Gestion des flux documentaires - Solutions-as-a-Service

IX
Ce qu’il faut retenir (1 ère partie)
Dans un contexte économique incertain, les entreprises qui s’en sortiront le mieux, sont celles qui se
montreront les plus agiles et sauront moderniser leurs processus de traitement de l’information afin
d’en tirer un réel avantage concurrentiel. Les résultats de l’étude font ressortir les points suivants:
Dématérialisation pour optimiser
Bien qu’étant plutôt bien équipées en matière de
dématérialisation, les entreprises continuent d’utiliser
largement le format papier. En effet 56% d’entre elles
reconnaissent dématérialiser moins de 25% de leurs
documents. Ce constat met en évidence le décalage entre les
intentions et la réalité.
En effet les sociétés évoluent dans un contexte économique
difficile où les problématiques de développement durable
prennent de l’importance.
Elles cherchent à réduire leurs coûts ainsi que leur empreinte environnementale mais se heurtent à une
forte résistance au changement.
Ceci dit, le taux d’équipement élevé indique que les entreprises ont bien conscience des bénéfices
qu’apportent ces solutions tant au niveau de la productivité individuelle et collective (réduction des
tâches à faible valeur ajoutée), qu’au niveau de l’optimisation des traitements de l’information.
Vers une gestion des flux multicanaux
Même si le mail domine largement les échanges d’information,
l’étude montre que les anciens canaux sont encore
largement utilisés (Fax, téléphone, papier).
Aux canaux existants viennent s’ajouter les SMS et les
messageries instantanées. Ce qui multiplie les processus de
traitement et complexifie l’ensemble de la chaine
documentaire. Dans ces conditions, l’absence d’un outil
centralisateur de gestion des flux dématérialisés condamne
les entreprises à des pertes de productivité importantes et les
expose à des risques juridiques sévères.
L’émergence de ces nouveaux canaux pose de plus un certain nombre de questions légales. Quelle
valeur peut-on donner à un document électronique? Comment s’assurer de l’origine et de l’authenticité
des documents que l’on reçoit et que l’on envoie ? L’archivage électronique à valeur probante
(intégrant des processus de dépôt contrôlé, d’horodatage, de vérification de preuves, etc.) et les
solutions d’échange électronique tracé et sécurisé de type recommandé électronique apportent des
réponses à ces problématiques.
GESTION DES FLUX DOCUMENTAIRES:
LA QUALITE DU TRAITEMENT DE L’INFORMATION EN QUESTION.
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