CODE DE CONDUITE - Hilton Worldwide

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CODE DE CONDUITE Mars 2012 8 ÉTHIQUE DE L’ENTREPRISE Protéger les informations de Hilton Nos informations exclusives sont précieuses, car elles ne sont pas publiquement connues. La valeur d’une information exclusive peut se voir réduite ou perdue si elle est divulguée à nos concurrents, aux médias ou à d’autres parties extérieures. Les informations confidentielles et exclusives doivent être protégées contre toute divulgation ou utilisation non autorisée. Nous devons préserver la confidentialité de toute information d’une telle nature, excepté lorsque la divulgation est autorisée ou légalement requise, comme déterminé par le Conseiller juridique adjoint, le département Gouvernance et conformité ou le Conseiller juridique. Cette obligation de protection des informations confidentielles et exclusives se poursuit même lorsque vous n’êtes plus Membres de l’Equipe. Les informations non confidentielles doivent être traitées d’une manière qui préserve leur valeur, en leur qualité d’actif de l’entreprise. Les informations exclusives peuvent comprendre : • des informations relatives à une activité de développement ou d’acquisition ; • des plans et informations stratégiques ; • les termes et la structure des contrats de Hilton et des accords de financement ; • des informations liées à nos logiciels, nos bases de données et à nos autres systèmes, y compris leur structure et leur contenu ; • des informations à caractère personnel concernant les hôtes, les Membres de l’Equipe ou d’autres personnes ; • les informations fournies par les clients, vendeurs ou autres parties extérieures dont nous avons accepté de préserver la confidentialité ; ou • toute autre information ne relevant pas du domaine public qui pourrait être nuisible à Hilton ou utile aux concurrents si elle était divulguée. Comment protéger les informations confidentielles et exclusives : • Indiquer la mention « Confidentiel » sur les premières pages des documents ; • Stocker les informations dans des endroits sécurisés ; • Assurer la sécurité des postes de travail ; • Fournir des informations confidentielles aux autres Membres de l’Equipe uniquement s’ils ont « besoin de connaître » lesdites informations ; • Ne communiquer des informations confidentielles ou exclusives à des parties extérieures que si cela est nécessaire pour développer les activités de Hilton, uniquement après avoir obtenu le consentement du Conseiller juridique adjoint, du département Gouvernance et conformité ou du Conseiller juridique, et seulement si les démarches appropriées ont été entreprises pour protéger et préserver la confidentialité des informations, comme obtenir un accord écrit de confidentialité approprié, signé, avant de communiquer lesdites informations confidentielles. exclusives ; • Ne jamais divulguer des informations marquées « Secret professionnel avocatclient » • ou « Confidentiel : fruit du travail de l’avocat » aux autres Membres de l’Equipe • ou à des tiers sans le consentement • du Conseiller juridique adjoint, du département Gouvernance et conformité • ou du Conseiller juridique ; • Ne pas discuter d’informations dans des lieux publics (aéroports, ascenseur, etc.) ; • Ne pas travailler sur des documents dans des lieux où les gens peuvent facilement voir ; • Éviter d’envoyer des informations confidentielles par courriel à l’extérieur du réseau de Hilton ; et • Éviter d’utiliser personnellement vos propres appareils pour stocker ou transporter des documents confidentiels ou exclusifs. Si vous avez des raisons de penser que des informations confidentielles, notamment des informations personnelles, ont été perdues, égarées, ou que des personnes non autorisées y ont accédé, vous devez immédiatement contacter le Conseiller général adjoint, le département Gouvernance et conformité, le Conseiller juridique ou le département de la Sécurité de l’information en écrivant à l’adresse suivante informationsecurity@hilton.com. Traitement sécurisé des informations confidentielles Vous devez traiter les informations confidentielles d’une manière sécurisée. Les documents papier doivent être déchiquetés. Les fichiers électroniques doivent être détruits ou définitivement effacés de leurs supports de sorte que les informations qu’ils contenaient ne puissent être lues ou reconstituées. Tout document ou matériel de cette nature doit être géré conformément aux politiques de conservation des enregistrements applicables ainsi qu’à toutes les exigences légales applicables. Si vous avez des questions quant au traitement sécurisé des informations confidentielles, vous devez contacter le Conseiller juridique adjoint, le département Gouvernance et conformité ou le Conseiller juridique. Informations relatives à un tiers Dans le cadre de la gestion courante des affaires, nous pouvons acquérir des informations confidentielles relatives à d’autres sociétés ou à leur personnel, y compris les fournisseurs et vendeurs actuels ou potentiels. Nous protégerons lesdites informations confidentielles conformément à la loi applicable, aux obligations contractuelles et à nos directives. Médias sociaux L’utilisation des médias sociaux par les Membres de l’Equipe peut faire courir des risques aux informations confidentielles et exclusives de Hilton, à sa réputation et aux marques, et peut mettre en danger le respect par la Société des lois et règlements commerciaux. Afin de réduire ces risques juridiques et commerciaux, Hilton attend des Membres de l’Equipe qu’ils participent de manière responsable à ces médias. Aucune information confidentielle relative à Hilton, à nos hôtes ou aux autres Membres de l’Equipe ne doit être divulguée sur un quelconque site de médias sociaux. Les membres de l’Equipe ne doivent pas discuter des questions liées à Hilton en qualité de représentant de Hilton sur les sites de médias sociaux à moins d’avoir été spécifiquement assignés à ceux-ci.
CODE DE CONDUITE Mars 2012 9 ÉTHIQUE DE L’ENTREPRISE Protéger les actifs de la Société Il est essentiel que vous preniez tout particulièrement soin des actifs de Hilton en les utilisant de manière responsable, efficace et uniquement à des fins commerciales légitimes. Les actifs de Hilton comprennent les biens corporels tels que les avoirs, les équipements, les stocks et les ressources. Les ordinateurs, logiciels, téléphones et réseaux fournis par Hilton font également partie des actifs de Hilton. Les actifs de Hilton ne doivent jamais être utilisés pour envoyer, recevoir ou accéder à des matériaux illégaux. Il convient de veiller à éviter d’envoyer, de recevoir ou d’accéder à des matériaux que d’autres pourraient trouver offensants. Les actifs de Hilton ne peuvent pas être utilisés pour copier illégalement des logiciels, de la musique, des livres ou d’autres œuvres légalement protégées. Les actifs de Hilton doivent être utilisés de telle sorte que la sécurité et l’intégrité du réseau soient protégées à tout moment. Si vous avez des questions concernant la protection de la sécurité et de l’intégrité de vos ordinateurs, logiciels, téléphones et de votre réseau, vous devez contacter le Conseiller juridique adjoint, le département Gouvernance et conformité ou le Conseiller juridique. Lorsque cela est recevable, nous nous réservons le droit d’examiner toutes les recherches Internet, les communications par courriels et autres activités que les Membres de l’Equipe exercent en utilisant les actifs de Hilton. Nous attendons de vous que vous fassiez preuve d’un jugement approprié dans votre utilisation des actifs de Hilton, notamment, mais sans s’y limiter, dans votre utilisation des courriels et d’Internet. Tout vol, détournement, toute fraude ou malversation concernant la propriété de Hilton est interdit(e) et illégal(e), et peut entraîner la résiliation immédiate de votre contrat de travail et avoir des conséquences juridiques. Création et tenue à jour des dossiers . de l’entreprise Les nombreuses lois et réglementations exigent de Hilton qu’elle crée et tienne à jour des livres de comptes et des dossiers, et qu’elle décrive en détail la nature des transactions que ces documents reflètent. Les exigences suivantes en matière de tenue de dossiers s’appliquent en particulier à Hilton et doivent être respectées par les Membres de l’Equipe jouissant des responsabilités pertinentes : • Tous les livres, dossiers et comptes doivent être créés et tenus d’une manière raisonnablement détaillée pour refléter avec précision et justesse les transactions et dispositions des actifs de Hilton, et ne doivent pas contenir d’écritures comptables fausses ou erronées. • Toutes les dépenses de fonds et toutes les recettes doivent être correctement et rapidement enregistrées. Aucun paiement pour le compte de Hilton ne doit être approuvé sans les pièces justificatives décrivant l’objet du paiement envisagé. • Aucun fonds secret ou non enregistré ne peut être établi à aucune fin. • Lors de l’enregistrement de toute information, les documents doivent être clairs, concis, fiables et à jour. • Les exagérations, le langage haut en couleur, les hypothèses, les conclusions juridiques et les interprétations négatives relatives à des personnes ou à leurs motivations doivent être évités. • Un système de contrôles des vérifications comptables internes doit être mis en place et être suffisant pour garantir l’assurance raisonnable que les informations relatives aux transactions : – sont enregistrées, traitées, résumées et rapportées ponctuellement de façon à permettre la préparation des états financiers conformément aux principes comptables généralement admis et aux autres exigences précisées par Hilton ; et – sont enregistrées de manière à tenir une comptabilité exhaustive des actifs de Hilton. • Tous les dossiers de Hilton doivent être protégés et tenus d’une manière exhaustive et précise. Les Membres de l’Equipe doivent se souvenir que dans notre monde toujours plus connecté, câblé et plein d’avocats, tout dossier de l’entreprise peut faire l’objet d’une divulgation publique suite à un litige, à des investigations gouvernementales ou à des fuites non autorisées. Aussi devez-vous opérer en partant du principe que chaque document que vous créez peut être rendu public. Réfléchissez à la manière dont les informations que vous rédigez dans un format électronique apparaîtront au public si elles venaient à être postées sur un blog ou imprimées dans un journal local ou national. Les Membres de l’Equipe doivent faire tout particulièrement attention aux messages communiqués par voie électronique relatifs à Hilton. Un courriel combine la désinvolture des conversations quotidiennes au caractère permanent et formel des mémorandums. C’est là une combinaison dangereuse. Aussi devezvous faire preuve de la même prévenance et du même soin dans la création et l’envoi de courriels que vous le feriez pour des documents pouvant être rendus publics. Les mêmes considérations s’appliquent à l’utilisation des messageries instantanées, des blogs, de Twitter et des médias sociaux tels que Facebook, Myspace et LinkedIn. Conservation des dossiers Plusieurs prescriptions légales et réglementaires régissent la durée pendant laquelle Hilton est supposée conserver ou est tenue de conserver les dossiers de l’entreprise sous format papier ou électronique. Afin de répondre à ces prescriptions, Hilton a développé un programme complet de conservation des dossiers qui couvre l’ensemble des documents de Hilton. Chacun d’entre nous doit comprendre et respecter le programme de conservation des dossiers. Quoi qu’il en soit, vous ne devez jamais détruire tout document papier ou électronique que vous détenez faisant l’objet d’un litige, répondant à ou anticipant une investigation, un audit ou une action en justice, même si ces documents ne sont que des copies des originaux. La question de la conservation et de la destruction des documents est très importante, et à la fois Hilton et les Membres de l’Equipe peuvent subir de graves conséquences juridiques pour manquement à comprendre et à respecter nos directives en matière de conservation de documents. Si vous avez des questions concernant la manière dont il convient de détruire tout document ou enregistrement, quelle que soit sa forme, ne manquez pas de contacter le Conseiller juridique adjoint, le département Gouvernance et conformité ou le Conseiller juridique.
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