PORTOFOLIO DE SERVICIOS
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NIT: 900542421-1<br />
Calle 118 No 15 A 20 Norte Barrio La Castellana / Tel: 3124578 – 304569871 Fax: 3125478<br />
archiwoman@gmail.com.co www.archiwoman.co
NIT: 900542421-1<br />
En la búsqueda de innovar en el campo de la gestión documental nuestra<br />
compañía ARCHIWOMAN, busca implementar la metodología de cero<br />
papel para evitar la tala de árboles, contribuyendo así con el medio<br />
ambiente y logrando que cada empresa cuente con su archivo 100%<br />
digital.<br />
Nuestra empresa tiene como finalidad evitar el uso del papel, el desorden,<br />
economizarle dinero a las compañías y convertirnos para ellos en un<br />
aliado<br />
Contamos con implementos de trabajo novedosos los cuales nos facilitan<br />
el entregar lo prometido en el tiempo establecido.<br />
Nos basamos en la prestación de un servicio de asesoría en el cual lo<br />
acompañaremos desde el inicio, resolviendo sus dudas, atendiendo a sus<br />
necesidades y escuchando de parte suya ideas para integrarlas a las<br />
nuestras, hasta lograr los objetivos propuestos y procesamiento de<br />
archivos documentales, optando por las políticas ambientales de cero<br />
papel.<br />
Cumpliendo la ley 594 de 200, la circular externa 005 de 2012 y la<br />
Directiva Presidencial 004 de 2012.<br />
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Transcurriendo el año 2015, se encontraban dos amigas platicando de su<br />
futuro ya que ambas se encontraban desempleadas, una de ellas Leidy Ruiz<br />
una ambientalista, había asistido hace unos pocos meses a un foro sobre la<br />
importancia de dejar de utilizar tanto papel en las empresas, basándose en la<br />
Ley de 0 papel , ella le comento esto a su amiga ya que veía importante el<br />
hecho de cuidar el planeta desde las empresas y Lizeth Garaviz una<br />
apasionada por los documentos la cual era archivista le interesó mucho el tema<br />
de dejar de utilizar el papel para avanzar en el mundo y también aportando al<br />
medio ambiente.<br />
De allí les surgió la idea de crear una empresa, en la cual brindaran los<br />
servicios de ir a los archivos de diferentes entidades a organizarlos y<br />
transformarlos en digitales mediante equipos avanzados, los cuales les<br />
permitan que todo ello sea en el menor tiempo posible, también realizarles<br />
charlas de concientización en las cuales les hicieran ver la importancia de<br />
cuidar el planeta y lo innovador que seria que su archivo fuera digital<br />
ahorrándoles tiempo, espacio y dinero.<br />
Ellas crearon la empresa a comienzos del año 2016, con las expectativas de<br />
entrar en el campo de la gestión documental pero de una manera diferente e<br />
innovadora, comenzando por adquirir 5 equipos avanzados en digitalización.<br />
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Somos una empresa de servicios documentales orientada a satisfacer las<br />
necesidades y expectativas de nuestros clientes mediante la calidad, diseño,<br />
precio, innovación y contribución a sus archivos.<br />
Llevándolos más allá en el mundo digital y a la vanguardia en lo que tiene que<br />
ver con los servicios documentales, innovando en el campo de cero papel.<br />
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Ser una empresa En el 2019 reconocida por su liderazgo, innovación,<br />
servicio, calidad y transformación de archivos en digitales, con la más alta<br />
calidad en normas establecidas por el archivo general de la nación y siendo<br />
cooperantes con la comunidad y el medio ambiente aplicando la ley de cero<br />
papel.<br />
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Los servicios que nuestra compañía ofrece son los siguientes:<br />
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: vamos hasta su<br />
empresa, realizamos un análisis del estado de su archivo,<br />
le informamos su estado y procedemos a organízalo.<br />
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Revisando ya<br />
previamente su archivo realizamos la clasificación de la<br />
documentación dependiendo del orden ya establecido por<br />
ustedes y de no tenerlo nosotros procederemos a<br />
realizarlo, con el fin de que cada documento que en el<br />
lugar que corresponda, contamos con diferentes sistemas<br />
de clasificación (por su importancia, por fechas, tipo<br />
jurídico, conservación permanente y temporal)<br />
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<strong>DE</strong>PURACIÓN <strong>DE</strong> DOCUMENTOS: Ya con la<br />
clasificación previamente establecida s procedemos a<br />
realizar la depuración de los documentos que ya no se<br />
requieran para la compañía ya sea por (que no tienen<br />
importancia, su fecha de conservación termino o la<br />
compañía crea necesario su destrucción) todo ello se<br />
realiza con el protocolo correspondiente, acta donde<br />
indique que documentos se procederán a destruir y los<br />
testigos.<br />
CAPACITACIONES: Realizamos capacitaciones<br />
constantes al personal de la empresa concientizándolos<br />
sobre la ley de 0 papel y la importancia de contar con un<br />
archivo digital, para que así todos colaboren en dicha<br />
labor.<br />
DIGITALIZACIÓN: Una vez ya realizados todos los<br />
procesos de clasificación y depuración de la<br />
documentación procederemos a digitalizar su archivo<br />
(todos los documentos) por completo<br />
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CREACIÓN BASES: Crearemos bases de acuerdo a<br />
sus necesidades con el fin de que el manejo del archivo<br />
digital sea más sencillo para ustedes.<br />
CREACIÓN ARCHIVO DIGITAL: Una vez los<br />
documentos se encuentren digitalizados y las bases<br />
creadas, se instalará un programa avanzado<br />
ARCHIDIGITAL el cual simula digitalmente un<br />
archivo común en el cual estarán todos sus<br />
documentos.<br />
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