estudio previo - Contraloría Municipal de Villavicencio

1ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA COMPRAREUBICACION E INSTALACION DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOSTIPO MINI SPLIT.Villavicencio, Diciembre 18 de 2009.La Contraloría Municipal de Villavicencio, adelanta el presente ESTUDIO PREVIO, sujeto alo reglamentado por el art. 3º del Decreto 2474 de 2008 y artículo 1º del Decreto 3576 de2009, a fin de realizar el proceso de Contratación de Adquisición de Bienes y/o Servicios deigual o inferior al 10% de la menor cuantía y la consecuente celebración del contratorequerido:I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD1. Mediante el Acuerdo 038 de junio 5 de 1986, el Concejo Municipal de Villavicencio creó LaContraloría Municipal.2. De conformidad con el art. 65 de la Ley 42 de 1993, la Contraloría municipal deVillavicencio, debe realizar la vigilancia de la gestión fiscal en su jurisdicción de acuerdo a losprincipios, sistemas y procedimientos establecidos en la presente ley.3. Que la Contraloría Municipal cuenta con un auditorio amplio y confortable que requiere serdotado de aires acondicionados que contribuyan al mejoramiento del ambiente y permitabrindar a los funcionarios y comunidad, un bienestar en las labores administrativas ymisionales y a la comunidad un espacio agradable para el desarrollo de las capacitaciones.4. Que la Contraloría Municipal de Villavicencio se encuentra ubicada en una región donde latemperatura puede alcanzar los 33.3 grados centígrados, ocasionando exceso de calor, porlo que se requieren espacios con ambiente confortable para el desarrollo de las actividadesnormales de la entidad.5. Que las funcionarias de la Contraloría Municipal, SANDRA MILENA RIOS, AuxiliarAdministrativa y CLAUDIA FERNANDA MARTÍNEZ, Profesional Universitario, presentaronante este Despacho oficio de fecha Diciembre 04 de 2009 solicitando la siguiente necesidadasí: “Como es de su conocimiento la Contraloria Municipal de Villavicencio cuenta con un auditorioamplio y confortable para el desarrollo de las acciones de formación y actividades relacionadas con elnormal desarrollo y calidad en la ejecución de los procesos de la entidad, este auditorio se encuentradotado por dos aires acondicionados los cuales con el normal deterioro y cumplimiento de vida útil, nose encuentran en optimas condiciones para expulsar el suficiente aire a fin de que refresquecompletamente el auditorio por lo que se presenta exceso de calor, ocasionando incomodidad a losasistentes .Por tal razón se hace necesario la adquisición de dos aires acondicionados con mayorcapacidad de refrigeración para el auditorio de la Contraloría Municipal de Villavicencio, que contribuyana la comodidad de los funcionarios y la comunidad quienes son los que hacen uso de este recinto. Asímismo se sugiere reubicar uno de los aires acondicionados que se encuentran en el auditorio a unaoficina más pequeña a fin de que con su capacidad de enfriamiento refresque a los funcionarios quelaboren en la misma.6. Debido a la necesidad requerida por la Contraloría Municipal de Villavicencio la mejorforma y la más conveniente para satisfacerla es realizar una invitación pública a fin de celebrarun contrato para la compra, reubicación e instalación de equipos de aires acondicionados tipomini Split, con una persona natural o jurídica que ofrezca las condiciones óptimas requeridas yque presente la oferta más favorable para los intereses de la entidad cumpliendo con losrequisitos habilitantes exigidos para llevar a cabo el objeto de la presente contratación.1

211. Que existen recursos en el rubro presupuestal 03050201, COMPRA DE EQUIPO, segúnCertificado de Disponibilidad № 211 de fecha Diciembre 18 de 2009 por valor de NUEVEMILLONES QUINIENTOS SESENTA MIL PESOS MCTE ($9.560.000.oo) de loscuales se puede establecer que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia,existe disponibilidad para realizar la presente invitación pública y la consecuente celebración delcontrato.II. DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATODESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO, ESPECIFICIONES ESENCIALES EIDENTIFICACIÒN DEL CONTRATOOBJETO: compra reubicación e instalación de equipos de aires acondicionados tipo miniSplit para uso de la Contraloría Municipal de Villavicencio de acuerdo a las siguientesespecificaciones:ITEM CANTIDAD CUBS DESCRIPCION1 2 1.21.2.2 Aires acondicionados tipo mini Split de 36.000 BTU a220 V con control remoto inalámbrico, NEO PLASMA(antibacterial).Incluye: Accesorios de refrigeración, soportes metálicos,aislamientos térmicos e instalación.Se debe especificar marca, referencia; garantía de 10año por defectos de fabricación.2 1 1.48.1.5.0 Reubicación de aire acondicionado de 24.000 BTU,marca York del auditorio a la oficina del Contralor, consuministro de control remoto universal.Incluye: Accesorios de refrigeración, soportes metálicos,aislamiento térmicos.OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- El futuro contratista se obligará a: 1.) Cumplir con elobjeto del Contrato, en los términos pactados de conformidad con la propuesta presentada.2.) Entregar en la CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO ubicado en la calle 41No 29 -97, el bien objeto de este contrato, debidamente instalado y reubicado el aireacondicionado de la oficina del Contralor Municipal de Villavicencio. 3.) Presentar factura porla compra y servicio ofrecido, los valores de la oferta deberán expresarse en pesoscolombianos, a precios fijos e inmodificables durante la ejecución del contrato y deberánincluir los impuestos y demás costos en que incurra con ocasión de la ejecución del contrato.4) Cumplir con las obligaciones ante el Sistema de Seguridad Social, estableciendo unacorrecta relación entre sus ingresos reales y las sumas cotizadas. (Art. 50 de la Ley 789 de2002) 5) Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situación que puedaafectar la correcta ejecución del mismo. 6) Permitir al supervisor delegado realizar lainspección durante la entrega reubicación e instalación de los aires acondicionados. 7) Depresentarse durante la entrega y revisión, algún defecto en el elemento entregado oespecificaciones diferentes, el contratista hará el cambio de los mismos. 8) Presentar losdocumentos necesarios para la legalización y perfeccionamiento del contrato. 9) Cumplir conlas garantías solicitadas en la invitación pública que serán las mismas de la ofertaeconómica. 10) Las demás propias del objeto del contrato y las contenidas en la propuesta.2

3IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: Teniendo en cuenta la necesidad de adquirir dos airesacondicionados tipo mini Split de 36.000BTU a 220 V con control remoto inalámbrico, NEOPLASMA (antibacterial) para la contraloría Municipal de Villavicencio, el contrato a celebrarse nosupera el 10% de la menor cuantía por lo que se establece como una contratación para laadquisición de bienes de características técnicas y uniformes de común utilización inferior al 10%de la menor cuantía.II.FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓNEn cumplimiento a lo establecido en la Ley 1150 de 2007, y tal como lo dispone el artículo 1 delDecreto Reglamentario № 3576 de 2009, se justifica la escogencia de la presente modalidad deselección en que el valor del Contrato a celebrarse no excede el 10% de la Menor Cuantía.Además de las normas particularmente señaladas en el párrafo anterior, son aplicables a lapresente modalidad de selección la Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2009 y elDecreto 3576 de 2009 en su articulo 1, así como las demás normas complementarias yreglamentarias. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo devoluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercioque llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en la invitación pública. En consecuencia, elpresente proceso se adelantará mediante el PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN PARA LACELEBRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS CUYOVALOR NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD.IV. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DELCONTRATO.• VARIABLES CONSIDERADAS:Estudio de precios del mercado: Se realizó CONSULTA AL SICE, que arroja lainformación:1. Bienes1.21 Equipo para refrigeración, aire acondicionado y circulación de aire1.21.2 Equipo de aire acondicionado.1.21.2.2 Equipo de aire acondicionado tipo mini Split .1.21.2.2.0 Equipo de aire acondicionado tipo mini Split, se llevan a este nivel ya que no seencontraron las especificaciones solicitadas.2. Servicio2.24 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación debienes/equipo.2.24.1 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación debienes/equipo Muebles de oficina2.24.1.0 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación debienes/equipo, a este nivel ya que no se encontraron las especificaciones solicitadas.3

4Ofertas Presentadas – Estudio de mercado: A efectos de conocer y establecer un valorproyectado para la presente contratación y como punto de referencia, los funcionariosencargados de realizar el estudio previo tuvieron en cuenta la necesidad y solicitaroncotizaciones a establecimientos de comercio dedicados a esta actividad comercial y se establecióel costo de mercado para la realización de esta compra y reparación, teniendo como punto dereferencia la de menor precio.DETALLEVALOR ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓNVALOR PROPUESTA$ 9.560.000.ooVariables consideradas: Por ser una Contratación para la adquisición de bienes y/o serviciosinferior al 10% de la menor cuantía, el procedimiento de selección se llevará a cabo medianteuna subasta inversa, por lo que la escogencia corresponderá al mejor postor, es decir a quienpresente la oferta con el precio más bajo, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 3576 de2009, siempre y cuando la respectiva oferta cumpla con las condiciones del objeto y se encuentreen condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad.Monto del presupuesto: De acuerdo a la consulta realizada en el SICE y de acuerdo acotización solicitada para el estudio de la necesidad de contratar la compra e instalación de dosaires acondicionados tipo mini Split de 36.000BTU a 220 V con control remoto inalámbrico, NEOPLASMA (antibacterial) para la contraloría Municipal de Villavicencio y la reubicación de aireacondicionado de 24.000 BTU, marca York del auditorio a la oficina del Contralor, con suministrode control remoto universal, se tiene en cuenta como costo estimativo del Contrato la suma deNUEVE MILLONES QUINIENTOS SESENTA MIL PESOS M/CTE ($9.560.000.), delpresupuesto de la presente vigencia.Disponibilidad e Imputación Presupuestal:La Contraloría Municipal cuenta con un presupuesto oficial máximo establecido y aprobado parala vigencia 2009, para lo cual el Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero, medianteCertificado de Disponibilidad No 211 de fecha Diciembre 18 de 2009 existe en el rubropresupuestal 03050201, COMPRA DE EQUIPO por valor de NUEVE MILLONESQUINIENTOS SESENTA MIL PESOS MCTE ($9.560.000.oo) certificando lo siguiente:“Que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe disponibilidad parallevar a cabo la presente contratación.V. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICARLA OFERTA MÁS FAVORABLE:Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios inferioral 10% de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca elmenor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad para ser seleccionada por laoferta más ventajosa desde el punto de vista económico, de conformidad con lo establecido en elDecreto 3576 de 2009.VI. ESTIMACIÓN, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUEPUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO:4

5• En este tipo de contratos y atendiendo la naturaleza e implicación de las condicionesque se acordaran y que se han detallado existe el riego de incumplimiento delcontratista y mala calidad de los aires. Por esta razón se le exigirá que constituya afavor de la Contraloría Municipal de Villavicencio garantía única que ampare laobligación de cumplimiento del contrato y calidad y correcto funcionamiento delequipo comprado.• INDEMNIDAD: El futuro CONTRATISTA, se obliga a Mantener indemne a la ContraloríaMunicipal de Villavicencio de toda reclamación, demanda, acciones legales osimilares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa todaacción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que conellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecucióndel contrato, de conformidad con el Decreto 931 de marzo 18 de 2009VII. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURAQUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALESPor ser un contrato para la adquisición de dos (2) aires acondicionados, es necesario exigirdel contratista, el otorgamiento a favor de LA CONTRALORÍA la siguiente garantía expedidapor una compañía de seguros debidamente constituida en el país o entidad bancaria, la cualamparará: 1) El cumplimiento de las obligaciones por un monto equivalente al veinte porciento (20%) del valor del contrato, cuya vigencia sea igual a la duración del presenteContrato y cuatro meses más. 2) La calidad del bien por el veinte por ciento (20%) del valordel contrato, por un término igual a la duración del presente Contrato y cuatro meses más. Elpago de la garantía debe ser constituida dentro de los cinco (5) días siguientes a lasuscripción del contrato, comprometiéndose en todo caso el contratista a prorrogarla en casoque la ejecución del mismo se extendiere por un término superior.VIII. DOCUMENTOS ANEXOS.1. Certificado de disponibilidad presupuestal.2. Certificados de precio indicativo.3. Cotización.SANDRA MILENA RIOS TORRESAuxiliar Administrativa – AlmacenistaCLAUDIA FERNANDA MARTINEZProfesional Universitario5