SIAL 2012 - Guide Exposant FR v1h - Espace Exposant SIAL 2014 ...

Services• Animations sur stands• Architecture• Assurance complémentaire et vol• Badges• Commissariats Exposants• Cuisines sur stand• Dons de produits alimentaires• Douanes• État des lieux de votre surface de stand• Gardiennage• Hébergement• Hôtesses / Personnel• Hygiène et protection de la santé• Moquette allées• Mise sous tension électrique• Nettoyage• Prestations techniques (électricité, eau, parking,élingues, téléphone)• Remboursement de la TVA• Restauration pour les exposants• Retrait des déchets et détritusAnimations sur standsLe SIAL a établi des normes afin de garantir la bonne tenue du salon et un confort de visite optimal. Toute laliberté d’animation est laissée aux exposants sous réserve de l’application des dispositions ci-dessous dans lerespect du planning horaires exposants. Les prestations qui ne sont pas autorisées :• la distribution ou la dépose de prospectus dans les allées du SIAL, à l’entrée de l’exposition, sur l’esplanadeet à proximité de la gare,• les animations dans les allées (robots, hôtesses, hommes sandwich…),• les dégustations en bordure d’allée ou dans les allées. Elles sont autorisées à l’intérieur de votre stand,• les animations musicales,• les murs d’images doivent respecter un retrait de 2 m par rapport à la bordure d’allée.Les prestations réalisées sans autorisation du Commissariat Exposants sont interdites sur le salon.ArchitectureLe règlement d'architecture du SIAL 2012 recense les normes de présentation et d’aménagement des stands.Ces normes intègrent également les règles de sécurité en vigueur sur les salons, foires et expositions. Le dossier d’aménagement de votre standChaque projet de stand doit être soumis au plus tard le 6 juillet 2012 auprès du service Architecture du SIAL :DECOPLUS1 rue Paul Delaroche – 75116 Paris – FranceTél. : + 33 (0)1 47 63 94 84 – Fax : +33 (0)1 43 80 59 63E-mail : sialarchi@free.fraccompagné des éléments suivants :• le dossier d’aménagement de votre stand.• l’engagement de poursuite d’activité commerciale sur stand• la notice de Sécurité Hygiène et Protection de la santé.Le dossier d’aménagement vous sera adressé par mail par le Cabinet d’Architecture du SIAL dès que vousaurez choisi l’emplacement de votre stand. Il est à imprimer, à signer et à retourner au service Architecture duSIAL, accompagné de tous les documents.Les badges d’accès à l’exposition seront envoyés lorsque le dossier d’aménagement est complet. Dans le cascontraire, l’accès aux halls d’expositions sera refusé.SIAL 2012 – du 21 au 25 octobre 2012 – Paris Nord Villepinte - France 36

Services (suite) L’engagement de poursuite d’activité commerciale sur votre stand le dernier jourd’ouverture.• Le dernier jour d’ouverture, le jeudi 25 octobre 2012, les stands doivent être en état de fonctionnementjusqu’à l’heure de fermeture au public à 17h00. Dans le cas d’un débarrassage ou de la non occupation dustand durant la période d’ouverture au public jusqu’à 17h00, une pénalité sera facturée automatiquement àl’exposant.Montant de la pénalité :• 1 000 € HT pour les stands inférieurs ou égaux à 24 m²• 2 000 € HT pour les stands supérieurs à 24m² et inférieurs ou égaux à 300 m²• 4 000 € HT pour les stands supérieurs à 300 m²Assurance complémentaire et volLes exposants ont la possibilité de souscrire auprès du SIAL , une assurance complémentaire destinée àcouvrir la valeur réelle de leurs biens exposés sur le stand.• Si le montant des existants dépasse la somme garantie par le SIAL, c’est-à-dire 500 € par m² de stand louéavec un minimum de 6 000 € et un maximum de 400 000 €, l’exposant aura la possibilité de contracter unegarantie supplémentaire pour la différence entre le montant des existants tel qu’il l’aura apprécié et celuidéjà garanti par le Sial.Pour ce complément de valeur déclarée, la prime d’assurance, y compris taxe et frais sera calculée au tauxde 0.27 % du montant à assurer.• Couverture de l’assurance SIAL, reportez-vous au règlement d’assurance dans votre espaceExposants sur www.sial.fr, rubrique "Informations pratiques / Mes règlements". Assurance VolL’assurance vol a pour but de vous permettre d’assurer (à l’exclusion des denrées alimentaires, boissons,etc.), la totalité des valeurs de votre stand contre les risques de vol, avec application d’une franchise de 300 €par France.Pour le complément de valeur déclarée, la prise d’assurance y compris taxe et frais, sera calculée au taux de0.63 % du montant à assurer.• Commandez l’assurance vol dans votre espace Exposants sur www.sial.fr, rubrique "Ma boutique". Assurance Écran PlasmaL’assurance Ecran Plasma est une garantie dommages spécifiques pour les écrans plasmas fixés ou câbléssolidement à la structure du stand. Cette garantie prendra effet le matin de l’ouverture au public (horaired’ouverture du salon) au soir à la fermeture au public. La prime sera de 4 % TTC de la valeur du matériel avecun minimum de 250 € par écran garanti. SinistreLa garantie des marchandises ainsi que la garantie du matériel de stand expirera le jeudi 25 octobre 2012 à17h00.Aucun sinistre ne pourra être pris en charge s’il n’a pas été déclaré au SIAL dans un délai de 24 heures et, auplus tard, le vendredi 26 octobre 2012 à 17h00. Les vols non garantis par le SIAL mais assurés par les soinsde l’exposant devront faire l’objet d’un dépôt de plainte dans les délais requis au poste de police.BadgesPour pénétrer à l’intérieur des halls d’Exposition, toute personne doit être munie d’un badge d’accès SIAL(badge Exposants – badges prestataires) et doit, pendant les périodes de montage et de démontage, porterobligatoirement l’équipement de sécurité (chaussures de sécurité). Dans le cas contraire, l’accès aux hallsd’Expositions sera refusé.SIAL 2012 – du 21 au 25 octobre 2012 – Paris Nord Villepinte - France 37

Services (suite) Badge d’accès Piétons• Le badge Exposants permet d’accéder au Parc des Expositions pendant les périodes de montage,d’ouverture et de démontage selon les horaires indiqués sur le planning horaires exposants.L’exposant déclare et personnalise ses badges dans son Espace Exposants sur www.sial.fr.Le nombre de badges disponibles est calculé automatiquement en fonction de la surface du stand à raisond’un badge pour 4 m².Les badges sont adressés par mail sous la forme d’un badge électronique. Pour les demandescomplémentaires de badges, une commande est disponible dans votre espace Exposants sur www.sial.fr.Le badge Prestataires permet d’accéder aux halls d’Expositions pendant la période de montage et dedémontage. Le badge n’est pas valable durant la période d’ouverture du dimanche 21 octobre à 9h00 aujeudi 25 octobre à 17h00.Le port du badge est obligatoire.L’exposant déclare ses sous-traitants et personnalise ses badges dans son espace Exposants.Le nombre de badges disponibles est calculé automatiquement en fonction de la surface du stand. Les badges sont envoyés après :• le règlement total du solde de la location de votre surface de stand,• de la réception de la Notice de Sécurité Hygiène et Protection de la Santé signée auprès du cabinet :D.Ö.T.81, rue de Paris92100 BOULOGNE – France• et du dossier d’aménagement de votre stand auprès du Service Architecture du SIAL :DECOPLUS1 rue Paul Delaroche – 75116 Paris – FranceTél. : + 33 (0)1 47 63 94 84 – Fax : +33 (0)1 43 80 59 63E-mail : sialarchi@free.frCommissariats ExposantsLes commissariats Exposants sur site,plusieurs espaces pour mieux vous accueillir. Ouverture :Jours d’ouverture : du lundi 15 octobre au samedi 27 octobre 2012Horaires : du 15 au 18 octobre : 8h00 – 19h30du 19 au 20 octobre : 8h00 – 22h00du 21 au 24 octobre : 9h00 – 18h00le 25 octobre : 9h00 – 24h00du 26 au 27 octobre : 8h00 – 19h30Localisation :SIAL 2012 – du 21 au 25 octobre 2012 – Paris Nord Villepinte - France 38

Services (suite)Cuisines sur standDans toutes les cuisines :• Le sol (ou table) supportant les appareils de cuisson doit être constitué de matériaux incombustibles ourevêtu de matériaux M0• Les appareils de cuisson doivent être maintenus à une distance convenable de toute matière combustible etêtre installés de manière à prévenir tout danger d’incendie• Si ces appareils sont situés près d’une cloison, un revêtement M0 doit être prévu sur une hauteur de unmètre au droit de l’appareil• Les compteurs électriques doivent être distants de un mètre au moins des points d’eau• Chaque aménagement doit être équipé d’un ou plusieurs extincteurs.Stand ayant une cuisine dont la puissance cumulée des appareils est inférieure à 20 kW (Retrouvez leformulaire sur www.sial.fr, espace exposants)Les exposants qui construisent une cuisine dépassant 20 kW devront se conformer à laréglementation à savoir :• les murs et plafonds devront être coupe feu de degrés 1 heure (les plafonds sont obligatoires)• les portes donnant sur le stand devront être PF 1/2 h ou E 30 (porte obligatoire)• si ouverture sur le stand :- posséder un écran vertical fixe stable au feu 1/4 h ou E 1S-S et en matériau classé au feu M1 ou A2-S1,d1 et posséder une hauteur minimale de 0.50 m sous plafond fini de la cuisine.- posséder une hotte, conduit en matériaux MO ou A2-S1, dO, le ventilateur d’extraction doit assurer lafonction pendant 1 heure avec des fumées à 400°C• l’armoire électrique principale doit posséder un arrêt d’urgence• les appareils de cuissons ou réchauffages doivent avoir un marquage CE• prévoir des moyens de secours (extincteurs adaptés)Dons de produits alimentairesLe SIAL en partenariat avec la Croix Rouge française de Seine St-Denis effectue une collecte des produitsqui ne sont pas remportés par les exposants.Déclarez le don de vos produits sur votre espace Exposants sur www.sial.fr, rubrique "Mes formulaires".Les produits sont retirés sur votre stand le jeudi 25 octobre à partir de 17h00.Douanes Service des douanes*0.06 €/mn• Service des régimes économiques• Service des contributions indirectes• Ouverture : tous les jours sauf samedi et dimanche• Horaires : 9h00 – 17h00Infos Douanes Services : 08 11 20 44 44*www.douane.gouv.fr Passage en douane des matériels en provenance de l’étranger (hors CEE)Pendant IPA, les locaux du Parc des Expositions de Paris-Nord Villepinte bénéficient du régime del’admission temporaire sous la surveillance des douanes.L’admission temporaire commence le jour de l’arrivée des matériels dans l’enceinte de l’exposition et setermine trente jours après la clôture de l’exposition.SIAL 2012 – du 21 au 25 octobre 2012 – Paris Nord Villepinte - France 39

Services (suite)Hébergement Des nouveautés pour votre hébergement• Une nouvelle agence a été retenue pour faciliter vos réservations d’hôtels lors du SIAL 2012. Que voussouhaitiez être dans Paris ou autour du Parc des Expositions, l’Agence ATI vous propose une large gammed’hébergements à tarifs préférentiels, dans des hôtels de catégorie 2*,3* & 4*.• N’hésitez pas à préciser toutes vos préférences, si vous souhaitez être, sur la ligne B du RER, à proximitédes navettes gratuites du salon ou dans certains quartiers touristiques de Paris.• Profitez d’un service de réservation en ligne sur www.atibooking.com par téléphone + 33(0)1 40 54 64 00 etd’un accompagnement personnalisé tout au long de votre séjour.• Pensez à réserver le plus tôt possible afin de profiter d’un maximum de choixA.T.I.8 rue de la Terrasse75017 Paris - FranceTél. : (0)1 40 54 64 00 - Fax : (0)1 44 05 01 48 - E-mail : sial@atibooking.comHôtesses / Personnel• Accueillir vos clients et prospects sur votre stand, maîtriser l’environnement du Parc des expositions deParis-Nord Villepinte, être en liaison constante avec un encadrement sur site pour répondre à vosattentes… Le SIAL vous apporte une gamme complète de services : hôtesses, interprètes,manutentionnaires…• Reportez-vous à la liste des fournisseurs sur votre espace Exposants sur www.sial.fr, rubrique "Informationspratiques / Liste des partenaires".Hygiène et Protection de la Santé La Notice Hygiène et Protection de la Santé (PPSPS : Plan Particulier de Sécurité et dePrévention de la Santé)• Pour pénétrer à l’intérieur des halls d’expositions, toute personne doit être munie d’un badge d’accès SIAL(badge exposant, badge prestataire) et doit porter obligatoirement l’équipement de sécurité avecnotamment le port des chaussures de sécurité. Dans le cas contraire, l’accès aux halls d’expositions serarefusé.• La Notice de Sécurité Hygiène et Protection de la Santé est à remplir dans votre espace Exposants, àimprimer, à signer et à retourner au Cabinet DOT au plus tard le 15 septembre 2012, et à diffuser àl’ensemble de vos fournisseurs et sous-traitants.• L’accès aux halls d’expositions n’est pas autorisé sans validation de ce document.Mise sous tension électriqueLa mise sous tension électrique sera effectuée du mercredi 17 octobre 2012 au jeudi 25 octobre 2012 à20h00 (hall 8 uniquement le jeudi 18 octobre 2012 à partir de 14h00).Important : les produits surgelés ou réfrigérés nécessitent un branchement électriquepermanent 24h sur 24h.SIAL 2012 – du 21 au 25 octobre 2012 – Paris Nord Villepinte - France 42

Services (suite)Remboursement de la TVA• Conformément à la législation européenne, l’organisateur d’un salon international est obligé de facturer lesprestations majorées de la TVA française. Les sociétés étrangères des pays de l’UE et les sociétés venantdes pays tiers de l’UE peuvent, sous certaines conditions, être remboursées de cette TVA.• Pour toutes les informations et démarches concernant une demande de remboursement de la TVA, lesexposants peuvent s’adresser directement à notre représentant fiscal, TEVEA International, TEVEAInternational est spécialisée dans les demandes de remboursement de la TVA et s’occupera entièrement devotre demande, jusqu’au paiement du montant remboursé.TEVEA International64 Rue du Ranelagh – 75016 PARIS – FranceTél. : +33 (0)1 42 24 96 96 – Fax : +33 (0)1 42 24 89 23E-mail : mail@tevea.com Procédure simplifiéeTEVEA International, en coopération avec SIAL, propose une procédure simplifiée, sécurisante et rapide pourvotre société. Pour pouvoir bénéficier de cette simplication, veuillez remplir, signer et retourner à TEVEAInternational le formulaire disponible dans votre espace Exposants sur www.sial.fr.IMPORTANTSeuls les originaux des factures sont acceptés par l’administration fiscale pour leremboursement de la TVA, gardez-les soigneusement. En cas de perte, le montant de la TVArécupérable ne sera pas remboursé.Ni copies, ni duplicata, ni copies certifiées conformes, ne seront acceptés par l’administrationfiscale française. Il est en outre interdit à l’organisateur d’établir un deuxième original de lafacture. La TVA peut-être remboursée sur :• Location de stand, acompte et solde• Location de mobilier• Aménagement du stand• Décoration, fleurs, plantes• Électricité, eau, téléphone• Surveillance et nettoyage du stand• Cartes d’invitation• Publicité et emplacements publicitaires• Location de salles de réunion• Conférences de Presse• Location matériel vidéo• Frais de transport de marchandises• Frais de dédouanement• Parking Restauration (sous certaines conditions). La TVA ne peut-être remboursée sur :• Frais d’hôtel• Frais de transport de personnes (avion, taxi, location de voiture) Prestataires étrangers de service travaillant pour les exposantsLes constructeurs de stand, loueurs d’équipement, décorateurs etc. ne peuvent pas bénéficier de cetteprocédure. Les services qu’ils ont rendus en France sont soumis à la TVA française.SIAL 2012 – du 21 au 25 octobre 2012 – Paris Nord Villepinte - France 44

Services (suite)Ces prestataires étrangers doivent facturer leurs clients avec la TVA française et verser la TVA perçue parl’intermédiaire d’un représentant fiscal français à l’Administration Fiscale, déduction faite de la TVA sur lesachats. Associations, groupements, organisations publiquesSous certaines conditions, les organisations non assujetties à la TVA dans leurs pays peuvent également êtreremboursées de la TVA.Restauration pour les exposantsLe SIAL 2012 a développé, avec les restaurateurs du Parc des Expositions, une offre de restauration revisitéeet enrichie pour répondre aux attentes des visiteurs et des exposants :• de nouvelles enseignes ont pris place dans le parc : Hippopotamus, Oliviers & Co, Lecointre Paris,Fauchon, Manhattan hotdog...• les offres de restauration à emporter se développent et proposent une plus grande variété de produits :sushi, plats végétariens, produits biologiques, carte méditerranéenne, club sandwichs...• Afin de garantir un service optimal lors du SIAL 2012, les zones de terrasses disposent de plus de placespour s’asseoir et les cartes et les informations produits sont disponibles dans plusieurs langues.Pour les livraisons sur stand, reportez-vous à la liste des fournisseurs sur votre espace Exposants surwww.sial.fr, rubrique "Informations pratiques".Retrait des déchets et détritusL’exposant ou son décorateur a en charge la gestion des déchets de montage et de démontage de son stand.L’exposant doit prendre toutes les dispositions afin d’effectuer ces opérations. Dans le cas contraire, et en casde dégâts constatés officiellement par le SIAL, une pénalité pour déchets sera facturée à l’exposant, etcalculée selon la surface de son stand. Montant de la pénalité :• surface < à 20 m²• surface < 20 à 50 m²>• surface < 50 à 100 m²>• surface • surface > à 300 m²1500 € ht3500 € ht5000 € ht7000 € ht10 000 € htIMPORTANTPour éviter toute contestation sur la remise en état de la surface de votre stand, uneattestation libératoire d’emplacement peut-être réaliser à la demande de l’exposant auprèsdu Commissariat Exposants, au plus tard le samedi 27 octobre à 14h00 (sauf hall 8 le vendredi26 octobre 2012 à 14h00).SIAL 2012 – du 21 au 25 octobre 2012 – Paris Nord Villepinte - France 45