Terminos de Referencia Asistente Administrativa Pax

Fundación PAX Colombia
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ASISTENTE ADMINISTRATIVA BOGOTÁ
INFORMACIÓN GENERAL
La Fundación PAX Colombia (FPC) constituida legalmente en 2012, es una organización hermana y miembro del movimiento
de paz holandés PAX, que desde comienzos de la década del noventa ha acompañado e impulsado distintos procesos
sociales en Colombia, promoviendo la solución pacífica del conflicto armado, mitigando los efectos de la guerra y
propiciando la garantía de los derechos de las víctimas. En esta nueva etapa histórica del país donde se han orientado los
esfuerzos hacia la terminación de la confrontación armada interna, PAX reafirma su compromiso para construir una
sociedad justa, democrática, reconciliada y en paz.
En ese sentido, PAX enfoca sus objetivos estratégicos en Colombia en cuatro ejes:
1. Acceso de las personas, organizaciones y comunidades víctimas del conflicto armado a la garantía de sus derechos a la
verdad, justicia, reparación y no repetición, buscando la reconstrucción de sus proyectos de vida individuales, familiares
y colectivos.
2. Incidencia para la construcción de paz en tomadores de decisiones, empoderamiento de actores territoriales en la
reivindicación de derechos, protección de la vida, visibilización e implementación de propuestas de paz.
3. Construcción de paz, reconciliación y convivencia acompañando a las comunidades y organizaciones e impulsando su
participación activa en la transformación de los conflictos territoriales, consolidando una cultural de paz.
4. Fortalecimiento institucional al interior de Fundación PAX Colombia buscando consolidar una organización autónoma y
sostenible.
OBJETO DEL CARGO
Contribuir al buen funcionamiento y fortalecimiento de la Fundación Pax Colombia a nivel administrativo, financiero y
logístico, garantizando la elaboración de documentos, archivo, gestión y trámite ágil y oportuno según las necesidades y
procesos establecidos por la organización.
Trabaja directamente con:
Este cargo Reporta a:
POSICIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
Asistente contable y apoyos administrativos a nivel nacional.
Administradora y Directora Ejecutiva
FUNCIONES DEL CARGO
1. Responsable de la atención a contratistas, proveedores y/o terceros de manera presencial y telefónica.
2. Encargada/o de la logística de talleres, eventos y reuniones cunado sea requerido (confirmar asistencia, adecuación de
espacios, etc.)
3. Apoya la preparación de la logística de talleres, eventos y reuniones cuando sea requerido.
4. Responsable de las compras de insumos (cafetería, papelería, etc.) y otros servicios, de acuerdo a los manuales y políticas,
para el adecuado funcionamiento de Fundación Pax Colombia.
5. Encargada/o de llevar el control de los pagos de servicios fijos, facturas, cuentas de cobro, procesos de compras, etc. de la
Fundación Pax Colombia diligenciando adecuadamente la matriz de pagos, gestionando su pago oportuno y verificando que
los soportes para desembolso cumplan con los requisitos de control interno y la normatividad vigente.
6. Responsable del levantamiento y actualización permanente del inventario de equipos y activos fijos de la Fundación Pax
Colombia y encargado/a de informar a la administración los cambios que se presenten, trabajando conjuntamente con las
regionales donde se tenga presencia.
7. Responsable de la recepción y manejo de correspondencia enviada y recibida de la organización.
8. Encargada/o de la comunicación con contratistas y proveedores garantizando la adecuada presentación de soportes de
pago y de gastos en el marco de las actividades contratadas.
Calle 19 N° 4-88. Oficina 402. Edificio Andes. Oficina. Bogotá – Colombia.
Teléfonos: +57 (1) 8059999. E-mail: info@paxencolombia.org

Fundación PAX Colombia
9. Responsable de la actualización permanente del archivo general, contable y laboral de la Fundación Pax Colombia, tanto
físico como digital.
10. Encargada/o de verificar las solicitudes de anticipos y presentación de legalizaciones de los equipos regionales de la
Fundación Pax Colombia, garantizando el cumplimiento de fechas de entrega, requisitos de los soportes y cumplimiento de
normatividad legal vigente. Revisando además el correcto diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin, la
asignación presupuestal y el seguimiento a anticipos pendientes por legalizar tanto de las regiones como de Bogotá.
11. Responsable de preparar las certificaciones laborales, de contratos civiles, comunicaciones y trámites cuando sea requerido
y/o asignado por la administración
12. Responsable de liderar el proceso de SG SST incluyendo el seguimiento a las actividades y requerimientos necesarios para
su buen funcionamiento.
13. Elaboración las actas del Comité Ejecutivo, incluyendo la información financiera suministrada por la contadora, gestionando
la firma y archivo de las mismas.
14. Apoya a Ia administración en Ia preparación de Ia información para auditorías externas y otros requisitos según Ia
periodicidad requerida por los donantes de los proyectos.
15. Participa activamente en las reuniones del equipo administrativo y del equipo en general de la Fundación.
16. Encargada/o de realizar las afiliaciones al sistema de seguridad social (pensión, salud, ARL, caja de compensación) para las
personas vinculadas laboralmente y contratistas (ARL).
17. Responsable del proceso de ingreso del personal (solicitud de documentos, exámenes ocupacionales, entrega de elementos
y dotación en caso de ser necesario).
18. Encargado de la preparación de la nómina, prestaciones sociales, provisiones según formatos establecidos. De igual forma
preparación de la planilla única de liquidación de aportes de seguridad social, asegurando su pago oportuno.
19. Encargado de gestionar la compra de los tiquetes solicitados de acuerdo a las políticas de control interno de PAX Colombia.
20. Apoya a la administradora en la preparación de documentos requeridos para presentar a alcaldías y demás entes de control
para las fundaciones.
21. Apoya a Ia administración en las tareas que le sean asignadas para aportar al buen funcionamiento de la organización.
Duración:
Tipo de Contrato:
Modalidad:
Lugar:
Salario:
CONTRATACIÓN (TIPO, DURACIÓN, LUGAR Y SALARIO)
4 meses comprendidos entre el 01 de septiembre y el 31 de diciembre de 2.021 (renovable según
desempeño y disponibilidad de recursos)
Laboral a término fijo
Presencial
Bogotá D.C.
1.400.000 (más prestaciones de ley)
PERFIL DEL CARGO Y REQUISITOS
Formación técnica o tecnológica en administración, finanzas o contaduría.
Mínimo 2 años de experiencia en Fundaciones, Organizaciones sin Ánimo de Lucro, manejo de programas de Microsoft
Office. Con énfasis en Excel. Conocimiento y experiencia para garantizar el cumplimiento del reglamento de la banca
colombiana, el régimen de impuestos, legislación laboral y otras leyes pertinentes a las operaciones de las fundaciones en
Colombia. Capacidad para trabajar en equipo. Habilidades para elaborar documentos legales, informes, etc.
PROCESO DE CONVOCATORIA
Fecha límite de recepción hojas de vida: miércoles 25 de agosto de 2021
Asunto:
Asistente Administrativa (nombre)
Correo recepción de Hojas de Vida:
gutierrez@paxencolombia.org ; albornoz@paxencolombia.org;
contabilidad@paxencolombia.org
Calle 19 N° 4-88. Oficina 402. Edificio Andes. Oficina. Bogotá – Colombia.
Teléfonos: +57 (1) 8059999. E-mail: info@paxencolombia.org