PORTOFOLIO DE SERVICIOS

NIT: 900542421-1
Calle 118 No 15 A 20 Norte Barrio La Castellana / Tel: 3124578 – 304569871 Fax: 3125478
archiwoman@gmail.com.co www.archiwoman.co

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En la búsqueda de innovar en el campo de la gestión documental nuestra
compañía ARCHIWOMAN, busca implementar la metodología de cero
papel para evitar la tala de árboles, contribuyendo así con el medio
ambiente y logrando que cada empresa cuente con su archivo 100%
digital.
Nuestra empresa tiene como finalidad evitar el uso del papel, el desorden,
economizarle dinero a las compañías y convertirnos para ellos en un
aliado
Contamos con implementos de trabajo novedosos los cuales nos facilitan
el entregar lo prometido en el tiempo establecido.
Nos basamos en la prestación de un servicio de asesoría en el cual lo
acompañaremos desde el inicio, resolviendo sus dudas, atendiendo a sus
necesidades y escuchando de parte suya ideas para integrarlas a las
nuestras, hasta lograr los objetivos propuestos y procesamiento de
archivos documentales, optando por las políticas ambientales de cero
papel.
Cumpliendo la ley 594 de 200, la circular externa 005 de 2012 y la
Directiva Presidencial 004 de 2012.
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Transcurriendo el año 2015, se encontraban dos amigas platicando de su
futuro ya que ambas se encontraban desempleadas, una de ellas Leidy Ruiz
una ambientalista, había asistido hace unos pocos meses a un foro sobre la
importancia de dejar de utilizar tanto papel en las empresas, basándose en la
Ley de 0 papel , ella le comento esto a su amiga ya que veía importante el
hecho de cuidar el planeta desde las empresas y Lizeth Garaviz una
apasionada por los documentos la cual era archivista le interesó mucho el tema
de dejar de utilizar el papel para avanzar en el mundo y también aportando al
medio ambiente.
De allí les surgió la idea de crear una empresa, en la cual brindaran los
servicios de ir a los archivos de diferentes entidades a organizarlos y
transformarlos en digitales mediante equipos avanzados, los cuales les
permitan que todo ello sea en el menor tiempo posible, también realizarles
charlas de concientización en las cuales les hicieran ver la importancia de
cuidar el planeta y lo innovador que seria que su archivo fuera digital
ahorrándoles tiempo, espacio y dinero.
Ellas crearon la empresa a comienzos del año 2016, con las expectativas de
entrar en el campo de la gestión documental pero de una manera diferente e
innovadora, comenzando por adquirir 5 equipos avanzados en digitalización.
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Somos una empresa de servicios documentales orientada a satisfacer las
necesidades y expectativas de nuestros clientes mediante la calidad, diseño,
precio, innovación y contribución a sus archivos.
Llevándolos más allá en el mundo digital y a la vanguardia en lo que tiene que
ver con los servicios documentales, innovando en el campo de cero papel.
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Ser una empresa En el 2019 reconocida por su liderazgo, innovación,
servicio, calidad y transformación de archivos en digitales, con la más alta
calidad en normas establecidas por el archivo general de la nación y siendo
cooperantes con la comunidad y el medio ambiente aplicando la ley de cero
papel.
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Los servicios que nuestra compañía ofrece son los siguientes:
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: vamos hasta su
empresa, realizamos un análisis del estado de su archivo,
le informamos su estado y procedemos a organízalo.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Revisando ya
previamente su archivo realizamos la clasificación de la
documentación dependiendo del orden ya establecido por
ustedes y de no tenerlo nosotros procederemos a
realizarlo, con el fin de que cada documento que en el
lugar que corresponda, contamos con diferentes sistemas
de clasificación (por su importancia, por fechas, tipo
jurídico, conservación permanente y temporal)
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DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS: Ya con la
clasificación previamente establecida s procedemos a
realizar la depuración de los documentos que ya no se
requieran para la compañía ya sea por (que no tienen
importancia, su fecha de conservación termino o la
compañía crea necesario su destrucción) todo ello se
realiza con el protocolo correspondiente, acta donde
indique que documentos se procederán a destruir y los
testigos.
CAPACITACIONES: Realizamos capacitaciones
constantes al personal de la empresa concientizándolos
sobre la ley de 0 papel y la importancia de contar con un
archivo digital, para que así todos colaboren en dicha
labor.
DIGITALIZACIÓN: Una vez ya realizados todos los
procesos de clasificación y depuración de la
documentación procederemos a digitalizar su archivo
(todos los documentos) por completo
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CREACIÓN BASES: Crearemos bases de acuerdo a
sus necesidades con el fin de que el manejo del archivo
digital sea más sencillo para ustedes.
CREACIÓN ARCHIVO DIGITAL: Una vez los
documentos se encuentren digitalizados y las bases
creadas, se instalará un programa avanzado
ARCHIDIGITAL el cual simula digitalmente un
archivo común en el cual estarán todos sus
documentos.
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