Instructivo para la Entrega de Recaudos al MEP, por parte de las ...

1 PROPÓSITOEl propósito de este instructivo, es establecer el proceso para la entrega de recaudos al MEP porparte de las empresas que trabajan en el ámbito fiscal, su registro, clasificación y autorización.2 ALCANCEEste instructivo complementa a las Normas Técnicas de Fiscalización (NTF), correspondientes a laDGFI, dependiente del MEP-Caracas.Este instructivo se refiere únicamente a las Empresas, Cooperativas y otras Formas Asociativas (enlo sucesivo: Empresas) que realizan trabajos en sistemas de medición fiscal y transferencia decustodia. No se refiere a empresas que realizan trabajos en sistemas de medición que no tenganpropósitos fiscales.El alcance comprende las empresas que ofrecen los siguientes servicios:- Calibración y análisis de laboratorio.- Inspección de despachos de cantidad y calidad de hidrocarburos liquidos, gaseosos y susderivados.- Auditorías.El proceso de diseño no es materia de este instructivo, por lo cual las empresas de ingeniería yconsultoras no entran dentro del alcance del mismo. Tampoco entran dentro del alcance las empresasproveedores de equipos.3 DEFINICIONESDEPH: Dirección de Exploración y Producción de Hidrocarburos. Anteriormente la DivisiónTécnica de Fiscalización pertenecía a la DEPH.DGFI: Dirección General de Fiscalización e Inspección. Creada el día 21 de julio del 2.005.MEP: Ministerio de Energía y Petróleo ( anteriormente Ministerio de Energía y Minas)MPC:NTF:Ministerio de la Producción y el ComercioNormas Técnicas de FiscalizaciónSENCAMER: Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y ReglamentosTécnicos. Organismo de Acreditación perteneciente al MPC.SMFTC: Sistema de Medición Fiscal y/o Transferencia de Custodia de hidrocarburos líquidos ogaseosos. Incluyen los sistemas de medición de compra / venta de productos derivados de loshidrocarburos. Son sistemas de medición cuya data de medición es usada para el cálculo de regalíasy de impuestos. Los sistemas pueden estar constituidos por los siguientes elementos: sensores,trasmisores (hardware y software), computadores (de flujo, volumen/ hardware y software) y equiposadicionales válvulas, filtros etc. En el caso de medición en tanques, estos se consideran parte delsistema de medición.INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 2

Las empresas de servicios de calibración y análisis de laboratorio deben acreditarse de acuerdo a lanorma COVENIN/ ISO-17025.Las empresas de inspección deben acreditarse de acuerdo a la norma COVENIN/ ISO 17020.Las empresas auditoras de SMFTC son autorizadas por la DGFI del MEP, mediante oficios debido aque no existen normas nacionales e internacionales para acreditar empresas que ofrezcan este tipo deservicios específicos.Las empresas se registran en el documento DGFI-LIS-02, Lista de Empresas que Realizan Trabajosen el Ámbito Fiscal.Dicha lista refleja en todo momento el estado o situación de cada empresa y es única, publica ytransparente, y debe ser conocida por PDVSA, demás Compañías Operadoras y todas las Empresasque trabajan en el ámbito fiscal.5.2 Proceso de Autorización de EmpresasA continuación se describen los pasos a seguir para autorizar empresas:Nota: Toda la documentación indicada a continuación debe serentregada en la Sede del MEP Caracas DGFI.ENTREGA DE RECAUDOSPASO 1Las empresas entregarán a la DGFI los siguientes documentos:1) Carta de Solicitud de RegistroLa Carta de Solicitud de Registro debe ser enviada al Director de la DGFI.2) Recaudosa) Para Empresas que realizan servicios de calibración, análisis de laboratorio e inspección. Lo indicado en la Resolución Nº 328.b) Para empresas auditoras: Copia del Acta Constitutiva y de las ultimas Modificaciones Estatutarias. Informe de Presentación de las Actividades y Servicios que presta la Empresa. Resumen Curricular de cada uno de los integrantes del personal técnico especializadoque integran la Empresa. Declaración de Empresa Independiente. Certificado de Sistema de Calidad. Certificado de Acreditación como Organismo Certificador.INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 4

PASO 2INSPECCIÓN POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DEL MEPEl Director de la DGFI solicita a los funcionarios que correspondan, según la jurisdicción, querealicen una visita de inspección a las instalaciones, en los sitios que las empresas hayan declaradoen la Carta de Solicitud de Registro.Los funcionarios realizan la inspección y levantan un Acta de InspecciónDurante la inspección los funcionarios deben:- Inspeccionar las instalaciones- Inspeccionar los equipos y comprobar su estado de funcionamiento- Verificar los certificados de calibración de los equipos con énfasis en: organismo o empresaque los emitió, el principio de trazabilidad de las calibraciones y la fecha de caducidad.- Elaborar una lista de equipos y aplicaciones de computación según el formato que se indicaen el ANEXO A.- Revisar la documentación del sistema de calidad con énfasis en los Certificados deAcreditación (ISO 17025 e ISO 17020), Certificados en Sistemas de Gestión de la Calidad(ISO 9000), procedimientos de calibración y lista de control de calibraciones.El Acta de Inspección se redacta según lo indicado en el ANEXO ANota: El Acta de Inspección la entregan los Inspectores Regionales a la DGFI, pero debenser conocidas y firmadas por los representantes de las empresas.Las empresas deben tener copia de dicha acta.PASO 3PROCESO DE CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESASEl proceso de clasificación es responsabilidad del Director de la DGFI.Las empresas se clasificarán según las clases indicadas en el ANEXO B, con base en ladocumentación entregada y el “Acta de Inspección”.PROCESO DE REGISTROPASO 4Para cada empresa se elabora una “Ficha Técnica”, la cual contiene todos los datos que lescorresponden.INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 5

A su vez, las empresas se registran en el documento DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que RealizanTrabajos en el Ámbito Fiscal.PASO 5PROCESO DE ENTREGA DE AUTORIZACIÓNLas Empresas están autorizadas según se indica a continuación.a) Empresas que realizan servicios de calibración, análisis de laboratorio e inspección.Las Empresas que poseen Certificados de Acreditación están autorizadas hasta lafecha de vencimiento de dicho certificado.Las Empresas que no posean el Certificado de Acreditación, y que estén registradasen el MEP con anterioridad a la fecha de publicación de la Resolución Nº 328: 30 deseptiembre de 2005, están autorizadas hasta el 31 de diciembre de 2005. Posterior al31 de diciembre de 2005 serán autorizadas hasta el 30 de septiembre de 2006, siemprey cuando entreguen copia de la Planilla de Inscripción en SENCAMER, antes del 31de diciembre de 2005. La fecha limite para la entrega del Certificado de Acreditaciónes el 30 de septiembre de 2006. Posterior al 30 de Septiembre de 2006, las empresasno serán autorizadas si no entregan dicho certificado.Las Empresas que no poseen Certificado de Acreditación, y que se registren en fechaposterior al 30 de septiembre de 2005, serán autorizadas hasta tres (3) meses despuésde la fecha de registro en el MEP. Posterior a los tres (3) meses serán autorizadoshasta nueve (9) meses, siempre y cuando entreguen copia de la Planilla de Inscripciónde acreditación en SENCAMER antes de cumplido los tres (3) meses.La fecha limite para la entrega del Certificado de Acreditación es de doce (12) mesesposterior a la fecha de registro en el MEP. Después de dicha fecha limite, las empresasno serán autorizadas si no entregan dicho certificado.b) Empresas Auditoras.Las autorizaciones las emite la DGFI, mediante Oficios en las cuales se indica el lapso detiempo.6 REGISTROSLos registros que se derivan de la aplicación de esta norma son los siguientes:• DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que Actúan en el Ámbito Fiscal• Comprobantes de entrega / recepción de Carta de Solicitud de Registro y Recaudos.• Comunicaciones varias.INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 6

7 ANEXOSANEXO A: Formato “Acta de Inspección” y “Lista de Equipos y Aplicaciones deComputación”.ANEXO B: Clases de empresas que actúan en el ámbito fiscalANEXO C: Copia de la Resolución Nº 328INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 7

ANEXO AFORMATO “Acta de Inspección” y “Lista de Equipos y Aplicaciones de Computación”.Toda Acta de Inspección debe ir acompañada de una Lista de Equipos y Aplicaciones deComputación la cual forma parte indivisa de la misma. El acta debe estar sellada y firmadaSe entiende por aplicaciones de computación a los software con aplicación directa o indirecta, en ladeterminación de cantidad y parámetros de calidad de los hidrocarburos ( ej software de integraciónde cartas de registradores, software para calibración de tanques etc)______________________________________________________________________________ACTA DE INSPECCIÓNlugar y fechaLos suscritos ( indicar nombres, profesión y cargo), funcionarios adscritos a la Jefatura de Zona (indicar zona), dependencia ésta del Ministerio de Energía y Petróleo, por medio de la presentehacemos constar que de acuerdo a lo ordenado por la Dirección General de Fiscalización eInspección, según oficio N° ( indicar número y fecha), hemos realizado una inspección ocular, a lasinstalaciones, de la empresa (indicar nombre de la empresa), ubicadas en ( indicar direccióncompleta), con la finalidad de confirmar la existencia y el funcionamiento de los equipos yaplicaciones de computación que se detallan en el anexo a esta acta, titulado “Lista de Equipos yAplicaciones de Computación”.Se suscriben a esta acta por la empresa (indicar nombre de la empresa), los ciudadanos ( indicarnombre y cargo)En la ciudad de , a los días del mes de del año(Colocar sello del MEP)(Firmas de los funcionarios del MEP y de los representantes de la empresa)(Indicar nombres, cargos y números de cédula)INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 8

“Lista de Equipos y Aplicaciones de Computación”EMPRESA: (indicar nombre de la empresa)Esta lista se adjunta al “Acta de Inspección”, de la cual forma parte indivisa.Lista de EquiposDESCRIPCIÓNDEL EQUIPOMARCA MODELO SERIALCÓDIGOASIGNADOPOR LAEMPRESACERTIFICADODECALIBRACIÓNEMITIDO PORFECHA DECADUCIDADDELCERTIFICADODECALIBRACIÓNOBSERVACIONESLista de Aplicaciones de ComputaciónDESCRIPCIÓN DELA APLICACIÓNDECOMPUTACIÓN(Software)MARCAVERSIÓN /AÑODE EMISIÖNCERTIFICAD DEVALIDACIÓN( indicar Organismo/Empresa que loemitió) y fechaOBSERVACIONESEn la ciudad de , a los días del mes de del año(Colocar sello del MEP)(Firmas de los funcionarios del MEP y de los representantes de la empresa)(Indicar nombres, cargos y números de cédula)INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 9

ANEXO BCLASES DE EMPRESAS QUE ACTÚAN EN EL ÁMBITO FISCALLa siguiente lista debe ser usada para clasificar y registrar las empresas según elalcance de los servicios que ofrecen• Empresas de Servicios: Calibración de equipos de medición:- Flujo- Nivel- Presión- Temperatura- Densidad- Longitud (cintas de medición )- Volumen (probadores fijos)- Masa- Registradores- Analizadores- Cromatógrafos- Medidores de agua libre- Medidores de agua y sedimentos- Teodolitos- Otras Calibración de tanques Análisis de laboratorio Inspección (verificación de medición de cantidad y calidad dehidrocarburos y sus derivados/ despachos, embarques). AuditoríasINSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 10

ANEXO CCOPIA DE LA RESOLUCIÓN Nº 328INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 11