Le Contrat de Mariage - Bean Town Ranch

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteLe Contrat de MariageBean Town accepte de réserver : _______________________________________________mois / jour / annéePour le mariage de : _________________________________________________________Nom de la mariée : __________________________________________________________Nom du marié : ____________________________________________________________Adresse de la mariée* : _______________________________________________________________________________________________________________________________Adresse du marié si différent* :_________________________________________________________________________________________________________________________Téléphone au travail : ________________________________________________________Téléphone à la maison : ______________________________________________________Télécopieur : _________________Courriel : ___________________________________* prière de nous aviser aussitôt que certains des renseignements ci-haut changent.Le dépôt initial est de 1 000 $ et doit être versé dès la signature du contrat de mariage.Vous devez également faire un deuxième dépôt de 1 000 $ 8 mois avant la journée de votremariage. Si la journée de votre mariage est dans moins de 8 mois, un paiement de 1 500 $est requis lors de la signature du contrat de mariage. Les dépôts sont encaissables etgarantissent la date de réservation de votre de mariage au Bean Town Ranch. Tous les dépôtssont non remboursables et seront déduits de votre facture finale.Signature S.V.P. : ___________________________________________________________1 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteUne fois que Bean Town aura reçu votre liste de détails préliminaires et a votre demande, unestimé de la facture de votre mariage sera dressé afin de faciliter vos prévisions budgétaires.La moitié de cette facture est payable 5 mois avant le mariage. Le reste de la facture est dûdeux semaines avant votre mariage.Le jour de votre mariage, si ajustements il y a, ceux-ci seront effectués et la facture vous seraenvoyée deux semaines après votre mariage. À noter que vous pouvez vous acquitter de votrepaiement en utilisant les cartes Visa, American Express et Master Card. Nous disposons aussidu système Interact.Les boissons alcoolisées, non alcoolisées ainsi que toutes nourritures périssables (à l’exceptiondu gâteau de noces) doivent être achetées et servies par les employés de Bean Town.Aucun aliment ne peut être rapporté à la maison. Vous devez aussi accepter de noussoumettre au moment exigé, les changements que vous souhaitez apporter en les inscrivantsur le formulaire “Liste de détails finals’’, ci-joint.Nos prix sont basés sur un minimum de 60 invités, tous les jours de la semaine à l’exceptiondu samedi ou le minimum d’invités doit accroître à 90 personnes. Vous devez aussi acheterun repas complet pour chacun de vos invités. À noter que le prix des repas est établi enprévision d’une durée de 2 heures maximum pour un service de trois entrées. Si pour uneraison où une autre il vous faut plus de temps pour le repas, dûe à la quantité d’amusesgueulesservis, des arrangements peuvent être effectués.La facture minimum du bar est de 500 $. Le bar ferme à 1:30 am et tous les invités doiventquitter les lieux au plus tard à 2:00 am. Tous les articles personnels utilisés pour votreévénement, doivent être rapportés le même soir. Tous les articles sur le menu de Bean Townsont sujets à une taxe de 13 %. Le 15 % frais de service ne sont pas inclues mais à votrediscretion.2 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteCoûts :2875,00 $ les vendredis/dimanches et 3325,00 $ les samedis et journées fériées en 20113100,00 $ les vendredis/dimanches et 3600,00 $ les samedis et journées fériées en 2012Ces coûts donnent assurent:❖ Utilisation de toutes les facilités privées de Bean Town exclusivement, incluant le chaletdurant la soirée❖ L’orientation professionnelle et la coordination de votre mariage.❖ La cariole tirée par des chevaux en fonction d’une météo favorable.❖ Des chandelles autour du lac et un feu de camp en fonction d’une météo favorable.❖ Des décorations saisonnières.❖ Tout notre équipement en place, soit des bancs en cèdre, une table destiné au livre designatures, des nappes, des chandelles allumées, les bancs à l’église et une arche.❖ Tous les employés en tenues d’occasion.❖ Une lingerie aux couleurs assorties, des nappes blanches,❖ Des centres de table et les accessoires appropriés.Des changements peuvent être sujets d’ententes préalable à la signature finale des deux partis.Ce document est utilisé comme contrat de mariage avec Bean Town. Ce contrat de mariagedoit être dûment complété et retourné avec votre “Liste de détails préliminaires”, signé par lesdeux conjoints.Ces signatures signifient que les conjoints ont lu et acceptent toutes les conditions etinformations décrites dans notre carnet intitulé, “Guide pour votre mariage’’.3 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteBean Town se réserve le droit d’ajouter tout montant en compensation de tout dommageexcessif qui pourrait être encouru lors de votre événement. Par excessif, nous voulons diretoute avarie qui surpasse un usage normal des facilités. Le montant fixé sera déterminé parles déboursés nécessaires à la réparation des dommages.Vous devez rapporter tous vos items personnels incluant les cadeaux à la conclusion de lareception de marriage. De plus, nous n’assumons aucune responsabilité pour des objetsperdus ou volés.Vous pouvez remettre copie de cette entente en main propre ou en envoyer copie partélécopieur.Accepte en ce____________ jour de _____________________________, 200__.Les conjoints attestent avoir entièrement lu ce contrat ainsi que les renseignements fournisdans le livret d’information sur le marriage. Par ailleurs, le couple de futurs mariés affirmebien comprendre les étapes du contrat, la nécessité de rendre en temps “La liste de détailspréliminaires’’ et consent aux politiques du dépôt initial.Imprimez les noms des concernés : ______________________________________________________________________________________________________________________Signatures : ________________________________________________________________________________________________________________________________________Avec Bean Town : __________________________________________________________4 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteÉtapesChers mariés,Merci d’avoir choisi Bean Town, pour célébrer cette importante journée. Guy et moi sommesfiers de vous accueillir dans notre domaine et de travailler avec vous deux, à créer la journéeparfaite dont vous avez toujours rêvé.Pour vous faciliter la tâche et pour que votre événement soit des plus agréables, nous avonscréés un petit carnet qui devrait répondre à plusieurs de vos questions.Rappelez-vous que ce ne sont que des directives et des outils, que l’ont a créés suite à nosannées d’expériences. Il serait avantageux pour vous d’utiliser ces suggestions et directivespour que votre journée soit mémorable et agréable.Nous sommes ouverts à toutes suggestions qui assureront que votre mariage soit une journéeunique et mémorable pour vous deux.Voici donc les étapes à suivre pour arriver au résultat escompté :Étape 1 : Lire le carnet intitulé : Guide pour votre mariage. Ce carnet répondra auxquestions les plus fréquentes et vous familiarisera avec les procédures de Bean Town.Étape 2 : Lire le Contrat de Mariage attentivement et remplir toutes les cases.Vous assurer de bien inscrire votre adresse complète, vos numéros de téléphone, ainsi quevotre code postal. Le contrat de mariage doit être signé par les deux mariés.Étape 3 : Remplissez la Liste des détails préliminaires au meilleur de votreconnaissance.Étape 4 : Envoyez le contrat de mariage, la listes des détails préliminaires et unchèque au montant de 700.00$ payable à Bean Town.5 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteÉtape 5 : Déterminer une date de rencontre avec les propriétaires de Bean Town. Cetterencontre devrait survenir au moins 5 mois avant le mariage ou 2 semaines avant d’envoyervos faire-parts. Remplir votre liste de contrôle avec le plus de précision possible et nous lafaire parvenir avant notre rencontre. Nous (Bean Town) préparerons alors une estimation dela facture en nous inspirant de votre liste de contrôle.Étape 6 : Apportez votre liste de contrôle lors de la rencontre avec Bean Town.Soyez prêts à verser 50 % de l’estimation de la facture 5 mois avant le grand jour.Étape 7 : Une fois que vous avez reçu vos cartes de réponses, appelez Bean Town pourcoordonner une rencontre finale. À ce moment-ci il ne devrait plus y avoir de changementsmajeurs à votre liste. Nous autoriserons une augmentation ou une diminution du nombre totald’invités jusqu’à une semaine avant la date du mariage. La facture en entier, avec le dépôt enmoins, est dûe et payable 4 semaines avant le mariage.Étape 8 : La liste finale des invités pour le repas, doit être donnée à Bean Town unesemaine avant le mariage, soit le vendredi de la semaine qui précède le mariage. Vous assurerque tous vos invités incluant le photographe connaissent les directives pour se rendre à BeanTown et soient renseignés de l’heure précise de la cérémonie.Étape 9 : La répétition : nous vous offrons une répétition gratuite d’une demi-heurepour juste vous et votre homme et/ou dame d`honneur, si vous insister d`avoir plus deconvive un frais supplémentaire de 100$ sera effectuer sur votre facture. Vous devezapporter, les aliments non périssables, les décorations, ainsi que le plan pour les arrangementsde table lors de la répétition.Étape 10 : Le Grand Jour, soyez à l’heure, affichez votre meilleur sourire, et que votrecoeur vibre de bonheur à l’avènement de ce changement important dans votre existencede couple.6 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteListes des détails préliminairesCette liste doit être complétée et retournée avec un dépôt de 700,00 $ non remboursableavec le contrat de mariage signé par les deux parties. Prière de consulter le carnet intitulé,‘‘Questions sur votre mariage’’ si vous avez besoin d’aide. La liste préliminaire vous aidera,à visualiser quel genre de mariage vous planifiez.Liste préliminaire des invités en vous incluant :Adultes : ________________ Enfants âgés de deux ans et plus :________________La cérémonie. Avez-vous l’intention d’avoir la cérémonie ici ?Si oui, quelle atmosphère et style voulez-vous créer ?Sur le site : ________________________________________________________________Chapelle : ____________________________ Pavilion : ____________________________Hors du site : ______________________________________________________________À quelle heure ? ____________________________________________________________Arrangements pour le bar. Vous pouvez offrir les services suivants :❑ Bar ouvert ❑ Bar payant ❑ Un peux des deuxNourriture / Souper etc. S.V.P nous indiquer ce que vous pensez servir.❑ Souper servit ❑ Buffet ❑ Cocktail ❑ Goûter le Soir ❑ Gâteau de mariageMusique : Quel style voulez-vous ?Pour avant la cérémonie : ____________________________________________________Pour le dîner : ______________________________________________________________Pour le cocktail :____________________________________________________________Pour la danse : _____________________________________________________________7 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteGuide pour votre mariageÀ qu’elle heure doit arriver le marié ?Le marié et ses hommes d’honneurs doivent arriver une heure avant la cérémonie. Le mariédonnera les fleurs et boutonnières aux employés de Bean Town, s’il y a lieu. Touteslivraisons doivent être faites effectuées entre 9:00 et Midi.Où doivent-ils se rendre ?Ils doivent se rendre sur les lieux de la cérémonie ou rester dans le stationnement. Nosplaciers accueilleront les invités à leur arrivée. Ils s’assureront de cocher la liste d’invités.Ils demanderont aux invités de laisser les cadeaux dans leurs autos et de se rendre à lachapelle ou simplement de faire un tour de calèche pour visiter la propriété.Où va la mariée ?Nous allons accueillir la mariée et ses filles d’honneur au pavillon principal où elles seprépareront. La mariée et ses filles d’honneur doivent se rendre à Bean Town 45 minutesavant la cérémonie.Préparation pour la cérémonie ?• Les invités doivent arriver une demi-heure avant la cérémonie• Musique : Nous avons des lecteurs de C.D. à toutes nos locations de cérémonie.• Nos décorations sont toujours agencées avec les saisons; bancs en cèdres, chandellessur le foyer, feu dans le foyer, si la température s’y prête, bancs d’église garnis de fleurs,chandelles sur les colonnes, la table pour la signature du registre avec chaise, nappes,mouchoirs, affiches de réservations, arche, ainsi que de la musique d’occasion avantla cérémonie.Qu’elles devrait être les arrangements musicaux pour la cérémonie ?Musique pour le défilé du cortège (4-5 minutes), signature du registre (7-8 minutes) et(2-3 minutes) pour la conclusion de la cérémonie. Vous devez fournir à Bean Town votrechoix de musique, pour vos danses spéciales : première danse des mariées, la danse avec lesparents, lancement de la jarretière, le lancement du bouquet, la grand entrée, coupe du gateau,etc.8 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteQu’elle est la durée d’une cérémonie régulière ?La plupart des cérémonies durent une demi-heure, après quoi les mariés bénéficieront d’untour de calèche et recevront un breuvage complémentaire.Votre photographe devrait alors commencer à prendre les dispositions nécessaires pour lesphotos sur le site de la cérémonie. Lors de l’arrivée des mariés, le photographe prendra lesphotos. Ensuite, vous pourrez vous diriger au prochain endroit pour le cocktail.Où et que dois-je faire pour le cocktail ?• Nous recommandons deux heures entre le début de la cérémonie et le souper. Des bouchéesdevraient être servis à vos invités entre la cérémonie et le souper s’il y a plus d’une heureentre les deux événements.• Le cocktail est habituellement servi au Pavillon, mais si la température ne le permet pas,il peut être servi sous le patio où dans la chapelle. Nous vous encourageons à prendre letemps de jouir du cocktail de 20 a 30 minutes avec vos invités avant la prise de photos.• La musique, la nourriture et le bar seront installés selon vos directives et nous nousoccuperons de vos invités pendant votre absence. Cette occasion peut être utilisée pourla signature de votre livre d’invités, avec de la musique de circonstance ou autre.• Amener de vieilles photos de vous deux et penser à amuser vos invités lorsque vous serezoccupés à prendre des photos. Le cocktail dure environ 1,5 heures. Le cocktail n’est pasobligatoire. Vous pouvez sauver temps et argent en vous dirigeant directement à la salleprincipale pour le souper. Vous pouvez aussi avoir un bar ouvert ou payant lors de votrecocktail. Nous recommandons aussi de servir des crudités, fruits et fromages lors ducocktail. Les canapés sont aussi une bonne idée.Dois-je créer une carte pour le placement des invités lors du souper ?Nous insistons que vous fassiez une liste pour le placement de vos invités pour tous lesbuffets et les repas servis à la table. Lorsque vos invités entreront dans la salle à manger,les serveurs où servantes les guideront vers leur table respective avec l’aide de la liste deplacement que vous nous aurez fournie.9 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteQu’est-ce qui arrive après ?• Votre maître de cérémonie donnera les règlements de la maison, les arrangements pour lebar, la procédure ou le déroulement du dîner.• La présentation du cortège des mariées (pas obligatoire). Par la suite, l’on portera un toastaux mariés, ce qui nous indiquera que les serveurs peuvent commencer à servir le repas.Un repas composé de trois services dure approximativement 1.5 heures.• Les invités doivent être dirigés vers un autre événement pour nous donner le temps dedesservir : la première danse sur l’île à l’extérieure ou dans la chapelle, visionnement dediapositives dans la chapelle, session de photos de groupe, etc. sont autant d’activitéspossibles.• Par la suite vos invités pourront se rendre à nouveau, à la salle à dîner principale pourla soirée.Puis-je amener mon chien?Oui, par contre il doit être attaché et surveillé en tout temps et ne peu pas rester pour toutl’événement, nous recommandons une gardienne de chien, Chantal Tokarsky : 613-673-5398.Qu’elle est la disponibilité des chevaux et voitures ?Ils sont disponibles 30 minutes avant la cérémonie jusqu’à ce que les invités retournent dansla salle à dîner.Qu’elle est le choix de couleurs des nappes et serviettes de table ?Nos nappes sont blanches ou ivoires alors que les serviettes de table sont disponiblesen 17 couleurs.Combien de personnes dois-je compter par table ?Vous pouvez asseoir de 6 à 12 personnes par table selon la dimension de la table. Nous avons16 tables rectangulaires de 72” par 30” qui peuvent asseoir de 6 à 8 personnes. Nous avons5 tables rectangulaires de 30” par 97” qui peuvent asseoir 10 personnes et 4 tables de 30” par120” qui peuvent asseoir 12 personnes. Nous avons aussi 2 tables rondes de grandeurmoyenne pour 6-8 personnes et 2 grandes pour 8-10 personnes.10 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteEst-ce possible d’avoir des tables rondes et des nappes de couleurs ?Les tables rondes peuvent être louées mais ne sont pas recommandées pour des groupes deplus de 80.Pouvons-nous inviter d’autres personnes pour la soirée ?Oui, vous pouvez asseoir jusqu’à 150 personnes pour le repas dans la salle principal poursouper. Vous pouvez inviter jusqu’à 100 autres personnes pour la soirée.Qu’elle est votre politique pour les fumeurs ?Les fumeurs doivent fumer dans des endroits désignés à l’extérieur des pavillons.Qu’elle devrait être mon budget pour le vin ?Nous recommandons de calculer 2.5 verres de vin par invité. Il y a environ 5 verres de vinpar bouteille. Nos vins maisons Ontarien sont le Pelle Island Pino Grigio (blanc) est PinoNoir (rouge) : le coût est de 25 $ (2011) la bouteille, taxes incluses, le service est de 15 %.Nous servons le vin à vos invités pour que vous ne vous inquiétiez pas des excès.Déterminez le nombre de bouteilles à utiliser et nous le respecterons.Est-ce que les centres de table sont inclus ?• Les lampes à l’huile et les petites chandelles sont complémentaires.• Il serait idéal qu’un article soit utilisé à multiple but : par exemple, un petit cadre avec lenom de l’invité, petit pots etc. On se chargera de décorer vos tables avec vos bonbonnières,etc.Qu’elle serait le temps idéal pour décorer ?Tout ce que Bean Town offre comme décoration sera fait pour vous : la plupart des mariésn’amènent que leurs articles personnels (bonbonnières, livres d’invités, etc.) De plus,nous vous offrons gratuitement pendant 2 heures les services de nos employés pour votredécoration. Cette période de temps suffitt habituellement à la majorité des mariages.11 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteAvec qui dois-je communiquer si j’ai des questions ?Notre bureau est ouvert du mardi au vendredi de 9:00 am à 5:00 pm. Vous pouvez nouscontacter par courriel à l’adresse suivante, beantown@magma.ca. Nous demandons quel’on nous contacte pour prendre rendez-vous et de ne pas téléphoner après 7:00 le soir et lafin de semaine car notre bureau est situé à notre domicile et nous avons des engagementspresque tous les soirs.Puis-je prendre des photos sur le site ?Oui, nous avons de très beaux jardins, boisés, lacs, un verger de pommes ainsi que plusieursautres merveilleux sites pour prendre de belles photos. Vous pouvez inviter votrephotographe à une visite à n’importe quel moment entre 9:00 et midi. S.V.P. nous eninformer à l’avance afin d’assurer une présence.Quand doit-on rencontrer le coordinateur ?Nous établirons un rendez-vous aussitôt que vous êtes prêt a imprimer vos invitations ou unminimum 5 mois avant votre mariage. Par la suite il y aura une rencontre la semaine de voscartes réponses et à la répétition 48 heure avant le mariage. La dernière rencontre sera biensûre lors de votre Grand Jour.Est-ce que les gens handicapés ont accès au site ?Oui et la salle Anjou est munie d’air climatisé. Nous possédons aussi des ventilateurscommercials, ainsi qu’un système intérieur pour contrer les insectes.Est-ce que l’on peut choisir notre propre pourvoyeur ?Non, Bean Town Ranch vous offre le talent culinaire du Chef Paul Silk. Le Chef Paulpossède plus de 15 ans d’expérience comme chef exécutif au Parlement d’Ottawa. Sonexpérience, son savoir faire et son amour de la nourriture paraissent dans chacun de ses plats.Nous affichons les plus hauts critères de service et de professionnalisme, qui garantissentla réussite de votre réception. De plus, notre menu offre une quantité de choix. Les repaspeuvent aussi être planifiés selon vos besoins. N’oubliez pas de nous faire savoir sivous avez des besoins spéciaux, par exemple : diète spéciale, allergies. Pour des raisons desanté aucun aliment ne peut être rapporté à la maison après la soirée.12 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteEst-ce que Bean Town est licencié ?Oui, notre site est entièrement licencié avec un bar et personnel inclus. Notre numéro delicence est 804199 et le nom de notre comté est Prescott Russell.Remarques importantes concernant le menu• Tous les items sont assujettis à des taxes gouvernementales 13 %.• Les choix de repas peuvent être modifiés jusqu’à 2 semaine avant l’événement.• Le nombre de convives doit être confirmé au plus tard 5 jours ouvrables avant l’événement.Ce nombre permet de fixer le montant minimum de votre facturation suite à l’événement.• Il est permis d’apporter des croustilles, des pretzels, des aliments cuits et des friandises pourcompléter vos choix de nourriture.• Le service de coupe et de distribution de gâteau est gratuit en fonction de la commande d’unrepas ou d’aliments servis en soirée. SVP emportez vos propre assiettes, four-chettes etnapperons jettables.• Il est possible de négocier l’appariemment des items décrits dans ce menu.• Tous les repas sont accompagnés d’une variété de riz et de pommes de terre.• Saumon garni disponible sur demande à $ 1,15 / personne (minimum de 75 personnes)• Aucune huile d’arachide n’est utilisée dans nos cuisines. Prière de nous aviser si desmembres de votre groupe éprouvent des allergies. Il est à noter que certains dessertspeuvent contenir des arachides.• Les choix de tables d’hôtes offrent des repas de trois services ou couverts. Si vous souhaitezajouter un autre choix au repas sélectionné, prévoir un frais additionnel de $ 4,90 /personne.• Les repas d’enfants entre 3 et 13 ans coûtent $ 17,25 / enfant. Ceux-ci mangent la mêmenourriture que les adultes, mais leur plat principal est composé de doigts de poulet servisavec une sauce aux prunes à moins d’avis contraire.• Des nappes blanches et ivoires sont incluses. De plus, vous pouvez choisir parmi17 couleurs différentes de serviettes de table.13 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteLogementCedar Shade Campground613-679-4447Evergreen Camping and Resort613-679-4059Gîte touristique Ogenêt Bed and Breakfast50m du Bean Town613-673-2039ogenet@xplornet.comhttp://www.ogenetbedandbreakfast.com*Motel Champlain613-673-5220http://www.motelchamplain.comMotel Rouleau (Alfred)613-679-2722River rock Inn (Rockland)613-446-6710http://www.riverrockinn.ca* service de navette disponible14 de 15

Contrat Étapes Détails Guide Logement CarteCarteD’Ottawa:À partir du Queensway à Ottawa, se diriger vers la Route 17 à l’Est, maintenant surnommé laRoute 174. Passez Orléans et Rockland et conduisez jusqu’à proximité de Wendover sur la174. Virez à droite sur la Route de comté 19 (direction Zoo Papanack). Roulez exactement4.5 km et virez à gauche à la 3 e Concession. Le Bean Town Ranch est situé 1 km plus loin àgauche de la route empruntée.De Montréal:Prenez l’autoroute 40 ouest, qui deviendra l’autoroute 417 lorsque vous aurez traversé enOntario. Prendre la sortie 9 pour rejoindre l’autoroute 17 ouest (aussi appelée la 174) endirection de Hawkesbury/Rockland. Vous verrez le réservoir d’eau du village de Wendover àvotre droite et vous arriverez à un feu jaune clignotant : tournez à gauche sur le Chemin duComté #19. Continuez pendant 4,5 km puis tournez à gauche sur la Concession #3.L’emplacement se trouve à la gauche à 1 km de l’intersection.Bean Town Ranch2891 Concession 3 Rd.North Plantagenet ONK0B 1L0Tel: 613-673-5894e-mail: beantown@magma.ca15 de 15