1P 8

7

Parte 2: EXCEL 2013
324

1er. Periodo
Capítulo 1: Fundamentos de Excel
¿Qué es Excel?
Excel es el programa más usado en el mundo para la creación de poderosas hojas
de cálculo en el cual puede realizar análisis de datos estadísticos, generar informes, e
inclusive agregar gráficos especializados para presentar sus datos ante cualquier
audiencia.
Una vez que comience a trabajar con Excel 2013, podrá darse cuenta que sus
herramientas son muy sencillas de usar. Si ya ha tenido experiencia con versiones
anteriores no debe preocuparse, ya que todo sigue estando en su mismo lugar; si es
un nuevo usuario en Excel, no demorará mucho en comprender su funcionamiento. En
este libro, aprenderá los conceptos esenciales para utilizar Excel y sacarle provecho al
máximo.
325

Iniciar Excel
Excel puede ser instalado principalmente en sistemas operativos nuevos como
Windows 7 y Windows 8. La forma de acceder a Excel 2013 ha cambiado debido a que
tanto Windows 7 y Windows 8 no funcionan de la misma manera. Por ejemplo, en
Windows 7 existe un menú llamado Inicio que aparece al pulsar la tecla Windows, en
cambio en Windows 8, pulsando la misma tecla, nos lleva a la Pantalla Inicio, el cual
muestra una serie de mosaicos y una nueva interfaz.
Nota
En este libro se está utilizando Windows 7 como sistema operativo cliente. Es
posible que algunas capturas de pantalla no se vean idénticas a las suyas.
Abrir Excel usando Windows 8
1. En su pantalla Inicio, desplácese hasta el grupo de
mosaicos de Microsof t Of f ice 2013.
2. De clic o un toque en Excel 2013.
Abrir Excel Usando Windows 7
1. De clic en el botón Inicio.
2. De clic en Todos los programas.
3. De clic en Microsof t Of f ice 2013.
326

4. De clic en Excel 2013.
327

La Pantalla Inicio de Excel
Cuando inicia Excel 2013 lo primero que verá es lo que llamamos la pantalla Inicio.
En esta pantalla usted podrá fácilmente crear un nuevo libro, o abrir uno existente. Para
crear un nuevo libro usted tendrá la opción de usar uno en blanco o elegir una plantilla
prediseñada, lista para que usted pueda editarlo a como más le guste.
Nota:
Un libro es el nombre que se le da a los archivos de Excel. Para trabajar con Excel
2013 primero deberá crear un libro en blanco o a través de una plantilla prediseñada.
328

Identificar los elementos de la interfaz
Excel posee dos grupos de botones de operación Minimizar, Maximizar y Cerrar; el
grupo de la parte superior se asocia a la aplicación y el otro al libro de trabajo.
Además, si señalas cualquier elemento de la ventana de Excel 2013 y esperas unos
segundos, aparecerá la información de pantalla con el nombre del elemento y su
función.
¿Qué es un Libro?
Si ha pensado en los libros que tienen en su biblioteca, pues, no está tan lejos de la
realidad. Un libro en Excel no es más que un archivo. Por ejemplo, a los archivos de
Word los llamamos documentos, a los archivos de PowerPoint los llamamos
presentaciones, y pues, a los archivos de Excel los llamamos libros. Y ¿Por qué Libro?
Este término se impuso porque Excel trabaja con hojas de cálculo y en un libro usted
puede tener muchas hojas (al igual que sus libros en la biblioteca). La siguiente
imagen muestra la estructura de un libro en Excel.
Crear un libro en blanco a trav és de la pantalla inicio
Un libro en blanco simplemente contiene la hoja dónde podrá comenzar a trabajar.
Al ser en blanco, usted podrá controlar el diseño y la posición de cada uno de los
329

elementos que coloque en su hoja. Para crear un nuevo libro en blanco desde la
pantalla Inicio, siga estos pasos:
1. En la pantalla Inicio, de clic en Libro en blanco. Observ e
como se acaba de abrir la pantalla principal de Excel (v éase
Examinar la v entana de Excel 2013).
2. Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 para
cerrar el programa.
Crear un libro a partir de una plantilla prediseñada desde
la pantalla inicio
Una plantilla prediseñada es una hoja de Excel que contiene un diseño, colores,
datos y fórmulas ya hechas simplemente para que usted pueda cambiarlas o editarlas.
En muchos casos, una plantilla puede ahorrarle tiempo y trabajo. Para crear un nuevo
libro a partir de una plantilla desde la pantalla Inicio, siga estos pasos:
Antes de continuar, abrir Excel 2013.
1. En la pantalla Inicio, a su derecha, use la barra de
desplazamiento para mov erse por la pantalla y podrá v er la
gran v ariedad de plantillas y a incluidas en Excel.
330

2. Una v ez rev isado las div ersas plantillas, haga clic en la
plantilla Hoja de balance. Se abre la v entana de diálogo Hoja
de balance.
3. En la v entana de diálogo Hoja de balance, de clic en el
botón Crear.
Ahora podrá ver su plantilla prediseñada Hoja de balance. Al ser una plantilla; ya
contiene datos, un diseño y hasta fórmulas.
331

4. Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 y clic
en No guardar.
332

Examinar la ventana de Excel 2013
Cuando crea un nuevo libro en Excel 2013, lo primero que llamará su atención será
una cuadrícula por toda la ventana. Este conjunto de pequeños rectángulos permitirá
que usted pueda ingresar sus datos y así obtener los resultados esperados. También
podrá darse cuenta de una serie de pequeños íconos ubicados en la parte superior de
la ventana, cada uno de ellos permite realizar una acción con los datos, los gráficos, o
las estructuras en su hoja, y son conocidos como comandos.
La siguiente ventana muestra algunas partes de su ventana principal de Excel 2013.
1. Barra de herramientas de acceso rápido.
333

2. Barra de título.
3. Cinta de opciones.
4. Barra de f órmula.
5. Cuadrícula
A continuación conocerá los diferentes elementos que se encuentran en la ventana
de Excel 2013, también brindaré una pequeña descripción de los mismos para que
usted se vaya familiarizando.
Barra de herramientas de acceso rápido
Es la única barra de herramientas que posee Microsoft Office 2013. En ella
encontrarás los botones más comunes: Guardar, Deshacer y Repetir.
Barra de título
En esta barra encontrará el nombre del archivo actual, por ejemplo, cuando inicia
Excel el nombre es Libro1, si guarda su archivo, entonces aparecerá el nombre del
archivo, por ejemplo DivisiónMinería.
Botones de Control de Excel
Estos botones controlan algunos aspectos de la ventana de Excel. Entre la lista de
botones de control también están el botón Ayuda y las opciones para mostrar y ocultar
la cinta de opciones.
334

1. Ay uda de Excel (Puede acceder con F1).
2. Opciones de presentación de la cinta de opciones.
3. Minimizar
4. Maximizar / Restaurar.
5. Salir o Cerrar aplicación (Alt + F4).
335

La cinta de opciones
Conocido en varios países como solo “la cinta”, desde ella encontrará la gran
mayoría de comandos que usará con sus datos. Si quiere insertar una imagen, un
gráfico, o aplicar negrita o cursiva a sus textos, en la cinta de opciones encontrará
todo lo que necesita para hacerlo. Para que pueda encontrar lo que necesita de
manera más fácil, la cinta de opciones se ha organizado en tres elementos generales:
Las fichas o pestañas, los grupos, y los comandos. La siguiente imagen muestra
detalladamente la cinta de opciones.
1. Ficha Archivo: Activ a la v ista Backstage.
2. Ficha Activa: En la imagen, la f icha activ a es Inicio.
3. Fichas: La cinta de opciones contiene v arias f ichas como
Insertar, Diseño de página, Fórmulas, etc.
4. Nombre de Grupo: Al elegir una f icha podrá v er los
nombres de cada grupo, en la imagen, el grupo señalado se
llama Fuente.
5. Iniciador de cuadros de diálogo: Algunos grupos tienen
este botón para acceder a más opciones.
6. Comandos: Son los botones que se encuentran en las
dif erentes f ichas y agrupados para una mejor organización.
Vamos a practicar un poco con la Cinta de opciones.
1. De clic a la f icha Archiv o. Al hacerlo, podrá v er la v ista
Backstage. Desde allí podrá crear nuev os libros, imprimir
sus hojas o compartir sus datos con alguien más.
2. De clic en la f lecha que apunta a la izquierda. De esta
manera acaba de v olv er a su hoja y nuev amente se
muestra la cinta de opciones.
3. De clic en la f icha Insertar. En esta f icha se encuentran los
336

grupos Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráf icos,
Inf ormes, Minigráf icos, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.
4. De clic en la f icha Diseño de página. En esta f icha se
encuentran los grupos Temas, Conf igurar página, Ajustar
área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.
5. De clic en la f icha Fórmulas. En esta f icha se encuentran
los grupos Biblioteca de f unciones, Nombres def inidos,
Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.
6. De clic en la f icha Datos. En esta f icha se encuentran los
grupos Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y
f iltrar Herramientas de datos, Esquema y Análisis.
7. De clic en la f icha Rev isar. Encontrará los grupos Rev isión,
Idioma, Comentarios, Cambios y quizá Entrada de lápiz.
8. De clic en la f icha Vista. Encontrará los grupos Vistas de
libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.
337

9. Por último, de clic en la f icha Inicio. Encontrará los grupos
Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y
Modif icar.
Nota:
Las fichas Complementos y Programador son fichas especiales. Complementos se
activa cuando existe software adicional que se agregue como plug-ins a algún
programa de Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF.
Programador puede ser activado por usted cuando necesite realizar algunas tareas
sobre formularios y programación para VBA.
338

Cuadro de nombres
En el cuadro de nombres podrá ver la celda activa. También puede ver el nombre de
un rango o simplemente agregar un nombre desde este cuadro.
339

Barra de fórmulas
En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también
puede modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato
sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en
sí.
340

Celda Activa
La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una
celda activa cuando el borde de la celda es grueso y tiene el color negro bien
pronunciado. Solo se puede elegir una celda activa.
341

Números de fila
Los encabezados de fila están representados por números. Puede encontrar la fila
1 hasta la fila 1048576.
342

Letras de Columna
Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A
hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas.
343

Celdas
Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un
nombre, por ejemplo A1, B5, o H345.
1. Encabezados de columnas.
2. Encabezados de f ilas.
3. Seleccionar toda la hoja.
4. Celda activ a.
5. Celdas.
344

Etiquetas de hojas
Las etiquetas de hojas de cálculo se crean al crear un libro nuevo, al menos tendrá
una hoja para trabajar. El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1. Puede
cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue
a su archivo de Excel.
345

Vistas del Libro
Estos comandos permiten ver de diversas maneras un libro de trabajo de Excel, por
ejemplo, la vista predeterminada es la Vista Normal, pero puede utilizar la vista Diseño
de página si desea trabajar con una regla y márgenes de página.
346

Herramientas Zoom
Estos comandos ayudan a aumentar o disminuir la vista del libro de trabajo.
347

Terminologías de Excel
Cuando aprende algo nuevo, lo mejor es aprender su terminología. A continuación,
se presentan una serie de términos para que usted sepa cómo trabaja Excel.
Hoja de trabajo
Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrícula de columnas y filas.
Cada Libro de Excel contiene 1,048576 filas y 16,384 columnas. Cada columna está
etiquetada usando una letra del alfabeto; la columna después de la Z es la columna AA,
seguida por AB y así sucesivamente. La última columna en una hoja es XFD. Cada fila
está etiquetada usando un número, comenzando con la fila 1 y terminando con la fila
1,048576.
Celda
Una celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda en una hoja
tiene un único nombre llamado una dirección de celda. Una dirección de celda es la
designación formada combinando los nombres de la columna y fila en el orden
Columna/Fila. Por ejemplo, la celda en la intersección de la columna A y la fila 8 es
llamado celda A8, y A8 es su dirección de celda.
Puntero de celda
El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo.
Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.
Celda activ a
Al seleccionar una celda esta se convierte en la celda activa. Puede reconocer una
celda activa porque muestra unos bordes gruesos y además contiene un pequeño
cuadrado verde el cual es llamado Controlador de Relleno.
Rango
El termino rango por lo general se refiere a un grupo de celdas. Un rango puede
ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Inclusive una celda activa también es
llamada rango, se le dice rango de una sola celda. Para entender los rangos a la hora
de trabajar con Excel, estos son separados por dos puntos (:). Por ejemplo, el rango
A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4.
Barra de fórmulas
Lab 2
La Barra de fórmulas está formado de tres partes. En el extremo izquierdo de la
Barra de fórmula, el Cuadro de Nombre muestra la ubicación de la celda activa.
El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y
muestra la información almacenada en la celda activa. SI una celda contiene una
formula aparece en el área Contenido de Celda, mientras que el resultado de la
formula aparece en la celda activa. SI la celda activa contiene una entrada muy grande,
puede usar la flecha apuntando hacia abajo ubicado en el extremo derecho del área
Contenido de celda.
348

Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que
ayudan a ingresar información. Antes que comience a escribir en una celda, solo
aparece activo el botón Insertar Función. Una vez que comience a escribir, dos
botones más aparecen; Si usa la Marca (visto bueno) permitirá que introduzca algún
dato, en cambio la X cancelará todo lo que haya agregado o cambiado.
349

Guardar los libros de Excel
Cuando termina de trabajar en un archivo lo más razonable es que lo guarde, esto
permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted
puede volver a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su
contenido. Los archivos de Excel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel
lleva la extensión XLSX. Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios
en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo.
Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo, aparecerá el cuadro de
diálogo Guardar como. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como, podrá agregar un
nombre y una ruta de almacenamiento de su Libro. La próxima vez que quiera guardar,
con el mismo nombre y la misma ruta (actualizar), fácilmente puede utilizar el comando
Guardar, si desea cambiar de nombre o ruta, utilice el comando Guardar como.
Cuando trabaja con Excel 2013, se utiliza el BackStage de Office 2013, es en ese
lugar donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Excel 2013
ya posee la opción de guardar automáticamente en PDF o XPS. Además, también
podrá guardar sus libros en SkyDrive.
350

Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos:
Nota:
Antes de empezar con el ejercicio, abrir Excel y crear un libro de trabajo en blanco.
1. Pulse clic en la f icha Archiv o. Aparece el BackStage de
Of f ice 2013.
2. Haga clic en Guardar. En lugar de ello, se activ a la opción
Guardar como.
3. En la sección Guardar como, seleccione Equipo y clic en
Examinar.
4. En el cuadro Nombre de archiv o, escriba un nombre para su
Libro. En el cuadro Tipo, v erif ique que se encuentra activ a la
opción Libro de Excel.
5. Pulse clic en Guardar. Cuando guarda un Libro, el nuev o
351

nombre se muestra en la Barra de título.
Nota:
Si se encuentra activo la opción de Mostrar las extensiones en Windows, entonces
en el cuadro Tipo aparecerá Libro de Excel (*.xlsx).
Para guardar los cambios realizados en un archivo existente, siga estos pasos:
1. Abrir un Libro existente y haga todos los cambios
necesarios.
2. Pulse clic en la f icha Archiv o.
3. Pulse clic en Guardar.
Nota:
Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de herramientas de acceso
rápido.
Para guardar un libro existente con otro nombre y en otra ruta siga estos pasos:
1. Pulse clic en la f icha Archiv o.
2. Pulse clic en Guardar como.
3. Seleccione Equipo y clic en Examinar.
4. Agregue un nombre dif erente o elige una nuev a ubicación.
5. Haga clic en el botón Guardar.
352

Abrir Libros de trabajo
Puedes continuar llenando datos en los libros de trabajo que hayas guardado
anteriormente. Para abrir esos archivos, sigue estos pasos:
Nota:
Antes de comenzar, inicie Excel 2013.
1. De clic en la f icha Archiv o y luego clic en Abrir.
2. Seleccione Equipo y luego clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Abrir, ingrese a
C:/DatosExcel/Capítulo1.
4. Clic en Proy ectos, y luego clic en el botón Abrir. El archiv o
Proy ectos se ha abierto.
353

5. Para abrir otro archiv o, pulse Ctrl + A, seleccione Equipo y
luego Examinar.
6. Dentro de la misma ruta, seleccione el archiv o Ref erencias.
7. Ahora, dé clic en la f lecha del botón Abrir.
8. Dé clic en Abrir y reparar.
354

9. Abre nuev amente Excel 2013, pulsa CTRL + A y se abrirá el
cuadro de diálogo Abrir.
10. Si el libro que intentas abrir está dañado, puedes tratar de
repararlo. Verif ica la ruta de acceso, selecciona el archiv o,
oprime clic en la f lecha del botón Abrir y elige la opción Abrir
y Reparar.
355

11. En el mensaje que se muestra elige la opción Reparar.
En el nuevo cuadro de diálogo Reparaciones en el archivo oprime clic en el botón
Cerrar.
12. Para cerrar el libro Ref erencias, de clic en la f icha Archiv o y
clic en Cerrar.
Nota:
Si aparece un cuadro de diálogo preguntándole si quiere guardar, dé clic en No
guardar.
13. Cierre el archiv o Proy ectos.
356

Insertar Hojas
Las Hojas o también llamadas Hojas de cálculo, es el área donde realizará todo
tipo de operaciones y acciones. Generalmente Excel 2013 presenta una hoja al crear
un libro. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irán agregando
cronológicamente, por ejemplo, si agrega una nueva hoja a la ya predeterminada, sería
llamada Hoja2, la siguiente sería Hoja3 y así sucesivamente.
Nota:
Tenga en cuenta que las hojas de cálculo son ilimitadas, puedes crear tantas como
desees, el único limitante es la menoría del equipo; mientras más hojas haya en un
libro de Excel, más recursos de memoria consumen.
1. Abrir un archiv o de Excel.
2. En la parte inf erior de la v entana encontrarás 1 etiqueta
llamada Hoja1.
3. De clic en el signo Más (+) ubicado a la derecha para
agregar una hoja nuev a.
4. Oprime May us + F11 y se agregará la Hoja3, la cual no
aparecerá cronológicamente.
5. Oprime clic derecho en Hoja3 y elige Insertar.
357

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar.
6. En la pestaña General, seleccione Hoja de Cálculo y luego
clic en Aceptar. Aparecerá la Hoja4, pero tampoco
cronológicamente.
358

Nota:
No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.
Renombrar hojas
El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1, pero usted puede cambiar el nombre
de la hoja para identificarla más fácilmente. Sigue estos pasos para renombrar una
hoja.
Clic derecho en la hoja y elige la opción Cambiar Nombre.
Doble clic en la hoja y escribe el nuev o nombre.
Clic a la f icha Inicio y en el grupo Celdas oprime clic en el
botón Formato y elige la opción Cambiar el nombre de la hoja.
Practica siguiendo esta secuencia:
1. Clic derecho en Hoja1 y elige la opción Cambiar Nombre.
Verás que el nombre Hoja1 está seleccionado.
359

2. Escribe: “Tasa de Interés” y oprime Enter.
3. Dé doble clic en Hoja2, escribe “Proy ectos” y oprime Enter.
Reorganizar hojas
Al insertar una hoja esta aparece al lado izquierdo de las demás. Si deseas
reorganizarlas, oprime clic sin soltar sobre la hoja y arrástrala hacia el lado donde
deseas moverla.
Hace unos instantes agregaste hojas, pero algunas de ellas no aparecieron
cronológicamente. Para reorganizarlas, haz lo siguiente:
1. Oprime clic derecho en Hoja3 y elige la opción Mover o
copiar. Aparecerá el cuadro de diálogo Mov er o copiar.
360

2. Selecciona la opción (Mov er al f inal) y luego clic en Aceptar.
Hoja3 se mov erá al f inal de todas las hojas.
361

3. Para mov er Hoja4, oprime clic sobre ella sin soltar y realiza un
arrastre hasta el f inal de las hojas.
Aplicar colores a etiquetas
Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de cálculo, para poder reconocerlas y
ordenarlas.
1. Oprime clic derecho en la hoja Tasa de Interés, dirígete a la
opción Color de Etiqueta y elige el color Púrpura. Ahora la
etiqueta tiene una línea púrpura.
362

2. Oprime clic derecho en la hoja Proy ectos, elige Color de
etiqueta, y aplica el color Verde Claro. La hoja Tasa de Interés
ahora estará sombreada completamente.
Eliminar Hojas
Si agregaste hojas que ya no necesitas, puedes eliminarlas de la siguiente manera:
1. Oprime clic derecho en Hoja4 y luego clic en Eliminar.
Desaparecerá Hoja4.
363

Nota:
Si una hoja contiene datos, aparecerá un mensaje pidiéndote que confirmes que
deseas eliminarla.
2. Seleccione Hoja3 y en la f icha Inicio, grupo Celdas, oprime
clic en la f lecha del botón Eliminar y elige la opción Eliminar
Hoja.
364

Nota:
Cierre Excel sin guardar los cambios.
365