IT.P.01 Creacion, traslado y cierre de OT's y DT's - Runt

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 1 de 12APROBACIONESElaborado por: Edgar Mauricio Correa Alfonso/MarioMantillaCargo: Coordinador de IT/ Jefe de Operación TecnológicaRevisado por: Mario MantillaCargo: Jefe de Operación TecnológicaAprobado por: Julio Cesar Pinto V.Cargo: Gerente de ITCONTROL DE CAMBIOSVersiónFecha deModificaciónaprobadaDescripción de las ModificacionesNumeral deldocumentomodificado1 21-09-2011 Elaboración inicial del documento NA2 20-12-2011 Se incluye actividad de validación y aprobación por parte del MTpara el traslado de un Organismo de Tránsito3.2.1 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 2 de 12TABLA DE CONTENIDO1. OBJETIVO 32. ALCANCE 33. PROCEDIMIENTO 43.1 CREACIÓN OT (OT FUERA ALCANCE RUNT) 43.2 TRASLADO SEDE OT 74. REGISTROS GENERADOS DEL PROCEDIMIENTO 10B. POLÍTICAS GENERALES 11C. CREACIÓN Y HABILITACIÓN MINISTERIO DE TRANSPORTE 11D. CREACIÓN Y TRASLADO DIRECCIONES TERRITORIALES MINISTERIO DE TRANSPORTE 12E. CIERRE TEMPORAL O DEFINITIVO DE ORGANISMOS DE TRÁNSITO 122 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 3 de 121. ObjetivoRealizar la creación, habilitación, traslado y cierre de Organismos de Tránsito, DireccionesTerritoriales del Ministerio de Transporte, respecto a su interacción con la Plataforma Tecnológicadel RUNT.2. AlcanceEl procedimiento cubre:• la creación y habilitación de nuevos Organismos de Tránsito por parte del Ministerio deTransporte y/o o el traslado de instalaciones de las Organismos de Tránsito existentes, laautorización para su incorporación a la operación e interacción con la SoluciónTecnológica del RUNT, la verificación del cumplimiento de las Condiciones de Operación,Técnicas y Tecnológicas por parte del nuevo OT y su incorporación en estado activo enel sistema.• la creación y habilitación de Nuevas Direcciones Territoriales del Ministerio de Transporteo el traslado de instalaciones de las sedes existentes, su incorporación a la operación einteracción con la Solución Tecnológica del RUNT, la entrega de KIT por parte deConcesión RUNT S.A., y la verificación del cumplimiento de las obligaciones relacionadascon las Condiciones de Operación, Técnicas y Tecnológicas por parte de ConcesiónRUNT S.A., en la nueva DT y/o en la nueva ubicación a donde se trasladen las sedesexistentes y su incorporación en estado activo en el sistema.• el cierre temporal o definitivo de un Organismo de Tránsito o una Dirección Territorial delMinisterio de Transporte, la devolución de los elementos del KIT RUNT entregados y elretiro de los enlaces de comunicaciones instalados en cada sitio.3 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 4 de 123. Procedimiento3.1 Creación OT (OT fuera alcance RUNT)Actividad Descripción ResponsableRecibir las solicitudes de visita técnica de1. Recibir solicitudes certificación provenientes de los OT, radicarlas yde visita de entregarlas al Jefe de Operación Tecnológica.Analistacertificación y Solicitar al Organismo de Tránsito la información y laAdministrativosolicitardocumentación técnica necesaria para ladocumentación planificación de la visita técnica de certificación.2. Estimar recursosnecesarios paravisita técnicaCon base en esta información, se genera unaestimación de los recursos y personal necesario parala realización de la visita técnica de certificación ydebe remitirlos por correo electrónico al Jefe deContabilidad.Jefe de OperaciónTecnológica3. Generar facturade visita técnicade certificación4. Recibir elcomprobante depago de la facturaGenerar la factura correspondiente a la visita técnicade certificación solicitada, teniendo en cuenta laestimación de recursos y de personal recibida y loscostos de desplazamiento, alojamiento, alimentación,viáticos, entre otros.El Jefe de contabilidad debe hacer llegar la factura alOrganismo de Tránsito y notificar del envío al Jefe deOperación Tecnológica para su seguimiento.Recibir comprobante de consignación y/o laaprobación electrónica de pago del Organismo deTránsito correspondiente a la cancelación de lafactura emitida por concepto de la visita técnica decertificación, por los medios de pago autorizados porConcesión RUNT S.A.Registrar en el sistema contable el pago recibido ynotificar al Jefe de Operación Tecnológica del pagovía correo electrónico.Jefe decontabilidadAnalista Financiero4 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 5 de 12Actividad Descripción Responsable5. Planificar visitatécnica decertificaciónProgramar la visita técnica de certificación y notificarvía mail al Organismo de Tránsito, a la Interventoríadel Contrato 033 de 2007 y al Ministerio deTransporte, la fecha(s), la hora y el equipo técnico adesplazarse para realizar la visita técnica decertificación.Jefe de OperaciónTecnológica6. Ejecutar visitatécnica deCertificación7. RevisarResultadosEl personal de Concesión RUNT S.A., asignado parala ejecución de la visita técnica de certificación debedesplazarse al Organismo de Tránsito solicitante enlas fechas y horarios planificados, en Coordinacióncon el personal de la Interventoría del Contrato 033de 2007 y del Ministerio de Transporte designadopara el efecto.Revisar el cumplimiento de las Condiciones deOperación, Técnicas y Tecnológicas con base en lalista de verificación planificada en el formato IT.F.05Lista de verificación de las COTT RUNT OT's.El Equipo asignado a visita técnica de Certificación,debe registrar los resultados de sus observacionesen el formato anteriormente mencionado y recabar lamayor cantidad de evidencia posible (registrofotográfico, mediciones eléctricas, etc.) de lasanomalías e incumplimientos detectados.Revisar los resultados de la visita técnica decertificación registrados en el formato IT.F.05 Listade verificación de las COTT RUNT OT's y laevidencia recopilada y emitir concepto favorable odesfavorable con respecto al cumplimiento de lasCOTT por parte del OT solicitante.Para el caso en el cual el concepto sea favorable, elJefe de Operación Tecnológica debe elaborar lacorrespondiente certificación de aprobación de lasCOTT por parte de Concesión RUNT S.A., en elformato IT.F.06 Certificado de aprobación COTTOT, dicha certificación debe ser remitida por correoelectrónico al Organismo de Tránsito y al Ministeriode Transporte.En el evento que el concepto sea desfavorable, elJefe de Operación Tecnológica debe elaborar uninforme en el cual se registren los incumplimientos ylas recomendaciones a subsanar e implementar porparte del OT solicitante, dicho informe debe remitirloal Organismo de Tránsito y al Ministerio deTransporte y el OT deberá solicitar una nueva visita yEquipo visitatécnica deCertificaciónJefe de OperaciónTecnológica5 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 6 de 12Actividad Descripción Responsablese debe iniciar nuevamente con el procedimiento.Recibir del Ministerio de Transporte notificación delregistro del OT e informar mediante correoelectrónico a la Gerencia de Operaciones para quese encargue de adelantar las actividades paraponer operativo el organismo de tránsito.8. Recibir OTregistradoNota:Una vez el Ministerio asegure el cumplimiento delas Resoluciones No 03846 de 1993 y 1552 de2009, procederá a su registro en el sistema HQ-RUNT mediante la opción Registro deInformación / Registrar Autoridad de Transitodonde se diligencia la siguiente información:FINInformación de la autoridad de tránsito, Datos delRepresentante legal, Clasificación de la autoridadde tránsito, trámites habilitados a realizar y lassedes operativas asociadas.El Ministerio de Transporte debe notificar porescrito y de manera formal al Organismo deTránsito y a Concesión RUNT S.A., del registrodel OT.Jefe de OperaciónTecnológica6 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 7 de 123.2 Traslado sede OTActividad Descripción ResponsableRecibir las solicitudes de traslado de enlaces decomunicaciones del área que haya recibido lasolicitud.Nota:El Organismo de Tránsito (“OT alcance RUNT) esel responsable de solicitar por escrito y de maneraformal a Concesión RUNT S.A., el traslado de loscanales de comunicaciones principal y de respaldoinstalados en el OT, la solicitud debe incluir laDirección actual, la nueva dirección, el NIT del OT,Nombre y cargo del responsable del OT y debeidentificar a nombre de quien se debe generar lafactura correspondiente al traslado de los canales.1. Recibir solicitudesde traslado deenlacesLa solicitud debe hacerse como mínimo con sesenta(60) días de antelación a la fecha en la que el OTrequiere que el canal esté instalado en la nuevasede.Para el caso de los Organismos de Tránsitoclasificados como “OT fuera alcance RUNT”, lassolicitudes de traslado deben hacerse directamenteal proveedor con el que el OT tiene contratado elservicio, conforme a las disposiciones de lasCondiciones de Operación, Técnicas y Tecnológicasy adelantar directamente el proceso de traslado.Jefe de OperaciónTecnológica2. Solicitaraprobación deltrasladoSolicitar al MT de forma escrita y de manera formalsu concepto y aprobación respecto de la solicitud detraslado de los canales de comunicación Principal yRespaldo realizada por el Organismo de Tránsito.Jefe de OperaciónTecnológica3. Recibiraprobación deltrasladoRecibir del MT de forma escrita y de manera formalun oficio con la aprobación de la solicitud detraslado, el cual debe ser radicado en lasinstalaciones de la Concesión RUNT.Jefe de OperaciónTecnológica4. Solicitar viabilidadUna vez se cuente con la aprobación del MT se debesolicitar vía correo electrónico viabilidad para eltraslado de los canales de comunicaciones principaly de respaldo del OT solicitante, al proveedor deTelecomunicaciones que Concesión RUNT S.A.,tenga contratado para el efecto.Jefe de OperaciónTecnológica7 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 8 de 12Actividad Descripción ResponsableSi la viabilidad es negativa, se solicita una nuevaopción al proveedor.Si la viabilidad es positiva se debe Generarcotización para el traslado de los canales principal yde respaldo del OT solicitante con base en lasviabilidades entregadas por el proveedor deTelecomunicaciones, la cotización debe sergenerada en el formato Plantilla cotización5. Generarcotizacióntraslado canales y debe ser enviada para laaprobación del Organismo de Transito vía correoelectrónico.Nota. El Organismo de Tránsito es el responsable dedarle visto bueno y aprobar la cotización, debesolicitar a Concesión RUNT la generación de lafactura correspondiente vía correo electrónico y debeadjuntar la cotización con la correspondiente firma deaprobación y una copia del RUT del OT. El correoelectrónico debe ser enviado al Jefe de OperaciónTecnológica.El Jefe de Operación Tecnológica debe enviar alJefe Contabilidad la cotización aprobada y el RUTdel OT y solicitar la elaboración de la factura.Jefe de OperaciónTecnológica6. Generar facturavisita técnica decertificaciónGenerar la factura correspondiente al traslado de loscanales de comunicaciones solicitados con base enla cotización aprobada recibida del OT junto con elRUT.El Jefe de contabilidad debe hacer llegar la factura alOrganismo de Tránsito y notificar del envío al Jefe deOperación Tecnológica para su seguimiento.Jefe decontabilidad7. Recibircomprobante depago de la facturaRecibir el comprobante de consignación y/o laaprobación electrónica de pago del Organismo deTránsito la cancelación de la factura emitida porconcepto del traslado de los canales decomunicaciones principal y de respaldo, por losmedios de pago autorizados por Concesión RUNTS.A.Analista Financiero8. Registrar pago9. Aprobar trasladocanalesRegistrar pago y notificar al Jefe de OperaciónTecnológica vía correo electrónico.Enviar al proveedor de Telecomunicaciones uncorreo electrónico aprobando y autorizando eltraslado de los canales de comunicaciones principaly de respaldo. Solicitar al proveedor deAnalista FinancieroJefe de OperaciónTecnológica8 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 9 de 12Actividad Descripción ResponsableTelecomunicaciones la fecha estimada para lainstalación de los canales de comunicacionesprincipal y de respaldo en la nueva ubicaciónsolicitada por el OT y notificar vía correo electrónicode estas fechas al Organismo de Tránsito.Nota. El Organismo de Tránsito es el responsable deenviar evidencias del cumplimiento de lasCondiciones de Operación, Técnicas y Tecnológicasen las instalaciones de la nueva ubicación delOrganismo de Tránsito.10. Hacer verificaciónfuncionamientocanalesEn caso que en el momento de la instalación de loscanales de comunicaciones en la nueva ubicacióndel OT, el personal del proveedor deTelecomunicaciones evidencie algún incumplimientoen las COTT, la instalación se suspenderá y sereprogramará hasta cuando el OT entregueevidencia del cumplimiento de las mismas y loscostos adicionales en los que se incurran por estehecho están a cargo del OT.Solicitar a Telefónica el Acta o Actas de traslado yVerificar a través de la herramienta que los canalesinstalados estén funcionando.Debe hacerse seguimiento al adecuadofuncionamiento de los canales instalados en la nuevasede del OT.FINAnalista de DataCenter9 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 10 de 124. Registros Generados del ProcedimientoRegistroQuiénArchivaDóndeArchivaOrdenamiento delArchivoTiempo deArchivoDisposición FinalLista de verificación delas COTT RUNT OT's.Analista DataCenterAZ AnalistaData CenterCronológico Permanente NAOficio de solicitud yrespuesta del MT de laaprobación del trasladoAnalista DataCenterAZ AnalistaData CenterCronológico Permanente NACorreo electrónicosolicitud cotizacióntraslado canalesenviada al proveedorCertificado deaprobación COTT OT.Analista DataCenterAnalista DataCenterAZ AnalistaData CenterAZ AnalistaData CenterCronológico Permanente NACronológico Permanente NAFactura pagadaAnalista DataCenterAZ AnalistaData CenterCronológico Permanente NACotización trasladocanales enviada al OTAnalista DataCenterAZ AnalistaData CenterCronológico Permanente NACorreo electrónicoautorización de RUNTal proveedor para latrasladoActa instalaciónproveedorAnalista DataCenterAnalista DataCenterAZ AnalistaData Center\\Rationalsrv\proyecto\00SGC RUNT-REGISTROS\Registros-09 GInfraestructuraTecnologica\Registros-1.IT.P.01Creacion,traslado y cierrede OT's y DT'sCronológico Permanente NACronológico Permanente NACuadro de solicitudesde canales RUNTJefe deOperación\\Rationalsrv\proyecto\00Cronológico Permanente NA10 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público

ProcedimientoCreación, Traslado y Cierrede OT's y DT'sProceso Asociado: GestionarInfraestructuraCódigo: IT.P.01Versión: 2Aprobado: 20-12-2011Página: 11 de 12(seguimiento detraslados)TecnológicaSGC RUNT-REGISTROS\Registros-09 GInfraestructuraTecnologica\Registros-1.IT.P.01Creacion,traslado y cierrede OT's y DT'sB. Políticas generalesPara efectos de este procedimiento se entenderá como un “OT alcance RUNT”, a aquellosOrganismos de Tránsito que fueron creados y que se encontraban operativos a la fecha de lafirma del contrato de Concesión 033 (07 de Junio de 2007) y como un “OT fuera alcanceRUNT”, a aquellos Organismos de Tránsito creados por el Ministerio de Transporte después dela fecha de la firma del contrato de Concesión.Para efectos de este procedimiento se entenderá como una “DT alcance RUNT”, a aquellasDirecciones Territoriales que se encontraban activas a la fecha de la firma del contrato deConcesión 033 (07 de Junio de 2007) y como una “DT fuera alcance RUNT”, a aquellasDirecciones Territoriales creadas por el Ministerio de Transporte después de la fecha de la firmadel contrato de Concesión.C. Creación y habilitación Ministerio de TransportePara que un Organismo de Tránsito (OT) pueda ser creado por el Ministerio de Transporte(MT), debe cumplir con:- La Resolución No 03846 (Agosto 11/93) por la cual se fijan las pautas para la creación,funcionamiento y reglamentación de los organismos de tránsito y transporte.- La Resolución 1552 de 2009, por la cual se adoptan las Condiciones de OperaciónTécnicas y Tecnológicas del Registro Único Nacional de Transito - RUNT y se dictan otrasdisposiciones.El Ministerio de Transporte es el responsable de atender las solicitudes de creación deOrganismos de Tránsito por parte de los municipios y/o los departamentos, una vez recibeestas solicitudes, el Ministerio de Transporte es el responsable de surtir todos los pasosrequeridos por las disposiciones de la resolución No 03846 (Agosto 11/93) para la creación deun OT.11 IT.P.01 Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's Uso público