PD-AQ-04 Control de registros y datos.pdf

Código: PD-AQ-04Versión:06Fecha: 23 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE REGISTROS Y DATOSHoja: 1 de 81. OBJETOEstablecer un procedimiento para la identificación, entrega, protección, recuperación(indización, preservación, acceso, clasificación), almacenamiento y disposición de losregistros del Sistema de gestión Integral.2. ALCANCEEste procedimiento aplica a todos los registros producidos en el Sistema de GestiónIntegral QHSE.3. DEFINICIONES y ABREVIATURAS Documentos: Información y su medio de soporte. Puede ser papel, disco magnético,fotografía. Puede variar o versionarse. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidenciade las actividades. No puede variar, versionarse, ni actualizarse.4. DESCRIPCIÓNLos registros del sistema de gestión integral deben cumplir con las siguientescaracterísticas: Ser legibles, para esto se busca que los registros archivados sean claros,diligenciados en tinta y no guardar fax, sino en lo posible copias de estos. Estar identificados en relación con las actividades por las cuales son generados.Todo documento que sea elaborado por MAB INGENIERIA DE VALOR en cada uno delos procesos y/o proyectos aunque no se encuentre en formatos de la organización debeser incluido en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros.Como regla general todo el personal autorizado por MAB INGENIERIA DE VALOR paramanipular documentos relacionados con las actividades propias de la empresa, tiene laobligación de devolverlos en las mismas condiciones al lugar de origen y/o a quien se lohaya suministrado.

Código: PD-AQ-04Versión:06Fecha: 23 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE REGISTROS Y DATOSHoja: 5 de 84.6. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIONSe realiza el almacenamiento de los documentos del sistema de gestión integral, en lascondiciones ambientales y de almacenamiento necesarias como bodega, archivadores,carpetas, A-Z y otros que eviten el daño o deterioro. El lugar de almacenamiento de cadatipo de registro se establece en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de registros.El almacenamiento de los documentos en medio impreso de origen interno o externo quemaneje MAB INGENIERIA DE VALOR que no sea argollado o empastado, se realiza enA-Z o carpetas si es necesario, y atendiendo las pautas establecidas en los instructivosIN-INT-04-01 Instructivo Almacenamiento Técnico e IN-INT-04-03 Instructivoalmacenamiento administrativo.Para establecer el control de la información magnética, en el FR-MAB-04-08 ListadoMaestro de registros se identifica la ruta de acceso en el computador.4.7. TIEMPO DE CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL4.7.1. TIEMPO DE CONSERVACIONTodos los registros se mantienen por la duración del proyecto más el tiempo establecidopor las pólizas (generalmente 5 años después de obtener el acta de liquidación delproyecto), siempre que la Gerencia de acuerdo a leyes vigentes o convenios bilateralescon los clientes no estipule lo contrario. Los documentos pertenecientes al proyecto y/oproceso, se disponen adecuadamente en el archivo inactivo, según las pautasestablecidas en IN-INT-04-04 Instructivo almacenamiento de archivo inactivo.Con respecto a la información de los procesos de apoyo y/o procesos gerenciales, esresponsabilidad de los directores de área establecer el tiempo de conservación en el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de registros.4.7.2 DISPOSICIÓN FINALUna vez se cumpla con el período de almacenamiento y conservación de los registros, esresponsabilidad del proyecto (Profesional de Apoyo y/o secretaria y/o Residente),escanear la totalidad de la información (Se guarda en archivo magnético por cinco (5)años después de la liquidación del proyecto). La gerencia determinará la disposición final.En los casos, en que la documentación se considere para reciclaje, se debe tener en

Código: PD-AQ-04Versión:06Fecha: 23 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE REGISTROS Y DATOSHoja: 8 de 85. ANEXOSFR-MAB-04-01 Hoja de TrámiteFR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviadaFR-MAB-04-07 Control de correspondencia recibidaFR-MAB-04-08 Listado Maestro de registros.FR-MAB-04-09 Control de Backup.FR-INT-13-18 Control entrega de documentación.