palvelusopimus 2005 m-m.pdf
palvelusopimus 2005 m-m.pdf
palvelusopimus 2005 m-m.pdf
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
SOPIMUS<br />
DNo 1022/011/2003<br />
Palvelusopimus hallinto- ja tukipalveluista <strong>2005</strong> hallintoviraston ja<br />
maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan välillä<br />
Sopimuksen sisältö<br />
1. Sopimuksen osapuolet<br />
2. Palvelusopimuksen tarkoitus<br />
3. Sopijaosapuolten tehtävät<br />
4. Palveluiden edellyttämät resurssit<br />
5. Palveluiden kehittämistoimet<br />
6. Palvelujen seuranta<br />
7. Sopimuksen voimassaolo<br />
1. Sopimuksen osapuolet<br />
Hallintovirasto ja maatalous-metsätieteellinen tiedekunta sopivat tässä sopimuksessa jäljempänä<br />
mainituista hallinto- ja tukipalveluista.<br />
2. Palvelusopimuksen tarkoitus<br />
Hallinto- ja tukipalveluita tuotetaan hallintovirastossa, tiedekunnissa ja laitoksissa. Hallintovirastossa<br />
hoidetaan hallinto- ja tukipalveluita sekä keskitetysti että kampuspalveluyksiköissä. Tiedekunnassa<br />
hoidetaan hallinto- ja tukipalveluita tiedekunnan kansliassa ja laitosten toimistoissa.<br />
Tämä <strong>palvelusopimus</strong> on rehtorin ja tiedekunnan dekaanin välisen tavoitesopimuksen liite.<br />
Palvelusopimus sisältää tiedot kampuspalveluyksiköissä tuotetuista palveluista<br />
kampuspalveluyksiköiden työjärjestyksen edellyttämällä tavalla.<br />
Tähän sopimukseen kirjataan sellaiset toimenpiteet, joihin sopimuskaudella ryhdytään hallinnon tai<br />
palveluiden kehittämiseksi kampuksella.<br />
Tässä sopimuksessa osapuolet kuvaavat hallinto- ja tukipalvelunsa sopimuskaudella.<br />
Sopimusosapuolten velvollisuuksista säädetään yliopistolaissa, yliopiston hallintojohtosäännössä,<br />
hallintoviraston johtosäännössä sekä osapuolten antamissa työjärjestyksissä.<br />
Tässä sopimuksessa osapuolet kuvaavat hallinto- ja tukipalveluidensa vuonna <strong>2005</strong> edellyttämät<br />
resurssit arvioina. Hallintoviraston resursseja kohdennetaan rahanjakomallissa tiedekunnille välillisinä<br />
kustannuksina.<br />
Tähän sopimukseen kirjataan myös ne toimenpiteet, joilla palveluiden seurantaa kehitetään.<br />
Palvelusopimusmenettelyllä ja sen yhteisellä kehittämisellä lisätään hallinnon ja kampuspalveluiden<br />
läpinäkyvyyttä, selkeytetään pelisääntöjä ja kampuksen eri toimijoiden rooleja. Tarkoituksena on myös<br />
parantaa entisestään hallintoviraston ja tiedekunnan yhteistyötä hallinnon ja palvelujen kehittämisessä<br />
sekä lisätä molempien osapuolien kustannustietoisuutta.
3. Sopijaosapuolten tehtävät<br />
Hallintovirasto hoitaa yliopistotason strategisia tehtäviä sekä tuottaa keskitettyjä ja kampuspalveluita.<br />
Hallintoviraston tehtävät ja palvelut on kuvattu liitteessä 1. Kuvaus sisältää myös mahdolliset<br />
lisäpalvelut.<br />
Hallintovirasto tuottaa Viikin kampuksella seuraavia kampuspalveluita:<br />
- henkilöstöpalvelut<br />
- talouspalvelut<br />
- opiskelijapalvelut<br />
- tekniset palvelut<br />
- tietotekniikkapalvelut<br />
- tutkimuspalvelut<br />
Maatalous-metsätieteellinen tiedekunta hoitaa tiedekunnan hallintoa ja tuottaa sen edellyttämiä<br />
palveluita. Luettelo tiedekunnan tehtävistä ja palveluista on kuvattu liitteessä 2.<br />
Maatalous-metsätieteellinen tiedekunta tuottaa tämän sopimuksen perusteella seuraavia<br />
kampuspalveluita:<br />
- viestintäpalvelut<br />
Molemmat osapuolet suorittavat edellä mainitut tehtävät hyvässä yhteistyössä keskenään,<br />
asianmukaisesti ja taloudellisesti, sekä niin, että palvelujen taso on resursseihin nähden hyvä ja<br />
tarkoituksenmukainen.<br />
4. Hallinto- ja tukipalveluiden edellyttämät resurssit<br />
Yhteenveto hallintoviraston ja tiedekunnan hallinto- ja tukipalveluiden resursseista ja rahoituslähteistä<br />
on esitetty liitteessä 3.<br />
Hallintoviraston edellyttämät resurssit kohdentuvat vuonna <strong>2005</strong> tiedekunnille rehtorin 19.11.2004<br />
tekemässä rahanjakopäätöksessä. Konsistorin 16.4.2003 hyväksymän periaatepäätöksen mukaisesti<br />
välilliset kustannukset kohdennetaan mahdollisimman laajalti käyttöön perustuen. Hallintoviraston<br />
kustannusten kohdentamisen tarkemmat perusteet ovat rehtorin rahanjakopäätöksen liitteenä.<br />
5. Palveluiden kehittämistoimet<br />
Osapuolet edistävät tässä luvussa kuvattuja kehittämistoimia vuonna <strong>2005</strong>. Laajemmin osapuolten<br />
kehittämistoimia on kirjattu osapuolten omiin sisäisiin asiakirjoihin.<br />
Hallinnon arviointi- ja kehittämishanke saattaa johtaa vuoden <strong>2005</strong> kuluessa myös uusiin<br />
kehittämistoimiin.<br />
Erillisten laitosten hallintotehtävistä ja kustannusten kohdentamisesta on laadittu erillinen selvitys.<br />
Selvitysmiehen raportin pohjalta ratkaistaan erikseen se, minkälaisiin kehittämistoimiin ryhdytään.<br />
Henkilöstöpalvelut<br />
Hallintovirasto selvittää yhteistyössä tiedekunnan kanssa henkilöstötietojen tallennusta. Osapuolet<br />
neuvottelevat tallennustyön keskittämisestä erityisesti pienten laitosten osalta sekä sijaisjärjestelyiden<br />
hoitamisesta. Tavoitteena on palvelujen ja henkilötietojärjestelmän tietojen oikeellisuuden<br />
parantaminen sekä työprosessien nopeuttaminen.
Talouspalvelut<br />
Työajan kohdentumista seuraava järjestelmä tullaan ottamaan käyttöön vuoden <strong>2005</strong> aikana.<br />
Matkalaskujärjestelmä (WebTraveller) otetaan käyttöön asteittain 12/04 alkaen. Ostolaskujen<br />
sähköinen käsittely (Rondo-järjestelmä) aloitetaan vaiheittain vuoden <strong>2005</strong> aikana.<br />
Opiskelijapalvelut<br />
Hallintovirasto ja tiedekunnat käynnistävät yhdessä ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku- ja<br />
valintaprosessien kehittämisen. Hallintovirasto hakee opetusministeriöltä rahoitusta vuodeksi <strong>2005</strong><br />
sähköisen järjestelmän kehittämiseksi. Järjestelmän suunnittelun yhteydessä selvitetään<br />
mahdollisuuksia kehittää myös hallintoviraston ja tiedekuntien välistä työnjakoa. Vuoden <strong>2005</strong><br />
kuluessa kehitetään yhdessä myös toimintamalli kansainvälisen opiskelijarekrytoinnin tehostamiseksi.<br />
Selvitetään vuoden <strong>2005</strong> aikana opiskelijapalveluiden ja tiedekuntien yhteistyönä eri vaihtoehtoja<br />
järjestää opintopsykologipalvelut saataville suurimmalle osalle yliopiston opiskelijoita. Tavoitteena on<br />
saavuttaa yhteistyön avulla joustava ja kustannustehokas toimintamalli, joka luo myös mahdollisuudet<br />
syvällisen opintopsykologisen erityisosaamisen syntymiselle yliopiston sisälle.<br />
Opiskelijapalvelut kehittää toimintaansa yhteistyössä tiedekuntien kanssa ja tiedekunnilta saatavan<br />
palautteen perusteella seuraavilla painopistealueilla:<br />
- opiskelijarekrytointi<br />
- tutkinnonuudistukseen liittyvä tiedotus- ja neuvonta<br />
- Sokrates-vaihdon toteutus ja tiedekuntien ja laitosten henkilöstön tukipalvelut vaihdon<br />
järjestämisessä.<br />
- mahdollisuudet hyödyntää opintotukitoimiston konsultaatioapua tiedekunnan päätösten vaikutusten<br />
arvioinnissa opiskelijoiden opintotukeen.<br />
- opiskelijoiden työelämään sijoittumistiedon kokoaminen ja analysointi<br />
- ulkomaalaisten opiskelijoiden ja jatko-opiskelijoiden uraohjaus<br />
Tekniset palvelut<br />
Yhteistyöverkostojen kehittäminen<br />
Jo vuosia käytössä ollutta kiinteistöesimiesjärjestelmää kehitetään tiivistämällä yhteistyötä<br />
kiinteistöesimiehen ja kampuksen teknisten palvelujen kesken. Tekninen osasto sopii yhteistyössä<br />
kiinteistöesimiehen kanssa tilojen yhteiskäytöstä ja palvelusopimuksen kiinteistökohtaisesta<br />
soveltamisesta. Koordinaattorina toimii tilapäällikkö.<br />
Maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan käytössä olevien rakennusten osalta on tiedekunta nimennyt<br />
kiinteistöesimieheksi yli-insinööri Antti Uusi-Rauvan tiedekunnan laitekeskuksesta. Kiinteistöesimies<br />
toimii esittelijänä kaikissa tiedekuntaa koskevissa tila-asioissa.<br />
Kampuksia on pyydetty nimeämään yksi tai useampi laiteyhdyshenkilö koordinoimaan laitehankintoja<br />
ja muita laiteasioita. Maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan sisällä on laiteasioiden koordinoinnista<br />
vastannut tiedekunnan laitekeskus. Viikin kampukselle pyritään vuonna <strong>2005</strong> kehittämään<br />
laitekeskuksen ja muiden tiedekuntien laiteyhdyshenkilöiden yhteistyöverkosto. Tekninen osasto pyrkii<br />
yhteistyössä kampukselle nimettävien laiteyhdyshenkilöiden kanssa edistämään vuoden <strong>2005</strong> aikana<br />
Viikin kampuksella tiedekuntien ja erillislaitosten yhteistyötä tutkimuslaitteiden hankinnassa ja<br />
huollossa.<br />
Lisäksi tekninen osasto kehittää työympäristön kautta työhyvinvointiin liittyvien asioiden yhteistoimintaa<br />
työsuojelun ja työterveyshuollon kanssa sekä tiedekunnittain, kampuksittain että koko yliopiston<br />
tasolla.
Käynnissä olevat yliopiston sisäiset kehityshankkeet<br />
Opetusministeriön kanssa käytäviin tulosneuvotteluihin sisältyy keväällä <strong>2005</strong> yliopiston laatima<br />
toimitilastrategia. Toimitilastrategiassa ja laitestrategiassa olevat asiat tullaan huomioimaan teknisten<br />
palvelujen edelleen kehittämisessä. Myös hallinnon arvioinnin tulokset huomioidaan.<br />
Teknisten palvelujen palvelutuotekuvauksia kehitetään ja täsmennetään edelleen.<br />
Tilarekisteriä ja sen palvelukanavaa kehitetään tilatietojen läpinäkyvyyden ja asiakaspalvelun<br />
parantamiseksi.<br />
Tietotekniikkapalvelut<br />
Hallintoviraston tietotekniikkapalvelut muuttavat vuoden <strong>2005</strong> alussa maatalous-metsätieteellisen<br />
tiedekunnan laitekeskuksen kanssa samoihin tiloihin. Ratkaisulla saadaan tietotekniikkapalveluille<br />
hyvin toimivat tilat ja hyvät edellytykset yhteistyön rakentamiselle.<br />
Yliopiston perustehtävien hoitaminen edellyttää tietoliikenneverkon häiriötöntä toimintaa. Verkon<br />
käytön lisääntyessä kapasiteettia nostetaan ottamalla käyttöön kulloinkin tarkoituksenmukaista<br />
tekniikkaa. Verkon luotettavuutta parannetaan mm. vikasietoisuutta lisäämällä. Myös levyjärjestelmiä<br />
kahdennetaan ja uusitaan toiminnan varmentamiseksi.<br />
Tieto- ja viestintätekniikkaa kehitetään käyttäjiä varten ja yhteistyössä heidän kanssaan.<br />
Opiskelijoiden mahdollisuutta käyttää tietokonelaitteistoja ja päästä yliopiston verkkoon parannetaan.<br />
Sähköisen asioinnin mahdollisuuksia lisätään. Tietotekniikkaosaston vastuulle siirtyy vuoden alusta<br />
portaalihankkeelta yliopiston intranetin ylläpito. Lisää henkilöresursseja suunnataan Viikin kampuksen<br />
palvelun parantamiseen. Tietokantojen käytön lisääntymisen johdosta lisätään myös<br />
Oracle-osaamista.<br />
Vakiointia lisätään kaikilla tietotekniikan alueilla. Erityisesti keskittämällä ja automatisoimalla<br />
työasemien ylläpitoa lisätään tietoturvan tasoa, vähennetään rutiiniylläpitotyötä sekä edistetään<br />
yhtenäisen, luotettavasti toimivan opetus- ja opiskeluympäristön syntymistä.<br />
Virusten torjuntaa ja roskapostin suodatusta tehostetaan yhteistyössä muiden yliopistojen kanssa.<br />
Otetaan käyttöön yliopistojen yhteistyössä tekemät uudistetut tietoturvaan liittyvät säännöt, ohjeet ja<br />
politiikat.<br />
Tietotekniikkaosaston kehitysryhmässä jatketaan palveluiden ja toimintojen kehittämistä.<br />
Tarkoituksena on tuotteistaa palveluja, mahdollisesti karsia vähänkäytettyjä palveluja, yhdenmukaistaa<br />
ryhmien toimintatapoja ja selkiyttää toimintoja. Ryhmä on aloittanut myös strategisen<br />
toimintasuunnitelman tekeminen. Tarkoituksena on kehittää osaston toimintaa tietohallintostrategia<br />
huomioonottaen tekemään oikeita asioita ja yksinkertaistamaan toimintaympäristöä kustannusten ja<br />
työpanoksen säästämiseksi.<br />
Hallintoviraston tavoitteena on parantaa yliopiston henkilötietojärjestelmän tietosisällön kattavuutta<br />
sekä tietojen luotettavuutta. Tarkoitus on myös kehittää yliopiston henkilö- ja organisaatiohakemistoa.<br />
Tutkimuspalvelut<br />
Tutkimuspalvelujen osalta toimintaa kehitetään hallinnon arvioinnista saatujen suositusten pohjalta.<br />
Viestintäpalvelut<br />
Maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan tiedottaja toimii koko yliopiston tiedottajaverkostossa.<br />
Viikin kampukselle on sijoitettu kampustiedottaja biotieteellisen, eläinlääketieteellisen ja farmasian<br />
tiedekunnan sekä neurotieteen tutkimuskeskuksen kanssa syksyllä 2003 sovitulla ja keväällä 2004<br />
tarkennetulla tavalla.
Muut palvelut ja tehtävät<br />
Selvitetään vuoden <strong>2005</strong> kuluessa tiedekunnan liittymistä sähköiseen asianhallintajärjestelmään.<br />
Selvitetään yhteistyössä työnjakoa tietojen rekisteröinnissä opiskelijarekisterin, opiskelijapalveluiden ja<br />
tiedekuntien välillä. Tavoitteena on yhdenmukaistaa tiedekuntien ja hallintoviraston välistä työnjakoa<br />
sekä selvittää mahdollisuudet kohdentaa opiskelijarekisterin kustannukset aiheuttamisperusteisesti.<br />
Yleiset kehittämistavoitteet<br />
Hallintovirasto järjestää henkilöstön kehittämisyksikön kanssa ruotsin- ja englanninkielen opetusta<br />
asiakaspalvelussa toimivalle henkilöstölle.<br />
6. Palvelujen seuranta<br />
Vuoden <strong>2005</strong> alussa hallintovirasto määrittää yhteistyössä tiedekuntien kanssa sellaiset toiminnan<br />
volyymia, tehokkuutta ja laatua kuvaavat yleiset kriteerit, joiden kehittymistä seurataan jatkossa<br />
palvelusopimuksessa. Pohjana käytetään tässä <strong>palvelusopimus</strong>prosessissa esiin nousseita toiveita.<br />
Tavoitteena on, että mahdollisimman suuri osa seurattavista tiedoista saadaan automaattisesti.<br />
Tämän lisäksi osa palveluiden tuottajista hallintovirastossa ja tiedekunnissa kerää kustannusten<br />
kohdentamiseksi ja toimintansa kehittämiseksi myös muuta tarkempaa tietoa.<br />
Hallintoviraston osastot keräävät eri menetelmin palautetta asiakkailtaan. Palaute käsitellään<br />
viipymättä. Syksyn 2004 kuluessa selvitetään mahdollisuutta ottaa käyttöön kampuspalveluita koskeva<br />
verkkopohjainen palautelomake.<br />
7. Sopimuksen voimassaolo<br />
Sopimus on voimassa 1.1.<strong>2005</strong> – 31.12.<strong>2005</strong>.<br />
Tätä sopimusta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.<br />
Helsingissä 1.12.2004<br />
Hallintojohtaja Kari Suokko<br />
Dekaani Jukka Kola<br />
Kehittämispäällikkö Esa Hämäläinen<br />
Hallintopäällikkö Ulla-Irmeli Broman<br />
Liitteet:<br />
Liite 1. Hallintoviraston tehtävien ja palveluiden kuvaukset (kaikille yhteinen)<br />
Liite 2. Luettelo tiedekunnan ja laitosten tehtävistä ja palveluista (tiedekuntakohtainen)<br />
Liite 3. Palveluiden resurssit ja rahoituslähteet (kaikille yhteinen)
Change language