institucion educativa francisco jose de caldas - Contraloría ...

Nit. 892.003.636-4INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUEINTEGRAL REGULARINSTITUCIÓN EDUCATIVA“COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS DE VILLAVICENCIO”1VIGENCIA 2008 y 2009CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIOVILLAVICENCIO MARZO 15 DE 2011Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4CONTENIDOINTRODUCCION1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO2. DICTAMEN INTEGRAL3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA3.1. Evaluación a la contratación.3.2. Evaluación al Presupuesto33.3. Evaluación a la Tesorería.3.4. Evaluación al Almacén.3.5. Concepto sobre la Gestión4. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOSRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4INTRODUCCIONAUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL A LAINSTITUCIÓN EDUCATIVA “FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”La Contraloría de Villavicencio, en desarrollo de su función constitucional y legal, y encumplimiento de su plan general de auditorías, practicó auditoria gubernamental conenfoque integral a la Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DECALDAS de Villavicencio”.La auditoria se centró en la evaluación de las siguientes líneas: Contratación,Presupuesto, Tesorería, Almacén y el concepto sobre la Gestión.Las líneas de auditoría seleccionadas corresponden al análisis de la importancia yriesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas.4Las respuestas dadas por la entidad serán analizadas, evaluadas e incluidas en elinforme cuando se consideren pertinentes.Dada la importancia estratégica que La Institución Educativa “COLEGIOFRANCISCO JOSÉ DE CALDAS” tiene en el sector educativo, la ContraloríaMunicipal de Villavicencio espera que este informe contribuya a su mejoramientocontinuo y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos, lo cualredundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población estudiantil.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-41. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADODurante el periodo auditado 2008-2009 La Institución Educativa “COLEGIOFRANCISCO JOSÉ DE CALDAS de Villavicencio” del Municipio de Villavicencio serigió por el siguiente presupuesto.AÑOPresupuestoAprobadoPresupuestoen SMLMVMenor Cuantíahasta 20SMLMVMayorCuantía Ley80/93.2008 $391.886.500 849 9.230.000 280 SMLV2009 $384.509.200 774 9.938.000 280 SMLVLa Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”, del Municipiode Villavicencio, está ubicada en el barrio San Isidro en la carrera 26 No. 35 - 68, sinembargo en la actualidad se está atendiendo en sedes alternas debido a que la sedeprincipal se está construyendo el Megacolegio; el presupuesto para la vigencia 2008,según acuerdo 009 de diciembre 03 de 2007 es por valor de $391.886.500; y para el2009 fue de $384.509.200, aprobado mediante acuerdo 06 de noviembre 19 de 2008.5Conforme al artículo 7º de la ley 715 de 2001 compete al Municipio en cabeza de laSecretaría de Educación Municipal, dirigir, planificar y prestar el servicio educativoen los niveles de preescolar, básica y media.Que la contratación de la Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉDE CALDAS de Villavicencio” se encuentra regida por el decreto 992 de 2002reglamentario de la ley 715 de 2001, el decreto 2170 de 2002, así como la ley80 /93 y el Decreto 4791 de 2008.NATURALEZA JURIDICALa Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS” del Municipio deVillavicencio, es un ente educativo público, recibe recursos de la Nación, ElRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4Administrativos 18, 13 del municipio y 5 por Cooperativa.8El plantel educativo conto con 2.655 alumnos distribuidos en las tres jornadas desexto a once, y un total de 167 alumnos retirados por diferentes motivos. Para el2009 2.548 estudiantes.GRATUIDADLa institución educativa cuenta con 3 sedes: Escuela Concepción palacios, EscuelaFrancisco Miranda e Institución educativa Francisco José de Caldas, siendo auditadoRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4por la Contraloría la vigencia 2009 de los cuales se produjo un informe de gratuidad.Los aspectos más relevantes fueron los siguientes:SEDENoalumnosbásicaNoalumnomediaRECURSOS ASIGNADOS POR CONPES 122 y 125.AsignaciónbásicaAsignaciónmediaTotalasignadoESCUELA CONCEPCION PALACIOS 147 4.851.000 0 4.851.000ESCUELA FRANCISCO DE MIRANDA 519 17.127.000 0 17.127.000FRANCISCO JOSE DE CALDAS 493 179 16.269.000 10.740.000 27.009.000TOTAL 1159 179 38.247.000 10.740.000 48.987.000Fuente: Archivos de la Pagina web de la secretaria de educación municipalCOLEGIO FRANCISCO JOSE DE CALDASRECURSOS ASIGNADOS POR GRATUIDADNo alumnos Total recursosbeneficiados asignadosRECURSOS GRATUIDAD TERRITORIAL 1556 139.529.027Fuente: Archivos de la Pagina web de la secretaria de educación municipalDurante la vigencia 2009 según los listados de la secretaria de educación 2894alumnos recibieron algún beneficio referente a gratuidad.9El colegio recibió recursos por concepto de gratuidad y Conpes por un valor total de$188.516.027 pesos.Para la vigencia de 2008 y 2009 la Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCOJOSÉ DE CALDAS” de Villavicencio en su parte presupuestal de ingresos alcanzó unpresupuesto definitivo de $432 millones de pesos, para el 2009 ya que al presupuestoaprobado se le realizaron dos adiciones por valor total de $48 millones de pesos,mediante acuerdo Nº 007 y para el 2008 el presupuesto aprobado no sufrióvariaciones. Todos los acuerdos fueron debidamente aprobados por el consejodirectivo.Del presupuesto de gastos para el 2008, se comprometió la suma de $338.359.893miles de pesos arrojando un superávit presupuestal de $3.218 miles de pesos, y parael 2009 se comprometió la suma de $424 millones de pesos, arrojando un superávitfiscal de $35 millones de pesos; la misión se enfocó hacia el eje social representadoprincipalmente en la inversión de recursos que permitan el desarrollo defuncionamiento de la Institución Educativa.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-42. DICTAMEN INTEGRALLa Contraloría Municipal de Villavicencio con fundamento en las facultades otorgadaspor el artículo 267 y 272 de la Constitución Política y por la ley 42 de 1993, practicóAuditoria Gubernamental con Enfoque integral a la institución educativa “COLEGIOFRANCISCO JOSÉ DE CALDAS de Villavicencio”, donde se evaluó la gestión fiscal ala luz de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que seadministraron los recursos puestos a su disposición, para la vigencia 2008-2009, lacomprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas serealizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada yanalizada por la Contraloría Municipal de Villavicencio. La responsabilidad de laContraloría Municipal, consiste en producir un informe integral que contenga elconcepto sobre la gestión adelantada por la Institución Educativa “COLEGIOFRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”.10El informe contiene observaciones de tipo administrativo, financiero y legal, que unavez comunicados al rector de la Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉDE CALDAS” deben ser corregidas a través de la ejecución de un plan demejoramiento.La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de Auditoria Gubernamentales,así como las políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la ContraloríaMunicipal de Villavicencio, por lo tanto requirió, acorde con ellas, la planeación yejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable parafundamentar los conceptos y la opinión expresados en el informe. El control incluyó elexamen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos quesoportan la gestión de la entidad, el análisis de los recursos asignados, el cumplimientode las disposiciones legales.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-43. RESULTADOS DE LA AUDITORIA3.1. LINEA DE CONTRATACIONAspectos GeneralesNormatividad aplicableEn materia contractual la institución educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DECALDAS” le es aplicable la siguiente normatividad:Constitución Política de ColombiaLey 80 de 1993 y Decretos reglamentariosLey 190 de 1995Ley 715 de 2001Decreto 111 de 1996Decreto 992 de 2003Ley 42 de 1993Ley 734 de 2002Ley 1150 de 2007Decreto 4791 de 200811Igualmente la Institución educativa cuenta con un manual de contratación modificadoy aprobado mediante acuerdo numero 005 de 2009 emanado del Consejo Directivo.Facultad para contratarLa celebración y ejecución de todos los actos y contratos celebrados por la institucióneducativa, son funciones del rector licenciado PABLO ROBERTO BELLO CONTRERASy son responsabilidad de su cargo, siguiendo los lineamientos de contratación de la ley80 de 1993 y del decreto 992 del año 2002.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4SELECCIÓN DE LA MUESTRALa muestra de los contratos se realizó mediante muestreo no estadístico, la selecciónse fundamentó en aquellos contratos que por su monto y naturaleza fueron específicosen la vigencia 2008 Y 2009, se estudio un 30% de la contratación.* Se anexa copia del cuadro de los contratos analizados ANEXO 1 2008, ANEXO 22009.Para la vigencia 2008 el presupuesto definitivo fue de $391 millones de pesos endonde los parámetros de contratación para la menor cuantía fue hasta 20 SMLMV lacual quedó establecida en $9.230.000.Para la vigencia 2009 el presupuesto definitivo fue de $432 millones de pesos endonde los parámetros de contratación para la menor cuantía fue hasta 20 SMLMV lacual quedó establecida en $9.938.000.Los contratos de suministro celebrados por la institución educativa “COLEGIOFRANCISCO JOSÉ DE CALDAS” durante la vigencia 2008, ascendieron a$337.127.768, valor que representó el 86% del presupuesto definitivo, y para el 2009ascendieron a 222 contratos por un valor de $370.921.209, equivalentes a un 98% delpresupuesto definitivo, en su mayor parte las ordenes de trabajo y ordenes desuministro están orientados al sostenimiento básico de la institución.12De acuerdo a la evaluación realizada a la contratación, se pudo establecer que existeun archivo ordenado por carpetas legajadas, cada uno de los contratos tiene susrespectivos soportes lo cual facilitó la labor de auditoría de parte de la Contraloría deVillavicencio, se observa que tienen archivados original y copia de todos los contratos.Cabe anotar que todos los contratos de suministro se encuentran con su respectivadisponibilidad presupuestal, factura, orden de suministro o de trabajo, y ademáscuentan con el registro presupuestal.Los contratos de ordenes de trabajo se encuentran con, la cotización, la cuenta decobro, la orden de trabajo, la disponibilidad presupuestal y su correspondienteliquidación.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4El auditor pudo constatar del análisis y estudio del archivo, organización y cuidado dela documentación referente a todos y cada uno de los contratos que integran o hacenparte de la muestra selectiva, adoptada en el proceso auditor realizado al colegioFRANCISCO JOSE DE CALDAS, que el manejo y archivo de la documentación de losprocesos de contratación sin importar el estado o etapa en que estos se encuentrencomo puede ser, en etapa precontractual, contractual o postcontractual, es eladecuado porque en ellos se perciben que la documentación respectiva de cadacontrato, la cual se archiva en carpetas identificadas por cada mes del año, seencuentra debidamente foliada y archivada, lo que refleja la seguridad necesaria en larecopilación, manejo y archivo para esta clase de información documental, lo que a suvez genera confianza en los procesos contractuales.HALLAZGO 1ADMINISTRATIVOFALTA DE ALGUNOS SOPORTES Y FIRMAS EN ALGUNOS CONTRATOSRevisada la documentación se pudo detectar que existen unos contratos que nopresentan algunos soportes o faltan algunas firmas a los cdp o estudios deconveniencia. Es importante que se maneje toda la documentación contractual juntocon los pagos en una sola carpeta para que facilite su búsqueda y su revisión.Tales inconsistencias se presentan así:13- Comprobante 0579 23 abr. de 2008 no presenta fotocopias de la cedula,cámara de comercio ni antecedentes.- La OS a nombre de Juan Pablo Jara quien realiza unas mejoras locativas nopresenta pasado judicial- LA OP 2095 ASESOR JURIDICO EXTERNO LUIS ISAAC GOMEZ en suinforme presentado como soporte de actividades no hace una relación detalladade los procesos asistidos ni de las consultas realizadas este informe es muygeneral ya que no detalla los informes revisados, ni las firmas de losfuncionarios asistidos. Ni se encuentra el análisis de la necesidad que esfundamental- Carpeta 1 de contratación falta foliarla ( ley de archivo)Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4- En la orden de pago 2333 falta firma del rector en el estudio de conveniencia yoportunidad.REPORTE SIAPara la vigencia 2008, 3 contratos sobrepasan la menor cuantía hasta los 20 SMLMV$9.230.000.OP-699 SUMINISTROS C2 10.400.000JOSE GERMANVILLALOBOS PALACIOSPRESTACION DE SERVICIOS DE DIGITACION.COOPSERVISMANTENIMIENTO Y ASEO DEL 01 DE OCTUBRE AL 19 DECOOPERATIVA DEC-29 DICIEMBRE DE 2008. C1 12.504.618 SERVICIOS GENERALESCOOPSERVISCOOPERATIVA DEC-5 SERVICIOS C1 21.561.248 SERVICIOS GENERALESF3F3F3SUMINISTRO CON CLASE C2 CONSULTORIA Y Modalidad de contrataciónselección abreviada 10% menor cuantía.Para la vigencia 2009, 3 contratos sobrepasan la menor cuantía hasta los 20 SMLMV$9.938.000. CONTRATOS C-15 Y C-9.14C1 $ 12,206,088COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO CONSULTORIAEMPRESARIAL Y DESARROLLO ASOCIATIVO CEDA ACTAC1 $ 12,250,503 COOPSERVIS COOPERATIVA DE SERVICIOS GENERALES F4F4PRESTACION DE SERVICIOS Y CONTRATACION DIRECTA.HALLAZGO 2ADMINISTRATIVOINCONSISTENCIAS EN EL REPORTE AL SIA EN LA CONTRATACIONEn la revisión a la información contractual se detectaron una serie de inconsistenciaspara la vigencia 2008 y 2009. Dentro de las inconsistencias se detectaron:- Dos registros sin Nit- Suministros codificados como clase de contratación c2 de consultoría- Compras codificadas como serviciosRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4- Mantenimiento y/o reparación sin la codificación c3 del caso- Errores en las fechas de algunos contratos- No registraron los contratos de alquiler de cafetería y fotocopiadora- Registran conceptos como devoluciones de dineros por concepto de gratuidadque no son contratos- Registran la caja menor cuando es un contrato- La OS-4 con fecha de disponibilidad y fecha de firma antes de ladisponibilidad, igual el contrato C-1 de 2009.- No ubican o clasifican las pólizas a la clase que corresponde en la contratacióndel SIA según el instructivo.- Asodic sin nit- También figuran suministros como servicios y OP cuando son suministrostambién.NúmerodelContratoOP-3OP-1OP-2OP-6OP-4OP-26OP-5OP-7Fuente DeRecurso Objeto ClaseValor delContrato Nombre del ContratistaForma deContrataciónRENTAS SUMINISTRO DE UNAPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $830,500 DROMAYOR DEL LLANO F4RENTAS SUMINISTRO DE UNAPAPELERIA Y LITOGRAFIAPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $2,215,600 CONTINENTALF4RENTAS SUMINISTRO DE UNAPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $5,210,000 COMERCIALIZADORA DISCAR F4RENTAS SUMINISTRO DE UNAPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $8,988,000 COMERCIALIZADORA DISCAR F4RENTAS SUMINISTRO DE UNAPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $252,000 ELECTRICOS LA BODEGA F4RENTAS SUMINISTRO DE UNAJOSE GERMAN VILLALOBOSPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $895,000 PALACIOSF4RENTAS SUMINISTRO DE UNAJOSE VICENTE CASADIEGOPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $600,000 LEONF4RENTAS SUMINISTRO DE UNAPROPIAS NEVERA APARTAMENTERA. C5 $575,000 MUEBLES MONICA F4$19,566,100.015Es necesario que la Institución educativa implemente mecanismos de control o defiltro para que este tipo de errores no se presenten en la rendición de cuentas SIA,así como de revisar toda la documentación y demás soportes e incluir toda lainformación contractual para un mayor control y revisión de otra vigencia.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-43.2. PRESUPUESTOLa institución educativa COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS aprobó unpresupuesto inicial de $391.886.500, para la vigencia de 2008, el cual se encuentraregistrado y aprobado por cada uno de los miembros del Consejo Directivo de laInstitución Educativa, su distribución y aplicación se encuentra determinado de lasiguiente forma:PRESUPUESTO DE INGRESOS 2008CODIGO DETALLE PRESUPUESTO INICIAL2 PRESUPUESTO DE INGRESOS 3918865002.1 INGRESOS OPERACIONALES 3918865002,1,1 DERECHOS ACADEMICOS 3736815002,1,1,1 MATRICULA 247765002,1,1,2 PENSION 2477650002,1,1,3 COSTOS EDUCATIVOS 899420002,1,1,4 CERTIFICADOS 20000002,1,1,5 DERECHO DE GRADO 91980002,2 TRANSFERENCIAS RECURSOS PUBLICOS 30002,2,1 NACION 10002,2,2 DEPARTAMENTO 10002,2,3 MUNICIPIO 10002,,3 RECURSOS DE CAPITAL 182020002,,3,1 ARRENDAMIENTOS DE BIENES 162000002,2,3,2 RENDIMIENTOS FINANCIEROS 20000002,2,3,4 DONACION DE ENTIDADES PRIVADAS 10002,2,3,6 OTROS RECURSOS 100016PRESUPUESTO DE GASTOS 2008CODIGODETALLEPRESUPUESTOINICIAL3 GASTOS 3918865003,1 FUNCIONAMIENTO 3918865003,1,1 GASTOS DE PERSONAL 1045000003,1,1,1 SERVICIOS PROFESIONALES 190000003,1,1,2 REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS 850000003,1,1,3 JORNALES 500000Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-43,1,2 GASTOS GENERALES 2873865003,1,2,1 MATERIALES Y SUMINISTROS 740000003,1,2,2 SERVICIOS PUBLICOS 200000003,1,2,3 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 20000003,1,2,4 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE 30000003,1,2,5 SEGUROS 100000003,1,2,6REALIZALICION DE ACTI. CULTURALES YDEPORTIVAS 80000003,1,2,7PARTICIPACION EN ACTI. CULTURALES YDEPORTIVAS 40000003,1,2,8 IMPRESOS Y PUBLICACIONES 155000003,1,2,9 IMPREVISTOS 23865003,1,2,10 MANTENIMIENTO 750000003,1,2,11 COMPRA DE EQUIPOS 700000003,1,2,12 PROYECTOS ESPECIALES DE ESTUDIO 3500000Para la vigencia de 2009, se aprobó un presupuesto inicial de $ 384.509.200, y para el2008 $391.886.500, los cuales se encuentran registrados y aprobados medianteacuerdos emitidos por el Consejo Directivo de la Institución Educativa, su distribucióny aplicación se encuentra determinada de la siguiente forma:17PRESUPUESTO DE INGRESOS 2009CODIGO DETALLE PRESUPUESTO INICIAL2 PRESUPUESTO DE INGRESOS 3845092002.1 INGRESOS OPERACIONALES 3845092002,1,1 DERECHOS ACADEMICOS 3663042002,1,1,1 MATRICULA 249032,1,1,2 PENSION 2490382,1,1,3 COSTOS EDUCATIVOS 863184002,1,1,4 CERTIFICADOS 5000002,1,1,5 DERECHO DE GRADO 55440002,2 TRANSFERENCIAS RECURSOS PUBLICOS 30002,2,1 NACION 10002,2,2 DEPARTAMENTO 10002,2,3 MUNICIPIO 10002,,3 RECURSOS DE CAPITAL 182020002,,3,1 ARRENDAMIENTOS DE BIENES 16200000Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-42,2,3,2 RENDIMIENTOS FINANCIEROS 20000002,2,3,4 DONACION DE ENTIDADES PRIVADAS 10002,2,3,6 OTROS RECURSOS 1000PRESUPUESTO DE GASTOS 2009CODIGODETALLEPRESUPUESTOINICIAL3 GASTOS 3845092003,1 FUNCIONAMIENTO 3845092003,1,1 GASTOS DE PERSONAL 910000003,1,1,1 SERVICIOS PROFESIONALES 240000003,1,1,2 REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS 650000003,1,1,3 JORNALES 20000003,1,2 GASTOS GENERALES 2935092003,1,2,1 MATERIALES Y SUMINISTROS 650000003,1,2,2 SERVICIOS PUBLICOS 200000003,1,2,3 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 35000003,1,2,4 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE 35000003,1,2,5 SEGUROS 140000003,1,2,6REALIZALICION DE ACTI. CULTURALES YDEPORTIVAS 120000003,1,2,7PARTICIPACION EN ACTI. CULTURALES YDEPORTIVAS 40000003,1,2,8 IMPRESOS Y PUBLICACIONES 140000003,1,2,9 IMPREVISTOS 45092003,1,2,10 MANTENIMIENTO 750000003,1,2,11 COMPRA DE EQUIPOS 700000003,1,2,12 PROYECTOS ESPECIALES DE ESTUDIO 8000000MANEJO PRESUPUESTAL18La Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS” lleva un libro depresupuesto que lo genera el sistema y es impreso en cada vigencia de acuerdo alcódigo presupuestal y para generalizar la norma, también se lleva un libro manualalternativo al que genera el sistema que por su manejo de fácil acceso, se haimplementado.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4Certificados de Disponibilidad PresupuestalRespecto de los certificados de disponibilidad presupuestal, se revisó que loscontratos para el periodo auditado llevaran anexo el respectivo certificado cuya fechade expedición concuerda con la fecha del compromiso o del pago de la cuenta.Dado el manejo del presupuesto, la información fue archivada en forma física, la cualcorresponde al libro de registros, el cual se encuentra sin enmendaduras ni tachones,situación que se perfecciona además con la implementación del presupuestosistematizado con claves de acceso y de administración por medio del programaPEGASUS SOFTWARE, durante la vigencia 2008 y 2009.En desarrollo del proceso de la auditoría se revisaron los consecutivos de lasdisponibilidades y los registros presupuestales, donde se encuentra un adecuadomanejo de la numeración, como consecuencia de los conocimientos del programa enmención.Con la sistematización del manejo financiero de la entidad se refleja un mayorordenamiento en el proceso presupuestal ofreciendo un mayor nivel de seguridad yconfianza en administración de las finanzas así como el sistema de información delmismo.19En relación con lo anterior, se determinó que las acciones ejercidas por la Entidad através del responsable del manejo presupuestal y del rector, están acordes con loslineamientos del orden estatal y que la implementación del manual de presupuesto queinstituyó y adoptó La Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DECALDAS” le han permitido de manera técnica y segura la optimización de los recursos.REGISTRO DEL PRESUPUESTO EN EL SICEConsultado el portal del SICE para el registro del presupuesto del 2008 y 2009, sepudo establecer que la entidad a la cabeza del representante legal, registróoportunamente el presupuesto inicial aprobado por el consejo directivo y ademásregistrado su ejecución de forma trimestral.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4DERECHOSACADEMICOS 366,304,200 366,304,200 394,841,153 108 28,536,953 8TRANSFERENCIAS 3,000 48,087,000 48,084,000 100 3,000 0RECURSOS DECAPITAL 18,202,000 18,202,000 16,841,246 93 1,360,754 7TOTALINGRESOS 384,509,200 432,593,200 459,766,399 106 29,900,707 7El presupuesto para la vigencia fiscal de 2009, fue aforado inicialmente en la suma de$384 millones de pesos, durante la vigencia hubo adiciones por valor de $48 millonesde pesos para un aforo final de $432 millones de pesos, se presentaron recaudos porvalor de $459 millones de pesos equivalente al 106%, es decir que recaudaron 7% másdel total del aforo final.Presupuesto de GastosAPROPIACIONCONCEPTO INICIAL FINAL PAGOS % PARTICIPSALDO PORCOMPROMETER %FUNCIONAMIENTOGASTOS DEPERSONAL 91,000,000 76,000,000 73,475,992 97 2,524,008 3.3GASTOSGENERALES 293,509,200 356,593,200 351,278,548 99 5,314,652 1.521TOTAL 384,509,200 432,593,200 424,754,540 98 7,838,660 1.8El presupuesto de gastos registro tuvo una apropiación inicial de $384 millones depesos, hubo una adición de $48 millones de pesos, para una apropiación final de $432millones de pesos de los cuales solo fueron para gastos de funcionamiento distribuidosasí:Para gastos de personal hubo una apropiación final fue de $76 millones de pesos de loscuales se comprometieron $73 millones de pesos equivalentes al 97% del total de loaforado finalmente.Para gastos Generales hubo una apropiación final fue de $356 millones de pesos de loscuales se comprometieron $351 miles de pesos equivalentes al 99% de lo aforadofinalmente.La ejecución presupuestal presento compromisos por valor de $424.754 miles depesos es decir el 98% del presupuesto definitivo.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4Situación Presupuestal a Diciembre 31 de 2009CONCEPTO 2009INGRESOS 459,766,399GASTOS 424,754,540SITUACIONPRESUPUESTAL 35,011,859Institución Educativa FRANCISCO JOSE DE CALDAS de Villavicencio, presentosuperávit presupuestal a Diciembre 31 de 2009 de $35 millones de pesos ya que losingresos fueron mayores que los compromisos adquiridos.BACKUPS DE RESPALDO Y COPIAS DEL SISTEMA DE PRESUPUESTOEl colegio tiene respaldado el sistema de información a través de copias de seguridaden el servidor y en CD´S, sin embargo no tiene adoptado un plan de contingencias nosolamente para el área de presupuesto si no para todo el sistema de información de laentidad y que este adoptado mediante un acto administrativo.22Nota: a la fecha la entidad se encuentra implementando un nuevo software depresupuesto llamado ADECOL.HALLAZGO 4ADMINISTRATIVOAUSENCIA DE UN PLAN DE CONTINGENCIAS PARA SISTEMASla entidad no cuenta con un plan de contingencias para sistemas y que este adoptadomediante un acto administrativo; La Institución educativa cuenta con copias deseguridad del sistema que se manejan ocasionalmente para respaldar la información yasí evitar posibles pérdidas de información.La Institución Educativa debe implementar este plan de contingencias para poderrespaldas la información de la Entidad y así poder prevenir riesgos que alteren el buenfuncionamiento de la entidad. Lo anterior teniendo en cuenta que casi todos losprocesos que se manejan son a través de medios electrónicos.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-43.3 LINEA AREA DE TESORERIAEn el área de tesorería laboran dos funcionarios Tesorero - pagador y secretaria detesorería, quienes se encargan de manejar todo el proceso de recaudos y pago decuentas.Durante el periodo auditado laboró en la tesorería como pagador el señor HUGORAFAEL CUAN MANJARRES nombrado mediante Resolución 142 de 2003 y comoauxiliar de tesorería la señora GLADYS MAIRENA VARGAS ROA, estos funcionariosse encargan de manejar todo el proceso de recaudos y pago de cuentas.En el desarrollo de la auditoría se procedió a verificar la existencia de procedimientospara el manejo de la dependencia, manuales de funciones, pólizas de manejo quecubran la custodia de fondos, bienes y títulos valores, libros de bancos, caja, cuentaspor pagar, conciliaciones, medios de seguridad, cancelación de cuentas, reservaspresupuestales y archivo de documentos.Revisada la documentación que soportan los procedimientos anteriores, se verificó quela dependencia dispone de procedimientos que describen el proceso en formadetallada y precisa, estos procedimientos fueron estudiados y analizados por elconsejo directivo.23De igual forma se evidencia el manejo de los libros de caja y bancos y presupuestopara el periodo auditado también cuentan con libros en Excel y el trabajo desarrolladopor el programa PEGASUS SOFTMARE, llevando los libros en forma sistematizada;para las cuentas por pagar la dependencia elaboró una relación para efectuar elrespectivo control de la mismas.Respecto a la seguridad y protección para los fondos, cheques, chequeras y títulosvalores, estos son custodiados por medio de caja fuerte bajo la responsabilidad deltesorero-pagador amparado con póliza de manejo Nº 6501000001902.Se comprobó, que para mayor seguridad en el manejo de los cheques a estos se lescoloca sello de páguese a primer beneficiario en el momento del recibo de la chequerade parte del banco.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4COMPROBANTES DE EGRESOEn el año 2008 y 2009, los comprobantes de egreso se llevaron en la tesorería delCOLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS en carpetas, las cuales se encuentrannumeradas de forma consecutiva, y archivadas en el orden cronológico en que se vanefectuando los pagos es decir mes a mes; los comprobantes de egreso son realizadospor el programa PEGASUS SOFTWARE, brindando a este proceso seguridad yconfiabilidad en el manejo técnico de la información.En La Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”, losmecanismos utilizados para el recaudo de efectivo, son las consignaciones, losdesprendibles de los talonarios de matricula pensión y el pago de certificados yconstancias de estudio; Estos recursos son captados a través de la cuenta de ahorrosNº 960046449 y cuenta corriente Nº 960-000479, correspondientes al BANCOGANADERO y la cuenta de ahorro Nº 220-410-72073-4 y la cuenta corriente No.410-00008-7 del BANCO POPULAR; estas cuentas son alternadas entre si es decir serealizan traslados de la de ahorros a las corrientes con el propósito de cubrir loscheques de pagos a clientes de la institución conciliadas en forma mensual.24Las condiciones de manejo para la cuenta corriente son, dos firmas (rector; licenciadoPABLO ROBERTO BELLO CONTRERAS y el tesorero-pagador HUGO CUANMANJARRES), dos sellos secos con el logotipo de la institución y el distintivo deRector y Pagador, un sello de páguese a primer beneficiario, la cuenta está facultadapara realizar retiros hasta de $1.000.000 en efectivo, las sumas superiores sonautorizadas con comunicación vía telefónica entre el banco y el tesorero, esteconfirma los cheques previamente girados. Las pólizas de manejo de efectivo seencuentran vigentes, y su vigencia es de un año c/u, ampara al almacenista, a lasecretaria académica, al rector y al tesorero, por un monto de $3.000.000.00. Laschequeras se encuentran en caja fuerte como los demás títulos valores de la entidad ysolo tiene acceso a esta bóveda el tesorero mediante clave de seguridad; ademásmanejan sistema de monitoreo en las noches.La conciliación de las cuentas bancarias se realiza mensualmente y los desprendiblessoportes se anexan a los ingresos y egresos, se encontró que los libros de Bancos estádebidamente foliados, en su hoja inicial se observa la apertura de los mismos y esfirmado por el rector de la institución, los documentos, libros, libretas y chequeras seRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4guardan en una caja de seguridad y la clave es de manejo individual y únicoconocimiento del tesorero.El área de tesorería presenta flujogramas de actividades que le permiten a lainstitución establecer los procedimientos y acciones para el desempeño de funcionesde la tesorería, cada uno de estos procesos y procedimientos, le permiten a LaInstitución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS” de manera técnicafacilitar el proceso en el manejo de tesorería.Los pagos se realizan de acuerdo al flujo de caja y los dineros devueltos a losestudiantes que pagaron y tienen gratuidad se realizan por resolución rectorial endonde se autoriza la devolución de estos dineros. El valor de los dineros devueltos poreste concepto corresponde al 2008 $490.110 y para el 2009 $396.200.Las cuentas de bancos se encuentran debidamente conciliadas a diciembre 31 dediciembre de cada año presentando un saldo razonable.Para el 2008 se manejo una caja menor debidamente documentada y legalizada, para el2009 no se manejo caja menor. Sin embargo para el 2008 aparte de reportar estainformación al SIA, también reportaron este dato como contratación generando estemanejo como contratación cuando no lo es.25Las cuentas deudores no presentan saldos a dic. 31 de 2008 y 2009.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-43.4 LINEA DE ALMACENEn La Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”, estáimplementada el área de almacén, a cargo del funcionaria EDILMA LUCIA ROMEROPARRADO; En el desarrollo de la auditoria se pudo determinar que existe una relaciónde Inventarios valorizado e individual por elemento como producto del proceso desaneamiento contable que para el 2005 debía culminarse.En relación con el almacén se halla La auxiliar administrativo,encargada de esta función, ante los procesos de recepción, custodia,control y entrega de bienes, todos los bienes se encuentran dentro delsistema PEGASUS, el cual los tiene subdivididos por dependencias,para las vigencia 2011 se está implementando el nuevo software dealmacén denominado ADECOL. La entidad bebe prestar atención en lanueva implementación de este software y que este respaldado ya quese corre el riesgo de incurrir en mas compras de programas objetosque ocasionarían desgastes administrativos y se comprometen másrecursos de la entidad.26Las actas de entrada con sus soportes están debidamente legalizadas,las cuales identifican las fechas de elaboración y la de compras, seobserva como en el área de almacén existen los originales de las actasde entrada y en las cuentas reposan las copias de las mismas.Los requisitos de actas de salidas de almacén están debidamenteelaboradas, lo que implica la exigencia de la responsabilidad al otorgarelementos en calidad de préstamo.Se evidencio la existencia de un inventario por dependencias, de loselementos que se encuentren a cargo de cada funcionario.Se pudo apreciar que el lugar en el cual se encuentra el almacén, reúnelos requisitos básicos estructurales para su buen funcionamiento, seencuentra una dependencia sistematizada y en red en formaorganizada.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4Se pudo determinar que en el almacén se ha realizado el proceso para dar de baja aalgunos elementos que ya cumplieron su vida útil o están totalmente inservibles. Parala vigencia 2008 se dieron de baja elementos mediante un acta de un comité el cualrealizo el análisis técnico de estos elementos.Las áreas de almacén y tesorería cuentan con un sistema de red, lo que les permiteintegrar sus procesos y unificar criterios en materia contable, razón por la cual segeneran efectos positivos en los procedimientos debido a la confiabilidad en losresultados, la debida aplicación al manual de funciones permite la agilidad del almacén.Igualmente tienen implementado mediante resolución un manual de Procesos yProcedimientos Administrativos desde octubre de 2001.HALLAZGO 5ADMINISTRATIVOESTRUCTURA DE USUARIOS DEL SICERevisada la estructura del SICE acorde a la normatividad vigente se encontró que laInstitución Educativa no presenta una estructura acorde a lo dispuesto en lanormatividad SICE, en los siguientes aspectos:271- El ordenador del gasto debe ser el mismo representante legal, figura laalmacenista como ordenadora del gasto y no el rector, toda acción generaríaalarma.2- No tienen establecido el Administrador del SICE3- El usuario de Control interno no está activoLa entidad solo tiene identificados correctamente al administrador del plan decompras y al representante legal. Se espera corrijan estas deficiencias.ENTIDAD: INSTITUTO NACIONAL FRANCISCO JOSE DE CALDASNIT: 8920991326ESTADO DE REGISTRO: ActivoREPRESENTANTE LEGAL: PABLO ROBERTO BELLO CONTRERASIDENTIFICACION: CC 9069669DIRECCION: CRA 26 N 35 68TELEFONO: 0986622453SECTOR: SOCIALRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4SUBSECTOR: EDUCACION CULTURA Y DEPORTEFECHA DE INSCRIPCION: 2005-12-06LUGAR: VILLAVICENCIOCORREO ELECTRONICO: colegiocaldas@delmeta.com-----------------------------------------------------------------FUNCIONARIO | FECHA INSCRIPCION | ESTADO USUARIO DESCRIPCION---------------------------------------------------------------EDILMA ROMERO PARRADO | 2006-05-26 |Activo ORDENADOR DEL GASTO SICEHUGO CUAN MANJARRES | 2006-05-26 |Activo ADMINISTRADOR PLAN DE COMPRASPABLO ROBERTO BELLO CONTRERAS | 2005-12-06 |Activo Entidades de EstadoFEDERICO CASTRO PE?A | 2006-05-26 |Transitorio - Listo para activar|CONTROL INTERNO-----------------------------------------------------------------------------------------------FUENTE: CONSULTA SICE28Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-43.5 GESTION Y RESULTADOSPara la conceptualización sobre la gestión y resultados de la entidad se tuvo comobase la información presentada para el 2008 y 2009 en donde se relacionan losprincipales logros y desarrollos consolidados que la Institución Educativa InstitutoNacional Francisco José de Caldas ha alcanzado entre el período comprendido entreenero y diciembre de 2008 y 2009. Igualmente el resultado de la auditoria regularpracticada a la entidad.La Institución Educativa Instituto Nacional Francisco José de Caldas continúaafianzándose en el compromiso de hacer de la educación académica un efectivo factordinamizador del desarrollo local y regional, atendiendo la responsabilidad socialderivada de ser una institución educativa de carácter público. Avanzando en estepropósito, en los últimos años se han alcanzado algunos logros importantes dedestacar.COMPONENTE ACADEMICOJornadas académicas para la prestación del servicio educativo:291. Mañana2. Tarde3. NochePlanta directiva y docente con un alto grado de profesionalismo:1. Un rector.2. Seis coordinadores.3. Dos psicorientadoras.4. Ocho profesores de matemáticas.5. Seis profesores de español.6. Seis profesores de ingles.7. Seis profesores de biología.8. Dos profesores de química.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-49. Dos profesores de filosofía.10. Dos profesores de ética y valores.11. Tres profesores de edufisica12. Seis profesores de sociales.13. Dos profesores de artes plásticas.14. Seis profesores especializados en preescolar.15. Treinta profesores especializados en primaria.Cobertura y atención:NIVEL 2008 2009Preescolar 159 148Básica primaria 1042 1145Básica secundaria 1012 1011Media académica 368 365Total 2581 2669Gratuidad escolar:30VIGENCIA ESTRATO 1 ESTRATO 2 TOTAL2008 369 1150 15192009 400 1156 1556Ampliación de su capacidad tecnológica:1. Dotación de un laboratorio de bilingüismo con equipos de última generación.2. Dos salas de sistemas con capacidad de 25 equipos cada una, en la sedeprincipal.3. Una sala de sistemas dotada con 30 computadores y red de internet en cadauna de las sedes de primaria.4. Sistematización de todos los procesos administrativos y académicos.5. Convenio COMPARTEL, dotación de la red LAN para la conectividad a internet.Capacitación y actividades institucionales:Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-41. Capacitación didáctica y direccionada a la calidad institucional encompetencias, métodos periódicos y planeadores de clase; dirigida a directivosy docentes de las tres sedes de la institución.2. Encuentro con la pedagogía y la cultura dirigida a los directivos y docentes delas tres sedes de la institución.3. Fortalecimiento de las actividades institucionales como el día de la familia, eldía del estudiante, semana cultural caldita y ceremonia de graduandos.4. Se fortaleció la estructura preventiva y correctiva de los asuntos deconvivencia a través de conferencias y capacitación sobre derechos humanos,ley de infancia y el debido proceso a nivel de directivos docentes, docentes yeducandos.5. Se fortalecieron los espacios académicos para el desarrollo y socialización delos proyectos transversales.6. Se implementaron medidas y espacios de atención para la aplicación de lasobligaciones especiales y éticas fundamentales contenidas en la ley 1098 de2006.Actividades culturales y deportivas:311. Se fortalece la formación de los grupos de danzas y de música en las tressedes (semillero y base, en la jornada cultural de realizan los foros Caldistaorganizados por los docentes de Ciencias sociales y el encuentro con la culturallanera organizado por los docentes de Educación Artística).2. En cuanto a la parte deportiva y competitiva se impulsa esta disciplina con elapoyo de la asociación de padres de familia y los espacios necesarios para larealización de estas actividades; Se le da continuidad y apoyo a los equipos debasquetbol, voleibol y microfútbol para su participación en los diferenteseventos deportivos de carácter competitivo.Difusión institucional:1. Se continúa fortaleciendo la edición en cada vigencia de la revistaPERSPECTIVA, órgano de difusión anual del colegio, donde se le daparticipación a todos los estamentos institucionales, como integrantes de lacomunidad caldista.2. Continuidad con la edición al periódico informativo y cultural “EL BAMBU”.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-43. Apoyo logístico e institucional con la EMISORA ESTUDIANTIL.4. FORO CALDISTA.Apoyo e incentivos a educandos y educadores:1. Incentivo a los mejores estudiantes de cada curso con la exoneración del pagode matrícula y de pensión en el respectivo año lectivo, Teniendo en cuenta susentido de pertenencia y su desempeño en lo académico, cultural y deportivo.Icfes y pruebas saber:La institución ha mantenido un buen desempeño en las pruebas de estado:AÑOÁREASBIOLOGÍAMATEMÁTICASFILOSOFÍAFÍSICAQUÍMICALENGUAJESOCIALESINGLÉS2004 2005 2006 2007 2008 2009J. M. J.T. J. M. J.T. J. M. J.T. J. M. J.T. J. M. J.T. J. M. J.T.47,6 46,9 46,5 48 48,6 50 48,4 48,4 45,6 45,7 47,8 46,342,1 40,5 44 45,2 46,2 47,5 43,9 47,3 45,8 45,4 45,4 45,846,4 44,5 43,4 46,1 50,5 49,2 41,8 41,7 41,9 42,3 43,6 43,742,7 42,3 46,9 47,9 46,8 47,2 44,8 46,2 43,6 45,7 44,8 44,543,3 43,6 42,3 46,4 46,2 48,7 46,9 48,8 43,3 46,6 47,6 47,852,4 52,9 45,8 50,4 49,9 51,2 49,8 49,5 47,7 47,3 48,3 46,948,8 49,4 46,7 47,8 46,6 47,1 48,4 47,338,6 41,1 43,1 46,6 45,1 49,3 45,2 51,2 41,6 44,2 47 4932PROMEDIOS 44,7 44,5 44,6 47,2 47,7 49,1 45,9 47,6 44,5 45,5 46,6 46,4CAREGORÍAALTOALTOMEDIOALTO ALTO SUPERIOALTOSUPERIOMEDIOALTO ALTO ALTOCOMPONENTE ADMINISTRATIVOPlanta administrativa para la atención al usuario:1. Un Pagador.2. Una Secretaria Académica.3. Una Almacenista.4. Una Bibliotecaria.5. Una auxiliar de la secretaría académica.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-46. Tres señoras de servicios generales.7. Tres celadores.Personal inherente de apoyo:Se gestiono ante la Secretaria de Educación Municipal el suministro de cuatro (4)personas adicionales para el servicio de aseo en las tres sedes de la institución; aligual que vigilancia para la sede francisco de Miranda.Rendición de cuentas:1. Se realizo el día de febrero de 2009, la AUDIENCIA DE RENDICION DECUENTAS con la participación de docentes, directivos docentes y funcionariosadministrativos, con el apoyo y colaboración de toda la comunidad educativa.2. Se rinden informes a los diferentes entes gubernamentales como: Contraloría Municipal de Villavicencio. Secretaria de Hacienda Municipal. Secretaria de Educación Municipal. Gobernación del Meta.33Infraestructura:1. Gestión ante la gobernación del meta para la construcción de una nueva sede debachillerato.2. Gestión ante la gobernación del meta para la construcción de un polideportivopara la sede francisco de Miranda.3. Gestión ante ICBF para suministrar 125 almuerzos diarios para los niños de lassedes de primaria de escasos recursos económicos.4. Gestión ante la SEM para suministrar 635 raciones diarias como refrigeriospara los niños distribuidos en las tres sedes de la institución.5. Se ejecutaron trabajos permanentes de atención técnica de carácterpreventivo y reparacional de la planta física de las tres sedes educativas, delos sistemas hidráulicos, eléctricos, informáticos, sanitarios y de las áreasdeportivas, lúdicas y culturales a efecto de contar siempre con unaRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4infraestructura que le permitiera al educando recibir el derecho fundamentalde la educación en condiciones de calidad y dignidad.Convenios:1. Suscripción de convenio interadministrativo con la universidad cooperativa parael servicio de odontología para los estudiantes de las tres sedes de lainstitución.Manuales y reglamentación:1. Vigencia y actualización del manual de convivencia.2. Manual de funciones.3. Manual de procesos y procedimientos.4. Manual interno de contratación.5. Código de ética.6. P.E.I.34COMPONENTE FINANCIEROSe cuenta con la asesoría contable de la cooperativa CYA CONTADORESASOCIADOS, en cabeza del Dr. Federico Castro Peña, con el apoyo a la alta direccióndel Dr. Daniel Gómez Acuña en el área jurídica para los procesos de contratación ylegalidad de los asuntos rectorales.Ejecución del presupuesto:Se utiliza como instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada vigenciafiscal se programa el presupuesto de ingresos y de gastos. Esto de acuerdo a lasnormas vigentes y reglamentarias para tal fin.FENECIMIENTOCon fundamento en los conceptos emitidos en el dictamen, y las inconsistenciasdeterminadas a través de los hallazgos encontrados en el desarrollo de la AuditoriaGubernamental Integral con enfoque regular, LA CUENTA SE FENECE PARA LAVIGENCIA 2008 y 2009.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4CONCEPTO SOBRE LA GESTIONCon base en las actividades desarrolladas y plasmadas en el PEI por la entidad enconcordancia con la normatividad vigente, las directrices del Consejo directivo y elinforme sobre la rendición de la cuenta y la auditoría realizada a las diferenteslíneas, permiten conceptualizar que la INSTITUCION EDUCATIVA FRANCISCOJOSE DE CALDAS en cabeza del Rector de la Institución presentan una GESTION YRESULTADOS FAVORABLE.Sin embargo es preciso que a través de un seguimiento a las actividades desarrolladaspor la entidad se enmarquen una serie de directrices que permitan laretroalimentación y el mejoramiento continuo para mejorar aquellos aspectos quepresentan deficiencias y mejorar o mantener los procesos que se encuentran bien.35Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-44. RESUMEN DE HALLAZGOSANEXO No. 1. Cuadro de HallazgosAUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL A LA INSTITUCION EDUCATIVA “COLEGIOFRANCISCO JOSÉ DE CALDASMUNICIPIO DE VILLAVICENCIO – METANo. HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS PENALES Y FISCALES TIPOHALL/.12345FALTA DE ALGUNOS SOPORTES EN LA CONTRATACION, FIRMASRevisada la documentación se pudo detectar que existen unos soportes que nopresentan algunos soportes o faltan algunas firmas a los cdp o estudios deconveniencia. Es importante que se maneje toda la documentación contractual juntocon los pagos en una sola carpeta para que facilite su búsqueda y su revisión.INCONSISTENCIAS EN EL REPORTE AL SIA EN LA CONTRATACIONEn la revisión a la información contractual se detectaron una serie de inconsistenciaspara la vigencia 2008 y 2009.NO REPORTE DE LA ADICION PRESUPUESTAL DEL 2009 EN EL SICEAl presupuesto de la vigencia 2009, se le realizo una adición de $48 millones loscuales no fueron incluidos en el presupuesto del SICE. Esta situación hizo que elsistema arrojara saldo de presupuesto negativo, lo cual no es concordante con loanalizado en el sistema y los acuerdos de adición de presupuesto.AUSENCIA DE UN PLAN DE CONTINGENCIAS PARA SISTEMASla entidad no cuenta con un plan de contingencias para sistemas y que este adoptadomediante un acto administrativo; La Institución educativa cuenta con copias deseguridad del sistema que se manejan ocasionalmente para respaldar la información yasí evitar posibles pérdidas de información.ESTRUCTURA DE USUARIOS DEL SICERevisada la estructura del SICE acorde a la normatividad vigente se encontró que laInstitución Educativa no presenta una estructura acorde a lo dispuesto en lanormatividad SICE,AAAAA36TOTAL DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS…………………………No. 5LUIS GOZALO PRADO OSPINACoordinador AuditoriaRevisó: Humberto Ospina PérezRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4500-21-02-0969Villavicencio, marzo 15 de 2011DoctorHUMBERTO OSPINA PEREZContralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo FinancieroContraloría municipal de VillavicencioCiudad.ASUNTO: Informe final de auditoría e informe de replicaAtentamente me permito hacer entrega del informe preliminar de Auditoria regularrealizado a La Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”,vigencia 2008 y 2009, para sus fines pertinentes.37Cordial saludo,LUIS GONZALO PRADO OSPINACoordinador AuditoriaAnexo: folios (51)Proyectó: Gonzalo Prado – AuditorReviso: Humberto Ospina CFAFCopia: consecutivoRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta

Nit. 892.003.636-4500-21-02-0969Villavicencio, marzo 15 de 2011LicenciadoPABLO ROBERTO BELLO CONTRERASRector Institución Educativa COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDASCiudadASUNTO: Informe Final de auditoría y replicaMe permito hacer entrega del informe final de auditoría e informe de réplica de laAuditoria Gubernamental con Enfoque Integral Regular, realizada a la InstituciónEducativa COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS; vigencia 2008 y 2009.Este órgano de control le concede hasta diez (10) días hábiles contados a partir delrecibido del mismo, para que presenten un Plan de Mejoramiento de acuerdo a loestablecido en la Resolución 378 de 2008.38Cordial saludo,HECTOR ALFONSO CUELLAR PULIDOContralor Municipal de VillavicencioAnexo:informe y replica en ( 51 ) foliosProyectó: Gonzalo Prado – AuditorReviso: Humberto Ospina CFAFCopia: consecutivoRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta