Recuperación de Informacion QR code doc

Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras
Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información
Grupo compuesto por: Fredy Castillo Prado y Dax A. Collazo Muñoz
fredy.castillo.pr@gmail.com; dax.collazo@gmail.com
Tecnologías de la Información y el Conocimiento
CINF 6707
Profesor Eliut D Flores Caraballo
8 de diciembre de 2014
Proyecto: Implementación de QR Codes en la Bibilioteca (Archivo General Fundación Luis
Muñoz Marín)
Descripción del problema:
Tanto las bibliotecas como las distintas unidades de información en Puerto Rico albergan
diversas colecciones documentales, fotográficas y de objetos tridimensionales. Las mismas no
siempre están disponibles para investigación o consulta, ya sea por falta de recursos, personal o
espacio de almacenamiento; mientras que por otro lado, son cada vez más las personas que
cuentan con dispositivos móviles para su quehacer diario, ya sea a través de aplicaciones
particulares o a través del acceso al internet en la palma de la mano.
El acceso a las nuevas tecnologías móviles, hace indispensable que las instituciones
dedicadas a almacenar y poner a la disposición de los usuarios la información, adopten las
nuevas tendencias tecnológicas y poder mantenerse vigentes y no perder importancia en la nueva
sociedad del siglo XXI.
Descripción de la modalidad del trabajo
Para asegurar un acceso fácil, rápido y de manera digital a las colecciones de los distintos
repositorios de colecciones en Puerto Rico, se desarrolló el proyecto que incorpora los QR Codes
(o Quick ResponseCodes) a la organización y manejo de información de las colecciones.
Los códigos de respuesta rápida o QR Codes existen desde 1994, cuando una subsidiaria
de Toyota, Denso – Wave, los creó para generar sus inventarios de una manera más ágil.
Esta tecnología puede fácilmente incorporarse a las bibliotecas y centros de información.
Los QR Codes en esencia son códigos de barra bidimensionales que permiten almacenar una
gran cantidad de información; dicha información se almacena en ambos ejes de la imagen; un
código de barra regular, solo almacena información de manera horizontal. Los QR Codes
almacenan información tanto horizontal como vertical.

Si los códigos de barra normalmente pueden almacenar hasta 20 dígitos, los QR Codes
pueden almacenar hasta 7,089 dígitos o hasta 4,296 caracteres alfanuméricos.
Para efectos de este proyecto se trabajará a través de una plataforma web, en la que se
organizará parte de la colección del archivo de la Fundación Luis Muñoz Marín en un website.
Los QR Codes enlazarán a ese website permitiéndole el acceso a los usuarios a la información
que tendremos disponible referente a ese elemento de la colección.
Definición de los objetivos y del alcance
En este proyecto se utiliza una tecnología accesible y muy útil para la organización y el
acceso a la información. Se pretende que a través de la implementación de ésta tecnología de
fácil acceso, el usuario se sienta más cómodo utilizando los recursos disponibles y su experiencia
le invite a frecuentar las colecciones del Archivo de la Fundación Luis Muñoz Marín.
El potencial alcance de este proyecto es bastante amplio; su aplicación al campo de la
información es sumamente útil, puede llevarse a cualquier biblioteca o unidad de información
que así lo requiera. Estos códigos pueden almacenar información de enlace a repositorios
digitales, páginas de internet, catálogos e inventarios, todo a través de la web; utiliza cualquier
dispositivo con acceso a internet (computadoras, teléfonos inteligentes, tablets, etc.) y acceder a
la información de las colecciones desde la palma de la mano del usuario.
Los códigos podrían incluso, ubicarse en anaqueles, estanterías, posters, exhibiciones y
hasta en los lomos de los libros, llegando así a la información bibliográfica de la publicación, ya
en un formato listo para citar según los manuales de citación o directamente a un resumen del
contenido.
Revisión de literatura
No hay duda de que la sociedad, las distintas instituciones y el mundo en general, está
cambiando y evolucionando a pasos agigantados. La sociedad no es la misma de hace unos
veinte años atrás. Sin lugar a dudas estos cambios tan radicales han sido provocados por los
adelantos tecnológicos. Las computadoras personales, los dispositivos móviles, el internet, todos
en conjunto, han forjado, en poco tiempo, un mundo nunca antes visto. Existe una interconexión
global e instantánea y una portabilidad de nuestra tecnología que es casi sacada de una novela de
ciencia ficción. El ser humano ha logrado grandes avances gracias a estos adelantos y ahora la
tecnología no es tan solo parte integral, sino esencial, de nuestro diario vivir.
Las instituciones también han sido parte de estos cambios y han evolucionado junto a los
adelantos tecnológicos. La banca por internet, el correo electrónico, la solicitud de servicios a
través de la web, el informe del tiempo, tránsito, bolsa de valores, todo ha evolucionado para
ajustarse a las nuevas tecnologías, incluyendo el acceso a la información. Sin embargo, esta
evolución responde a su vez a las exigencias de un público, un mercado, que ya da por sentado
estos servicios y espera la misma rapidez en ellos que la que le ofrece el dispositivo en la palma
de su mano.

En las próximas páginas se expondrán las nuevas expectativas de acceso a la información
y cómo se podrían insertar las bibliotecas y unidades de información en Puerto Rico a un nuevo
modelo de sociedad tecnológica y cómo se pueden implementar avances en la tecnología, como
en este caso los QR Codes. Para mejor atender los retos que enfrentan estas instituciones y las
posibles soluciones con una mirada hacia el futuro.
Según Wilson (2000), el primer reto que enfrenta una biblioteca en nuestros tiempos es la
expectativa de la transferencia a formato digital del material impreso en sus colecciones. Es de
esperarse que este material esté disponible en formato digital de una manera rápida para el
beneficio de los usuarios. El consenso entre algunos autores consultados parece ser, que la
trasferencia a formato digital llegó para quedarse (Cervone, 2010; Wilson, 2000). Mediante esta
transferencia, o la digitalización, las instituciones, no importa el tamaño, apuestan a lograr un
mayor alcance, una mayor cantidad de usuarios y una difusión más amplia.
Para las bibliotecas, la digitalización se convierte en una poderosa herramienta para la
consulta de la documentación histórica que custodian. Es un paso de grandes proporciones que
esperan afecte positivamente la forma de brindarle servicio a sus usuarios. El proceso de capturar
imágenes de revistas, publicaciones o documentos históricos, organizarlas y mantenerlas en
formato digital en bases de datos de fácil acceso, evitando así el manejo indiscriminado de los
originales, ha resultado ser un elemento de gran ayuda para la conservación de estos objetos
históricos, sobre todo aquellos en estado frágil o delicado.
No obstante, este procedimiento no es nuevo. Por ejemplo, la transferencia de periódicos
o documentos a micropelículas para consulta y para ahorrar espacio se ha utilizado desde
mediados del siglo XIX. Lo que cambia ahora es el formato. Mientras que las micropelículas se
consultan en la biblioteca, al ahora estar estas imágenes en un formato digital, incorporadas a una
base de datos de fácil acceso, y disponible en el internet, ya los usuarios no necesitan ir a la
biblioteca para consultarlos, lo pueden hacer desde cualquier lugar.
Como parte de un proyecto piloto realizado en la Universidad de Utah (Lombardo et al.,
2012), enmarcado en su gestión de información y/o conocimiento, una de sus bibliotecas más
importantes tomó la iniciativa de implementar el uso de los QR Codes para facilitar el acceso a la
información en sus bases de datos. El proyecto consistió en la implementación del uso de los
Quick Response Codes, o QR Codes, en la biblioteca de Ciencias de la Salud de la Universidad.
Con este proyecto, la universidad esperaba agilizar el acceso a la información en los inventarios
y catálogos de las distintas colecciones y fondos que tienen disponible para investigación.
La Universidad de Utah apoyó este proyecto al encontrar que, aunque muchas de sus
bibliotecas cuentan con catálogos en línea y páginas de internet para acceder sus distintas bases
de datos o recursos de información, estas herramientas mayormente limitan al usuario a una
computadora ya sea “desktop” o la “laptop”. Esta situación contrasta con los adelantos en la
tecnología móvil de nuestra época. Cada vez son más las personas que cuentan con dispositivos
móviles para su labores cotidianas, bien sea a través de aplicaciones particulares o a través del
acceso al internet desde la palma de su mano. Sin embargo, a pesar del uso de estos dispositivos,
las páginas de internet de los distintos centros aún no se han adaptado al formato de esta
tecnología. Si bien se puede acceder la página a través del dispositivo móvil, el usuario
normalmente accede la página en su formato regular, y no una plataforma que se adapta al
dispositivo de su preferencia, el móvil. Como remedio para esto se propone el uso de los QR
Codes en los centros de información.

Con la implementación de este proyecto, la Universidad logró brindar acceso directo a los
distintos recursos electrónicos que ofrece, enviar automáticamente correos electrónicos con el
material solicitado por los usuarios, enviar videos o audios, brindar acceso directo a páginas de
internet para facilitar la investigación y brindar acceso a sus distintas bases de datos.
La Universidad de Utah ha comprobado que la aplicación de los QR Codes al campo de
la información es sumamente útil, ya que estos códigos pueden almacenar información de enlace
a repositorios digitales, páginas de internet, catálogos e inventarios, todo a través de la web y
desde la palma de la mano del usuario. Podrían incluso, ubicarse en anaqueles, estanterías,
posters, exhibiciones y hasta en los lomos de los libros, llegando así a la información
bibliográfica de la publicación, ya en un formato listo para citar según los manuales de citación o
directamente a un resumen del contenido.
De igual manera, han logrado resultados similares en lugares como la Universidad de
Indiana (MacDonald, 2012), Luther MidlefordHealthSystem en el estado de Wisconsin (Hoy,
2011), Providence College en Rhode Island (Pulliam&Landry, 2011), St. Petersburg
CollegeLibraries en St. Petersburg, Florida (Mairn, 2012), Miami University en Oxford Ohio
(Sekyere, 2012), incluso, en la Universidad de Cape Town en África del Sur (Mohamed, 2014).
En conclusión, la tecnología de los QR Codes está comprobada. Si nos fijamos bien, en
Puerto Rico los podemos apreciar en más lugares de los que nos imaginamos. Están en lugares
como una tienda de ropa para promocionar ventas especiales, en anuncios de revistas, en enlaces
para registros de actividades, en anuncios impresos, calendarios,en fin, están dondequiera.
Entonces, ¿porque no en las bibliotecas o en los centros de acceso a la información?
Así como otras instituciones se han adaptado y han evolucionado con los avances
tecnológicos, y así como la sociedad que creció antes de la era del internet se ha adaptado y ha
incorporado estas nuevas tecnologías en la vida diaria, así también las bibliotecas y centros de
acceso a la información tienen que evolucionar. Es de la única manera que podrán sobrevivir
ante los ojos de sus usuarios que cuando acuden al lugar buscando información, llegan con
expectativas de alta tecnología, automatización de los servicios y rapidez en el acceso a la
información útil y precisa que requiere su investigación.
En esta evolución está la clave de la supervivencia ante los crecientes recortes
presupuestarios. Los centros de acceso a la información están entrando en una era donde tienen
que justificar su existencia ante la creciente digitalización de los recursos de información.
Demostrar continuamente que tienen una razón de ser y que los servicios que ofrecen son
indispensables. Bien sea ofreciendo servicios gratuitos de acceso al internet para aquellos que no
pueden tenerlo en su hogar, brindando acceso gratuito a bases de datos o servicios de acceso a la
información que de otra manera los usuarios no podrían acceder, u ofreciendo servicios de
interconexión entre distintas bibliotecas para unir esfuerzos y recursos a beneficio del usuario.
Las alternativas están, el gran reto es encontrar la voluntad para implementarlas y cambiar la
imagen de lo que es una biblioteca de cara a las nuevas expectativas de usuario digital.

Metodología
Ya identificada la necesidad de tecnología, identificadas las necesidades de los usuarios
para la accesibilidad a la información. Se decide el desarrollo del proyecto para hacer accesible
la información que los usuarios necesitan acceder de forma mucho más fácil.
A continuación se describe la metodología para implementar en el proyecto de incluir QR
Codes en parte de la colección de libros de la Fundación Luis Muñoz Marín.
Fase
Análisis
Propuestas
Ejecución
Seguimiento
Mantenimiento
Descripción
Analizamos las necesidades de los usuarios, y las herramientas de
accesibilidad, se busco la manera de poner al alcance del usuario
información sobre la colección. La mayoría de los usuarios de la
colección cuenta con teléfonos inteligentes con acceso a internet,
lo que facilita poner la información disponible en cualquier
momento.
Se estudiaron diferentes tecnologías, considerando varios
elementos como la facilidad de acceso, el costo, el proceso de
producir la herramienta y que fuera lo suficientemente sencilla
para que todos los usuarios, sin importar sus destrezas tecnológicas
pudieran acceder a ella. Se seleccionó el uso de Quick Response
Codes (QR Codes)
Para la ejecución se hizo una selección de libros, se digitalizaron
las portadas y las fichas bibliográficas de cada uno. Se preparó un
website reuniendo la información básica de cada título.
Se publica dentro de este website una página por cada título en el
que está disponible para el usuario: la portada del libro y la ficha
bibliográfica con toda la información necesaria para citar dicho
libro, cumpliendo con los parámetros establecidos por APA.
Para garantizar la funcionalidad de este sistema, se le estará dando
constante seguimiento a la plataforma web. Se estará observando
la respuesta de los usuarios ante este sistema. Se evaluará según
las necesidades de los usuarios agregar más información o
readaptarla, todo esto como parte de este proceso de seguimiento
para garantizar que el sistema se mantenga al día y libre de fallas.
Derivado del proceso de seguimiento se harán constantes pruebas
de funcionamiento y mantenimiento para mantener el website al
día, con información reciente y constantemente añadiendo nuevos
títulos a la colección, para evitar que el sistema se pierda y esté
lleno de información fuera de fecha o incorrecta, sino mantenerlo
siempre actualizado.

Cómo funciona el sistema
La colección se encuentra alojada en el sitio web http://coleccionflmm.byethost8.com, este
sitio web está disponible tanto a través de computadora como cualquier dispositivo que cuente
con acceso a internet y un navegador.
1. El usuario selecciona un título de la colección que está clasificado dentro del sistema,
cada libro está identificado con su respectivo QR Code
2. A través de una aplicación gratuita que escanee QR Codes (hay distintas disponibles
para el mercado de Android y Apple), el usuario escanea el código que automáticamente
le enviará a la página del título que desea consultar.
Conforme los usuarios se vayan familiarizando con este sistema, se incorporarán nuevos
títulos y se pondrá más información disponible.

Referencias
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