Associations, guide pratique, Cadre juridique et comptable

Association, Guide pratiqueCréation d’associationCadre juridiqueOrganisation comptableVILLE DE LA CIOTAT - DIRECTION VIE ASSOCIATIVE – Septembre 20111

1ère PartieVIE DE L’ASSOCIATIONDe la création à la dissolutionIntroduction : Différents types d’associations p 3I – Comment créer et déclarer une association p 4II - Comment fonctionne l’association ? p 5 – 7- Les dirigeants- Les adhérents- Les différents types de membresIII – La vie interne de l’association p 8 - 19 Les instances représentatives p 8 - 12- Le Conseil d’Administration- Le Bureau- Les assemblées générales Les documents statutaires p 13 – 15- Les statuts- Le registre spécial- Le règlement intérieurV – Responsabilités p 16 – 17IV – Dissolution p 18 – 192

IntroductionPetit histoirede la loi du1er juillet1901…3

Le 1er juillet 1901, Pierre WALDECK-ROUSSEAU fait adopter, au termed’une longue bataille parlementaire, la loi "relative au contrat d’association",d’une portée considérable et qui garantit une des grandes libertésrépublicaines.Ainsi, tout citoyen dispose du droit de s’associer, sans autorisation préalable.La loi "1901" fonde le droit d’association sur des bases entièrement nouvelles.Elle préserve la liberté et les droits des individus tout en permettant leuraction collective. Elle met fin au régime restrictif et d’interdiction préventivede la loi "Le chapelier", de l’article du code pénal, de la loi de 1854.Une Loi deLibertéElle ne restaure rien du droit corporatif d’antan et fonde le droit d’associationsur les principes issus de la révolution de 1789 :primauté de l’individu, de ses droits et de sa liberté, libertéd’adhérer ou de sortir d’une association, limitation de l’objet del’association à un objet défini, égalité des membres d’uneassociation, administration de l’association par libre délibérationde ses membres.La loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août de la même année constituentles deux textes fondamentaux sur lesquels repose le fonctionnement desassociations.L’article 1er de la loi du 1er juillet 1901, définit ce qu’est l’association :"L’association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnesmettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leuractivité dans un but autre que de partager des bénéfices…".L’association est " … une convention… " Le législateur définit un cadred’application de ce contrat tout à fait singulier et particulier, qui est lefondement même de cette spécificité associative et à laquelle sont attachés sesdéfenseurs.La loi du 1 er juillet 1901consacre le droit de toutcitoyen de s’associer sansautorisation préalable.Ce droit est fondé sur lesprincipes issus de 1789 :Primauté de l’individu, de sesdroits, de sa liberté, libertéd’adhérer ou de sortir d’uneassociation, limitation del’objet à un objet défini,égalité des membres d’uneassociation,Administration par libredélibération de ses membres.La mise en œuvre de ce contrat à l’initiative de "… deux ou plusieurspersonnes…" devra respecter trois caractéristiques.L’apport de connaissances ou l’apport d’activités.La volonté de " … mettre en commun des connaissances ou une activité…",constitue l’un des éléments principaux du contrat d’association.L’absence d’un tel engagement serait de nature à remettre en cause laqualification d’un tel regroupement d’individus.Une mise en commun "permanente" : Cette précision met l’accent sur lecaractère permanent qui lie les parties du contrat.Les membres de l’association en échange de leur cotisation annuelle seréunissent pour une certaine durée… " dans un but autre que de partager desbénéfices…"Le texte de la Loi 1901 est consultable sur le site www.legifrance.fr4

IntroductionPourquoi déclarer uneassociation ?Acquérir une existencejuridiqueQui permet :D’agir en justice,Signer des contrats (Emploi,assurances, compte enbanque)Acheter et administrer desbiens,Percevoir des ressourcesfinancièresRéaliser des actescommerciauxD’autres structures,relevant chacune delégislations particulières, nedoivent pas être confonduesavec les associations. Ainsi,les syndicats professionnels,les comités d’entreprise, lescoopératives, les sociétésmutualistes, les fondations,les G.I.E. (groupementsd’intérêt économique), lesS.C.I.C.(Sociétés Coopérativesd’Intérêt Collectif) et lesG.I.P. (groupements d’intérêtpublic) ne sont pas, d’unpoint de vue juridique etlégal, des associations.Différents types d’associationsL’association déclaréeL’association déclarée régie par la loi du 1er juillet 1901 acquiert la capacitéjuridique dès lors qu’elle a été rendue publique par ses fondateurs.L’article 5 de la loi décrit la procédure de déclaration "…toute association quivoudra obtenir la capacité juridique prévue par l’article 6 devra être renduepublique par les soins de ses fondateurs…"L’association n’est rendue publique que par une insertion au Journal officiel,sur production du récépissé de déclaration (L. 1er juill. 1901, art. 5 al. 4).L’association de fait ou non déclaréeL’association pour exister n’a pas besoin d’être déclarée.>>Elle ne jouit pas de la capacité juridique.>>Elle ne peut recevoir de subventions publiques.>>Elle dispose d’une capacité d’action limitée : elle ne peut ni agir en justice,ni contracter, etc.L’association reconnue d’utilité publiquePour être reconnue d’utilité publique, l’association doit répondre aux critèressuivants :– l’action de l’association doit avoir une ampleur, un retentissement suffisant,qui excède en principe le cadre strictement local ;– le domaine de son activité doit correspondre à un intérêt public ou, aumoins, à un intérêt moral collectif éminent ;– la situation financière doit être saine ;– le fonctionnement de l’association doit être démocratique et organisé en cesens par ses statuts ;– le nombre de membres de l’association, que l’on peut situer en général auminimum à 200, doit être en adéquation avec les objectifs de l’association ;– l’association ne doit pas avoir avec la puissance publique, notamment parles financements qu’elle en recevrait, des liens qui la priveraient d’unevéritable autonomie de décisionL’association agrééeDans un souci de simplification des démarches, des associations quisollicitent (ou solliciteraient) plusieurs agréments, les pouvoirs publics ontdécidé de mettre en place un « tronc commun » d’agrément comportant lestrois critères suivants :1. L’association répond à un objet d’intérêt général,2. L’association a un mode de fonctionnement démocratique,3. L’association respecte la transparence financière.5

Comment créer et déclarer une association ?Ces trois critères sont détaillés dans l’annexe IV de la Circulaire du 18janvier 2010, publiée au Journal officiel du 20 janvier 2010, à laquelle onpourra utilement se reporter.La loi de 1901 et son décret d’application expliquent la manière de créerune association. La législation offre la plus grande liberté en ce quiconcerne les buts, la composition et le fonctionnement.Les points d’étape de la création de votre association :>> Partir d’une idée, d’un projet associatif>>Rédiger des statuts, les proposer aux personnes intéressées, lesdiscuter, les amender. (Cf chapitre sur les statuts p 13)>> Organiser une assemblée générale constitutive avec toutes lespersonnes qui décident de s’engager dans le projet. Au cours de cetteassemblée générale, discuter et approuver les statuts, puis procéder, s’il y alieu, aux élections prévues par les statuts.>> Rédiger un compte rendu de cette assemblée générale constitutive,précisant les personnes élues et leurs responsabilités.>> Déposer une déclaration à la préfecture ou sous-préfecture du lieudu siège social,>> Ouvrir un registre spécial dont les pages doivent être numérotéeset non volantes, dans lequel doivent figurer tous les changementsconcernant les statuts, les administrateurs, les acquisitions et aliénations depatrimoine immobilier (déclarations à la préfecture et récépissé).On peut aussi joindre les comptes rendus d’assemblée générale et deconseil d’administration. Ceci n’est pas obligatoire mais conseillé.Ce registre doit être conservé au siège social et doit pouvoir être consulté àtout moment par les adhérents, les partenaires financiers, l’administration.Pièces constitutives du dossier à déposer en préfecture1 - Formulaire de création de l’association CERFA n°13973*022 - Formulaire de déclaration de la liste des dirigeants CERFA N°13971*023 - Procès-verbal de l’assemblée constitutive4 - Exemplaire des statuts, signé par 2 personnes figurant sur la liste desdirigeants5 - L’attestation de domiciliation6 - Une enveloppe affranchie au tarif en vigueur7 - Pièce d’identité du porteur du dossier8 – Le paiement de la parution au JO (2011 : 44 euros)6Pour vous aiderLa service Vie associative setient à votre disposition et vouspropose une aide à laconstitution de votreassociation :Rédactions de statuts,constitution du dossier àdéposer en préfecture, conseilsjuridiques et comptables, miseen relation les partenairesinstitutionnelsAccueil de préférence surrendez-vous les mardis etjeudisContact :04.42.83.85.50Mail :mda@mairie-laciotat.frCERFA En ligne surwww.laciotat.comwww.service-public.frwww.journal-officiel.gouv.frBureau desassociationsPréfecture des Bouches-du-RhôneBd Paul Peytral13282 MARSEILLE CEDEX 20 : 04.91.15.61.87Fax : 04.91.15.61.87

Comment fonctionne une association ? 1 - Les DirigeantsLa loi de 1901 ne donne pas d’indication sur le fonctionnement etl’organisation des associations. Elle ne préconise aucune règle particulièreconcernant la composition, le fonctionnement des organes de l’association.La seule exigence est d’avoir des dirigeants dont l’un est le représentantlégal de l’association.Quelques précisions>> Quorum Nombreminimal de votantsreprésentés dans uneassemblée pour que cellecipuisse délibérervalablement.>> Quitus : Acte parlequel une assembléereconnaît que leresponsable de la gestionde certaines affaires s’enest acquitté dans desconditions qui ledéchargent de touteresponsabilité devant elle.Le quitus n’a pas de valeurjuridique. Il a une valeurmorale entre adhérents, eninterne dans l’association.>> Procuration, pouvoirou pouvoir de votePouvoir qu’une personnedonne à une autre de fairequelque chose pour elle eten son nom. Le pouvoirest un document écritconstatant l’autorisationd’agir pour autrui.>>Voix prépondérante :voix qui emporte ladécision en cas d’égalitédes suffrages.>>Majorité absolue :Est atteinte s’il y a lamoitié des suffragesexprimés plus une voix.>>Majorité relativec’est le plus grand nombrede voix.Le fonctionnement démocratique est important, mais en aucun casobligatoire. Cette démocratie s’exerce par l’élection des responsables, lesprincipes :- une personne, une voix,- l’assemblée générale ordinaire une fois par an- l’élection d’un conseil d’administration,.Les statuts de l’association, avec ou sans règlement intérieur, doiventprévoir les modalités de fonctionnement.Il faut définir quelles sont les instances habilitées à prendre des décisions, quipeut voter, comment voter...Mais au-delà du vote, la démocratie, c’est aussi rendre des comptes auxélecteurs, c’est-à-dire aux adhérents.Ceux-ci délèguent des responsabilités à des dirigeants pour un temps donné.Ces derniers sont délégataires, donc garants des décisions prises par tous lesadhérents en assemblée générale.Une fois élus, les dirigeants ont des responsabilités devant les adhérents,mais aussi devant la loi (responsabilité civile et pénale).>> Organisation en sectionsC’est un mode d’organisation interne à l’association. La section n’a pas depersonnalité juridique. Ainsi, toute décision prise à l’intérieur de la sectionengage l’association et doit faire l’objet d’une information auprès du conseild’administration pour validation de sa part.7

Comment fonctionne une association ?2 - Les Adhérents>> Mise en place de commissionsLe travail d’approfondissement, de réflexion, d’organisation conduit parfoisl’association à créer des commissions, qui donnent un avis au conseild’administration et y sont parfois représentées.Qui peut adhérer ? Et comment ?La liberté d’association est un principe constitutionnel.>>Liberté d’adhésionChacun est libre de choisir son association et on ne peut forcer quiconque àadhérer à une association.>> L’adhésion Le nouveau membre peut signer une carte d’adhérentou remplir un bulletin d’adhésions dans lequel il sollicite son admission àl’association et s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur, s’ilexiste.A tout moment, un adhérent peut cesser d’adhérer en signifiant sadémission, de la manière la plus explicite possible. Le ou la démissionnairedoit alors solder sa situation vis-à-vis de l’association et restituer toutmatériel ou document appartenant à l’association.>> Liberté pour l’association de choisir ses membresL’admission de nouveaux membres est habituellement prévue par les statuts.Il n’y a aucune règle précise définissant les conditions à remplir pour êtreadmis. L’association étant un contrat, l’accord des membres est souventnécessaire, celui-ci est généralement donné par le conseil d’administration oule bureau conformément aux dispositions statutaires s’il y en a. Les statutspeuvent prévoir plusieurs catégories de membres aux droits et obligationsdifférents.Peut-on exclure un adhérent ?Les droits des membres peuvent être fixés par les statuts et le règlementintérieur. Si ces droits sont refusés à un membre, celui-ci peut demander enjustice l’annulation du contrat d’adhésion et éventuellement des dommageset intérêts. Les adhérents peuvent se retirer à tout moment de l’association.>> ExclusionLes cas d’exclusion peuvent être prévus par les statuts.Exemple : Infraction aux règles posées par les statuts et le règlementintérieur, motif grave, laissé à l’appréciation du conseil d’administration oude l’assemblée générale.8L’association ale droit de refuser àune personne d’êtreadhérente saufpour des raisonsdiscriminatoiressexe, origine,situation de famille,apparence physique,patronyme, état de santé,handicap, caractéristiquesgénétiques, moeurs,orientation sexuelle,appartenance ou nonappartenancevraie ousupposée à une ethnie,une nation ou une religiondéterminée(art. 225-1 du Code pénal).RecoursSi l’association estadhérente d’unefédération, l’adhérentexclu peut parfoisdemander à la fédérationde reporter la mesured’exclusion. Mais danstous les cas, l’adhérentdispose d’un recoursdevant le tribunald’instance ou de grandeinstance selon le préjudice.

Comment fonctionne une association ?3 – Les MembresMembre actifDésignent les membres ordinaires quipaient leurs cotisations et quiparticipent à la vie associative.Membres fondateursCe sont les personnes à l’origine del’association et auxquels les statutsattribuent la qualité permanente demembre.Membres de droitCette catégorie de membres n’est passoumise à la précédure normaled’adhésion (personnes ayant effectuéesdes apports ou désignées commereprésentant d’une collectivitépublique). Il est important de définirleurs droits et devoirs (droit de vote,obligation ou non de souscrire unecotisation ….)Membres d’honneurPersonnes extérieures à l’associationou ayant exercées des fonctionsdirigeantes En règle générale cespersonnes n’ont pas le droit de votesauf si elles sont également membresactifs.Membres bienfaiteursMembres qui soutiennentfinancièrement l’association au-delà dela cotisation ordinaire. Ils peuvent nepas être membres (Donateurs).Différents types de membresChaque association est libre de décider de la qualité de ses membres.Il importe de préciser dans les statuts ou le règlement intérieur quels sont lespouvoirs d’un membre (droit de vote à l’assemblée générale, possibilité d’êtreélu), la procédure pour devenir membre, le montant ou la dispense decotisation.Juridiquement, il n’y a qu’un seul type de membre dans une association.Par contre, l’usage a retenu plusieurs types de membres, mais la terminologien’a pas de valeur juridique. (Cf ci-contre)>>Cotisation ou adhésionAdhésion et cotisation désignent en général la même chose. L’adhésion et lacotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte unique. Il n’en a pastoujours été ainsi.>> L’adhésionL’adhésion désignait un acte sans limitation de durée. On adhérait, souvent parun droit d’entrée, à une association, jusqu’au moment où l’on en repartait. Onpayait tous les ans sa cotisation pour financer l’association.Actuellement l’usage est de renouveler son adhésion tous les ans, par lepaiement de la cotisation.>> La cotisationLa cotisation constitue une source de financement pour l’association et sert àmatérialiser l’acte d’adhésion. Toute association peut demander à ses membresle versement d’une cotisation. La cotisation est obligatoire si cela est précisédans les statuts. Il existe des associations qui n’exigent pas de cotiser, ce qui esttout à fait légal. Il faut dans ce cas fournir une carte d’adhérent à tous ceux quisont membres de l’association, pour matérialiser le contrat qui les lie les uns auxautres, et prévoir un fichier des adhérents tenu à jour.Le montant de la cotisation peut varier en fonction du type de membre : actif,de droit, bienfaiteur... Son prix est généralement fixé lors de l’assembléegénérale. Dans le prix de cette cotisation sont souvent inclues les publicationsde l’association ou de la fédération s’il y a lieu, et l’assurance pour les activités.Il est bon d’en informer les adhérents.Dans le milieu sportif, la cotisation s’appelle licence et comprend également une affiliation à lafédération ; elle permet l’accès aux compétitions (à condition de présenter également uncertificat médical).Il peut être prudent de préciser dans les statuts ou le règlement intérieur quelest le délai toléré pour renouveler une adhésion après l’expiration de celle-ci. Cedétail peut avoir une grande importance concernant la prise en charge en termed’assurances.9

La vie interne de l’associationInstances représentativesConseil d’Administration et Bureau1 - Le conseil d’administrationCompétences habituellesdu conseild’administrationProgrammation et suivi desactivitésPréparation de l’assembléegénérale, du budget annuelEmbauche et licenciement dessalariés.Avis sur les admissions et lesexclusions des membres.Place des salariésdans le CADes salariés de l’associationpeuvent faire partie du conseild’administration.Toutefois, le caractère nonlucratif exige, sur le plan dudroit, que les salariés nepuissent avoir une partprépondérante (leur nombre nedoit pas dépasser le quart desmembres du conseild’administration et ne peuventpas occuper les postes deprésident, vice-président,trésorier ou secrétaire général) àla direction de l’association.L’usage le plus courant estleur présence à titreconsultatifIl s’agit de l’instance dirigeante de l’association, désignée lors de l’assembléegénérale.C’est une instance de réflexion, de proposition, de décision qui s’articuleautour des décisions prises en assemblée générale dont elle est le garant.Les membres du conseil d’administration reçoivent une délégation del’assemblée générale pour assurer le fonctionnement de l’association.Le conseil d’administration rend compte de son mandat lors de l’assembléegénérale suivante>> CompositionMembres de l’association, généralement élus par l’assemblée générale.Tout membre du conseil d’administration est considéré comme dirigeant del’association et peut voir sa responsabilité personnelle mise en cause.Le nombre des administrateurs est variable.Le conseil d’administration se réunit plusieurs fois par an.Son bureau prépare l’ordre du jour de la réunion.Ce sont généralement les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs desadministrateurs.>> RôleOrganiser et de veiller à l’animation des activités de l’association.Il prend toutes les décisions utiles à la bonne marche de l’association, dans lecadre des statuts et de l’objet de l’association, mais aussi dans la limite desmissions que lui a confiées l’assemblée générale et dans le respect du budgetadopté par celle-ci.>> Collégialité et co-présidence :Pour diverses raisons, se développent des conseils d’administrations quin’ont pas de président et qui veulent gérer l’association collégialement, ouavec des co-présidents. C’est tout à fait possible légalement, mais lesresponsabilités sont diluées. Ce type d’organisation n’exonère pas dedésigner un représentant légal.10

La vie interne de l’association Instances représentatives2 - Le bureauOn appelle bureau l’ensemble des membres du conseil d’administrationqui ont une fonction particulière : président, secrétaire et adjoints,trésorier et adjoints.Le bureau n’a que peu de pouvoir en tant que tel, il prépare lestravaux du conseil d’administration.>> CompositionPrésident : Les statuts peuvent préciser les pouvoirs du président.À défaut, le président représente l’association dans tous les actes de lavie civile. Il signe tous les contrats qui engagent l’association (contrat detravail, banque, convention...), mais ne prend pas les décisions seulle conseil d’administration aura approuvé au préalable la signature descontrats.Le président anime l’association, coordonne les activités, fait le rapportmoral annuel à l’assemblée générale. Il assure les relations publiques,internes et externes, dirige l’administration de l’association : signature descontrats, embauche du personnel.Association ayant plusieurs sections : possibilité de déléguer auresponsable de section le soin d’organiser les activités de sa section sousréserve de s’assurer que ces responsables de sections accomplissent leurmission correctement.Trésorier : Responsabilité de gérer les recettes, les dépenses et, le caséchéant, le patrimoine de l’association.Il-elle effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association,encaisse les cotisations, prépare le compte de résultat et le bilan présentésà l’assemblée générale annuelle. Il gère l’ensemble des finances del’association.Il, elle regroupe les comptabilités de toutes les activités des sections pourles associations en ayant plusieurs. Dans ce cas, il est nécessaire que leconseil d’administration acte des délégations de pouvoirs à des trésoriersadjoints issus des sections.SecrétaireCe sont les tâches administratives qui lui sont généralement confiées,mais aussi la mémoire écrite de l’association. Il, elle est responsable desarchives, établit les procès-verbaux des réunions, tient le registreréglementaire pour modifications des statuts et changements decomposition du conseil d’administration.Il peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe del’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, despartenaires, des médias, des fournisseurs...11Le président peutdéléguer ses pouvoirs maisil doit avoir une preuve decette délégationLe trésorier doitrendre des comptes et de lagestion à l’ensemble duconseil d’administration.Directeur salariéLorsqu’une associationemploie beaucoup depersonnel, elle peut créerun poste de directeur quin’agit qu’en fonction d’unedélégation écrite par leconseil d’administration.

La vie interne de l’associationInstances représentativesPeut-on démissionner en cours demandat ?Oui, mais il faut respecter certaines modalités afin de ne pas mettrel’association en difficulté.PROCÉDUREComment remplacer lapersonnedémissionnaire ?Il suffit de remplacer lapersonne démissionnaire dansles mêmes conditions quecelles qui lui avaient permisd’être en poste.Plus assez de membres auconseil d’administration :procéder à des élections enconvoquant une assembléegénérale pour élire denouveaux administrateurs.Fréquemment, les statutspermettent au conseild’administration de pourvoirprovisoirement au postelibéré par cooptation d’unmembre de l’association.Si le président n’est pasremplacé : une gestioncollégiale est alors mise enplace. Désigner unreprésentant légal.>> La démissionQuelles que soient les causes d’une démission (raison personnelle, désaccordavec le projet, la gestion, les autres membres...),il importe que cette démission soit claire dans son objet, et aussi dansses conséquences.Dans le meilleur des cas, la démission est publique, écrite, et ne prête àaucune confusion. Il faut préciser de quoi on démissionne : en effet, unprésident peut démissionner de son rôle de président tout en restant membredu conseil d’administration ou membre de l’association soit en quittant sur lechamp l’association.>> La démission collectiveSuite à la démission collective de responsables, deux cas de figures :>> Soit il reste suffisamment d’administrateurs au regard desstatuts et, ce sont eux qui ré-élisent parmi eux des responsables.>> Soit il ne reste pas suffisamment d’administrateurs au regarddes statuts, il faut convoquer les adhérents à une assemblée généraleextraordinaire, faire appel à candidature et à défaut de candidat,dissoudre l’association.En cas de démission de membres du bureau, ces derniers ontpour obligation de restituer l’ensemble des documents relatifsà l’association en leur possession. En cas de non restitution, lesmembres de l’association engageront une procédure écriteavant d’ester en justice.12

La vie de interne l’association de l’association : Instances AssembléesreprésentativesAssemblées généralesC’est l’instance souveraine de l’association. Elle réunit tous lesmembres dont la présence est prévue par les statuts.On distingue principalement deux sortes d’assemblées générales.>> L’assemblée générale ordinaireElle se réunit habituellement une fois par an.Elle fait le bilan de l’année écoulée tant en terme d’activités qu’enterme financier et se prononce sur les projets.L’assemblée générale doit traiter de toutes les activités.L’ordre du jour et la convocation aux assemblées générales ordinairessont généralement de la compétence du conseil d’administration.À défaut de dispositions statutaires ou réglementaires, on pourrautiliser tout moyen de convocation : affiches, lettres individuelles,presse, courriel.L’ordre du jour comprend des parties imposées (budget, activités) etéventuellement des questions diverses : L’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’annéeécoulée sur présentation d’un rapport moral (au regard du projet del’association), d’un rapport d’activité (ensemble des activités réalisées)et d’un rapport financier (résultat financier de toutes les activités del’association et patrimoine). Le vote des orientations contenant les projets de l’association pourla nouvelle année et les directives à suivre par toutes les instances del’association. Le vote du budget de l’année à venir quand ce pouvoir n’est pasattribué au conseil d’administration, ce qui peut être le cas. Le renouvellement éventuel, par élection, des membres du conseild’administration. L’élection directe du de la président lorsque c’est prévu par lesstatuts. Le montant des cotisations, Le tarif des activités.Compte rendud’assembléeLa loi n’impose pas dequorum (nombre minimumd’adhérents présents pour quel’assemblée générale puissevalablement délibérer) ni deconditions de majorité pour levote des décisionsPrévoir des dispositionsadéquates dans les statutsSauf disposition statutaire, iln’est pas exigé d’établir unprocès-verbal de la réunion.Il est toutefois conseillé detenir un registre sur lequelseront consignées lesdélibérations et résolutionsprises par les assemblées :>> Ce sont des points derepère de la vie de l’associationauxquels on peut se référer etqui déterminent la délégationdes administrateurs élus lors decette assemblée générale. Les délégations de pouvoirs accordées aux responsables, trésorierset secrétaires de sections.13

La vie interne de l’association Instances représentatives>>L’assemblée générale extraordinaireUne assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par leconseil d’administration ou à la demande d’un certain nombred’adhérents déterminé par les statuts, à tout moment de l’année.Elle peut d’ailleurs être réunie le même jour que l’assembléeordinaire, mais à un horaire différent.Il est conseillé depréciser les délais deconvocation dans les statuts.Souvent, il s’agit de décider de modifications dans les statuts, voire dese prononcer sur la dissolution de l’association ou encored’acquisition ou aliénation de patrimoine immobilier.En règle générale, l’assemblée générale extraordinaire ne traite quedes sujets précis mentionnés sur l’ordre du jour, sans questionsdiverses.RappelOn distingue aussil’assemblée généraleconstitutive et l’assembléegénérale de dissolution.Ce sont des documents que peut demander l’administration lors d’uncontrôle.Les statuts peuvent prévoir den’en convoquer que certains(par exemple seuls desdélégués élus localement dansle cas d’une associationnationale), ou d’attribuer desdroits de vote inégaux, ouencore de n’attribuer le droitde vote qu’à certainescatégories de membres.14

La vie de interne l’association de l’association : les documents Documents statutaires statutairesLes statutsLa loi « interne » de l’associationLes statuts sont à la fois la carte d’identité (description du projet) et la ” loi ” interne de votre association et lecontrat qui lie ses membres.Ils sont un élément essentiel de crédibilité pour vos relations avec l’extérieur.Lorsque vous avez affaire à l’administration, par exemple, que ce soit pour une demande de subvention ou pourle prêt d’une salle communale, on vous demandera vos statuts pour se garantir sur le sérieux de l’association et deses principes fondateurs.La rédaction des statuts a aussi pour but de délimiter le rôle et les responsabilités de chacun et ainsi d’éviterd’éventuelles dissensions ultérieures.Quelques conseils :Etre simple et précis : Il s’agit surtout de fixer les grands principes sans introduire trop de détails quiinstaureraient un cadre trop contraignant : les procédures de modification des statuts sont en effet assez lourdes(voir ci-dessous)Ne pas définir l’objet de l’association de manière trop limitative, afin de ne pas interdire à l’association desactivités connexes qui permettraient de mieux mettre l’objet en œuvre.Prévoir que le siège social pourra être déplacé sur simple décision du conseil d’administration ou de l’assembléegénérale.Veiller à inscrire les dispositions qui seront souvent modifiées (montant des cotisations par exemple) dans unrèglement intérieur modifiable facilement, plutôt que dans les statuts.Rédiger les statuts de façon claire et précise en utilisant un vocabulaire compréhensible par tous afin d’éviter lesconflits d’interprétation.>> Modification des statutsToute modification des statuts doit être déclarée dans un délai de trois mois à la préfecture ou sous-préfecturedont dépend le siège de votre association. Il en va de même lorsque les dirigeants changent ou que l’associationprend un nouveau siège social.Utilisation des cerfas prévus à cet effet, documents signés du président et d’un membre du conseild’administration.La modification doit être accompagnée de deux exemplaires des statuts modifiés et du procès-verbal del’assemblée générale qui a décidé des modifications.La publication des modifications au Journal Officiel n’est en rien obligatoire hormis pour les associationsreconnues d’utilité publique. Cependant, si les changements concernent l’objet ou le siège de l’association, il estpréférable de les faire publier au J.O.15

La vie de l’association : les documents statutairesLa vie interne de l’association Documents statutairesLe registre spécialContrôleLe registre spécial doit êtreprésenté au siège aux autoritésadministratives ou judiciaireschaque fois qu'elles en font lademande. (art.5 de la loi du 1erjuillet 1901)SanctionsL’inobservation des règlesrelatives au registre spécial,caractérisée par l’absence deregistre, par un défaut deconsignation des mentionsobligatoires ou par la nonprésentationaux autoritésadministratives et judiciaires, estpassible de sanctions.Sanctions civiles : Dissolutionjudiciaire prononcée à la requêtede tout intéressé ou du ministèrepublic (art.7 de la loi du 1erjuillet 1901).Sanctions pénales : Amende de1500 euros, doublée en cas derécidive.(art.8 de la loi du 1erjuillet 1901).Sanctions administrativesSuppression des aides financièresaccordées par les pouvoirspublics ou de leurrenouvellement.Le registre spécial est un registre obligatoire prévu par l’article 5 de la loidu 1er juillet 1901. C’est d’ailleurs, le seul registre légal que doit tenir uneassociation. Il ne faut pas le confondre avec le registre des assembléesgénérales qui est facultatif et qui consigne les procès-verbaux desditesassemblées.Le registre spécial contient le résumé de la vie juridique de l’association.Doivent être indiqués la création de l’association ainsi que lesmodifications statutaires et les changements d’administration intervenusdans l’associationDans ce registre sont consignés les modifications statutaires et leschangements d’administration intervenus dans l’association.>> Tenue du registreLe président de l’association a la charge de ce registre. Il doit y reporterles mentions obligatoires dès la création de l’association. Les mentionsdoivent être manuscrites, sans blanc ni rature ou surcharge. Le registredoit être tenu au siège de l’association de façon permanente.>> Format du registreLe registre doit être coté (numéroté) de la première à la dernière page etparaphé sur chaque page par le président. (art.31 du décret du 16 août1901). Il peut s’agir d’un simple cahier relié dont les feuilles ne doiventpas être mobiles.Les mentions obligatoires devant figurer sur le registre spécial sontprévues par les articles 5 de la loi du 1er juillet 1901 et 6 du décret du 16août 1901.>> A la création de l’association Date de création de l'association Date de déclaration d'existence à la préfecture Date de délivrance du récépissé et n° dossier Date de la parution au Journal Officiel Nom, prénom, fonction des administrateurs Adresse du siège social>> Changement d’administration Date de l’assemblée générale ou de la réunion du conseil Date de délivrance du récépissé de déclaration à la préfecture Nom, prénom, fonction des nouveaux administrateurs16

La vie interne de l’associationDocuments statutaires>> Modification statutaires Date de l’assemblée générale ou de la réunion du conseil Date de délivrance du récépissé de déclaration Date de la parution au Journal Officiel, le cas échéant Indication de la modification : changement de dénomination, Transfert de siège>> RégularisationLorsqu’à l’occasion d’un changement d’administration, le nouveauprésident se rend compte que les précédents dirigeants n’ont jamais tenude registre spécial, il doit, pour se mettre en conformité avec la loi, endresser le constat en indiquant sur la première page du registre lesmentions suivantes :« Registre spécial obligatoire de l’association …………, coté parpremière et dernière page par …………, président, qui en l’absence deregistre tenu à jour par mes prédécesseurs, ouvre le présent, et ymentionnent les informations relatives à la création de l’association (datede création, date de déclaration à la préfecture, date de délivrance durécépissé et n° de dossier, date de la parution au Journal Officiel ) ainsique les dernières informations concernant les statuts qui la régissentaujourd’hui. »Le règlement intérieurLe règlement intérieur de l’association sert à préciser les modalitéspratiques de son fonctionnement, dans le cadre prévu par les statuts.Il permet de prévoir des éléments d’organisation susceptibles d’évoluer(montant de la cotisation par exemple), la modification du règlementintérieur étant plus simple et plus rapide que celle des statuts.Il n’est pas obligatoire, sauf s’il est prévu par les statuts.Sa rédaction est libre. La seule exigence est qu’il ne doit bien entendupas comporter de dispositions contraires aux statuts. En cas de litige cesont les statuts qui font loi.Le règlement intérieur est généralement établi par le conseild’administration, soumis à l’approbation de l’assemblée générale etdiffusé parmi les membres de l’association.Il n’existe pas de règlement intérieur type, chaque association ayant uneorganisation propre. Il est établi sur papier libre, daté et signé par leconseil d’administration.Points clés duRèglement intérieur>> Modalités de réunion et devote : quorum, limitation desprocurations et pouvoirs de votes.>> Détail des fonctions et leurrépartition entre administrateurs,membres du bureau et salariés.>> Problèmes quotidiens de lavie de l’association : gestion dumatériel, les assurances,Utilisation des locaux, lesbénévoles et les conditions departicipation.À l’égard des membres del’association, le règlementintérieur a la même force que lesstatuts. Ils sont donc tenus de lerespecter.Il est souhaitable que le règlementintérieur soit remis aux membresde l’association en même tempsque les statuts et soit affiché dansles locaux s’il en existe.Une même association peutcomprendre plusieurs règlementsintérieurs, en fonction de sesactivités (un par section d’activitéet un général).Il ne doit pas être confondu avecle règlement intérieur qui régit lessalariés de l’association dont lesmodalités sont encadrées par leCode du Travail.17

La vie interne de l’associationResponsabitésQu’est-ce que la responsabilitépénale de l’association et de sesdirigeants ?Représentant légalLe représentant légal del’association est la personne quireprésente l’association pourles actes courants, pour agir enjustice.La plupart du temps, c’est leprésident qui assume cettefonction, mais elle doit fairel’objet d’une désignation enassemblée générale.La responsabilité pénale suppose une faute pénale, c’est-à-dire une infractionà une règle prévue par une réglementation (loi, décret, arrêté...) L’infractionest sanctionnée par une peine (amende, travail d’intérêt général,emprisonnement…).Les assurances ne couvrent pas la responsabilité pénale puisque la loiinterdit d’assurer les conséquences pécuniaires de la responsabilitépénale.Certaines assurances couvrent les frais de la procédure pénale.>> Responsabilité pénale de l’associationLe nouveau code pénal a introduit la pénalisation des personnes morales,sauf l’Etat, qui est pénalement irresponsable.La responsabilité pénale de la personne physique est cumulable avec celle dela personne morale.Les associations peuvent répondre d’un certain nombre d’infractionslimitativement énumérées : homicide involontaire, vol, escroquerie, pollutionatmosphérique, atteinte à l’environnement, incitation au dopage,manquement à l’assurance obligatoire, exploitation d’un bâtiment sans êtreen règle, non déclaration d’embauche...Les sanctions prévues sont des amendes, des interdictions de continuerl’activité ou la dissolution de l’association par voie judiciaire.>> Responsabilité pénale des dirigeantsOn entend par dirigeants tout élu au conseil d’administration : dirigeantsstatutaires et de fait (comme un directeur concentrant tous les pouvoirs).En l’absence de faute, les dirigeants ne sont pas personnellement redevablesde leur gestion envers l’association.Ils le sont en cas de manquement à obligation (fraude, activité personnellesous couvert de l’association, abus de fonction, non déclaration despersonnes salariées par l’association, défaut d’assurance alors qu’elle estobligatoire...)18

La vie interne de l’associationResponsabitésLa responsabilité civile del’association>> Quelles sont les obligations générales enmatière de responsabilité dans l’association ?Obligation générale de sécurité, de prudence et de diligenceLes associations engagent leur responsabilité si la victime d’undommage peut établir que celui-ci a été provoqué par la faute desorganisateurs.Obligation de surveillanceL’obligation de sécurité implique la surveillance des mineurs confiés.Obligation de moyens et obligation de résultatsL’association a l’obligation de mettre tous les moyens en oeuvre pourla sécurité des participants aux activités.En cas d’accident pendant une activité, la responsabilité civile del’association n’est pas forcément engagée si les conditions de sécuritésont correctes.Il se peut qu’un participant se soit blessé seul, il-elle doit alors engagersa propre responsabilité civile, d’où l’intérêt de souscrire à uneassurance « individuelle accident ».>>L’assurance est-elle obligatoire et que peutellecouvrir ?L’assurance ne peut couvrir que la responsabilité civile, c’est-à-dire laréparation du dommage causé à autrui. L’assurance doit couvrir lesdommages causés aux personnes (membres ou non de l’association) etaux biens par toute personne dont l’association a la charge :dirigeantes : salariés, animateurs bénévoles, participants aux activités...On doit déclarer à l’assureur ses activités ordinaires mais aussi sesactivités exceptionnelles, les locaux, les véhicules, les biens en général.Responsabilité civileC’est l’obligation de réparer lepréjudice causé à autrui.Si une association est àl’origine du dommage, elle doitle réparer.Celui-ci peut être matériel,corporel ou moral, un lien decausalité entre le fait générateurdu dommage et le dommagedoit être établi.Les assurances couvrent laresponsabilité civile.Dans le cas de la vieassociative, c’est souventl’association, et non unepersonne en particulier, quidoit réparer le préjudice subipar les adhérents, bénévoles,salariés, ou les tiersCette assurance est vivement conseillée.Elle est obligatoire pour les associations sportives, les organisateursd’accueils de mineurs, les associations organisatrices de voyages àl’étranger...L’individuelle accident ou contrat d’assurance de personneLes adhérents sont souvent invités à souscrire à une assurance «individuelle accident » car la responsabilité de l’association n’est pastoujours engagée.19

La vie interne de l’associatioN Dissolution d’une associationQuelles sont les procédures dedissolution d’une association ?La vie d’une association peut prendre fin de diverses manières.La dissolution prévueDans les statuts>> Il est souhaitable que lesstatuts traitent de la destinationdes biens de l’association à sadissolution (dons au profitd’une fédération ou associationlocale ayant le même objet, parexemple).>> Il est souhaitable deprévoir, dans les statuts, lesconditions de quorum et demajorité requises pourprononcer la dissolution.À défaut il faut obtenir leconsentement unanime desadhérents.>> La dissolution volontaireC’est, de loin, la procédure la plus courante.Une association peut être librement dissoute par la volonté de ses adhérents,pour un quelconque motif leur appartenant.La dissolution volontaire est généralement prononcée en assemblée généraleextraordinaire.>> La dissolution statutaire ou de plein droitLorsque le but statutaire de l’association a été atteint, ou lorsque l’associationa été fondée pour une durée limitée, elle doit être dissoute conformémentaux dispositions indiquées dans les statuts.Les membres peuvent néanmoins éviter cette dissolution en décidant avantl’arrivée du terme de continuer : il est conseillé de procéder à unemodification statutaire concernant la durée de l’association.>> La dissolution judiciaireElle peut être prononcée par voie de justice, à la requête de tout intéressé oudu ministère public, dans le cas de faute relevant du droit pénal.>> La dissolution administrativeL’administration est habilitée à dissoudre des associations par décret enconseil des ministres, lorsque les activités poursuivies par l’association sontcontraires aux lois de la République.>> La mise en sommeilIl est toujours délicat de mettre une association en sommeil, c’est-à-dire decesser toute activité sans pour autant dissoudre et liquider la personnemorale.Précautions nécessaires :Respecter les prérogatives de l’assemblée généraleLa mise en sommeil ne peut résulter que d’une décision d’AG.Lors de l’assemblée générale, il est nécessaire de fixer une durée maximalepour la mise en sommeil et déterminer dans quelles conditions l’associationprocèdera à sa liquidation.Neutraliser les instruments de paiement et le compte bancaireLes dirigeants veilleront donc à informer leur banquier de la situation et àneutraliser les instruments de paiements (remise des espèces en caisse sur lecompte bancaire, retrait des chéquiers et des cartes, retrait des procurations).20

La vie interne de l’associationDissolution d’une associationInformer les anciens partenaires de l’associationPour éviter que des personnes continuent à se prévaloir de l’association, onaura soin d’informer tous les anciens partenaires de l’association de lacessation des activités.Préparer la dissolution de l’associationUne association existant sans activité peut toujours devenir une source dedifficulté pour ses anciens dirigeants.Il est donc conseiller d’adopter la mise en sommeil pour une durée limitée.Les responsables préfèreront réunir l’AG pour procéder à ladissolution/liquidation de la personne morale et mettre un terme définitif àleur mandat social.21

2ème PartieGestion comptable & financièreIntroduction : p 20L’intérêt de mettre en place une comptabilitéI – Obligations comptables p 21 – 22II – Comment compter ? p 23 – 24- Associations soumises au plan comptable- Associations non soumises au plan comptableIII – Le contrôle des comptes p 25IV – Petit lexique comptable p 26 - 29- Le principe comptable- Le Budget, Le bilan- Le compte de résultat, la trésorerie- Le commissaire aux comptesV – Les différentes ressources des associations p 30VI – Différents types de subventions p 3122

Gestion comptable et financièreIntroductionLa loi du 1er Juillet 1901 ne prévoit aucune obligation concernant lacomptabilité des associations ; cependant des textes ultérieurs ont prévudes obligations spécifiques en matière comptable. (Cf encadré)Toutefois si l’association n’est pas contrainte à mise en place decomptabilité part la nature de son activité ou encore le subventionnementfinancier, il est souhaitable pour le bon fonctionnement de la structure demettre en place un suivi comptable et financier.EVOLUTION DE LARÉGLEMENTATIONCOMPTABLELoi 1901 >>Aucune obligation comptablesauf pour les congrégationsreligieusesLoi du 1er/03/1984 >>Prévention et règlement amiable(L612-1 du code de commerce)Loi du 25/01/ 1985 >>Redressement et liquidationjudiciaireDécret du 1er/03/1985 >>Détermination des seuils desassociations importantesLoi du 29/01/ 1993 >>Prévention de la corruption(L612-4 du code de commerce)Ordonnance 28/07/2005 >>Modification des obligationsdes associations et fondationsrelatives à leurs comptesannuelsDécret du 14/05/2009 >>Publication des comptes au JOpour les associationsimportantesRèglement 99-01 du CRC >>Intégration au plan comptablegénéral de comptes spécifiquesaux associations et fondationsStatuts >>Obligation de respecter leursdispositions.Pourquoi une comptabilité ?>> COMPTER POUR RENDRE COMPTE AUXADHERENTSUne fois par an (au minimum) l’assemblée générale des adhérents vadevoir, selon les statuts de l’association :- approuver ou désapprouver la gestion de l’année écoulée pour lesactivités réalisées et les résultats de l’exercice financier, et ce en fonctiondes orientations qu’elle avait définies précédemment,- voter le budget pour la période à venir et un programme prévisionnelqui constitueront les directives à suivre par les administrateurs qu’elle éliraou renouvellera.Par conséquent, la présentation des informations financières doitêtre compréhensible par tous, et comporter une permanence desméthodes de comptabilisation d’un exercice sur l’autre.>> COMPTER POUR COMPARER UNE ANNEE A L’AUTRECompter permet également de comparer une année de fonctionnement àune autre, un service à un autre.Cette évolution ne peut se mesurer que si l’on compte régulièrement, avecdes méthodes et des périodes identiques.Cela permet de modifier ses choix de moyens, ses demandes desubventions, ses tarifs …Nécessité de compter, enfin, pour prévoir et assurer la pérennité del’association et de ses objectifs.>> AUX PARTENAIRES ET AUX FINANCEURSLes dirigeants d’associations peuvent être amenés à communiquer desinformations sur leurs actions, leurs activités, à des partenaires, dontcertains vont les aider financièrement.Ces documents doivent témoigner de la réalité de l’association, de sesactions et de ses capacités de développement.Bien souvent, une présentation précise et ordonnée de la situationcomptable et des prévisions facilite la prise de décision d’unfinanceur potentiel.23

Gestion comptable et financièreQuand la loi oblige à la mise en place d’unecomptabilité normée>> NATURE D’ACTIVITE et/ou PARTICULARITE STATUTAIREL’ensemble des associations listées ci-dessous sont tenues de produire une comptabilité conforme au règlementn°99-01 du 16 février 1999.Les associations ayant une activité économique, notamment lesétablissements sociaux et médico-sociauxLes associations soumises à des obligations fiscalesLes associations émettant des obligationsLes associations reconnues d’utilité publique lorsque l’agrément le prescritLes associations collectant la participation des employeurs à l’effort deconstructionLes associations d’intérêt général recevant des versements parl’intermédiaire d’associations relaisLes fédérations sportives et groupements sportifs sous formed’association à statut particulier,Les fédérations de chasseAssociations proposant des travaux d'intérêt généralAssociations gérant des établissements d'enseignement privé sous contratAssociations de tourisme, Associations cultuelles, organismes deformationAssociations participant à des missions de service public>> L’IMPORTANCE DU SUBVENTIONNEMENTOutre les critères d’activités ou de forme juridique, la nature et lemontant des subventions impliquera également la tenue d’unecomptabilité conforme au plan comptable.- Les associations sollicitant une subvention d’Etat (pour joindre àleur dossier unique)- Association percevant des aides entre 75 000 € et 153 000€- Les associations bénéficiant d’une subvention publique d’aumoins 153.000 €- Les associations percevant une subvention municipalereprésentant plus de 50% de leur budgetL'association doit adresser à la collectivité locale le bilan certifiéconforme du dernier exercice par son président ou par uncommissaire aux comptes si l'association est tenue d'en nommerun.Aide supérieure à 153.000 €Les associations recevant de l'État, des établissements publics, descollectivités locales ont l'obligation: d'établir un bilan, un comptede résultat et une annexe et de nommer un commissaire auxcomptes et un suppléant24Obligations comptablesObligations comptablesDes associationssubventionnéesLes communes de plus de3.500 habitants, lesdépartements, les régions, lessyndicats mixtes quicomprennent une commune de3.500 habitants et plus doiventtenir à la disposition dupublic le bilan certifiéconforme des associationsdont le financement publicdépasse 75.000 € oureprésente plus de 50% deleur budgetRèglement n°99-01 du 16 février1999

Gestion comptable et financièreObligations comptablesPour ConclureLa principale innovation intervenue au cours de ces dernières années concernel’obligation faite à certaines associations de se conformer aux règles posées par le« plan comptable des associations et des fondations » élaboré par le Comité de laréglementation comptable.Il y a impérativement, pour les associations, la nécessité de tenir unecomptabilité, dont le degré et la nature seront fonction de la taille del’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire,don,…), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative.La réalisation d’activité économique, l’obtention de subventions, lescontrôles fiscaux de plus en plus fréquents font que les associationsn’échappent pas à la tenue d’une comptabilité.Bien-sûr la petite association qui encaisse quelques cotisations,effectue des dépenses courantes n’est pas soumise aux mêmesobligations que les associations ayant une activité économique ou unstatut les soumettant à l’obligation de tenir une comptabilité25

Gestion comptable et financière Comment compter ?Une comptabilité sous quelleforme ?Après avoir présenté le cadre réglementaire et les différentes raisons quiimplique une mise en place du suivi des comptes de l’association, il estnécessaire d’apporter quelques précisions sur la forme comptableattendue selon, comme précédemment des critères réglementaires, devolume de flux financiers ou encore la sollicitation de partenairesfinanciers.1 - ASSOCIATIONS SOUMISES AU PLAN COMPTABLEMise en place d’une comptabilité norméeCette obligation implique : La tenue d'une comptabilité en partie double. La tenue d'une comptabilité de type commercial, c'est-à-dire d'unecomptabilité dite " d'engagement " (par opposition à une comptabilitépersonnelle dite " de trésorerie ou de caisse " basée sur le principe "recettes encaissées et dépenses payées ") De tenir un livre journal dans lequel les écritures sont comptabiliséeschronologiquement, et éventuellement plusieurs livres journauxauxiliaires, un grand livre constitué par les comptes de l'association danslequel sont reportées les écritures des journaux et un livre d'inventaire,relevé de tous les éléments d'actif et de passif. D'établir des comptes annuels (compte de résultat, bilan et annexe).2 - ASSOCIATIONS NON SOUMISES AU PLANCOMPTABLECes associations peuvent se limiter à une comptabilité de trésoreriequi enregistre chronologiquement les recettes encaissées (les cotisationspar exemple) et les dépenses payées.Pour chaque opération, il suffira d'écrire sur ce livre :- la date,- l'origine, l'objet, la nature de la recette ou de la dépense,- le numéro de la pièce justificative,- le mode de paiement ou d'encaissement.Il sera alors facile, à tout moment, de calculer le solde de trésorerie(différence entre les recettes et les dépenses).En fonction du volume financier et du patrimoine de l'association, unegestion comptable plus fine est conseillée.Les règlesd’établissementdes comptes>> Continuité de l’activitéPour l’établissement descomptes annuels, l’associationest présumée poursuivre sesactivités.>> Permanence des méthodescomptables : tant sur lesméthodes de présentation descomptes que d’évaluation.>>Indépendance des exercices: les charges et dettes, et,produits et créances nés del’exercice doivent y êtreaffectés.>> Coût historique : leséléments inscrits encomptabilité sont enregistrés àleur coût d’acquisition.>> Non compensation :Aucune compensation ne peutêtre opérée entre les créanceset les dettes ou les charges etles produits.26

Gestion comptable et financière Comment compter ?Il peut ainsi être utile d'établir chaque année :ATTENTIONQuelque soit la taille, lestatut ou le cadreréglementaire auquel elle serattacheChaque association quidépose une demande desubvention auprès de lacollectivitédoit être en mesure de :- Un compte de résultat : ce compte, détaillant les recettes et lescharges, permettra de déterminer si l'association est en déficit ouexcédentaire.- Un bilan : il permettra de dresser l'état du patrimoine(immobilier, liquidités…) de l'association.Dans tous les cas, il est impératif de conserver et de classer par datetoutes les factures émises ou reçues.- Fournir desdocumentscomptablespermettant unelecture de la situationcomptable etfinancière de l’annéeécoulée, (Bilan,compte de résultat,annexes)- Les pièces annexesau dossier dedemande desubvention (rapportd’activité,A minima et conformémentau formulaire de demandede subvention unique –Cerfa n° 12156*03, uneprésentation de l’exercicecomptable sous la formed’un compte de résultatsera demandée ainsi qu’unbudget prévisionnel.Bien-sûr, les " petites " associations, principalement tenues de rendrecompte à leurs sociétaires, pourront se limiter à une comptabilité diteen partie simple qui se concrétisera par un enregistrementchronologique des dépenses et des recettes, sur un simple cahier, sansratures, ni surcharges.27

Gestion comptable et financièreContrôle des comptesContrôle des comptesIl est bon de rappeler que « toute association ayant reçu une subventionpourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l’aaccordée ».L’association est tenue dans l’année en cours de fournir, à l’autorité qui amandaté la subvention :une copie certifiée de son budget ainsi que tous les documentsfaisant connaître les résultats de son activité. (décret-loi du 30octobre 1935, toujours en vigueur).La loi du 6 février 1992 (loi Joxe) a mis en place un dispositif destiné àassurer une plus grande transparence dans les relations entre associations etcollectivités territoriales :- les communes de plus de 3 500 habitants ont notammentl’obligation de mettre à la disposition des habitants un bilan certifiéconforme des associations auxquelles la commune a versé unesubvention supérieure à 75 000 € ou représentant plus de 50 % dubudget de l’organisme.La certification peut être assurée par le président de l’association.La loi anti-corruption du 29 janvier 1993 (Loi Sapin) dispose que « touteassociation ayant perçu annuellement de l’Etat, de ses établissementspublics ou des collectivités locales une subvention d’un montant de153 000 € est tenue de nommer un commissaire aux comptes et unsuppléantLe nouveau code du commerce précise que ce seuil peut être atteintpar une ou plusieurs subventions cumulées.Selon l’article 27 de la loi du 1er mars 84, les associations dépassantdeux des trois critères suivants :- 50 salariés, 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires ou deressources, 1,55 million d’euros de total du bilan.Doivent nommer un commissaire aux comptes et un suppléant.28Contrôle descomptesToute association ayant reçuune subvention pourra êtresoumis à un contrôle de sescomptes par la collectivitéqui l’a accordée.TransparenceLe décret du 6 juin 2001 prispour l’application de la loi du12 avril 2000 relative aux droitsdes citoyens dans leursrelations avec lesadministrations prévoit undépôt des comptes de résultat,bilan, rapport d’activités etconventions en préfecture dèslors que le financement par lesautorités administrativesdépasse 153 000 €ConventionAssociation –Financeur publicCe même décret précise qu’unfinanceur public doit signerune convention avec uneassociation, dès lors que lemontant annuel dessubventions qu’il lui a attribuédépasse 23 000 €

Gestion comptable et financièrecomptablePetit lexiqueLe principe comptableLa comptabilité est une technique au service de la gestion. Elle doit permettre à touttrésorier :>> De fournir aux administrateurs des informations permettant de mettre enadéquation la politique de l’association et les moyens financiers.>> De suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice.>> De rendre des comptes aux adhérents.>> De justifier de l’utilisation des fonds aux financeurs et de la légalité de leurutilisation aux « contrôleurs » (Urssaf, impôts, commissaires aux comptes...).Le rôle du trésorier est alors d’adapter l’outil comptable au volumed’informations financières à traiter.Il existe, selon le plan comptable général, 5 principescomptables et 5 règles d’établissement des comptes :Les principes>> Régularité : conformité aux règles en vigueur.>> Sincérité : « application de bonne foi des règles »>> Image fidèle : précisions données en extra comptable quand les deuxpremiers principes ne sont pas suffisants>> Prudence : prise en compte des moins-values dès qu’elles sont connues>> Prééminence de la réalité sur l’apparence : valorisation des contributionsvolontaires.29

Gestion comptable et financièrecomptableQu’est-ce qu’un budget ?Petit lexiqueLe budget, c’est la prévision des charges (les dépenses) et desproduits (les recettes) pour l’exercice à venir.Un budget est nécessairement prévisionnel.Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits, etdoit être équilibré, c’est-à-dire qu’il ne fait apparaître ni déficit, niexcédent.Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiersl’ensemble des projets de l’association.Il est préparé par le trésorier, discuté au conseil d’administrationet présenté à l’assemblée générale pour adoption.Pour établir un budget,il faut prévoir toutes les dépenses (assurances, frais postaux, promotion del’activité, taxes, SACEM sont souvent oubliés bien qu’étant les pluscourants.)Il faut essayer d’aller au plus petit détail possible.Les écarts entre le budget et le résultat de l’année précédentepeuvent apporter de riches enseignements pour constituer unnouveau budget.Il faut veiller à la répartition des ressources :Autofinancement (cotisations et participations des membres, ventes...),sponsors/mécènes, État, collectivités...Qu’est-ce qu’un bilan ?Le bilan décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’associationà une date donnée.C’est la photographie de l’association, sa situation financière à la date de laclôture de l’exercice.À la différence du budget et du compte de résultat qui sont liés à unexercice (un an), le bilan donne la situation au fur et à mesure de la vie del’association depuis sa création.Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro.La manière de présenter le bilan est normalisée par le plan comptable :A gauche, à l’actif figure l’emploi des ressources.A droite, au passif figure l’origine des ressources.Le budgetAttention, une fois émisdans un dossier desubvention, c’est le mêmebudget qui doit être utiliséensuite. On ne peut pasécrire un budget différent enfonction du partenairefinancier que l’on sollicite.Un budget doit vivreUn budget doit êtrerégulièrement suivi et réajustéen cours d’année en fonctiondes événements : plus d’entréesque prévues à un spectacle,défection d’un financeur,annulation d’une animation enraison d’intempéries... Plus unbudget aura été préparé avecsoin, plus il servira d’aide à lagestion en cours d’exerciceLe résultat de l’exercice vient s’intégrer au bilan.30

Gestion comptable et financièrecomptableCompte derésultatLa lecture de plusieurscomptes de résultats permetune analyse financière, etpermet aussi d’établir lebudget suivant avec plus definesse.Un budget équilibréne suffit pas pour bien gérerl’année à venir.Il faut payer les échéances aufur et à mesure, mais avoirencaissé au préalablesuffisamment de liquidités poury faire face.Cela se prévoit etpermet de ne pas mettre soncompte en banque à découvert.La trésorerie desjeunesassociationsUn des premiers soucis d’unejeune association, c’est de seconstituer un fonds detrésorerie.En cas de difficultés passagères,la banque peut aider à faire lelien entre la fin de l’action et leversement des subventions.Petit lexiqueQu’est-ce qu’un compte derésultat ?Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à unexercice.On commence un exercice (une année) avec un budget, c’est-à-dire uneprévision des charges et des produits. À la fin de l’année, lorsque toutes lesopérations ont été réalisées, on récapitule l’ensemble de ces opérations parchapitre.La différence entre l’ensemble des charges et des produits fait apparaîtreun résultat. Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieuresaux produits, ou un excédent dans le cas contraire.Le compte de résultat doit se présenter sous une forme normalisée enappliquant le plan comptable.À la fin de chaque année, les opérations de clôture de l’exercice permettentde répartir des charges entre les différents exercices, notamment :- les amortissements permettent d’étaler la charge d’un investissement surplusieurs exercices ;- les « fonds dédiés » (nouveauté du plan comptable des associations)permettent de reporter d’un exercice à l’autre la partie d’une subventionnon utilisée.À la fin de l’exercice, l’ensemble des comptes de charges et de produits estsoldé par le résultat de l’exercice.Ce résultat (excédent ou déficit) est reporté au bilan.Le bilan garde ainsi en mémoire le cumul de tous les résultats del’association depuis sa création.Au premier jour de l’exercice suivant, les comptes de charges et deproduits sont soldés.Qu’est-ce qu’une trésorerie ?La trésorerie, c’est l’ensemble des capitaux liquides dansl’association.Pour faire face à toutes les charges courantes, l’association doit disposer deliquidités, c’est-à-dire d’argent disponible immédiatement.Les problèmes de trésorerie se posent surtout lorsque les rentrées d’argentinterviennent après l’activité alors qu’il a fallu engager des frais pourréaliser cette activité. Dans ce cas, il faut établir un plan de trésorerie,c’est-à-dire la prévision chiffrée des rentrées et des sorties d’argenten temps réel.Avec une lettre de notification de subvention, il peut être possible denégocier un découvert avec la banque, ou de se faire verser en avance lessommes attendues. Évidemment cela a un coût, donc autantne pas en abuser. un délai pour le paiement de la facture, soit endemandant à la banque une autorisation de découvert ou une avance sursubventions.31

Gestion comptable et financièrecomptablePetit lexiqueQu’est-ce qu’un commissaire aux comptes ?Il faut tout d’abord noter que seuls les commissaires aux comptes professionnels(inscrits sur la liste des commissaires aux comptes) peuvent se prévaloir de ce titre.Les commissaires aux comptes inscrits sont nommés pour six années.Ils ont pour mission principale la certification des comptes.S’ils constatent des faits délictueux, la loi leur fait obligation de les révéler auProcureur de la République.Certaines associations ont l’obligation de nommer un commissaire aux comptes, enparticulier celles qui perçoivent plus de 153 000 € de subventions publiques32

Gestion comptable et financièrefinancièresRessourcesLes différentes ressources desassociationsLa loi de 1901 ne fait référence qu’à quatre catégories de ressources financières :les dons manuels, les subventions, les cotisations et les legs.Toutes les ressources imaginables, évidemment dans le cadre de la légalité, sontcependant possibles.A préciserdans lesstatutsLa loi de 1987 portantsur la paracommercialitéimposed’indiquer précisémentdans les statuts lesactivités commercialesde l’association.>> Les cotisations : elles sont la ressource première de l’association.Leur montant n’est pas limité et leur versement doit être différencié du paiementde prestations de services.Certains statuts laissent au règlement intérieur, au conseil d’administration ou àl’assemblée générale le soin d’en fixer le taux.La liberté la plus absolue est laissée quant au montant.Le taux de la cotisation peut être différent suivant les catégories desociétaires (adhérents, fondateurs, bienfaiteurs, etc) mais doit être égal pour tousles membres d’une même catégorie.Le non-paiement de la cotisation peut entraîner l’exclusion.>> Le don manuel : c’est une somme d’argent donnée de la main à la main.La jurisprudence a admis que le chèque entrait dans la catégorie des donsmanuels. Toute association simplement déclarée peut recevoir ce type de don etpeut, sous conditions, émettre un reçu fiscal.Le don doit avoir lieu avant le décès du donateur sinon il s’agit d’un legs, réservéà certaines associations.>> Les subventions : elles constituent une ressource qui peut s’avérerimportante pour les associations, mais elles ne sont pas un dû.Présentation des différents types de subventions en page 31>> Les libéralités : La donation (du vivant du donateur) ou le legs (écrit surle testament) sont des libéralités obligatoirement faites devant notaire. Ellespeuvent être assorties de conditions ou de charges.Seules les associations reconnues d’utilité publique, cultuelles ou familialespeuvent bénéficier de ce type de don, ainsi que les associations définies parl’article 6 de la loi de 1901 : ce sont « les associations d’assistance, debienfaisance, de recherche scientifique ou médicale ». Cette reconnaissances’obtient auprès de la préfecture du siège social.Les lotos, loteries, tombolas33

Gestion comptable et financièrefinancièresRessources>> Les lotos, loteries et tombolas sont prohibés par la loi mais les associationsbénéficient, par dérogation, d’une exception.Se reporter à la réglementation consultable sur le sitewww.associations.gouv.fr : Rubrique l’organisation de manifestations>> La vente de produits ou de services : l’association peut vendre desproduits (tee-shirts, publications...) et des prestations de service (cours, stages,séjours...).On distingue s’il s’agit d’une activité commerciale habituelle ou accessoire, et si lavente se fait pour les membres ou pour le grand public. Auquel cas, les recettes sontéventuellement taxables.>> Les quêtes sur la voie publique et les souscriptionsLa quête sollicite directement, sans contrepartie, la générosité du public et nécessiteune déclaration préalable en préfecture.La souscription (à ne pas confondre avec la « souscription volontaire » qui est unetombola) sollicite indirectement la générosité du public par voie de presse, tract,prospectus et ne nécessite pas d’autorisationadministrative.>> Les manifestations de bienfaisance ou de soutienL’association peut organiser 6 manifestations par an pour le grand public, sans queles recettes soient soumises à la TVA. Elle doit être en mesure de présenter un bilanfinancier spécifique à chacune des 6 manifestations exceptionnelles. Cesmanifestations doivent être différentes de l’objet ou de l’activité habituelle del’association.>> Le sponsoring et le mécénatLe sponsoring est l’attribution d’un espace publicitaire et, à ce titre, il est considérécomme une vente. Par contre, le mécénat est considéré comme un don, car il n’y apas d’affichage ostentatoire du mécène et il n’y a pas de contrepartie au versement dela somme d’argent.34

Gestion comptable et financièrefinancièresRessourcesDifférents types de subventionsRappelons, tout d’abord, le caractère facultatif de la subvention, au sens oùelle n’est pas attribuée obligatoirement (c’est l’association qui doit en faire lademande), et précaire, puisqu’elle est accordée pour une durée déterminée etn’est pas forcément renouvelable.RappelL'attribution de fonds publics àune association soumetautomatiquement celle-ci à uneobligation de répondrefavorablement à tout contrôlede sa gestion.Le bilan et le compte de résultatde la saison écoulée, un budgetprévisionnel et un compterendu détaillé de l'utilisation dela subvention antérieurementaccordée seront à présenterUne subvention peut être versée par :- l’Etat : Ministères, Directions régionales, Directionsdépartementales, Préfectures- les collectivités territoriales : Régions, Conseils Généraux, Mairies- l’Europe : les programmes communautaires (gérés par laCommission Européenne), les fonds structurels- les organismes parapublics : CAF, ACSE, HALDE, etc.Certaines associations ne peuvent recevoir une subvention d’État que si ellesont été préalablement agréées.On distingue plusieurs types de subventions en numéraire :- Les subventions de fonctionnement général, destinée à soutenirglobalement l'association,- Les subventions fonctionnement affectées à un projet spécifiqueQui visent à prendre en charge une partie ou l’ensemble des chargesliées à un projet spécifique d’une association.- Les subventions affectées à un investissement, versées pour l’achat,la construction ou l’aménagement d’équipements.En complément des subventions, les associations peuvent bénéficier d'autresformes de soutien :- en personnel, dans la mesure des possibilités de la collectivité,- mise à disposition de matériel, locaux et installations :la mise à disposition d’équipements appartenant à des collectivitéspour y exercer une activité (salle de réunion, équipement sportif,véhicule de transports, etc.) constitue une subvention qui doitapparaître dans les comptes de l’association, comme dans ceux de lacollectivité.Le prêt de locaux et d’équipements est formalisé par une conventionentre la collectivité et l’association qui fixe les droits et les obligationsde chacun, ainsi que l’usage de ces équipements..Si ces formes de soutien sont différentes d'une aide financière directe,elles n'en représentent pas moins, un volume d'aide important.35

Ce document présente les points essentiels de la vie interne de l’association mais reste cependant généraliste.Les thématiques techniques telles la gestion sociale et la fiscalité par exemple n’ont pas été développées maispeuvent faire l’objet de réunions spécifiques organisées avec les partenairesprofessionnels du réseau.Le service vie associative reste à votre disposition pour tout complément d’information.MAISON DES ASSOCIATIONS – PLACE EVARISTE GRAS 04.42.83.85.50 Mail : mda@mairie-laciotat.frActualisation des informationsLa vie associative et son cadre réglementaire sont en évolution permanente et nécessite des mises à jourrégulières.Nous vous invitons à consulter les sites institutionnels suivants :(liste non exhaustives)www.associations.gouv.frwww.servicepublic.frwww.urssaf.fretwww.loi1901.frwww.association1901.fr36