PD-AQ-02 Procedimiento Elaboracion de documentos.pdf

Código: PD-AQ-02Versión:07Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOELABORACION DE DOCUMENTOSHoja: 4 de 10• En el Anexo 1 se especifican los elementos que deben tener la totalidad de losdocumentos:Superior IzquierdoCódigo (se realiza de acuerdo al numeral 4.1 Codificación de los documentos), El numerode Versión, la fecha de aprobación del documento, la paginación del documento.Superior DerechoLogo de la organizaciónSuperior CentroEl Nombre completo del procedimiento• Espacio entre líneas: Espacio sencillo y un espacio doble para iniciar un capitulo osubcapítulo.• Numeración de los capítulos: Se usan números arábigos, la numeración va hasta elcuarto nivel, a partir de allí se utilizan viñetas, en lo posible las siguientes ( • ◦ )• Configuración de la página: 5 cm para la margen superior, 1,5 cm para la inferior, 2,5 cmpara la izquierda y 1,5 cm para la derecha. El encabezado será a 0,5 cm y el pié depágina a 0 cm.• Si dentro del documento e instructivo se hace referencia a un procedimiento del Sistemade Gestión Integral QHSE, este debe referenciarse con su código seguido del nombre,subrayado y negrilla.4.2.1. Contenido del ProcedimientoEl contenido del procedimiento y/o programas debe realizarse según la siguiente estructura: Objeto: Indica el propósito, bajo el cual se motivo la elaboración del documento. Alcance: Determina el marco contextual en el que aplicará al documento. Definiciones y abreviaturas: Si se emplea una terminología específica o se hace usode abreviaturas, se deben definir previamente los términos que permitan una fácilcomprensión del texto. El titulo de la definición se escribe en mayúscula sostenido yprecedido de viñeta, Ej. : , • , ◦ , .

Código: PD-AQ-02Versión:07Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOELABORACION DE DOCUMENTOSHoja: 5 de 10 Descripción: Se explica en forma clara y concisa la función del procedimiento,indicando quién, cuándo, dónde y cómo. Anexos: Todo documento complementario que se adjunta a un documento.Igualmente se relacionan los formatos, anexos, matrices que hacen parte delprocedimiento.Las versiones de los procedimientos están dadas por números ascendentes identificados apartir de 1.4.2.2. Contenido del InstructivoEl contenido del instructivo debe realizarse según la siguiente estructura: Objeto: Indica el propósito, bajo el cual se motivo la elaboración del documento. Alcance: Determina el marco contextual en el que aplicará al documento. Descripción: Se describe la manera como se desarrolla la actividad normalizada conun alto nivel de detalle, tareas u operaciones muy específicas dentro de laorganización.4.2.3. Contenido de los Programas de gestiónEl contenido de los programas de gestión debe realizarse según la siguiente estructura: Objeto: Indica el propósito, bajo el cual se motivo la elaboración del documento. Alcance: Determina el marco contextual en el que aplicará al documento. Metas: Es el fin u objetivo del programa establecido. Indicador: Herramienta que permite medir la gestión de cada programa y a la vez elcumplimiento del objetivo propuesto. Cronograma: Establece las actividades a desarrollar para dar cumplimiento alprograma.

Código: PD-AQ-02Versión:07Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOELABORACION DE DOCUMENTOSHoja: 7 de 10CASO 1En los casos, que MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. sea un proponente individual, laidentificación deben ser las iniciales del mismo, de acuerdo a la siguiente descripción:IdentificaciónMAB INGENIERIADE VALORSitio de dondese envíaObra: 2Numero contratoCódigo definido enel contrato046Número consecutivoDefinido en librodecorrespondenciaenviada y/osistema degestióndocumentalDos últimascifras del añoen cursoMAB - 2 - 046 - 0177 - 14CASO 2En los casos, que corresponda a una unión temporal o consorcio, la identificación deben serlas iniciales del mismo, de acuerdo a la siguiente descripción:IdentificaciónCONSORCIOZAÑARTU MABVELNECSitio de dondese envíaOficina: 1Numero contratoCódigo definido enel contrato283Número consecutivoDefinido en librodecorrespondenciaenviada y/osistema degestióndocumentalDos últimascifras del añoen cursoCZMV - 1 - 283 - 1521 - 14Si no se cuenta con el Numero del contrato se debe asignar un codigo que identifique alproyecto, de acuerdo a la documentación contractual del mismo.Cuando la correspondencia no pertenezca a un proyecto en particular (aplica para losprocesos administrativos) la codificación será:

Código: PD-AQ-02Versión:07Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOELABORACION DE DOCUMENTOSHoja: 10 de 10Se envía el original y una copia. La copia se archiva en el A-Z respectivo del remitente con lafecha de recibido y firma del destinatario.5. ANEXOSAnexo 1. Modelo para elaboración de procedimientos e instructivos.Anexo 2. Presentación de informes.Anexo 3. Elaboración de correspondencia.Anexo 4. PortadaFR-MAB-02-02 MemorandoFR-MAB-04-02 Control de correspondencia enviadaAN-AQ-03-01 Listado maestro de documentos internos