Présentation d'Ulisse - IN2P3

ULISSE
Melissa Drillet – Assistante logistique
Charlotte Rey‐Tissot ‐ Assistante
Comment demander une prestation logistique?
Le formulaire Ulisse
les informations nécessaires
La gestion Ulisse

Présentation de l’équipe p.3
Le site internet Ulisse p. 4
Comment remplir une demande de p. 5
prestation
Comment Ulisse traite votre demande
p. 19
2

Organigramme
http:// ulisse.in2p3.fr
Fax : 04 50 23 11 63
ASSISTANTE EXPORT
ECHANGES INTERNATIONAUX
Melissa DRILLET
‐ Prestations Internationales
Aériennes & Maritimes
‐ Prestations maritimes
‐ Prestations route
‐ Support des prestations IATA
Tel : 04 50 09 55 67
melissa.drillet@ulisse.in2p3.fr
ASSISTANT EXPORT
PRESTATIONS TERRESTRES
Daniel STANCHINA
‐ Prestations Messagerie
‐ Prestations CERN
‐ Prestations ADR
‐ Support des prestations IATA
‐ Conseiller Sécurité ADR (Cl. 2 à 9)
Tel : 04 50 09 17 20
daniel.stanchina@ulisse.in2p3.fr
DIRECTEUR
Philippe BRION
‐ Conseiller Sécurité MD IN2P3
‐ Conseil en fiscalité des échanges Internationaux
‐ Opérations Logistiques Multimodales
Tel : 06 34 39 57 19
philippe.brion@ulisse.in2p3.fr
ADJOINTE
RESPONSABLE D’EXPLOITATION
Géraldine ANGLADE
‐ Prestations Internationales Aériennes & Maritimes
‐ Procédures douanières
‐ Evolutions Informatiques
Tel : 04 50 09 17 19
geraldine.anglade@ulisse.in2p3.fr
ASSISTANTE EXPORT
ECHANGES INTERNATIONAUX
Magaly ROGES
‐ Prestations IATA/IMDG
‐ Prestations Internationales Aériennes &
Maritimes
‐ Support des prestations Express
‐ Support des prestations ADR
Tel : 04 50 09 55 56
magaly.roges@ulisse.in2p3.fr
ASSISTANTE
Charlotte REY‐TISSOT
Tel : 04 50 09 17 17
charlotte.rey‐tissot@ulisse.in2p3.fr
RESPONSABLE ADMINISTRATIVE
Véronique COMBET
‐ Gestion Financière
‐ Gestion Administrative
Tel : 04 50 09 17 69
veronique.combet@ulisse.in2p3.fr
ASSISTANTE EXPORT
ECHANGES INTERNATIONAUX
Corinne FEULLAR
‐ Prestations IATA/IMDG
‐ Prestations Internationales
Aériennes & Maritimes
‐ Support des prestations ADR
Tel : 04 50 09 55 62
corinne.feullar@ulisse.in2p3.fr
ASSISTANTE EXPORT
PRESTATIONS EXPRESS / GESTIONNAIRE
Sylvie TOULERON
‐ Prestations Express
‐ Support des Prestations Internationales
Aérien & Maritime
‐ Traitement admi. des envois express
‐ Support gestion Financière & Comptable
Tel : 04 50 09 55 68
sylvie.touleron@ulisse.in2p3.fr
3

Bien préparer le transport de votre marchandise
sur le site Internet Ulisse
De
nombreux
dossiers à
consulter
avant votre
envoi
N’hésitez pas àconsulter régulièrement ces dossiers, souvent actualisés.
Sur le site http://ulisse.in2p3.fr , vous
trouverez de nombreux dossiers .
Ceux‐ci vous aideront à mieux
préparer le transport de votre
marchandise:
Les solutions transport
Le transport de produits règlementés
Le transport de produits dangereux
L'emballage
La douane
L'assurance de vos envois
La réception d'un envoi
4

Toutes vos demandes passent par le formulaire
en ligne sur le site internet Ulisse
Nouvelle Saisie
La fonction recherche vous permet de retrouver une demande
grâce àsa référence complète: ULISSE/01/02/0000
Vous pouvez également le faire grâce au nom du demandeur.
Tant que votre demande n’est pas validée, vous pouvez y
retourner et modifier les informations.
Une fois validée, il faut alors nous contacter directement (mail
ou tel) pour ajouter des modifications.
Demande de Prestation Logistique
5

L’importance de vos déclarations dans le formulaire
Prenez le temps de lire ce texte.
Il vous informe que ce formulaire fait office de bon de
commande et donc qu’il engage votre responsabilité.
Il insiste sur l’obligation de véracité et d’exactitude des
informations que vous renseignez. Nous devons être en
possession de TOUS les éléments pour mener àbien le
transport, dans le respect des règles établies. Cet
engagement fait référence à tous les types de transport,
y compris le transport de marchandises dangereuses
Une erreur de déclaration en douane, ou de rédaction du
document de transport peut être lourde de
conséquence, notamment financière pour votre unité, et
surtout pour Ulisse qui s’engage pour vous auprès de ses
partenaires, des compagnies de transport et auprès des
Services Douaniers.
Ex : la dissimulation de l’expédition d’un produit
dangereux est passible de 1 mois à 1 an
d’emprisonnement et de 1000 à30 000 euros d’amende.
Pour passer àl’écran suivant, cochez la case et cliquer sur
«Je m’engage ».
6

Le formulaire : 7 onglets à remplir
MODE D’EMPLOI
Votre saisie débute. Vous devez renseigner 7 onglets. Le 1 er
onglet : Caractéristique de l’envoi, doit être intégralement
renseigné. Cette saisie conditionne l’accès aux autres onglets.
Une fois validée, en bas de page, vous obtiendrez une
référence Ulisse (ULISSE/01/02/0003) et vous aurez dès lors la
possibilité de remplir les autres onglets.
Il n’y a ensuite plus d’ordre précis de saisie àsuivre. Vous
pouvez compléter les onglets au fil des informations que vous
obtenez, dans l’ordre que vous voulez.
Toutefois [ IMPORTANT ] : terminez la saisie de votre
demande par l’onglet 7 « Informations complémentaires » et
n’omettez pas sa validation. Si votre demande comporte des
erreurs et/ou des champs manquants, vous serez enjoints de
les compléter.
Lorsque vous aurez corrigé ces points, retournez dans l’onglet
7 et validez cette étape. Si toutes les corrections son valides,
la saisie sera validée, et sera alors visible par nos services.
Nous la prendrons alors en compte.
7

Onglet par Onglet‐1
* le demandeur: c’est la personne qui renseigne le formulaire en ligne ; il est notre contact pour les échanges
futurs
* L’unité du demandeur: c’est l’unité d’appartenance du demandeur. Nous vous demandons :
‐ son code (UMR, UPR, UPS, etc.)
‐ son sigle (INITIALES)
‐ son identité (nom complet de l’unité)
Caractéristiques de l’envoi
Ces informations sont pré‐remplies pour les unités appartenant àl’IN2P3 et les unités forfaitisées auprès
d’Ulisse. Dans le cas d’une unité hors IN2P3 et non forfaitisée, vous cocherez Autre CNRS. Dans le cas
d’un établissement hors CNRS, il s’agit de renseigner Autre Identité et de compléter les champs de la
page.
* La prestation demandée: vous souhaitez qu’Ulisse se charge:
‐ du transport (dédouanement compris)
‐ de vous fournir des emballages
‐ de dédouaner de la marchandise (dédouanement seul)
* Le type d’envoi: s’agit il de matériel et/ou de document?
* La caractérisation géographique de l’envoi : très importante, elle sert à qualifier votre envoi au regard
des règles douanières, de la TVA, etc.…..
* Les dates d’enlèvement et de de livraison : indiquez les dates souhaitées. Si ces dates sont indicatives,
vous acceptez qu’Ulisse gère l’envoi au mieux de vos intérêts financiers ; si elles sont impératives, Ulisse
mettra tout en œuvre pour réaliser votre demande. A savoir que le caractère impératif de votre
demande peut entrainer un surcout significatif, que vous vous engagez àrégler.
8

Expéditeur
Onglet par Onglet‐2 et 3
Destinataire
9

Onglet par Onglet‐4
Matériel/Emballage/Dangereux
10

Du contenant au contenu: l’unité de
manutention et le colis
Choisissez d’ajouter un
colis ou une unité de manutention
Si vous choisissez d’ajouter une unité
de manutention, vous devez y insérer
un ou plusieurs colis
Vous pouvez maintenant renseigner
le contenu du ou des colis.
11

Votre matériel en détail
Afin d’expédier vos marchandises dans de bonnes conditions de sécurité, et dans le respect des règlementations,
nous devons bien connaitre le matériel que vous envoyez. Nous devons disposer, entre autres :
‐ d’une description précise de la marchandise àtransporter
‐ des quantités àtransporter
‐ des numéros de série de chaque pièce pour les identifier
‐ du poids net de chaque élément
‐ de la valeur de la marchandise pour en informer notre assureur (valeur scientifique)
‐ de l’origine de la marchandise
Plus la description de votre matériel sera complète, plus votre transport se fera en sécurité:
En cas d’avarie, notre assureur aura comme base de travail vos déclarations dans la demande Ulisse. Il devra y
trouver toutes les marchandises présentes lors du transport, pour pouvoir procéder à l’expertise et au
remboursement.
Nous vous conseillons de détailler au mieux les éléments qui composent votre envoi.
12

Dangereux ou Radioactif?
Si le matériel que vous allez nous confier est dangereux (hors classe 7), vous devrez
nous communiquer:
• le numéro UN – numéro d’identification des matières dangereuses
• la fiche de sécurité – carte d’identité de votre matériel délivrée par le fournisseur
• la demande de transport dangereux –fiche à compléter dans le formulaire Ulisse
Si votre matériel est radioactif (classe 7), les éléments dont nous avons besoin sont:
• le numéro UN – numéro d’identification des matières radioactives
• la demande de transport de matériel radioactif ‐ fiche àcompléter dans le
formulaire Ulisse
13

Onglet par Onglet‐5
Douane
En renseignant cet onglet, vous nous dites comment
traiter votre dédouanement, c’est‐à‐dire quelles sont les
déclarations préalables à remplir, les procédures
particulières qu’Ulisse doit suivre pour mener à bien votre
transport.
Les différent cas de figure:
*Import ou Export temporaire
*Retour d’opération temporaire
*Carnet ATA
*Import ou Export en bagage accompagné
*Import définitif
*Cession sous douane vers Ulisse
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Rien à déclarer?
S’il s’agit de: Nous avons besoin de ces informations:
* Import ou export temporaire:
• Motif de l’envoi
• Date de retour prévue
• Incoterm
• Lieu géographique d’application de l’incoterm
* Retour d’opération temporaire:
• Partiel ou total
• N° de prestation aller (ULISSE/01/02/0003) ou ancien système
• Prise en charge de la prestation (Ulisse? Vous‐même?)
• Si prise en charge par Ulisse, où?
* Carnet ATA:
• Accompagnerez vous le matériel?
• Les étapes, le circuit prévu de la marchandise
• Nombres et nature des aller retour, fractionnés? Totaux?
• Date de retour prévue
* Import ou Export en bagage accompagné:
• S’agit il d’un import ou d’un export?
* Import définitif:
• Incoterm et lieu géographique d’application
• Franchise de droits de douane: disposez vous d’une franchise? Souhaitez vous qu’Ulisse en fasse la demande pour vous?
• Si demande de franchise, nécessité de constituer un dossier technique pour expliquer l’usage scientifique de la marchandise
* Cession sous douane vers Ulisse:
• Votre matériel est déjà à l'aéroport en France , vous souhaitez confier au transitaire d'Ulisse le dédouanement et la livraison, nous
avons besoin de l’avis d’arrivée.
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L’ incoterm
L’INCOTERM : International Commercial Terms. Il est le code déterminant les obligations techniques et les responsabilités financières
respectives du vendeur et de l’acheteur.
Il améliore la gestion des envois internationaux. Une référence aux incoterms dans un contrat de vente assure une définition précise
des obligations respectives des parties, réduisant les cas de litiges. Les incoterms permettent àun expéditeur et un destinataire de
s’entendre sur les limites de prise en charge des frais de transport et des risques.
16

Onglet par Onglet‐6
Facturation
Désigne le payeur de la prestation Logistique.
Il peut être l’expéditeur, le destinataire ou tout autre
unité CNRS ou établissement hors CNRS.
Le paiement de la prestation aura lieu après le transport.
Le demandeur doit désigner une personne dans la partie
Facturation (nom, prénom, téléphone, mail, etc.).
Plus tard, nous contacterons cette personne par mail pour lui
demander de nous envoyer un bon de commande égal au
montant total de la prestation.
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Onglet par Onglet‐7
Informations Complémentaires
« Informations Complémentaires » constitue le dernier onglet à compléter.
Il nous permet de savoir si vous avez eu un contact préalable avec un des membres de l’équipe Ulisse. Il
vous permet également de demander un devis avant le lancement du transport et de préciser toute
information que vous jugerez utile dans un champs laissé libre àcet effet.
TRÈS IMPORTANT:
Vous devez systématiquement passer par cet onglet et le
valider pour que votre demande soit acceptée dans sa totalité.
Si des erreurs apparaissent, vous pourrez les corriger et revenir par la suite en étape 7.
Nota bene: cette procédure va bientôt évoluer, un bouton VALIDER (Nouvelle étape 8) sera
prochainement disponible pour plus de clarté.
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Comment Ulisse traite votre demande
• Votre demande est envoyée ; les membres de l’équipe Ulisse peuvent la visualiser
• Vous recevrez un mail vous informant qu’elle est prise en charge par un des membres de
l’équipe, qui devient votre interlocuteur
• Elle est analysée, nous en vérifions la cohérence. Nous vous recontactons si nous avons
besoin de précisions
• Une fois validée de part & d’autre , nous sommes en mesure d’en organiser la mise en
œuvre, de préparer les éléments réglementaires indispensables, et d’en confier la réalisation
àl’un ou l’autre de nos transporteurs
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Analyse de votre demande
En fonction de vos déclarations et
de vos besoins, nous pouvons
organiser votre transport,
l’emballage de votre marchandise,
le dédouanement de celle‐ci.
• C’est la nature du matériel (à
savoir dangereux ou radioactif ou
banal),
• son cheminement géographique
(il part d’où pour aller où) et
• la quantité (volume à
transporter)
qui vont nous permettre de
sélectionner un mode de
transport, un transporteur et une
série de procédures à appliquer.
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