Normas y procedimientos para la toma del inventario ... - Sencico

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V. NORMAS GENERALES5.1 Comisión de Inventario.-La Comisión de Inventario, será designada mediante Resolución de la Alta Dirección apropuesta de la oficina de Administración y Finanzas y tendrá como función organizar,conducir y consolidar los resultados del Inventario a nivel nacional, de acuerdo a lamagnitud de los bienes a inventariar.La Comisión de Inventario estará conformada por el personal del Departamento deContabilidad, Departamento de Abastecimiento y de la Gerencia Zonal Lima Callao.5.2 Sub Comisiones de Inventario.-Estarán conformadas por representantes de las Gerencias Zonales y tendrán como funciónla ejecución de la Toma de Inventario en la Dependencia Zonal y al término de ella, losresultados deberán ser informados a la Comisión de Inventario.5.3 Cronograma de Trabajo.-La Toma de Inventario Anual deberá efectuarse al 31 de Diciembre indefectiblemente. LaComisión de Inventario en coordinación con las Sub Comisiones de Inventario, elaboraránsu Cronograma de Trabajo.5.4 Equipos a Utilizar.-Para el trabajo de verificación física a realizar, deberá utilizarse equipos de apoyo como:Computadoras, Impresoras y otros.5.5 Prohibición del desplazamiento de bienes.-Para una adecuada verificación de los bienes asignados a cada una de las dependenciasdel SENCICO, queda suspendido todo desplazamiento interno o externo de los bienesdurante el mes de Diciembre. Esta medida permitirá que el Inventario Físico Institucionalsea exacto y veraz.5.6 Responsabilidad de los bienes asignados.-Teniendo en cuenta que cada trabajador es el único responsable de la existencia física,permanencia y conservación de cada uno de los bienes asignados a su uso, éste deberáadoptar las previsiones del caso para evitar la pérdida, sustracción y deterioro de losmismos, que vaya en desmedro del patrimonio institucional y pudiera generarresponsabilidad administrativa.5.7 Deterioro del medio identificatorio.-En caso, de que el medio identificatorio colocado a los bienes asignados, se despegue,extravíe o deteriore, el responsable de dicho bien, deberá comunicar de inmediato elhecho al Departamento de Abastecimiento, Área de Control Patrimonial, para solicitar elduplicado del código identificatorio.5.8 Control de Bienes no codificados y no registrados en cuentas contables.-Estos bienes que no son Activo Fijo, ni Cuenta de Orden y figuran en los respectivosinventarios de la Dependencia/Trabajador, según “Inventario Físico de Bienes nocodificados“, dada su naturaleza y características propias, serán controlados en forma2
interna y extracontable, por el Departamento de Abastecimiento, Área de ControlPatrimonial.VI.NORMAS ESPECÍFICAS6.1. Sobre la verificación física:La Comisión de Inventario y la Sub Comisión de Inventario, deberán suscribir un Acta deInicio de la Toma de Inventario, señalando, la fecha, hora, lugar y miembros participantes. La verificación física de bienes a realizarse, comprenderá a todos los bienes queactualmente tienen asignados todos y cada uno de los trabajadores del Régimen LaboralD.L. N°. 728 y D.L. N°. 276, en todos sus niveles jerárquicos, a nivel nacional Para optimizar la labor de verificación física de bienes a efectuarse en todas las Sedes delSENCICO, cada dependencia designará a 01 trabajador conocedor del área, para queproporcione a la Comisión de Inventario, la información que se requiera, sobre laprocedencia de los bienes sobrantes o el destino de los bienes faltantes, que se pudieraencontrar. El personal encargado de la verificación física, se constituirá, en la dependenciapredeterminada de cada Sede, en la fecha señalada en el Cronograma de Trabajo,presentándose ante el Gerente y/o Jefe de la misma, para hacerle conocer el motivo de suvisita, quien a su vez convocará a los trabajadores a su cargo, recomendándoles brindarlas facilidades del caso y el apoyo que el personal de inventario requiere. Cada trabajador, sin excepción, está en la obligación de mostrar a la Comisión deInventario y a la Sub Comisión de Inventario todos y cada uno de los bienes que le hansido asignados, inclusive aquellos que por razones de seguridad, podría encontrarse bajollave en escritorios, credenzas, archivadores, armarios o vitrinas, y aquellos bienes dadosen préstamo provisionalmente a otros trabajadores o bienes en reparación, dentro o fuerade la Sede del SENCICO. La Comisión de Inventario en la Sede Central utilizará el Formato “Inventario Físico deBienes”, consignando allí, la información de los bienes, como denominación de cada bien,características propias, anotaciones anteriores, estado de conservación, utilidad, uso,ubicación física y usuario. Dicho formato se llenará en original y copia, debiendo serfirmado por el trabajador usuario y el Presidente de la Comisión de Inventario. La Sub Comisión de Inventario en las Gerencias Zonales, utilizará el formato “InventarioFísico de Bienes”. Consignando allí la información de los bienes como denominación decada bien, características propias, anotaciones anteriores, estado de conservación,utilidad, uso, ubicación física y usuario. Dicho formato se llenará en original y copiadebiendo ser firmado por el Gerente Zonal y todos los Miembros de la Sub Comisión deInventario. La Comisión de Inventario y la Sub comisión de Inventario, realizará su labor constatandoin situ la presencia física del bien y de ser el caso, midiendo, contando, y/o pesando segúnsea el caso, todos y cada uno de los bienes que existan asignados a cada uno de lostrabajadores del SENCICO, en cada ambiente físico de la dependencia materia delInventario. Durante la verificación física de bienes, se procederá a colocar una etiqueta de Inventario,en donde se marcará con un “aspa” el año correspondiente a la Toma de Inventario. De3
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