TDR Assistant Administratif et Financier - UNFPA Madagascar
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Il aide l’équipe de l’Unité <strong>et</strong> du Bureau dans la recherche de documents.<br />
Il détient tous les formulaires administratifs <strong>et</strong> financiers (demande de congé, remboursement<br />
frais de taxi, envoi de pouch, visa, autorisation pour heures supplémentaires, <strong>et</strong>c…….) <strong>et</strong> en<br />
fournir à ceux qui en font la demande.<br />
Il assure la bonne organisation logistique des réunions ou ateliers initiés par l’Unité<br />
Opérations en commençant par la préparation jusqu’à la réalisation totale.<br />
Il procède à l’actualisation des manuels de procédures administratives <strong>et</strong> financières, à travers<br />
la consultation du PPM <strong>et</strong> classe les nouvelles circulaires dans la rubrique correspondante de<br />
manière à en assurer une référence facile.<br />
Supervision du planning des chauffeurs <strong>et</strong> de la maintenance du parc automobile<br />
En fonction des requêtes d’utilisation de véhicule reçues, il procède au dispatch des<br />
ressources en véhicules disponible pour donner satisfaction dans la mesure du possible aux<br />
demandes.<br />
Il gère les voitures pour les déplacements du personnel pour les diverses réunions à l’extérieur<br />
du bureau, <strong>et</strong> pour les missions à réaliser par le personnel.<br />
Il anticipe les périodes de gap en véhicules pour proposer au Directeur des Opérations des<br />
solutions pour faire face à de telle situation. Il certifie les heures de travail en dehors des<br />
heures normales réalisées par les chauffeurs.<br />
Il fait le suivi du remplissage quotidien du cahier de bord <strong>et</strong> de la récapitulation mensuelle du<br />
cahier de bord pour une exploitation par le Management des informations sur l’utilisation des<br />
véhicules.<br />
Il fait le suivi du maintien du cahier d’entr<strong>et</strong>ien pour chaque véhicule <strong>et</strong> son remplissage par<br />
le chauffeur. En collaboration avec le chauffeur principal, il fait l’analyse des besoins en<br />
maintenance <strong>et</strong> réparation sur les véhicules du bureau <strong>et</strong> le suivi de la réalisation de ces<br />
travaux de maintenance <strong>et</strong>/ou réparation.<br />
Il assure du suivi de l’application de la politique de gestion des véhicules <strong>et</strong> du suivi de la<br />
gestion du carburant<br />
Par la tenue à jour des carn<strong>et</strong>s de bord des véhicules du Bureau (<strong>et</strong> éventuellement des<br />
véhicules de proj<strong>et</strong>), il participe à la gestion du stock de carburant en faisant un<br />
rapprochement avec la fiche de stock de carburant tenue auprès de la personne préposée à c<strong>et</strong><br />
eff<strong>et</strong>. Il dresse un rapport mensuel de consommation de carburant <strong>et</strong> de coût de maintenance<br />
pour chaque véhicule. Il fait le suivi de l’application de la politique de gestion du parc<br />
automobile du Bureau.<br />
Voyages<br />
Pour les voyages concernant les employés du bureau <strong>et</strong> autres personnes sous la juridiction du<br />
bureau (consultants, visiteurs,…) <strong>et</strong> qui transitent à travers la Section Opérations, il contacte<br />
l’agence de voyage pour obtenir les itinéraires possibles en effectuant la réservation. Il
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