calidad.salud.gob.mx/doctos/calidad/pa_sicalidad.pdf14. Documento telemático, Secretaria de Salud México 2005, Hacia una políticafarmacéutica integral para México, primera edición.http://www.cofepris.gob.mx/Documents/BibliotecaVirtual/LibrosElectronicos/l44.pdf15. Documento telemático, Secretaría de Salud México, Guía de aprendizaje del taller:manejo y dispensación de medicamentos en farmacias, , Febrero 2004, Secretaría deEducación Publica, 158pags.http://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/DOCSAL7663.pdf29