DHL IntraShip käyttöohje lentopikalähetyksille

DHL IntraShip –lentopikalähetysten käyttöohje
http://www.intrashipeu.dhl.com
( https://www.intrashipeu.dhl.com/ )
Jos sinulla ei vielä ole tunnuksia ohjelmaan, voit tilata ne itsellesi osoitteesta:
http://www.dhl.fi/fi/express/tietopankki/sahkoiset_ratkaisut.html

Ohjelman tulosteet avautuvat pdf-tiedostoina ponnahdusikkunoihin. Muista sallia ponnahdusikkunat DHL IntraShip –
ohjelman sivuilla, koska tulosteet avautuvat uuteen ikkunaan.
Lähettäjätietojen tallennus
Aloita valitsemalla ”Tee rahtikirja”
Lähettäjä-välilehti
Uuden lähettäjän luot kirjoittamalla tarvittavat tiedot.
Lihavoidut otsikot ovat pakollisia kenttiä: Yrityksen nimi, yhteyshenkilö, osoiterivit 1 ja 2, postinumero, paikkakunta,
puhelinnumero ja sähköposti.
Paina ”Lisää osoite” tallentaaksesi syöttämäsi tiedot.
Jatkossa voit hakea tallentamasi lähettäjän painamalla Etsi.
Vinkki: Lähettäjän tiedot jäävät muistiin, joten tehdessäsi uutta rahtikirjaa ohjelma aloittaa automaattisesti Vastaanottajavälilehdeltä.

Vastaanottaja-välilehti
Uuden vastaanottajan luot kirjoittamalla tarvittavat tiedot.
Lihavoidut otsikot ovat pakollisia kenttiä - Yrityksen nimi, yhteyshenkilö, osoiterivit 1 ja 2, postinumero, paikkakunta,
puhelinnumero.
Paina ”Lisää osoite” tallentaaksesi syöttämäsi tiedot.
Jatkossa voit hakea tallentamasi vastaanottajan tiedot kirjoittamalla esim. yrityksen nimen ja valitsemalla Etsi.
Jos vastaanottajan tiedot muuttuvat, tee tarvittava muutos ja tallenna valitsemalla ”Päivitä osoite”.
Vinkki - Voit hakea esim. oikeaa postinumeroa kirjoittamalla paikkakunnan nimen ja painamalla
”Etsi postinumero/paikkakunta”. (Vastaanottajan maa täytyy olla ensin valittuna.)

Lähetyksen tiedot -välilehti
Kohdasta ”Palvelu” voit valita myös Express 9:00 tai Express 12:00 –palvelun, jos se on tarjolla
valitsemaasi osoitteeseen.
”Lähetyksen tyyppi”
Valitse, onko lähetyksesi Tulliselvitettävä vai Asiakirja (Asiakirjalähetykset/EU:n sisäiset lähetykset/Kotimaan lähetykset.)

”Auta valinnassa” -painikkeen takaa löytyy esimerkkejä tulliselvitettävistä lähetyksistä ja asiakirjalähetyksistä.
”Maksaja” Rahdinmaksajan asiakasnumero.
Jos vastaanottaja tai kolmas osapuoli maksaa rahdin, lisää kenttään 96/95...-alkuinen asiakasnumero.
Jos lähettäjä maksaa rahdin, tämän kentän voi jättää tyhjäksi.
”Tullausarvo” Lähetyksen tullausarvo on pakollinen tieto, mikäli lähetyksesi on tullattava.
”Lähetyksen viite” Asiakkaan oma viite, joka näkyy rahtilaskulla.
”Vakuutusarvo” Jos haluat vakuuttaa lähetyksesi, merkitse lähetyksesi arvo tähän kenttään. Huom! Kyseessä on
maksullinen lisäpalvelu, lisätietoja saatte asiakaspalvelustamme p. 030 45 345.
”Tavarankuvaus” Ilmoita lähetyksen sisältö mahdollisimman tarkasti englanniksi tai kotimaan lähetyksissä suomeksi. Voit
tallentaa Tavarankuvaus -painikkeen avulla esimerkiksi tavarankuvauksen, lähetyksen tyypin ja tariffikoodin.

Toimitusehto
Valitse lähetyksesi toimitusehto:
DAP - Vapaasti vastaanottajalla tullaamatta (Oletus)
CPT - Kuljetus maksettuna
DDP - Vapaasti vastaanottajalla tullattuna
CIF - Kuljetus ja vakuutus maksettuna
EXW - Vapaasti lähettäjällä
FCA - Vapaasti rahdinkuljettajalla
NDS - Neutral Delivery Service
Näin tallennat lähetyksen ja tulostat osoitetarran
Paina painiketta Tallenna/Tulosta, jos lähetyksesi on vain yksikollinen. Tämä tulostaa lähetyksesi lähetysasiakirjat.
(Osoitetarra)
Mikäli lähetyksessä on useampia kolleja, ilmoita jokaisen kollin paino ja mitat erikseen Kollitiedot-välilehdellä ja valitse
Lisää kolli.
Kollitietoja voit muuttaa valitsemalla kollin (numero), muuttamalla tarvittavat tiedot ja painamalla Päivitä kolli.
Kollitiedon voit poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Poista -painiketta.
Monikollisen lähetyksen hinnan voit tarkistaa Laske hinta –painikkeen takaa. Yhden kollin lähetykselle hinnan näet
Lähetyksen tiedot –välilehdellä.
Saat tallennettua oletuskolleja ilmoittamalla painon ja valitsemalla ”Tallenna kollitiedot”.
Tallentamiasi kollitietoja voit käyttää valitsemalla ”Hae kollitiedot”.
Kun olet syöttänyt kaikkien kollien tiedot, valitse Tallenna/Tulosta. Tämä tulostaa lähetyksesi lähetysasiakirjat.

Vientiasiakirjat
Lähetettäessä tulliselvitettäviä lähetyksiä, tulee lähetykseen liittää tarvittavat tulliasiakirjat. Voit käyttää yrityksesi omia
tulliasiakirjoja tai luoda ne DHL IntraShip-ohjelmalla.
Laskun tyyppi
Kun lähetykselläsi on kaupallista arvoa, tarvitset kauppalaskun. Muussa tapauksessa (esim. lahjat ja näytteet)
lähetykseen voidaan liittää proformalasku, mikäli kohdemaan tullisäädökset sen hyväksyvät. Mikäli olet epävarma laskun
tyypistä, voit varmistaa proformalaskun sopivuuden asiakaspalvelustamme p. 030 45 345.
Viennin tyyppi
• Pysyvä vienti: P – permanent
• Korjaus tai palautus: R - repair/return
• Väliaikainen vienti: T – temporary
Viennin syy
Kirjoita viennin syy englanniksi. Esimerkiksi: as a sample, for intercompany use.
Tuoterivien lisääminen laskulle
Valitse Tuoterivi -painike.

• Kuvaus: Tuotteen/tuotenimikkeen kuvaus
• Tariffikoodi: Nimikkeen tullitariffikoodi
• Kappalemäärä: Tuotteen/nimikkeen kappalemäärä
• Yksikköarvo: Tuotteen/nimikkeen yksikköarvo
• Alkuperämää: Tuotteen alkuperämaa
Lisättyäsi tuotteen/nimikkeen tiedot, valitse Lisää-painike. Lisätty tuoterivi tulee näkyviin näytölle. Voit lisätä, päivittää tai
poistaa nimikkeitä.
Kun olet syöttänyt kaikki tuotenimikkeet, valitse Takaisin ja sen jälkeen Tallenna/Tulosta. Tämä tulostaa lähetyksesi
lähetys- ja tulliasiakirjat.

Vientiasiakirjojen tulostaminen
Lähetysasiakirjojen mukana täytyy olla kaksi allekirjoitettua kappaletta vientiasiakirjoista. Huom. tulliselvitettävästä
lähetyksestä tulee tehdä ennakkoilmoitus vientihuolintaan. Lähetä kopiot vientiasiakirjoista sähköpostitse osoitteeseen
vientihuolinta@dhl.com tai faksaa asiakirjat numeroon 020 533 2494.
End of Day - Manifesti
Kun lähetys/lähetykset ovat valmiita ja osoitetarrat tulostettu, siirry ohjelman vasemman reunan valikossa kohtaan
”Lähetä tiedot DHL:lle”.
Valitse painike Luo manifesti ja tee linjasiirto
Avautuu uusi ikkuna, josta näet lähetykset joiden tiedot voidaan lähettää DHL:lle. Valitse Luo manifesti.
Tulosta lähetyslistaa kaksi kappaletta ja allekirjoita ne. Jätä toinen itsellesi ja anna toinen DHL:n kuriirille.
Jos manifestin tulostus jostain syystä epäonnistuu, voit tulostaa manifestin uudelleen seuraavasti:
Valitse ”Luo manifestiraportti”, valitse ”Hae” ja saat näkyviin painikkeen ”Luo manifesti”.
Luo manifesti tulostaa valitulta päivältä manifestin uudelleen.

Lähetä noutopyyntö (Ei vakionouto –asiakkailla)
Paina ”Hae” ja valitse nouto-osoite.
Valmis (tt:mm) – Ilmoita milloin lähetykset ovat valmiina noudettavaksi.
Sulkemisaika (tt:mm) – Yrityksesi sulkemisaika (Valmis-/Sulkemisaika aikavälin tulee olla vähintään tunti.)
Ohjeet DHL:lle – Nouto-ohjeita DHL:n kuriirille, esim. isokokoinen lähetys, poikkeavan raskas paketti tms.
Noutopaikka – Ilmoita lähetysten sijainti.
Valitse tämän jälkeen ”Lähetä noutopyyntö”.
Halutessasi voit tallentaa omat noutoasetuksesi pysyvästi ilmoittamalla tarvittavat tiedot ja valitsemalla ”Tallenna
noutoasetukset”.
Huom! Ota yhteyttä asiakaspalvelumme puh. 030 45 345, mikäli lähetyksesi on erityisen painava,
isokokoinen eikä mahdu pakettiautoon tai vaatii erikoisjärjestelyjä (Esim. noudetaan toisesta osoitteesta).
DHL Express - Asiakasjärjestelmien käyttäjätuki
S-posti: fi.ecom@dhl.com
Puhelin: (+358) 020 533 2020
Ma-Pe 9.00 - 16.00
Soittaessasi käyttäjätukeemme mainitse ohjelman nimi (DHL IntraShip) ja asiakkuutesi ID–numero.