terminos de referencia auditoria externa al convenio entre el ...

3.2 Redactar un programa de auditoría, que incluya entre otras, unainvestigación sobre el planteamiento y el funcionamiento del control interno,revisión de los registros contables y procesos de compra que abarque losiguiente:3.2.1 Revisar y ejecutar pruebas de los ingresos y egresos ocurridosbajo el período de revisión atendiendo a los documentos derespaldo, su aprobación, revisión, proceso de contabilización,veracidad, confiabilidad y demás requisitos internos y legalesestablecidos.3.2.2 Verificar que dentro de los registros contables, debe llevarse elcontrol de los aportes financieros para la ejecución del proyecto.3.2.3 Delegación y autorización de firmas para el manejo de los fondosdel proyecto.3.2.4 Manejo de las transacciones de divisas, tasas de cambio ydiferencias por tipo de cambio.3.2.5 Verificar el registro y control de activos fijos.3.2.6 Verificar que el proceso en la adquisición de bienes, materiales ysuministros, hayan sido efectuadas correctamente.3.3 La Evaluación de la estructura de control interno, en la que se incluya losiguiente:3.3.1 Examinar que los controles internos para el programa sonadecuados.3.3.2 Verificar los libros y registros internos en el proceso decontabilidad y presentación de informes a fin de cerciorarse quesean apropiados y suficientes como lo es: autorización de lastransacciones, certificación y aprobación debida de lastransacciones, con inclusión de registros sobre pagos ydeterminar si los procedimientos para la clasificaciónpresupuestaria son adecuadas.3.3.3 Revisión de las conciliaciones bancarias de la cuenta dedepósitos monetarios registrada. Confirmación directa de lossaldos bancarios a la fecha de cierre.3.4 Establecer si la beneficiaria ha emprendido a tiempo acciones correctivasacertadas.

3.5 Evaluar el control interno administrativo y contable que permita comprobarque la DEMI ha hecho un registro adecuado y exacto de los movimientos,operando bajo transacciones financiera autorizadas en el convenio.3.6 Hacer verificación interna con el objetivo de garantizar la salvaguarda de losfondos otorgados por la cooperación sueca.3.7 La auditoría deberá incluir actividades de comprobación y definir el alcancede las mismas.3.8 Conciliar los desembolsos recibidos o ingresos recibidos de la CooperaciónSueca para la ejecución del proyecto con los registros contablesrelacionados con el convenio, haciendo mención del diferencial cambiarioobtenido e intereses si aplica.3.9 Valorar la aplicabilidad y elegibilidad de los pagos efectuados durante elperíodo, así como de su adecuada clasificación, contabilización yacumulación en el estado de ingresos y egresos.3.10 Revisar la razonabilidad de los saldos disponibles a la fecha del informe deauditoria.3.11 Conciliar los estados financieros y revisar las conciliaciones bancarias yestados de cuenta del banco.3.12 Examinar los comprobantes de pago, comprobantes de diario, egresos,recibos oficiales para el período.3.13 Comprobar los desembolsos acumulados al final del período auditado conel presupuesto aprobado, para determinar si la ejecución está encorrespondencia directa con los fondos autorizados y aclarar a qué sedebieron las desviaciones al mismo, en caso las hubiera.3.14 Revisar los métodos de control administrativo financiero, aplicación demanuales de procesos administrativos y contables, manual deadquisiciones y contrataciones etc.3.15 Revisar los procedimientos de compra, envío, recepción, salida y custodiade los materiales y equipo adquirido con fondos del proyecto.3.16 Revisar y verificar la existencia del inventario de activos fijos adquiridos confondos del proyecto, realizando pruebas físicas de la existencia e incluir ellistado completo de los bienes debidamente identificados en el informe deauditoría, si aplica.3.17 Controlar que las solicitudes de fondos para las actividades del proyecto seajustan a líneas de acción definidas.

3.18 Certificar el cierre contable de los fondos otorgados por la CooperaciónSueca, de los fondos no utilizados al final del período y los interesesdevengados, si los hubiese.3.19 Controlar que durante la ejecución del proyecto no se hayan efectuadoprácticas administrativas discrecionales, tales como: préstamos personales,adelantos de salario, pago de beneficios adicionales, gastos derepresentación, pago de vacaciones, pago de llamadas internacionales, etc.3.20 Se analizará la correcta administración de los activos fijos adquiridos confondos del proyecto.3.21 Examinar que los controles internos para el programa son satisfactorios, yverificar que las licitaciones para compras y servicios hayan sido efectuadascorrectamente.3.22 Verificar al azar los libros y registros internos en el proceso de contabilidady presentación de informes a fin de cerciorarse de que sean apropiados ysuficientes: autorización de las transacciones, certificación y aprobacióndebida de las transacciones, con inclusión de registros sobre pagos ydeterminar si los procedimientos para la clasificación presupuestaria sonadecuados.3.23 Incluir una revisión y opinión separada sobre el monto reportado por laDEMI, por concepto de “Monto comprometido 2011 no pagado” con unmonto de Q. 276,924.99, originado por falta de espacio presupuestario enel grupo de gasto correspondiente.3.24 Verificar que se hayan superado los hallazgos de control interno reportadosen la auditoría 2010 y confirmar el cumplimiento del plan de acciónelaborado para superar dichas debilidades.4. OBJETIVOS:4.1 Emitir dictamen por firma de Auditoría externa con reconocimientointernacional, sobre la razonabilidad de la información financiera ypresupuestaria, de conformidad con las normas INTOSAI o IFAC y normas ycondiciones que regulan el uso de los fondos según las referenciascontenidas en el Convenio.4.2 Obtener una opinión profesional sobre si el Estado de Ingresos y Egresos delprograma sujeto de cooperación presenta razonablemente, en todos susaspectos de importancia las inversiones realizadas de conformidad con losrequerimientos del Convenio suscrito.

4.3 Obtener una opinión profesional sobre si el estado de ingresos recibidos,egresos efectuados y saldos disponibles presenta razonablemente, en todoslos aspectos de importancia, el efectivo recibido y desembolsos efectuadosdurante el período sujeto a revisión.4.4 Comprobar el cumplimiento de las clausulas de caráctercontable/financiero/presupuestario contenida en el convenio suscrito con elGobierno de Suecia.5. PRODUCTOS ESPERADOSLa firma auditora deberá presentar los productos siguientes:5.1 Informe de Auditoría con opinión sobre la razonabilidad de la ejecuciónpresupuestaria del proyecto, en todos sus aspectos de importancia: losingresos recibidos, los gastos incurridos, los bienes y la asistencia técnica yprofesional adquirida directamente y donde establezca si la beneficiaria hacumplido con las condiciones del convenio en todos los aspectos materiales,identificando todos los asuntos de importancia material, las condiciones y lasindicaciones que revelen actos ilegales.5.2 Recomendaciones que contribuyan al mejoramiento permanente de laadministración del proyecto como resultado de la auditoría realizada, queconstituyan opciones para elevar el grado de eficiencia y eficacia de lagestión.5.3 Carta de gestión sobre la evaluación de la estructura de control interno,principalmente de los controles financieros/contables y administrativosinternos de la DEMI.6. INFORMES:Como resultado del trabajo realizado, la firma auditora deberá entregar un informefinal con tres ejemplares en español y un informe ejecutivo en inglés y deberáestar conformado por al menos los siguientes aspectos:6.1 Opinión profesional del contador público sobre la razonabilidad de las cifraspresentadas en los estados financieros de cada contraparte.6.2 Estado de ingresos y egresos presentado en dólares (especificandoclaramente los fondos recibidos por concepto de desembolsos de Suecia) eintereses devengados, si corresponde y el diferencial cambiariocorrespondiente al período auditado.

6.3 Notas a los estados financieros (haciendo énfasis en cuentas por cobrar,anticipos pendientes de justificar, detalle mensual de intereses devengados,detalle de transferencias expresadas en dólares y su equivalente en monedade circulación nacional y cuentas por pagar, si aplica).6.4 Notas al control interno, incluyendo las recomendaciones sobre loshallazgos, recomendaciones puntuales que permitan mejorar losprocedimientos administrativos.6.5 Listados acumulados de activos fijos, adquirido con fondos del proyecto.6.6 Tabla de ejecución presupuestaria en US$ que refleje la correspondenciadirecta entre los gastos y los fondos autorizados y se establezca a qué sedebieron las modificaciones al mismo, en caso las hubiese.6.7 Cuando por circunstancias adversas no sea posible adquirir una opiniónprofesional sobre los estados de ingresos y egresos, el auditor independientedeberá reportar las causas, hechos, condiciones y criterios que le impidenemitir una opinión.7. DURACIÓNLa auditoria se desarrollará en un período de cuatro semanas.8. FIANZALa firma auditora deberá caucionar fianza de sostenimiento de oferta y la fianza decumplimiento.9. SECCION DE HONORARIOSSe estima que los honorarios serán a convenir. La firma de auditoría deberápresentar la factura contable y adjuntar los documentos que soporten el pago deacuerdo al plan de pago, el cual será aprobado por la máxima autoridad de laDEMI y el personal designado por la Cooperación Sueca previo a la erogación.10. FORMA DE PAGOPrevio a la presentación del informe final, la firma auditora deberá emitir unborrador del informe, el cual será presentado a DEMI y personal dedignado porla Cooperación Sueca. para revisión, respecto a los hallazgos reportados en elborrador del informe.Pago único contra entrega de los productos mencionados en el numeral cinco.Pago de los honorarios estará a cargo de la Defensoría de la Mujer Indígenacon fondos recibidos de la Cooperación Sueca.

El monto de los servicios incluye los honorarios, los gastos de secretaría,impresión de informes, transporte, parqueo, utilización de equipo de cómputo ysoftware especializado que se estime necesario.11. PERFIL DE LA FIRMA DE AUDITORIA A CONTRATAREmpresa o firma auditora con reconocimiento internacional.Experiencia comprobable del equipo designado para la realización de laauditoría específicamente en donaciones de cooperación internacional ainstituciones públicas.Experiencia comprobada en diseño e implementación de controlescontables/financieros y administrativos.Constancia de Precalificado por SEGEPLAN correspondiente al año 2012.Excelentes relaciones personales.Orientado(a) al orden y la calidad.Con iniciativa12. CONDICIONESLa firma de auditoría mantendrá un expediente de la auditoría ordenada ycomprensible. La firma auditora que practique la auditoria externa, conservará elexpediente durante un período de 10 años, a partir de la fecha de conclusión de laauditoría.13. IMPREVISTOSCualquier asunto no previsto en estos términos de referencia será resuelto decomún acuerdo entre la Firma de Auditoría Externa y la Defensoría de la MujerIndígena – DEMI.Licda. Cleotilde Cú CaalDefensora de la Mujer IndígenaGuatemala, julio 24 de 2012