CORRESPONDENCDAI YCONTROL DE GESTION - Escuela ...

Técnicas de Correspondencia y Control de Gestión
producto fabricado. Se debe llevar un registro de la concentración de
microorganismos activos por mililitro, la concentración de azúcar, los
grados de alcohol, la densidad, el índice de viscosidad, el color, la
opacidad, la textura, el índice de sólidos en suspensión, etc. Toda esta
información debe registrarse para saber si el lote cumple con los
estándares mínimos que pide la Dirección General de Normas y para
detectar posibles desviaciones o problemas en el proceso de producción.
Las mediciones de los parámetros listados son información mecanizable
pues se efectúan con el mismo procedimiento, repitiéndolo con cada
muestra.
� La Secretaría de Educación Pública debe entregar anualmente a cada
alumno dentro del sistema oficial, su boleta de calificaciones. Aunque
cada alumno es un caso único, el procedimiento de obtener calificaciones
y promedios a partir de un banco de datos e imprimir las boletas es igual
para todos. Los nombres de los alumnos, las asignaturas, las
calificaciones, la ubicación y denominación de las escuelas, etc., son en
este caso información mecanizable.
En todos los casos anteriores, lo más práctico es tratar a la información
por medio de formatos. Los formatos son documentos que poseen una
estructura que se puede dividir en dos partes:
• La primera que cubre todos los aspectos relevantes y necesarios para
la gestión y que serán comunes a todos los casos. Se encuentra ya
impresa desde antes de usarse y contiene los espacios libres para que
en ellos se deposite la información que hace a cada caso diferente.
• La segunda es precisamente la información que varía en cada caso
particular. Se deposita en los espacios vacíos descritos y completan
al documento.
La razón de existir de los formatos es reducir al máximo posible que se
produzcan casos especiales que escapen al trámite mecanizado. Los
tramites especiales necesitan, respecto de los mecanizados, mucho más
tiempo de lectura, de comprensión, y están sujetos a mayor riesgo de verse
envueltos en equivocaciones, traspapeleo, olvidos, pérdidas, errores de
interpretación, apreciación o criterio.
Los formatos pueden tomar infinidad de las formas de la tipología
documental. Ejemplos de ellos que son de uso general y de todos
conocido pueden ser las notas, los cheques, las solicitudes de empleo, las
cartas-poder, las formas fiscales, etc. También pueden adoptar varios tipos
de soporte, aunque los más prácticos son los impresos y los virtuales. De
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