Le Contrat de Mariage - Bean Town Ranch

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Le Contrat de Mariage
Bean Town accepte de réserver : _______________________________________________
mois / jour / année
Pour le mariage de : _________________________________________________________
Nom de la mariée : __________________________________________________________
Nom du marié : ____________________________________________________________
Adresse de la mariée* : ______________________________________________________
_________________________________________________________________________
Adresse du marié si différent* :________________________________________________
_________________________________________________________________________
Téléphone au travail : ________________________________________________________
Téléphone à la maison : ______________________________________________________
Télécopieur : _________________
Courriel : ___________________________________
* prière de nous aviser aussitôt que certains des renseignements ci-haut changent.
Le dépôt exigé de 700.00$ est non remboursable. Ce paiement est nécessaire à la réservation
de la date du mariage avec Bean Town. Dans aucune circontance aura t’il un rembourssement
de depôt.
Signature S.V.P. : __________________________________________________________
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Une fois que Bean Town aura reçu votre liste de détails préliminaires et a votre demande, un
estimé de la facture de votre mariage sera dressé afin de faciliter vos prévisions budgétaires.
La moitié de cette facture est payable 5 mois avant le mariage. Le reste de la facture est dû
deux semaines avant votre mariage.
Le jour de votre mariage, si ajustements il y a, ceux-ci seront effectués et la facture vous sera
envoyée deux semaines après votre mariage. À noter que vous pouvez vous acquitter de votre
paiement en utilisant les cartes Visa, American Express et Master Card. Nous disposons aussi
du système Interact.
Les boissons alcoolisées, non alcoolisées ainsi que toutes nourritures périssables (à l’exception
du gâteau de noces) doivent être achetées et servies par les employés de Bean Town.
Aucun aliment ne peut être rapporté à la maison. Vous devez aussi accepter de nous
soumettre au moment exigé, les changements que vous souhaitez apporter en les inscrivant
sur le formulaire “Liste de détails finals’’, ci-joint.
Nos prix sont basés sur un minimum de 60 invités, tous les jours de la semaine à l’exception
du samedi ou le minimum d’invités doit accroître à 90 personnes. Vous devez aussi acheter
un repas complet pour chacun de vos invités. À noter que le prix des repas est établi en
prévision d’une durée de 2 heures maximum pour un service de trois entrées. Si pour une
raison où une autre il vous faut plus de temps pour le repas, dûe à la quantité d’amusesgueules
servis, des arrangements peuvent être effectués.
La facture minimum du bar est de 500 $. Le bar ferme à 1:30 am et tous les invités doivent
quitter les lieux au plus tard à 2:00 am. Tous les articles personnels utilisés pour votre
événement, doivent être rapportés le même soir. Tous les articles sur le menu de Bean Town
sont sujets à une taxe de 13 %. Le 15 % frais de service ne sont pas inclues mais à votre
discretion.
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Coûts :
2875,00 $ les vendredis/dimanches et 3325,00 $ les samedis et journées fériées en 2011
3100,00 $ les vendredis/dimanches et 3600,00 $ les samedis et journées fériées en 2012
Ces coûts donnent assurent:
❖ Utilisation de toutes les facilités privées de Bean Town exclusivement, incluant le chalet
durant la soirée
❖ L’orientation professionnelle et la coordination de votre mariage.
❖ La cariole tirée par des chevaux en fonction d’une météo favorable.
❖ Des chandelles autour du lac et un feu de camp en fonction d’une météo favorable.
❖ Des décorations saisonnières.
❖ Tout notre équipement en place, soit des bancs en cèdre, une table destiné au livre de
signatures, des nappes, des chandelles allumées, les bancs à l’église et une arche.
❖ Tous les employés en tenues d’occasion.
❖ Une lingerie aux couleurs assorties, des nappes blanches,
❖ Des centres de table et les accessoires appropriés.
Des changements peuvent être sujets d’ententes préalable à la signature finale des deux partis.
Ce document est utilisé comme contrat de mariage avec Bean Town. Ce contrat de mariage
doit être dûment complété et retourné avec votre “Liste de détails préliminaires”, signé par les
deux conjoints.
Ces signatures signifient que les conjoints ont lu et acceptent toutes les conditions et
informations décrites dans notre carnet intitulé, “Guide pour votre mariage’’.
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Bean Town se réserve le droit d’ajouter tout montant en compensation de tout dommage
excessif qui pourrait être encouru lors de votre événement. Par excessif, nous voulons dire
toute avarie qui surpasse un usage normal des facilités. Le montant fixé sera déterminé par
les déboursés nécessaires à la réparation des dommages.
Vous devez rapporter tous vos items personnels incluant les cadeaux à la conclusion de la
reception de marriage. De plus, nous n’assumons aucune responsabilité pour des objets
perdus ou volés.
Vous pouvez remettre copie de cette entente en main propre ou en envoyer copie par
télécopieur.
Accepte en ce____________ jour de _____________________________, 200__.
Les conjoints attestent avoir entièrement lu ce contrat ainsi que les renseignements fournis
dans le livret d’information sur le marriage. Par ailleurs, le couple de futurs mariés affirme
bien comprendre les étapes du contrat, la nécessité de rendre en temps “La liste de détails
préliminaires’’ et consent aux politiques du dépôt initial.
Imprimez les noms des concernés : _____________________________________________
_________________________________________________________________________
Signatures : _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Avec Bean Town : __________________________________________________________
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Étapes
Chers mariés,
Merci d’avoir choisi Bean Town, pour célébrer cette importante journée. Guy et moi sommes
fiers de vous accueillir dans notre domaine et de travailler avec vous deux, à créer la journée
parfaite dont vous avez toujours rêvé.
Pour vous faciliter la tâche et pour que votre événement soit des plus agréables, nous avons
créés un petit carnet qui devrait répondre à plusieurs de vos questions.
Rappelez-vous que ce ne sont que des directives et des outils, que l’ont a créés suite à nos
années d’expériences. Il serait avantageux pour vous d’utiliser ces suggestions et directives
pour que votre journée soit mémorable et agréable.
Nous sommes ouverts à toutes suggestions qui assureront que votre mariage soit une journée
unique et mémorable pour vous deux.
Voici donc les étapes à suivre pour arriver au résultat escompté :
Étape 1 : Lire le carnet intitulé : Guide pour votre mariage. Ce carnet répondra aux
questions les plus fréquentes et vous familiarisera avec les procédures de Bean Town.
Étape 2 : Lire le Contrat de Mariage attentivement et remplir toutes les cases.
Vous assurer de bien inscrire votre adresse complète, vos numéros de téléphone, ainsi que
votre code postal. Le contrat de mariage doit être signé par les deux mariés.
Étape 3 : Remplissez la Liste des détails préliminaires au meilleur de votre
connaissance.
Étape 4 : Envoyez le contrat de mariage, la listes des détails préliminaires et un
chèque au montant de 700.00$ payable à Bean Town.
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Étape 5 : Déterminer une date de rencontre avec les propriétaires de Bean Town. Cette
rencontre devrait survenir au moins 5 mois avant le mariage ou 2 semaines avant d’envoyer
vos faire-parts. Remplir votre liste de contrôle avec le plus de précision possible et nous la
faire parvenir avant notre rencontre. Nous (Bean Town) préparerons alors une estimation de
la facture en nous inspirant de votre liste de contrôle.
Étape 6 : Apportez votre liste de contrôle lors de la rencontre avec Bean Town.
Soyez prêts à verser 50 % de l’estimation de la facture 5 mois avant le grand jour.
Étape 7 : Une fois que vous avez reçu vos cartes de réponses, appelez Bean Town pour
coordonner une rencontre finale. À ce moment-ci il ne devrait plus y avoir de changements
majeurs à votre liste. Nous autoriserons une augmentation ou une diminution du nombre total
d’invités jusqu’à une semaine avant la date du mariage. La facture en entier, avec le dépôt en
moins, est dûe et payable 4 semaines avant le mariage.
Étape 8 : La liste finale des invités pour le repas, doit être donnée à Bean Town une
semaine avant le mariage, soit le vendredi de la semaine qui précède le mariage. Vous assurer
que tous vos invités incluant le photographe connaissent les directives pour se rendre à Bean
Town et soient renseignés de l’heure précise de la cérémonie.
Étape 9 : La répétition : nous vous offrons une répétition gratuite d’une demi-heure
pour juste vous et votre homme et/ou dame d`honneur, si vous insister d`avoir plus de
convive un frais supplémentaire de 100$ sera effectuer sur votre facture. Vous devez
apporter, les aliments non périssables, les décorations, ainsi que le plan pour les arrangements
de table lors de la répétition.
Étape 10 : Le Grand Jour, soyez à l’heure, affichez votre meilleur sourire, et que votre
coeur vibre de bonheur à l’avènement de ce changement important dans votre existence
de couple.
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Listes des détails préliminaires
Cette liste doit être complétée et retournée avec un dépôt de 700,00 $ non remboursable
avec le contrat de mariage signé par les deux parties. Prière de consulter le carnet intitulé,
‘‘Questions sur votre mariage’’ si vous avez besoin d’aide. La liste préliminaire vous aidera,
à visualiser quel genre de mariage vous planifiez.
Liste préliminaire des invités en vous incluant :
Adultes : ________________ Enfants âgés de deux ans et plus :________________
La cérémonie. Avez-vous l’intention d’avoir la cérémonie ici
Si oui, quelle atmosphère et style voulez-vous créer
Sur le site : ________________________________________________________________
Chapelle : ____________________________ Pavilion : ____________________________
Hors du site : ______________________________________________________________
À quelle heure ____________________________________________________________
Arrangements pour le bar. Vous pouvez offrir les services suivants :
❑ Bar ouvert ❑ Bar payant ❑ Un peux des deux
Nourriture / Souper etc. S.V.P nous indiquer ce que vous pensez servir.
❑ Souper servit ❑ Buffet ❑ Cocktail ❑ Goûter le Soir ❑ Gâteau de mariage
Musique : Quel style voulez-vous
Pour avant la cérémonie : ____________________________________________________
Pour le dîner : ______________________________________________________________
Pour le cocktail :____________________________________________________________
Pour la danse : _____________________________________________________________
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Guide pour votre mariage
À qu’elle heure doit arriver le marié
Le marié et ses hommes d’honneurs doivent arriver une heure avant la cérémonie. Le marié
donnera les fleurs et boutonnières aux employés de Bean Town, s’il y a lieu. Toutes
livraisons doivent être faites effectuées entre 9:00 et Midi.
Où doivent-ils se rendre
Ils doivent se rendre sur les lieux de la cérémonie ou rester dans le stationnement. Nos
placiers accueilleront les invités à leur arrivée. Ils s’assureront de cocher la liste d’invités.
Ils demanderont aux invités de laisser les cadeaux dans leurs autos et de se rendre à la
chapelle ou simplement de faire un tour de calèche pour visiter la propriété.
Où va la mariée
Nous allons accueillir la mariée et ses filles d’honneur au pavillon principal où elles se
prépareront. La mariée et ses filles d’honneur doivent se rendre à Bean Town 45 minutes
avant la cérémonie.
Préparation pour la cérémonie
• Les invités doivent arriver une demi-heure avant la cérémonie
• Musique : Nous avons des lecteurs de C.D. à toutes nos locations de cérémonie.
• Nos décorations sont toujours agencées avec les saisons; bancs en cèdres, chandelles
sur le foyer, feu dans le foyer, si la température s’y prête, bancs d’église garnis de fleurs,
chandelles sur les colonnes, la table pour la signature du registre avec chaise, nappes,
mouchoirs, affiches de réservations, arche, ainsi que de la musique d’occasion avant
la cérémonie.
Qu’elles devrait être les arrangements musicaux pour la cérémonie
Musique pour le défilé du cortège (4-5 minutes), signature du registre (7-8 minutes) et
(2-3 minutes) pour la conclusion de la cérémonie. Vous devez fournir à Bean Town votre
choix de musique, pour vos danses spéciales : première danse des mariées, la danse avec les
parents, lancement de la jarretière, le lancement du bouquet, la grand entrée, coupe du gateau,
etc.
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Qu’elle est la durée d’une cérémonie régulière
La plupart des cérémonies durent une demi-heure, après quoi les mariés bénéficieront d’un
tour de calèche et recevront un breuvage complémentaire.
Votre photographe devrait alors commencer à prendre les dispositions nécessaires pour les
photos sur le site de la cérémonie. Lors de l’arrivée des mariés, le photographe prendra les
photos. Ensuite, vous pourrez vous diriger au prochain endroit pour le cocktail.
Où et que dois-je faire pour le cocktail
• Nous recommandons deux heures entre le début de la cérémonie et le souper. Des bouchées
devraient être servis à vos invités entre la cérémonie et le souper s’il y a plus d’une heure
entre les deux événements.
• Le cocktail est habituellement servi au Pavillon, mais si la température ne le permet pas,
il peut être servi sous le patio où dans la chapelle. Nous vous encourageons à prendre le
temps de jouir du cocktail de 20 a 30 minutes avec vos invités avant la prise de photos.
• La musique, la nourriture et le bar seront installés selon vos directives et nous nous
occuperons de vos invités pendant votre absence. Cette occasion peut être utilisée pour
la signature de votre livre d’invités, avec de la musique de circonstance ou autre.
• Amener de vieilles photos de vous deux et penser à amuser vos invités lorsque vous serez
occupés à prendre des photos. Le cocktail dure environ 1,5 heures. Le cocktail n’est pas
obligatoire. Vous pouvez sauver temps et argent en vous dirigeant directement à la salle
principale pour le souper. Vous pouvez aussi avoir un bar ouvert ou payant lors de votre
cocktail. Nous recommandons aussi de servir des crudités, fruits et fromages lors du
cocktail. Les canapés sont aussi une bonne idée.
Dois-je créer une carte pour le placement des invités lors du souper
Nous insistons que vous fassiez une liste pour le placement de vos invités pour tous les
buffets et les repas servis à la table. Lorsque vos invités entreront dans la salle à manger,
les serveurs où servantes les guideront vers leur table respective avec l’aide de la liste de
placement que vous nous aurez fournie.
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Qu’est-ce qui arrive après
• Votre maître de cérémonie donnera les règlements de la maison, les arrangements pour le
bar, la procédure ou le déroulement du dîner.
• La présentation du cortège des mariées (pas obligatoire). Par la suite, l’on portera un toast
aux mariés, ce qui nous indiquera que les serveurs peuvent commencer à servir le repas.
Un repas composé de trois services dure approximativement 1.5 heures.
• Les invités doivent être dirigés vers un autre événement pour nous donner le temps de
desservir : la première danse sur l’île à l’extérieure ou dans la chapelle, visionnement de
diapositives dans la chapelle, session de photos de groupe, etc. sont autant d’activités
possibles.
• Par la suite vos invités pourront se rendre à nouveau, à la salle à dîner principale pour
la soirée.
Puis-je amener mon chien
Oui, par contre il doit être attaché et surveillé en tout temps et ne peu pas rester pour tout
l’événement, nous recommandons une gardienne de chien, Chantal Tokarsky : 613-673-
5398.
Qu’elle est la disponibilité des chevaux et voitures
Ils sont disponibles 30 minutes avant la cérémonie jusqu’à ce que les invités retournent dans
la salle à dîner.
Qu’elle est le choix de couleurs des nappes et serviettes de table
Nos nappes sont blanches ou ivoires alors que les serviettes de table sont disponibles
en 17 couleurs.
Combien de personnes dois-je compter par table
Vous pouvez asseoir de 6 à 12 personnes par table selon la dimension de la table. Nous avons
16 tables rectangulaires de 72” par 30” qui peuvent asseoir de 6 à 8 personnes. Nous avons
5 tables rectangulaires de 30” par 97” qui peuvent asseoir 10 personnes et 4 tables de 30” par
120” qui peuvent asseoir 12 personnes. Nous avons aussi 2 tables rondes de grandeur
moyenne pour 6-8 personnes et 2 grandes pour 8-10 personnes.
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Est-ce possible d’avoir des tables rondes et des nappes de couleurs
Les tables rondes peuvent être louées mais ne sont pas recommandées pour des groupes de
plus de 80.
Pouvons-nous inviter d’autres personnes pour la soirée
Oui, vous pouvez asseoir jusqu’à 150 personnes pour le repas dans la salle principal pour
souper. Vous pouvez inviter jusqu’à 100 autres personnes pour la soirée.
Qu’elle est votre politique pour les fumeurs
Les fumeurs doivent fumer dans des endroits désignés à l’extérieur des pavillons.
Qu’elle devrait être mon budget pour le vin
Nous recommandons de calculer 2.5 verres de vin par invité. Il y a environ 5 verres de vin
par bouteille. Nos vins maisons Ontarien sont le Pelle Island Pino Grigio (blanc) est Pino
Noir (rouge) : le coût est de 25 $ (2011) la bouteille, taxes incluses, le service est de 15 %.
Nous servons le vin à vos invités pour que vous ne vous inquiétiez pas des excès.
Déterminez le nombre de bouteilles à utiliser et nous le respecterons.
Est-ce que les centres de table sont inclus
• Les lampes à l’huile et les petites chandelles sont complémentaires.
• Il serait idéal qu’un article soit utilisé à multiple but : par exemple, un petit cadre avec le
nom de l’invité, petit pots etc. On se chargera de décorer vos tables avec vos bonbonnières,
etc.
Qu’elle serait le temps idéal pour décorer
Tout ce que Bean Town offre comme décoration sera fait pour vous : la plupart des mariés
n’amènent que leurs articles personnels (bonbonnières, livres d’invités, etc.) De plus,
nous vous offrons gratuitement pendant 2 heures les services de nos employés pour votre
décoration. Cette période de temps suffitt habituellement à la majorité des mariages.
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Avec qui dois-je communiquer si j’ai des questions
Notre bureau est ouvert du mardi au vendredi de 9:00 am à 5:00 pm. Vous pouvez nous
contacter par courriel à l’adresse suivante, beantown@magma.ca. Nous demandons que
l’on nous contacte pour prendre rendez-vous et de ne pas téléphoner après 7:00 le soir et la
fin de semaine car notre bureau est situé à notre domicile et nous avons des engagements
presque tous les soirs.
Puis-je prendre des photos sur le site
Oui, nous avons de très beaux jardins, boisés, lacs, un verger de pommes ainsi que plusieurs
autres merveilleux sites pour prendre de belles photos. Vous pouvez inviter votre
photographe à une visite à n’importe quel moment entre 9:00 et midi. S.V.P. nous en
informer à l’avance afin d’assurer une présence.
Quand doit-on rencontrer le coordinateur
Nous établirons un rendez-vous aussitôt que vous êtes prêt a imprimer vos invitations ou un
minimum 5 mois avant votre mariage. Par la suite il y aura une rencontre la semaine de vos
cartes réponses et à la répétition 48 heure avant le mariage. La dernière rencontre sera bien
sûre lors de votre Grand Jour.
Est-ce que les gens handicapés ont accès au site
Oui et la salle Anjou est munie d’air climatisé. Nous possédons aussi des ventilateurs
commercials, ainsi qu’un système intérieur pour contrer les insectes.
Est-ce que l’on peut choisir notre propre pourvoyeur
Non, Bean Town Ranch vous offre le talent culinaire du Chef Paul Silk. Le Chef Paul
possède plus de 15 ans d’expérience comme chef exécutif au Parlement d’Ottawa. Son
expérience, son savoir faire et son amour de la nourriture paraissent dans chacun de ses plats.
Nous affichons les plus hauts critères de service et de professionnalisme, qui garantissent
la réussite de votre réception. De plus, notre menu offre une quantité de choix. Les repas
peuvent aussi être planifiés selon vos besoins. N’oubliez pas de nous faire savoir si
vous avez des besoins spéciaux, par exemple : diète spéciale, allergies. Pour des raisons de
santé aucun aliment ne peut être rapporté à la maison après la soirée.
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Est-ce que Bean Town est licencié
Oui, notre site est entièrement licencié avec un bar et personnel inclus. Notre numéro de
licence est 804199 et le nom de notre comté est Prescott Russell.
Remarques importantes concernant le menu
• Tous les items sont assujettis à des taxes gouvernementales 13 %.
• Les choix de repas peuvent être modifiés jusqu’à 2 semaine avant l’événement.
• Le nombre de convives doit être confirmé au plus tard 5 jours ouvrables avant l’événement.
Ce nombre permet de fixer le montant minimum de votre facturation suite à l’événement.
• Il est permis d’apporter des croustilles, des pretzels, des aliments cuits et des friandises pour
compléter vos choix de nourriture.
• Le service de coupe et de distribution de gâteau est gratuit en fonction de la commande d’un
repas ou d’aliments servis en soirée. SVP emportez vos propre assiettes, four-chettes et
napperons jettables.
• Il est possible de négocier l’appariemment des items décrits dans ce menu.
• Tous les repas sont accompagnés d’une variété de riz et de pommes de terre.
• Saumon garni disponible sur demande à $ 1,15 / personne (minimum de 75 personnes)
• Aucune huile d’arachide n’est utilisée dans nos cuisines. Prière de nous aviser si des
membres de votre groupe éprouvent des allergies. Il est à noter que certains desserts
peuvent contenir des arachides.
• Les choix de tables d’hôtes offrent des repas de trois services ou couverts. Si vous souhaitez
ajouter un autre choix au repas sélectionné, prévoir un frais additionnel de $ 4,90 /
personne.
• Les repas d’enfants entre 3 et 13 ans coûtent $ 17,25 / enfant. Ceux-ci mangent la même
nourriture que les adultes, mais leur plat principal est composé de doigts de poulet servis
avec une sauce aux prunes à moins d’avis contraire.
• Des nappes blanches et ivoires sont incluses. De plus, vous pouvez choisir parmi
17 couleurs différentes de serviettes de table.
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Contrat Étapes Détails Guide Logement Carte
Logement
Cedar Shade Campground
613-679-4447
Evergreen Camping and Resort
613-679-4059
Gîte touristique Ogenêt Bed and Breakfast
50m du Bean Town
613-673-2039
ogenet@xplornet.com
http://www.ogenetbedandbreakfast.com
*Motel Champlain
613-673-5220
http://www.motelchamplain.com
Motel Rouleau (Alfred)
613-679-2722
River rock Inn (Rockland)
613-446-6710
http://www.riverrockinn.ca
* service de navette disponible
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Carte
D’Ottawa:
À partir du Queensway à Ottawa, se diriger vers la Route 17 à l’Est, maintenant surnommé la
Route 174. Passez Orléans et Rockland et conduisez jusqu’à proximité de Wendover sur la
174. Virez à droite sur la Route de comté 19 (direction Zoo Papanack). Roulez exactement
4.5 km et virez à gauche à la 3 e Concession. Le Bean Town Ranch est situé 1 km plus loin à
gauche de la route empruntée.
De Montréal:
Prenez l’autoroute 40 ouest, qui deviendra l’autoroute 417 lorsque vous aurez traversé en
Ontario. Prendre la sortie 9 pour rejoindre l’autoroute 17 ouest (aussi appelée la 174) en
direction de Hawkesbury/Rockland. Vous verrez le réservoir d’eau du village de Wendover à
votre droite et vous arriverez à un feu jaune clignotant : tournez à gauche sur le Chemin du
Comté #19. Continuez pendant 4,5 km puis tournez à gauche sur la Concession #3.
L’emplacement se trouve à la gauche à 1 km de l’intersection.
Bean Town Ranch
2891 Concession 3 Rd.
North Plantagenet ON
K0B 1L0
Tel: 613-673-5894
e-mail: beantown@magma.ca
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