Charte de l'encadrement : Charte de l'encadrement : - Grand Lyon

Charte
de l’encadrement :
nos engagements
Edition mars 2005

“
ce début de troisième
En millénaire, l’agglomération
lyonnaise a pour ambition de s’inscrire
pleinement dans le réseau des métropoles
européennes d’envergure. Elle entend également
poursuivre et développer sa mission de services
rendus à tous ses habitants.
Nous vivons aujourd’hui dans un environnement qui
évolue très vite et se complexifie considérablement :
processus croissant de contractualisation des politiques
publiques, poids important des contraintes financières et
juridiques, développement des nouvelles technologies,
exigences accrues des citoyens, aspirations nouvelles des
collaborateurs... Pour relever ce défi, il nous faut nous adapter en
permanence, rechercher la plus grande efficacité, prendre en
compte l’usager, encourager la mobilisation de tous les collaborateurs
du Grand Lyon à la réalisation du projet d’action communautaire. Cette
ambition s’inscrit dans le cadre plus général du respect des droits et
obligations des agents des collectivités territoriales.
Dans ce contexte, manager au Grand Lyon, c’est atteindre les objectifs
fixés par le plan de mandat, rechercher l’efficience, être force de
proposition, apporter une dynamique, dans le respect des principes qui
fondent le service public.
Pour y parvenir nous faisons le choix de mettre en œuvre un management
participatif et exemplaire, de donner du sens à l’action de nos
collaborateurs, d’expliquer, de traduire les orientations, d’innover.
Chaque collaborateur, quel que soit son rôle ou sa
place, est un acteur clé du processus de modernisation
engagé pour répondre aux nouvelles exigences de notre
environnement.
Cette charte constitue le cadre d’expression des valeurs
partagées et portées par tous au Grand Lyon. Elle est une
référence dans nos pratiques quotidiennes au regard de
notre responsabilité personnelle et collective dans
l’amélioration du service rendu.
”
Le Directeur général
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Benoît Quignon

Nous décidons de
fonder notre action au
service du Grand Lyon
sur les valeurs
essentielles suivantes :
La Responsabilité
L’Ecoute / Le Respect
L’Exigence
1
2
3
4
5
6 L’Equité
7 La Transparence
8 La Reconnaissance
La Loyauté / La Solidarité
Le Courage
Réalisation DRH - Communication interne
2

La Responsabilité
Nous nous engageons dans la réussite
du plan d’action communautaire. Nous
traduisons, nous expliquons les décisions
pour les faire appliquer.
Nous proposons des objectifs, nous nous
assurons de leur mise en œuvre et rendons
compte. Nous assumons les décisions et
les conséquences de nos actes.
Nous admettons le droit à l’erreur.
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Notre fonction d’encadrement
● Etre force de propositions, arriver avec des pistes de solutions
plutôt que des questions.
● Fixer des objectifs réalistes, définir les moyens et les faire partager
à l’équipe. Contrôler la mise en œuvre.
● Prendre des décisions et assumer les actions entreprises par les
membres de notre équipe.
● Déléguer au niveau de responsabilité le plus pertinent en fonction
des compétences.
● Faire la part des choses entre des décisions négociables et non
négociables avec notre équipe. Ne pas faire semblant de concerter.
● Optimiser les moyens dont nous disposons. Entre autre, savoir estimer
la capacité de notre équipe à gérer une nouvelle charge de travail et
prioritaire.
● Evaluer et recadrer si nécessaire la prestation fournie, contrôler les
résultats, suivre régulièrement les avancées avec nos collaborateurs,
rendre compte.
● Mettre en place des outils de pilotage utile à la direction comme
à la Communauté.
● Informer nos équipes des décisions du comité de direction.
● Faire confiance.
● Laisser des traces écrites des décisions qui le méritent.
● Attacher la même priorité à un projet transversal qu’à un projet
propre à notre secteur d’activité.
● S’adapter aux différentes situations que nous rencontrons.
● Encourager l’innovation et les suggestions.
● Faire preuve de capacité d’adaptation.
● Etre acteur du changement et mettre nos équipes
en mouvement.
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L’Ecoute
Le Respect
Nous sommes présents et attentifs à
l’autre quel que soit son grade et sa
fonction. Nous nous adaptons à nos
interlocuteurs en matière de
communication. Nous créons les
conditions d’un dialogue constructif y
compris dans les situations difficiles.
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Notre fonction d’encadrement
● Tenir compte des avis exprimés et des souhaits, des contraintes et
des difficultés quel que soit l’interlocuteur.
● Donner un temps de parole à tous, prendre le temps d’écouter, laisser
la personne s’exprimer et reformuler pour assurer la bonne
compréhension mutuelle.
● Organiser notre temps pour nous rendre disponible, écouter nos
collaborateurs et savoir toutefois mettre des limites à l’écoute.
● Aller sur le terrain pour être accessible à notre équipe, privilégier
le contact réel.
● S’engager à donner une réponse quelle qu’en soit la nature.
● Préparer et suivre avec attention les entretiens d’appréciation.
● Rester à l’écoute d’un avis différent.
● Créer des réseaux d’échanges professionnels.
● S’enrichir par les contacts développés avec d’autres collectivités,
d’autres interlocuteurs.
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L’exigence
Nous attendons le meilleur de chacun
de nos collaborateurs comme nous
donnons le meilleur de nous-même.
Nous sommes exemplaires dans nos
paroles comme dans nos actes. Nous
mettons tout en œuvre pour atteindre
les résultats.
Notre fonction d’encadrement...
7
● Rechercher l’efficacité, l’efficience.
● Attendre de nos collaborateurs qu’ils réalisent la mission confiée et
se conformer aux orientations retenues.
● Vérifier l’atteinte des résultats, évaluer notre action : relancer,
persévèrer, et ne pas renoncer.
● Connaître les compétences de nos collaborateurs, être clair
dans notre commande, attendre des résultats.
● Rester à l’écoute des difficultés individuelles que peuvent
rencontrer nos collaborateurs sans perdre de vue les
objectifs que nous devons atteindre.
● Nos collaborateurs ont des droits, ils ont aussi
des devoirs que nous devons veiller à faire
respecter.

... Notre fonction d’encadrement
● Si les objectifs ne sont pas atteints, le dire et en discuter avec nos
collaborateurs.
● En cas de non respect des obligations, mettre en œuvre des
procédures adaptées.
● Développer des méthodes de travail et les appliquer.
● Dans la mesure du possible, apporter des décisions rapides.
● Aller à l’essentiel, se fixer des priorités, gérer son temps.
● Mettre en place des temps dédiés au fonctionnement de l’équipe et les
respecter. Veiller à un juste équilibre entre nos fonctions managériales et
nos fonctions d’expertise.
● Fixer des objectifs que nous imposons en priorité de respecter.
● Nous impliquer sans pour autant mettre la pression de façon
inconsidérée, laisser la place à l’initiative.
● Dire ce que nous faisons et faire ce que nous disons.
● Nous imposer la même règle qu’aux autres .
● Nous remettre en cause.
● Respecter les horaires et l’ordre du jour d’une réunion.
● Imposer le respect dans la gestion de notre équipe,
intervenir à tout manquement de respect.
● Nous faire une opinion à partir de notre propre jugement.
● Partager les moyens en cas de difficulté, avoir une vision
globale des situations, ne pas négliger les problèmes mineurs.
● Etre attentif à ce qui se passe à l’extérieur de la
collectivité, chercher à développer nos connaissances.
● Favoriser les échanges entre directions et services
pour développer une intelligence collective et
partagée.
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La Loyauté
La Solidarité
Nous respectons les règles communes à
commencer par les droits et obligations
régissant le service public. Nous agissons,
nous décidons, nous arbitrons d’abord au
regard de l’intérêt communautaire. Nous
soutenons les orientations adoptées par
notre hiérarchie et, tout en conservant
un esprit critique, nous nous
impliquons dans leur mise en œuvre.
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Notre fonction d’encadrement
● Respecter et appliquer les obligations réglementaires liées
à l’institution.
● Appliquer un devoir de réserve et de confidentialité.
● Exprimer notre avis, notre désaccord si nécessaire en amont mais
respecter les décisions et les choix pris par la suite. Les porter et les
assumer même si nous n’y adhèrons pas personnellement.
● Etre fiable dans les actions, fidèle par rapport aux engagements pris.
● Mettre tout en œuvre pour respecter les engagements pris vis à vis de
notre collectivité, la hiérarchie et nos collaborateurs.
● Ne pas cautionner les résultats inacceptables.
● Observer une neutralité quelles que soient nos opinions “politiques”.
● Ne pas véhiculer les rumeurs.
● Ne pas mettre en défaut un membre de l’équipe ou un responsable devant
l’équipe ou d’autres interlocuteurs.
● Prendre du recul par rapport à la situation individuelle des personnes,
respecter ce que l’autre est.
● Distinguer les aspects personnels des aspects professionnels.
● Nous sentir concernés par les intérêts voire les difficultés rencontrées
par d’autres services ou directions : avoir conscience que nous
travaillons pour notre direction mais surtout pour la Communauté
urbaine de Lyon, aider à l’atteinte des objectifs communs.
● Soutenir une décision, être solidaire ou d’un collègue ou d’un
collaborateur notamment en situation difficile, favoriser le travail
en équipe.
● Nous associer aux échecs comme aux réussites.
● Etre acteur au même titre que l’équipe.
● Nous sentir solidaire des orientations, décisions de
notre “n+1” devant notre équipe et les transmettre.
● Analyser une situation donnée pour apporter une
réponse adaptée qui tienne compte de l’intérêt
commun.
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Le Courage
Nous répondons de nos actes et de nos
décisions. Nous faisons preuve de fermeté
et d’engagement, même face à une
situation délicate. Nous assumons les
actions que nos collaborateurs ont
engagées.
Nous disons non, nous alertons.
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Notre fonction d’encadrement
● Etre capable de tenir une position en terme de recrutement, carrière,
rémunération.
● Expliquer et commenter nos décisions sans intermédiaire.
● Reconnaître nos manquements.
● Savoir dire non et accepter d’être impopulaire au nom de l’intérêt général.
Tenir le cap, ne pas céder aux pressions injustifiées.
● Ne pas acheter la paix sociale à tout prix.
● Avoir le courage de recadrer et de sanctionner à bon escient, le cas
échéant en sachant en tenir compte lors de l’entretien d’appréciation.
● Dire à notre interlocuteur ce que nous pensons de lui sur le plan
strictement professionnel, en face à face.
● Défendre notre équipe, nos collègues en cas de difficulté.
● Alerter de nos craintes quand nous pensons que la décision prise n’est
pas la bonne quel que soit notre interlocuteur, argumenter notre opinion si
nous avons un avis contraire.
● Nous engager à régler les situations conflictuelles, savoir arbitrer,
engager le débat sur les sujets de mécontentement.
● Défendre les objectifs que nous avons acceptés, aller au bout de
nos engagements.
● Prendre des initiatives, innover, expérimenter.
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L’Equité
En tenant compte de l’intérêt général, à
circonstances et conditions équivalentes,
nous appliquons les mêmes règles et
assurons le même traitement aux
différentes demandes qui nous sont
adressées.
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Notre fonction d’encadrement
● Etayer et justifier une décision à partir de règles claires et connues,
ne pas déroger.
● Tenir compte des décisions déjà prises dans des configurations
identiques que ce soit au sein du service ou d’autres directions.
● Nous réfèrer aux mêmes règles pour chaque collaborateur, qu’il soit
fonctionnel, opérationnel, homme ou femme…
● Prendre des décisions en tenant compte des précédents et des
conséquences à venir.
● Essayer de ré-équilibrer les charges de travail, de répartir en fonction des
compétences de chacun, donner les mêmes moyens, ne pas demander
toujours aux mêmes personnes, services.
● Rassembler des informations et développer des outils ad hoc pour se
donner plus de chance d’être équitable.
● Distinguer clairement les notions d’équité et d’égalité.
● Etre le garant de la lutte contre toute discrimination en sanctionnant
immédiatement toute action, comportement ou paroles inacceptables.
● Accueillir dans notre équipe des agents en difficulté .pour leur
redonner une chance au sein de la collectivité.
● Contrôler de manière identique les travaux effectués en régie ou
concédés aux entreprises.
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La Transparence
Nous agissons selon des règles du
jeu établies et accessibles à tous.
Nous motivons nos décisions.
Nous donnons accès à l’information.
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Notre fonction d’encadrement
● Afficher des règles claires de gestion, les communiquer, les appliquer
dans son équipe.
● Être en capacité d’expliquer, d’étayer une décision et un choix nonconformes
aux règles. Commenter les décisions, expliquer les notes de
service, leur contexte.
● Transmettre régulièrement l’information, notamment les conditions
d’obtention d’un droit, les règles du jeu.
● Partager nos connaissances.
● Être ordonné pour permettre l’accès à l’information, la structurer, indiquer
où la trouver, et faciliter son accès.
● Utiliser les outils de communication adéquats pour partager l’information,
et pour éviter la diffusion des rumeurs.
● Traduire, si besoin, les informations à transmettre à notre interlocuteur
dans un vocabulaire qui lui sera compréhensible.
● Dire ce que nous faisons, s’y tenir, expliquer, rendre compte.
● Informer systématiquement nos adjoints, nos collaborateurs pour la
continuité du service.
● Cibler nos envois par messagerie et répondre aux messages que
nous recevons.
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La Reconnaissance
Nous valorisons le travail et les résultats
de nos collaborateurs, nous en tenons
compte le moment venu.
Nous encourageons à progresser et
les associons aux réussites
collectives.
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Notre fonction d’encadrement
● S’intéresser au travail de nos collaborateurs, valoriser les initiatives
et chercher à les encourager.
● Mettre en avant le travail fourni par un collaborateur. Permettre de
valoriser son investissement vis-à-vis de l’équipe et de la hiérarchie.
● Informer l’ensemble de nos collaborateurs des résultats et à cette
occasion, les valoriser. Savoir aussi reconnaître leur engagement et leur
investissement.
● Associer nos collaborateurs aux décisions liées à leur champ
d’intervention.
● Féliciter, remercier, transmettre les remerciements, prendre le
temps pour le faire.
● Dire à un collaborateur ce qui ne va pas comme ce qui va.
● Encourager le projet professionnel et l’évolution de carrière.
Faciliter la promotion et la mobilité d’un collaborateur.
Encourager la formation et la préparation aux concours dans
l’intérêt partagé du Grand Lyon et de ses collaborateurs.
● Encourager la transmission de savoir faire et le retour
d’expériences.
● Respecter le travail de tous les agents de
la Communauté.
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