Modèle de rapport d'évaluation de sélection de consultants, Banque ...

MODÈLE DE RAPPORT D’ÉVALUATIONSÉLECTION DE CONSULTANTSBanque mondialeWashingtonOctobre 1999

iiiPréface 1Les Consultants 2 qui sont employés par les Emprunteurs de la Banque mondiale etdont les services sont financés par celle-ci ou au moyen de fonds fiduciaires 3 sont engagésselon des modalités définies dans les Directives pour l’Emploi de Consultants de la Banque(les Directives) 4 . Celles-ci spécifient que les Emprunteurs sont tenus de soumettre à la Banquecertains rapports durant le processus de sélection :a) Pour les contrats devant faire l’objet d’un examen préalable de la Banque (voirAnnexe 1, par. 2 (a) des Directives) :i) un rapport d’évaluation technique soumis à l’examen préalable de laBanque, un avis de non-objection de celle-ci étant requis avantl’ouverture des propositions financières ; ouii)une notification d’évaluation technique pour les contrats d’un montantsupérieur au seuil d’examen préalable mais inférieur au seuil spécifiédans l’Accord de prêt, l’avis de non-objection de la Banque n’étant pasrequis avant l’ouverture des propositions financières.Dans un cas comme dans l’autre, l’Emprunteur doit soumettre à l’examenpréalable de la Banque le rapport d’évaluation technique et financièrecombinée.b) Pour les contrats devant faire l’objet d’un examen à posteriori de la Banque :i) un rapport d’évaluation technique et financière combinée, qui devralui-même faire ultérieurement l’objet d’un examen ou d’un audit.Le présent document définit le mode de présentation type d’un rapport d’évaluation etest fourni aux Emprunteurs de la Banque dans le but de faciliter l’évaluation des propositionsdes consultants et l’examen ultérieur de la Banque. Son utilisation, quoique fortementrecommandée, n’est pas obligatoire.L’évaluation doit se conformer aux critères définis dans la Demande de propositionset être effectuée par des évaluateurs qualifiés. La Demande de proposition doit être établieconformément aux Directives (par. 2.8).Le rapport d’évaluation comprend cinq sections :1234Cette préface ne fait pas partie du rapport et ne doit pas figurer dans le rapport qui sera remis à la Banque.Dans le présent document, le terme Consultants désigne des organisations, et non pas des consultants individuels.Les fonds fiduciaires sont des fonds constitués par les donateurs et administrés par la Banque.Chaque fois qu’il est fait référence aux Directives dans le présent document, il s’agit des Directives — Sélection etEmploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale (Washington : Banque mondiale, Janvier 1997,Mises à jour Septembre 1997).

ivPréfaceSection I. Un bref résumé des conclusions de l’évaluation technique.Section II. Le rapport d’évaluation technique, composé de divers formulaires.Section III. Un bref résumé des conclusions de l’évaluation financière.Section IV. Le rapport d’évaluation financière, composé de divers formulaires.Section V. Les annexes :Annexe I. Évaluations individuelles.Annexe II. Contrôle des données.Annexe III. Procès-verbal de la séance d’ouverture des propositionsfinancières.Annexe IV. Exemplaire de la Demande de propositions.Annexe V. Annexes diverses, selon les besoins.Ce rapport peut être utilisé pour tous les modes de sélection décrits dans lesDirectives. Bien qu’il s’applique principalement à la Sélection fondée sur la qualité techniqueet le coût, chacune de ses sections indique, au moyen d’une note, les données et formulaires àfournir pour les autres modes de sélection.La notification d’évaluation est adressée à la Banque une fois achevée l’évaluationtechnique. Elle comprend uniquement le Formulaire IIB, accompagné d’une brève noteexplicative mettant en relief les points majeurs de l’évaluation. Une fois que la Banque adonné un avis de non-objection à l’égard de ce document, l’Emprunteur prépare lesFormulaires IVC et IVD et rédige une brève note explicative passant en revue les principauxaspects de l’évaluation financière.Pour les missions complexes et spécialisées, les Emprunteurs pourront souhaiters’assurer le concours de consultants pour évaluer les propositions. Les services de cesconsultants peuvent être financés dans le cadre du prêt, crédit ou don correspondant.Les utilisateurs de ce modèle de rapport d’évaluation sont invités à communiquer leursobservations sur son contenu à l’adresse suivante.Procurement Policy and Services GroupOperational Core Services DepartmentThe World Bank1818 H Street, N.W.Washington, DC 20433U.S.A.http://www.worldbank.org/html/opr/procure/contents.htmlFax : (202) 522-3318

vRAPPORT D’ÉVALUATION DES CONSULTANTSPays [insérer : nom du pays]Nom du projet [insérer : nom du projet]Prêt/Crédit N o [insérer : numéro du prêt/crédit]Titre des services de consultants [insérer : titre]Date de soumission [insérer : date]

viiTable des matièresSection I. Rapport d’évaluation technique — Texte.................................................................. 1Section II. Rapport d’évaluation technique — Formulaires ...................................................... 3Formulaire IIA. Évaluation technique — Données de base.......................................... 4Formulaire IIB. Résumé de l’évaluation....................................................................... 8Formulaire IIC. Évaluations individuelles — Comparaison......................................... 9Section III. Rapport d’évaluation financière — Recommandation d’attribution — Texte..... 11Section IV. Rapport d’évaluation financière — Recommandation d’attribution —Formulaires .................................................................................................................. 13Formulaire IVA. Évaluation financière — Données de base...................................... 14Formulaire IVB. Ajustements — Conversion — Prix évalués ................................... 16Formulaire IVC. Sélection fondée sur la qualité technique et le coût — Évaluationtechnique/financière combinée — Recommandation d’attribution.................. 17Formulaire IVD. Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et Sélection aumoindre coût — Recommandation d’attribution ............................................. 18Section V. Annexes................................................................................................................. 19Annexe I (i). Évaluations individuelles....................................................................... 20Annexe I(ii). Évaluations individuelles — Personnel clé ........................................... 21Annexe II. Contrôle des données............................................................................. 22Annexe III. Procès-verbal de la séance d’ouverture des propositions financières.... 23Annexe IV. Demande de propositions ...................................................................... 24Annexe V. Annexes diverses — Selon les besoins.................................................. 25

1Section I. Rapport d’évaluation technique — Texte 51. Généralités Décrire brièvement les services demandés, leur contexte, leurampleur et leurs objectifs. Utiliser pour cela un quart de pageenviron.2. Processus desélection(préalable àl’évaluationtechnique)Préciser les informations fournies dans le Formulaire IIA.Décrire brièvement le processus de sélection, en commençant par laphase de publicité (si nécessaire), l’établissement de la listerestreinte, les manifestations d’intérêt et les retraits de consultantsavant la soumission de propositions. Préciser les faits principauxsusceptibles d’avoir influé sur le déroulement de ce processus(retards, plaintes émanant de consultants, principaux échanges decorrespondance avec la Banque, Demande de propositions,prolongation du délai de remise des propositions, etc.).Utiliser une demi-page environ.3. ÉvaluationtechniqueDécrire brièvement les réunions du comité d’évaluation et sesactions : formation d’une équipe d’évaluation technique, aideextérieure, principes d’évaluation, justification des sous-critères etdes poids correspondants indiqués dans la Demande de propositionstype, et respect des dispositions de la Demande de propositions dansle cadre de l’évaluation.Présenter les résultats de l’évaluation technique : scores etrecommandation d’attribution.Souligner les points forts et les points faibles de chacune despropositions (partie essentielle du rapport).a) Points forts : expérience de projets très similairesentrepris dans le même pays ; qualité de la méthodologieproposée, témoignant d’une bonne compréhension del’ampleur de la mission ; qualités du partenaire local ; etexpérience acquise par le personnel proposé dans lecadre de missions similaires.b) Points faibles : lacunes constatées au niveau d’un5La Section I concerne la Sélection fondée sur la qualité technique et le coût, la Sélection fondée sur laqualité technique, la Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et la Sélection au moindre coût.Veuillez fournir les informations appropriées en cas de Sélection fondée sur les qualifications desconsultants et de Sélection par entente directe.

2 Section I. Rapport d’évaluation technique — Texteélément particulier de la proposition ; manqued’expérience du pays ; faible niveau de participation dupartenaire local ; manque d’expérience d’ordre pratique(réalisation d’études plutôt qu’exécution de projets) ;expérience du personnel par rapport à l’expérienceglobale du consultant ; expérience d’un membre clé dupersonnel (par exemple, le chef de projet) ; manque deconformité de la proposition ; et cas de disqualification(conflit d’intérêts).Faire toutes observations utiles sur les scores des différentsévaluateurs (écarts).Points à négocier plus avant.Utiliser jusqu’à trois pages.

3Section II. Rapport d’évaluation technique — Formulaires 6Formulaire IIA.Formulaire IIB.Formulaire IIC.Évaluation technique — Données de baseRésumé de l’évaluation — Scores techniques/ClassementÉvaluations individuelles — Comparaison (scores moyens)6La Section II concerne la Sélection fondée sur la qualité technique et le coût, la Sélection fondée sur laqualité technique, la Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et la Sélection au moindre coût. Veuillezfournir les informations appropriées dans le Formulaire IIA en cas de Sélection fondée sur les qualificationsdes consultants et de Sélection par entente directe.

4 Section II. Rapport d’évaluation technique — FormulairesFormulaire IIA. Évaluation technique — Données de base2.1 Nom du paysNom du projet2.2 Client :a) nomb) adresse, numéros detéléphone et de télécopie2.3 Type de mission(préinvestissement,préparation ou exécution), etbrève description des sources2.4 Mode de sélection 7 : Sélection fondée sur la qualité technique et le coût ___Sélection fondée sur la qualité technique ___Sélection dans le cadre d’un budget déterminé ___Sélection au moindre coût___Sélection fondée sur les qualifications des consultants ___2.5 Seuils d’examen préalable :a) Examen completb) Examen simplifié(notification)2.6 Publicité 8 :a) publication dansDevelopment Business(UNDB)b) publication dans un oudes journaux de diffusionnationalec) nombre de réponsesUSDUSDOuiOuiNonNon78Voir Directives.Nécessaire pour les contrats d’un montant élevé (voir Directives).

Section II. Rapport d’évaluation technique — Formulaires 52.7 Liste restreinte :a) nom/nationalité desconsultants (indiquer lesconsultants du pays etceux ayant manifesté leurintérêt)b) soumission à la Banquepour avis de non-objectionc) avis de non-objection de laBanque2.8 Demande de propositions :a) soumission à la Banquepour avis de non-objectionb) avis de non-objection de laBanquec) publication1.2.3.4.5.6.DateDateDateDateDate2.9 Modifications etéclaircissements apportés à lademande de propositions(préciser)2.10 Contrat :a) contrat-type de la Banquerémunéré au temps passéb) contrat-type de la Banqueà rémunération forfaitairec) autre (préciser)Oui ____Clause d’ajustement des prix : Oui ______ Non______Oui____Clause d’ajustement des prix : Oui ______ Non______2.11 Conférence préalable àl’établissement despropositions :a) procès-verbal publié2.12 Remise des propositions :a) deux enveloppes(propositions techniqueet financière)b) une enveloppe(proposition technique)OuiOuiOuiOuiNonNon

6 Section II. Rapport d’évaluation technique — Formulairesc) date de remise initialed) report(s) de date2.13 Remise de la propositionfinancièreJourJourLieuHeureHeure2.14 Ouverture des propositionstechniques par le comitéd’évaluation Jour Heure2.15 Nombre de propositionsreçues2.16 Comité d’évaluation 9 :Nom et titre des membres(normalement, entre trois etcinq)2.17 Délai de validité despropositions (jours) :a) date d’expiration initialeb) prolongation(s)éventuelle(s)2.18 Critères/sous-critèresd’évaluation 10 :a) expérience desconsultantsi)ii)b) méthodologiei)ii)c) personnel cléi) individu(s)A) _____________B) _____________C) _____________1.2.3.4.5.JourJourPoidsPoidsPoidsPoidsPoidsPoidsPoidsHeureHeure910Il importe que les évaluateurs possèdent les qualifications voulues.Maximum : trois sous-critères pour chaque critère.

Section II. Rapport d’évaluation technique — Formulaires 7ii) groupe(s)A) _____________B) _____________C) _____________d) formation (optionnel)i)ii)e) participation locale(optionnel)i)ii)2.19 Scores techniques desconsultantsPoidsPoidsPoidsPoidsPoidsPoidsPoidsScore minimum exigé1.2.3.4.Nom des consultantsScores techniques2.20 Rapport d’évaluation :a) soumission à la Banquepour avis de non-objection Date2.21 Notification d’évaluation :a) soumission à la Banque Date

Formulaire IIB. Résumé de l’évaluationScores techniques/ClassementNom des consultants[insérer nomdu Consultant 1][insérer nomdu Consultant 2][insérer nomdu Consultant 3][insérer nomdu Consultant 4]Critères Scores Scores Scores ScoresExpérienceMéthodologiePersonnel proposéFormationParticipation localeScore total 2Classement1. Voir Annexe I(i).2. Les propositions dont le score était inférieur au score minimum exigé de [nombre] points ont été rejetées.

Formulaire IIC. Évaluations individuelles — ComparaisonNom des consultantsCritèresExpérience[insérer nomdu Consultant 1]A BSM 1C D[insérer nomdu Consultant 2][insérer nomdu Consultant 3][insérer nomdu Consultant 4]MéthodologiePersonnel cléFormationParticipation localeTotal1. A, B, C et D = scores attribués par les évaluateurs; SM = score moyen ; voir Annexe I(i).

10 Section II. Rapport d’évaluation technique — FormulairesNOTE :Veuillez vous reporter à la Préface.Pour les contrats d’un montant supérieur au seuil indiqué dans l’Accord de prêt etnécessitant un avis de non-objection de la Banque à l’égard du rapport d’évaluation, lespropositions financières ne doivent pas être ouvertes avant que l’Emprunteur ait reçu cetavis. L’évaluation technique (les scores techniques en particulier) ne peut être modifiée unefois ouvertes les propositions financières.

11Section III. Rapport d’évaluation financière —Recommandation d’attribution — Texte 11[Cette section doit indiquer :a) les éventuels problèmes rencontrés durant l’évaluation financière, tels queceux posés par l’obtention des taux de change pour la conversion des prixdans la monnaie utilisée aux fins d’évaluation ;b) les ajustements apportés au prix de la proposition considérée (essentiellementpour qu’il y ait correspondance avec la proposition technique) et ladétermination du prix évalué (sauf en cas de Sélection fondée sur la qualitétechnique, de Sélection fondée sur les qualifications des consultants et deSélection par entente directe) ;c) les problèmes d’ordre fiscal ;d) la recommandation d’attribution ; ete) tout autre élément d’information important.Les impôts ne sont pas pris en compte dans l’évaluation financière, mais les fraisremboursables le sont.]11Cette section concerne la Sélection fondée sur la qualité technique et le coût, la Sélection dans le cadre d’unbudget déterminé et la Sélection au moindre coût. En cas de Sélection fondée sur la qualité technique, deSélection fondée sur les qualifications des consultants et de Sélection par entente directe, veuillez fournir,comme indiqué, les informations appropriées.

13Section IV. Rapport d’évaluation financière —Recommandation d’attribution — Formulaires 12Formulaire IVA.Formulaire IVB.Formulaire IVC.Formulaire IVD.Évaluation financière — Données de baseAjustements — Conversion — Prix évaluésSélection fondée sur la qualité technique et le coût — Évaluationtechnique/financière combinée — Recommandation d’attributionSélection dans le cadre d’un budget déterminé et Sélection au moindrecoût — Recommandation d’attribution12Cette section concerne la Sélection fondée sur la qualité technique et le coût, la Sélection dans le cadre d’unbudget déterminé et la Sélection au moindre coût. En cas de Sélection fondée sur la qualité technique, deSélection fondée sur les qualifications des consultants et de Sélection par entente directe, veuillez fournir,comme indiqué, les informations appropriées.

Section VI. Rapport d’évaluation financière — Recommandation d’attribution — Formulaires 15déterminé et au moindre coûta) Scores techniques, prixproposés et prix évaluésconsultants techniques proposés évaluésb) Recommandation d’attributionc) Sélection dans le cadre d’unbudget déterminé :proposition technique lamieux classée dans les limitesdu budget indiqué (prixévalué)d) Sélection au moindre coût :proposition évaluée la moinsdisante parmi celles ayantobtenu le score minimumrequisNomNom

Formulaire IVB. Ajustements — Conversion — Prix évalués 13Nomdes consultantsPrix proposés 1 Ajustements 2 évalué(s)PrixMonnaieMontants(1) (2) (3) = (1) + (2)Conversion dans la monnaied’évaluation 3Taux de change 5(4)Scoresfinanciers 4Prix proposés(5) = (3)(4) (6)1. Observations éventuelles (par exemple, taux de change) ; trois monnaies étrangères maximum, en plus de la monnaie locale.2. Correction des erreurs de calcul et des omissions figurant dans les propositions techniques. Ces ajustements peuvent être positifs ou négatifs.3 Comme indiqué dans la demande de propositions.4. 100 points pour la proposition évaluée la moins disante ; les autres scores doivent être déterminés en fonction des dispositions de laDemande de propositions.5. Taux d’une unité monétaire par rapport à la monnaie utilisée pour l’évaluation, en principe la monnaie locale (par exemple, 1 dollar E.U. =30 roupies). Indiquer la source utilisée, conformément à la Demande de propositions.13En cas de Sélection fondée sur la qualité technique, de Sélection fondée sur les qualifications des consultants et de Sélection par entente directe, veuillezremplir ce tableau uniquement jusqu’à la colonne 3.

Formulaire IVC. Sélection fondée sur la qualité technique et le coût —Évaluation technique/financière combinée — Recommandation d’attributionNom des consultantsScorestechniques 1S(t)ÉvaluationtechniqueScorespondérésS(t) × T 2ClassementtechniqueScoresfinanciers 3S(f)ÉvaluationfinancièreScorespondérésS(f) × F 4Évaluation combinéeScoresS(t) T + S(f) FClassementRecommandationd’attributionÀ la proposition ayant obtenu le score technique/financier combiné le plus élevé.Nom du Consultant : _____________________________________1. Voir Formulaire IIB.2. T = pondération spécifiée dans la Demande de propositions.3. Voir Formulaire IVB.4. F = pondération spécifiée dans la Demande de propositions.

Formulaire IVD. Sélection dans le cadre d’un budget déterminé et Sélection au moindre coût —Recommandation d’attribution 14Sélectiondans le cadre d’un budget déterminéSélectionau moindre coûtNom des consultants Scores techniques 1 Prix évalués 2 Scores techniques Prix évaluésRecommandationd’attributionÀ la proposition technique la mieux classée dansles limites du budget indiqué.Nom du Consultant :À la proposition évaluée la moins disante parmi cellesayant obtenu le score minimum requis.Nom du Consultant :1. Voir Formulaire IIB.2. Voir Formulaire IVB.14Remplir la partie appropriée du formulaire.

19Section V. Annexes 15Annexe I.Évaluations individuellesFormulaire V - Annexe I(i). Évaluations individuellesFormulaire V - Annexe I(ii). Évaluations individuelles — Personnel cléAnnexe II.Annexe III.Annexe IV.Annexe V.Contrôle des donnéesProcès-verbal de la séance d’ouverture des propositions financièresDemande de propositionsAnnexes diverses — Selon les besoins15L’Annexe I s’applique en cas de Sélection fondée sur la qualité technique, de Sélection dans le cadre d’unbudget déterminé et de Sélection au moindre coût. En cas de Sélection fondée sur les qualifications desconsultants et de Sélection par entente directe, elle sera remplacée par un examen des points forts et despoints faibles des différentes propositions, qui pourra être effectué par un ou plusieurs évaluateurs.

20 Section V. AnnexesAnnexe I (i). Évaluations individuellesNom du Consultant : _________________________Expérience---Critères/Sous-critèresScoresmaximumsÉvaluateurs1 2 3 4 5 ScoresmoyensMéthodologie---Personnel clé---Transfert de connaissances (formation 1 )---Participation de nationaux 1---Total 1001. Si cela est spécifié dans la Demande de propositions.1. Nom de l’évaluateur : ______________________ Signature : __________________ Date : _________2. Nom de l’évaluateur : ______________________ Signature : __________________ Date : _________3. Nom de l’évaluateur : ______________________ Signature : __________________ Date : _________4. Nom de l’évaluateur : ______________________ Signature : __________________ Date : _________5. Nom de l’évaluateur : ______________________ Signature : __________________ Date : _________

Section V. Annexes 21Annexe I (ii). Évaluations individuelles — Personnel cléNom du Consultant : ____________________________Personnel clé 1ScoresmaximumsQualificationsà caractèregénéral( ) 2 Qualificationspour lamission( ) 2 Expériencede larégion( ) 2 Notestotales(100)ScoresTotal1. Dans certains cas, l’évaluation portera non pas sur des individus mais sur des groupes d’individus (parexemple, le service financier), qui ont chacun une pondération. Le score d’un groupe sera obtenu à partirdes scores pondérés des membres de ce groupe. Par exemple, le score d’un groupe de trois personnesayant obtenu les scores a, b et c sera : ax + by + cz, où x, y et z représentent les pondérations respectivesdes membres (x + y + z = 1) de ce groupe.2. Notes maximums, telles que définies dans la Demande de propositions.Nom de l’évaluateur : _______________________ Signature : ___________________ Date : _________

22 Section V. Annexes5.1 Prêt/crédit/dona) numérob) date d’entrée en vigueurc) date de clôturei) initialeii) révisée5.2 Avis général de passation des marchésa) première date de publicationb) dernière publicationAnnexe II. Contrôle des données5.3 Publicité 16 :a) publication dans DevelopmentBusiness (UNDB)b) publication dans un ou desjournaux de diffusion nationaleDateNom(s) et date(s) de parution5.4 L’utilisation du prix comme facteurde sélection a-t-elle modifié leclassement final ? 17 Oui Non5.5 L’utilisation du critère « participationlocale » comme facteur de sélectiona-t-elle modifié le classement final ? 18 Oui Non161718Nécessaire pour les contrats d’un montant élevé (voir Directives).Comparer le classement technique avec celui figurant dans le Formulaire IVC.Calculer les scores techniques avec et sans « participation locale » (Formulaire IIB).

Section V. Annexes 23Annexe III. Procès-verbal de la séance d’ouverturedes propositions financières 19PROCÈS-VERBAL[Devront être inscrits au procès-verbal le nom des participants à la séance d’ouverture despropositions financières, les prix proposés, les rabais, les scores techniques et tous autresdétails que le Client pourra juger utile d’y porter, à son gré.Toutes les personnes présentes à la séance doivent signer le procès verbal.]19L’Annexe III s’applique en cas de Sélection fondée sur la qualité technique et le coût, de Sélection dans lecadre d’un budget déterminé et de Sélection au moindre coût.

24 Section V. AnnexesAnnexe IV. Demande de propositions 20[Une Demande de propositions type doit être utilisée pour tout contrat financé par la Banquemondiale dont le montant est égal ou supérieur à la contre-valeur de 200 000 dollars. La Banquerecommande aussi son utilisation pour les contrats d’un montant inférieur, afin de simplifierl’examen préalable (dans les cas où l’Emprunteur ne peut émettre la demande en l’absenced’avis de non-objection de la Banque). La Demande de propositions type de la Banque estdisponible sur son site internet (http://www.worldbank.org/html/opr/procure/conspage.html),ainsi qu’à son InfoShop, à l’adresse suivante :The World Bank InfoShop701 18th Street, N.W.Rm. J 1-060Washington, D.C. 20433U.S.A.].20L’Annexe IV s’applique pour tous les modes de sélection (la Demande de propositions type de la Banquepeut être utilisée, une fois assortie des modifications appropriées, en cas de Sélection fondée sur lesqualifications des consultants et de Sélection par entente directe).

Section V. Annexes 25Annexe V. Annexes diverses — Selon les besoins