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Artículo de Opinión
Normativa
de Protección de datos
Medidas de Seguridad
Ya informamos en esta revista de las actuaciones del
Agente Comercial ante la normativa de protección de
datos de carácter personal, teniendo como objeto el mismo
resumir las acciones más generales para su cumplimiento.
Ahora nos centraremos en las medidas de seguridad que
nos exige dicha normativa tanto a los ficheros automatizado
como a los que no lo son (papel).
Habrá que dejar claro en primer lugar que los niveles de
seguridad se dividen en básico, medio y alto. En la mayoría
de casos, en el caso del Agente Comercial, se tratan
datos de nivel básico ya que los de nivel medio y alto
hacen referencia a servicios financieros, evaluación de la
personalidad, salud, creencias, origen
racial, etc.…, considerándose
el nombre y apellidos, la dirección
o el teléfono de nivel básico.
Pongamos como ejemplo a un
agente comercial que tiene en su
despacho los datos de los clientes
en su ordenador de sobremesa
con alguna aplicación al efecto
y sus fichas almacenadas en un
archivador. Además de todas las
actividades jurídicas a realizar anteriormente
(declaración de ficheros,
deber de información,), tendremos
que aplicar las medidas
técnicas y organizativas que nos
indica el Reglamento de Desarrollo
de la LOPD, aprobado por Real
Decreto 7 0/ 007, que tendrán que estar plasmadas
en el Documento de Seguridad obligatorio, y que se resumen
a continuación de forma general para los ficheros
automatizados:
• Definición en el documento de seguridad de las funciones
y obligaciones del agente comercial sobre los
MEDIDAS DE SEGURIDAD
A ADOPTAR
POR EL AGENTE COMERCIAL
EN RELACIÓN CON LA NORMATIVA
DE PROTECCIÓN DE DATOS
(REAL DECRETO 1720/2007
REGLAMENTO DE DESARROLLO
DE LA LEY ORGÁNICA 15/1999,
DE PROTECCIÓN DE DATOS
DE CARÁCTER PERSONAL)
datos y del personal colaborador, en caso de tenerlo,
así como conocer las medidas de seguridad.
• Registrar las incidencias que afecten a los datos de
carácter personal.
• Controlar el acceso a los datos a personal no autorizado.
• Controlar e inventariar los soportes que contengan
datos de carácter personal: archivos anejos al correo,
salidas de soportes, traslado de documentación,...
• Establecer procedimientos de identificación y autenticación
para el acceso a datos (usuario y contraseña)
• Realizar copias de seguridad de los datos, así como
asegurar su posterior recuperación.
Para nuestras fichas de clientes en soporte papel, tendremos
que adoptar medidas encaminadas
al acceso no autorizado
pero también a garantizar la conservación,
localización y consulta
de los mismos. Asimismo, tendremos
que instalar mecanismos para
obstaculizar la apertura de los dispositivos
de almacenamiento (llave),
así como custodiar e impedir
el acceso a personas no autorizadas
cuando se encuentren las fichas
fuera de los archivadores en
proceso de revisión o tramitación.
Para mayor información, les recomiendo
la página web de la
Agencia Española de Protección
de Datos, www.agpd.es, en la que
pueden encontrar toda la información
al respecto, contando con guías e informes que
les ayudaran en el cumplimiento de la normativa.
Eduardo Carmona Roldán
Consultor LOPD
Habeas Data Consultores de Protección de Datos