Dossier Exposants - Aéroport Roland Garros de la Réunion

Du 5 au 7 octobre 2011
Dossier de réservation Exposant
SOMMAIRE
1. Présentation de l’espace exposition
2. Plan indicatif des espaces et des stands
3. Fiche de réservation exposant
4. Conditions Générales
Annexe
Dossier d’inscription au congrès
Contact information
Christiane SOAREZ
Tél : +262/(0)262 48 83 03 (LD)
+262/(0) 262 48 16 00 (Std)
Mobile : +262/(0) 692 86 71 95
arrg.com@reunion.cci.fr

Du 5 au 7 octobre 2011
1. Plan indicatif des espaces et des stands
Le 21 ème Congrès de l’ALFA ACI se tiendra au Multiplexe CinéCambaie de
Saint-Paul. L’espace exposition est situé à l’extérieur, sur le trajet direct
de sortie de la salle de congrès, dans un espace paysager tropical.
La période de septembre – octobre correspondant à l’hiver austral est très
tempérée et permet l’exploitation de stands à l’extérieur,
L’espace exposition peut accueillir jusqu’à 24 stands d’environ 9 à 12m²
sous tentes individuelles équipées (éclairage, wifi, mobilier) ouvertes en
façade. Les buffets pour les pauses seront installés en partie centrale et en
fond d’espace exposition, de manière à générer un flux autour de tous les
stands. Un gardiennage des espaces sera mis en œuvre par les organisateurs
pendant toute la durée du congrès, de l’installation au démontage.
Accès Salle de restauration
parkings

Du 5 au 7 octobre 2011
3. Fiche de réservation Exposant (1/2)
DOCUMENT À RENVOYER AU PLUS TARD LE 12 JUILLET 2011*
Accompagné des fiches d’inscription individuelles et du règlement TTC à :
S.A. Aéroport de La Réunion Roland Garros
21 ème Congrès ALFA ACI
74 Aérogare Passagers
97438 Sainte-Marie
RAISON SOCIALE : …………………..................................
ADRESSE : ……………………………………………
…………………………………………………….…….
SITE WEB :……………………………………………
PRENOM / NOM DU RESPONSABLE :
…………………………………………………………..
FONCTION : ………………………………………….
ENSEIGNE (À COMPLÉTER EN CAPITALES)
Raison sociale, nom ou marque devant figurer sur l’enseigne
TELEPHONE :…………………………………………
MOBILE :……………………………………………….
TELECOPIE : …………………………………………
MAIL : ………………………………………………….
ADRESSE DE FACTURATION (si différente) : …
…………………………………………………………..
…………………………………………………………...
DESCRIPTIF DU STAND EQUIPE
• Stand équipé de 9m2 (3x3 m)
• Cloisons en bâche plastifiée, hauteur 2,50 m
• spots d’éclairage
• 1 boîtier électrique 16A
• 1 enseigne
• 1 table et 3 chaises
• 1 composition florale de table
Equipement supplémentaire : une fiche de réservation
comportant les tarifs vous sera transmise début juillet, vous
pouvez déjà nous faire part de vos besoins par courriel.
*Chaque participant doit également remplir et retourner le formulaire individuel
d’inscription au congrès ci-joint.
DESCRIPTIF DES PRESTATIONS INCLUSES PAR STAND**
• 2 badges
• 2 invitations au cocktail de bienvenue du 5 octobre
• 2 invitations aux déjeuners des 6 et 7 octobre
• 2 invitations à la soirée de gala du 6 octobre
**La société exposante bénéficie de 2 invitations, les participants additionnels
devront s’acquitter du droit d’inscription au congrès de 200,00€.

Du 5 au 7 octobre 2011
3. Fiche de réservation Exposant (2/2)
DOCUMENT À RENVOYER AU PLUS TARD LE 12 JUILLET 2011
Réservation
Location (6 et 7/10/11)
Qté
Tarif Unitaire
Montant
Total
Stand de 9 m²
2 700.00
Stand de 12 m²
3 200.00
Participant supplémentaire **
200.00
Total HT
TVA (8.5%)
Total TTC
Règlement
Merci d’adresser le réglement du montant TTC à l’aéroport Roland Garros (cf. p1)
Chèque bancaire à l’ordre de la : C C I R
Virement bancaire - Titulaire du compte : S.A. Aéroport de La Réunion Roland Garros
74 Aérogare passagers – 97438 Sainte-Marie
CC / BNP PARIBAS REUNION SAINT
DENIS
CODE BANQUE
41919
CODE GUICHET
9401
N°DE COMPTE
1363356291
CLE RIB
96
IBAN : FR76 4191 9094 0101 3633 5629 196
BIC : BNPARERXXXX
En signant ce document, l’exposant déclare avoir pris connaissance des
conditions générales du congrès, les accepte et en applique toutes les clauses
sans exception et sans réserve.
Date
Cachet et signature

Du 5 au 7 octobre 2011
4. Conditions Générales
1. Organisateur
Le 21 ème congrès ALFA-ACI est organisé par les 2
aéroports de La Réunion, Roland Garros et Saint-Pierre
Pierrefonds, ci-après dénommés l’organisateur, et se
tiendra à Saint-Paul du 5 au 7 octobre 2011.
2. Inscription
Les exposants remplissent les formalités d’inscription au
congrès et de réservation conformément aux formulaire cijoint
et adressent leur dossier à l’aéroport de La Réunion
Roland Garros (Contact Information : Christiane SOAREZ)
avant le 12 juillet 2011, accompagné du paiement des
redevances et d’une attestation d’assurance
«responsabilité civile» en cours de validité.
L’Aéroport se réserve le droit d’agréer ou de refuser les
demandes sans être tenu de faire connaître le motif de sa
décision. Ses décisions ne sont pas susceptibles de
recours. La présentation d’une demande d’inscription
emporte acceptation sans réserve des présentes
conditions générales.Elle constitue un engagement ferme.
En cas de désistement, les sommes versées restent
acquises à l’Aéroport. Si le désistement intervient moins
de 30 jours avant la date d’ouverture du salon, l’exposant
reste tenu du paiement intégral des sommes dues
au titre de la mise à disposition du stand.
3.Droits et obligations des exposants
Les exposants sont tenus d’occuper personnellement les
emplacements mis à leur disposition. La cession, la souslocation,
le transfert sous quelque forme que ce soit sont
interdits sauf accord préalable et écrit de l’organisateur.
Les exposants s’interdisent de partager leur emplacement
avec un ou plusieurs autres organismes, de quelque façon
que ce soit, sauf accord préalable et écrit de l’organisateur
et paiement des droits d’inscription pour chacun de ces
organismes.
Il est également interdit d’exposer ou de proposer de
quelque façon que ce soit des produits ou des services
sans rapport avec l’activité connue et habituelle de
l’exposant. Les redevances dues en contrepartie de la
mise à disposition des emplacements, ainsi que tous les
droits et taxes, sont dus intégralement pour l’ensemble de
la durée de la manifestation et sont payés sans délai dès
réception de la facture.
4.Droits et obligations de l’organisateur
L’Aéroport est seul qualifié pour attribuer les
emplacements. L’attribution est effectuée en tenant
compte le plus largement possible des souhaits exprimés
par les exposants, de la nature des produits et/ou des
services qu’ils représentent ainsi que, si nécessaire, de la
date d’enregistrement de la demande d’inscription.
L’organisateur se réserve le droit de limiter, selon les
circonstances, la surface demandée par les exposants, et
de modifier le plan d’implantation et de répartition
initialement prévu. Les réclamations relatives à
l’attribution des emplacements sont présentées dans le
délai de huit jours à compter de la notification de
l’attribution. Passé ce délai, elles ne sont plus recevables.
5. Occupation de l’emplacement
La décoration générale incombe à l’organisateur. La
décoration et l’aménagement intérieurs des stands sont à
la charge de chacun des exposants. Ils y procèdent dans
le respect de la règlementation applicable (sécurité), selon
leur goût et à condition de ne pas nuire à la décoration
générale, ni de gêner les exposants voisins. L’occupation
et la décoration des emplacements sont autorisés et
doivent être terminées la veille de l’ouverture du
congrès soit le 5 octobre avant 20 heures. Chaque
exposant pourvoit au transport, à la réception, à
l’expédition de son matériel ainsi qu’à la
reconnaissance de celui-ci. Tous les colis sont
déballés à leur arrivée, et les emballages vides
évacués hors de l’enceinte du congrès avant son
ouverture ; l’organisateur se réserve le droit de
prendre toute mesure pour assurer l’exécution de
cette prescription aux frais et risque du ou des
exposant(s) concerné(s).En cas d’absence de
l’exposant lors de la livraison des colis qui lui sont
destinés sur les lieux du congrès, l’organisateur peut,
à la demande expresse de l’exposant, les réexpédier
ou les faire réceptionner aux frais, risques et périls
de l’exposant.Seuls les envois franco de port seront
réceptionnés.Les emplacements sont évacués après
l’heure de fermeture officielle du congrès. Les
emplacements sont libérés et le matériel enlevé au
plus tard 24 heures après la clôture du congrès, soit
le 8 octobre à 18h00.Les emplacements sont ouverts
au public dès l’heure officielle d’ouverture du congrès
jusqu’à l’heure de fermeture officielle. Le nettoyage
des emplacements (collecte des sacs poubelles et
aspiration du sol) est effectué chaque jour par les
exposants.L’usage par les exposants de matériel de
sonorisation est interdit. Les projets d’animation sur
les emplacements sont soumis à l’organisateur pour
avis, avant mise en place. L’espace défini par
l’emplacement attribué est strictement respecté par
les exposants. Il est interdit de placer des objets dans
les allées ; en cas d’infraction, l’organisateur se
réserve le droit de les faire enlever aux frais de
l’exposant. Les exposants sont tenus de respecter et
de se conformer strictement au règlement de sécurité
et de répondre aux prescriptions et injonctions de
l’organisateur et de ses représentants et personnels.
Formalités douanières: il appartient à chaque
exposant d’accomplir les formalités douanières pour
les matériels et produits en provenance de l’étranger.
L’organisateur ne peut être tenu pour responsable
des difficultés pouvant survenir lors de ces formalités.
6. Responsabilité et assurances
Responsabilités
Les exposants sont responsables des dégradations
de toute nature causées aux tiers par leur fait ou par
celui des personnes ou des biens dont ils sont
responsables à quelque titre que ce soit. Ils
garantissent l’organisateur contre tout recours de ces
tiers ; à ce titre, ils supportent les indemnités
éventuellement dues aux tiers du fait de ces
dommages ainsi que les frais que l’organisateur a pu
exposer pour assurer sa défense. Chaque exposant
et ses assureurs déclarent renoncer à exercer tout
recours à l’encontre de l’organisateur, de l’exploitant
et du propriétaire des espaces mis à sa disposition,
ainsi qu’à l’encontre de leurs assureurs respectifs. En
cas d’annulation du congrès pour un cas de force
majeure =, les sommes versées par les exposants
leur sont restituées sans indemnités ni intérêts et
sans que les exposants puissent exercer quelque
recours que ce soit à l’encontre de l’organisateur.
Assurances
Chaque exposant est tenu de souscrire auprès d’un
organisme d’assurance notoirement solvable une
police d’assurance garantissant
les conséquences pécuniaires de la responsabilité
qu’il peut encourir à l’égard des tiers en raison des
dommages corporels, matériels et immatériels qu’il
peut leur causer.Il est aussi tenu de souscrire une
police d’assurance garantissant
les produits exposés, son matériel et son mobilier
d’exposition, les agencements de l’emplacement
mis à sa disposition notamment contre les risques
d’incendie, explosion, foudre, vols, dégâts des
eaux.
7. Gardiennage
La surveillance en dehors des heures d’ouverture
du congrès est assurée par l’organisateur dans les
conditions prévues à l’article 6.1 «Responsabilités».
Elle commence lors de la fermeture jusqu’à l’arrivée
des exposants, autorisés une heure avant l’arrivée
du public.
8. Catalogue
L’adhésion donne droit à une inscription gratuite à
la rubrique exposant du programme du congrès.
Les renseignements nécessaires sont fournis par
les exposants sous leur responsabilité et selon le
format communiqué par l’Aéroport.
9. Parkings
Des places de stationnement véhicules à proximité
du site du congrès sont réservées aux exposants. Il
est délivré un macaron de parking gratuit par
adhésion.
10. Défaillance et contravention
La défaillance d’un exposant dans l’exécution des
présentes conditions générales entraîne de plein
droit la déchéance du droit à occuper
l’emplacement attribué.
Toute infraction aux présentes conditions générales
ainsi qu’aux prescriptions complémentaires
édictées par l’organisateur, dans l’intérêt de la
manifestation, entraine l’exclusion de l’exposant
contrevenant sur simple décision de
l’organisateur.L’exposant défaillant ou contrevenant
est alors redevable envers
l’organisateur d’une indemnité égale au montant de
la redevance d’occupation, sans préjudice des
dommages et intérêts auquel l’organisateur pourrait
prétendre en raison des préjudices subis. Pour le
paiement des sommes qui lui sont dues,
l’organisateur dispose d’un droit de rétention sur les
produits exposés ainsi que sur
les matériels et le mobilier d’agencement
appartenant à l’exposant.
11. Droit applicable et compétence
juridictionnelle
Les présentes conditions générales sont soumises
au droit français.Les différends issus de l’exécution
ou de l’interprétation des présentes
conditions générales relèvent de la compétence
des juridictions françaises du ressort du siège de
l’organisateur.