SAFSLN20131509Z (PDF - 1.3 Mo) - Ministère de l'agriculture, de l ...

MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET
Secrétariat général
Service des affaires financières, sociales et
logistiques
Sous-direction des affaires budgétaires et
comptables
Bureau de la réglementation comptable et du contrôle
interne
78, rue de Varenne, 75349 Paris 07 SP
Tél. : 01 49 55 51 54 Fax : 01 49 55 43 65
Date de mise en application : immédiate
Nombre d'annexe(s) :
1 note de présentation et ses 4 annexes,
2 annexes opérationnelles
Date limite de réponse : 31/12/2013
NOTE DE SERVICE
SG/SAFSL/SDABC/N2013-1509
Date: 28 mars 2013
Le Ministre de l'agriculture,
de l'agroalimentaire et de la forêt
à
(cf destinataires in fine)
Objet : Présentation de la feuille de route 2013 du contrôle interne comptable pour les services
déconcentrés.
Texte de référence : Loi organique relative aux lois de finances.
Résumé : la note jointe rappelle les enjeux du contrôle interne comptable en termes de maîtrise des
activités financières de l'Etat et son incidence sur la qualité des comptes. Les annexes détaillent l'ensemble
des travaux à réaliser au cours de l'année 2013, proposent une méthodologie, donnent des exemples, fixent
le calendrier des travaux à réaliser.
Les actions de la feuille de route 2012 sont reconduites. Deux actions nouvelles viennent les compléter :
elles portent toutes deux sur le contrôle de supervision à postériori sur la constatation du service fait et sur la
revue des habilitations.
Mots-clés : contrôle interne comptable. Services déconcentrés. Feuille de route 2013.
Cf destinataires in fine
Destinataires

Vous trouverez ci-joint une note du 22 mars 2013 signée par le secrétaire général du Gouvernement et les
secrétaires généraux des METL-MEDDE, du MAAF, des ministères sociaux et financiers relative à la feuille
de route du contrôle interne comptable pour les services déconcentrés. Cette feuille de route s'applique
notamment à l'ensemble des services territoriaux œuvrant sur les politiques du ministère : DRAAF, DDT-M,
DDPP et DDCSPP.
L’ensemble des documents demandés doit être transmis par les directions régionales, chargées de la
coordination, à l’administration centrale sous forme dématérialisée à l’adresse suivante :
brcci.sg@agriculture.gouv.fr.
Le Directeur des affaires financières,
sociales et logistiques,
Signé : Christian LIGEARD.

Mesdames les Préfètes de région
Messieurs les Préfets de région
Mesdames les Préfètes de département
Messieurs les Préfets de département
Mesdames et Messieurs les Directeurs :
LISTE DES DESTINATAIRES
Directions départementales en charge de la protection des populations (DDPP)
Directions départementales en charge de la cohésion sociale (DDCS)
Directions départementales en charge de la protection des populations et de la cohésion sociale
(DDCSPP)
Directions départementales en charge des territoires (DDT)
Directions départementales en charge des territoires et de la mer (DDTM)
Directions de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DEAL – Outre mer)
Directions de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt (DAAF - DOM)
Directions de la mer (DM - Outre mer)
Direction des territoires, de l'alimentation et de la mer (DTAM Saint-Pierre-et-Miquelon)
Directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL)
Directions régionales de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt (DRAAF)
Direction régionale et interdépartementale de l'équipement et de l'aménagement (DRIEA)
Direction régionale et interdépartementale de l'hébergement et du logement (DRIHL) Ile de France
Direction régionale et interdépartementale de l'environnement et de l'énergie (DRIEE) Ile de
France
Direction régionale et interdépartementale de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt (DRIAAF)
pour l'Ile de France
Directions interrégionales de la mer (DIRM)
Directions interdépartementales des routes (DIR)
Mesdames et messieurs les référents régionaux contrôle interne comptable du programme 333
Mesdames et messieurs les responsables de déploiement du CIC en DREAL
Mesdames et messieurs les référents régionaux CIC MAAF
Centre d'évaluation, de documentation et d'innovation pédagogique (CEDIP)
Centre d'études sur les réseaux, les transports, l'urbanisme et les constructions publiques
(CERTU)
Centre d'études techniques de l'équipement (CETE)
Centre d'études techniques maritimes et fluviales (CETMEF)
Centre d'études des tunnels (CETU)
Centre national des ponts de secours (CNPS)
Centre de valorisation des ressources humaines (CVRH)
École nationale de techniciens de l'équipement (ENTE) et ses établissements
Service d'études sur les transports, les routes et leurs aménagements (SETRA)
Service national d'ingénierie aéroportuaire (SNIA)
Service des remontées mécaniques et des transports guidés (STRMTG)

Pour information :
Monsieur le secrétaire général du ministère de l’intérieur
Madame et messieurs les directeurs d'administration centrale du MAAF
Mesdames et messieurs les chefs de services d’administration centrale du MAAF
Monsieur le contrôleur budgétaire et comptable ministériel du MAAF
Monsieur le contrôleur budgétaire et comptable ministériel du METL/MEDDE
Mesdames et Messieurs les directeurs d’administration centrale des Ministères chargés des affaires
sociales et de la santé, ministères des sports, de la jeunesse, de l'éducation populaire et de
la vie associative
Mesdames et Messieurs les directeurs régionaux de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale
Monsieur le contrôleur budgétaire et comptable ministériel des Ministères chargés des affaires sociales
et de la santé, ministères des sports, de la jeunesse, de l'éducation populaire et de la vie associative
Madame la CBCM des services du Premier ministre
Monsieur le contrôleur budgétaire et comptable des ministères économique et financier
Conseil général de l'alimentation, de l'agriculture et des espaces ruraux (CGAAER)
Conseil général de l'environnement et du développement durable (CGEDD)
Mission « doctrine comptable et contrôle interne comptable » (MDCCIC) de la DGFiP
Monsieur le Président directeur général de l’Agence de services et de paiement (ASP)
Monsieur le Directeur général de l'Établissement national des produits de l’agriculture et de la mer
(FranceAgriMer)
Monsieur le Directeur de l’Office pour le développement de l’agriculture dans les DOM
(ODEADOM)

ANNEXE opérationnelle n°1
Le contrôle de supervision a posteriori sur la Revue des habilitations
Calendrier : Feuille de route 2013 Périmètre : SD
Acteurs :
Pilotes : Assistance Chorus en AC, référents
CIC régionaux en DRAAF, responsable de
déploiement CIC en DREAL
Producteurs : Responsables de service en
service prescripteur et au sein de chaque CPCM
(SD).
Levier(s) CIC :
Organisation / Documentation
Action : Nouvelle Caractère : Obligatoire
Le contrôle de supervision a posteriori sur la revue des habilitations constitue une action nouvelle
du MAAF et des METL-MEDDE pour 2013. Elle se substitue à l'action revue des habilitations
inscrite dans la feuille de route 2012.
1. Rappels des notions : le contrôle de supervision a posteriori et la revue des
habilitations
➔ Le contrôle de supervision a posteriori
Le contrôle de supervision fait partie des 3 types de contrôles de 1er niveau : auto-contrôle, contrôle
mutuel et contrôle de supervision.
▪ Le contrôle a priori ou contemporain, réalisé avant l'enregistrement comptable (sous
Chorus).
▪ Le contrôle a posteriori, réalisé après l'enregistrement comptable.
Le contrôle est dit « a posteriori », car il est réalisé après l'attribution des habilitations.
Ce contrôle consiste, pour l'encadrement, à s'assurer du respect des directives données dans le cadre
du traitement des opérations et de la qualité de ces dernières.
Le contrôle de supervision a posteriori est un contrôle de premier niveau exercé par l'encadrement
sur les opérations des agents au sein de l'entité attributaire des tâches (le contrôle de second niveau
est exercé par une entité différente).
➔ La revue des habilitations
La notion d'habilitation doit donc être entendue sous ses deux aspects :
• juridique qui se traduit par l'attribution d'une délégation de signature. La délégation de
signature pour être valable, se présente sous la forme d'un document écrit, signé par le
délégant et publié (au JO, recueil des actes administrations, etc). Il peut par exemple,
prendre la forme d'un arrêté.
1

ANNEXE opérationnelle n°1
Point d'attention : Les délégations de signature sont requises pour les agents ayant un profil de
valideur sous l'outil informatique (les responsables) ainsi que pour l'ensemble des agents en charge
de la certification du service fait (en CPCM).
• informatique qui se traduit par l'attribution d'un rôle ou d'un profil dans l'application
(gestionnaire de DP, responsable de DP, etc).
Dans Chorus
Les opérations de validation interviennent au niveau de l'engagement juridique, de la certification
du service fait, de la demande de paiement pour la partie dépenses et factures clients (titre de
perception) pour la partie recettes.
Dans CFo :
Les opérations de validation interviennent au niveau de la demande d'achat, la demande de
subvention et la constatation du service fait.
− Si un seul et même agent est à la fois saisisseur et valideur : la délégation de signature est
requise pour l'agent.
− Si un agent X est chargé de la saisie et un second agent Y de la validation : la délégation de
signature est requise uniquement pour le second agent qui a un profil de valideur.
− Si un agent est chargé de la certification du service fait au sein du CPCM : la délégation de
signature est requise quelque soit son profil (gestionnaire/responsable).
2. Objectifs du contrôle de supervision a posteriori sur la revue des habilitations
La revue des habilitations vise à s'assurer :
• que l'utilisation d'un rôle ou d'un profil dans l'application Chorus et Chorus Formulaires
(CFo) est en lien direct avec l'habilitation juridique (matérialisée par l'attribution d'une
délégation de signature lorsqu'elle est requise), c'est-à-dire la qualité d'ordonnateur accordée
aux agents de la dépense ou de la recette.
• de la concordance entre les habilitations informatiques accordées aux agents et leur situation
réelle à la date du contrôle. (Exemple : vérifier qu'un agent habilité sur Chorus est encore
présent dans le service à la date du contrôle).
• de l'exactitude des différentes informations liées à l'utilisateur : adresse mail, nom, prénom ;
• que l'ensemble des habilitations attribuées au sein d'un service est utilisé. 1
1 La campagne annuelle de désactivation mise en place par l'AIFE vise à faciliter la détection des
habilitations non utilisées.
2

3. Périmètre du contrôle
Dans Chorus
− Les CPCM
ANNEXE opérationnelle n°1
Ce contrôle porte sur les habilitations (informatique et juridique) ouvertes aux agents au sein de
chaque service du CPCM.
Dans CFo
Ce contrôle porte sur les habilitations (informatique et juridique) ouvertes au sein de chaque
service prescripteur et sur les organigrammes fonctionnels (dès lors qu'ils sont établis et mis à
jour).
4. Acteurs chargés du contrôle
Ce contrôle relève d'un supérieur hiérarchique.
5. Périodicité du contrôle sur la revue des habilitations
Ce contrôle sera réalisé par un supérieur hiérarchique a minima annuellement.
6. Nombre d'opérations contrôlées
Ce contrôle est exhaustif. Il concerne toutes les habilitations attribuées dans Chorus, CFo / tous les
agents du service ainsi que l'encadrement.
3

ANNEXE opérationnelle n°1
7. Les points de contrôle
Le contrôle de supervision a posteriori repose sur les éléments suivants :
Critère Notion Objectif Points de contrôle
Réalité
(description des
opérations réelles)
Sincérité 2
Présentation et
bonne information
Incompétence
juridique.
Non respect
volontaire des droits
d'accès au SI Chorus.
Non respect des
normes de
renseignement ou de
présentation.
Utilisation de
documents
comptables non
conformes ou emploi
irrégulier d'une
application
informatique.
2 Ce critère de contrôle concerne exclusivement Chorus
S'assurer de la présence
effective des agents pour
lesquels des droits sont ouverts.
S'assurer du respect des
habilitations : seul le détenteur
d'un certificat spécifique accède
au SI Chorus.
Vérifier l'exactitude des
différentes informations liées à
l' utilisateur : mail, nom et
prénom.
Vérifier que l'ensemble des
habilitations attribuées au sein
d'un service sont utilisées.
Conformité entre la présence
effective d'un agent au sein d'un
service et les habilitations qui lui
sont attribuées au sein de ce
dernier.
- Vérifier qu'aucun tiers n'accède
au SI Chorus lorsqu'un détenteur
est absent.
- Aucun agent du service n'utilise
l'accès et les droits d'un autre
agent.
Dans Chorus : conformité entre
le groupe utilisateur Chorus
auquel est rattaché l'utilisateur et
le service d'affectation de l'agent.
Dans CFo : conformité entre les
informations de l'utilisateur et les
habilitations qui s'y rapportent.
Détecter les habilitations non
utilisées dans le service.
4

ANNEXE opérationnelle n°1
8. Méthodologie : la mise en place du contrôle de supervision a posteriori sur la
revue des habilitations
Le contrôle de supervision a posteriori pour la revue des habilitations s'effectue en plusieurs étapes :
1/ Les responsables des CPCM et des services prescripteurs réaliseront ce contrôle à partir de la
liste recensant les agents habilités sur Chorus et sur Chorus Formulaires.
Un tableau recensant l'ensemble des habilitations informatiques attribuées sous Chorus sera
transmis à chaque CPCM par l'administration centrale. Concernant Chorus Formulaires, alors que le
MAAF transmettra un tableau recensant les habilitations, les METL/MEDDE demandent au
référent métier Chorus (RMC) du CPCM d'éditer la liste locale. Ce tableau fait apparaître les nom,
prénom et structure des agents disposant d'une habilitation informatique leur permettant la saisie
d'une part et la validation d'autre part.
2/ Le CPCM adressera à chaque service prescripteur la liste de ses agents habilités sous Chorus
Formulaires.
3/ A partir du tableau des habilitations et de l'organigramme fonctionnel nominatif, le responsable
du contrôle au CPCM ou en service prescripteur établit un tableau de synthèse des habilitations
juridiques et informatiques selon le modèle proposé.
4/ Le CPCM et les services prescripteurs procèdent aux contrôles de supervision comme suit :
les habilitations informatiques figurant sur la liste transmise et la situation réelle des agents
habilités à la date du contrôle (agents présents / n'exerçant plus de fonctions sous Chorus/CFo/ dans
le service).
les droits ouverts dans les systèmes d'information précités et les délégations de signature pour les
personnes exerçant des fonctions de valideur.
5/ Toutes les anomalies détectées lors de ces contrôles donnent lieu à l'élaboration d'actions
correctrices à engager pour corriger cette situation et d'un délai de réalisation de l'action.
Si les erreurs ne sont pas liées au dispositif mais à sa mauvaise ou non application, il sera procédé à
un rappel des directives.
6/ Pour les applications interfacées, le référent CIC de chaque service prescripteur transmet au
CPCM le tableau de synthèse des habilitations accompagné des délégations de signature, afin que
celui-ci ait l'assurance de la régularité des actes qui lui sont transmis.
L'ensemble des contrôles de supervision est transmis à l'administration centrale via les responsables
de déploiement et référent régional du CIC (tableau de synthèse des habilitations, porteur du
contrôle et organigramme fonctionnel nominatif actualisé).
5

ANNEXE opérationnelle n°1
Les dispositifs de contrôle interne à mettre en œuvre
Catégories Exemples d'actions
Documentation
Organisation
Révision Périodique des
habilitations
Déterminer et diffuser des procédures/guides organisant :
• l’attribution et le retrait des identifications,
• la traçabilité (écrit, courriel, fax, etc), au moment où l'encadrant
effectue une demande d'habilitation pour l'un de ses agents,
auprès de l’administrateur responsable des paramétrages.
Élaborer une charte d'attribution d'accès au système d'information
limitant l'attribution à des personnes clairement identifiées.
Il revient à l'encadrement de la structure concernée, de décider à qui
doivent être attribuées les habilitations (en fonction de l'attribution des
tâches).
• Si le paramétrage des habilitations relève d’un service
informatique, l’encadrement (ou un responsable désigné par lui)
doit être le seul interlocuteur du service informatique. Il
demande le paramétrage des habilitations aux applications à un
administrateur. Ainsi, quel que soit le système d’information, à
l'arrivée d'un agent il demande une nouvelle habilitation (sur
des tâches).
• Inversement, lorsque l’intervenant est dessaisi d’une tâche, il
demande le retrait de son habilitation. Le remplacement d’un
agent par un autre, y compris pour des fonctions identiques,
implique que celui qui part soit dessaisi de son habilitation, et
qu’une nouvelle habilitation soit attribuée à celui qui arrive.
Il en est de même pour les vacataires et les personnels de “ renfort ”.
Observations : S'assurer de l'habilitation juridique des acteurs en conférant les délégations
adéquates en fonction des profils, notamment pour les « valideurs » (conformément à l'art.10 et
suivants du décret n°2012-1246 du 07/11/12) :
1/ l'engagement juridique ;
2/ l'attestation du service fait ;
3/ l'établissement du titre de recettes.
Le principe doit être celui du “ moindre privilège ” selon lequel les délégations doivent être
attribuées de manière restrictive.
6

ANNEXE opérationnelle n°2
Le contrôle de supervision a posteriori sur la constatation du service fait
Calendrier : Feuille de route 2013 – 1er
semestre 2013
Acteurs :
- Coordonnateur : référent régional CIC en
DRAAF
- Producteurs : Référents CIC des services
déconcentrés, référents CIC en direction d'AC
(MAAF).
Périmètre : AC + SD
Levier(s) CIC :
Organisation / Traçabilité
Action : Nouvelle Caractère : Obligatoire
1- Rappels des notions : le contrôle de supervision et la constatation du
service fait
Le contrôle de supervision
Le contrôle de supervision fait partie des 3 types de contrôles de 1er niveau : auto-contrôle,
contrôle mutuel et contrôle de supervision.
▪ Le contrôle a priori ou contemporain, réalisé avant l'enregistrement comptable (sous
Chorus).
▪ Le contrôle a posteriori, réalisé après l'enregistrement comptable.
Le contrôle de supervision a posteriori est un contrôle de premier niveau exercé par
l'encadrement sur les opérations des agents au sein de l'entité attributaire des tâches (le contrôle
de second niveau est exercé par une entité différente).
Le contrôle est dit « a posteriori », car il est réalisé après l'enregistrement dans Chorus. Ce
contrôle consiste, pour l'encadrement, à s'assurer du respect des directives données dans le cadre
du traitement des opérations et de la qualité de ces dernières : calendrier, modalités de réalisation
des opérations, modalités de contrôles (auto-contrôles, contrôles mutuels). Sur ce dernier point,
il s'assure notamment de leur traçabilité, de leur réalité et de leur efficacité.
1/10

La constatation du service fait (SF)
ANNEXE opérationnelle n°2
La constatation du service fait est réalisée par le service prescripteur. Elle vise à vérifier dans
quelle mesure les prestations fournies ou les biens/fournitures livrés, sont conformes au bon de
commande.
Exemple : Demande d'achat du matériel de bureau (la demande concerne l'achat de trois
chaises et de deux lampes de bureau). Le service prescripteur vérifiera que le matériel livré
correspond à la demande matérialisée par le bon de commande (sur la nature, la quantité, la
qualité).
Une fois le service fait constaté, le centre de prestations comptables mutualisé (CPCM) en
service déconcentré (SD) ou le centre de service comptable et financier (CSCF) en
administration centrale (AC) va certifier que la constatation du service fait a bien été réalisée (la
certification du service fait) et procède à la mise en paiement.
Exemple : le CPCM certifie l'achat du matériel de bureau.
2- Les objectifs du contrôle de supervision a posteriori sur la constatation du
service fait
Sur le court terme ce contrôle vise à s'assurer que :
- la constatation du service fait s'effectue au plus près de la réception du bien (les biens,
fournitures livrés ou la prestation réalisée correspondent à la demande).
- le service prescripteur saisit rapidement dans Chorus Formulaires (CFO) les éléments de la
constatation du service fait afin que le CPCM ou le CSCF puisse certifier le service fait et
transmettre au comptable pour mise en paiement.
Sur le long terme, il vise à :
- éviter les difficultés avec le fournisseur en réduisant le risque d'erreurs et assurer le paiement
sous 30 jours ( = le délai maximum de paiement).
- in fine, réduire le risque de paiement d'intérêts moratoires causé par le dépassement du délai
maximum de paiement.
- garantir la qualité et la sincérité des comptes.
En effet, selon la norme 2 du recueil des normes comptables de l'État (RNCE), le critère de
rattachement des charges aux exercices N ou N+1 est la « date de prise d'effet du service fait »
qui permet de constater avec certitude la réalité de l'obligation de l'État et le montant de la dette
correspondantes.
Le contrôle du bon enregistrement des constatations des services faits revêt donc une grande
importance au regard de la qualité et de la sincérité des comptes de l'État.
Point d'attention : Le délai maximum de paiement est de 30 jours. Le point de départ de ce
délai correspond à la date de réception de la facture.
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3- Le périmètre du contrôle
ANNEXE opérationnelle n°2
Ce contrôle de supervision a posteriori porte sur l'ensemble des services faits constatés au sein
du service prescripteur sur l'année N.
La liste des services faits pour effectuer ce contrôle est disponible en utilisant dans l'onglet
Chorus la transaction MB51 « Liste des documents articles sur services faits ».
Une anomalie est avérée lorsqu'un décalage est constaté entre la date de livraison (SF effectif) et
la date de constatation retenue pour le SF.
Tout décalage considéré comme déraisonnable ou disproportionné constitue une anomalie. Il
s'apprécie au cas par cas en fonction du type de service fait constaté :
Exemple : pour du matériel de bureau (1 table, 2 chaises) la constatation du service fait se fera
le jour de la livraison. En effet la vérification sur la quantité et la qualité du matériel est rapide.
A contrario,
Exemple : pour l'achat de 20 ordinateurs et 20 imprimantes la constatation du service fait peut
intervenir plusieurs jours après la livraison (vérifier que chaque ordinateur et chaque
imprimante fonctionne correctement, vérification des branchements).
Le service prescripteur doit être organisé de manière à ce que l'agent en charge de la constatation
du service fait agit avec diligence.
4- Acteurs chargés du contrôle
Ce contrôle relève d'un supérieur hiérarchique chargé de la constatation des services faits, au
sein du service prescripteur. Il doit être identifié.
5- Périodicité du contrôle
La périodicité de ce contrôle est semestrielle.
6- Nombre d'opérations à contrôler
Le contrôle est exhaustif (sur la totalité des services faits) ou sur échantillon d'au moins 30
documents articles sur services faits (un échantillon est pertinent à partir de 30 opérations).
Point d'attention : Si le service prescripteur estime que les risques et enjeux ne portent pas
sur toutes les constatations de service fait, l'échantillon doit être composé d'opérations de nature
homogène (ex : la commande publique). La détermination d'au moins 4 anomalies sur cette
base de 30 éléments traduit une maîtrise imparfaite des risques et la mise en œuvre de
mesures correctrices.
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7- Les points de contrôle
ANNEXE opérationnelle n°2
Les contrôles réalisés peuvent reposer sur les éléments suivants :
Critère Objectif Points de contrôle
Réalité
(description des opérations
réelles)
Justification
(présence de pièces probantes)
S'assurer de la correcte saisie et
retranscription de la réception du
bien/service.
1/ Contrôler au plus près du fait
générateur.
2/ Contrôler le délai de saisie.
S'assurer de la continuité des
services faits constatés.
S'assurer que l'ensemble des
services faits constatés sont
justifiés.
1/ Correcte saisie des données en
cohérence avec les pièces
justificatives.
2/ Service fait effectif.
3/ Conformité de la prestation
réalisée avec les données préremplies
de l'engagement
juridique.
1/Combien de temps pour
constater le service fait ?
2/ Combien de temps pour saisir
dans CFO ?
Au sein du service prescripteur,
vérifier qu'un suppléant a été
désigné pour constater le service
fait en cas d'absence ou
d'empêchement du titulaire.
Présence de toutes les pièces
justificatives relatives à la
constatation du service fait (ex :
bon de livraison).
Point d'attention : Afin d'assurer une meilleure maîtrise des risques sur la constatation du
service fait, il est utile de vérifier que chaque agent en charge de constater les services faits se
réfère à un document formalisé qui détaille l'ensemble des étapes.
4/10

ANNEXE opérationnelle n°2
8- Méthodologie sur l'élaboration du contrôle
Ce contrôle de supervision a posteriori ne doit pas se limiter à la détection d'erreurs sur la
constatation du service fait mais doit faire l'objet d'une analyse détaillée des anomalies
constatées (description, montant et origine de l'erreur).
Ces anomalies peuvent être de plusieurs types :
1) Discordances entre le service fait et le bon de commande
Exemple : discordances entre les types de chaises/lampes effectivement livrés et ce qui est
inscrit sur le bon de commande.
Cette discordance peut concerner :
- des erreurs de quantité
Exemple : 2 chaises ont été livrées au lieu de 3.
- des erreurs de données saisies (montant ou bon de commande erroné)
2) Identification de doublons (un service fait peut être constaté à plusieurs reprises)
En effet, la colonne « quantité reçue certifiée » dans le formulaire « constatation des services
faits » du service prescripteur n'est augmentée qu'après certification du service fait par le CPCM.
Ainsi, le service prescripteur pensant que l'opération de constatation n'est pas aboutie, peut
réitérer la constatation.
3) Délai disproportionné ou déraisonnable
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9- Modalités pratiques du contrôle
ANNEXE opérationnelle n°2
Pour constater un service fait, il convient d'utiliser la transaction MB51.
Transaction MB51 « Liste des documents articles sur services faits »
Pour accéder à la transaction depuis le portail Chorus :
Dans l'onglet Chorus : , ouvrir « Service fait» et sélectionner la transaction « Liste des documents
articles » ;
OU
•Dans l'onglet ECC : renseignez le code de la transaction dans la zone de commande.
Code transaction : MB51
Dans l'onglet « Chorus » ouvrir « Service fait » et
sélectionner la transaction « Afficher document
article ».
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ANNEXE opérationnelle n°2
• Saisir la Division correspondant à la région d’appartenance du SP ou s’aider du match code si
ce numéro est inconnu.
• Une constatation de SF génère un document article de code 103. Il convient donc de renseigner
le code mouvement 103.
• Il est préférable de laisser le champ fournisseur vide afin de sélectionner l'ensemble des
services faits sur tous les fournisseurs.
• Date comptable : saisir les dates correspondant à la période contrôlée.
• Lancer la restitution en cliquant sur l'horloge.
Point d'attention : le code mouvement 103 correspond aux certifications en deux étapes alors
qu'il existe d'autres codes caractérisant les constatations des services faits :
Mvt
Texte code
mouvement
101 Certif SF en 1 étp S
102 Annul certif 1étp S
103 P.effet SF 2 étp S
104 Annul Effet 2 ét S
105 Certif SF 2 étapes S
106 Annul certif 2 étp S
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ANNEXE opérationnelle n°2
La restitution affiche la liste des postes de documents articles (chaque document article possède un
ou plusieurs postes pouvant imputer des lignes de gestion d’EJ différents mais toujours sur le même
fournisseur).
La ligne rose affiche, dans son secteur gauche, une désignation commune à tous les postes de
documents articles regroupés sous cette ligne. Cette désignation provient de la description du
poste d’EJ sur lequel des services faits sont réalisés.
Cliquer ici pour accéder à une vue
détaillée ( exemple : filtre sur le centre de
coûts)
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ANNEXE opérationnelle n°2
Une fois que cette liste apparaît, choisir dans le menu en haut :
« options » => mise en forme => actuelle pour rajouter les colonnes.
Puis :
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ANNEXE opérationnelle n°2
Il convient de contrôler 30 documents sélectionnés de façon aléatoire par rapprochement avec
les pièces constitutives du dossier annexées au formulaire.
Point d'attention : Si le service a moins de 30 services faits par semestre, il conviendra de
contrôler l'ensemble des services faits.
Les points de contrôle portent sur les données saisies lors de la constatation du SF :
•Date de réception,
•Descriptif : texte d'en-tête du formulaire. Il doit être conforme au service fait,
•Quantité réceptionnée (en devise ou en pièce),
•Sélection du bon poste d'EJ,
•Présence de toutes les pièces justificatives : les PJ doivent être jointes au formulaire de SF.
Afin de tracer le contrôle, il convient de remplir la grille de contrôle correspondante et de tracer
les numéros d'articles contrôlés.
Si un taux d'anomalie inférieur à 3% est constaté, il conviendra de mettre en place une action
corrective 1 , ainsi qu'un rappel de directive.
Si le taux d'anomalie est supérieur ou égal à 3% du nombre de constatations contrôlées
(documents article), il conviendra de procéder aux corrections et d'inscrire également une action
au plan d'actions.
1 Un formulaire validé ne peut pas être modifié dans Chorus Formulaires. Toute action de correction/annulation
sur un service fait constaté est effectué uniquement dans le Cœur Chorus.
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