Cahier des charges pour une prestation de compatibilité pour ... - Apur

1. Présentation de l’Apur1.1. Création, missionsL'Atelier parisien d'urbanisme a été créé le 3 juillet 1967 par le Conseil de Paris.Il a pour mission de suivre et analyser les évolutions urbaines, de participer à la définition des politiquesd'aménagement et de développement, à l'élaboration des orientations de la politique urbaine et desdocuments d'urbanisme, ainsi qu'à la préparation des projets à l'échelle de Paris, de son aire urbaine ou de toutou partie de la région Ile‐de‐France.A cette fin, il observe et analyse les évolutions urbaines, notamment à partir des données démographiques,économiques et sociales ou immobilières concernant la capitale française et d'autres grandes villes et peutengager des réflexions prospectives, élaborer des propositions d'actions et des projets d'aménagementlocalisés, réaliser toutes études d'urbanisme ou d'aménagement, effectuer des expertises ou encorecontribuer à celles‐ci.Il peut également effectuer toute mission ou étude se rattachant directement ou indirectement à son objetsocial ou pouvant en favoriser la réalisation pour ses membres, des collectivités ou des établissements publicsnon adhérents.1.2. Statuts et membresL'Apur est une association sans but lucratif entre la Ville et le Département de Paris, l'Etat, la Région Ile‐de‐France, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris, la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP),la Caisse d'Allocations Familiales de Paris (CAF), l'Etablissement public d'aménagement Orly‐Rungis‐Seine‐Amont (EPA ORSA) et Paris Métropole. Il est contrôlé par une assemblée générale et un conseild'administration (21 membres) présidés par Anne Hidalgo, 1ère adjointe au Maire de Paris chargée del'urbanisme et de l'architecture.1.3. FonctionnementL’Apur compte 80 salariés auxquels s’ajoutent 10 à 15 non permanents et est organisé en trois pôles d’études(évolutions urbaines, évolutions environnementales et réseaux, évolutions sociétales), ainsi qu’un pôleressources et connaissances territoriales incluant la base de données de référence, un secrétariat généralincluant la communication, et des missions métropole et international.2. Objet de la consultationCe Cahier des charges présente les attentes de l’Apur concernant une prestation de comptabilité.Cette assistance prendra la forme :• d'une tranche ferme consistant en la présence sur site d’un expert‐comptable une journée parsemaine (sur 47 semaines) ;• d'une tranche conditionnelle de prestations optionnelles dites « à bons de commande » calée sur ladurée du contrat forfaitaire, permettant la rédaction d’avis et documents hors site.Dans l'hypothèse d'un déménagement de l'Apur dans la période couverte par le contrat, celui‐ci s'appliqueradans les mêmes conditions au nouveau site dès lors que celui‐ci est situé dans Paris.2

3. Périmètre de la prestationStatut : associationBases financières : budget annuel proche de 10 M€, dont environ 85% sous forme de subventions et 15% sousforme de contratsEffectif : 80 salariés environOrganisation du service compatibilité : sous la responsabilité de la Secrétaire générale qui assume la gestionbudgétaire et prévisionnelle en lien direct avec la Directrice générale, le service compatibilité de l’Apurdispose d’une collaboratrice qui effectue des travaux administratifs dont la saisie des pièces comptables clientset fournisseurs.Le nombre de pièces comptables traitées par mois est de l’ordre de 50 pour les factures fournisseurs et de 20pour les factures clients.La paie est effectuée intégralement par l’Apur (y compris les déclarations sociales et fiscales dont certainessont réalisées par le Responsable Gestion du personnel).4. Prestation attendueLa prestation devra être effectuée par une société d’expertise comptable inscrite à l’Ordre des Expertscomptables.La tranche ferme de la prestation, effectuée sur site une journée par semaine sur 47 semaines, porte sur :‣ La comptabilité générale : bilan, compte de résultats et annexes‣ Le suivi de l’élaboration et de l’exécution budgétaire‣ L’élaboration de situations intermédiaires (trimestrielles)‣ La gestion de la trésorerie‣ Les déclarations fiscales et sociales, en particulier la TVA, qui répondent, dans le cas del’Apur, à des règles particulières‣ La gestion budgétaire des contrats, en France ou à l’étranger‣ La fourniture des informations nécessaires au commissaire aux comptes‣ Suivi et contrôle de la comptabilité analytique, mise en place en interne‣ Du conseil à la demande sur la gestion comptable, fiscale et financière de l’associationDans ce cadre, il n’est pas attendu de mission réglementée.La tranche optionnelle déclenchée à la demande de l’Apur pourra porter sur :‣ La rédaction des projets de rapports financiers annuels et de budget prévisionnel‣ La négociation des contrats bancaires de l’Apur‣ Le conseil juridique lié aux activités financières de l’Apur‣ Toute autre mission relevant des compétences d’un expert‐comptable.Cette tranche optionnelle représente 30 à 40 jours par an qui pourront réalisés sur site ou hors site.5. Durée de la prestationLe contrat prendra effet à compter du 1 er juillet 2013.D’une durée d’un an, le contrat sera renouvelé par tacite reconduction chaque année à sa date anniversairedans la limite de trois renouvellements.Les bons de commandes complémentaires s’appuyant sur le contrat principal d’assistance seront calés endurée pour respecter la même date de limite de contrat.3

6. RésiliationLa prestation pourra être résiliée à chaque date anniversaire du contrat par l’une ou l’autre des deux partiessous réserve de l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception respectant un préavis de 3 mois.7. Conditions financières d’exécution de la mission7.1. Variation du prixLes prix des prestations seront fermes pour la durée totale de la mission sauf réévaluation indiciaire à dateanniversaire.Dans ce cas le candidat précisera la formule de calcul de l’indice et son évolution sur les 5 dernières années.7.2. Frais et indemnitésLa rémunération de la présente consultation est exclusive de toute indemnité ou de tout remboursement defrais au profit du titulaire, qui fait son affaire de l’ensemble des charges et frais auxquels il sera exposé pourl’exécution de la présente consultation.7.3. Modalités de paiementL’Apur versera au titulaire, sur présentation d’un état récapitulatif trimestriel établi celui‐ci, les sommes qui luisont dues par virement au compte ouvert à son nom et dont l’intitulé figure dans sa réponse à la présenteconsultation.L’Apur fera aux services fiscaux les déclarations règlementaires relatives aux sommes versées.7.4. Délais de paiementIl sera fait application d’un délai de paiement maximum de 45 jours fin de mois à compter de la date deréception par l’Apur de la demande de paiement.En cas d’application d’intérêts moratoires en raison du dépassement de ces délais, le taux d’intérêt légalmajoré sera seul applicable.7.5. Montant de la prestationLe montant annuel de la prestation, tranches ferme et à bons de commande cumulées, se situera entre80 000 € HT et 120 000 € HT.8. Réponse8.1. Composition de la réponseLa proposition du candidat, rédigée en français, sera constituée des pièces suivantes :• Un document présentant les moyens mis en œuvre par le prestataire pour répondre au présent cahierdes charges et décrivant notamment :o Une attestation de l’inscription à l’OrdreooUn descriptif de l’ensemble des activités du prestataire et de ses équipes.Le profil et les qualifications du ou des intervenants proposés selon les différentes prestationsattendues et le nombre de profils similaires disponibles dans l’entreprise. L’accent sera mis surles expériences en rapport avec les prestations attendues.o Les références du candidat précisant le nom et les coordonnées de contacts qui pourront êtresollicités au sein d'entreprises pour lesquelles le candidat a fourni des prestations similaires.o L’organisation de la veille juridique chez le prestataire• Une proposition de prix conforme à l’article 8.2.• Les documents annexes que le prestataire jugera utile pour compléter sa proposition.• Une déclaration sur l’honneur dûment datée et signé par le candidat pour justifier qu’il a satisfait auxobligations fiscales et sociales, qu’il n’a pas fait l’objet d’une interdiction de concourir, qu’il n’a pas faitl’objet, au cours des cinq dernières années, d’une condamnation inscrite au bulletin n°2 du casier4

judiciaire pour infractions visées aux articles L. 324‐9, L.324‐10, L.341‐6, L 125‐ et L 125‐3 du code dutravail.• Un extrait KBIS.• Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet.• Dans le cas d’une co‐contractance ou d’une sous‐traitance, de tout ou partie de la prestation, le détailde la répartition des missions doit être précisé.8.2. Proposition financièreLa proposition distinguera les prestations qui donneront lieu à un contrat annuel forfaitaire et les prestations àbons de commande :o Prix forfaitaire pour la tranche ferme de 47 jours d’intervention annuelle sur site.o Prix unitaire par jour pour des interventions sur sites supplémentaires, éventuellementdégressif selon le nombre de jours commandés dans la fourchette mentionnée à l’article 4.o Prix unitaire par jour pour des interventions hors sites supplémentaires, éventuellementdégressif selon le nombre de jours commandés dans la fourchette mentionnée à l’article 4.9. Critères de choix du prestataireL’offre des candidats sera appréciée au regard des critères suivants :• Adéquation des profils mis à contribution pour répondre à chaque partie de la prestation ;• Prix de la prestation ;• Références pour des prestations similaires auprès d’autres clients ;• Capacités techniques et financières de l’entreprise.10. Conditions de l’envoi et de remise de l’offreL’offre devra être :• Soit adressée sous pli postal en recommandé avec accusé de réception à l’adresse suivante : Apur, 17Bd Morland, 75004 Paris.• Soit déposée directement auprès du secrétariat de la Direction, 17 Bd Morland, Paris 4e, 16 ème étage,bureau 16085 (ou à défaut bureau 16087), de 9h à 12h et de 14h à 17h. Dans ce cas, un accusé deréception sera remis en mains propres.L’Apur sera fermé les 1 er , 8, 9, 10 et 20 mai 2013.11. Calendrier de mise en œuvre• Mise en ligne du présent Cahier des charges : lundi 22 avril 2013 ;• Date limite de dépôt de l’offre : vendredi 24 mai 2013 ;• Phase éventuelle d’entretien avec les prestataires présélectionnés : lundi 3 au lundi 10 juin 2013;• Notification du choix du prestataire : jeudi 13 juin 2013 ;• Démarrage de la prestation : lundi 1 er juillet 2013.L’Apur sera fermé les 1 er , 8, 9, 10 et 20 mai 2013.12. ContactsL’Apur fournira toutes les indications et instructions nécessaires à l’élaboration de la proposition.Pour toute question, les personnes intéressées sont invitées à nous contacter par mél :appelsdoffres@apur.org.Les questions posées par les candidats et réponses apportées seront disponibles sur demande d’accréditationsur le site web de l’Apur, http://www.apur.org/, rubrique extranets.5