Palveluopas - Tieteiden talo

Jäsentietoja ja osoitteistoja saa antaa muiden yhteisöjen tai henkilöiden käyttöönvain, jos kukin jäsen on antanut siihen luvan. TSV ja useat jäsenseurat ovat omaksuneetkäytännön, ettei tietoja luovuteta lainkaan. Jos seura haluaa tiedottaa jäsenistölleesim. seuran tieteenalaa lähellä olevasta seminaarista tai julkaisusta, niistä voi liittäätietoja seuran oman jäsenpostin yhteyteen. Luottamuksellista materiaalia (esimerkiksiosoitteistoja, jäsenluetteloita, kopioita palkkatiedoista jne.) seurat voivat tuoda tuhottavaksivaltuuskunnan toimistoon. Asiassa voi kääntyä virastomestari Pekka Saarenpäänpuoleen, puh. (09) 228 69 230.2.1.6 ArkistonhoitoTieteellisten seurojen kuten kaikkien taloudellista toimintaa harjoittavien yhteisöjenon säilytettävä kirjanpitoaineisto kuitteineen kuusi vuotta, tilinpäätökset kymmenenvuotta ja palkkatiedot 50 vuotta. Muuten yhdistyksen arkiston säilyttäminen on lainsäätäjänkannalta yhdistyksen päätettävissä. Tieteellisissä seuroissa tehdään tieteenhistorian kannalta niin mielenkiintoista ja merkittävää työtä, että seurojen asiakirjaaineistonsäilyttäminen jälkipolville on tärkeää. Vähintäänkin toimintakertomukset japöytäkirjat olisi säilytettävä.Vanhat arkistot on tarkoituksenmukaista tallentaa Kansallisarkistoon tai muuhun julkiseenarkistoon, jossa säilytysolosuhteet ovat sopivat. Tällöin niiden omistusoikeusja mahdollisuus määritellä arkiston käyttöehdot säilyy seuralla itsellään. TavallisestiKansallisarkistoon tallennettu seurojen materiaali on joko vapaasti tutkijoiden käytettävissätai käyttöluvan voi myöntää arkistolaitoksen pääjohtaja. Jos seura katsootarpeelliseksi, se voi pidättää käyttöluvan myöntämisen myös itsellään. Tällöin tutkijantulee itse hankkia lupa seuralta.Arkistoinnista kannattaa pitää hyvää huolta myös keskellä jokapäiväistä toimintaa. Silloinse säilyykin parhaiten. Jälkikäteen järjestettäessä arkistointi on työlästä ja vie paljonaikaa. Hyvän arkistonhoidon eräs tärkeä osa on tallennettavan aineiston seulontaja turhan paperin vieminen kierrätykseen. Näin tallennettava määrä pysyy kohtuullisena.Huomatkaa, että asiakirjoista arkistoidaan toistaiseksi aina paperikopio, vaikkasähköisiä arkistointitapoja on jo koekäytössä ja valtionhallinnon asiakirjat arkistoidaansähköisesti. Sähköinen arkistointi edellyttää sitä varten luotua ohjelmaa.TSV:llä on Kansallisarkiston kanssa yhteinen arkistotyöryhmä, jonka tehtävänä on edistääjäsenseurojen arkistojen järjestämistä ja tallentamista sekä neuvoa säilytettävänaineiston seulonnassa. Työryhmää johtaa johtaja Lauri Harvilahti Suomalaisen KirjallisuudenSeurasta. Sen muut jäsenet ovat arkistonhoitaja Petra Hakala Svenska Littera-14